Administración de Operaciones

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Funciones de la administración de operaciones

Viviana Pereira Gómez

Administración de Operaciones

Instituto IACC

17 de Junio del 2018

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INSTRUCCIONES: Debe definir claramente:

 El Proceso (solamente uno) identificando los input, output y la transformación que se
realiza, luego debe definir:
 Un Procedimiento (solamente uno) que está relacionado y amparado por el
proceso anterior definido, identificando la operación realizada. Finalmente debe
definir:
 Las Funciones que están relacionadas y contenidas por el procedimiento
anteriormente identificado.

Desarrollo
Tomaré como ejemplo un proceso de una de las gerencias de una empresa de servicios
como lo es una empresa de Transporte de Pasajeros, en particular el departamento de Recursos
Humanos.
La labor del área de Recursos Humanos dentro de una empresa es muy importante y
generalmente está compuesta por áreas tales como reclutamiento y selección, contratación,
capacitación, administración o gestión del personal durante la permanencia en la empresa.
Nos enfocaremos en el proceso de reclutamiento y selección de personal, esta actividad

es muy relevante para la empresa, escoger y contratar al personal idóneo no es fácil, si no se

logra contratar el profesional o el empleado adecuado para un cargo, nos ocasionará pérdidas

monetarias y de imagen para la empresa, por lo tanto la labor que desempeña esta área es

relevante.

Dentro de este proceso existe un procedimiento de reclutamiento y selección de personal,

en el cual se detalla paso a paso cada actividad a desarrollar para esta labor.

1.- Proceso de Operaciones área de Reclutamiento y selección de personal, incluye:

Procedimiento de Reclutamiento y Selección

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POLITICA

Nuestra política como Empresa está vinculada a la búsqueda de candidatos que mejor se adapten al
perfil, conocimiento, experiencia y habilidades para el cargo. Nuestra visión es buscar las mejores
personas, muy talentosas y promover su éxito, lealtad y compromiso en el negocio.

COOPER VALLEY E.I.R.L. aplicará procesos de Selección con las mejores prácticas del mercado vigente,
que aseguren la calidad de las decisiones de Reclutamiento y Selección, de manera tal que estas sean
alcanzadas siendo justos y sin discriminación alguna.

El éxito de largo plazo y el crecimiento contínuo de COOPER VALLEY E.I.R.L. Solo podrá ser obtenido,
empleando personas talentosas, leales y comprometidas que sientan una pasión por el Servicio al
cliente y tengan altos estándares, para cumplir las metas y objetivos estratégicos y del negocio.

OBJETIVO

» Establecer las normas y acciones necesarias para reclutar y seleccionar al personal más idóneo y
adecuado para el cargo COOPER VALLEY E.I.R.L., de manera sistemática y oportuna, asegurando el
cumplimiento legal y aportar una clara visión a las personas que participen en el proceso de
reclutamiento.

ALCANCE

Este procedimiento se aplicará a todas las personas que postulan a un cargo en COOPER VALLEY E.I.R.L.,
que sea contratado por obra, plazo fijo o indefinido, cualquiera sea su cargo o nivel jerárquico, Se
exceptúa de este procedimiento el rol privado.

Quedarán exentos o se eximen de este procedimiento:

» Contratos de prestación de servicios profesionales a Honorarios.
» Contratos de alumnos en prácticas.
» Contrato de prestación de servicios temporales menores a 30 días.
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FUNDAMENTOS

El proceso de la búsqueda y asignación de las personas surge de un proceso de planificación de la

Empresa, es un esfuerzo práctico que asegura el crecimiento corporativo e individual, incrementando al
máximo la base de capacidades existentes.

El líder de área es responsable de la tarea de planificar y asegurar que el proceso de Proyección de

Dotación alcance un resultado efectivo, que responde a una necesidad planificada de cada Unidad de
Servicio. Una efectiva planificación de dotación de personal es un proceso continuo que es esencial para
el logro de los objetivos de COOPER VALLEY E.I.R.L. Con esta información, el área de Recursos Humanos:
Reclutamiento y Capacitación destinarán recursos y esfuerzos programados para satisfacer las
necesidades de proveer estas personas requeridas de acuerdo a los perfiles y requisitos indicados.

