CUESTIONARIO DE LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN

MODULO: INVENTARIO

LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN - INVENTARIO

AGENDA:
Definir objetivos que se esperan alcanzar con el SAP:
Objetivo Principal
 Optimizar la gestión de inventarios de equipos, materiales, suministros y
repuestos en los almacenes de sedes corporativos y en proyecto que permita un
seguimiento de trazabilidad en los almacenes de ECOP SAC.
Objetivos Específicos
 Determinar un control de stock en los diferentes almacenes de ECOP S.A.C que
permitan una atención eficiente a los requerimientos en obra.
 Optimizar los procesos dentro de los almacenes para una atención en menor
tiempo posible.
 Reducir costos en control y distribución de inventarios en almacenes de ECOP
S.A.C.
 Ejecutar un control eficiente de entradas y salidas de materiales dentro de los
almacenes de ECOP S.A.C.
 Establecer una política de previsión de inventarios determinando un stock
mínimo para materiales críticos y de alta rotación.
 Lograr un proceso eficaz en la gestión de inventarios que brinde un información
real, confiable y valorizado de las existencias.
 Generar una reportabilidad confiable y real de los almacenes para toma de
decisiones.

Explicación del Diagrama de Flujo de inventarios.

Se adjunta Flujogramas.

Procedimiento de ingreso de compras (nacionales y extranjeras).

El área de almacén cuenta con ALM-P-01 Procedimiento Atención, Recepción y
Despacho de Materiales, en el cual se detalla el procedimiento de recepción y
despacho de materiales, el cual se adjunta el presente archivo.
Así mismo, el área de logística cuenta con LG-P-01 Procedimiento Adquisición de
bienes y servicios_V02, en cual se detalla el procedimiento para compras nacionales y
extranjeras.
Definición de método de gestión de artículos (Lotes, ninguno, series)
En la gestión de artículos, se busca establecer políticas de control de stock y una
adecuada codificación que permita mejorar los procesos de inventarios y localización en
los almacenes.
El área de almacén maneja 02 controles, uno en referencia a los materiales que
ingresan y son despachadas a los diferentes frentes de trabajo; y el otro en referencia al
combustible que se abastece a las unidades y equipos de manera diaria tanto en las
sedes corporativas y en obra. En el caso de los materiales, suministros y otros bienes
que la empresa posee y compra en atención a requerimientos de obra, se maneja con
una codificación en el sistema starsoft pero en referencia de combustible (petróleo y
gasolina) se maneja por lotes.
Los requerimientos de obra son atendidas para un principio de stock cero, ya que los
materiales y suministros son despachados a obra para su consumo; y los almacenes en
obra son los encargados de llevar el inventario y control de entrega de estos materiales
al personal responsable en obra.

Como se define el Nro. de lotes y cuando se define

El término “lote” sólo se utiliza para los ingresos del combustible ya sea petróleo o
gasolina, debido a las cantidades considerables que se solicita a los proveedores y el
abastecimiento diario que se realiza a las unidades vehiculares y equipos de la
empresa tanto en sedes corporativas y frentes de trabajo en obra.
¿Manejan alguna codificación estándar de sus inventarios?
No se maneja una codificación estándar de inventarios.
En los almacenes de las sedes corporativas de Moquegua e Ilo se maneja una
generación de códigos con el programa Starsoft, en el cual se clasifica según Familia,
Línea, Grupo y Tipo de Artículo, y en algunos casos para mayor exactitud se incluye la
Clase, bajo una denominación de control de stock libre.
La codificación en el sistema es correlativa, y el usuario ingresa los datos y clasifica la
familia según criterios de asignación y naturaleza del material.
Dentro de las clasificaciones por Familias, se tienen las siguientes:
1. Suministros diversos para obra.
2. Accesorios, repuestos y herramientas.
3. Activos maquinarias.
4. Activos muebles y enseres.
5. Activos equipos diversos.
6. Acero estructural.
7. Activo, herramientas y unidades reemplazo.
8. Activos unidades de transporte.
9. Aditivos de concreto.
10. Agregados y conexos.
11. Combustibles y lubricantes.
12. Concretos y conexos.
13. Madera.
14. Materiales de limpieza y útiles de oficina
15. Vestuario e implementos de seguridad.
En el caso de los almacenes de obra, no se mantiene una codificación estándar, sólo se
clasificación según su utilidad o naturaleza para su almacenamiento y se identifican de
acuerdo a sus propiedades detallas en los documentos de ingreso del material como
son las guías de remisión emitida por el proveedor o el almacén central.

