Na-23 Vigilancia Cumplimiento Requisitos Clon-2

Código: NA
VIGILANCIA AL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS Fecha de Emisión:

CONTRACTUALES LEGALES Y NORMATIVOS Mayo 6 de 2020
Versión: 2
Nombre del VIGILANCIA AL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS CONTRACTUALES

Documento LEGALES Y NORMATIVOS
Código: NA
VERSION FECHA DE EMISION DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS

Creación del documento como proceso
corporativo para identificar y evaluar el
cumplimiento normativo de requisitos legales,
1 Abril 10 de 2019
contractuales, organizacionales y normativos.
e incluye como formato corporativo la Matriz
de Requisitos Legales y Otros.
Actualización de responsabilidades y en la
2 Mayo 6 de 2020 identificación, evaluación de cumplimiento
legal de los requisitos CLON.
ACTIVIDAD CARGO FIRMA
Director General SIG

LIDA MARCELA PIEDRAHITA CANO
Elaboró Director General
KARIM ALFONSO HAYEK PEÑUELA
Jurídica

Revisó Director General
Jurídica

Aprobó Director General
Jurídica
Elaboró: Coordinador General SGI Revisó: Coordinador General SGI Aprobó: Director General SGI
Fecha: Marzo 10 de 2019 Fecha: Marzo 18 de 2019 Fecha: Abril 10 de 2019
“El contenido de este documento es de propiedad y de uso exclusivo de INTERASEO S.A.S E.S.P. y sus
Filiales. Cualquier impresión o copia tomada de este documento se considera como COPIA NO
CONTROLADA”
Código: NA

Versión: 2
1. OBJETIVO
Establecer la metodología para identificar, acceder, mantener actualizados y evaluar

periódicamente el cumplimiento de los requisitos contractuales, legales, normativos y otros, a los
cuales están sometidos directamente los procesos, actividades, productos y servicios ejecutados
por la compañía.
2. ALCANCE
Aplica para todas las operaciones de los procesos del mapa de procesos de la organización,
sedes, uniones temporales y consorciados.
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
Cliente: Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.
Parte Interesada: Organización, persona o grupo que tenga un interés en el desempeño de una
entidad.
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y
las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Producto o Servicio: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.
Requisito contractual: Requisito generado a partir del consentimiento de los contratantes, y que
describe obligaciones para las partes que son de obligatorio cumplimiento durante la vigencia del
contrato.
Requisito Legal: Requisito obligatorio especificado por un organismo legislativo. Toda aquella
obligación o prohibición derivada de disposiciones legales (ley, decreto, resolución, acuerdo,
tratado, ordenanza, decisión, etc.) y cuyo cumplimiento no es voluntario sino obligatorio. El no
cumplimiento puede resultar en sanciones o derivar responsabilidades de orden penal, civil o
administrativo.
Requisito Organizacional: Requisito generado por una directriz nacional, y que describe
obligaciones para las sedes, UT, consorciados o se tenga establecido el SGI de la compañía y que
se convierten en estándar mínimo de obligatorio cumplimiento en estas. También se incluyen en
este grupo los acuerdos voluntarios que se realizan con partes interesadas, con el propósito de
obtener un beneficio en común dentro del área de influencia de las actividades de la Organización.
Requisito Normativo: Requisito generado por normas o guías técnicas que se adoptan como
criterio de implementación de controles operacionales del Sistema Integrado de Gestión. Un
ejemplo de este grupo son las normas ISO, RUC, GTC, etc
CONTROLADA”
Código: NA

Versión: 2
Matriz Legal: Es la compilación de los requisitos exigibles a la Organización, acorde con las
actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los lineamientos
normativos y técnicos para desarrollar el Sistema Integrado de Gestión, la cual deberá actualizarse
en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables.
Parte Interesada: Persona u organización que puede afectar, verse afectada, o percibirse afectada
por una decisión o actividad. Las partes interesadas pertinentes son aquellas que generan riesgo
significativo para la sostenibilidad de la organización si sus necesidades y expectativas no se
cumplen.
Vigilancia al cumplimiento de requisitos: es el proceso mediante el cual se identifican,

gestionan, verifica y se toman medidas para garantizar el cumplimiento de los requisitos
contractuales, legales, operacionales y normativos en la organización.
4. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
QUIEN RINDE
RESPONSABILIDAD CONSULTADO INFORMADO
CUENTAS
Director General SIG Director General SIG Todos los cargos Gerente General
Directores Generales
Director General Director General Directores Generales Gerente General
Jurídico Jurídico Abogados Directores Generales
Coordinador Regional Director General SIG Directores Generales Gerente General
SIG Director General Abogados Gerente General
Líderes de Proceso Medicina Ocupacional Líderes de Proceso Directores Generales
Regionales Gerente Regional Regionales Líderes de Proceso
Gerente Nacional De Gerente General
Operaciones
Directores General Director General Líderes de Proceso
Gerente General Jurídico Regionales
Abogados
5. METODOLOGÍA
ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Identificar y Director General El área Jurídica se encarga de identificar los
Comunicar requisitos Jurídico requisitos legales y normativos de carácter
legales y otros a nivel Director General SIG nacional a la prestación de todos los servicios de
nacional Director General la compañía, los documenta en la Matriz de
Medicina Requisitos Legales y Otros y los notifica a los
Ocupacional Gerentes Regionales, Coordinadores Regionales
CONTROLADA”
Código: NA

