Código:

PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACION POGDI 01

DE INVENTARIOS EN OLIMPICA
Versión: 1
Proceso:
Gestión de Inventarios
Fecha:
Macroproceso: DOCUMENTO NO CONTROLADO
Gestión de Julio 15 de 2016
Almacenamiento

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Rafael Guerrero Méndez Sandra Patricia Piñeros Luis Vergara
Rol: Cargo:
Profesional Gestión de Cargo: Director Nacional de Control
Riesgo y Control Analista Control Inventarios Inventarios

1. OBJETO

Este documento establece las actividades para la realización de los inventarios físicos de
mercancía a los Puntos de Venta, Centros de Distribución y Producción de Olímpica S.A e
Inventarios en poder de Terceros, con el fin de mantener la información de saldos actualizada
para la toma correcta de decisiones.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los Puntos de Venta a nivel nacional, Centros de
Distribución, Centrales de Producción de la compañía y el Área Control de Inventarios. En los
Puntos de Venta aplica para el Gerente, Administrador y Jefes de Sección. En los Centros de
Distribución y Producción aplica para el Director Regional de Logística, Administrador y
personal encargado de los inventarios de cada Centro.

3. DEFINICIONES

Inventario Físico: Es la verificación que se realiza para constatar la existencia física de la

mercancía (perecedera y no perecedera, suministros, repuestos, dotaciones, accesorios e
inventarios en poder de terceros), y establecer las diferencias de saldos en un determinado
centro (Punto de Venta, Centro de Distribución, Centro de Producción y Oficinas) con relación a
lo reflejado en el sistema SAP.

Inventarios Generales: Denominado también inventario masivo, el cual incluye la verificación

de todas las existencias físicas de la mercancía en un determinado centro. Este inventario
requiere de un apropiado programa de actividades y se realiza por lo menos una vez en cada
ejercicio contable para cada centro.

Inventarios Cíclicos: Inventario que se realiza a un grupo de artículos, categorías,

proveedores o referencias previamente seleccionados que cumpla principalmente con estas
condiciones: Los de mayor pérdida, los de mayor rotación, mayor valor, los inventarios de lento
y nulo movimiento. Se realiza periódicamente o cada vez que sea necesario, sin paralizar las
actividades de los centros de costo.
Inventarios de control mensual: Inventario que se realiza a todas las referencias de los
grupos de perecederos (Pollo, carne, pescado, verduras, delikatessen, panadería, cafetería,
congelados / refrigerados) y a los grupos de no perecederos (granos, licores, electrodomésticos,
tarjeta plata, carros supermercado, canastillas) de un Punto de Venta, Centro de Producción y
Distribución.

Ajuste de Inventario: Es un movimiento de entrada o salida de artículos al sistema de un

centro, para ajustar las diferencias que se presentan con relación a las unidades reales
contadas de un determinado artículo.

Saldo Negativo: Es la cantidad negativa que se refleja en el sistema SAP de los inventarios de
un centro, ocasionado por un registro de mercancía con movimiento de salida mayor a la
ingresada.

Caja original: Embalaje que contiene una o varias unidades del mismo producto y que se
encuentra completa de acuerdo a las unidades que dice contener.

WMS: (WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEM / sistema de gestión de almacenes) es una

aplicación de software que da soporte a las operaciones diarias de un almacén. Los programas
WMS permiten la gestión centralizada de tareas, como el seguimiento de los niveles de
inventario y la ubicación de existencias con su trazabilidad.

Filtración: Desaparición física de mercancía del inventario de un Centro.

4. CONDICIONES GENERALES

 La realización de un inventario físico (general o cíclico) no debe afectar la actividad

comercial de un Punto de Venta.

