METODOLOGÍA DE LA

AUDITORÍA
ADMINISTRATIVA
Bibliografía

• Auditoria administrativa, evaluación y diagnostico empresarial

Tercera edición, Enrique Benjamín Franklin
METODOLOGIA
La metodología de auditoría administrativa tiene el propósito el
de servir como marco de actuación para que las acciones en sus
diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma
programada y sistemática, unifiquen criterios, y delimiten la
profundidad con que revisaran y aplicaran las técnicas de
análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y
objetivo de los resultados.
ETAPAS QUE LA INTEGRAN:

PLANEACIÓN

INSTRUMENTACIÓN

EXAMEN

INFORME

SEGUIMIENTO
PLANEACIÓN
La planeación implica trazar una directriz; establecer programas o guías
económicas, numéricas y conceptuales, y definir objetivos, etapas de
financiamiento, marco jurídico y estructura organizativa idónea, para
iniciar, mantener, desarrollar y culminar las actividades a realizar. La
planeación representa una función administrativa clave en el desempeño
de la auditoría administrativa, donde cuenta con un campo de aplicación
amplio (de carácter general o específico).
Factores a revisar

ETAPA: • Visión
Planeación • Misión
• Objetivos
• Metas
• Estrategias/tácticas
• Procesos
PROPÓSITO ESTRATÉGICO:
• Políticas
Definir el marco de actuación de
la organización • Procedimientos
• Programas
• Enfoques
• Niveles
• Horizonte
ETAPA :
Organización
PROPÓSITO ESTRATÉGICO:
Diseñar e instrumentar la
infraestructura para el
funcionamiento de la organización
• Estructura organizacional
• División y distribución de
funciones
• Cultura organizacional
• Recursos humanos
• Cambio organizacional
• Estudios administrativos
• Instrumentos técnicos de apoyo
ETAPA : • Liderazgo
Dirección • Comunicación
• Motivación
• Grupos y quipos de trabajo
PROPÓSITO ESTRATÉGICO: • Manejo de estrés, el conflicto y la
Tomar las decisiones pertinentes crisis
para regular la gestión de la • Tecnología de la información
organización • Toma de decisiones
• Creatividad e innovación.
ETAPA :
• Naturaleza
Control
• Sistemas

• Niveles
PROPÓSITO ESTRATÉGICO:
Medición del progreso de las • Proceso
acciones en función del
desempeño. • Áreas de aplicación

• Herramientas

• Calidad
 ELEMENTOS ESPECÍFICOS ATRIBUTO FUNDAMENTAL
Adquisiciones Abastecimiento de recursos

Almacenes e inventarios Resguardo y canalización de los recursos

Asesoría externa Soporte especializado con visión de negocio

Asesoría interna Asistencia para mejorar el desempeño

Coordinación Determina la unidad de acción

Distribución del espacio Disposición de instalaciones para el flujo del trabajo

Exportaciones Alternativa de expansión
Globalización Apertura de mercado

Importaciones Insumos de origen extranjero

Informática Manejo alterno de información

Investigación y desarrollo Innovación de valor

Marketing Desplazamiento y ubicación de productos

Generación de productos y/o servicios con un valor

Operaciones agregado
Proveedores Suministro de insumos

Proyectos Promueven la unidad de propósito

Recursos financieros y contabilidad Manejo, registro y control de recursos

Servicio a clientes Capacidad de respuesta

Servicios generales Desarrollo de condiciones de operación

Definen la distribución interrelacionada de

Sistemas componentes
FUENTES DE INFORMACIÓN

Representan las instancias internas y externas a las que puede recurrir

para captar la información que se registra en los papeles de trabajo del
auditor.
FUENTES DE INFORMACIÓN

a. INTERNAS
• Órganos de gobierno
• Órganos de control interno
• Socios
• Niveles de organización
• Unidades estratégicas de negocio
• Órganos colegiados y equipos de trabajo
• Sistemas de información
FUENTES DE INFORMACIÓN

b. EXTERNAS
• órganos normativos (oficiales y privados)
• Competidores actuales y potenciales
• Proveedores actuales y potenciales
• Grupos de interés
• Organizaciones lideres en el mismo giro industrial o en otro
• Organismos nacionales e internacionales que dictan lineamientos o
normas regulatorias de calidad
• Redes de información en el mercado global
INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