Versión: 2
Coordinador General SIG, Lideres de Procesos Regionales, Directores

SIG Generales y Analistas Regionales Ambientales,
Coordinador para que estos los incluyan en sus matrices de
Regional SIG requisitos CLON (contractual. Legal,
Analista Regional organizacional y normativos de sus operaciones.
Ambiental Una vez notificados a las regionales, Los Lideres
Líderes de Procesos de Procesos regionales, incluyen dichos en la
Operativos matriz de requisitos CLON para su
Regionales diligenciamiento, análisis e implementación.
El Director General SIG/ Director General de

medicina Ocupacional/ Coordinador General SIG
se encargan de identificar los requisitos legales,
organizacionales y normativos de índole
nacional en materia de Seguridad y Salud en el
Trabajo, para ser informados al Coordinador
Regional SIG de cada operación.
Los Directores Generales se encargan de

identificar otros requisitos contractuales,
organizacionales y normativos adicionales y
aplicables en sus procesos para ser
comunicados a los Líderes de procesos
Regionales de cada operación
Los Coordinadores Regionales SIG se encargan

de consolidar el proceso y verificar que los
procesos lo implementen en cada operación.
Los mecanismos principales utilizados para la

identificación y actualización de los requisitos
legales son:
 Agremiaciones (ANDI www.andi.com.co),

Publicaciones (LEGIS, Compendio de
normas legales sobre Salud en el Trabajo
ARSEG), Biblioteca de Legislación del
Consejo Colombiano de Seguridad, entre
otras.
 Autoridades Ambientales (Ministerio de
Ambiente y Desarrollo Sostenible
“www.minambiente.gov.co”, Departamentos
Administrativos de Medio Ambiente
“www.dama.gov.co”, Corporaciones
Autónomas Regionales, Departamentos
CONTROLADA”
Código: NA

Versión: 2
Administrativos de la Defensoría del

Espacio Público, Secretarías Distritales /
Municipales de Salud y ambiente,
Planeación Municipal, Ministerio de
Agricultura y Desarrollo Rural
“www.minagricultura.gov.co”).
 Ministerio de Trabajo
(www.mintrabajo.gov.co, Secretarías
Distritales o locales de Salud)
 Software de legislación del RUC: Usuario y
contraseña disponible en ONE DRIVE SGI
Central.
http://legislacion.laseguridad.ws/legislacion/
 Misterio de transporte
 Ministerio de Salud
 Consultas Internet.
 Diario oficial
 Notificaciones del área Jurídica de la
Organización.
Adicionalmente, todos los que participan en el

proceso, son responsables de revisar los
proyectos de ley que están en curso para
anticipar obligaciones legales y participar en
mesas de trabajo.
Los Lideres de Procesos Regionales son

responsables de comunicar los requisitos legales
al personal responsable de cada operación para
dar cumplimiento a cada uno.
Los requisitos contractuales, organizacionales y

Comunicar los
Director General SIG normativos de la regional deben ser
requisitos legales y
Operaciones comunicados, controlados y gestionados por
otros en cada
Director General parte de Lideres de Procesos Regionales con el
operación
Jurídico apoyo de sus equipos de trabajo.
Adicionalmente, se informan los requisitos

legales nuevos en las revisiones gerenciales.
Archivo y Coordinador Gestión Todos los tipos documentales para generación

Trazabilidad de Documental/ SIG / de evidencias del cumplimiento a requisitos que
evidencias Directores no posean tiempos de conservación
documentadas Generales determinados por las normas vigentes en
CONTROLADA”
Código: NA

Versión: 2
Colombia o los países en los que tenemos

presencia, serán cobijados por el proceso de
gestión documental, mediante el cual el líder del
proceso determina el tiempo de conservación.
Evaluar el Directores Una vez se tiene identificado el requisito legal,
cumplimiento de los Generales contractual, organizacional y normativo aplicable
requisitos legales y Gerentes a la operación/organización se realiza su
otros Regionales evaluación en la Matriz de Requisitos Legales y
Líderes de Procesos Otros, para esto se describe tanto el requisito
Regionales como la exigencia del mismo.
Para el caso de los requerimientos establecidos

en los permisos, licencias ambientales y PMA de
las diferentes sedes o proyectos de la regional,
se diligencia la matriz SEGUIMIENTO
LICENCIAS/PERMISOS AMBIENTALES, la cual
es responsabilidad de los Analistas Ambientales
Regionales la actualización y seguimiento a
cada uno de los requisitos.
La Matriz de Requisitos Legales y Otros,
mencionada al inicio del presente procedimiento
llevará, en materia ambiental, los autos y
resoluciones locales de cada centro de trabajo, y
también es responsabilidad del Analista
Ambiental su diligenciamiento, actualización,
implementación y evaluación al cumplimiento
legal ambiental.
Cada Director General es responsable de velar

por el cumplimiento de los requisitos legales
aplicables al proceso, comunicarlos a los líderes
de procesos regionales para su análisis e
implementación en sus regionales.
Cada Líder de proceso Regional es responsable

de incluir los requisitos notificados desde los
procesos nacionales y diligenciar la Matriz con
su respectiva implementación y evaluación de
cumplimiento.
Cada Líder de proceso Regional es responsable
de incluir los requisitos contractuales para su
respectiva implementación y evaluación de
cumplimiento.
CONTROLADA”
Código: NA