 La toma física de un inventario debe incluir en los conteos solamente mercancías en buenas
condiciones para la venta, a excepción de las devoluciones realizadas a los proveedores
que se encuentran sin salida (sin documento contable). Aquella mercancía que no se
encuentre apta para su comercialización, se deberá gestionar con el Área Comercial su
remate o dar de baja en el sistema SAP por parte de Control de inventarios previa a la toma
física, de acuerdo al Procedimiento para Dar Baja Mercancía.

 Las únicas excepciones para incluir en el inventario un producto sin que físicamente se
encuentre, serán las devoluciones (recortes) en procesos de aceptación por parte de los
Centros de Distribución o Producción que no superen 3 días y devoluciones por recambios
en medicamentos que no superen los 5 días, con los soportes respectivos.

 La mercancía que está en consignación y la que corresponde a domicilios ya facturados

pero no entregados, deberá estar separada y no se tendrá en cuenta en la toma física de un
inventario, previa validación de los registros correspondientes.

 Siempre que exista un cambio de Gerente en un Punto de Venta o Administrador en un

Centro de Distribución se debe realizar un inventario General para la entrega
correspondiente. Si el cambio obedece a un Administrador, Jefe o Encargado de los grupos
de Perecederos de un Punto de Venta, se deberá realizar un inventario de la(s) sección(es)
a cargo, con el resultado y acta de inventario respectiva para la entrega.
4.1 Tipos de Inventarios

 Los siguientes son los diferentes tipos de inventarios que se realizan en la Compañía:

TIPO DE
CONDICIONES
INVENTARIO

 Se realiza a Puntos de Venta y Centros de Distribución /

Producción en cada ejercicio contable supervisados por
Control de Inventarios.
 Se realiza de acuerdo a la necesidad de seguimiento que
requiera la compañía supervisado por Control de Inventarios
 Se realiza a Centros de Producción y Distribución de
Inventarios
Perecederos mensualmente por parte de la Administración y
Generales
Bimensual por Control de Inventarios.
 Se realiza por adquisición de nuevos negocios o negocio en
marcha (Movimiento 561-562) y en cierre de negocios,
supervisado por Control de Inventarios
 Se realiza por cambios de Gerente / Administración
supervisado por Control de Inventarios

 Se realiza como control mensual en los grupos de perecederos

(carnes, pollos, pescados, cafetería, panadería, fruver,
delikatessen) en los Puntos de Venta, supervisado por la
Administración.
 Se realiza como control mensual para los grupos no
perecederos (tarjeta plata, granos, electrodomésticos, carros
de supermercado y canastillas) en Centros de Distribución,
Producción y Puntos de Venta, supervisado por la
Administración
Inventarios  Se realiza por Grupos, Categorías, Proveedores o artículos con
Cíclicos alto riesgo en merma, alta rotación y/o mayor valor, de acuerdo
a la programación establecida por Control de Inventarios. Estos
pueden ser supervisados por la Administración y/o Control de
Inventarios.
 Se realiza por decisión y supervisión de la Administración del
Centro
 Se realiza a los puntos de venta nuevos para normalizar
procesos y depurar posibles errores de entradas y salidas en
los primeros meses.
 Para la realización de un Inventario General en un Punto de Venta, Centro de Distribución /
Producción se deberá tener en cuenta la periodicidad y motivos relacionados en la siguiente
tabla:

Motivos para Inventarios Generales

Periodo a
Condición Supervisión
realizar
Centro de Producción / Distribución Perecederos Administración Mensual
Centro de Producción / Distribución Perecederos Control de Inventarios Bimestral
Centros de Distribución No Perecederos Control de Inventarios Semestral
Inventario General en Puntos de Venta Control de Inventarios Anual
Porcentaje de merma anterior fue mayor a 1.2%
Merma acumulada desde último inventario general
mayor a 0.3% para SAO y 0.40 % para STO
Cubrimiento de Inventarios Cíclicos menor a 40%
(Después de 4 meses desde su último inventario
general.) Cuando
Control de Inventarios ocurra el
Cambio de Gerente, distinto a ascenso de Administrador
evento
en el mismo PDV, cambio Administración SDO, DO y
Centros de Distribución.
Apertura de Negocio (STO) a los 4 Meses
Apertura de Negocio (SAO) a los 6 Meses
Cierre de Negocio

