LOGÍSTICA DE COMPRAS

• El objetivo es que llegue el producto o bien y servicio al consumidor final.

• En las condiciones y necesidades que se solicitaron por parte del departamento que lo
necesita para poder dar o hacer el producto o servicio de la empresa.

• Vigilar la entrega del producto en el lugar, tiempo, cantidad, costo y calidad páctalos con el
cliente.

CÓMO PLANEAR LAS COMPRAS DE UNA EMPRESA

• Definir los factores que determinan el tipo de empresa

• En el caso de empresa industrial, el departamento de producción será el indicado de

determinar la frecuencia y cantidad de producto y cada qué tiempo deberán resurtir.

• Hablar el mismo idioma.

• Pronósticos y presupuestos (elementos)

I. Método de consumo último periodo

II. Necesitamos saber las cantidades de 5 años

Ejemplo:

• Artículos indispensables
• Artículos que no se necesitan almacenar

Debemos determinar:

• Fuentes de aprovisionamiento
➢ En el país
➢ En el extranjero
• Clase y costo de transporte
➢ Terrestre
➢ Marítimos
➢ Aéreos
• Condiciones y cotizaciones de los mercados
 ALMACÉN

Unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial, con
objetivos bien definidos de:

❖ Resguardo
❖ Custodia
❖ Control
❖ Abastecimiento de materiales (Materia Prima)
❖ Productos terminados

•Por lo que debe ser ordenado y con las mejores condiciones más favorables que ayuden a la
consecución de los objetivos (depositar dinero en un banco)

• Protegerlos

• Generar utilidades

• Administrarlos correctamente

Organización y administración del almacén depende de:

• Tamaño de la empresa

• Organización de la empresa

• Características de los materiales (dimensión, peso, fragilidad, peligrosidad, etc.)

• Diversidad en la producción o comercialización

• Programación de la producción

• Control de inventarios

Funciones que deben coordinar

• Recepción de materiales (carga y descarga)

• Registro de entradas y salidas (recepción y embarques)

• Almacenamiento de materiales (resguardo y custodia)

• Control de los materiales (control de inventarios)

• Información constante de los departamentos de compras, ventas y producción sobre las

existencias.
Condiciones del almacén

• Ambiente seco
• Ambiente húmedo
• Ambiente cálido
• Ambiente frío
• Iluminado
• Oscuro

Debemos observar estrictas normas de seguridad e higiene

Las compras deben de apoyarse en métodos científicos y seguir una regla juiciosa

Un buen indicador para planear las compras de una empresa es el análisis de Pareto o de ABC

Investigar qué es el análisis de Pareto o de ABC

Planeación y manejo del almacén

• Conocer bien los artículos que se van a almacenar

• Disponer de áreas suficientes para recepción, almacenamiento de entrega de material

• Conocer las dimensiones, peso, medida y características de los productos

• Conocer la frecuencia de consumo

• Es indispensable conocer las características principales de los materiales:

Líquidos, gaseosos, frágil, inflamable, explosivo, perecedero, polvo

Logística de compras:

• Logística empresaria que permita optimizar los recursos y brindar productos de calidad total
al consumidor final

• Esto es que el producto llegue al consumidor final en las mejores condiciones de cantidad y
calidad

Considerar el tipo de producto (elaboración) o servicio o productos terminados.

En el caso de una empresa industrial el departamento de producción determinara la frecuencia y

cantidad de materias primas que deban adquirirse, en razón de la labor de lo que el departamento
de ventas haya realizado y no interrumpir el proceso de producción.

• Tener constante contacto con el almacén para ver sus existencias y resurtir.
En el caso de empresas de comercialización de productos, se determinarán las compras y el volumen
de acuerdo con las condiciones de pago y el ritmo de las ventas, para no tener inventarios.

Se debe de tener mucho juicio y el estudio de la producción y del mercado para lograr la eficiencia
y la eficacia.

Por ejemplo; se puede realizar un pronóstico de acuerdo con un indicador que permita hacer
conjeturas para tratar de determinar cuándo y cuanto se debe de comprar y encontrar un equilibrio
adecuado

• Referencias del consumo del último periodo anterior (ejemplificar).

El área de compras tiene la obligación de comprar justo los materiales que ayuden a abatir los costos
de producción para que este resulte de la calidad apropiada a las necesidades de los clientes de la
empresa.

En la medida que una empresa se busca mayor calidad en sus productos, el costo de producción se
incrementa y de esta manera el valor agregado al cliente disminuye, ya que es el quien finalmente
percibe la calidad y el valor del producto.