Es la secuencia lógica para su desarrollo requiere de un

“reconocimiento” o investigación preliminar para determinar la
situación administrativa de la organización.
CRITERIOS:
Determinar las necesidades especificas
Identificar los factores que requieren atención
Definir estrategias de acción
Jerarquizar prioridades en función del fin que persigue
Describir la ubicación, naturaleza y extensión de los factores.
Especificar el perfil del auditor
Estimar el tempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo
definido
PREPARACIÓN DEL PROYECTO DE
AUDITORIA

PROPUESTA TÉCNICA PROGRAMA DE TRABAJO

• Naturaleza • Identificación
• Alcance • Responsable (s)
• Objetivos • Área (s)
• Clave
• Estrategia
• Actividades
• Justificación
• Fases
• Acciones
• Calendario
• Recursos • Representación grafica
• Costo • Formato de presentación
• Resultado • Reportes de avance
• Información complementaria • Periodicidad
ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDAD

CAPACITACIÓN

ACTITUD
DIAGNOSTICO PRELIMINAR

Se debe preparar un marco de referencia que fundamente la razón por

la que surge la necesidad de auditar.
>GÉNESIS DE LA ORGANIZACIÓN
• Creación de la organización
• Cambios en su forma jurídica
• Conversión del objeto en estrategias
• Manejo de la delegación de facultades
> INFRAESTRUCTURA
• Esquema de operación (procesos/funciones)
• Modificaciones de la estructura organizacional
• Programación institucional
• Nivel de desarrollo tecnológico
> FORMA DE OPERACIÓN
• Desempeño registrado
• Logros alcanzados
• Expectativas no cumplidas
• Proceso de toma de decisiones
POSICIÓN COMPETITIVA
• Naturaleza, dimensión, sector y giro industrial de la organización
• Competencias centrales
• Clientes, proveedores y competidores
 PROGRAMA DETALLADO Y
CRONOGRAMA DE TRABAJO

https://bibliotecat2.files.wordpress.com/2014/10/auditoria-administrativa-1ed-sotomayor.pdf
Programa detallado

En la realización de la auditoría administrativa como actividad

profesional, es imprescindible diseñar un programa de trabajo en el
que quede establecido de manera sistemática la secuencia de las
acciones a realizar, con base en una descripción generalizada o
detallada.
 VENTAJAS DEL PROGRAMA DE
TRABAJO

OBSERVANCIA DE
PROCEDIMIENTOS |
GUIA DE TRABAJO
 Estructura formal del programa

• Elementos que lo componen

ELEMENTOS
FORMALES

Identificación Calendarización de
actividades

Procedimientos Personal involucrado

Objetivo
 Programas de auditoria
CONTENIDO APLICACIÓN PRESENTACIÓN

Generales Estandarizados o tipo Vertical

Detallados o analíticos Específicos Horizontal

Ventajas de la utilización del programa

Representa una guía formal para la realización de la auditoría.

 Impulsa el involucramiento del personal y su participación.
Permite dar seguimiento a la planeación de la auditoría.
Establece un lenguaje común entre el equipo de trabajo.
Facilita la comunicación entre el equipo y el auditado.
Al existir cambio de personal se eliminan contratiempos con el
sucesor.
Permite la retroalimentación del personal.
Facilita la verificación de los procedimientos y, en su caso, la
adecuación.
Permite actuar en situaciones imprevistas.
Detecta variaciones de tiempo, es decir, entre el programado y el
real.
Facilita al supervisor verificar el avance de las actividades con el
Seguimiento del programa

SUPERVISIÓN DEL PROGRAMA

FACTORES QUE
AFECTAN EL
PROGRAMA DE
TRABAJO

Limitación de los recursos

Información obtenida
CRONOGRAMA DE TRABAJO

Es una descripción especifica de las actividades y del tiempo que se va

a emplear para la ejecución del proyecto. Se debe organizar el trabajo
en fechas probables, para saber cuanto tiempo requerirá elaborar el
trabajo definitivo.
Para su presentación se utilizan generalmente diagramas, lo que
permite visualizar mejor el tiempo de cada actividad, y sobre todo en
aquellos casos e que hay varias actividades en un mismo tiempo
TAREA
Son actividades de un proyecto que realizan una secuencia determinada,
pueden clasificarse en:
• Tarea procesadora: es una tarea que debe comenzar o terminar antes de
que otra pueda comenzar .
• Tarea sucesora: es una tarea que depende del comienzo o del fin de una
tarea precedente
• Tareas de resumen: son aquellas que se componen de sub tareas y
resume esas sub tareas