¿Cuáles son las políticas de codificación de los productos?

No se cuenta con una política de codificación de los productos, pero con la
implementación del SAP se busca establecer una codificación estandarizada
alfanumérica como es el “SKU” que permita controlar las existencias en todos los
almacenes, y nos pueda brindar una información más precisa y real en el menor tiempo
para la toma de decisiones.

¿Cómo están clasificados los inventarios (grupo, subgrupo, marcas)?

Los inventarios están sujeto al tipo de producto almacenado, los cuales están
clasificados por su ubicación y por su función o utilidad; en la presentación de los
inventarios, los almaceneros clasifican las existencias generando un formato por cada
grupo de productos inventariados como por ejemplo: generadores de energía,
consumibles, equipos informáticos, herramientas, equipos de medición, facilidades,
implementos de seguridad (epp), equipos, etc.
Revisión de picking y despachos
El área de almacén cuenta con ALM-P-01 Procedimiento Atención, Recepción y
Despacho de Materiales, en el cual se detalla el procedimiento de recepción y
despacho de materiales, el cual se adjunta el presente archivo.

Gestión de devoluciones.
El área de almacén cuenta con ALM-P-01 Procedimiento Atención, Recepción y
Despacho de Materiales, en el cual se detalla el uso del formato ALM-F-08 Formato
Reporte de Incumplimiento de Especificaciones Técnicas y Material Defectuoso,
en caso se detecte inconsistencias en los materiales durante el proceso de recepción,
procediéndose emitir el reporte y comunicar al área de logística para su devolución al
proveedor con una guía de remisión que es emitido por el área de almacén.

¿Maneja control de stock mínimos y máximos?, ¿El control es por almacén?

Se maneja un control de stock mínimo en los almacenes de obra en referencia a
implementos de seguridad (epp), el cual es de 10% para atención de renovaciones y
cambio de epps ya sea por desgaste o extravío.
Con respecto a repuestos, también se maneja un stock mínimo en los almacenes de
equipos, para atención de los mantenimientos de los diferentes equipos de la empresa
que son solicitados por el área de equipos.

Si usan código de barras, indicar procesos en los cuales se usa.

No se utiliza código de barras.

Control de consumos internos.

El control de consumos internos se lleva mediante formatos impresos denominados
“vales de salida”, este formato permite tener un control de la entrega de materiales al
personal en obra, así también se tiene un formato de entrega de equipos de protección
denominado kardex de epp, en el cual el usuario llena y firma cada vez que solicita epp
ya sea por cambio o renovación; y en el caso de abastecimiento de combustible se
emite un vale de combustible por cada abastecimiento de unidad. Estos formatos están
incluidos en el SIG y son auditables, así mismo se complementa con reportes en Excel.
Con la implementación del SAP, se busca mejorar el control de consumos internos en
los diferentes almacenes y así poder provisionar y establecer stock mínimos en
productos críticos.

Procedimiento para dar de baja a los artículos.

El área de almacén cuenta con ALM-P-02 Procedimiento Administración de
Inventarios, en el cual se detalla el procedimiento de baja de bienes muebles que
pueden tener las siguientes destinaciones: desmantelamiento, venta, destrucción,
donación, permuta o baja de bienes muebles por pérdida.
Procedimiento toma de inventarios (cíclicos, mensuales y/o anuales).
El área de almacén cuenta con ALM-P-02 Procedimiento Administración de
Inventarios, en el cual se detalla que los inventarios serán realizados de manera
semestral, pero al implementar el SAP se plantea que sean trimestrales para mayor
control de stock.

Definición de conceptos de movimientos de inventario.

 Ingreso o entrada de productos: Validar la recepción de los productos o

materiales por parte de almacén y dar su conformidad de la recepción, y asignar
un espacio físico para su almacenamiento y en el caso de ser para atención a
obra, trasladarlo a la zona de tránsito para su despacho.

