PROCESO DE MEJORAMIENTO CONTINUO GESTION DE CALIDAD PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS PRO-ME-GC-001 1.

INFORMACIN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO:

Fecha de Revisin Fecha de Aprobacin Versin Pgina

23/09/2011 26/09/2011 4 1 de 2

Establecer las disposiciones para efectuar el control de los documentos y registros del Sistema de Gestin de Calidad de la Procuradura General de la Nacin, con el fin de tener disponible la versin vigente de los documentos para ser utilizados por los usuarios del sistema y facilitar el acceso a estos cuando se requiera. Este procedimiento aplica para todos los documentos (Manuales, Procedimientos, Instructivos y Formatos de Registro) y Registros del Sistema de Gestin de Calidad de la PGN, estableciendo los principios para su control. NTC ISO 9001:2008; NTCGP 1000:2009.

ALCANCE: NORMATIVIDAD RELACIONADA:

DEFINICIONES CLAVE:

2. INFORMACIN ESPECIFICA DEL PROCEDIMIENTO

No Actividad Descripcin

OL AD
Responsable(s)
Oficina de Planeacin (empleado designado) Lder del Proceso o Subproceso o empleado designado Oficina de Planeacin (empleado designado) Empleado designado por el lder del Proceso o Subproceso solicitante Empleado designado de la Oficina de Planeacin.

NTC ISO 9001: 2008: Es un conjunto de normas sobre la calidad y las gestiones y especifica los requisitos para un buen sistema de gestin de la calidad que pueden utilizarse para su aplicacin interna por las organizaciones, para certificacin o con fines contractuales. NTCGP 1000:2009: Es un conjunto de normas sobre la calidad en las organizaciones de carcter pblico. Listado Maestro de Documentos y de Registros: Es el listado oficial de documentos oficiales de una organizacin, que opera bajo un sistema de gestin de calidad. En dicho listado oficial se controlan las versiones vigentes de la documentacin. Equipo tcnico de calidad: Funcionarios de la Oficina de Planeacin o de cualquier otra dependencia de la entidad, con funciones relacionadas con el sisetma de gestin de calidad en la entidad. Caracterizacin: Documento que contiene la informacin relevante y general sobre cada uno de los procesos de la entidad.

Documentos y Registros relacionados

Puntos de Control

NT R

Cuando un funcionario identifique la necesidad de crear, modificar o REG-ME-GC-001 eliminar un documento del Sistema de Gestin de Calidad (SGC) "formato de presentar una propuesta al lder del Proceso, Subproceso Crear, modificar o eliminar un solicitud de Cualquier funcionario y lder del Proceso correspondiente. Esta ser analizada y si es aprobada por el respectivo o Subproceso correspondiente creacin, documento lder, se enviar formato de solicitud de creacin, modificacin o modificacin o eliminacin de documentos. Dicho formato puede enviarse en fsico o de eliminacin de manera electrnica a la Oficina de Planeacin.

N.A.

documentos".

NO

Si es creacin de un nuevo documento, se revisa la solicitud teniendo en cuenta la relevancia del mismo para el SGC, es decir, que sea: 1. Requerido por el SGC. 2. Necesario para cumplir requisitos legales y reglamentarios. 3. Necesarios para la Entidad. Analizar la creacin, y determinar en que eslabn de la cadena de valor (subproceso) se ubica modificacin o eliminacin del el nuevo documento y las interacciones con otros procesos. Si se trata de modificaciones a un documento del SGC o eliminacin del documento. mismo, se revisa la solicitud teniendo en cuenta lo siguiente: - Que no vayan en contra de los requisitos de la NTC ISO 9001: 2008; NTCGP 1000:2004, de los legales y reglamentarios. - Que agregue valor al Proceso o Subproceso. - Verificar como afecta a otros procesos, subprocesos y documentos.

CO

N.A.

Si la creacin, modificacin o eliminacin del documento no es viable

PI

Rechazar la solicitud de para el SGC, diligenciar en el formato "REG-ME-GC-001" las razones por creacin, modificacin o las cuales fue rechazada la solicitud, y enviar copia al lder del Proceso o eliminacin y explicar motivos. Subproceso solicitante. Fin del procedimiento.

Solicitud de creacin, modificacin o eliminacin de documentos. REG-ME-GC-001

N.A..

Viabilizar la creacin, Avala la viabilidad de crear, modificar o eliminar el documento dando respuesta a la solicitud en el mismo formato. Se enva un correo Jefe Oficina de Planeacin o funcionario modificacin o eliminacin del electrnico informando de la viabilizacin al lder del proceso o designado. documento. procedimiento remitente. Tambin puede hacerse mediante oficio.

CO

Solicitud de creacin, modificacin o eliminacin de documentos.

N.A.

Elaborar documento.

Para elaborar o modificar un documento debe tenerse en cuenta el Instructivo "Documentacin de Procedimientos" o "Documentacin de Instructivos y Formatos de Registro". En caso de ser necesario se solicita asesora a la Oficina de Planeacin. modificar Para realizar la documentacin, utilizar las Plantillas de: Procedimientos, Instructivos y/o Formatos de Registro, las cuales se encuentran disponibles en el link del sistema de gestin de calidad de la PGN. Si el documento ya existe debe solicitar la versin vigente en medio digital a la Oficina de Planeacin para hacer las modificaciones.