TRABAJO
Es el esfuerzo necesario para realizar una tarea . Existen dos tipos de
trabajo: el trabajo de recursos individuales en una tarea y el trabajo total
en la tarea.
DURACION: Tiempo en que se llevara complementar una tarea definiendo
su lapso de tiempo.
Hito: es una tarea sin duración (o días) que se utiliza para identificar
sucesos significativos en la programación como la finalización de una fase
importante.
PASOS PARA ELABORAR LA PLANEACIÓN:
Listar las actividades en columna s
Disponer el tiempo para el proyecto e indicarlo
Calcular el tiempo para cada actividad
Indicar estos tiempos en forma de barras horizontales
Reordenar cronológicamente .
Ajustar el tiempo o secuencia de actividades
Cronograma de pastel
Es una representación grafica de las relaciones entre
las tareas del proyecto que permite calcular los
tiempos de proyecto
INSTRUMENTACIÓN
 RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN

 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN

 MEDICION

 PAPELES DE TRABAJO

 EVIDENCIA

 SUPERVISION DEL TRABAJO

Instrumentación

Se seleccionan y aplican las técnicas de recolección mas viables, se

eligen indicadores, manejo de los papeles de trabajo y evidencia, y la
supervisión necesaria para mantener una coordinación eficaz
Recopilación de información:

Esta tarea se enfoca en el registro de todo tipo de hallazgo y evidencia

que haga posible su examen objetivo, pues otra manera se puede
incurrir en errores de interpretación
Aplicar un criterio de discriminación, siempre basado en el objetivo de
l auditoria
Técnicas de Recolección

• Investigación documental
Normativa
Administrativa
Mercado
Ubicación geográfica
Estudios financieros
Situación económica
Comportamiento del consumidor
•Observación directa.
•Acceso a redes de
información
•Entrevista.
•Cedulas
MEDICIÓN

La medición se puede visualizar de dos perspectivas:

De forma.-
• se utilizan escalas de medición
De fondo.-
• Los componentes del proceso y elementos específicos:
debe hacerse considerando las variables que influyen en el desempeño
de una organización, como su naturaleza, campo de actuación ,
tamaño, giro industrial y enfoque estratégico.
• Indicadores.-
son un elemento estratégico del proceso de evaluación de la forma de
gestión organizacional, ya que permiten ordenar las acciones en
función de los resultados que pretenden alcanzar.
Papeles de Trabajo

Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor

tiene que hacerlo en papeles de trabajo: registros donde se describen
las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la
información obtenida y las conclusiones a las que se llega.
Los papeles de trabajo deben incluir:
• Identificación de la auditoría
• El proyecto de auditoría
• Índices, cuestionarios, cédulas y resúmenes del trabajo realizado
• Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicación de
la auditoría.
• Observaciones acerca del desarrollo del trabajo
• Anotaciones sobre información relevante
• Ajustes realizados durante su ejecución
• Lineamientos recibidos por área o fase de aplicación
• Reporte de posibles irregularidades.
Evidencias

Física: se obtiene mediante inspección u observación directa de las

actividades, bienes o sucesos, y se presenta a través de notas,
fotografías, graficas, cuadros, mapas o muestras materiales
Documental: se logra por medio de el análisis de documentos
Testimonial: se obtiene de toda persona que realiza declaraciones
durante la aplicación de la auditoría.
Analítica : comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y
desagregación de la información por áreas, apartados y/o componetes
Utilidad y validez de la evidencia

• Suficiente: debe ser necesaria para sustentar los hallazgos,

conclusiones y recomendaciones del auditor.
• Competente: debe ser consistente, convincente, confiable y haber
sido validada
• Relevante: debe aportar elementos de juicio para demostrar o
refutar un hecho en forma lógica y convincente.
• Pertinente: debe existir congruencia entre las observaciones,
conclusiones y recomendaciones de la auditoria.
Supervisión del trabajo

• Revisión del programa de trabajo

• Vigilancia constante y cercana de la labor de los auditores
• Aclaración oportuna de dudas
• Control del tiempo invertido contra el estimado
• Revisión oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo
• Escrutinio final del contenido de los papeles de trabajo para
cerciorarse de que están completos y cumplen con su propósito
EXAMEN
Propósito

Procedimiento

Enfoques de análisis administrativo

Análisis multinivel

Formulación del diagnóstico administrativo

Propósito

Aplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr los fines

propuestos con la oportunidad, extensión y profundidad que requiere
el universo sujeto a examen y las circunstancias especificas del trabajo
a fin de reunir elementos de decisión óptimos.
Procedimiento

• Conocer el hecho que se analiza

• Describir ese hecho
• Descomponerlo en sus partes integrantes para estudiar todos sus
aspectos y detalles.
• Revisarlo de manera crítica para comprender mejor cada elemento
• Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación
seleccionado mediante comparaciones y búsqueda de analogías o
discrepancia.
• Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerando
individualmente y en conjunto
Evidencias