Almacén control de inventarios

¿Para qué sirve el control de inventarios?

Para evitar la acumulación excesiva de materiales, así como su deterioro, mermas, obsolescencias,
robo, entre otras.

cuánto pedir y cuándo pedir?

esto debe de ser resuelto por el almacén, haciendo estimaciones o pronósticos que le permitan
encontrar el equilibrio adecuado entre estos 2 elementos.

el buen empleado de almacén nunca permite que sus existencias se agoten por completo antes de
solicitar nuevos materiales.

no se debe enviar una requisición con mucha anticipación, ya que estos se pueden deteriorar

Shingo

El sistema de producción de toyota y el Just time.

se constituye por sistemas que interactúan entre sí, filosofía de “sero inventarios en proceso” no es
un solo sistema de una serie de sistemas que van sumando y permiten llegar a tener una capacidad
de producción que garantice la entrega justo a tiempo (este sistema se tarda varios años para poder
manejarlo correctamente)

Existen algunas ventajas del sistema “Cero inventarios en proceso”

El ahorro financiero, ya que los defectos de producción se reducen, los desperdicios de materias
primas también se reducen, los consumos de energéticos y otros materiales se reducen al mismo.
Las fábricas ocupan menos espacio porque no tienen que guardar inventarios en proceso ni
materiales desviados o defectuosos.

El sistema de producción se obliga a trabajar sin defectos, lo que lo hace predecible y por lo tanto
confiable en cuanto a la entrega just time.

Errores que se cometen en el departamento de compras

1. No conocer la empresa, ni lo que realiza en ella (a ciencia cierta)

2. No aplicar la planeación correctamente

3. No conocer todos los elementos de una buena compra

4. No llevar registro de los proveedores, para su evaluación

5. No conocer el proceso de compras (requisición, cotización, cuadro comparativo, orden de

compra, recepción de material, revisión, pasar a contabilidad las facturas)

6. No tener el personal con el perfil adecuado

7. No establecer correctamente las políticas de compra

8. No establecer el procedimiento correcto de compras

9. No conocer a sus proveedores (capacidad técnica, de producción, financiera, etc)

10. Comprar con precios (olvidando los demás elementos)

11. No tener el manual de compras

12. No establecer formatos (específicos de compras) evita confusiones

13. Trabajar aisladamente (no considerar demás departamentos)

14. No tener bien definido su estructura organizacional

15. Creer que las compras no son importantes (generadoras de utilidad)

16. No aceptan entrar a la modernidad (sistema automatizado)

17. No aplicar algún método de análisis (ABC, mínimos y máximos, etc.)

Riegos de NO tener un buen control de compras

1. Comprar en condiciones desfavorables

2. Que las compras no cumplan con las políticas establecidas

3. Pagar en exceso

4. Comprar sin calidad

5. Pagar compras no recibidas o en mal estado

6. Los datos establecidos de la compra no coincidan con la de la factura

7. Realiza compras duplicadas o mas

(No son limitativas, cada empresa puede presentar diferentes problemas).

Aspectos legales de las Depto. Compras

Los aspectos legales de las compras deben ser manejados por una persona que conozca leyes y en
su caso normatividad gubernamental aplicable (abogado) y con él deben buscarse que se
contemplen los puntos mínimos necesarios para llevar a cabo la compra y venta.

Autoridad legal del agente de compras

En la época actual por la que estamos pasando, que es de crisis económica, escasez de dinero,
precios inestables, dependencia de materia prima importada, así como de tecnología, contracción
de mercado, etc., es de vital importancia la eficiencia de inversión del dinero de una organización,
ya que de no hacerlo adecuadamente se presentará la irremediable desaparición de la organización.

es por eso de la importancia del departamento de compras, y sobre todo de su sistema de

información, ya que sin importar su tamaño y al giro al que se dedique, siempre va a resaltar la
función tan trascendente que es la de invertir el dinero presupuestado.

El proceso de compras dentro de una organización consiste en precisar cuáles son sus necesidades
de bienes y servicios, identificando y comparando los proveedores y abastecedores, negociando con
los mismos para convenir términos de compra, celebra contratos y colocar pedidos, para recibir
bienes y servicios útiles de la organización.

Todas las compras se deben a las necesidades particulares de la empresa

Se requiere un análisis minucioso de la bondad de las mercancías y servicios que le abastecedor

ofrece.

El comprador decide que adquirir y cuando, con pleno conocimiento de los precios y tendencias del
mercado (oferta – demanda).

