MANUAL DE SELECCION

P&M AGENCIA DE SEGUROS

 INTRODUCCION
Hoy en día la fuerte competencia del mercado y la empresas se ven obligadas a
un crecimiento y evolución constante con el fin de no quedarse atrás y mantener o
alcanzar más mercado que el actual, esto ha modificado y estructurado el
concepto de recurso humano en donde no solo se contratan personas con el fin de
llenar un puesto de trabajo, la empresa en su afán de evolucionar debe contratar
personas las cuales se encuentren en un estado mutuo de constante adaptación y
mejoramiento, ya no se elige al personal solo por los títulos o conocimientos
académicos o experiencias adquiridas en otras compañías, sino también por sus
actitudes y a capacidad de resolver cualquier problema o situaciones que se le
presente en el ámbito laboral y acorde a las políticas para lograr el éxito, mirar al
trabajador no como un empleado, si no como un colaborador, otorgarme toda la
responsabilidad, compromiso posible de acorde con sus funciones para lograr un
sentido de pertenencia y un compromiso total.
Por lo anterior la empresa se ve obligada a diseñar un manual de selección por
competencia, en que se establezca los procesos y que sirva de apoyo a las
personas que se encarguen del reclutamiento y la selección de los nuevos
integrantes del grupo de trabajo.

OBJETIVOS
Objetivo General
- Realizar un manual de selección por competencia con el fin de establecer
políticas y procedimiento para escoger al mejor personal para llenar las
futuras vacantes de la empresa y alcanzar las metas propuestas y
aumentando la productividad.
Objetivos Específicos
- Investigar todos los procesos que se deben tener en cuenta para la
elaboración de un manual de selección por competencia.
- Determinar de acuerdo a las políticas de la empresas los procedimientos
que se deben llevar a cabo para crear un manual de acuerdo a la estructura
organizacional.

ALCANCE
El manual de selección por competencia va a contener las políticas y los procesos
según lo establecido por las normas legales con el fin de que pueda ser utilizado
para el reclutamiento de las nuevas vacantes que la empresa necesite.
 APLICABILIDAD DEL MANUAL
El manual de selección por competencia será el instrumento para elegir al mejor
personal que se requiera y no solo de acuerdo a los conocimiento académico,
experiencias y conocimientos adquiridos en otras compañías, sino por sus valores,
aptitudes y capacidades.

NIVELES DE AUTORIDAD Y AUTONOMÍA EN LA ORGANIZACION A LA

HORA DE TOMAR DECISIONES SOBRE LOS PROCESOS DE SELECCION,
PROMOCION Y VINCULACION
En la empresa la autoridad y autonomía a la hora de tomar decisiones sobe los
procesos de selección, promoción y vinculación está a cargo del Gerente (alto
nivel) quien se encuentra a cargo de la supervisión del Director de Recursos
Humanos (nivel medio).

GERENTE

DIRECTOR DE
RECURSOS
HUMANOS

RESPONSABLES
El manual de selección por competencia está a cargo del Director de Recursos
Humanos, quien se encarga de la realización, estructuramiento, mantenimiento,
actualización y revisión del mismo.

COMO SE ESTRUCTURA
Un manual de selección por competencias debe contener como mínimo los
siguientes aspectos:
- Introducción.
- Objetivos.
- Alcance.
- Aplicabilidad del manual.
- Niveles de autoridad y autonomía en la organización a la hora de tomar
decisiones sobre los procesos de selección, promoción y vinculación.
- Responsables.
- Políticas.
- Etapas del proceso.
- Notificación /creación de la vacante.
- Revisión / creación del Perfil del cargo.
- Revisión fuentes de reclutamiento: Internas (Promoción o ascenso) o Externas
(vinculación)
- Mecanismos de publicación de vacantes.
- Diseño aviso de publicación.
- Revisión de hojas de vida.
- Mecanismos de verificación.
- Instrumento de medición.
- Decisión de contratar / promover a un cargo.
- Notificación en caso positivo: lista de documentos de vinculación.
- Notificación en caso negativo: modelo carta de agradecimiento por participar en
el proceso.
- Glosario.
- Documentos de referencia.

