METODOLOGÍA PARA

IMPLEMENTAR
PROCESOS
UNIDAD DE CALIDAD
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN
FUNCIONES DE LA
ADMINISTRACIÓN
TRADICIONAL

PLANIFICAR

ORGANIZAR

DIRIGIR

CONTROLAR
TIPOS DE
ORGANIZACIONES

TRADICIONAL,
FUNCIONAL,
VERTICAL

Usuarios ni

Tomada: Ing. Valle

• Las mayores oportunidades para mejorar el trabajo suelen estar en los contactos funcionales
• La principal labor de los jefes es gestionar los espacios en blanco que quedan entre las los departamentos
o áreas.
• El espacia en blanco, es la clara definición de los Requisitos(necesidades y expectativas) y los productos
entre dos entidades, por ejemplo:
Entre dos departamentos
Entre la institución y el usuario
Entre la institución y un
proveedor
Está demostrado que para
que una organización
evolucione, debe verse
como un sistema.

Cada integrante debe estar

consciente de que forma
parte del mismo.

Esto logra que cada

persona sepa que está
ayudando a alcanzar el
objetivo de la organización
y no solamente haciendo
un trabajo
 PROCESO
Conjunto de procedimientos
mutuamente relacionadas
o que interactúan, las
cuales transforman
elementos de entrada en
resultados. usuario
 Característica de la gestión por procesos:

1. Integra las responsabilidades sobre los procesos,no a las func iones:

• Productividad del conjunto frente a la productividad individual (Eficacia global

 frente a Efectividad parcial).

• Organización en torno a resultados, no a tareas.

1. Articula actividades necesarias para brindar los servicios y productos requeridos por el
 usuario.

3. Controla y mide la actuación (Calidad, Costo y plazo) y la pone en relación con el valor
 añadido percibido por el usuario y su satisfacción.

4. Implementa e impulsa la mejora.

Tomada: Ing. Valle
 VALOR
AGREGADO Nuestros Usuarios
Satisfechos de
los servicios,
sin eventos
adversos
Recursos
Que puede
Obtener la
organización Nuestros accionistas
(Contribuyentes)
•Materias Primas Transformación Reciben mayores
beneficios y se optimiza
•Talento humano el uso de los fondos
disponibles
•Tecnologí
Nuestros empleados
a
y la comunidad
Nos perciben como
socios en el logro
de sus objetivos.
TIPOS DE PROCESOS
SINÓNIMOS
Gobernantes: Estratégicos

Misionales: Estratégicos, claves, de

negocio, cadena de valor.

Soporte: Apoyo

Mejora: Control
 NEGOCIOS , CLAVES, MISIONALES

“Son aquellos que se pueden considerar como

Básicos para que la organización alcance los resultados,
en otras palabras los que agregan directamente
valor para el usuario y la empresa.

•Prestación de servicios de salud

•Promoción de la salud
 INNOVACIÓ
N

Proceso de alta Proceso de Hospitalización

Gestión de solicitudes y Gestión de Recursos

trámites adminsitrativos humanos

Procedimientos de Gestión de insumos y

dispensarización medicamentos
 PROCESOS ESTRATEGICOS

“Son los relacionados con la dirección,

gestión
y desarrollo de la organización”.

•Gestión estratégica
•Gestión de la calidad
•Desarrollo del recurso humano
•Innovación
 PROCESOS DE APOYO

Son los que apoyan a los procesos CLAVES de la

Empresa, entregando servicios y recursos
requeridos por los procesos claves para operar.

