VALORACIÓN DOCUMENTAL Y DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

TIPO
VALORACIÓN DISPOSICIÓN FINAL
DOCUMENTAL

Son documentos de carácter administrativo, legal, fiscal y

La Ley Orgánica 7/2012, de 27de
contable, ya que sirve como testimonio ante la ley porque
CONTRATOS diciembre, recomienda guardarla durante
justifica el gasto público, además de comprobar que se
10 años
recibió o proporciono un bien o servicio.

Son unidades documentales complejas, en su interior se

HISTORIAS hallan diferentes tipos de afiliaciones entte las que cabe la norma establece que se deben
LABORALES destacar: seguridad social, memorandos, contratos, conservar hasta 90 años.
ascensos, entre otros.

CIRCULAR Subseries de valor secundario por contener información su conservación total puede ser en
INTERNA que evidencia el desarrollo de la entidad en el tiempo.  microfilmación o digitalización

Estos documentos son de carácter legal y contable.

COMPROBANTE Incluyen prescripción de 20 años, tiempo en el cual
Pueden eliminarse trascurridos 10 años.
S DE EGRESOS agotan su vigencia y plazo precaucionar (Decreto 410 de
1971, Código de Comercio título IV, capítulo I, Art. 60).

SOLICITUD DE
Estos documentos, se eliminan a los 3
SOPORTE No poseen valores primarios ni secundarios.
años ya que solo sirven de gestión
TÉCNICO

Refleja los Contratos realizados por la entidad en ejercicio

CONTRATOS DE Al final del tiempo de retención se puede
de sus funciones. Poseen valor legal, fiscal, contable y
SERVICIOS eliminar
administrativo por lo cual su prescripción es de 20 años

TABLA 1 Y DISPOSICION FINAL

su disposicion
es de 20 años,
documentos que manifiestan los cumplido su
contratos realizados por la ntiempo de
CONVENIOS institucion  en vase  a sus funciones, retencion se
que poseen  valor legal, pueden
fiscal,contable y administrativo. eliminar.

documentos que reflejan los mandato es

contratos echos  por la de 20 años
LICITACIONES entidad en la organizacion cumplido el
de sus funciones tienen tiempo de
valor legal  retencion se
abministrativo,contable y pueden
fiscal  eliminar.
estos documentos son de se
caracter, contable, legal y conservaran
         OBLIGACIONES                     por el
HIPOTECARIAS juridico establecida la
obligacion se conservaran,ya tiempo que
dure el
que las obligaciones deben ser
compromiso
 registradas en la escritura y en que
el certificado de libertad. respoldan,
previniendo
y sin poner
en riesgo en
el archivo
central,
pasado este
lapso de
tiempo se
pueden
eliminar
dichos
documentos
.
son documentos que reflejan conservacio
desiciones de tipo n total al
administrativo legal y fiscal pasar  su
ACTAS DE COMITE DE GERENCIAS forma parte de remembrancia tiempo de
de la empresa.  retencion se
microfilman
para su
consulta y
concervacio
n del
autentico.
son documentos que muestran conservacion
situaciones de tipo legal,fiscal y total al
cumplir su
administrativo, y hacen parte de
tiempo de
ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA
la memoria de la empresa.  retencion se
  microfilman
para su
constante
consulta y a si
conservamos
en documento
original.
estos documentos reflejan el valor
seguimiento y la evaluacion de la historico se
gestion de la entidad por parte conservan
INFORMES A ENTES DE CONTROL
de los organismos de control son como
  considerados de caracter partede la
misional. memoria
institucional 
     
VALORACIÓN DOCUMENTAL Y DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

TIPO DOCUMENTAL VALORACIÓN DISPOSICIÓN FINAL

  Son una herramienta fundamental Documento de control. Se

para la evaluación de la gestión elimina cumplido el tiempo de
  de los procesos, tienen valor retención porque terminado su
Primario Administrativo. valor administrativo, no soporta
Indicadores de gestión valores secundarios.

  Contienen los listados de Documento de trámite, cumplido

personas autorizadas por la alta
  gerencia para contratación de la
nueva vigencia y por ende para la
  elaboración del Contrato por
prestación de servicios. Tienen
Autorizaciones de valor Primario Administrativo
Contratación 
el tiempo de retención el soporte
electrónico se elimina porque no
generan valores secundarios, los
originales en soporte físico se
conservan en los expedientes de
los contratos respectivos.

