MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código: PD-GAD-05
GESTIÓN Y CONTROL DE Fecha Emisión: Oct.14.2014
INVENTARIOS DE DISPOSITIVOS Fecha Actualización:
Versión: 01
MÉDICOS IMPORTADOS
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1. OBJETIVO

Establecer directrices claras y precisas para realizar de forma adecuada un buen manejo,
control y realización del inventario de los Dispositivos Médicos Importados.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica cada vez que se presente la recepción e inspección de los productos
importados en la zona destinada a las actividades para tal fin, previa notificación realizada por
la Gerencia General, y garantizando el cuidado de las especificaciones técnicas con las que
fueron fabricados.

3. DEFINICIONES

INVENTARIO: proceso de verificación y registro de cantidades existentes de Dispositivos

Médicos Importados en Impocor S.A.S. para realizar el respectivo ajuste de las mismas al
momento de la realización del inventario.

INVENTARIO CÍCLICO: Es un método de conteo y control en el que el inventario se cuenta a

intervalos regulares durante el ejercicio fiscal. Dichos intervalos (o ciclos) dependen del
indicador de inventario cíclico establecido para los Dispositivos Médicos Importados, es decir,
bimestral, trimestral, por cuartos fiscales, etc. Teniendo en cuenta que la base de toda empresa
comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del adecuado
manejo del inventario que permitirá al negocio mantener el control de sus procesos, compras y
entregas oportunamente y de esta manera conocer al final del período contable un estado
confiable de la situación económica de la empresa.

CONTEO FÍSICO: El contar las existencias o hacer un “Inventario” de los Dispositivos Médicos
Importados debe hacerse por varios motivos: Determinar correctamente el costo, verificar que
los productos existan físicamente, comprobar los reportes de ventas, verificar la eficiencia de las
importaciones, comprobar la rotación de productos, verificar que esté registrado correctamente
en la Contabilidad, acomodar correctamente los productos de acuerdo al sistema de surtido,
evaluar el sistema de resguardo y conservación, así como analizar y decidir sobre productos de
lento movimiento, mal estado, obsoletos.

ÍTEM: Dispositivo medico individual bajo características propias de su forma o constitución, el

inventario de Dispositivos Médicos de Impocor S.A.S. está conformado por un conjunto de ítems
cuya identidad está dada por un código comercial dado por la empresa.

KARDEX: Tabla virtual de movimientos físicos de los dispositivos médicos que funciona en
tiempo real sobre el sistema grabando cada tipo de documento asociado a un número
consecutivo, una cantidad inicial y una cantidad final después de cada movimiento, además
contiene datos vitales para la administración del inventario de impocor S.A.S. como son las
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referencias y seriales que se tienen al momento de mover los saldos, el Kardex arroja al final
una sumatoria de todos los saldos por código comercial y clasificándolos por tipo de producto.

ALMACÉN. Lugar de acopio de los Dispositivos Médicos Importados para la comercialización a nivel
nacional.

TRASLADO DE DISPOSITIVOS MÉDICOS: Consiste en asignar un dispositivo médico desde el área de

Almacenamiento al Área de Cuarentena, tanto físicamente como virtualmente, en espera de la
disposición final del mismo.

BAJA DE DISPOSITIVO MÉDICO. Actividad para eliminar los dispositivos médicos del listado de
inventario de Impocor S.A.S. El término “baja” significa también “salida” y debe ser claramente justificada.

BODEGA DE CUARENTENA. Bodega virtual en el aplicativo de inventarios del programa

contable de Impocor S.A.S. a donde se trasladaran los Dispositivos Médicos que físicamente
deberán ser separados del resto y ubicarse en el área de cuarentena mientras se espera la
decisión del área de Dirección Técnica para su aprobación o rechazo.

4. REQUISITOS GENERALES / POLITICAS

4.1 El manejo de Inventarios se fundamenta en las cantidades necesarias para tener en

existencia lo que realmente se necesite, sin correr riesgos de faltantes, ni tampoco de
inventarios abultados de Dispositivos Médicos Importados que se deterioren o se vuelvan
obsoletos.

4.2 Prohibición de transacciones sin movimiento soporte. Ningún Dispositivo Médico Importado
puede ingresar o salir de Impocor S.A.S. sin registrarse su entrada o salida en el aplicativo
de inventarios del software contable y sin generarse en físico el respectivo documento que
soporte el movimiento. Con la aplicación estricta de esta decisión gerencial se garantiza
automáticamente el control de las existencias de los Dispositivos Médicos.