Una compra se pacta con el proveedor que ofrezca las condiciones más ventajosas para producto
de las misma calidad, precio, cantidad y fecha de entrega.

Un comprador capaz debe vaticinar la evolución futura del mercado.

En suma, el responsable del abastecimiento debe tener en cuenta respecto al producto/servicio a

adquirir

• Calidad – Precio – Tiempo de entrega – Cantidad

Responsabilidades del agente de compras

• El agente de compras suele ser también responsable de colocar tales ordenes, como
seguros, servicios consultivos y pasajes; en una palabra, de todos aquellos materiales y servicios que
deban ser obtenidos por medio de la emisión de una orden de compra. En el pasado, los
departamentos de compras no tenían atribuciones tan amplias como hoy día; en aquellos tiempos
le era permitidos a cada departamento compras sus propios materiales y equipos.

Las responsabilidades básicas son:

• Mantener una continuidad en los suministros teniendo en cuenta los programas

• Proporcionar estos suministros de acuerdo con las normas de calidad requeridas

• Obtener los productos necesarios al costo total más bajo posible, dentro de las condiciones
y plazos de entrega requeridos

• Prevenir las variaciones de precios en el mercado, asi como de las coyunturas o las
tendencias que sean del interés de la organización.

• Para cumplir sus responsabilidades al agente de compras debe realizar las siguientes
actividades:

• Búsqueda y evaluación de proveedores, constituye una de las actividades mas

importantes de la función de compras, tendente a tener una calificación de los
proveedores en función de su capacidad de respuesta frente a nuestra empresa, lo
que constituye un punto de partida para las futuras relaciones comerciales con ellos.
• Mantenimiento de un archivo actualizado de productos, con sus características
técnicas, códigos de identificación, suministros, precios y condiciones de entrega y
pago
• Negociación permanente de precios, calidad, presentaciones y plazos de entregar,
en función de las previsiones de compras y calificación del proveedor.
• Previsiones de compras, en su aspecto tanto técnico como económico y financieros
• Planificación de pedidos por artículos y proveedor, determinados los volúmenes de
pedidos y fechas de lanzamientos previstas
• Preparación de órdenes de compra, lanzamiento de pedidos y seguimientos de los
mismo hasta su recepción y control de la calidad en el caso que lo requieran.
• Solventar discrepancias en relación del producto
• Analizar variaciones en precios, plazos de entrega y calidad

Para cumplir sus objetivos, la función de compra consta de actividades netamente

diferenciadas que podríamos resumir como:

• Estudio de fuentes de suministro análisis de mercados

• Selección de proveedores
• Control de las especificaciones de calidad requeridas, incluyendo, presentación,
empaquetad, etc (gestión de la calidad de compra)
 • La gestión de precios, para conseguir compras lo más económicas posibles
• La gestión de plazos y condiciones de entrega, para conseguir máxima fiabilidad,
flexibilidad y reducción de los tiempos de entrega.
• la venta de productos sobrantes obsoletos, para evitar pérdidas económicas.

Autoridad y responsabilidad de los vendedores

• El vendedor está obligado a entregar al consumidor un bien que sea conforme con el
contrato de compraventa en los términos establecidos en la ley.

• A los efectos de esa ley son vendedores las personas físicas o jurídicas que, en el marco de
su actividad profesional, venden bienes de consumo.

• El vendedor responderá ante el consumidor de cualquier falta de conformidad que exista

en el momento de la entrega del bien.

• En los términos de esta ley se reconoce al consumidor el derecho a la reparación del bien, a
su sustitución, a la rebaja del precio y a la resolución del contrato.

La orden de compra

• Una orden o nota de pedido es un documento que un comprador entrega a un vendedor

para solicitar ciertas mercancías.

• Puede decirse, en definitiva, que la orden de compra es una solicitud escrita de

determinados productos a un precio acordado y con ciertas condiciones de pago y entrega,

• Se trata de una autorización que el comprador concede a que le presenten una factura por
la compra de las mercancías.

• Se conoce como orden de compra abierta a aquella cuya validez dura hasta que su emisor
la cancele expresamente.

• También puede ocurrir por otras razones específicas, como ser que deje de existir el activo
implicado o bien que su precio de mercado ha superado un límite establecido al comienzo del
acuerdo.