POLÍTICAS PARA LA BÚSQUEDA DEL TALENTO HUMANO

El proceso de selección y reclutamiento se llevara a cabo mediante de las
siguientes políticas:
 La solicitud del nuevo personal debe ser autorizada por el Gerente, siempre
revisado por el director de recursos humanos y debe tener anexado la
justificación de la solicitud y las funciones del cargo a ser contratado.
 Al tratante de cargos de nivel medio u operativos se dará a conocer al
personal interno de la empresa mediante, correos, defunción en redes
sociales y carteleras en toda la empresa, para contratación de alto nivel y
staff se hará la publicación mediante prensa y páginas web.
 La información obtenida se sumara a la información existente en las bases
de datos, para dar inicio a la fase de reclutamiento.
 El primer filtro de hojas de vida estará a cargo de la dirección de recursos
humanos.
  En la preselección, los requisitos exigidos debe tener características que
estén asociadas con las funciones a desarrollar y también se tendrán en
cuenta aquellas características que no están exigidas.
 Selección del personal se llevara a cabo pruebas de conocimientos, test
psicológicos, y/o aplicación de la técnica Assessment Center.
 Los resultados de la técnica Assessment Center serán revisados por la
Gerencia.
 La notificación tanto a las personas no seleccionadas y seleccionadas están
a cargo del área de recursos humanos y se hará telefónicamente.
 La información recopilada durante la selección del personal, es de carácter
restringido para el uso del área de talento humano y el responsable del área
que requiere la contratación.

ETAPAS DEL PROCESO.

Las etapas en un proceso de selección en nuestra empresa se lleva a cabo de la
siguiente orden:
- REQUERIMIENTO DEL PERSONAL: Se puede realizar desde cualquier área de
la empresa, dado que se considere necesario y sea justificado para todos los
niveles establecidos por la organización.
- FUENTE DE REQUIRIMIENTO: El recurso humano, que se requiere en la
empresa, se puede adquirir mediante una fuente interna y/o externa.
- ESPECIFICACIÓN O PERFIL DEL CARGO: Se fundamenta en una descripción
de las funciones esenciales del cargo, y de las condiciones y calidades que debe
tener el aspirante a llenar la vacante.
- CONVOCATORIA: Una vez presentada la vacante o después de creado el cargo
según el caso, el gerente (a) procederá a fijar la fecha de convocatoria para el
respectivo concurso, disponiendo de un término de cinco (5) días hábiles a partir
del momento en que se produce la vacante.
- RECEPCIÓN: Las hojas de vida se recibirán a través del archivo central con una
carta remisora, especificando el cargo al cual se aspira. Vencido el anterior plazo,
para la presentación de las hojas de vida, la gerente procederá a evaluarlas o
seleccionarlas.
- PRE-SELECCIÓN: Después de recepcionadas las hojas de vida el director de
recursos humanos hará la primera preselección de las hojas de vida, de acuerdo a
los requisitos que se exijan para cada cargo. Una vez realizada la preselección, se
procederá a verificar y corroborar los antecedentes laborales y personales. Esta
verificación se hará telefónicamente o por comunicación escrita, consignando en la
misma, los resultados.
- ENTREVISTA: La entrevista de selección especializada está encaminada a
establecer un mutuo conocimiento e intercambiar información útil para una
decisión final. El objetivo de la entrevista es: Evaluar y observar las características
que se consideren relevantes para el desempeño de un cargo que no puedan ser
medidas por ningún otro medio técnico.
Observar objetivamente las características de personalidad, motivación y
expectativas respecto al posible empleo, intereses, madurez y adecuación al
cargo.
- APROBACIÓN: Una vez realizadas todas las pruebas de selección, el director
de recursos humanos previa autorización del gerente y de conformidad con las
pruebas y entrevistas realizadas, procederá a oficiar a las personas elegibles para
ocupar el cargo vacante, con sus respectivos puntajes, soportes o informe de
selección.
- INDUCCIÓN: Una vez ingresado el empleado entra en un periodo de integración
a la empresa. La inducción se considera como un adiestramiento inicial que debe
recibir todo funcionario en los primeros días de incorporación, para que logre una
rápida adaptación e integración a la empresa y al cargo.
- EVALUACIÓN DEL PERIODO DE PRUEBA: Esto, es responsabilidad del jefe
inmediato, quien hará la evaluación del desempeño del trabajador; si en el
resultado de la evaluación se determina que la persona no es apta para continuar
en el cargo, se tramita la terminación del contrato en la evaluación del periodo de
prueba finaliza este proceso de selección.

