Capítulo IV: La Gestión de

Compras
Prof. Dr. José Cárdenas
 • Una buena gestión de compras trata de
aprovisionar todos los materiales y servicios
necesarios para nuestra compañía en las
La Gestión de cantidades necesarias, en el momento
Compras - adecuado, desde el proveedor idóneo, con la
Características máxima calidad posible y al mejor precio. Es
decir, trata de cumplir con los estándares
de las compras que la empresa ha establecido para su
correcto funcionamiento respeto a los
tiempos, calidades, cantidades y costes.
 • mantener un flujo estable y continuo de
materiales acordes a las necesidades de la
organización
• establecer unas buenas relaciones con los
La Gestión proveedores
de Compras • establecer canales que garanticen un buen
- Objetivos flujo de la información bidireccional,
seleccionar nuevos proveedores, desarrollar
de las y valorar objetivamente los existentes, y
aumentar los índices de rotación de
compras inventario, lo que redundará en un ajuste y
reducción de los mismos manteniendo el
servicio a nuestros clientes.
 La Gestión de Compras - Funciones
específicas de las compras
CÁLCULO DE COMPRA O OBTENCIÓN DE LA
NECESIDADES ADQUISICIÓN COMPRA

CONTROL DE
DESPACHO O
ALMACENAMIENTO EXISTENCIAS O
DISTRIBUCIÓN
STOCKS

UTILIZACIÓN DE
DESPERDICIOS
La Gestión de Compras -
Funciones específicas de las
compras
Es posible distinguir cinco funciones que podría desempeñar
la gente en una decisión de compra:
• El Iniciador. Una persona que sugiere la idea de adquirir el
producto o servicio específico.
• El Influyente. Una persona cuyos puntos de vista o
sugerencias tienen algún peso en la decisión final.
• El que decide. Una persona que determina alguna parte de
la decisión de compra.
• El Comprador. La persona que hace la compra.
• El Usuario. Una persona que consume o usa el producto.
Una empresa necesita identificar estas funciones porque
tienen implicaciones en el diseño del producto, la
determinación de los mensajes y el destino que se asigna al
presupuesto de promoción.
 La Gestión de Compras - Funciones específicas
de las compras – 1. Cálculo de las necesidades
• Es una actividad propia de la planificación logística. Las necesidades de
abastecimiento involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento
de la empresa, en cantidades específicas para un determinado período de
tiempo, para una fecha señalada, o para completar un determinado proyecto.
• Por tanto, tendremos como operaciones previas a la compra la recepción de
solicitudes de compra: la consiguiente previsible programación de necesidades,
la determinación de las compras a realizar y de las modalidades de
aprovisionamiento más idóneas. El cálculo de las necesidades se materializa con
la investigación de proveedores potenciales, la consiguiente emisión de consultas
y recepción de ofertas con la negociación y decisión sobre los métodos de
compra a seguir y, finalmente, la emisión de los pedidos.
 La Gestión de Compras - Funciones específicas
de las compras – 1. Cálculo de las necesidades
Las necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden ser por consumo, reemplazo,
reserva o seguridad, necesidades iniciales y necesidades para proyecto. Considerar al factor tiempo.
1. Reconocimiento de la necesidad
2. Búsqueda de información: el comprador debe acopiar toda la información de los proveedores posibles, que
considera necesaria para fundamentar sus análisis y la toma de decisiones
Las fuentes de información del consumidor comprenden cuatro grupos:
• Fuentes personales: familia, amistades, vecinos, conocidos.
• Fuentes comerciales: publicidad, vendedores, distribuidores, empaques, exhibidores.
• Fuentes públicas: medios masivos, organizaciones de clasificación de consumidores.
• Fuentes experimentales: manejo, análisis, empleo del producto.
El conjunto total de marcas disponibles es llamado grupo de conocimiento. Pero, sólo algunas marcas
permanecerán como alternativas importantes y formarán el grupo de alternativas.
 La Gestión de Compras - Funciones específicas
de las compras – 1. Cálculo de las necesidades
3. Formación y evaluación de alternativas
• A partir de la información recopilada el comprador determinará las alternativas
de compra. Existen varios procesos de evaluación de la decisión.
• Los atributos que resultan interesantes para los consumidores varían
dependiendo del producto. Los consumidores difieren en cuanto a los a
• Las creencias relativas a la marca constituyen la imagen de marca.tributos de
un producto que consideran relevantes o sobresalientes.
• El consumidor llega a las actitudes (como juicio o preferencias) hacia las marcas
alternativas, a través de algún procedimiento de evaluación.l consumidor tiene
una función utilitaria para cada atributo
• El comprador en cada compra determina cuáles son los principales criterios de
selección, evaluándose cada alternativa para llegar a seleccionar la que es más
conveniente para la empresa.
 La Gestión de Compras - Funciones específicas
de las compras – 1. Cálculo de las necesidades
4. Decisión de compra
• Pueden intervenir dos factores entre la intención de compra y la decisión de compra:
• La actitud de otros.
• Factores situacionales no previstos
• Etapas:
• Planificación de las compras.- Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la
necesidad.
• Análisis de las necesidades: realizar un “boletín de compras”
• Identificar una necesidad.- Identifica la necesidad para la compra de un producto.
• Seleccionar el producto específico.- Selecciona un producto específico para cubrir la necesidad.