• Utilizar una orden de compra abierta presenta varias ventajas a los comercios como:

1. La orden de compra facilita considerablemente a los empleados el cálculo de los niveles de

inventario adecuados, además de ayudarles a detectar con más precisión el momento en el cual es
necesario realizar un nuevo pedido de suministro…del lado del comprador le permite llevar un
control de costos más eficiente a través del uso de medidas de ahorro, como puede ser un inventario
de tipo justo a tiempo.
2. Los proveedores pueden saber si los competidores cuentan con igualdad de oportunidades
en un negocio gracias a la realización de las licitaciones. Es importante recordar que a mayor
competencia más convenientes serán los precios para el comprador. Además, esto le abre las
puertas a influir con más fuerza en las negociaciones para obtener contratos más favorables para
él.

3. Dado que los precios de una orden de compra abierta se mantienen estables durante un
periodo determinado de tiempo, esta sirve para combatir una potencial inflación.

4. Uno de los puntos fundamentales es la certeza que este tipo de orden brinda a los
proveedores y a los compradores acerca el costo de los servicios y de los bienes implicados, existe
una serie de garantías en cuanto al precio, la cantidad, las condiciones de pago y los requisitos de
entrega que genera tranquilidad a ambas partes.

5. Da a los proveedores la seguridad de que obtendrán un cierto ingreso periódicamente.

6. Cuando la orden es de una magnitud considerable y el comprador es una compañía

importante, el vendedor puede usar las órdenes de compra abierta para crear una línea de crédito.

Cancelación de orden y violación de un contrato de compras.

Una orden de compra es un documento mediante el cual se comprometen tanto el proveedor y el

comprador a sostener y respetar las condiciones pactadas en la adquisición de materiales. La orden
de compra es la autorización al proveedor para que envíe y cargue al comprador las mercancías
especificadas, es muy importante que la orden de compra abarque de manera concreta y precisa
los elementos esenciales de las compras que se quieran hacer, de manera que se haga imposible las
interpretaciones erróneas y reduzcan al mínimo la necesidad de intercambiar correspondencia
sobre el asunto.

La cancelación de orden será cuando:

Cancelación por incumplimiento

En caso de que el vendedor incumpla en la realización de sus obligación al amparo de la orden de

compra, se declare en quiebra, suspensión de pagos, liquidación, realice una cesión general en favor
de sus acreedores o si es nombrado un interventor por razón de la insolvencia del vendedor, o en
caso de que el vendedor incumpla con alguna disposición o requisito de la orden de compra, el
comprador podrá, mediante aviso por escrito y sin perjuicio de cualquier otro derecho que pudiera
tener, cancelar la orden de compra.

En caso de cancelación, el comprador podrá completar la ejecución de la orden de compra a través

de los me que este seleccione, y el vendedor será responsable de cualquier costo adicional incurrido
por el comprador en este supuesto.

Cancelación por conveniencia

El comprador tendrá el derecho de cancelar, por razón de conveniencia, toda o por parte de la oren
de compra, en cualquier momento y mediante aviso por escrito proporcionado al vendedor. EL
vendedor dejara de realizar todos los trabajos relacionador con la orden de compra a partir de la
fecha contenida en dicho aviso de cancelación, no tomara ordenes adiciónales y preservara y
protegerá los materiales adquiridos o comprometidos conforme a la orden de compra, tanto en
trabajos en proceso como terminados, que se encuentren en las plantas del vendedor y sus
proveedores, así como las instrucciones del comprador

Los pagos de cancelación o los rembolsos al comprador, si los hubiere, serán mutuamente
acordados en forma oportuna por el comprador y el vendedor, basados en la porción del trabajo
realizado en forma satisfactoria en la fecha de cancelación, incluyendo el rembolso razonable de
utilidades por dichos trabajos, los gastos razonablemente necesarios que resulten de la cancelación,
apoyo por documentos que satisfagan al comprador, disposición de trabajo, materiales y cantidades
previamente pagadas por el comprador.

El vendedor renuncia expresamente a reclamar el pago de daños y perjuicios, así como el de

cualquier pérdida de utilidades, contribuciones o daños incidentales o consecuenciales u otros
daños ocasionados por dicha cancelación. El vendedor entregará todos los bienes con todas sus
garantías aplicables o dispondrán de los bienes según se le instruya el comprador antes del pago
final.

Incidental= de poca importancia

Facturación

Los avances tecnológicos que se han desarrollado en las últimas décadas están cambiando la forma
de trabajo alrededor del mundo

La implementación de la digitalización en las empresas está aplicando la tecnología utilizada

correctamente puede generar un círculo virtuoso en beneficio de la sociedad

La factura electrónica ha sido una innovación, hacia el proceso de transferencia fiscal

Donde se ha ido haciendo más fácil, eficiente y accesible la contabilidad de los contribuyentes