P-CAL-01 Control de Documentos Rev 07 PDF

CÓDIGO
Procedimiento de Control de P-CAL-01

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Revisión: 07
Elaboró: CC Revisó: Gerente Gestión y Control Aprobó: Gerencia General
Fecha: 19.06.2017 Fecha: 20.06.2017 Fecha: 21.06.2017
ÍNDICE DE CONTENIDOS
1 OBJETIVO ___________________________________________________________ 2
2 ALCANCE____________________________________________________________ 2
3 RESPONSABILIDADES ________________________________________________ 2
4 DOCUMENTOS APLICABLES __________________________________________ 2
5 TERMINOLOGÍA ______________________________________________________ 2
5.1 Documento controlado ______________________________________________ 2
6 EQUIPOS Y HERRAMIENTAS __________________________________________ 2
7 ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO ___________________________________ 3
7.1 Procedimientos e Instrucciones de Trabajo _____________________________ 3
7.2 Especificaciones de producto o servicio ________________________________ 4
7.3 Normas o Documentos de origen externos. _____________________________ 4
7.4 Planos____________________________________________________________ 4
7.5 Listados de control _________________________________________________ 4
7.6 Protección de los documentos ________________________________________ 4
7.7 Protección Control y Documentos de Origen Externos ____________________ 5
8 REGISTROS _________________________________________________________ 5
9 ANEXOS_____________________________________________________________ 5
10 MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO __________________________________ 6
Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización del Gerente General
de Constructora Visol Ltda.
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1 OBJETIVO
Este documento establece el mecanismo para controlar la documentación del Sistema

de Gestión de Calidad de Constructora Visol Ltda.
2 ALCANCE
El alcance de este procedimiento incluye el control de los siguientes documentos:
 Procedimientos e instructivos de trabajo

 Especificaciones de producto o servicio
 Normas externas
 Planos
 Listados de control de documentos Externos e Internos
 Registros del sistema de gestión
3 RESPONSABILIDADES
Los responsables se indican en el Anexo 1.
4 DOCUMENTOS APLICABLES
 Procedimiento “ P-CALI-00 Confección de Documentos del Sistema de Gestión”.
5 TERMINOLOGÍA
5.1 Documento controlado
Es aquel documento que está sujeto a cambios, razón por la cual debe ser
adecuadamente identificado y controlado para asegurar que no se utilicen versiones no
vigentes.
6 EQUIPOS Y HERRAMIENTAS
No aplica.
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7 ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
7.1 Procedimientos e Instrucciones de Trabajo
7.1.1 Los autores designados confeccionan y emiten el documento de acuerdo a

las pautas establecidas en el procedimiento para Confección de Documentos
del Sistema de Gestión de calidad (P–CAL-00) y lo envían al responsable de
la revisión (indicado en anexo 1).
7.1.2 El responsable de la elaboración firma el documento en el recuadro “elaboró”

y lo entrega al encargado (a) de la revisión, El responsable de la revisión
firma el documento en el recuadro “revisó” del formato y lo entrega al
encargado (a) de aprobación del mismo, La aprobación del documento la
realizan los cargos indicados en el anexo 1, firmando en el recuadro “aprobó”
y enviándolo al Encargado de Calidad en un plazo de 3 días hábiles, para la
distribución del documento (Las firmas en los documentos sólo van en la
primera página de éstos).
7.1.3 El Gerente de Gestión y Control, mantiene un listado maestro que incluye

toda la documentación vigente utilizada en el sistema de gestión (Registro:
Listado Maestro de Documentos). También mantiene los documentos
originales identificados con firmas en original y emite las copias a distribuir
con la inscripción o timbre COPIA CONTROLADA. Los documentos antes
descritos son Documentos Controlados y las copias de cada documento
debe estar controlado por el Encargado o Coordinador de Calidad.
La distribución de cada documento del Sistema de Gestión de Calidad,
también debe estar controlada por el Encargado o coordinador de Calidad.
7.1.4 La modificación de documentos sigue el mismo mecanismo indicado en los

