Pgi-017 Procedimiento para La Gestion Del Ausentismo

Código: PGI-017
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL Fecha de Emisión:

AUSENTISMO Abril 30 de 2018
Versión: 7
Nombre del
Documento PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL AUSENTISMO
Código: PGI-017
VERSION FECHA DE EMISION DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS
1 2014/09/11 Creación del documento
Se realizan cambios en los criterios de inclusión de

2 2016/04/18
casos especiales, y se modifican algunos términos.
3 2016/06/30 Se modifican algunos términos
4 2016/07/29 Se modifican algunos términos
Cambio de logo de INTERASEO según manual de

5 2017/03/06 identidad corporativa y cambio de razón social
quedando como INTERASEO S.A.S. E.S.P.
Actualización del Cargo de Auxiliar Nacional SIG, a
Analista Nacional SIG
Eliminación de los formatos en el Punto 7 (Registros
Relacionados):
6 2017/05/025 - FSS-003-PSS-001 INGRESO CASOS NUEVOS
ORIGEN COMUN
- FSS-004-PSS-001 INGRESO CASOS NUEVOS
ORIGEN LABORAL
Cambio de código del documento de PSS-001 al

código PGI-017.
7 2018/04/30 Se incluye en el alcance, aplicabilidad del documento

para INTERASEO SAS ESP y sus filiales.
ACTIVIDAD CARGO FIRMA
Elaboró: Director Nacional SGI Revisó: Auxiliar Nacional SIG, Medico Asesor Aprobó: Director Nacional SIG
Fecha: Abril 30 de 2018 RIGS Fecha Abril 30 de 2018
Fecha Abril 30 de 2018
“El contenido de este documento es de propiedad y de uso exclusivo de INTERASEO S.A.S E.S.P. y sus
Filiales. Cualquier impresión o copia tomada de este documento se considera como COPIA NO
CONTROLADA”
Código: PGI-017

Versión: 7
DIRECTORA NACIONAL
Elaboró Natalia Pérez Muñoz
SIG
AUXILIAR NACIONAL
SIG MARIA FERNANDA PÉREZ OCAMPO
Revisó
MEDICO CONSULTOR IVAN DARIO PUERTA JARAMILLO
RIGS SAS
DIRECTORA NACIONAL
Aprobó Natalia Pérez Muñoz
SIG
CONTROLADA”
Código: PGI-017

Versión: 7
1. OBJETIVO
Implementar un Programa para el control del ausentismo médico y definir las

estrategias de gestión ante los aliados del Sistema General de Seguridad Social
(EPS, ARL y AFP).
2. ALCANCE
Aplica a todo el personal directo vinculado a término definido o indefinido y para los
contratistas o temporales que laboran para INTERASEO S.A.S ESP y sus Filiales.
Este procedimiento aplica para INTERASEO SAS ESP y sus filiales.
3. DEFINICIONES
 Accidente grave o severo (Resolución 1401 de 2007): Aquel que trae como
consecuencia amputación de cualquier segmento corporal; fractura de huesos largos
(fémur, tibia, peroné, húmero, radio y cúbito); trauma craneoencefálico; quemaduras de
segundo y tercer grado; lesiones severas de mano, tales como aplastamiento o
quemaduras; lesiones severas de columna vertebral con compromiso de médula
espinal; lesiones oculares que comprometan la agudeza o el campo visual o lesiones
que comprometan la capacidad auditiva.
 Criterios de Inclusión: ingresa al programa todo empleado que presente una

incapacidad médica certificada u otros casos según los criterios del Programa
 Criterios de Seguimiento: se refiere a las actividades propias de acompañamiento en

la gestión del ausentismo, trámites administrativos ante los entes de seguridad social y
otras actividades definidas por el Programa.
 Criterios de Cierre: aplica para todos los casos en seguimiento que cumplen con los
criterios de reintegro laboral y para los cuáles se ha dado solución integral a la causa o
razón de inclusión al Programa.
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Versión: 7
 Incapacidad certificada: es aquella emitida o transcrita por la entidad de salud a la

que se encuentra afiliado el empleado (EPS o ARL).
 Restricciones médicas: aquellas emitidas por el médico tratante o por medicina

laboral de la entidad de salud correspondiente (EPS, ARL), las cuáles son de
obligatorio cumplimiento por las partes que aplica tanto para actividades laborales
como extra laborales
 Recomendaciones médicas: aquellas emitidas por el médico tratante o por medicina

laboral de la entidad de salud correspondiente (EPS, ARL) y las cuáles son de
voluntario cumplimiento, su aplicación facilitarán la recuperación de la salud del
empleado.
4. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
Médico Especialista en SST de la Empresa