Instructivo Documentacin de Procedimientos. INS-ME-GC-001. Instructivo Documentacin de Instructivos y Formatos de Registro. INS-ME-GC-002.

N.A.

PROCESO DE MEJORAMIENTO CONTINUO GESTION DE CALIDAD PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS PRO-ME-GC-001 2. INFORMACIN ESPECIFICA DEL PROCEDIMIENTO
Una vez el documento est elaborado o modificado, el lder del Proceso o Subproceso, hace la revisin completa del documento, realiza los ajustes necesarios y enva el documento a la Oficina de Planeacin, mediante el oficio remisorio, especificando que revis y aprob los documentos y avala el contenido de los mismos. Nota: Es posible que el documento sea remitido a la par con el formato de solcitud de creacin o modificacin de documentos.

Fecha de Revisin Fecha de Aprobacin Versin Pgina

23/09/2011

4 1 de 2

Revisar Integralmente documento.

Lder del Proceso o Subproceso solicitante.

Documento creado o modificado Oficio remisorio

Revisar documento parmetros del SGC aprobacin.

para

Se revisa teniendo en cuenta lo establecido en los Instructivos "Documentacin de Procedimientos" o "Documentacin de Instructivos y Formatos de Registro" y de ser necesario se hacen las observaciones o bajo sugerencias necesarias al lder del Proceso o Subproceso o empleado designado. Se verifica que cumpla con lo solicitado y aprobado.

OL AD
Oficina de Planeacin (Empleado designado) Oficina de Planeacin (Empleado designado) Oficina de Planeacin (Empleado designado) Oficina de Planeacin (Empleado designado) Viceprocurador General de la Nacin Jefe Oficina de Planeacin y Lder del Proceso o subproceso.

A
Instructivo Documentacin de Procedimientos. INS-ME-GC-001. Instructivo Documentacin de Instructivos y Formatos de Registro. INS-ME-GC-002. X N.A. N.A. Instructivo para Codificar Documentos INS-ME-GC-003. N.A. Proyecto de resolucin N.A. Resolucin Acta de aprobacin REG-ME-GC-012 N.A.

Ajustar documento.

El miembro designado del equipo tcnico devuelve el documento al lder del Proceso o Subproceso solicitante, para realizar los ajustes necesarios de acuerdo a las observaciones o sugerencias recibidas. Posteriormente los ajustes sern verificados por un funcionario de la Oficina de Planeacin.

Codificar documento.

Realizar la codificacin de acuerdo al "Instructivo para codificar documentos" INS-ME-GC-003.

Si el documento a crear, modificar o eliminar es un Manual de Calidad, es una caracterizacin de procesos o subprocesos o es un procedimiento que tendr un impacto global en la entidad, elabora el proyecto de Proyectar Acto Administrativo resolucin que adopta nuevos documentos, modifica documentos (Resolucin o acta de existentes o elimina documentos que ya no se usan o son obsoletos. 10. Nota: Si el documento no hace referencia a ninguno de los descritos aprobacin). anteriormente o no es un procedimiento de impacto global, se proyecta acta de apobacin):

Los documentos creados o modificados son aprobados mediante resolucin firmada por el Viceprocurador General de la Nacin. De igual manera al eliminar un documento se expedir un acto adminstrativo. o se har referencia a dicha eliminacin en la resolucin que crea o modifica documentos del mismo tema, si corresponde. Resolucin 420 de 2000

11 Aprobar el Documento

CO

PI

Si se trata de un acta de aprobacin, esta es firmada por el Jefe de la Oficina de Planeacin y el lder del Proceso, subprocesos o Procedimiento respectivo, al cual corresponde el documento a crear, modificar o eliminar.

NO

CO

NT R

PROCESO DE MEJORAMIENTO CONTINUO GESTION DE CALIDAD PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS PRO-ME-GC-001 2. INFORMACIN ESPECIFICA DEL PROCEDIMIENTO
Incluir la versin vigente en el Listado Maestro de Documentos REG-MEGC-003, En eI LMD se encuentran especificados los aspectos de control de todos

Fecha de Revisin Fecha de Aprobacin Versin Pgina

23/09/2011 26/09/2011 4 1 de 2

versin; fecha de revisin; fecha de aprobacin y responsables. Los documentos que son eliminados son sacados del Listado Maestro de

Documentos. Incluir la versin vigente en el Listado Maestro de Registros REG-ME-GC004. En eI LMR se encuentran especificados los aspectos de control de todos y cada uno de los registros que se manejan dentro del SGC. El LMR esta ordenado por Macroprocesos, Procesos y Subprocesos. En el LMR se diligencian los siguientes campos: y fecha de aprobacin del formato de registro.