puntos 7.2.1 al 7.2.3.
El Encargado o Coordinador de Calidad, entrega las nuevas revisiones sólo

contra entrega de la revisión anterior, la cual se destruye. La modificación de
un documento genera una nueva revisión, la cual se identifica en el recuadro
“REVISIÓN” en todas las páginas del documento. La identificación del
cambio se registra en la sección “Modificaciones del Documento”, según se
indica en el procedimiento P–CAL-00.
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7.2 Especificaciones de producto o servicio
Las especificaciones de producto o servicio pueden ser elaboradas por el cliente o por
la administración de contratos y deben ser controladas como documentos de origen
externo. Especial atención deben tener las propuestas de contratos, ya que en éstas se
presentan los requisitos especificados por el Mandante, requisitos fundamentales para
dar cumplimiento a los trabajos a realizar, y necesarios para validar el requisito 7.2.2 de
la Norma Internacional ISO 9001:2015.
7.3 Normas o Documentos de origen externos.
El control (Identificación, Almacenamiento, Actualización), de las normas o documentos

emitidos por organismos externos es responsabilidad de los jefes de los departamentos
usuarios de estos documentos, los que deben ser actualizados cada vez que surja un
nuevo requerimiento en materia de calidad y/o medio ambiente, en conformidad al
cumplimiento de la normativa legal vigente aplicable a nuestra organización.
7.4 Planos
El control de los planos es realizado por el Comité Técnico, Residente de Obras o a

quien completa la utilización de estos documentos. Es necesario recordar que estos
documentos son de origen externos y necesitan de su control. (Estos generalmente se
encuentran adjuntos a las E.T.E.)
7.5 Listados de control
Los listados de control que se generan por la implementación de los procedimientos e

instrucciones de trabajo, tales como listado maestro de documentos, entrega de
documentos, etc. se deben controlar, este control es realizado por el Gerente de
Gestión y Control la Gerencia y/o Encargado o Coordinador de Calidad.
7.6 Protección de los documentos
Los documentos del sistema de Gestión de Calidad de Constructora Visol Ltda.

(Procedimientos, Instructivos) se encuentran disponibles en forma manual y/o en forma
digital.
Para el caso de oficina central y obras, existirá un archivador con el Manual de Gestión,
Procedimientos e Instructivos necesarios para el correcto funcionamiento del SGCI, el
que deberá estar disponible para consultas por cada integrante de la organización. En
el caso de Oficina central, este permanecerá en Oficina del Gerente de Gestión y
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Control y en el caso de obras, en la oficina del Profesional Residente o Encargado de

Calidad. De la misma forma, dichos responsables mantendrán el SGC en forma digital
bajo los criterios ya indicados respecto de los documentos originales y copias.
No obstante lo anterior, se podrá tener acceso a los documentos del SGC en PDF a
través de mis sitios de Red, carpeta ISO en Servidor. En obras existirá un solo
archivador con todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad.
7.7 Protección Control y Documentos de Origen Externos
El control, identificación, almacenamiento, actualización y protección de las normas o

los documentos de origen externo, será responsabilidad de los jefes de cada área,
comunicando toda modificación a la Gerencia de gestión y Control. En cuanto al
control del documento externo: se efectuará siguiendo el formato del anexo 3, en el cual
se indica el área (departamento en que se encuentra ubicado el documento),
responsable (quién el es responsable de su control), documentos externos (nombre o
identificación del documento de origen externo), almacenamiento/recuperación (si es
manual en qué lugar se ubica o si es digital ubicación del archivo (PC, Carpeta, archivo
etc.), versión (identificar a qué versión se refiere), tipo/Medio (indicar si el documento es
manual o digital o ambos). Las actualizaciones de este control siguen el mismo
mecanismo indicado en el punto 7.2.4. Con respecto a su protección deberá
resguardarse en un lugar seguro del departamento u organización.
Se contempla además un registro ligado al control de requerimientos legales,

permitiendo conocer el tipo de Norma – Ley – DFL – DL – NCH aplicables a nuestra
organización.
8 REGISTROS
 Listado Maestro de documentos