 Mantener la información médica actualizada en documentación propia con criterios de
confidencialidad para el manejo de la historia clínica ocupacional de los empleados
(Resolución 2346 de 2007)
 Realizar las evaluaciones médico laborales de aquellos casos de ausentismo
identificados por el Programa y mantener actualizada la información en los formatos
Seguimiento de Casos Especiales de Origen Común y Seguimiento de Casos
Especiales Origen Laboral.
 Identificar actividades a realizar con cada caso conforme al Flujograma (Ver Anexo No
1).
 Mantener comunicación constante con médicos tratantes, Analistas de SST y
empleados en cada una de las ciudades para conocer el manejo y evolución del caso.
 Notificar y actualizar novedades en los formatos Seguimiento de Casos Especiales
Origen Común y Seguimiento de Casos Especiales Origen Laboral.
 Mantener comunicación constante con Auxiliar Nacional de Sistemas Integrados de
Gestión en el momento de inclusión de casos nuevos o de seguimientos
 Garantizar la disponibilidad de información requerida para el desarrollo de la reuniones
de seguimiento.
 Definir y realizar el plan de seguimiento de cada caso ante los entes de Seguridad
Social
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Código: PGI-017

Versión: 7
 Preparar la información a presentar en las reuniones de seguimiento.
Analista Nacional SST

 Aperturar los casos nuevos reportados por los analistas SST en los formatos
Seguimiento de Casos Especiales Origen Común y Seguimiento de Casos Especiales
Origen Laboral
 Mantener actualizada la información de cada uno de los casos incluidos en el
Programa (incapacidades certificadas, restricciones y recomendaciones, por ej.)
 Garantizar la disponibilidad de información requerida para el desarrollo de las
reuniones de seguimiento y coordinar su realización con el Médico Esp. SST
 Preparar la información a presentar a los equipos para la gestión del ausentismo.
 Mantener actualizados los indicadores de resultados del Programa.
 Hacer seguimiento a la entrega de información por parte de los Analistas SST
 Hacer seguimiento al cumplimiento de las actividades de flujogramas y de los
compromisos de las reuniones realizadas.
 Comunicar a las ciudades las actividades a realizar con cada uno de los casos
especiales
Analista de SST
 Mantener actualizadas las estadísticas de ausentismo del personal directo y temporal
 Enviar consolidado de ausentismo por enfermedad general y laboral dentro de los
primeros diez días del mes (mes vencido) a la Directora Nacional del SIG
 Ingresar los casos nuevos por la página web para la gestión del ausentismo dentro de
los primeros cinco días de cada mes el Analista Nacional SST.
 Reportar de manera inmediata al Analista Nacional SST sobre las novedades
relacionadas con los casos incluidos en el Programa tales como: cambios importantes
en el estado de salud del empleado, ausentismos no justificados, cambio en
restricciones o en recomendaciones, cambio en diagnóstico, calificación de pérdida de
capacidad laboral o calificación de origen
 Mantener actualizado el estado de incapacidades y restricciones o recomendaciones
del personal tanto directo como indirecto (temporales)
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Código: PGI-017

Versión: 7
 Detectar y reportar al Analista Nacional SST, los casos que deben ingresar a gestión
del ausentismo conforme los criterios de inclusión
 Reportar de manera inmediata los accidentes severos al Analista Nacional SST.
 Citar los empleados en seguimiento médico de acuerdo a la programación del Médico
Esp. SST
Director Nacional SIG

 Hacer seguimiento a la ejecución del Programa
 Realizar seguimiento y acompañamiento a las actividades realizadas por el Analista
Nacional SST.
 Presentar informe a Gerencia de la evolución de la estrategia e indicadores de
resultados del Programa
 Establecer las necesidades de recursos para garantizar la ejecución de las actividades
del modelo para la gestión del ausentismo.
 Presentar a la Gerencia la proyección de cierre de casos, con la identificación de
riesgos asociados para aprobación.
Director GH
 Mantener Actualizada la información del personal en relación a: fechas de vinculación y
terminación de contrato, empresa contratante, tipo de contrato, salario, estado en
nómina y cargo
 Gestionar el reporte oportuno de incapacidades y la gestión administrativa de las
mismas en empleados directos e indirectos (temporales)
 Ejecutar las actividades asignadas en el modelo para la gestión del ausentismo.
Abogado Asesor/Relaciones laborales