La evidencia representa la comprobación fehaciente de los hallazgos

durante el ejercicio de la auditoría
• FISICA
• DOCUMENTAL
• TESTIMONIAL
• ANALITICA
 ENFOQUES DEL
ANÁLISIS
ADMINISTRATIVO
Enfoques organizacionales (ejemplos)
NOMBRE DE LA TÉCNICA APLICACIÓN

BENCHMARKING Proceso sistemático y continuo de evaluación de los

productos, servicios y procesos de trabajo de las
organizaciones que son reconocidas como lideres en su
campo, con el fin de realizar mejoras organizacionales .

ADMINISTRACIÓN Manejo inteligente de los recursos estratégicos de una

organización con el propósito de lograr una ventaja
competitiva y sustentable .

ANÁLISIS FACTORIAL Método de análisis que incluye todas las variables que
ejercen influencia en un proceso u operación, que se
identifican con el numero especifico de factores, los que
cumplen con funciones que determinan el desempeño y
resultado de la operación en conjunto.

CADENA DE VALOR Serie completa de actividades desde el procesamiento de

materias primas hasta la generación de productos
terminados que crean un valor para los clientes
 ENFOQUES DEL
ANÁLISIS
ADMINISTRATIVO
Enfoques cuantitativos (ejemplos)
Bibliografía

• Auditoria administrativa, evaluación y diagnostico empresarial-

Bnrique Benjamín Franklin.
NOMBRE DE LA TÉCNICA APLICACIÓN

ANÁLISIS DE SERIES DE TIEMPO Interpretación de las variaciones en los volúmenes

hechos, costos, producción, rotación de personal, etc., en
periodos iguales y subdivididos en unidades de tiempo
homogéneas .

CORRELACIÓN Determinación del grados de influencia o repercusión

mutua entre dos o mas variables

MODELOS DE INVENTARIO Especificación de cuando y que cantidad de inventarios

deben tenerse .

MUESTREO Sirve para inferir información acerca de un universo de

estudio, a partir del estudio de una parte representativa
del mismo.
ANÁLISIS MULTINIVEL

Primer nivel: percepción de la realidad y contexto de actuación,

recolección de información. (diagnostico preliminar)
Segundo nivel: derivación de conclusiones producto del examen de los
resultados obtenidos orientados por los indicadores de gestión
alineados con valores.
Tercer nivel: detección del juego de variables asociadas con los
supuestos detrás de las líneas de acción y de reglas de juego no
escritas.
Cuarto nivel: determinación del contexto de interdependencia e
interacción que vinculan causas y efectos
Quinto nivel: reflexión de las tendencias del desempeño y el
redireccionamiento propuesto.

Nuevos niveles o entre niveles de análisis: cada vez que se realice una
nueva revisión resultados a la luz del cambio como común
denominador
FORMULACIÓN DEL DIAGNOSTICO
ADMINISTRATIVO
• BASE CONCEPTUAL: la diagnosis, parte esencial de la auditoría
administrativa, es un recurso que traduce los hechos y circunstancias
en información concretas, susceptible de cuantificarse y cualificarse.
• MARCO DE REFERENCIA: se dispone una base de información con la
perspectiva del génesis, infraestructura administrativa, forma de
operación y posición competitiva
CONTENIDO

Para el diagnostico administrativo la auditoría tiene que incorporar los

sig. Aspectos:
a. Contexto
b. Información operativa
c. Desempeño
d. Estrategia competitiva
e. Liderazgo
f. Perspectivas
INFORME
Informe

El proceso de auditoría concluye con el informe de auditoría, que

constituye el medio a través del cual el auditor comunica de manera
formal y directa el reporte final de la auditoría, junto con las
recomendaciones correspondientes, a la empresa que solicitó los
servicios, específicamente a la alta gerencia.
En este documento debe constar la colaboración del personal interno,
sin la cual no hubiera sido posible culminar esta labor.
El informe de auditoría es esperado con interés por el auditado, de
manera que no se debe escatimar esfuerzo, tiempo y dedicación para
su elaboración, revisión, reproceso y presentación final..
Atributos

• Objetividad visión imparcial de los hechos

• Oportunidad disponibilidad de la información en un tiempo y lugar
• Claridad fácil comprensión del contenido
• Utilidad provecho que puede obtenerse de la información
• Calidad apego a las normas de administración de la calidad y
elementos del sistema de gestión
• Lógica secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas
Lineamientos generales para su preparación

