INVENTARIO Y SISTEMA DE CONTROL DE EXISTENCIAS

El inventario es el stock de mercaderías, productos o materiales destinado para el uso o venta,

disponible a una determinada fecha o propiedad de la Empresa o Negocio.

Dicho stock puede ser valorado al:

● Costo de Adquisición.
● Costo de Reposición.
● Valor de Mercado (el más bajo).

INVENTARIO DE MERCADERÍAS

Los inventarios de mercaderías representan uno de los elementos más importantes de una Empresa sea
esta comercial o industrial, gran parte de sus recursos están invertidos en este rubro, el cual suele ser la
fuente principal de ingresos para la Empresa.

El control del inventario es un elemento muy importante para el desarrollo, tanto en grandes empresas
como en pequeñas y medianas, además de un factor fundamental para el control de costos y
rentabilidad de cualquier empresa. Una mala administración puede ser la culpable de generar clientes
descontentos por el no cumplimiento de la demanda, además de ocasionar problemas financieros que
pueden llevar a la compañía a la quiebra.

Parece obvio que un buen control de inventario es de suma importancia para la empresa ya que
desempeña una función vital: proveer a la compañía de materiales suficientes para que ésta pueda
continuar su funcionamiento dentro del mercado. El control del inventario garantiza la calidad en la
prestación del servicio y la experiencia del cliente.

Los inventarios en empresas de servicio y producción incluyen materia prima, productos en proceso y
productos terminados, mercancías para la venta, materiales y repuestos para ser consumidos en la
producción de bienes fabricados o usados en la prestación de servicios. Así como para la reposición de
productos utilizados por los empleados.

Se puede decir que el inventario es capital en forma de material, ya que éste tiene un valor para las
compañías, sobre todo para aquellas que se dedican a la producción y venta de productos. Es por esto
que es de suma importancia, ya que permite a la empresa cumplir con la demanda y competir dentro del
mercado.

El reto de administrar un inventario está en decidir cuánto se necesita para cumplir con los
requerimientos del mercado, lo que implica decidir qué cantidad se necesita, cuándo debemos colocar
los pedidos, y recibir, almacenar y llevar el registro de dicho inventario, ya que el objetivo primordial será
mantener los costos bajos y los suficientes productos terminados para las ventas o para la reposición de
los productos consumidos.

Basándonos en todas estas premisas, llegamos a la conclusión de que es necesario contar con un
sistema automatizado que nos permita llevar un control continuo y actualizado del inventario, los pedidos
realizados y las ventas de los productos.
 SISTEMAS O MÉTODOS DE CONTROL DE EXISTENCIAS
El ejercicio del control sobre las existencias de mercaderías en una empresa, se los puede hacer
mediante:

SISTEMA DE CONTROL PERIODICO SISTEMA DE CONTROL PERPETUO

En el Sistema de Control de Inventarios Periódico no
existe el control permanente Entradas, Salidas y Saldos
de Existencias de Mercaderías (materiales y Productos
Terminados en una industria), de modo que, para
establecer la Existencia al Final de cada periodo
contable que puede ser: mensual, bimestral o anual, es
imprescindible realizar un recuento total físico de
existencia y valuar de acuerdo con la técnica de
valuación aplicado en la Empresa.
En consecuencia, la información que suministra no es
muy útil para Toma de Decisiones de los usuarios
internos y externos; por consiguiente, es poco utilizada.
Bajo este Sistema, los registros de las existencias
se mantienen siempre al día, la ventaja es que la
información que provee es corriente, pero
requiere el mantenimiento de registros completos
de existencias.
Se dice que existe un Método de Costos
Completos, cuando el Control de Inventarios es
Permanente o Perpetuo mediante las respectivas
Tarjetas de Control Físico y Valorado de
Existencias.

CUENTAS QUE INTERVIENEN EN EL REGISTRO DE CUENTAS QUE INTERVIENEN EN EL

LAS EXISTENCIAS DE MERCADERÍAS EN EL REGISTRO DE LAS EXISTENCIAS DE
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO: MERCADERÍAS EN EL SISTEMA DE CONTROL
● Inventario Inicial de Mercaderías DE INVENTARIO:
● Compras ● Existencia de Mercadería (Inventario de
● Recargos sobre Compras Mercadería)
● Fletes sobre Compras ● Costo de Mercadería Vendida.
● Descuentos sobre Compras
● Devoluciones sobre Compras
● Inventario Final de Mercaderías

A diferencia del Sistema de Control de Inventario PERIODICO, en el PERPETUO; Se utiliza una sola
Cuenta de control: “INVENTARIO DE MERCADERÍA”.