Versión: 2
El proceso de Vigilancia al cumplimiento de

requisitos legales se realiza semestralmente por
parte de los Directores Generales, Gerentes
Regionales y Líderes de Procesos Regionales
Para el caso de licencias ambientales y

requisitos ambientales se cuenta con una matriz
de seguimiento y vigilancia al cumplimiento
legal, realizada por el Analista Ambiental
Regional.
Existen 3 criterios para definir la prioridad de

intervención e implementación de los requisitos
legales:
Alta: Incumplimiento total de requisitos, paros en
la operación, multas y sanciones, afectación de
la imagen.
Media: Incumplimiento parcial de requisitos,
normatividad en transición, permisos en trámite.
Baja: Aplica para aquellas normas que están
cumplimiento de requisitos.
Para los requisitos de prioridad alta se debe
estructurar plan de mejoramiento y controlarse a
través de Acciones correctivas, preventivas y de
mejora
Los requisitos legales en proceso, se debe

planificar su implementación y control por parte
de las operaciones.
Los requisitos legales que no se cumplen, se les

deben estructurar un plan de mejoramiento para
seguimiento, control e implementación.
Indicadores asociados a la vigilancia del
cumplimiento legal
Cumplimiento Legal: Este indicador se construye

como la relación entre los requisitos que cumple
Indicador de la organización Vs el total de los requisitos
SIG
cumplimiento identificados vigentes y aplicables a los
procesos.
El resultado debe ser expresado en porcentaje, y

su medición es semestral. Este resultado se
CONTROLADA”
Código: NA

Versión: 2
combina con la clasificación del riesgo Legal

obtenida al valorar cada requisito en la matriz.
El Gerente Regional es el encargado de medir

este indicador en cada operación.
La Matriz Seguimiento Licencias/Permisos

Ambientales, cuenta con tabla de indicadores
donde expresa el nivel de cumplimiento
conforme al número de requisitos totales
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
PGI-002 Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora
7. REGISTROS ASOCIADOS
Matriz de Requisitos Legales y Otros

Matriz de seguimiento a licencias planes y permisos ambientales
8. ANEXOS
No aplica
CONTROLADA”

Na-23 Vigilancia Cumplimiento Requisitos Clon-2

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Na-23 Vigilancia Cumplimiento Requisitos Clon-2

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Código: NA

VIGILANCIA AL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS Fecha de Emisión:

Nombre del VIGILANCIA AL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS CONTRACTUALES

VERSION FECHA DE EMISION DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS

ACTIVIDAD CARGO FIRMA

Director General SIG

Director General SIG

Director General SIG

VIGILANCIA AL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS Fecha de Emisión:

Establecer la metodología para identificar, acceder, mantener actualizados y evaluar

Cliente: Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.

Producto o Servicio: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.

VIGILANCIA AL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS Fecha de Emisión:

Vigilancia al cumplimiento de requisitos: es el proceso mediante el cual se identifican,

ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

VIGILANCIA AL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS Fecha de Emisión:

Coordinador General SIG, Lideres de Procesos Regionales, Directores

El Director General SIG/ Director General de

Los Directores Generales se encargan de

Los Coordinadores Regionales SIG se encargan

Los mecanismos principales utilizados para la

 Agremiaciones (ANDI www.andi.com.co),

VIGILANCIA AL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS Fecha de Emisión:

Administrativos de la Defensoría del

Adicionalmente, todos los que participan en el

Los Lideres de Procesos Regionales son

Los requisitos contractuales, organizacionales y

Adicionalmente, se informan los requisitos

Archivo y Coordinador Gestión Todos los tipos documentales para generación

VIGILANCIA AL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS Fecha de Emisión:

Colombia o los países en los que tenemos

Para el caso de los requerimientos establecidos

Cada Director General es responsable de velar

Cada Líder de proceso Regional es responsable

VIGILANCIA AL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS Fecha de Emisión:

El proceso de Vigilancia al cumplimiento de

Para el caso de licencias ambientales y

Existen 3 criterios para definir la prioridad de

Los requisitos legales en proceso, se debe

Los requisitos legales que no se cumplen, se les

Cumplimiento Legal: Este indicador se construye

El resultado debe ser expresado en porcentaje, y

VIGILANCIA AL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS Fecha de Emisión:

combina con la clasificación del riesgo Legal

El Gerente Regional es el encargado de medir

La Matriz Seguimiento Licencias/Permisos

PGI-002 Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Matriz de Requisitos Legales y Otros

También podría gustarte