Hoja de vida de Vehículos Contienen los documentos Documentos de valor

legales de los vehículos administrativo, se eliminan una
propiedad de la entidad, tiene vez el vehículo sea enajenado o
valor tienen valor administrativo. rematado.

  Documentos de los funcionarios Se conserva totalmente, como

que reflejan su historia laboral en evidencia del proceso de talento
  la entidad, tienen valor humano, genera valores
secundario, legal fiscal e secundarios de carácter legal,
  histórico. fiscal e histórico, fuente de
consulta para garantizar derechos
  de los exfuncionarios.

Historias Laborales

  Contienen datos precisos de los Conservar totalmente como

pagos realizados a los garante de derechos
  funcionarios de la entidad. fundamentales de los ex
funcionarios, genera valor
  secundario de carácter legal,
fiscal e histórico, se aplicará el
  proceso de microfilmación con
fines de respaldo y consulta.
Planillas de nómina

Actas Disposición Final De Contienen decisiones La serie documental se conserva

Documentos administrativas, tienen valor en su totalidad porque soporta
secundario decisiones administrativas.
 Leidy Pavas.

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TIPOS DE DOCUMENTALES 

 Actas
 Acuerdo
 Resolución
 Oferta
 Pedido
 Facturas emitidas
 Facturas recibidas
 memorandos
 ACTA:

Es un resumen escrito de los puntos que son escritos y acordados en una reunión.

                RETENCION:

Archivo de gestión: 1 año                                                           archivo central: 5 años

DISPOSICION FINAL: conservación total

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ACUERDO:

Es el acto que consiste en una decisión de un órgano administrativo competente sobre la materia en que se

haya pronunciado, este acto de decisión se recoge en documentos que se
denominan documentos de acuerdo incluyendo las cuestiones que se planteen a lo largo de la tramitación de
un procedimiento con  carácter previo a la resolución del mismo.

RETENCION:

Archivo de gestión: 1 año                                                           archivo central: 5 años

DISPOSICION TOTAL: conservación total

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RESOLUCIONES:

La Resolución es un acto procesal emanado por un tribunal, mediante el cual se resuelve una controversia
originada entre las partes, así mismo puede autorizar u ordenar el cumplimiento de medidas específicas.

                RETENCION:

Archivo de gestión: 1 año                                                           archivo central: 5 años

DISPOSICION TOTAL: conservación total

OFERTAS:
Es la manifestación de la voluntad que realiza el oferente en donde indica que quiere contratar con la
administración. (Oferente: es quien participa ofreciendo su producto o servicio a la administración).

 Es donde expresamente señala que ofrece su producto o servicio y desea contratar con la administración de
acuerdo con las reglas del cartel.

                RETENCION:

Archivo en gestión: 6 meses                                                     archivo central: 2 años

DISPOSICION TOTAL: conservación total y eliminación. (Solo se conservan las ofertas aceptas, el resto se
eliminan)

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PEDIDOS:

Es el documento que realiza quien ha tomado la decisión en firme de comprar un bien o servicio y see
entrega a un vendedor (o proveedor) para que le suministre los bienes o servicios que desea adquirir.

                RETENCION:

Archivo en gestión: 1 año                                                           archivo central: 2 años

DISPOSICION TOTAL: La eliminación

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FACTURAS EMITIDAS:
Es el documento contable que acredita e informa de la venta o prestación de un producto o servicio. Funciona
como una prueba física de la realización de una operación comercial de forma legal. Además, certifica la
validez de la operación ya que es un comprobante del pago de la misma.
RETENCION:

Archivo en gestión: 1 año                                                           archivo central: 5 años

DISPOSICION TOTAL: conservación total

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FACTURAS RECIBIDAS:

Es un documento en el que deberán anotarse todas las facturas, documentos de aduanas o justificantes

contables de todos los bienes adquiridos por la empresa, o de los servicios recibidos durante la actividad de la
misma.

Las facturas deben ser anotadas de forma correlativa. La numeración se puede hacer mediante series
separadas, pero siempre que existan razones que lo justifiquen.
                RETENCION:

Archivo en gestión: 1 año                                                           archivo central: 5 años

DISPOSICION TOTAL: conservación total y eliminación. (Se digitaliza y se elimina el soporte de papel y las
rechazadas se eliminan.
 (Alejandra Jissela Mosquera)