•Sistemas informáticos
•Talento humano
•Control de costos
•Mantenimiento
 PROCESOS DE CONTROL

Aquellos que garantizan la implementación

del sistema de gestión, que los procesos se desarrollen
Conforme a lo establecido, controlar riesgos y disminuir
No conformidades con los objetivos de la institución

•Auditorías clínicas
•Auditorias internas
•Auditorías de calidad
CONDICIONE
S
Documentación
Asegurar el compromiso de la
alta dirección
Fortalecer el órgano responsable
de la implementación de los
procesos
Asegurar los recursos
Contar con objetivos estratégicos
claramente establecidos
Revisión exhaustiva de normativa
vigente
Gestión por
procesos
Implantación
Asegurar los procesos (Ajuste
Organigrama, MOF)
Institucionalizar la gestión por
procesos (POA, PEI, NTCIE)
Sensibilizar a la organización
Hacer partícipes a los Mejorar los procesos
involucrados en las mejoras Certificación
Capacitar a los involucrados en la
implementación
Definir roles y responsables
Elaborar el plan de trabajo
Monitoreo, medición y análisis de
la implementación
 METODOLOGÍA PARA LA IMPLANTACIÓN DE
PROCESOS

1. INDUCCIÓN Y SENSIBILIZACIÓN

PRIMERA 2. IDENTIFICAR LOS PROCESOS

FASE DOCUMENTACIÓN
3. MAPEAR LOS PROCESOS
4. CARACTERIZAR LOS PROCESOS

5. EJECUTAR, MEDIR Y REGISTRAR LOS PROCESOS

SEGUENDA 6. CONTROLAR Y ANÁLIZAR
FASE IMPLEMENTACIÓN
7. ASEGURAR LOS PROCESOS

8. MEJORAR LOS PROCESOS

 Elementos de la Documentación de Procesos
Producto Manual de procesos y procedimientos
• Por niveles, estratégico (apoyo y delegación), táctico y operativo (apoyo y participación)
• Gestión del cambio
Inducción y sensibilización • Cultura organizacional
• Gestión por procesos, mapeo, mejora continua, indicadores,

• Adecuada visión de la organización como un sistema de procesos interrelacionados y articulados.

• Equipo conformado por involucrados y multidisciplinario
Identificación de Procesos • Documentación robusta

• Debe utilizarse un método estructurado, participativo que permita establecer las “relaciones
Mapeo de Procesos funcionales” y como eje el flujo del usuario
• Visualizarlo de forma gráfica y mejorarlo con los involucrados

Caracterización de los • Establece objetivo, propietarios, metas, indicadores, entradas y salidas

Procesos • Se determinan los procedimientos a documentar por responsables.
 Elementos de la Implantación de Procesos

• Identificación de indicadores KPI (key

Implementación, Registro y
performance indicator) INDICADORES CLAVES (NO
Medición de los Procesos INDICADOR POR ACTIVIDAD)
“Lo que no se puede
definir no se puede
• Monitoreo de procesos, y reflejar las mediciones en cuadros medir, lo que no se
Control y Análisis de de mando por equipo y responsable del proceso puede medir no se
procesos • Analizar razones de desviaciones u oportunidades de mejora puede mejorar, y lo
y tomar acciones sobre las desviaciones detectadas que no se puede
mejorar, se puede
deteriorar”
Aseguramiento de los • Estandarización y garantía de cumplimiento de los
procedimientos o subprocesos, empoderamiento Lord Kelvin
Procesos