 Para la realización de un inventario cíclico en un Punto de Venta, Centro de Distribución /

Producción se deberá tener en cuenta la periodicidad y motivo relacionados en la siguiente
tabla:

Motivos para Inventarios Cíclicos

Condición Periodo a realizar
Alta Filtración (Artículo)
Mayor rotación (Artículo) Semanal
Saldos Negativos
Alta Filtración (Categorías) Quincenal
Grupos Perecederos en Puntos de Venta
Grupos No Perecederos en Puntos de Venta ( Licores, Tarjeta
plata, Granos , Electrodomésticos, Cigarrillos) Mensual
Carros supermercado, canastillas
Relación Compra/Venta alta
Alta rotación (Categorías)
Grupos de Compra almacén (15 - Textil) para STO
Bimestral
Grupos de Compra almacén (12 - Hogar) para STO
Grupos de Compra almacén (13 - Ferretería) para STO
Artículos sin Movimiento Trimestral
Grupos de Compra almacén (15 - Textil) para SAO
Grupos de Compra almacén (12 - Hogar) para SAO Semestral
Grupos de Compra almacén (13 - Ferretería) para SAO
 Se podrán efectuar inventarios cíclicos adicionales a criterio del Coordinador Regional de
Control de Inventario, Supervisor de Cíclicos o Administrador del Punto de Venta / Centro de
Distribución / Producción.

 No se realizará inventarios cíclicos en el mismo mes que se realiza un inventario general, a

excepción cuando sea en común acuerdo con el Coordinador de Inventarios de la regional
(Actualización de costos en sección de carnes, saldos negativos).

4.2 Programación de Inventarios

 Se debe realizar el calendario anual de inventarios generales y basado en éste

mensualmente se debe confirmar a los Centros (Punto de Venta, Centro de Distribución /
Producción) los días 25 del mes anterior a la toma física. Si se presenta algún cambio en la
programación, los Coordinadores Regionales de Inventarios deben reportar con anticipación
a la Dirección Nacional de Inventarios y Administración de los Centros, indicando los
motivos de aplazamiento o inclusión de un inventario

 Para el caso de inventarios cíclicos se debe realizar calendario mensual y se debe confirmar
al centro que se le realizará el inventario con 8 días de anticipación a la toma física.

 Para aquellos inventarios realizados por decisión de la Administración del Centro o los que
se realizan de control mensual se programará la fecha de acuerdo a lo planeado por la
Gerencia o Administración de cada Centro.

4.3 Preparación para el inventario

 La metodología a utilizar para la toma física y registro de un inventario la determinará el

Área Control de Inventarios cuando es supervisado por ésta Área, en el caso de que el
inventario sea realizado y supervisado por la Administración del Centro, ésta determinará la
metodología. Las metodologías a utilizar pueden ser:

Con radio frecuencia: Se ingresan los conteos directamente en la

radiofrecuencia por código de barras o plu (para productos
perecederos), permite realizarlo con el Punto de Venta abierto al
Inventario
público (en común acuerdo con la Administración del negocio).
realizado por la
Con listado: para lo cual previamente se crean los documentos de
Compañía
inventario y se relaciona manualmente las cantidades contadas en este
formato, posteriormente se ingresan los conteos en el sistema SAP y se
realizan los ajustes correspondientes.
Inventario Por medio de empresa externa (tercero): Se realiza con personal y
realizado con equipos suministrados por los mismos y los conteos del inventario se
Outsorcing transfiere mediante los archivos a los sistemas SICOL y SAP.