 Listado de Control de Normas Externas
 Listado de requerimientos legales.
9 ANEXOS
Anexo 1. Nomenclatura.
Anexo 2. Listado Maestro de Documentos.
Anexo 3. Listado de Control de Documentos Externos
Anexo 4. Listado Requerimentos Legales
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10 MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO
Revisión Fecha Cambio Efectuado
Reemplaza Representante de la Dirección por

Encargado de la Calidad, modifica matriz de
00 26.11.2007
responsabilidades, modifica formato de Listado de
Control de documentos.
Se agrega en las actividades del procedimiento los
puntos 7.7 Protección de los documentos indicándose si
01 20.12.2007 se trata de resguardo manual o digital. Punto 7.8 Indica
la metodología del control de documentos de origen
externo.
Se agrega en el punto 7.2.3 la utilización del timbre
Copia Controlada para los documentos del SGC. En el
punto 7.7 se renombra la carpeta con los documentos
02 09.10.2008
digitales del Sistema, quedando con el nombre ISO en
Servidor. Se agrega en el punto 7.2.4 el dejar un copia
de documentos obsoleto en obra.
Se revisa la adecuación del procedimiento a la Norma
ISO 9001:2008, efectuándose el reemplazo del término
03 28.05.2010
norma Internacional ISO 9001:2000 por norma
Internacional ISO 9001:2008.
Se refunde el punto 7.4 Normas o documentos de origen
externo con el punto 7.8 protección y control de
04 04.03.2011
documentos de origen externo. Se cambia el tipo a
Arial, se incorpora nuevo Logo Empresa.
Se modifica el punto 7.7 protección de los documentos,
estableciendo la existencia de un solo archivador con
todos los documentos del SGC en obra, el cual estará
en poder del PAC y/o Residente o Administrador de
05 14.09.2011 Obra, pudiendo ser consultados según necesidad de
cada departamento.
Se elimina anexo 1 (Matriz de Responsabilidades para
el control de documentos y se agrega nomenclatura)
Se modifica nomenclatura en lo referido al “SGI” – Se

06 06.11.2012 incluye como registro y anexo el listado de
requerimientos Legales.
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Se reemplaza el término de Representante de la

Gerencia por Gerente de Gestión y Control, se
21.06.2017 reemplaza el término de SGI por SGC, se reemplaza la
07
versión ISO 9001:2008 por ISO 9001:2015., se elimina
el concepto Manual de Calidad
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ANEXOS
Anexo 1: NOMENCLATURA
NOMENCLATURA
GG Gerente general
GAF Gerente de Administración y Finanzas
SGC Sistema de Gestión Integrado
JEF Jefaturas
GGC Gerente de Gestión y Control
EC Encargado de Calidad
CC Coordinador de calidad
CL Cliente
OE Organismo externo
CE Cargo emisor
JE Jefe de Estudio
COMITÉS Comité de Calidad o Técnico
RES Residentes de Obras
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Anexo 2: Listado Maestro de Documentos
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS R-CAL-02
Revisión y Fecha Listado Maestro: Rev. 09 01.06.2011
Casa Matriz Obras

