LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

La historia de los archivos data desde el comienzo de la escritura, el solo

significado de esta palabra da a entender su gran importancia demostrando que
estos han sido clave en la evolución cultural, social, política y científica de la
humanidad ya que los archivos recopilan, conservan y difunden información.
Constituyendo parte esencial de los recursos de información de una empresa,
entidad o país; por cuanto expresan en forma única, el desarrollo histórico de sus
funciones y actividades. Su importancia se podrá comprender a partir del valor que
tiene para la administración y la investigación. La importancia de administrar los
archivos en una organización, se puede describir como el proceso de archivar
resguardando de forma ordenada la documentación e información de la empresa,
la cual se va a ordenar de un modo lógico y eficaz, con el fin de permitir
posteriormente su fácil localización cuando así se requiera.

En el siglo XXI y con el auge de la tecnología los archivos, son creados por
personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas de forma física y digital,
para sus propios fines, por lo tanto, los gobiernos, entidades públicas, privadas y
empresa deben recurrir con frecuencia a los documentos que han producido o
recibido, para determinar precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o
pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites
y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o requerimientos de los
ciudadanos.

La función de los archivos como memoria cobra importancia a medida que pasa el
tiempo; cuando una empresa es organizada con sus archivos se ahorra mano de
obra y ciudadanos partiendo desde cero, o invertir demasiado tiempo y recursos
en la búsqueda de alguna información o archivo, disminuyendo los costos de
operación y tiempo invertido, evitando los cuello de botella, atrasos, confusión y en
general una incorrecta administración de la información.

Por lo que la importancia de los archivos radica en la responsabilidad de ser

fuentes de ilustración y mejoramiento para todas las empresas, entidades
públicas, privadas, en tanto contienen información en documentos que pueden y
deben aprovecharse por parte de investigadores. Los archivos sirven para
descubrir la verdad, encontrar versiones, sobre los acontecimientos; son útiles
para las investigaciones relacionadas a la historia, economía, administración,
geografía, procesos políticos, sociales, ciencia y tecnología.
No se debe olvidar que el archivo ha sido fundamental en la evolución cultural,
social, política y científica de la humanidad, siendo este la memoria de una
empresa, entidad pública, privada o un país representada en la conservación de
los documentos, constituyéndose en centro de consulta de información, disponible
en todo momento, el cuál debe ser funcional y técnico de fácil manejo y consulta,
dónde se recopile, conserve y difunde información registrada en el.