-Identificacin: corresponde al nombre, cdigo, versin, fecha de revisin

NT R

Registrar versin vigente en -Almacenamiento: incluye responsable (oficina encargada de archivar); 13 Listado Maestro de Registros ubicacin (lugar o ruta Web) y conservacin (medio fsico o magntico) -Recuperacin (criterio de indizacin) (LMR).
-Tiempo de Retencin: Permanencia en el lugar de almacenamiento. eliminan o se enva a archivo central.

OL AD
Oficina de Planeacin (empleado designado) Oficina de Planeacin (empleado designado) Lder del Proceso, Subproceso o procedimiento Planeacin

Registrar versin vigente en el Maestro de esta ordenado por Macroprocesos, Procesos y Subprocesos. 12 Listado Documentos (LMD). En el LMD se diligencian los siguientes aspectos: cdigo; nombre;

y cada uno de los documentos que se manejan dentro del SGC. El LMD Oficina de Planeacin (empleado designado)

Listado Maestro de Documentos. REG-ME-GC-003

Listado Maestro de Registros REG-ME-GC-004 INS-GD-AS-008

-Disposicin final: una vez se cumpla el tiempo de conservacin se

Los formatos de registros que son eliminados son sacados del Listado Maestro de Registros. de retencin y valoracin

NOTA: Tener en cuenta el instructivo para la aplicacin de las tablas documental, las transferencias documentales y la eliminacin INS-GD-AS-008 Se consideran vigentes los documentos aprobados mediante acto

administrativo o acta de aprobacin, ubicados en el Manual de Procedimientos en la Oficina de Planeacin y los disponibles en la pagina web y que coinciden con los Listados Maestros de Documentos y Registros. Los documentos obsoletos (versin anterior a la vigente - o los que se eliminan definitivamente)se retiran de la pagina web para prevenir su uso no intencionado. Manual de Procedimientos Archivo de Documentos Obsoletos N.A.

La actualizacin de los documentos del Sistema de Gestin de Calidad en la pgina web es responsabilidad de la Oficina de Planeacin en coordinacin con la Oficina de Sistemas, en lo relacionado con aspectos tcnicos. NOTA: Los documentos vigentes estarn disponibles en la web. Se Identificarn como copias no controladas las caracterizaciones, los

A
procedimientos

NO
e

Actualizar Documentos y Aquellos documentos obsoletos que se encuentran en medio fsico se 14 prevenir el uso de documentos identifican con un sello de obsoleto en cada hoja y se ubican en una carpeta de documentos obsoletos en la Oficina de Planeacin. obsoletos o eliminados

PI

15 Divulgar el documento

La responsabilidad de la divulgacin de los documentos, ser de los lderes de Proceso, subproceso o procedimiento al que pertenezca dicho documento. Para esta divulgacin, se podrn usar los mecanismos que se consideren pertinentes, y debern quedar evidencias de la misma. Para garantizar la disponibilidad de las versiones vigentes de los

CO

instructivos.

Evidencias de la divulgacin

N.A.

Asegurar el 16 disponibilidad documentos.

CO

acceso y documentos del SGC de la PGN, los usuarios tendrn acceso a ellos a Jefe de la Oficina de Planeacin y travs de la pgina WEB en el vnculo del sistema de gestin de calidad empleados designados de la Oficina de de los de la entidad.

Procedimientos actualizados pag WEB.

N.A.

Se consideran documentos externos; las normas, leyes, decretos, cdigos y jurisprudencia de origen externo a la entidad, as como las guas necesarias para el correcto funcionamiento y legalidad del sistema de gestin de la entidad. Los documentos externos vigentes estarn disponibles en la Web Jefe de la Oficina de Planeacin y Asegurar el control de los accediendo mediante los liinks de las entidades rectoras en esta materia, empleados designados de la Oficina de 17 documentos externos que estarn disponibles en el sitio web del sistema de gestin de calidad Planeacin Los documentos externos tienen un flujo diferente a los internos, su control est sujeto a que cada vez que un proceso requiera esa informacin, deber consultar la fuente, garantizando siempre acceder a la versin vigente de la misma.

links para consulta de normatividad externa disponibles en la pgina web del sistema de gestin de calidad

N.A.

FECHA

VERSION

DESCRIPCIN DEL CAMBIO

19/10/2007 14/07/2009 17/03/2011 26/09/2011

1 2 3 4

Versin Original Se anexa una actividad para facilitar la aprobacin de trmites, para aquellos documentos que no tienen impactos generales en la entidad. Se anexan actividades relacionadas con la divulgacin de los procedimientos. Se aprueba mediante resolucin No. 044 Se actualiza el procedimiento, en lo relacionado con el control de las copias no controladas y la divulgacin de los documentos creados o modificados Se actualiza el procedimiiento por cambio de formato. Adicionalmente se cambia el control en cuanto a los documentos de origen externo. Se aprueba mediante acta 006 de septiembre 26 de 2011

CO

PI

NO

CO

NT R

OL AD

Elabor: Harold Franco T. Revis: Nstor Enrique Valdivieso Acevedo Cargo: Asesor Oficina de Planeacin Cargo: Jefe Oficina de Planeacin Fecha: 22-09-2011 Fecha.

Aprob: Martha Isabel Castaeda Cargo: Viceprocuradora General Fecha: