Universidad del Arte Ganexa

Sistema de Compras y Almacenamiento

Clase 1 & 2

Chef Instructor
Giovanna M. Colucci-García Prado
Jueves 19 de mayo 2022
 Identificación de las necesidades,  Pedido, recepción,
según parámetros establecidos en el almacenamiento y suministros
sistema de compras. de los productos
 Gestión de Compras
• Dado que la compra ha dejado de ser una actividad más
para convertirse en un elemento estratégico de la
organización, hoy más que nunca resulta necesario
conocer las aristas fundamentales referidas a la gestión
de compras.

• Hoy en día, las empresas operan en mercados cada vez

más globalizados y enfrentan una dura competencia de
socios nacionales y extranjeros. Por lo tanto, la
reducción de costos es esencial para la operación
comercial efectiva de cualquier negocio. Ninguna
organización considera económicamente factible
producir todos los materiales utilizados.
Contexto de Gestión de Compras
• La gestión de compras y sus operaciones
juegan un papel vital en la mayoría de las
organizaciones. Esto se debe a que las materias
primas compradas suelen representar entre el
40 y el 60 % del valor de venta del producto
final.

• La gestión de compras es cada vez más

compleja debido a la naturaleza y variedad de
los productos o servicios que se adquieren,
influenciada por el entorno económico, los
cambios tecnológicos y las crecientes
exigencias de calidad.
 Funciones de
Compras
• La función de compras ha evolucionado
desde la entrada tradicional para obtener el
mejor precio, la calidad requerida, el
servicio requerido, etc. pasar a funciones
más avanzadas como innovar y encontrar
nuevos mercados, subcontratar métodos que
la empresa no puede realizar, dedicarse al
desarrollo de productos, tareas que cada vez
requieren más formación técnica por parte
del comprador.
Entorno Industrial
• En este entorno, la búsqueda de materias primas y
componentes, la calidad y el precio deben acordarse de
antemano, para no aumentar el costo del proceso de
producción, en cualquier caso, es necesario elegir los
fabricantes adecuados. productos en términos de
flexibilidad, calidad, confiabilidad y precio.
• La función de compras generalmente la realiza un
agente de compras que está autorizado para adjudicar
contratos en nombre de la empresa. En una empresa
grande, el agente de compras también puede tener
personal que incluya compradores y despachadores.
Entorno de servicios

• En estas condiciones aceptadas por el mercado para obtener el

producto terminado, el papel de la compra es menos importante. Sin
embargo, en otros servicios, como el transporte y la restauración, la
función de compras es muy importante.

Responsabilidades básicas:
 Mantener una continuidad en los suministros teniendo en cuenta los
programas.
 Proporcionar estos suministros de acuerdo con las normas de calidad
requeridas.
 Obtener los productos necesarios al costo total más bajo posible,
dentro de las condiciones y plazos de entrega requeridos.
 Prevenir de las variaciones de precios en el mercado, así como de las
coyunturas o las tendencias que sean del interés de la organización.
Cumplimiento de
responsabilidades

• Negociar continuamente el precio, la calidad, la

presentación y los plazos de entrega en función de las
previsiones de compra y las calificaciones de los
proveedores.
• Previsión técnica, económica y financiera de
compras. Programe pedidos por artículo y proveedor,
determine los volúmenes de pedidos y las fechas de
lanzamiento previstas.
• Preparar órdenes de compra, lanzar órdenes y
controlarlas hasta su recepción, y control de calidad,
si se requiere.
 Objetivos en
función de compras
• Investigación de suministro (análisis de
mercado)
• Selección de proveedores.
• Controlar las especificaciones de calidad
requeridas, incluyendo empaque,
presentación, etc. (gestión de la calidad de
compras). Estas especificaciones suelen ser
establecidas por el departamento técnico
(entornos industriales) o el departamento de
marketing (entornos comerciales).
• Administre sus precios para mantener sus
compras lo más baratas posible.
 Formas de
compras
• Las compras normales
• La adquisición de elementos denominados menores
• Los bienes importados
• Las incorporaciones de bienes del activo fijo

Sin embargo, es razonable pensar que esto debe hacerse en

ciertas circunstancias, como cuando se compra un artículo
que califica como una compra regular, pero se siguen
ciertas pautas que aparecen en algunos de los otros tres
métodos de compra. comprar.
Compras de bienes del activo
fijo
• Debido al hecho de que las
contribuciones en estas
transacciones suelen ser
sustanciales, se requiere la
aprobación de un representante
senior de la empresa, como el
presidente o su suplente en
ausencia de la imposibilidad de
organizar, o al final, el catálogo es
una gran compra.
 Etapas de decisión
de compra
• Reconocimiento de la necesidad
• Búsqueda de información
• Formación de alternativas
• Evaluación de alternativas
• Decisión de compras
• Ejecución de compra
• Monitoreo postcompra
Relaciones con el proveedor
• Ver al proveedor como a un adversario es
contraproducente. Las relaciones cercanas y a largo
plazo con unos pocos proveedores son una mejor
forma.

• Una buena relación con el proveedor es aquella en

la que éste está comprometido a ayudar al
comprador a mejorar su producto y ganar pedidos
 Operaciones del
Almacén
• Las diversas actividades que se desarrollan en
nuestro almacén son de gran importancia para una
correcta gestión del inventario y el principal
objetivo es lograr la máxima satisfacción del
cliente (empresa o consumidor).

• No olvide que es uno de los principales eslabones

de la logística de una empresa, por lo que todas
las actividades que se desarrollen en ella deben
ser precisas, eficientes y coordinadas con otros
procesos.
Recepción del
Producto
• Recepción es el proceso por el cual un producto (o
conjunto de productos) de una fuente de
abastecimiento (proveedor, fábrica) llega al almacén
para su clasificación, inspección e ingreso al WMS
(Almanacen Product Management System) para su
importación, almacén entonces y listo para enviar al
cliente o usuario final previa solicitud de envío.

1. Chequeo visual externo

2. Documentación de comprobación
3. Chequeo interno del producto
 Chequeo visual
externo
• Se procederá con la descarga del producto si viene en
transporte con medios mecánicos o recibiremos de
manos del transportista si es un bulto pequeño.
• Comprobaremos en el documento de entrega que,
efectivamente, somos el destinatario.
• Comprobaremos que la mercancía recibida se
encuentra en buen estado de embalaje y que no
muestra signos de manipulación.
• Si no vamos a realizar la entrada de la mercancía
inmediatamente después de su recepción, la
situaremos sin desembalar en una zona que
destinaremos a tal efecto.
Documentación de comprobación
• Crearemos un documento de entrada basado en el
pedido de adquisición que hicimos a nuestro
proveedor.
• Realizaremos las modificaciones oportunas en el
documento de entrada con los posibles sobrantes y
faltantes.
• Con este documento será con el que realizaremos
el conteo de la mercancía recibida punteando
referencias, cantidades, caducidades y cualquier
otro dato que sea necesario en el registro.
 Chequeo interno
del producto
• Desembalaremos el material poniendo especial
cuidado.
• Separaremos los distintos materiales para
identificarlos y clasificarlos según su tamaño.
• Identificaremos la mercancía con nuestro registro con
el fin de poderla ubicar en nuestro almacén de manera
que se localice de forma rápida y sencilla.
• Devolveremos el documento de entrada debidamente
cumplimentado con los datos requeridos y con las
posibles discrepancias a nuestra administración.
Tareas asociadas a la recepción de mercancías
• Recibir productos es más
que simplemente ingresar
pedidos de proveedores.
• Es un proceso que incluye
una serie de tareas
relacionadas que se pueden
agrupar en cuatro grandes
bloques.
Planificación e Control de calidad
información de la mercancía
Etiquetado,
Descarga y gestión
consolidación y
de los muelles de
emplazamiento de
carga
la mercancía
 Planificación e
información

• Planificar las llegadas de mercancía es

fundamental para que no se produzcan
cuellos de botella en los muelles del
almacén.
 Descarga y gestión de
los muelles de carga

• Esta unidad operadora se encarga de la

descarga de mercancías de los vehículos
así como del movimiento de mercancías
a las zonas de recepción o recogida, o
directamente a su ubicación en las
estanterías.
 Control de calidad de la
mercancía
• Al recibir los pedidos, se realiza una primera
verificación de los albaranes para ver si coinciden
con lo acordado con el proveedor en cantidad,
modelo y características. También se comprueba
que el embalaje está en perfecto estado.

• Dependiendo del tipo de carga que se reciba, tras

la anterior comprobación inicial será necesario
llevar a cabo, en algunos casos, un control de
calidad más en profundidad.
 Etiquetado, consolidación,
emplazamiento de mercancía

• Durante la recepción de mercancías, es importante registrar

toda la información y registrar la llegada de nuevos materiales
para controlar la trazabilidad de los materiales.

• Por ejemplo, estos se conocen comúnmente como "recibos"

que incorporan datos como números o códigos de pedido,
facturas, resultados de pruebas de calidad, descripción e
identificación de artículos y cantidades.

• En los almacenes con sistemas de gestión, estos datos se

informatizan para que coincidan con los parámetros logísticos
que se utilizan en la empresa (normalmente corresponden a una
base de datos ERP).
 Buena recepción de
mercancías en almacén
• Ajustar la planificación de entradas a las
posibilidades del layout del almacén.
• Evaluar la posibilidad de automatización de tareas
en la recepción de mercancías.
• Establecer protocolos que regulen todo el proceso
de recepción de mercancías.
 Proceso de recepción y registro
• Planificación e información de la mercancía
La planificación de las llegadas de mercancía a almacén
es indispensable para que no surjan problemas. Una
correcta coordinación de la cadena de suministro es
determinante en el proceso de recepción de mercancías.

• Descarga de la mercancía en almacén

En esta zona del almacén es también indispensable que
los trabajadores cuenten con unos conocimientos sobre
cómo proceder en cada situación o problema que pueda
surgir, así sabrán en todo momento cómo operar y qué
equipos deben usar.
 Proceso de recepción y
registro
• Control de calidad de la mercancía
Cuando llega la mercancía a almacén, se comienza con una primera
verificación de los albaranes, para ver si todos coinciden con lo que se
había acordado con los proveedores, en relación a la cantidad, al modelo y
a las características. También se debe comprobar que el embalaje está
correcto y en perfecto estado.

• Etiquetado y colocación de la mercancía

A lo largo de todo el proceso de recepción de mercancías es muy
importante registrar toda la información, para dejar constancia de la
mercancía que ha llegado a almacén. Esta información puede registrarse
en los programas de sistema de gestión destinados a ello, para que los
datos estén informatizados en función a los parámetros logísticos que
utilice la empresa.
FELIZ
DÍA