El proceso de búsqueda y asignación de personal, se inicia considerando prioritariamente el potencial

humano existente en la Empresa.

Cuando se decide un proceso de reclutamiento externo, se busca a las mejores personas del mercado,
aquellos que tienen la capacidad requerida para cubrir los puestos vacantes hoy y el potencial para
cubrir los de mañana.

El reclutamiento externo es un proceso permanente que se logra a través de diferentes acciones, una de
ellas son las municipalidades a través de la Oficina de Postulaciones y Empleo e entidades académicas
como institutos y escuelas industriales que puedan proveer profesionales-técnicos de calidad para
trabajos específicos.

RESPONSABILIDADES

Gerente, Administrador, Supervisores o Jefes / áreas, departamentos

Informar al respectivo Jefe de recursos humanos de los requerimientos de personal producidos, sean
estos por aumento, reemplazo, etc. A través del respectivo formulario de solicitud de contratación de
personal, con el fin de ratificar solicitud, analizando y asegurando las aprobaciones de dotación bajo
presupuesto anual.

Recursos Humanos

Recursos Humanos, tendrá como misión apoyar a los Supervisores o Jefes de departamentos y áreas en
la búsqueda de personal, generando además las pautas de control para el logro de estos objetivos.
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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN

El Reclutamiento es una tarea que se complementa con el proceso de Selección, proceso que apunta a
asegurar la calidad del personal que ingresa a la Empresa, para ello se ha establecido un procedimiento
que evalúa las condiciones personales, nivel de estudio y de salud de los postulantes.

Este proceso implica una evaluación exhaustiva para los diferentes cargos y responsabilidades
asignadas, se consideran variables de estudios básicos como técnico–profesionales (conocimientos
específicos, experiencia, licencias, autorizaciones especiales, etc.), así como de perfil de competencias
de los postulantes, (habilidades, destrezas, talentos, potencial de desarrollo, actitud etc.), sumado todo
esto con una evaluación de la condición de salud de cada uno. La acción de evaluación se realiza con el
objetivo de proveer información clara y oportuna al líder frente a la toma de decisión de contratación.

» Definición de cargo vacante

Cada líder de equipo es responsable de formalizar sus requerimientos de personal con el Jefe de RRHH
respectivo, a través del formulario de “Solicitud de Contratación”, debidamente autorizado, el que
posteriormente es canalizado al área de Reclutamiento y Selección.

El área de Reclutamiento y Selección perfila el requerimiento e ingreso de la vacante al sistema de

control interno.

» Fuentes de Reclutamiento
El área de Reclutamiento y Selección deberá gestionar los acuerdos y convenios necesarios para llevar a
cabo el proceso.

Estos convenios podrán ser tanto con municipalidades, medios de comunicación y entidades
educacionales, los que tendrán por finalidad atraer los postulantes en número y calidad necesarios.

» Proceso de Reclutamiento
Recursos Humanos a través de su área de Reclutamiento y Selección y de sus fuentes, procederá a
recopilar la información de los postulantes, currículum vitae (CV) etc., para así proceder con el análisis
de ello y dar inicio al proceso de selección
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» Selección
Una vez que el Área de Reclutamiento y Selección, haya analizado el currículum de acuerdo a la pauta
establecida (se adjunta) y obtenga una cantidad adecuada de antecedentes procederá a realizar el
proceso de selección del candidato, el cual contará generalmente de los siguientes pasos:

» De los candidatos pre seleccionados en el proceso de Reclutamiento, se procederá a determinar

aquellos que cumplan con los requerimientos del cargo.
» Se llamará telefónicamente a los candidatos que mejor cumplan con los requisitos, de tal forma de
corroborar los antecedentes escritos en el currículo.
» Mediante el proceso anterior se determinará a aquellos candidatos que serán invitados a una
entrevista preliminar.
» De acuerdo a los resultados de la entrevista preliminar, se realizará una preselección, tendiente a
recabar antecedentes y referencias de empleadores anteriores.
» En el caso de puestos específicos que necesiten requisitos especiales, estos se verificarán que se
cumplan a través de documentos de respaldo, antecedentes comerciales u otros instrumentos que
se requieran para certificar los requisitos solicitados.
» Una vez que se realicen los pasos anteriores, se presentará a la línea una terna de tal forma de ser
entrevistados y de acuerdo a esto pasarán a las evaluaciones psicológicas.
» De acuerdo a los resultados de las evaluaciones Psicológicas la línea determinará el candidato
idóneo para el cubrir el puesto de trabajo.

