CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

RUC N° 20516719967 Código: PRO-SGIA-01 Revisión: 00 Página: 1 de 7

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Ing. María Peña Marcos Tinoco Luzmila Astupiñán

Jefe de Calidad Administrador Gerente General
Firma

Fecha 22/02/2021 26/02/2021 01/03/2021

CONTENIDO
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. REFERENCIAS
4. RESPONSABILIDADES
5. DEFINICIONES
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
7. REGISTROS

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1. OBJETIVO.
Facilitar la elaboración de documentos operativos estableciendo el procedimiento
para la elaboración, revisión, aprobación, registro y modificación a fin de asegurar la
identificación, mantenimiento, actualización y disponibilidad de los mismos lo que
permitirá demostrar la eficacia, eficiencia y calidad de las operaciones.
Asimismo, se establecen las medidas para asegurar que los registros generados por
el Sistema de Gestión de la Inocuidad sean adecuadamente identificados,
almacenados, protegidos, recuperados, retenidos y dispuestos.

2. ALCANCE.
Aplicable a todos los manuales de procedimiento generados en Agroinversiones C&S
E.I.R.L. como parte de sus procesos operativos.

3. REFERENCIAS.
ISO 22000:2005 Sistema de Gestión de la Inocuidad de los Alimentos. Requisitos
para cualquier organización en la cadena alimentaria.

4. RESPONSABILIDADES.

4.1 La Gerencia, es responsable de la aprobación del presente procedimiento.

4.2 El Jefe de Calidad es responsable de revisar y actualizar el presente

procedimiento y mantener actualizada la Lista Maestra de Procedimientos.

5. DEFINICIONES.
Diagrama de Flujo: Es una representación gráfica de los pasos que se siguen en
toda una secuencia de actividades, dentro de un proceso o un procedimiento,
identificándolos mediante símbolos de acuerdo con su naturaleza; incluye, además,
toda la información que se considera necesaria para el análisis, tal como distancias
recorridas, cantidad considerada y tiempo requerido.
Documentos Externos: Comprenden las leyes, reglamentos, requisitos de clientes y
especificaciones del servicio.
Documentos de Referencia: Son todos aquellos documentos relacionados con el
procedimiento (leyes, manuales, procedimientos, entre otros), en formato impreso o
electrónico, que sirven como referencia de consulta para la correcta interpretación,
aplicación o modificación del documento.
Documentos Legales: son aquellos que están expedidos por alguna autoridad oficial.
Lista Maestra: Listado de documentos (procedimientos, instructivos, registros,
documentos externos) controlados por el Sistema de Gestión de la Calidad.
Proceso: Se define como "conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados"
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Establece qué, dónde, cuándo, cómo y por quién.

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Procedimiento Documentado: Significa que el procedimiento se ha establecido,

documentado, implementado y mantenido.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO.

6.1 CONTROL DE DOCUMENTOS.

6.1.1 Elaboración, Revisión y Aprobación de Documentos.

6.1.1.1 Redacción.
El contenido de los procedimientos se redacta en español con los verbos
conjugados en presente, se recomienda no usar los verbos en infinitivo. Los
términos o siglas se listan y definen en orden alfabético en un glosario de
términos cuando éstas requieran aclaración.
Los procedimientos después de elaborados deben verificarse en su
aplicación, de tal manera que:
 El proceso pueda ejecutarse según lo planificado.
 El personal tenga la capacidad para seguir las instrucciones indicadas en
el documento.

6.1.1.2 Diseño de la Página.

El diseño de los documentos consta de un encabezado con 5 campos y un
pie de página de la siguiente manera:

Encabezado aplica en cada una de las páginas.

Campo 1 Campo 2

Campo 3 Campo 4 Campo 5 Campo 6

Dónde:
Campo 1: Debe contener el logotipo de Agroinversiones C&S E.I.R.L.
Campo 2: Contiene el título del documento que se redacta en negritas y en
mayúsculas
Campo 3: Contiene el número RUC de la empresa.
Campo 4: Contiene el código del documento.
La codificación de los documentos se explica en el siguiente ejemplo:

PRO-SGIA-01: Procedimiento de Estructura y Control de Documentos.

Tipo de documento

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Sistema al que pertenece

Correlativo

Campo 4: Número de revisión del documento.

Campo 5: Página.

6.1.1.3 Contenido del documento:

Los procedimientos e instructivos se elaboran siguiendo el cuadro siguiente:

Capitulo Contenido

TABLA DE CONTENIDO Incluirá los títulos de cada capítulo.