Documentos (Manual de Calidad /PAC /Procedimientos/Instructivos) Código Revisión Fecha Revisión GG GAF RD/EC DT PER CONT MAQ AAR SYMA BOD COMP RES JT PRE Y MA ADM LAB TOP EGCO
PROCEDIMIENTOS
CONTROL DE GESTIÓN
1 Manual de Calidad M-CAL-00 06 01.06.2010 x - x x - - - - - - - x - - x
2 Política de Calidad 02 x x x x x x x x x x x x x x x x x x
3 Visión y Misión 00 x x x x x x x x x x x x x x x x x x
4 Valores Corporativos 00 x x x x x x x x x x x x x x x x x x
5 Documento de Planificación de Objetivos de Calidad (DPO) DPO-CAL-00 05 01.06.2010 x x x x x x x x x x x x - - x
6 Confección de Documentos del SGC P-CAL-00 01 28.05.2010 x x x x x x x x x x x x x
7 Control de Documentos P-CAL-01 04 28.05.2010 x x x x x x x x x x x x x
8 Control de Registro P-CAL-02 02 28.05.2010 x x x x x x x x x x x x x x x x x x
9 Control de Producto No Conforme y No conformidades Internas P-CAL-03 04 28.05.2010 x x x x x x x x x x x x x x x x x x
10 Acciones Preventivas y Correctivas P-CAL-04 04 28.05.2010 x x x x x x x x x x x x x x x x x x
11 Auditorías Internas P-CAL-05 03 28.05.2010 x x x - - - - - - - - x - - x
GERENCIA GENERAL
1 Revisión Gerencial P-GG-00 02 28.05.2010 x - x - - - - - - - - x - - x
2 Satisfacción de Clientes P-GG-01 01 28.05.2010 x - x x - - - - - - - x - - x
3 Gestión de Reclamos de Clientes P-GG-02 02 28.05.2010 x - x x - - - - - - - x - - x
PERSONAL
1 Contratación de Personal P-PER-00 04 31.03.2010 x x x - x - - - x - - x x - - x
2 Capacitación P-PER-01 03 03.03.2009 x x x - x - - - x - - x x x - - x
3 Remuneraciones y Control Personal P-PER-02 01 31.03.2010
ADQUISICIONES
1 Compras P-COMP-00 07 27.05.2010 x x x - - x x - - x x x x - - x
BODEGA
1 Bodega P-BOD-00 02 25.05.2010 x x x - - x - - x x x x - - x
DEPTO TÉCNICO
1 Procedimiento Estudio y Adjudicación de Licitación P-DT-00 02 30.11.2009 x - x x - - - - - - - - - - -
2 Procedimiento Planificación y Control de Obras P-DT-01 04 31.05.2010 x - x x - - - - - - - x - - x
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Revisión: 07
Anexo 3: Listado de Control de Documentos Externos.
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Revisión: 07
Anexo 4: Listado de requerimentos legales.

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Procedimiento de Control de P-CAL-01

Este documento establece el mecanismo para controlar la documentación del Sistema

El alcance de este procedimiento incluye el control de los siguientes documentos:

 Procedimientos e instructivos de trabajo

Los responsables se indican en el Anexo 1.

 Procedimiento “ P-CALI-00 Confección de Documentos del Sistema de Gestión”.

5.1 Documento controlado

7 ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

7.1 Procedimientos e Instrucciones de Trabajo

7.1.1 Los autores designados confeccionan y emiten el documento de acuerdo a

7.1.2 El responsable de la elaboración firma el documento en el recuadro “elaboró”

7.1.3 El Gerente de Gestión y Control, mantiene un listado maestro que incluye

7.1.4 La modificación de documentos sigue el mismo mecanismo indicado en los

El Encargado o Coordinador de Calidad, entrega las nuevas revisiones sólo

7.2 Especificaciones de producto o servicio

7.3 Normas o Documentos de origen externos.

El control (Identificación, Almacenamiento, Actualización), de las normas o documentos

El control de los planos es realizado por el Comité Técnico, Residente de Obras o a

7.5 Listados de control

Los listados de control que se generan por la implementación de los procedimientos e

7.6 Protección de los documentos

Los documentos del sistema de Gestión de Calidad de Constructora Visol Ltda.

Control y en el caso de obras, en la oficina del Profesional Residente o Encargado de

7.7 Protección Control y Documentos de Origen Externos

El control, identificación, almacenamiento, actualización y protección de las normas o

Se contempla además un registro ligado al control de requerimientos legales,

 Listado Maestro de documentos

10 MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO

Revisión Fecha Cambio Efectuado

Reemplaza Representante de la Dirección por

Se modifica nomenclatura en lo referido al “SGI” – Se

Se reemplaza el término de Representante de la

Anexo 2: Listado Maestro de Documentos

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS R-CAL-02

Revisión y Fecha Listado Maestro: Rev. 09 01.06.2011

Casa Matriz Obras

Anexo 3: Listado de Control de Documentos Externos.

Anexo 4: Listado de requerimentos legales.

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