 La Administración de los Centros debe realizar el alistamiento adecuado de la mercancía

para la toma física, teniendo en cuenta:

 Que esté en óptimas condiciones para la venta

 Que esté separada por código de barras
 Que el área en donde está ubicada esté ordenada y limpia
 Que en bodega estén separadas las unidades individuales (sueltas) de cajas originales.
 Previo a la toma física, el Área Control de Inventarios deberá tener como referencia un
esperado preliminar y deberá tener identificado los diferentes lugares en que se encuentre
la mercancía, para llevar un control de la mercancía que se contará en el inventario.

4.4 Corte de documentos

 Cuando se realice un inventario se debe aplicar la Lista de Chequeo para Realizar

Inventarios con Supervisión de Control de Inventarios o de la Administración, según
corresponda, teniendo en cuenta el tipo de inventario a realizar, con el fin de que se realicen
todas las actividades de preparación, corte de documentos, ejecución y finalización del
inventario.

 El Área Control de Inventarios debe garantizar, previo al inicio de la toma física, que todos
los aspectos del corte de documentos han sido solucionados, de tal manera que posterior al
inventario no se reflejen. Si existe alguna situación o documento pendiente por solucionar
en el corte de documentos, la Administración lo deberá tener solucionado el día anterior a
la toma física de la bodega del Punto de Venta o Centro de Distribución / Producción

4.5 Ejecución del Inventario

4.5.1 Toma Física y registros del inventario en sistema.

 En todo inventario se debe revisar el estado de conservación, presentación, condiciones de

seguridad y fechas de vencimiento de la mercancía.

 Durante la toma física del inventario no se debe realizar ningún movimiento de entrada o
salida de mercancía (física y en sistema) en el área o centro que se está realizando.

 El funcionario control de Inventarios y/o Administración del Centro debe hacer seguimiento
al avance del conteo confirmando que todas las áreas queden contadas, por medio de la
mesa de control / funcionario responsable, que previamente debe ser preparada y
organizada para la toma física de un inventario.

 Cuando en un inventario general no es posible realizarlo en un tiempo continuo con

supervisión del representante de Control de Inventarios se deberá asegurar la mercancía ya
inventariada en bodega o área determinada, controlando que no se realicen procesos de
salida o ingreso de artículos en esta área.

 Toda mercancía que se ha contado en un inventario general se le debe colocar un sticker en

el rótulo de cada área asignada, para indicar que ya fue contada. Dicho sticker contiene la
palabra “INVENTARIADO”, debe ser adhesivo y de color diferente en cada año.

 Cuando la toma física del Inventario es realizado por un tercero, se debe realizar la
transferencia de los archivos a nuestro sistema SAP de acuerdo al Anexo correspondiente
según la empresa externa que realiza este proceso (ver anexos).
 Las actividades de registros en la ejecución y finalización de un inventario general, cíclico o
por WMS, deberán realizarse de acuerdo al Instructivo Para Generar, Registrar y
Contabilizar Inventarios en Olímpica, según corresponda.

 Una vez generado un documento de inventario que se requiere borrar por parte de la
Administración del Centro, se debe informar al Área de Control de Inventarios para su
autorización previa validación de las causas.

 El Supervisor o funcionario responsable del Inventario en un Centro debe garantizar que no

se ingresen en el sistema cantidades diferentes a lo contado físicamente.

 Cuando exista mercancía en poder de terceros, el área de Control de Inventarios debe

validar los documentos y movimientos que soportan esta mercancía y debe realizar el
inventario para garantizar que físicamente esté acorde a lo reflejado en los saldos del
movimiento correspondiente en el sistema SAP, conjuntamente con funcionario responsable
de la custodia de los mismos, a quien se le presentará el resultado, gestionando el cobro de
la mercancía en caso de presentar faltantes.

