DROGUERIA RANSA

Av. Nestor Gambetta 3235 - Callao

REVISIÓN : 1
PROCEDIMIENTO OPERATIVO
ÁREA: Almacén ESTÁNDAR PÁGINA : 1 de 6
POE: PDRO-0045
ANEXO : 00

CONTROL DE DIFERENCIA DE INVENTARIOS-MUMUSO

SUSTITUYE A: NO APLICA
FECHA DE ELABORACIÓN: 27 DE MARZO 2019 PRÓXIMA REVISIÓN: 27 MARZO 2020
VIGENCIA DESDE: 27 DE MARZO 2019

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

QUIMICO FARMACEUTICO SUPERVISOR DE GERENTE CENTRAL DE

ASISTENTE OPERACIONES OPERACIONES
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CONTROL DE DIFERENCIA DE INVENTARIOS-MUMUSO

1. OBJETIVO:

1.1 Definir los lineamientos de las diferencia de inventarios para verificar que la
información que tiene el sistema acerca de la mercadería contenida en el
almacén sea real y se encuentre actualizada (mantener el sistema y el físico
alineado).

2. ALCANCE:

2.1 Se aplica a las operaciones del almacén de la DROGUERIA RANSA.

3. RESPONSABILIDADES:

3.1 El Supervisor de operaciones es el responsable de controlar y verificar

que se realicen los inventarios respectivos, asegurándose además de
que esto no interfiera con las operaciones normales del almacén y
velando por el buen desempeño de los empleados involucrados en las
tareas de inventarios y realizara los ajustes de las diferencias detectadas.

3.2 El almacenero, presentará los sustentos correspondientes a cada una de

las diferencias detectadas en el inventario general durante un periodo
determinado.

3.3 El Almacenero encargado de Slotting e Inventarios tiene la

responsabilidad de efectuar los inventarios cíclicos diarios y de mantener
el almacén lo más actualizado posible, así como también llevar a cabo el
inventario general al cierre del mes, enviará los reportes de las
diferencias encontradas al Supervisor de operaciones.

3.4 Los Almaceneros y Operadores de Equipo apoyan en la realización de

las tareas de Slotting e inventarios, sobre todo en el inventario que se
realiza al cierre del mes.

3.5 El Asistente Administrativo Digitador realiza los ajustes de los códigos

involucrados en el sistema.
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4. DEFINICIONES:

4.1 Inventario Rastrero: El objetivo del rastrero es confirmar que la cantidad

de mercadería a ser despachada así como los saldos en ubicaciones de
picking sean los correctos. Esto se realiza imprimiendo un listado de
todas las ubicaciones que han sido picadas, indicando la cantidad de
unidades que deberían haber. El rastrero es la base del personal de
Slotting e Inventarios para realizar los inventarios cíclicos diarios.

 Rastreros de entrada:
Sirve para verificar el correcto almacenamiento de la mercadería en
las ubicaciones del almacén e identificar en que parte del proceso de
recepción y almacenamiento se están generando posibles errores.

 Rastreros de salida:
Sirve para verificar el correcto despacho de la mercadería desde las
ubicaciones indicadas en la hoja de Picking e identificar en que parte
del proceso de despacho se está generando diferencias en
cantidades y lotes.

4.2 Inventario Cíclico: Lista donde figura todos los datos de mercadería del
contenedor.

 Cíclicos por código: El usuario elige un determinado código para

realizar el cíclico.

 Cíclicos aleatorios: El sistema elige un código para realizar el cíclico.

 Cíclico por familia o grupo: El usuario elige una familia o grupo y se

hacen cíclicos a todos los códigos de esa familia o grupo.

 Cíclicos por selección: El sistema seleccionará los productos que

tienen mayor rotación para realizar los cíclicos.

4.3 Inventario Mensual: El inventario mensual nos sirve para comprobar que
la mercadería entregada por el cliente (en custodia) se encuentra en el
almacén.

Para el cliente el inventario se realizará después del cierre de mes con el

objetivo de identificar y declarar las diferencias encontradas y
compararlas con las de los meses anteriores y así poder tomar acciones
correctivas.
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Este inventario se realizará al barrer con los FCM-0065, formato para

toma de Inventario mensual para clientes con códigos, descripción,
almacén, ubicaciones, cantidades y lotes (siguiendo el formato ya
establecido), las cuales serán firmadas por cada almacenero (contador)
responsable de su listado.

4.4 Por Maquilar: Mercadería que retorna por devoluciones y requieren de

limpieza, identificación y/o colocación en cartones, el producto requiere
ser acondicionado con la finalidad de que cumpla con la reglamentación
vigente y con las especificaciones del cliente.