NOTIFICACIÓN /CREACIÓN DE LA VACANTE

En el momento en el que se presenta una vacante en un área de la empresa ya
sea por renuncia, creación de un nuevo puesto de trabajo o incremento de las
actividades, la notificación debe darse por escrito y con su justificación, desde el
director del área al director del área de recursos humanos haciendo uso del
requerimiento de personal, el cual será remitido posteriormente a la Gerencia.

REVISIÓN / CREACIÓN DEL PERFIL DEL CARGO

Se establece con la descripción de las funciones del cargo, y cualidades que debe
tener el aspirante a colmar la vacante, las cuales se valoraran a través del análisis
de la hoja de vida presentada, acorde con lo establecido en el manual de
funciones.
 FUENTES DE RECLUTAMIENTO
Para la obtención del recurso humano, que se requiere en la empresa, se puede
recurrir a los siguientes recursos:
A) INTERNOS: Promoción o ascenso, Internamente se realiza una convocatoria
mediante la publicación de un comunicado donde se detalle las características del
perfil del cargo vacante.
B) EXTERNOS: Vinculación de nuevo personal, Se realizara convocatorias a
través de avisos clasificados en medios de comunicación, solicitudes a
universidades, centro de empleo SENA, etc.

MECANISMOS DE PUBLICACIÓN DE VACANTES

La publicación de la convocatoria se realizara de acuerdo al ambiente en el que se

realice la solicitud:
A) INTERNOS: Promoción o ascenso, Internamente se realiza una publicación en
las carteleras de la empresa, adicional se realizara un comunicado por correo
electrónico donde se detalle las características del perfil del cargo vacante.
B) EXTERNOS: Vinculación de nuevo personal, Se realizara convocatorias a
través de avisos clasificados en medios de comunicación periódicos y emisoras de
radio, por dos (2) días hábiles, dependiendo el cargo se le hará las solicitudes a la
dirección de desarrollo social y prácticas de las universidades, centro de empleo
SENA y portal de empleos privados.

DISEÑO AVISO DE PUBLICACIÓN

Dependiendo el cargo se realizara la publicación por parte de la dirección de
recursos de humanos a través del canal más conveniente, con la siguiente
información:
- Nombre de la empresa
- Cargo de la vacante
- Requisitos (educación formal, capacitaciones, cursos, experiencia y otros)
- Horario
- Disponibilidad para trabajar y viajar
- Dirección a la cual se debe enviar la información sea física o electrónica
- Plazo de aplicación

REVISIÓN DE HOJAS DE VIDA

La revisión de las hoja de vida y la preselección está a cargo de la directora de
recursos humanos, quien escogerá solo a cinco (5) de las hojas de vida que
cumplan con todos los requisitos y estas las autorizara el gerente para llegar a la
entrevista, se le dará prioridad a las solicitudes de los empleados de la empresa.

MECANISMOS DE VERIFICACION

Se tomara el formato de evaluación de hojas de vida para definir cuales cumple y

cuales no cumplen (anexo 1), para definir cuales pasan a la siguiente fase.

INSTRUMENTO DE MEDICION
En la empresa se realiza la medición de los candidatos a la vacante según el
formato lista de chequeo (anexo# 2)

DECISIÓN DE CONTRATAR / PROMOVER A UN CARGO

La decisión de contratar o promover la tendrá el Gerente en base a las
calificaciones y pruebas realizadas por el aérea de recursos humanos y con las
notas y justificaciones del director de dicha aérea.

NOTIFICACION A CADA UNO DE LOS PARTICIPANTES

Con el fin de lograr que cada uno de los participantes de la convocatoria conozcan
en que proceso quedo su solicitud hemos decidido notificar tanto al seleccionado
como a los restantes de la siguiente manera:
En caso positivo o seleccionado: se realizara la comunicación telefónica
entregada directamente a la persona seleccionada y confirmar de que esta reciba
el correo electrónico con la lista de los documentos que debe suministrar dentro de
los cinco (5) días hábiles siguiente a la notificación para continuar el proceso y
realizar el contrato para formalizar la contratación.
En caso negativo o no seleccionado: se le enviara un correo electrónico con el
modelo de carta de agradecimiento (anexo #3).

GLOSARIO
Manual: instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y
sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y
procedimientos de los órganos de una institución; así como las instrucciones o
acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado al
personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la institución.
Selección: hacer referencia al acto de elegir, seleccionar una cosa, objeto o
individuo entre un conjunto de elementos o individuos similares.
Inducción: es un procedimiento basado en el conocimiento el cual consiste en
analizar a través de la observación, situaciones particulares a fin de originar una
conclusión.
Entrevista: es un intercambio de ideas, opiniones mediante una conversación que
se da entre una, dos o más personas donde un entrevistador es el designado para
preguntar.
Puesto de trabajo: Empleo es el trabajo realizado en virtud de un contrato formal o de
hecho, individual o colectivo, por el que se recibe una remuneración o salario

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Guia de aprendizaje 4 - Sena
Ejemplo manual de selección – Sena
Guia de Trabajo Modelo Gestión Por Competencias aplicado al proceso de
selección – Sena
Ejemplo manual entrevista competencias – Sena
Fases del proceso selección – Sena
Premio de la misión de la actividad 4 - Sena
Documento UPS-CT005608
Página web, http://www.ssmso.cl/empleos/Reclutamiento.pdf
Página web, http://www.definicion.org/manual
Página web, https://www.definicionabc.com/general/seleccion.php
Página web, http://conceptodefinicion.de/induccion/
Página web, http://concepto.de/que-es-entrevista/
Página web, https://www.es.wikipedia.org%2Fwiki%2FPuesto_de_trabajo&usg
 ANEXOS
Anexo #1
EVALUACIÓN HOJA DE VIDA

ELEMENTO CUMPLE NO
CUMPLE
DATOS PERSONALES:
Nombre, teléfono (fijo y móvil), correo electrónico, dirección y ciudad.

PERFIL PROFESIONAL:
Debe destacar las habilidades y fortalezas tanto personales como de la
carrera, y no debe ser genérico sino que debe variar de acuerdo con la
vacante a la cual se aplica.

EXPERIENCIA PROFESIONAL:
Debe ir organizada en orden cronológico inverso, incluir el nombre de la
empresa, el cargo, resumen de las funciones o logros y fecha de
ingreso y finalización. Revise que sea coherente con el perfil.

FORMACION:
Debe incluir título adquirido, Institución Educativa, Fecha de inicio y
finalización de los estudios a los que está haciendo referencia y
además ciudad. Es importante tener en cuenta la educación
secundaria, pregrado y cuando aplique también el postgrado.

FORMACION COMPLEMENTARIA:
Debe incluir la información sobre cursos, seminarios o congresos que
no tengan una antigüedad mayor a 2 años. Es importante tener en
cuenta las materias complementarias, el Los idiomas que maneja y el
nivel que tiene en ellos. De igual forma el manejo de herramientas de
sistemas (Programas especializados).

OTROS DATOS DE INTERÉS:

Información sobre deportes, aficiones y distinciones.

RECONOCIMIENTOS Y LOGROS:
Destaque en esta parte aspectos como los reconocimientos que ha
tenido durante su vida universitaria tanto a nivel personal como
académico (alumno distinguido); incluidas también las monitorias.

REFERENCIAS:
No son necesarias, pero si el candidato decide incluirlas, revise tanto
las referencias laborales como las laborales.
Referencias personales
Referencias laborales.

Anexo #2
LISTA DE CHEQUEO
Criterio Resultado Puntaje Observaciones
 Presentación de hoja Positivo ó Del 1 al 10; Siendo 10 Información relevante
de vida Negativo la calificación más
alta
Información de hoja
de vida
Entrevista
Prueba Técnica
Total Mínimo debe obtener
puntos de 35/40

Anexo #3
Carta de Agradecimiento

Ciudad, mes/dia de Año

Señores
Nombre del participante

Apreciado/a Señor/a apellido del participante:

Por medio del presente, nos permitimos informar que hemos leído y estudiado su
solicitud para la convocatoria de la vacante xxxxxx para la cual usted se inscribió
para lo cual queremos agradecerle por participar y mostrar el interés de hacer
parte de nuestro equipo de trabajo pero el resultado obtenido no nos revela que
alcanza con los requerimientos para dicha solicitud.

Gracias por la atención prestada

Atentamente

Nombre completo
Director de Recursos Humanos