• Mejora continua, acortar pasos, innovar, participación de los

Mejora de los Procesos involucrados,
 MAPAS DE
PROCESOS

Son herramientas
gráficas
que tratan de diagramar en

niveles los procesos

Institucionales con el objeto de

identificarlos, comprenderlos,

analizarlos

y mejorarlos
 V.01
MACROPROCESOS MINSAL 2020

ESTRATÉGICOS
E02-GESTIONAR LA E04-EVALUAR E Población atendida
E05- IMPLEMENTAR Y E06- INVESTIGAR, con APS por curso
E01- PLANIFICAR COMUNICACIÓN E03- GESTIONAR EL IMPLEMENTAR LAS
GESTIONAR LA DESARROLAR E
ESTRATÉGICAMENTE SOCIAL EN SALUD E TALENTO HUMANO TECNOLOGÍAS de vida y enfoque
CALIDAD INNOVAR EN SALUD
INSTITUCIONAL SANITARIAS de derecho
Población
Miembros del
SNIS regulados
Miembros del
SNIS MISIONALES Instituciones
gubernamentales y
Instituciones MO1-DMN- M01-OFSNIS- no
M01-GER- GESTIONAR Y
gubernamental M01- RECTORÍA M01-DE DIRIGIR
ADMINISTRAR
DESARROLLAR EL GESTIONAR LA gubernamentales
e s y no ESTRATÉGICAMENTE MARCO CON ORGANIZACIÓN Y coordinadas
DEL SNIS EL SNIS
ESTRATÉGICAMENTE LOS
ENFOQUE DE EL FUNCIONAMIENTO
gubernamental RECURSOS
NORMATIVO DEL SNIS EN RED
e s Metas de
DERECHO EN SALUD
convenios
Cooperantes cumplidas
M02-VS- VIGILAR LA SALUD M02-PI-S- PROMOVER
M02-PROMOCIÓN DE SALUD CON PARTICIPACIÓN SOCIAL Y MULTISECTORIAL AMBIENTAL INTEGRALMENTE LA SALUD Usuarios internos
Usuarios comprometidos
internos y satisfechos
M03-ATENCIÓN M03-PAIE- PROPORCIONAR M03-PAIH- PROPORCIONAR
Proveedores de
Proveedores de ATENCIONES DE SALUD ATENCIONES DE SALUD M03-SADTRP- PROPORCIONAR
Servicios de
EN SALUD INTEGRAL E INTEGRADA INTEGRALES EN EMERGENCIAS INTEGRALES EN HOSPITALIZACIÓN SERVICIOS DE APOYO Servicios de Salud
Salud A LA PERSONA DIAGNÓSTICO, TERAPÉUTICOS, fortalecidos
M03-PAIA- PROPORCIONAR M03-PQS REALIZAR REHABILITACIÓN Y CUIDADOS
EN EL CURSO DE VIDA ATENCIONES DE SALUD PROCEDIMIENTOS QUIRÚRGICOS PALIATIVOS Instituciones
Instituciones CON ENFOQUE DE APS INTEGRALES AMBULATORIAS SEGUROS formadoras de
formadoras de Recursos humanos
Recursos en salud
humanos formando
en salud APOYO personas en base a
necesidades de
A02-DESARROLLAR A03-GESTIONAR Y salud del país
Empresa Privada A01-GESTIONAR LA A05-GESTIONAR LA A06- GESTIONAR LA
TECNOLOGÍAS DE LA A04-PROVEER Empresa Privada
CADENA DE ADMINISTRAR LAS INVERSIÓN EN PROCURACIÓN EN
INFORMACIÓN Y integrada en el
SUMINISTROS APOYO Y SOPORTE
SERVICIOS DE SALUD ASPECTOS LEGALES
COMUNICACIÓN FINANZAS DE LOS
ESTABLECIMIENTOS SNIS

CONTROL C02-EVALUAR, DAR

C01- REALIZAR LA SEGUIMIENTO Y
VIGILANCIA SANITARIA CONTROLAR LA GESTIÓN
MINSAL
 DIRECCIÓN VIGILANCIA PLANIFICACIÓN GESTIÓN DE LA
ESTRATÉGICA SANITARIA ESTRATÉGICA CALIDAD

GESTION DE QUEJAS
 P ROV EED O R ES HO SP ITAL EL SALVADO R . M A PA D E PRI M E R NIVEL U SUAR IO S

ENT R ADAS P RO C E SO 1. P RE STAC IO N D E SERVICIOS HO SPITALARIOS SALIDAS

Ma r co Legal y VIG ILANCIA Información a

G ESTIÓN 06 G ESTIÓ N D E LA CO M UNI CA CI ÓN Y familiares,
Normati va COVID-19 G ESTIÓN CLÍNICA EP IDEMIOLÓGICA
ESTRATÉG ICA CALIDAD TR AN SPAR EN CI A

07 08

Informe de estados clínicos A D 2.3

SH1.1 04
Pacientes referidos D O C U M EN TA C I Ó N Y 05
04 Siste mas de
Establecimientos A D MI NS IÓ N D E 01 SH1.2 ESTADÍSTICAS
Información
del SNIS PA CIENTES HOSP ITALIZACIÓN AT3.1 Nacional e
CA S OS M O D E R A D O S SO P O RTE VÍA Internacional
03
A EREA Y
01
SISTEMA

MAPA NIVEL SH.3 01

02
02
RESPIRATORIO

Indicación de exám enes de Lab.

AD2.1

EXÁMENES
04

1 PROCESOS HOSPITALIZACIÓN
CA S OS SEVEROS
SH.4 AD 2.2
CLÍNICOS
Domicilio de

MISIONALES
Paciente
Indicación de 04 pacie nte
trans portado por A P OYO EXÁ MENES 04
HOSP ITALIZACIÓN Rx.y U S G
cue rpos de CA SO S CRÍTICOS D E G ABINETE
02
socorro sin
referencia previa
Dietas y alime ntación
enteral A P OYO
NUTRICIONAL

Servicios
Paciente de alta Funerarios

Paciente que acude Paciente fallecido

por de m an da 04
Espontánea Indicación de transfusión
o plasm a convalesciente A P OYO
TRANSFUS IONA L

Hospitales de la
Paciente que no cumple criterios de ingreso o amerita atención e n
Referencia Re d COVID-19
Otro establecimiento COVID-19
Insumos, e quipos
medicam entos,
servicios

ABASTECIMIENTO GESTIÓN
SANEAMIENTO DE GESTIÓN
D E I N SUM OS Y DTIC
AM BI ENTA L R EC URS OS AD MINISTRATIVA
M ED I C A M E N TO S
HUMANOS
Fas
e

1. Paciente Evaluado, estabilizado y con trámite d e ingreso completo al área defi nida s eg ún estado clínico.
2.Paciente trasladado a otro servicio s egún evolución (mejoría o deterioro) y necesidad de complejidad d e atención.
0 3 Indicación de cuido d e vía aérea o soporte respiratorio d e med iana o alta complejidad.
0 4 Registro electrónico d e evaluaciones, procedimentos, atenciones, prescripciones, tratamientos, resultados d e exá men es y todas las acti vidades q ue con for man el expediente clínico del usuario.
0 5 Expedientes clínicos consolidados, informes requeridos por sistemas d e información de M IN SA L. Reportes epidemiológicos. Estadísti cas Hospitalarias, datos requeridos p or trabajo social para
informes d e estado clínico y fallecimiento a familiares.
0 6 Informes d e evaluaciones d e pacientes a especialistas d e centros de monitoreo, reportes de resultados d e exáme ne s d e gabinete y d e laboratorio, informes d e procedimientos e intervenciones.
0 7 Indicaciones d e especialistas d e centro de monitoreo a ser cumplid as por personal de atención directa.
0 8 Tablas d e salida para análisis, datos estadísti cos de interés epidemiológico.
 HERRAMIENTAS
INFORMÁTICAS
Análisis de
+LLUVIA DE IDEAS, +MAPA MENTAL +POWERPOINT
información

Mapeo de proceso SMARTART – POWERPOINT VISIO

Mapeo de NOMENCLATURA BPM,

procedimientos HERRAMIENTA BIZAGI, VISIO, EXCEL, POWER POINT

Caracterización FORMATO EXCEL

Indicadores de FICHA TÉCNICA DE INDICADORES

control (KPI´s) MEDICIÓN DE LA EFICACIA DEL PROCESO,EXCEL

REGISTRO DE DATOS EXCEL

Control CMI EXCEL – ETAB
FORMATO DE MANUAL DE
PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Aquello que vale la pena, requiere su tiempo.