» Elección candidato

» Una vez que el líder requirente o solicitante ha definido qué persona ingresará a la Empresa, el área
de Reclutamiento y Selección prepara una oferta de acuerdo al formulario de “Solicitud de
contratación”.
» En el caso de haber diferencias (tipo de cargo, renta u otras), el Jefe de RRHH respectivo deberá
aclarar la situación con la línea solicitante
» Reclutamiento y Selección solicitará al postulante elegido la documentación necesaria para su
ingreso (ver listado de documentos ingreso de personal).
» Reclutamiento y Selección coordinará la entrega y firma de Carta Oferta al candidato elegido.

» Plazos de Ingresos
» Los plazos de ingresos serán establecidos por la línea solicitante.

» Proceso de ingresos en general

Una vez que se ha firmado la carta oferta los antecedentes del nuevo empleado serán entregados a
Administración de Recursos Humanos para iniciar su proceso de contratación e inducción.

Una vez realizada la entrega de los documentos a Administración de Recursos Humanos, se procederá a
cerrar el proceso de Reclutamiento y Selección.
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PAUTA DE ANÁLISIS DE CURRÍCULO Y ENTREVISTA.

El análisis de los currículum vitae (CV) y entrevista, son dos de los elementos más importantes en
nuestro proceso de selección. Esto nos permite ordenar a los postulantes de acuerdo a sus calificaciones
para el puesto y por otro lado el contacto personal con el postulante nos permite hacernos una idea
clara sobre los rasgos de personalidad medir emociones y racionalidad entre otros aspectos, esto nos
asegura que el resto del proceso de selección se concentrará en los postulantes que estén mejor
calificadas para el puesto.

El cargo a cubrir nos determinará el tipo de información que debemos buscar en el CV. Entonces antes
de analizar los CV debemos:

» Revisar la descripción del cargo vacante.

» Identificar los principales factores que deseamos encontrar
» Los factores que debemos considerar en nuestro análisis son los siguientes:
» Cambios frecuentes de empleo (sin progreso profesional). Si se pueden identificar cambios
constantes de trabajo, los cuales no demuestren crecimiento profesional, no se debe
considerar al postulante.
» Lagunas en la historia laboral. Es importante buscar estas brechas en la historia laboral, las
cuales pueden ser explicadas por motivos muy diferentes como Reducción de Personal,
Reubicación del cónyuge, tiempo libre por asuntos familiares, problemas de salud, período
sabático, cambios o experimentación profesional.
» Años de experiencia. A veces es mejor concentrarse en las actividades realizadas que en los
años de experiencia.
» Títulos, certificaciones y otras credenciales. Solo debe ser utilizada si es un requisito del
puesto no si es una preferencia.
» Logros y premios. Esto nos puede indicar el nivel de iniciativa.
» Renta. Normalmente se pide más de lo que se está dispuesto a aceptar por el trabajo, si
detrás existe un respaldo de empresa.
» Habilidades de redacción y organización del CV. Se debe recordar que muchos utilizan
centros especializados en confeccionar CV, pero si el currículo está deficientemente hecho,
toda la responsabilidad es del postulante.
» Creatividad en la elaboración o presentación del historial. Se debe verificar si la creatividad
es importante para cubrir la vacante.
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Funciones del responsable del área de Recursos Humanos.

Recursos Humanos, tendrá como misión apoyar a los Supervisores o Jefes de departamentos y
áreas en la búsqueda de personal, generando además las pautas de control para el logro de estos
objetivos.
Estará a cargo además de las remuneraciones del personal de la empresa.

Desarrollar todas la actividades relacionadas con la Inspección del Trabajo, Mutualidades y

RR HH de la empresa mandante.

Realizar actividades buscando el mejoramiento contínuo de las relaciones laborales dentro de la

organización.
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Bibliografía

 Material IACC semana 1, Administración de Operaciones.