4.5.2 Revisión de Diferencias

 Cuando se genere el listado de diferencias del sistema SAP se deberá revisar las
diferencias presentadas entre el saldo esperado o teórico con relación al conteo físico,
teniendo en cuenta:

 Por cada tipo de formato existirá un umbral, de todas las diferencias (Sobrante o
Faltante), para establecer como prioridad la revisión del listado de diferencia, (Esto no
significa que las diferencias menores a estos valores no se van a revisar, solo que serán
prioritarias las diferencias superiores) de acuerdo a la siguiente tabla:

VALORES PARA ESTABLECER REVISIÓN DEL LISTADO DE

DIFERENCIAS
SAO, CD Y CP $250.000
STO y SDO $150.000
DO $50.000

 Aquellos productos que presentan un stock teórico y no registran conteo físico por Radio
Frecuencia o en el PC, se deberá confirmar mediante un nuevo conteo.
 Todo sobrante superior al umbral establecido debe ser justificado por la Administración
del Punto de Venta o Centro de Distribución.

4.5.3 Ajuste del inventario

 Bajo ninguna circunstancia el ajuste de un Inventario General se puede pasar de la

siguiente tolerancia:

FORMATOS TOLERANCIA
CD Y CP El mismo día
DO, SDO, TDP El mismo día
STO El mismo día
SAO 3 días hábiles
 Para el caso de los inventarios Cíclicos se deben ajustar el mismo día de su ejecución.

 Cuando se ajusta un inventario General o cíclico supervisado por Control de Inventarios se

debe entregar el resultado preliminar contable y logístico, para que el Centro inicie las
revisiones correspondientes, indicando:

 Resultado general.
 Nivel de incertidumbre por grupo de compra.
 Grupos de Compras o categorías críticas
 Resultado de las secciones perecederas.

 Si en un inventario supervisado por Control de inventarios se presentan correcciones

después de la revisión del listado de diferencias que hace la Administración del Punto de
Venta, Centro de Distribución, se deben hacer en un nuevo documento de inventario
máximo a los 2 días hábiles siguientes por parte de Control de Inventarios, los cuales hacen
parte del resultado final.

 Posterior a la revisión y ajuste de las diferencias de inventario y durante el mes que se

realizó la toma física es necesario realizar una revisión de saldos negativos, con el fin de
determinar las causas que lo originan y realizar los ajustes correspondientes.

 Terminadas las correcciones necesarias el representante Control de Inventarios debe

generar los siguientes informes adicionales para las acciones de control correspondientes
por la Administración del Punto de Venta, Centro de Distribución / Producción:

 Artículos contados en bodega y que no están exhibidos.

 Resultado por Proveedor.
 Listado de ajustes de inventario (701-702) de todo el periodo, para que el centro
verifique sus productos o categorías más vulnerables.
 Acta de compromisos basados en resultados de estos informes.

 Cada vez que se realice un inventario se debe depurar la base de datos del centro
inventariado, identificando los productos obsoletos y códigos no manejados en el portafolio
del negocio. De igual manera se debe identificar los Productos sin rotación superior a 360
días y reportarlos al área Comercial correspondiente para la gestión de evacuación
oportuna.

4.5.4 Resultados del Inventario

 El máximo porcentaje de filtración permitido en la Compañía como resultado de un

inventario general o cíclico se evalúa sobre el valor costo de las ventas SAP del periodo
analizado (para Puntos de Venta) y está establecido de acuerdo a la siguiente tabla:

FORMATO PORCENTAJE MÁXIMO PERMITIDO

SAO 0,40%
STO, SDO, DO 0,50%

 Para el caso de inventarios de carros de supermercado y canastillas el nivel de tolerancia es

0 unidades.
 Si el resultado del inventario general o cíclico fue superior al porcentaje de filtración máximo
permitido, incluyendo canastillas, se deberá generar el informe correspondiente a Gestión
Humana para las acciones a que haya lugar. En el caso de que el resultado del inventario
para alguna sección en particular es superior al porcentaje de filtración máximo permitido,
independientemente de que el resultado del inventario general cumplió, se deberá generar
el informe correspondiente a Gestión Humana para las acciones a que haya lugar.