No perder de vista el objeto de la auditoría

Ponderar las soluciones que se propongan para hacerlas prácticas y
viables.
Explorar diferentes alternativas para transmitir las causas y efectos
inherentes a los hallazgos.
Homogenizar la integración y presentación de los resultados a fin de
establecer coherencia entre los hallazgos y los criterios para su atención.
Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar sólidamente los
resultados
Allegar a los niveles de decisión los elementos idóneos para una toma de
decisiones objetiva y consistente.
Sentar las bases que constituyen un mecanismo de información
permanente
Crear conciencia en los niveles de decisión acerca de la importancia
que reviste no cumplir o hacerlo de manera extemporánea con las
mediadas recomendadas
Establecer la forma y el contenido que deberán observar los reportes
y el seguimiento de sus acciones.
Tomar en cuenta los resultados de auditorías anteriores
Tipos de informe

• Informe general
• Informe ejecutivo
• Informe de aspectos relevantes
Informe general

• Responsable. Área o unidad administrativa encargada de preparar el

informe.
• Introducción.
• Antecedentes
• Técnicas empleadas
• Diagnóstico
• Propuesta
• Estrategia de implantación
• Seguimiento
• Conclusiones y recomendaciones
• Apéndices o anexos
Informe ejecutivo

• Responsable. Área o unidad administrativa encargada de preparar el

informe.
• Periodo de revisión. Tiempo que comprendió el examen.
• Objetivos. Propósitos que se pretenden con la auditoría.
• Alcance. Profundidad con la que se examino al organización.
• Metodología. Explicación de las técnicas y procedimientos utilizados
para captar y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los
objetivos.
• Síntesis. Relación de los resultados alcanzados y logros obtenidos con
los resultados asignados.
• conclusiones. Concentrado de aspectos prioritarios, acciones llevadas
a cabo y propuestas de actuación.
Informe de aspectos relevantes

Mediante este informe se puede analizar y evaluar.

• Si se finalizo el proceso de aplicación de auditoría.
• Si se presentaron observaciones relevantes.
• Si la auditoria esta en proceso, se reprogramó se replanteó.
• Las horas-hombre realmente utilizadas
• La fundamentación de cada observación
• Causas y efectos de las principales observaciones presentadas.
• Las posibles consecuencias que se pueden derivar de las
observaciones presentadas.
Propuesta de implementación

FASES:
• Preparación del programa
• Integración de recursos.
• Ejecución del programa.
presentación de informe

Le informe fina aprobado se hará del conocimiento de:

 Titular de la organización.
 Órgano de gobierno.
 Órgano de control interno.
 Niveles directivos, mandos medios y nivel operativo.
 Grupo de filiación, corporativo o sectoriales
 Dependencia globalizadora
SEGUIMIEN
TO
Objetivo general

Lineamientos generales

Acciones específicas

Criterios para la ejecución de auditorías de

seguimiento.
Objetivo general

Establecer el lineamientos generales, acciones y criterios para la

ejecución de auditorias de seguimiento, las cuales garanticen que las
observaciones y recomendaciones formuladas por el auditor se
atienden e implementan de manera puntual.
Lineamientos generales

• Definir las áreas en las que se comprobará la implementación de las

observaciones y recomendaciones propuestas por el auditor.
• Considerar la participación de especialistas cuando se requiera
evaluar la implementación de observaciones y recomendaciones
• Replantear sugerencias que se consideran indispensables
• Evaluar los resultados y logros alcanzados con la implementación de
las recomendaciones
Acciones especificas.

• Recomendaciones programadas:
Estrategia
Asignación de responsabilidad
Factores considerados
Áreas de aplicación
Periodo de realización
costo.
Apoyo y soporte utilizados
 porcentaje de realización
Impacto logrado
Acciones especificas

• Recomendaciones fuera de programa:

Estrategia
Desviaciones
Causas
Efectos
Alternativas de solución planteadas
Alternativas de solución
Acciones correctivas realizadas
Calendario de aplicación
Efectos seguidos
 Criterios para la ejecución de la auditoría de
seguimiento

• Considerar las sugerencias o comentarios del titular.

• Entrevistarse antes de la ejecución de la auditoria con los
responsables de las áreas
• especificar el numero de semanas-hombre que comprenderá la
reviso, el responsable que supervisara y los auditores que
participaron en su ejecución.
• Dar prioridad a la comprobación del cumplimiento en los términos
establecidos y fechas programadas por las disposiciones de apoyo
que se han preparado
• Dar seguimiento a la auditoría.
Gracias por su atención