• Asignar a un equipo de compra.- Reúne a un equipo para administrar el proceso de compra
• Especificaciones técnicas.- Hace una lista de especificaciones técnicas
• Presupuesto para la compra.- Establece un presupuesto para la compra
• Investiga a proveedores potenciales.- Investiga listado de los posibles proveedores
• Solicitud de ofertas y presupuesto.- Solicita cotizaciones de los fabricantes y proveedores del producto identificado que cubra todas las
especificaciones técnicas requeridas
• Evaluación de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.
• Selección del proveedor: Los factores que se comparan durante la fase de selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías
personales de la empresa que suministrará el producto.
• Negociación de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables.
La Gestión de Compras - 3. Formación y evaluación de alternativas: Evaluación de proveedores
Funciones específicas • Condiciones económicas.
de las compras – 1. • Precio por unidad y por lote.
• Descuento comercial.
Cálculo de las • Rappels y su aplicación.
necesidades • Gastos de envases y embalajes.
• Gastos de transporte y seguro.
• Forma de pago.
• Recargo por aplazamiento del pago.
• Condiciones técnicas.
• Características técnicas.
• Calidad.
• Embalajes especiales.
• Instalación y montaje.
• Tiempo de garantía.
• Formación de los usuarios.
• Repuestos y mantenimiento postventa.
• Servicios postventa.
• Plazo de entrega.
• Devolución de excedentes.
• Revisión de precios.
• Otros servicios.
 La Gestión de Compras - Funciones específicas
de las compras – 2. COMPRA O ADQUISICIÓN
• fase específica de adjudicación del contrato y solicitud del
pedido: Selecciona a un proveedor de entre las cotizaciones enviadas y
realiza el contrato de compra. Cuando el comprador y el vendedor llegan a
un acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambas
partes (contrato de compraventa o pedido en firme).
• Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en
las cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada al uso al
que se va a destinar, en el momento oportuno y al precio total más
conveniente
• Se deben considerar con atención las clausulas de los contratos de compra
al efectuar los pedidos
 La Gestión de Compras - Funciones específicas
de las compras – 2. COMPRA O ADQUISICIÓN
• Los principales objetivos específicos de esta actividad son:
• Mantener la continuidad del abastecimiento;
• Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada;
• Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios
para la empresa;
• Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc., buscando calidad adecuada;-
• Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y
materiales;
• Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuación;-
• Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente; preocuparse por la
permanente capacitación del personal; y, mantener informado al gerente de
logística o gerente general acerca de la marcha del departamento.
 La Gestión de Compras - Funciones específicas
de las compras – 3. OBTENCIÓN DE LA COMPRA
• Empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las
actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo
que se recibe. En esta etapa es primordial el seguimiento del pedido y los acuerdos. Se
hace para verificar que hemos recibido todo el material solicitado, que se corresponde a
las características detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo.
• El comprador-perseguidor deberá comprobar del proveedor los plazos de entrega de
materiales contratados, así como vigilar el control cualitativo de la calidad del proveedor
y el control cuantitativo de la cantidad contratada. Realizando las reclamaciones
pertinentes.
• El comprador deberá comprobar la exactitud de los términos de los albaranes de entrega
del proveedor y dar su aprobación y conformidad a la aceptación de las correspondientes
facturas
 La Gestión de Compras - Funciones específicas
de las compras – 4. ALMACENAMIENTO
• Es la primera de las operaciones posteriores a la compra Implica la ubicación o
disposición, así como la custodia de todos los artículos del almacén, que es la
actividad de guardar artículos o materiales desde que se producen o reciben
hasta que se necesitan o entregan. La función de un responsable como Jefe de
Almacenes y Expediciones es conveniente. Los principales aspectos de esta
actividad son:
• Control de la exactitud de sus existencias. Recepción cualitativa y cuantitativa
de los productos, accesorios y mercancías compradas o de los trabajos
realizados.
• Reclamaciones y devoluciones
• Mantenimiento de la seguridad contra imprevistos y robos.
• Conservación de los materiales.
• Reposición oportuna.
La Gestión de Compras - Funciones
específicas de las compras – 5.
DESPACHO O DISTRIBUCIÓN
• Como operación paralela a la compra tendremos la entrega
de los suministros a sus solicitantes. También conocida
como Expediciones. Consiste en atender los
requerimientos del usuario, encargándose de la
distribución o entrega de la mercancía solicitada.
• Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos
con prontitud, es necesario contar con el embalaje o
empaquetado para asegurarnos de que las cantidades y
calidades de los artículos o materiales sean correctas. Es
igualmente importante en esta función asegurar el control
de la exactitud de los artículos que se despachan, así como
la rapidez de su ejecución para cumplir con los plazos
solicitados.
La Gestión de Compras - Funciones
específicas de las compras – 6. CONTROL DE
EXISTENCIAS O STOCKS