 El resultado oficial contable de un inventario general se entregará mediante un informe de

resultados a la Gerencia / Administración de un Punto de Venta, Centro de Distribución /
Producción con copia al Área de Gestión Humana, como máximo antes de terminar el mes
siguiente de haberse realizado el inventario general cuando es supervisado por parte de
Control de Inventarios.

 Los resultados finales de todo inventario realizado y actas de la toma física deben ser
firmados por el Gerente, Administrador, Jefe o encargado de la Sección y Control de
Inventarios (cuando sea supervisado por este) y deben ser archivados en el Punto de Venta
hasta la realización del siguiente inventario general. Para aquellos que son realizados con
Supervisión de Control de Inventarios serán archivados en ésta área, manteniendo copia en
el centro inventariado.

 El Área Control de Inventarios debe realizar seguimiento por medio de controles periódicos,
inventarios cíclicos, revisiones de saldos, mermas, con el fin de que se mantenga la calidad
del dato de inventarios en los Puntos de Venta, Centros de Distribución / Producción.

 La Dirección Nacional de Control de Inventarios deberá informar los resultados de los

inventarios mensuales realizados a nivel Nacional a la Presidencia de la compañía.

5 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

No. Actividad Descripción Responsable Registro

Director Nacional
Se establece el calendario anual de los
Control de Calendario
inventarios a realizar a nivel Nacional.
Realizar Inventarios
calendario y Se envía la programación de los
1
enviar inventarios a realizar mensualmente Coordinador
programación (general o cíclico) a cada Punto de Correo
Control de
electrónico
Venta Centro de Distribución / Inventarios
Producción.
Para la realización de Inventarios
generales supervisado por Control de
Inventarios se realiza reunión en el Supervisor de
centro al que se le efectuará el Inventarios,
Memorando,
inventario mínimo con 10 días antes de Representante
Preparar Acta reunión
2 la toma física, se establecen Control de
inventario pre-
compromisos, fechas, horarios, Inventarios,
inventario
metodología, personal que participa, Gerente /
equipos, proyección de gastos, Administrador
entregando memorando con las
recomendaciones a tener en cuenta
 para la realización del inventario y acta
firmada por los participantes en la
reunión. Si es inventario cíclico realizado
por la Administración el alistamiento,
preparación y asignación de
responsables se realiza basado en la
programación hecha por la misma.
Se realiza corte de documentos basado Representante
Realizar en Lista de Chequeo para Realizar Control de
Lista de
3 corte de Inventarios con supervisión de Inventarios,
chequeo
documentos Control de Inventarios o de la Gerente /
Administración, según corresponda. Administrador
Gerente,
Administrador /
Se alista la mercancía separándola por
Jefe de Sección
Alistar áreas códigos de barras (destrabe), se
4 del Punto de
de negocio organiza y se limpia las áreas a
Venta o Centro
inventariar.
Distribución /
Producción
Se fija stock teórico y recuento en cero a
los documentos creados, de acuerdo al Representantes
Instructivo Para Generar, Registrar y de Control de
Fijar stock Contabilizar Inventarios en Olímpica, Inventarios,
teórico y según corresponda. Para el caso de los Administración
5
recuento en Puntos de Venta se debe verificar Punto de Venta /
cero previamente que la venta en SAP haya Centro de
cargado en su totalidad y que se haya Distribución /
realizado los cierres de producción Producción
(grupos perecederos).
Para los Inventarios Generales o
Cíclicos supervisados por Control de
Representante
Inventarios se elabora un planograma
Control de
con la rotulación de las áreas a Planograma,
Inventarios,
inventariar, el cual debe ser firmado por rótulo
Gerente /
la Administración del centro en
Administrador
constancia que toda la mercancía queda
rotulada para su posterior conteo.
Para los Inventarios Generales
Realizar supervisados por Control de Inventarios
toma física se instala mesa de control con Formato
6
del inventario representantes de Control de Inventarios mesa de
y del Punto de Venta / Centro de Representante control para
Distribución / Producción, quienes Control de Control de
ejercen el control de las áreas a contar Inventarios, Inventarios,
por medio del Formato Mesa de Gerente / Formato
Control (C. inventarios y Centro). Para Administrador mesa de
aquellos inventarios que se realizan bajo control del
supervisión de la Administración, el Centro
control es realizado por la misma o un
funcionario asignado por ésta.
Se generan los documentos de Representante Documento
 inventario en el sistema SAP de acuerdo Control de de inventario
al Instructivo Para Generar, Registrar Inventarios,
y Contabilizar Inventarios en Gerente Punto
Olímpica, según corresponda. de Venta / C. de
Distribución /
Producción
Jefe de Sección,
Se realiza el conteo relacionándolo en el
Representante
documento de inventario generado
de Control de Documento
previamente o ingresándolo
Inventarios, de inventario
directamente en la radio frecuencia
Personal del
según la metodología utilizada.
Centro
Se ingresan las cantidades en el
sistema SAP en cada documento
creado. Para el caso de conteo con
Representantes
radiofrecuencia se toma(n) el (los)
de Control de
conteo(s) directamente en este
Inventarios,
dispositivo de acuerdo al Instructivo
Administración Documento
Para Generar, Registrar y Contabilizar
Punto de Venta / de inventario
Inventarios en Olímpica, según
Centro de
corresponda. Para el caso de inventario
Distribución /
con tercero se realiza la transferencia de
Producción
archivos con las cantidades de lo
contado de acuerdo al anexo
correspondiente a la empresa externa.
Se imprime los documentos de
inventario del primer conteo y se le
entregan a la mesa de control del Centro
Representante
para el caso de inventarios generales o Documento
de control de
cíclicos supervisados por Control de de Inventario
inventarios
Inventarios o al funcionario asignado
cuando el inventario es supervisado por
la Administración.
Basado en el documento de inventario
impreso se realiza un segundo conteo
Personal Punto
de la mercancía, se revisa y si se
de Venta /Centro
presentan diferencias se procede a
de Distribución /
realizar un tercer conteo Documento
Producción,
Una vez confirmado el tercer conteo se de Inventario
Representantes
realizan las correcciones necesarias, se
de Control de
imprime nuevamente el listado de
Inventarios
conteos y se valida que hayan quedado
efectuadas las correcciones.
Se contabiliza los documentos de
inventarios con el conteo realizado, de Representante
acuerdo al Instructivo Para Generar, Control de Documentos
Contabilizar
Registrar y Contabilizar Inventarios Inventarios, de
7 listados de
en Olímpica, según corresponda. Para Gerente / inventario,
conteo
el caso de Inventario general Administrador del archivo Excel
supervisado por Control de Inventario, Centro
adicionalmente se genera copia de
 seguridad en Excel.
Representantes
Se genera en el sistema SAP los
de Control de
listados de diferencias del inventario
Generar Inventarios,
realizado, de acuerdo al Instructivo Listados de
8 listado de Administración
Para Generar, Registrar y Contabilizar diferencias
diferencias Punto de Venta /
Inventarios en Olímpica, según
C de Distribución
corresponda.
/ Producción
Se revisan las diferencias presentadas Representantes
según los umbrales establecidos para de Control de
Revisar
los inventarios generales y cíclicos y Inventarios,
listado de Listados de
9 para aquellos productos que no reportan Administración
diferencias diferencias
unidades en el conteo realizado. Se Punto de Venta /
de inventario
realizan las correcciones necesarias si C de Distribución
se presentan. / Producción
Si el Inventario es supervisado por
Control de Inventarios, se genera el
resultado preliminar del inventario
general o cíclico, se firma acta de Representantes
conformidad de la toma física, acta de de Control de
corte de documentos, acta de revisión Inventarios, Actas de
Generar
de diferencias, acta revisión de Administración inventario,
10 Resultado
devoluciones y el resultado se entrega a Punto de Venta / listado de
preliminar
la Administración del centro para las Centro de diferencias
revisiones inmediatas. En caso de que Distribución /
el inventario es supervisado por la Producción
Administración genera el resultado y
hace las revisiones y correcciones
necesarias.
Representantes
Ya confirmadas las correcciones o
de Control de
ajustes de diferencias se procede a
Inventarios,
Contabilizar contabilizar el inventario en el sistema
Administración
11 inventario SAP, de acuerdo al Instructivo Para
Punto de Venta /
(ajuste) Generar, Registrar y Contabilizar
Centro de
Inventarios en Olímpica, según
Distribución /
corresponda.
Producción
Si es Inventario General supervisado por
Control de Inventarios, se entrega a la
Administración el listado de diferencias
por grupo y categoría y listado de Representantes
productos que no tienen conteo físico de Control de
Listado de
pero presentan saldo teórico para las Inventarios,
Realizar diferencias,
revisiones respectivas. Si hay Administración
12 revisiones Acta de
correcciones a realizar el representante Punto de Venta /
posteriores. revisión de
de Control de Inventarios visita al Centro Centro de
diferencias
a los dos días después de finalizado el Distribución /
inventario para validar y realizar las Producción
correcciones respectivas, quedando
soportado en el acta de revisión de
diferencias.
 Si es inventario supervisado por Control
de Inventarios y si hay correcciones se
ajustan y se genera un nuevo resultado
preliminar. Una vez finalizado el cierre
Representantes
logístico en SAP, se genera un nuevo Listado de
de Control de
resultado preliminar final el cual incluye diferencias
Inventarios
las ventas de todo el mes y los
movimientos logísticos realizados
después de correcciones y se envía a la
Administración para su revisión.
Cuando es inventario General,
supervisado por Control de Inventarios,
se envía los resultados del inventario
oficial con todas las contabilizaciones Director Nacional Correo
Entregar correspondientes a la Coordinación de de Inventarios electrónico
13 Inventarios Regional, Gerente Distrito,
resultados
Directores de Operaciones, Dirección
Control Pérdidas.
Cuando es inventario general,
supervisado por Control de Inventarios
Informe de
se entrega resultado del inventario en Coordinador
resultados,
informe dirigido a la Gerencia o Regional de
Listado de
Administración del centro la cual debe inventarios
diferencias
ser firmada por los responsables de
cada sección.
Cuando el inventario es supervisado por Administración
la Administración se genera, se imprime Punto de Venta /
Listado de
y se firma el resultado final por la Centro de
diferencias
Administración y los responsables de Distribución /
cada sección inventariada. Producción
Basados en el resultado final de un
inventario general o cíclico se definen e
Administración
implementan planes acción para evitar
Punto de Venta /
diferencias futuras, la cual debe quedar Acta de
Centro de
en acta de compromisos firmado por el compromisos
Distribución /
Definir e personal responsable de cada Sección y
Producción,
implementar la Gerencia y Administración de cada
14
planes de centro.
acción Se realiza seguimiento para mantener la
calidad del dato de inventario del
Representante
centro, con cumplimiento de inventarios
Control de
cíclicos, análisis de mermas, control a
Inventarios
saldos negativos y a toda novedad que
afecte los saldos de inventario.
Representantes Actas,
Se archivan los soportes del inventario
Archivar de Control de listados de
en el Punto de Venta / Centro de
15 soportes de Inventarios, diferencias,
Distribución / Producción y en el Área
inventario Administración Informes de
Control de Inventarios.
Centro resultados
6 DIAGRAMA DE FLUJO
 7. ANEXOS

 Lista de chequeo para Realizar Inventarios Supervisado por Control de Inventarios o

Administración
 Formato mesa de control
 Actas de Inventario Físico
 Rótulo para Áreas de conteo
 Anexo para Registro de Inventarios Realizado por RGIS

8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSION FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO

01 Julio 15 de 2016 Primera emisión del documento