 Asesorar la actualización jurídica para el buen desarrollo del Programa
 Asesorar el desarrollo de las reuniones de seguimiento.
 Acompañar el proceso de documentación de los casos.
 Apoyar a la organización en la proyección de cierre de casos y la determinación de los
riesgos y oportunidades asociados a cada uno de ellos.
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Gerente General
 Garantizar los recursos para la buena ejecución del programa.
 Solicitar informe de gestión acerca del desempeño del programa
 Aprobar el cierre de caso con conocimiento de los riesgos relacionados con el mismo.
5. PROCEDIMIENTO
5.1 Consideraciones generales
 Toda persona que ingrese a laborar después de una incapacidad de 60 días o más por
una contingencia de origen común deberá :
o Realizarse examen de reintegro laboral para verificación de restricciones o
recomendaciones médicas
o Presentar las restricciones o recomendaciones del médico laboral.
o Ser objeto de una inspección de puesto de trabajo con verificación de
cumplimiento a las restricciones
o Carta de reubicación firmada por el empleado, jefe inmediato y analista de SST en
el caso de empleados directos, y por empresa contratante y empleado para el caso
de personal en misión.
Además, se debe realizar evaluación médico laboral en aquellos casos especiales que lo
ameriten según criterio del Médico Esp. SST de la empresa.
 Toda persona que se reintegra a laborar después de un accidente laboral grave o

severo deberá tener:
o Las restricciones o recomendaciones del médico laboral de la ARL

o Inspección de puesto de trabajo con verificación de cumplimiento a las
restricciones por parte de la ARL
o Carta de formalización de restricciones o recomendaciones firmada por empleado,
jefe inmediato y analista de SST en el caso de empleados directos, y por la
empresa contratante y empleado para el caso de personal en misión (Temporales).
CONTROLADA”
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Versión: 7
Nota: Esta información deberá quedar actualizada en el Formato de seguimiento

de casos del equipo de gestión del ausentismo
5.2 Criterios de inclusión, seguimiento y cierre de casos
5.2.1 Criterios de Inclusión
Origen Laboral
 Accidentes laborales graves o severos, conforme Resolución 1401 del 2007, desde la
ocurrencia del evento.
 Incapacidad mayor a 30 días continuos o discontinuos.
Origen común
 Diagnostico severo (SOAT - herida por arma de fuego o cortopunzante - trauma

múltiple) que en la primera incapacidad genere 30 días o más.
 Incapacidades mayores a 60 días.
Otros casos
 Empleados identificados con posibles trastornos de salud que afectan su desempeño

laboral o generan ausentismo no certificado y que ameritan seguimiento médico o
administrativo desde el equipo de gestión del ausentismo aprobado por Gestión
Humana o Dirección Nacional del SIG.
 Personas con reincidencia en accidentes laborales (reporte de más de 1 caso en el
mismo mes) y que ameritan seguimiento médico o administrativo desde el equipo de
gestión del ausentismo aprobado por Gestión Humana o Dirección Nacional del SIG.
 Casos cuyo manejo administrativo se encuentre pendiente por respuesta por alguna de
las entidades prestadoras de servicios de salud y que ameritan seguimiento
administrativo desde el equipo de gestión del ausentismo aprobado por Gestión
Humana o Dirección Nacional del SIG.
.
CONTROLADA”
Código: PGI-017

Versión: 7
5.2.2 Criterios de seguimiento en ambos casos (origen laboral y Común)
 Conforme flujograma 1 (Ver Anexo No 1).
5.2.3 Criterios de cierre de casos
 Terminación de la incapacidad sin restricciones ni recomendaciones de médico tratante

 Terminación de incapacidad con recomendaciones que no afecten el desempeño
laboral
 Cierre de Restricciones por parte de médico tratante o de medicina laboral del ente de
SS correspondiente
 Reubicación laboral definitiva en los casos con restricciones de carácter permanente,
 Calificación pérdida de capacidad laboral mayor a 50% una vez oficializada en la
empresa el empleado quedaría pensionado por invalidez
 Terminación del contrato laboral
 Muerte
5.3 Procedimiento
5.3.1 Ingreso de Casos a Modelo de Gestión del Ausentismo.
 El ingreso de los casos se realiza conforme los criterios de inclusión definidos en los
numerales 5.1.1.
 Para realizar el ingreso del caso especial se debe de realizar por medio de la página
Web, accediendo al link http://190.131.252.244:8080/index.aspx, allí se debe diligenciar
toda la informacion del evento.
 Si al ingresar el caso por la página web presenta problemas técnicos, se debe
diligenciar el formato SEGUIMIENTO DE CASOS ESPECIALES ORIGEN COMUN
SEGUIMIENTO DE CASOS ESPECIALES ORIGEN LABORAL, y enviar el formato
diligenciado al Analista Nacional SST.
5.3.2 Reuniones de Trabajo Modelo de Gestión del Ausentismo
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Código: PGI-017