1. OBJETIVO Indica la finalidad o propósito del documento

2. ALCANCE: Delimita el campo de acción del documento

Hace mención a uno o más Documentos o
Normas Legales, directamente relacionadas
3. REFERENCIAS:
con el procedimiento. Los instructivos pueden
o no incluir éste capítulo.
Define a los responsables de ejecutar las
4. RESPONSABILIDAD
actividades y la supervisión.
Explica el significado de términos y
abreviaturas que ayudan a entender el
5. DEFINICIONES:
procedimiento. Los instructivos pueden o no
incluir éste capítulo.
6. DESCRIPCIÓN DEL
Describe la secuencia de las actividades.
PROCESO:
Relación de datos generados durante la
7. REGISTROS: ejecución del procedimiento y que da
evidencia de su realización.

6.1.2 Control de Documentos.

6.1.2.1 Documentos Nuevos.

El Jefe de Calidad elabora los documentos necesarios en cuanto consideren
que la ausencia de dicha documentación afecta directamente la calidad del
proceso.

6.1.2.2 Revisión y Aprobación de Documentos.

En la primera página se coloca el nombre, fecha y firma de los encargados
de revisar y aprobar el documento.

CUADRO

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La fecha de vigencia del procedimiento rige a partir de la fecha que se

indica en el cuadro de aprobación.

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Firma

Fecha

6.1.2.3 Control y Registro de Documentos.

El documento elaborado es revisado por el Administrador y el Jefe de Planta
y aprobado por la Gerencia.
Si el documento es una revisión de un procedimiento aprobado
anteriormente, el Jefe de Calidad coloca el nuevo número consecutivo de
revisión y registra en la Lista Maestra de Documentos.

6.1.2.4 Distribución y Retiro de Documentos.

El Jefe de Calidad, se asegura que los documentos se encuentren
disponibles para los usuarios del procedimiento.

6.1.2.5 Archivo de Documentos.

El Jefe de Calidad, es responsable del control de documentos, mantiene una
copia impresa del original correspondiente a cada procedimiento.

6.1.2.6 Modificación de Documentos.

El Jefe de Calidad puede modificar un documento como resultado de algún
cambio en el proceso o de una acción preventiva o correctiva.
Cuando se modifique un documento se debe actualizar la revisión y fecha de
aprobación, así como la firma de los responsables de la elaboración,
revisión y aprobación de los procedimientos.

6.1.3 Control de Documentos Externos.

El Jefe de Calidad es responsable de mantener una lista maestra donde
indiquen el número o identificación asignada, título y fecha de emisión; para tal
fin, aplican el registro Lista Maestra de Documentos Externos.

6.2 CONTROL DE REGISTROS.

6.2.1 Identificación.
Los registros se identifican mediante las siglas REG, el sistema al que
pertenece y el correlativo además del nombre de acuerdo a la actividad a que
se refieren.

6.2.2 Elaboración.

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Cada registro es elaborado con el procedimiento que lo rige, cuando exista. Los
registros son claros, legibles y están identificados con el producto o actividad a
que se refieren.

Asimismo, incorporan información relativa a la fecha de realización de tales

actividades y a la identificación de las personas implicadas en su generación.

6.2.3 Almacenamiento y Protección.

Los registros se almacenarán en archivadores adecuadamente identificados y
protegidos para asegurar que no se deterioren. Los lugares destinados a
archivo de registros reúnen condiciones ambientales adecuadas a las
características de los registros, con objeto de que no se deterioren durante su
período de conservación. Los registros deben ser completados con lapicero.

6.2.4 Recuperación, tiempo de retención y disposición.

Los registros sólo pueden ser recuperados por el Jefe de Calidad,
Administrador y/o Gerente.

El período durante el cual, cada registro del sistema es archivado es por un año
y los registros contables se mantienen de manera permanente.

6.2.5 Verificación de los registros.

Diariamente el Jefe de Calidad supervisará el adecuado llenado de los registros
y cualquier corrección sobre el llenado de registros se le informará al
Administrador inmediatamente.

6.3 MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.

Al introducir una modificación se aumenta en uno (1) el número que indica el
estado de revisión del documento, siendo cero (0) la primera versión.

Toda modificación que se realice en un documento o registro da origen a una

nueva revisión, aprobación y distribución. Las modificaciones a los documentos y
registros deben ser efectuadas por el Jefe de Calidad. Una vez modificados son
revisados y aprobados por quienes corresponda.

6.4 CAMBIOS DE EMPAQUE Y/O PROCESO.

Cuando se realicen cambios en los empaques y/o método de procesamiento, está
conlleva a la actualización de la Ficha Técnica. Todo cambio que afecte la calidad
e inocuidad del alimento, es comunicado vía email al cliente.

7. REGISTROS.
REG-SGIA-01: Lista Maestro de Documentos.
REG-SGIA-02: Lista Maestro de Registros.
REG-SGIA-03: Lista Maestra de Documentos Externos.

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REG-SGIA-02: LISTA MAESTRA DE REGISTROS

Responsable del Control Tiempo de

Código Título Ubicación
(Almacenamiento) Conservación

REG-SGIA-03: LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Fecha
Título Órgano Emisor
Emisión

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