4.3 Cierre de documentos al 100%. Responsable por la integridad de sus transacciones de

entradas Gerente General y por las transacciones de salidas Ejecutivo de Cuenta.

4.4 Exactitud en el ingreso de documentos. Todo Dispositivo Médico que ingrese o salga de
Impocor S.A.S., su movimiento en el aplicativo de inventarios debe ser registrado con
todos sus datos completos y correctos; así como los datos completos de quién procede o a
quién son destinados. Con la aplicación estricta de esta decisión gerencial se garantiza la
Trazabilidad de los Dispositivos Médicos.

4.5 Los bloqueos, controles, accesos y claves establecidos en el aplicativo para la gestión de
inventarios se implementan previa aprobación de la Gerencia General.

4.6 La creación de nuevos documentos, movimientos y modelos que afecten el inventario

deben contar con la aprobación del Gerente General y Vo.Bo. del Asesor Financiero.
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4.7 Las diferencias por perdida presentadas en el inventario por responsabilidad de cada
colaborador, es la Gerente General quién decide el porcentaje asumido por el mismo.

4.8 Se deben aplicar todos los parámetros para la creación de los Dispositivos Médicos con
todas las variables establecidas por el aplicativo: código comercial interno, descripción,
referencia, serial, cantidad, entre otros.

4.9 La Directora Técnica es quien notifica a la Gerente General las bajas y los traslados de los
Dispositivos Médicos para su revisión y aprobación respectiva.

4.10 Todos los cargos que directa e indirectamente tengan acceso a los Dispositivos Médicos
Importados tanto en Físico como en el Aplicativo son quienes deben garantizar por la
integralidad del inventario de los mismos permanezca actualizado en cantidad, calidad,
buen uso y deben reportar cualquier novedad o desviación que se presente a la Gerencia
General para que desde allí se coordinen las correcciones necesarias. Estos inventarios
están sujetos a auditoria permanente por parte de la Dirección Técnica.

4.11 Para los conteos y ajustes se debe tener en cuenta:

En caso de coincidir cualquier conteo con el saldo no se generara ajuste al inventario.

En caso de coincidir cualquier conteo con uno de los 3 conteos se ajustará el inventario
para dejar esta coincidencia.
Si el primer conteo no coincide con el saldo, se genera un segundo conteo.
Si el segundo conteo no coincide con el saldo o el primer conteo se genera el tercer
conteo.
Si el tercer conteo no coincide con el saldo o con el primer conteo o con el segundo
conteo, se ajusta el inventario a este último conteo.
Exactitud en ingreso de registros en los conteos. Se debe evitar llegar a un tercer
conteo.
Antes de que se realicen los ajustes el Supernumerario y el Director Técnico se
encargaran de revisará personalmente las diferencias más costosas.

4.12 El Director Técnico una vez por semana tomará al azar dos tipos de Dispositivos Médicos
Importados y realizará conteos aleatorios de algunas referencias y compara contra el saldo
que hay en sistema para ver si coinciden. En caso de diferencias entra a verificar para
encontrar las posibles causas, entre las cuales encontramos:

Errores en despachos
Inconsistencias en el conteo de los Dispositivos Médicos Importados
Errores en el cargue de factura en el inventario.
Errores en los ajustes anteriores
Cruce de lotes
Perdidas de los Dispositivos Médicos Importados
Entregas de Dispositivos Médicos Importados con remisiones manuales y pendientes
por facturar.
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Una vez identificada la cause debe proceder a implementar las acciones correctivas
necesarias o realizar los ajustes respectivos.

Con esta actividad se busca mantener controlado y actualizado el inventario de Dispositivo

Médicos Impostados en Impocor S.A.S. ya que permite detectar oportunamente las
diferencias en el mismo y corregirlas efectivamente sin tener que esperar a la programación
de un inventario.

4.13 El inventario físico debe realizarse mensualmente, teniendo en cuenta los siguientes
parámetros:

El inventario se realiza en los últimos días de cada mes. El Responsable de la ejecución

del inventario físico es la Dirección Técnica y el Supernumerario.
Para la realización de cada inventario se debe tener la bodega completamente
organizada con el fin de evitar dobles conteos, o que por el contrario no se cuente algún
ítem.
Se imprime el listado del inventario por el sistema de información para los conteos
físicos.
Inmediatamente después del conteo, se realiza el ingreso de las cantidades físicas y se
determinan las diferencias físicos contables; posteriormente se realiza el segundo
conteo de los ítems que arrojaron diferencias y si estas son reales se procede a justificar
y a pasar a Contabilidad.
Ante cualquier descuadre en el inventario, la Gerencia General determina soluciones
sobre las diferencias. (Cobrarlas a los responsables, buscar origen de los
faltantes/sobrantes, corregir ineficiencias).
Informar a Contabilidad sobre Dispositivos Médicos averiados o con problemas de
calidad y que se deben de dar de baja.