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 Previo a la realización de la reunión para la Gestión del Ausentismo, el medico de

empresa y el Analista Nacional SST deberán realizar una reunión anterior, cuyos
objetivos son:
o Actualizar la información en relación a Incapacidades, recomendaciones, estado
de pago de nómina tanto de empleados directos como indirectos (Temporales)
o Actualizar los casos de acuerdo al flujograma
o Actualizar la información del seguimiento médico de cada uno de los casos
o Filtrar los casos que serán presentados en la reunión de trabajo de INTERASEO.
o Casos que deberán ser revisados por la compañía de empleos temporales
 La reunión de trabajo se realizara en forma mensual, con participación del médico Esp.
SST de la empresa, abogado asesor, Director SIG, Director RH, Analista Nacional
SST.
 Actualizar las actividades en los formatos Seguimiento de Casos Especiales Origen
Común y Seguimiento de Casos Especiales Origen Laboral
 Realizar Acta con los compromisos adquiridos y las tareas a realizar, con fecha y
responsables a realizar en el formato acta.
5.3.3 Medición del desempeño del Programa
Para medir la eficacia y efectividad del programa, se emplearan los siguientes

indicadores:
Indicadores de Resultados:
Frecuencia de
Indicador Formula
Medición
Casos Nuevos
Incidencia Mensual
Reportados en el periodo
Total casos reportados en
Prevalencia el periodo (nuevos y Anual
antiguos)
Total Casos cerrados en
Eficacia Mensual/Acumulado
el periodo
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6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
PGI-002 Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora
PGI-004 Control de Documentos y Registros
IGI-002-PGI-017 Instructivo Software Casos Especiales
7. REGISTROS RELACIONADOS
FGI-059-PGI-017 Seguimiento de Casos Especiales Origen Común
FGI-060-PGI-017 Seguimiento de Casos Especiales Origen Laboral
FGI-073-PGI-017 Acta
FGI-061-PGI-017 Acta de Formalización de Recomendaciones y Reincorporación
8. ANEXOS
Anexo 1. Flujograma manejo de casos origen común
Anexo 2. Flujograma manejo de casos origen laboral
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Código: PGI-017

Versión: 7
Anexo 1. FLUJOGRAMA MANEJO DE CASOS ORIGEN COMÚN
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Código: PGI-017

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Anexo 2. FLUJOGRAMA MANEJO DE CASOS ORIGEN LABORAL
Seguimiento Incapacidades Temporales por Enfermedad Laboral y Accidentes de Trabajo

Incapacidad
Dia 1 Paga el em pleador 100% del s alario básico Art. 38 Dec. 1295/1994
Dia 2 al 720 Paga la ARL 100% del IBC del mes anterior Art. 2,3,4,8 Ley 776 / 2002
Art. 23 Dec 2463 / 2001
El Medico Laboral de la empresa valora al paciente y el

Dia 60 cas o, define s i sigue en tratam iento o rehabilitación
integral
Derecho de Peticion a la ARL, para calificar

secuelas, para lo cual tiene 30 dias
No calendario, s i no hay res pues ta, s e espera 30
Sigue en tratamiento
dias y superado este laps o, s e debe
interponer Tutela contra la ARL, con queja al
Minis terio de Trabajo y la Superintendencia
Financiera
Si
La ARL continua pagado la incpacidad hasta que lo

califique o lo reintegre, en caso contrario s e interpone
Tutela ( hasta tanto no lo califique y determine el fin del
tratam iento Art. 3 Ley 776 / 2002 )
No
Se apela
calif icacion ARL
SI
Solicitar a la ARL rem itir el cas o a la Junta Regional de

Calificación de Invalidez, s e cuenta con 10 dias para
apelar, la ARL tiene 5 dias para enviar a la JRCI, la JRCI
tiene 24 dias para res olver, s i no hay respues ta, s e
es pera 30 dias y s uperado es te lapso, s e debe
interponer Tutela contra la JRCI, con queja al Ministerio
de Trabajo
No
Se apela dictamen
JRCI
SI
En term ino de 10 dias se puede reponer o apelar, la