A continuación observaremos el movimiento de los DÉBITOS y CRÉDITOS a través del siguiente

Esquema de Cuenta:

INVENTARIO DE MERCADERÍAS

DÉBITOS (Entrada)(Aumentos) CRÉDITOS (Saida)(Disminuciones)

Por: Por:
1) El costo de Inventario Inicial. 1) El Costo de Mercaderías Vendidas durante
2) El costo de las Adquisiciones de Mercaderías del Periodo. el periodo.
3) El valor de las devoluciones realizadas por los clientes por 2) El Costo de las Mercaderías Devueltas a
no ajustarse a las especificaciones del Pedido. los Proveedores.
4) La Reposición de la Mercadería Devuelta a los 3) Ajuste por Pérdidas o Mermas debidamente
Proveedores. justificadas y autorizadas.
5) Las Actualizaciones de acuerdo a Disposiciones en 4) Cierre de Gestión.
vigencia.
 OBLIGACIÓN DE LLEVAR KARDEX DE INVENTARIOS PERPETUOS

En cumplimiento a normativas tributarias ya enunciadas, la Empresa está obligada a llevar

Kárdex de inventarios.

Kárdex, es aquel Libro Auxiliar, el cual nos permite registrar y controlar todo el movimiento de
nuestra Mercadería desde el Inventario Inicial, la Compra de Mercadería, Recargo sobre
Mercaderías, Devoluciones de Mercaderías hasta el Inventario Final tanto de las cantidades, el
Costo Unitario y de forma valorada el Costo de Nuestra Mercadería al Final de Cada periodo.

También denominada: Tarjeta o Ficha donde se controla el movimiento de las cantidades físicas
y el costo de las Existencias de Mercaderías y/o Materiales de la Empresa.

El Servicio de Impuestos Nacionales mediante la Resolución Administrativa (RA – 05-418-92),

clasifica la forma de llevar los KARDEX de inventarios de Mercaderías, según el Capital Social
e ingresos durante la Gestión Fiscal, en dos formas:

1. Kárdex con Cantidades Físicas y los Valores Unitarios y Totales, en los siguientes
casos:

● Empresas con capitales superiores a Bs. 600.000.-

● Empresas con ingresos iguales o superiores a Bs. 1.200.000.-, aun cuando
sus capitales sean inferiores a Bs. 600.000.00.-

2. Kárdex solo con Cantidades Físicas, en los siguientes casos:

● Empresas con ingresos brutos superiores a Bs. 100.000.- hasta Bs.

1.199.000.- en la última gestión cerrada.
● Empresas que posean un Capital superior a Bs. 50.000.- hasta Bs.
600.000.- al inicio de la gestión fiscal.

En ambos casos los Contribuyentes están obligados a presentar sus Estados Financieros con
Dictamen de Auditoría Externa, según Resolución Administrativa No. 05-145-94 de fecha
30-03-94.

CONTROL DE MERCADERÍA EN ALMACÉN

El Control de Existencias en Unidades Físicas se puede llevar a cabo en la propia Bodega o Almacén
por medio de Tarjetas o Fichas de Control. (Es el conteo de las cantidades que ingresan y salen)
 TARJETA O FICHA DE CONTROL FÍSICO N.-

ARTÍCULO CELULAR REFERENCIA JAPONÉS

ESPECIFICACIÓN A70 SAMSUNG UNIDAD EQUIPO

MÁXIMO 20 CÓDIGO CEL-05

MÍNIMO 4

FECHA NO. EN CANTIDADES FÍSICAS OBSERVACIONES

NOTA
ENTRADAS SALIDAS SALDOS

01/02/21 5 0 5 SALDO DEL MES ANTERIOR

02/02/21 30 0 35 COMPRA

05/02/21 0 18 17 VENTA

08/02/21 24 0 41 COMPRA

TOTALES
CONTROL DE MERCADERÍAS EN EL DEPARTAMENTO CONTABLE

El Departamento de Contabilidad, maneja Control de Existencias FÍSICO Y VALORADO, de las

Mercaderías en forma independiente del Control Físico que efectúa Almacenes y se pone al día
constantemente de acuerdo al movimiento de Entradas y Salidas de Mercaderías.

KARDEX DE CONTROL FÍSICO Y VALORADO DE MERCADERÍA EN EL DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD. (Es el conteo físico, valorado en moneda nacional)
N.-
TARJETA O FICHA DE CONTROL
FÍSICO Y VALORADO

ARTÍCULO REFERENCIA

ESPECIFICACIÓN UNIDAD

MÁXIMO CÓDIGO

MÍNIMO

FECHA DETALLE N.- EN CANTIDADES FÍSICAS COSTO EN VALOR MONETARIO

DCTO. UNITARIO

ENTRADAS SALIDAS SALDOS ENTRADAS SALIDAS SALDOS

TOTALES