 Salida de productos: Según programación de unidades, el área de almacén

genera un guía de remisión para el despacho de materiales a obra de acuerdo a
los ingresos de materiales que se tengan en la zona de tránsito para cada centro
de costos.

En el caso de sedes corporativas, el almacén genera una nota de salida

detallado para la salida de artículos del almacén para la asignación a un usuario.

 Traslado o transferencia entre almacenes: Según la necesidad se puede dar

transferencia de materiales entre almacenes previa autorización de la Gerencia.

 Devolución al proveedor: En caso de detectar observaciones en los materiales

durante la recepción o posterior al ser revisada por el área competente, el área
de almacén emite un formato de reporte de Incumplimiento de Especificaciones
Técnicas y Material Defectuoso y se comunica a logística para proceder a la
devolución del material y generar una guía de remisión.

¿Manejan almacenes? ¿Cuántos se manejan? y uso de cada uno.

Se tiene 02 almacenes centrales ubicados en la ciudad de Ilo y en Moquegua, en el
caso del almacén de Moquegua también es un almacén de tránsito y acopio, ya que
desde este almacén se hace los despachos de materiales a obra.
En obra, se tiene 04 almacenes en el campamento de Quellaveco: APC T-50, Canal C1
Año 25, ACMR y Warehouse, los 02 últimos están en proceso de desmovilización.
Según la necesidad del frente de trabajo se instala un almacén con su respectivo
personal asignado, donde se receciona, almacena y entrega materiales, equipos,
herramientas, suministros diversos, repuestos, epps, etc que son asignados para su
consumo o uso en las actividades programadas en obra.
Direcciones legales de almacenes (incluir consignación).
A continuación, se detalla las direcciones legales de los almacenes vigentes tanto en
sedes corporativas (Moquegua e Ilo) y de obra:
1. ALMACEN CENTRAL MOQUEGUA
DIRECCION: CAR. ANTIGUA KM. 1.6 C.P. CHEN CHEN
MOQUEGUA - MARISCAL NIETO – MOQUEGUA.

2. ALMACEN CENTRAL ILO

DIRECCION: MZ. Y LTE. 01-10-11 NRO. -- PARQUE INDUSTRIAL (PAMPA
INALAMBRICA) MOQUEGUA - ILO - ILO

3. ALMACEN APC T-50

DIRECCION: KM. 37.5 OTR. PROYECTO QUELLAVECO AREA 2000
MOQUEGUA - MARISCAL NIETO - TORATA

4. ALMACEN ACMR (En proceso de desmovilización)

DIRECCION: KM. 37.5 OTR. PROYECTO QUELLAVECO AREA 2000
MOQUEGUA - MARISCAL NIETO - TORATA

5. ALMACEN WAREHOUSE (En proceso de desmovilización)

DIRECCION: KM. 24 OTR. PROYECTO QUELLAVECO AREA 4000
MOQUEGUA - MARISCAL NIETO – MOQUEGUA

6. ALMACEN CANAL C1 AÑO 25

DIRECCION: KM. 30 OTR. PROYECTO QUELLAVECO AREA 3000
MOQUEGUA - MARISCAL NIETO - MOQUEGUA
Imprimir reportes importantes de este proceso.

 Reporte de stock por artículos.

 Reporte de stock de artículos por almacén y centro de costos.
 Reporte detallado de ingresos por compras y por centro de costos.
 Reporte detallado de salida del almacén central a almacenes de obra por
centros de costos.
 Reporte detallado de artículos transferidos entre almacenes o centro de costos.
 Reporte de abastecimiento de combustible por almacén y centro de costos.
 Reporte de entrega de materiales, herramientas, epp, etc por trabajador, para
tener un control de su asignación y retorno al almacén.
 Reporte detallado de Kardex de EPP por almacén.
 Reporte detallado de artículos o productos de baja por almacén.
Adicionalmente dentro del proceso, es necesario la emisión de los siguientes
documentos que están plasmado en el SIG para el área de almacén:

 Nota de salida
 Kardes de epps por trabajador
 Hoja de No adeudo
 Vales de combustible
 Formato de asignación de equipos
 Formato de asignación de activos fijos

Preguntas y/o consultas del proceso que no se hayan tocado en los puntos anteriores.

Tareas: Plantillas de maestro de artículos.

Se adjunta archivo Excel de la lista de artículos.