Junta Nacional de Calificación de Invalidez, tiene 5 dias
para res ponder, s i no hay res pues ta, se espera 30 dias y
s uperado es te laps o, s e debe interponer Tutela contra la
JNCI, con queja al Minis terio de Trabajo
Reponer Que la m is ma entidad revis e nuevam ente el caso

Apelar Que el s uperior revise el cas o 1 - La ARL Pens iona
SI
Invalidez
>50% 2 - La Empresa Liquida el Contrato, previa
s olicitud al Ministerio de trabajo Art. 26 Ley
361/97
No
Fin
La ARL paga al trabajador la indeminización y
notifica al empleador la reubicacion
El Medico de la empres a define los terminos

del reintegro laboral (directo o con
res tricciones tem porales o restricciones
definitivas o reubicacion laboral)
Puede la Empresa Solicita al Ministerio de trabajo autorizacion

Cumplir No
recomendación para liquidar el contrato Art. 26 Ley 361/97
medica
No
Autorizó
SI
SI
Adaptar Puesto de Trabajo para el trabajador La Em pres a Liquida el Contrato
Fin Fin
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4 2016/07/29 Se modifican algunos términos

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7 2018/04/30 Se incluye en el alcance, aplicabilidad del documento

ACTIVIDAD CARGO FIRMA

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL Fecha de Emisión:

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL Fecha de Emisión:

Implementar un Programa para el control del ausentismo médico y definir las

Este procedimiento aplica para INTERASEO SAS ESP y sus filiales.

 Criterios de Inclusión: ingresa al programa todo empleado que presente una

 Criterios de Seguimiento: se refiere a las actividades propias de acompañamiento en

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL Fecha de Emisión:

 Incapacidad certificada: es aquella emitida o transcrita por la entidad de salud a la

 Restricciones médicas: aquellas emitidas por el médico tratante o por medicina

 Recomendaciones médicas: aquellas emitidas por el médico tratante o por medicina

Médico Especialista en SST de la Empresa

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL Fecha de Emisión:

 Preparar la información a presentar en las reuniones de seguimiento.

Analista Nacional SST

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL Fecha de Emisión:

Director Nacional SIG

Abogado Asesor/Relaciones laborales

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL Fecha de Emisión:

5.1 Consideraciones generales

 Toda persona que se reintegra a laborar después de un accidente laboral grave o

o Las restricciones o recomendaciones del médico laboral de la ARL

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL Fecha de Emisión:

Nota: Esta información deberá quedar actualizada en el Formato de seguimiento

5.2 Criterios de inclusión, seguimiento y cierre de casos

5.2.1 Criterios de Inclusión

 Diagnostico severo (SOAT - herida por arma de fuego o cortopunzante - trauma

 Empleados identificados con posibles trastornos de salud que afectan su desempeño

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL Fecha de Emisión:

5.2.2 Criterios de seguimiento en ambos casos (origen laboral y Común)

 Conforme flujograma 1 (Ver Anexo No 1).

5.2.3 Criterios de cierre de casos

 Terminación de la incapacidad sin restricciones ni recomendaciones de médico tratante

5.3.1 Ingreso de Casos a Modelo de Gestión del Ausentismo.

5.3.2 Reuniones de Trabajo Modelo de Gestión del Ausentismo

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL Fecha de Emisión:

 Previo a la realización de la reunión para la Gestión del Ausentismo, el medico de

5.3.3 Medición del desempeño del Programa

Para medir la eficacia y efectividad del programa, se emplearan los siguientes

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL Fecha de Emisión:

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL Fecha de Emisión:

Anexo 1. FLUJOGRAMA MANEJO DE CASOS ORIGEN COMÚN

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL Fecha de Emisión:

Anexo 2. FLUJOGRAMA MANEJO DE CASOS ORIGEN LABORAL

Seguimiento Incapacidades Temporales por Enfermedad Laboral y Accidentes de Trabajo

El Medico Laboral de la empresa valora al paciente y el

Derecho de Peticion a la ARL, para calificar

La ARL continua pagado la incpacidad hasta que lo

Solicitar a la ARL rem itir el cas o a la Junta Regional de

En term ino de 10 dias se puede reponer o apelar, la

Reponer Que la m is ma entidad revis e nuevam ente el caso

El Medico de la empres a define los terminos

Puede la Empresa Solicita al Ministerio de trabajo autorizacion