CÓDIGO

Procedimiento de Control de P-CAL-02

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Registros
Revisión: 05
Elaboró: CC Revisó: Gerente Gestión y Control Aprobó: Gerencia General
Fecha: 19.06.2017 Fecha: 20.16.2017 Fecha: 21.06.2017

ÍNDICE DE CONTENIDOS

1 OBJETIVO ________________________________________________________ 2
2 ALCANCE_________________________________________________________ 2
3 RESPONSABILIDADES______________________________________________ 2
4 DOCUMENTOS APLICABLES ________________________________________ 2
5 TERMINOLOGÍA ___________________________________________________ 2
6 EQUIPOS Y HERRAMIENTAS ________________________________________ 3
7 ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO _________________________________ 3
8 REGISTROS ______________________________________________________ 4
9 ANEXOS__________________________________________________________ 4
10 MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO _________________________________ 4

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1 OBJETIVO

Este documento establece el mecanismo para controlar los registros del Sistema de
Gestión de Calidad.

2 ALCANCE

Este procedimiento se aplica para todos los registros generados por la implementación
de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad de Constructora Visol Ltda.

3 RESPONSABILIDADES

Jefe de Áreas: Serán los responsables del cumplimiento del control de los registros,
además de la mantención de los mismos registros.

Residente de Obra: Será el responsable de que el proceso de resguardo de la

información de la obra sea respaldada y enviada dentro del plazo a oficina central

4 DOCUMENTOS APLICABLES

 Procedimiento “Confección de Documentos del Sistema de Gestión” P-SGC-00

 Procedimiento “Control de Documentos” P-SGC-01

5 TERMINOLOGÍA

5.1 Registro del Sistema de gestión de calidad:

Toda aquella información suficiente y necesaria para proporcionar evidencia de la

conformidad con los requisitos, así como la operación eficaz del Sistema de Gestión de
Calidad. Los registros se generan por la implementación de la documentación del
sistema y pueden estar en papel o medios electrónicos.

5.2 Identificación:
Nombre y/o Código de referencia que individualiza a los registros.

5.3 Almacenamiento:
Indicar el lugar físico donde se mantienen los registros. Por ejemplo: oficina jefe
laboratorio, archivo secretaria gerencia, etc.

5.4 Tiempo de Retención:

Es el período de tiempo durante el cual se mantendrá el registro.

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5.5 Recuperación:
Es la ubicación exacta del registro, se describe el nombre del archivador que almacena
el registro y la disposición de este en la oficina.

5.6 Disposición:
Es la acción que se ejecuta con el registro una vez que se cumple su período de
mantención. Por ejemplo: destrucción, archivo en otro lugar, etc.

6 EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

No aplica.

7 ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

7.1 Los registros de calidad se definen en la sección o ítem número 8.0 de cada
uno de los procedimientos del sistema de gestión de Calidad de Constructora
Visol Ltda., según se establece en procedimiento “Confección de Documentos
del Sistema de Gestión de Calidad”.

7.2 El control de los registros se realiza por área y mediante el Listado de Control
de Registros emitidos por los jefes de cada área. (ver ejemplo en anexo 1).

7.3 Los registros se encuentran disponibles para demostrar que las actividades
establecidas en el Sistema de Gestión de Calidad son efectivamente realizadas.
Su almacenamiento y conservación garantizan que no se dañen durante los
períodos establecidos para su mantención.

7.4 Los períodos de mantención establecidos para los registros, se entienden como
períodos vencidos.

7.5 Cuando se requiere modificar alguna forma del control, el jefe del área
correspondiente genera un nuevo listado de control indicando su nueva revisión
y debe indicar de dichos cambios al Encargado del SGC, ya que es éste el
responsable de supervisar el control total de los registros.

7.6 La información computacional de Constructora Visol Ltda. será resguardada en

forma automática mínimo una vez por semana, en el servidor de archivos
(\\servidor\backups\). Una copia de estos respaldos se dejará en el domicilio
particular del Gerente General.

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En el caso de obras, el respaldo de información tanto de Administración,

Topografía, Laboratorio, Prevención de Riesgos y medioambiente y Calidad, se
efectuará quincenalmente a través de un disco duro externo, el Residente de
obra será el responsable de que se realicen estos respaldos en los plazos
indicados, enviándolos a oficina central para su procesamiento.

7.6 Los registros controlados se codificarán, esta codificación será similar a la

aplicada en los códigos de la confección de los documentos del SGC, ejemplo:

Los registros utilizados en el Sistema de Gestión de Calidad tendrán la siguiente

estructura en la parte superior:

LISTADO DE CONTROL DE REGISTROS R-CAL-05

8 REGISTROS

8.1 Listado de Control de Registros

9 ANEXOS

9.1 Anexo 1. Listado de Control de Registros.

10 MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO

Revisión Fecha Cambio Efectuado

00 06.04.2007 Lanzamiento y aprobación.

Se agrega el punto 7.6 en el que se define la

metodología del respaldo computacional de la
01 31.12.2007 Empresa.
En el punto 7.6, se modifica la metodología del
02 28.05.2010
respaldo computacional de la Empresa.

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En el punto 7.6 se establece la codificación de los

03 01.09.2010 registros y su estructura. Se modifica el tipo de letra
quedando como letra Arial, se incorpora nuevo Logo.
Se elimina por defecto el tipo de letra a utilizar y se
04 06.11.2012
incluye el concepto de Sistema de gestión integrado.
Se reemplaza el concepto Sistema de Gestión
05 21.06.2017 Integrado por Sistema de Gestión de Calidad. Se
actualiza norma ISO 9001: 2008 por ISO 9001:2015.

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Anexo 1: Listado de Control de Registros

LISTADO DE CONTROL DE REGISTROS R-CAL-05

REVISIÓN: FECHA:
ÁREA: RESPONSABLE:
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO RECUPERACIÓN TIEMPO RETENCIÓN PROTECCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

Rev. 01 01/09/2010

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