Ejecución de inventarios físicos

Acomodo y limpieza:
La limpieza será general y deberá comprender muros, anaqueles y materiales.
Por otra parte el reacomodo deberá realizarse procurando que todos los artículos con la
misma clave se encuentran localizadas en un solo lugar, con el objeto de facilitar los
bienes. Los artículos dañados u obsoletos deben ser separados físicamente.
Identificación de productos:
Fijar con precisión los mecanismos y procedimientos para recuentos, control de
materiales inventariados, registro de la información de los datos proporcionados para
los documentos de inventario y redacción de los informes finales.
Los bienes almacenados que tengan especificaciones de clave, se acomodaran
ordenadamente por clave, racks, anaqueles o estibas.
Notificaciónando las áreas demandantes o usuarios y terceras personas:
corresponderá a la subdirección de almacenes y suministros difundir el calendario para
el levantamiento de inventario físico en sus almacenes a las delegaciones, a las áreas
sujetas al inventario, así como a los centros de trabajo, delegaciones dentro de las
fechas establecidas en el calendario general.
El servidor público responsable del inventario designado por el subdelegado y
suministros, su calendario especifico.
Colocación de marbetes:
Corresponderá al jefe de servicios de almacenes generales solicitar, a la subdirección
general de abasto y servicios generales en el nivel central, los marbetes, los vales de
marbetes y las cedulas de control de marbetes del inventario, necesarios para requisitar
cada una de las claves o número de inventarios.
Corresponderá a cada jefe de sección de cada almacén recibir y requisitar los marbetes
necesarios conforme al número de claves y números de inventario.
https://www.buenastareas.com/ensayos/Ejecución-De-Inventarios-Físicos/
61991032.html
Notificación a las áreas demandantes o usuarios y terceras personas:

Las notificaciones de inventario reflejan las modificaciones que han tenido lugar en una
ubicación gestionada externamente, tales como la modificación del stock o el rechazo.
Éstas también se utilizan como base para la confirmación de la mercancía y la
actividad, lo que a su vez actualiza la gestión del inventario, la planificación y la gestión
financiera.

Los cambios en el inventario se pueden originar debido a:

 Desguace del stock dañado.

 Salida o devolución de mercancías a un centro de coste o proyecto.
 Movimiento de mercancías.
 Modificación de stock (por ejemplo, la modificación de un producto o de stock
identificado en el stock existente o la definición del stock como restringido).

En un escenario típico, SAP Business ByDesign recibe una notificación de inventario de

un sistema externo. Dependiendo de la configuración que haya seleccionado, tanto el
sistema como el cliente, manualmente, pueden procesar la notificación de inventario.
En la configuración estándar (automática). si la notificación de inventario es completa y
consistente, el sistema la procesa automáticamente y la libera.

Si ha seleccionado la opción manual o en situaciones en las que la comunicación B2B

entre Business ByDesign y la ubicación gestionada externamente no se ha
implementado o no está disponible temporalmente, puede crear una notificación de
inventario (utilizando información recibida por fax o correo electrónico), introduzca los
datos necesarios y libere la notificación de inventario para la gestión financiera. De
todos modos, en caso de que la notificación de inventario sea incompleta o
inconsistente, puede utilizar la subvista Notificaciones de inventario para corregir o
actualizar la notificación de inventario.
Si el sistema recibe un mensaje B2B para una notificación de inventario que ya existe,
se considera como una actualización de la notificación de inventario existente. Si la
notificación de inventario no ha sido liberada o se ha deliberado antes, la actualización
se lleva a cabo automáticamente. Si la notificación de inventario ya se ha liberado,
aparece un mensaje de error en el Business Communication Monitor y el usuario debe
decidir si aceptar la actualización y, si lo hace, el usuario debe deshacer manualmente
la liberación de la notificación de inventario y corregir manualmente la información
actualizada.

Las empresas son requeridas legalmente a llevar a cabo un recuento físico de

inventario de su stock de manera regular. Esta responsabilidad se delega al proveedor
de almacén externo, quien conduce el recuento de inventario físicamente. El sistema
externo envía los resultados a ByDesign en forma de notificaciones de inventario. El
proveedor de almacén externo también tiene la oportunidad de adjuntar los documentos
de recuento como documento escaneado o PDF.

En caso de discrepancias entre SAP Business ByDesign y la ubicación gestionada

externamente, puede llevar a cabo una comparación de stock entre ambos en el
sistema y compararlos. Puede buscar la raíz de la causa del problema verificando los
mensajes de error en el Business Communication Monitor y corregir la notificación de
inventario inconsistente o incorrecta y liberarla de nuevo. En caso necesario, también
puede deshacer la liberación de la notificación de inventario liberada previamente para
procesarla con la información actualizada.

Si no puede identificar la raíz de la causa de la discrepancia, deberá llevar a cabo una

alineación nueva con la ubicación gestionada externamente.

https://help.sap.com/docs/SAP_BUSINESS_BYDESIGN/
2754875d2d2a403f95e58a41a9c7d6de/2cc09964722d1014b1919ce7564ff24e.html?
locale=es-ES
Colocación de marbetes:
Un marbete es una cédula que se adhiere o se imprime en cajas, botellas, frascos u
otros objetos. Expresan información importante sobre el producto, su elaboración y
utilización. Los marbetes de inventario son importantes ya que permiten llevar un
control del número de unidades que se tienen en una bodega o establecimiento.
Generalmente se utilizan marbetes con códigos de barras impresos, ya que se facilita la
documentación y registro.
https://www.cosmos.com.mx/wiki/marbetes-para-inventario-3n4f.html

Emisión de listado de productos previos por colocación:

Se debe elaborar y distribuir, por lo menos un día antes, una lista que contenga los
insumos colocados en las diferentes áreas de la empresa; así, se podrán cotejar
insumos y lista y, al mismo tiempo, se anotarán las cantidades existentes y los faltantes
de cada artículo correspondientes a cada una de las áreas.
https://compositae.files.wordpress.com/2014/04/
administracion_de_almacenes_e_inventarios-1.pdf

Corte de formas:
Al momento de efectuar el primer conteo se separa la primera parte del marbete para
anotar las cantidades en el listado de acuerdo al procedimiento establecido en el
instructivo y lo mismo se hará en los siguientes conteos.
https://compositae.files.wordpress.com/2014/04/
administracion_de_almacenes_e_inventarios-1.pdf

Primer y segundo conteo:

En el primer conteo se procede contar los insumos de la manera más precisa que la
naturaleza de los materiales lo permita y asentar las cantidades en los marbetes
colocados en cada uno de ellos, separando del marbete el documento para entregarlo a
quien tiene el listado. Este método tiene defectos que no dejan de resultar
inconvenientes para la práctica de los inventarios. El recuento con listas nos obliga a
poner una señal indicadora de que los artículos almacenados en determinado gavetero,
lugar, etc., han sido tomados en el inventario, y esto puede ocasionar que
equivocadamente se incluyan más de una vez los artículos en los inventarios, o bien
que se dejen de anotar, resultando que la mercancía haya sido acomodada en orden
distinto al registrado en el inventario
De una vez los artículos en los inventarios, o bien que se dejen de anotar, resultando
que la mercancía haya sido acomodada en orden distinto al registrado en el inventario
https://compositae.files.wordpress.com/2014/04/
administracion_de_almacenes_e_inventarios-1.pdf