4.14 De manera mensual la Asesora Financiera debe realizar una verificación general de cruce
de movimientos a fin de validar que no existan Documentos pendientes por cruzar, que
afecten el inventario. Las inconsistencias encontradas deben ser notificadas a la Gerencia
General para asigne a los responsables a que realice las correcciones necesarias antes de
terminar el periodo contable.

4.15 El ajuste de inventario en el sistema se debe realizar el mismo día de finalización del
inventario general, y debe ser realizado por la Gerente General.

4.16 Las diferencias ajustadas en ítem, pesos, y cantidades deben ser justificadas, analizadas y
socializadas por la Dirección Técnica a la gerencia general con un plazo máximo de 8 días
calendario pasada la realización del inventario, para toma de decisiones al respecto.

5. RESPONSABLE

La Gerente General es el directo responsable de garantizar el cumplimiento de lo establecido

en este Procedimiento, y podrá apoyarse en la Dirección Técnica y la Asesora Financiera.
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6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD REGISTRO

1. Recibir y registrar: Después de recibida y
aceptada técnicamente una la importación de los
Dispositivos Médicos, el Gerente General o la
persona quién asigne procede a ingresar en el Gerente General o
aplicativo de inventarios del sistema contable la Factura de Compra
quién asigne
factura del fabricante todos los productos teniendo
el código comercial dado en impocor S.A.S., las
referencias, cantidades y seriales.

2. Controlar las salidas. Cada que salga de

bodega de almacenamiento algún Dispositivo
Médico, esta entrega deberá registrarse en el
aplicativo y generarse el respectivo soporte. Si es
una venta, el soporte corresponde a una Remisión
y/ó Factura de Venta, si es una Devolución al Ejecutivo de Soportes de Salida
Proveedor con una Nota Crédito, o un préstamo o Cuenta /
cambio de producto con una Salida de Inventario, Asistente
o traslados a bodega de cuarentena con Nota de Administrativo
Transferencia o Dada de Baja de Dispositivos
Médicos con la respectiva nota de inventario.

Todos los movimientos de salidas deben ser

previamente justificados y autorizados por la
Gerencia General y/ó Dirección Técnica.
3. Controlar los Dispositivos Médicos
Devueltos a Impocor S.A.S. Cuando un cliente
y/ó Usuario hace devolución de producto por
averías, problemas de calidad, excedentes de
despacho, cambios, es política de la organización Ejecutivo de
dar entrada al inventario en el aplicativo del Cuenta / Soportes de
programa contable, generando el respectivo Asistente Entrada
soporte tal como Nota Crédito al Cliente Administrativo
justificando motivo de devolución en la compra,
Entrada de Inventario justificando el cambio de
producto, o para dar entrada a la devolución por
préstamos a terceros.
Igualmente todos los movimientos de entradas
deben ser previamente soportados y autorizados
por la Gerencia General y/ó Dirección Técnica.
4. Verificar los inventarios: Comparar Listado de Conteos
mediante un conteo físico que la información
recogida concuerde con el listado de existencias Gerente General / Diferencias Físico
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del aplicativo de inventarios del software contable Dirección Técnica Contables

de Impocor S.A.S. en el momento del corte.

7. DOCUMENTOS RELACIONADOS Y DE REFERENCIA BIBLIOGRAFICA

Factura de Compra
Factura de Venta
Remisión
Soportes de Entradas y Salidas del Aplicativo de Inventarios
Listado de Conteo
Diferencias Físico Contables

8. REGISTRO DE CAMBIOS Y REVISIONES

No Cambios y/o modificaciones

Fecha Pagina Solicitante
Versión realizadas
01 Oct. 14 de 2014 Todo Emisión Original

9. EMISIÓN, REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN

NOMBRE CARGO FIRMA

ELABORADO POR: Ing. Liliana Rincón Directora Técnica

REVISADO POR: Dra. Mónica Corrales Gerente General

APROBADO POR: Dra. Mónica Corrales Gerente General