• Como objetivo de esta actividad debemos plantear

el asegurar una cantidad exacta en abastecimiento
en el lugar y tiempo oportuno (“just in time: JIT), sin
sobrepasar la capacidad de instalación.
• Con un control preciso y exacto se garantiza un control
efectivo de todos los artículos de abastecimiento. Se
trata de realizar una adecuada gestión y organización
de los almacenes, realizando una optima rotación de
las existencias y estandarizando aquellos productos
que puedan ser normalizados, gracias su proliferación
y consumo
La Gestión de Compras - Funciones
específicas de las compras – 6.
UTILIZACIÓN DE DESPERDICIOS
• Los desperdicios y mercancías
obsoletas se deberán vender o
reutilizar, si fuera factible, con el
fin de tomar las medidas más
ventajosas para la empresa. Se
trata de la recuperación y
enajenación de materiales
modificados, desperdicios y
sobrantes de fabricación y de
materiales en desuso u obsoletos
Tipología de compras
• COMPRAS ESPECIALES.-Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso (ordenador, máquina,
mobiliario, vehículos …); es decir, no compramos materiales para transformar o artículos para la venta. La característica
general de estas compras es que la inversión es grande y la decisión de compra es consultada con los usuarios del bien.
• COMPRAS ANTICIPADAS.- Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad, que tendrá lugar a medio o largo
plazo. La compra anticipada es una estrategia que se puede aplicar en artículos básicos o con algunos tipos de mercancía.
También podemos anticipar la compra cuando se anuncia la subida del precio de un producto.
• COMPRAS ESTACIONALES.- Son compras que se hacen para productos de temporada; su finalidad es atender la demanda
estacional de ciertos artículos. La previsión de estas compras se hace partiendo de las ventas realizadas en el mismo
periodo del año anterior.
• COMPRAS RUTINARIAS.- Son las compras que se hacen en pequeñas cantidades, con entrega diaria de mercancía. Su
característica es atender las necesidades del “día a día” con una inversión de bajo riesgo.
• COMPRAS OPORTUNIDAD.- La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos la ocasión de comprar a precios de
“ganga”; la inversión supone un riesgo, que si el resultado es positivo dará un beneficio extra.
• COMPRAS DE URGENCIA.- Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para cubrir
necesidades urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una solución estratégica para satisfacer la demanda de los
clientes, cuando la empresa tiene que mantenerse al ritmo de los cambios rápidos en la moda. Generalmente, el proceso
de estas compras se hace de forma rápida, no se dispone de tiempo para comparar presupuestos.