4.5 HOLD (Retenido): Estado de calidad de un producto terminado, el cual

se encuentra retenido por mandato corporativo o del cliente que levanto
el HOLD. Se mantiene en este estado hasta la comunicación formal del
encargado.

4.6 Aprobado: Estado en el cual el producto está disponible para la venta y

cumple con las especificaciones.

5. PROCEDIMIENTO:

Después de realizado el inventario (rastrero, cíclico, mensual, anual).

5.1 Consolidado de diferencias: El Almacenero encargado de Slotting e

Inventarios deberá armar un consolidado total de las diferencias
detectadas en la comparación del físico con el sistema del cliente y
enviarlas vía correo electrónico al Supervisor de operaciones.

5.2 Análisis de diferencias en inventarios: El Supervisor de operaciones

junto al Almacenero encargado de Slotting e Inventarios compararán los
movimientos que afecten el inventario, además se determinarán los
movimientos que no hayan sido ejecutados o realizados por alguna de
las partes y se revisarán los movimientos realizados en el KARDEX
contra los documentos emitidos y/o reportados al cliente.

5.3 Respuesta de Droguería Ransa: El Supervisor de operaciones deberá

enviar por correo electrónico y dentro del período determinado de
sustentación toda la información pertinente que permita la sustentación
de las diferencias detectadas al cliente.
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5.4 Aceptación de respuesta: Esta conformidad se da por parte del cliente,

dando aceptación de los sustentos que Droguería Ransa presentó
durante este período de análisis de diferencias.

5.5 Indicador de Gestión Final: Contando con la aceptación de los sustentos

de diferencias o determinación de diferencias definitivas, por parte del
cliente, se procederá a la modificación de las bases de datos y a
evidenciarlas en el indicador E.R.I. por parte del Supervisor de
operaciones, procediendo a enviarlas al Jefe de Operaciones y al
Representante del Cliente para su validación final.

5.6 Ajustes de diferencias en el Sistema : El ajuste de las diferencias

detectadas en el inventario se realizaran en el sistema por parte del
Asistente Administrativo, previa autorización del cliente y luego de haber
conciliado los listados del conteo del inventario, para luego ser
comunicadas al Supervisor de operaciones a fin de validarlas y proceder
con el cierre del inventario emitiendo los reportes respectivos sobre los
indicadores alcanzados durante ese periodo, y recepcionando las
facturas y/o notas de crédito correspondiente, según sea el caso, y
dependiendo de los acuerdos de ambas partes.

Se debe considerar los siguientes criterios para la consolidación y

negociación de las diferencias:

- Conversión: Código de la misma familia, grupo con el mismo

valor.
- Neto valor por valor: Códigos de distinto grupo y presentación,
que puedan ser considerados para su retiro (negativos) e ingreso
(positivos), y que tengan un valor acumulado similar.
- Depredación: Mercadería que por el estado de su presentación
no pueda ser comercializada y pueda ser asumida por el cliente o
por Droguería Ransa, según sea el caso.
- Desguace: Mercadería que deba ser reprocesada, a fin de
convertirla en insumo para otra utilización.
- Reproceso: Mercadería que por el estado de su presentación
deba ser transformada en insumo para ser nuevamente envasada.
Droguería Ransa asume el costo por el reproceso y nuevo
proceso, más no el valor total del producto final.

5.7 Ajustes de las diferencias detectadas en el inventario: Se realizarán en

el Sistema, previa autorización del cliente y luego de hacer conciliado los
listados del conteo del inventario, para luego ser comunicadas al
Supervisor de operaciones a fin de validar y proceder con el cierre del
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inventario emitiendo los reportes respectivos sobre los indicadores

alcanzados durante ese período, y recepcionando las facturas y/o notas
de crédito correspondientes, según sea el caso, y dependiendo de los
acuerdos de ambas partes.

f
6. FORMATOS:

N/A

7. REFERENCIA:

- Manual de Buenas Prácticas de Almacenamiento (R.M. 132-2015/MINSA)

-     Ley General de Salud 26842
-     Reglamento de Establecimientos Farmacéuticos DS N° 014-2011-SA
-     Reglamento para el registro de Control y Vigilancia Sanitaria de Productos
Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios  DS N° 016-
2011-SA
-     Ley Nº 29459, Ley de los Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y
Productos Sanitarios

8. ANEXOS:

N/A

9. RAZÓN DEL CAMBIO:

Sección/Párraf
Revisión Cambio Realizado Fecha
o Modificado

1 01 N/A -