Abastecimiento

Qu es el abastecimiento?
Es la funcin logstica mediante la cual se provee a una empresa de todo el
material necesario para su funcionamiento. Su concepto es sinnimo de
provisin o suministro. Su funcin es disminuir los retrasos en la solicitud de
pedidos o en la entrega de los proveedores afectan la continuidad del flujo de
bienes y servicios, aumentando no slo los costos por tiempos improductivos,
sino tambin los plazos de entrega a los clientes.Tenemos algunas actividades
dentro de este sistema las cuales son:

 Clculo de necesidades
Involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en
cantidades especficas para un determinado perodo de tiempo, para una fecha
sealada, o para completar un determinado proyecto.
Esta se materializa con los pedidos o la requisicin. Las necesidades de
abastecimiento para una empresa determinada pueden ser por consumo,
reemplazo, reserva o seguridad, necesidades inciales y necesidades para
proyecto. Dentro de esta actividad se debe considerar al factor tiempo.

 Compra
Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las
cantidades necesarias y econmicas en la calidad adecuada al uso al que se va a
destinar, en el momento oportuno y al precio total ms conveniente. Los
principales objetivos especficos de esta actividad son:
Mantener la continuidad del abastecimiento.
Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada.
Mantener existencias econmicas compatibles con la seguridad y sin
prejuicios para la empresa
Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc., buscando calidad adecuada.
Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y
materiales.
Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuacin.
Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente.

 Adquisicin a proveedores
Compras tradicionales:
Subcontratacin
tercerizacin o outsourcing
Regmenes de integracin:

Integracin vertical
Partnership
alianzas estratgicas
redes keiretsu
Cuasi integracin parcial o total.

Compras tradicionales
Cliente y proveedor buscan beneficios a corto plazo
Outsourcing
Adquisicin de bienes y servicios con una alta interaccin proveedor cliente. La relacin
va desde la simple subcontratacin hasta relaciones de asociacin

 Integracin vertical - ventajas

Reduccin de costos
Evitar uso de proveedores no calificados
Operacin en pocas proteccionistas
Oportunidad de crecimiento y desarrollo
Cuando existen activos muy especializados con frecuencia de transacciones
alta (industria minera)
Mayor poder de negociacin con clientes
Operacin con industrias en declive

 Partnership y alianzas estratgicas

Relacin proveedor-cliente5, conformando un ambiente de trabajo basado en la
confianza, la cooperacin y el trabajo conjunto para alcanzar la satisfaccin mutua de
sus necesidades.
Partnership
Relacin proactiva proveedor cliente
Alianzas estratgicas
Generacin de negocios en mercados especializados
Cuasi integracin vertical
Los abastecimientos se realizan a travs de una empresa controlada para asegurarlos
Redes Keiretsu
Los proveedores forman parte de una asociacin de empresas, los clientes pueden
financiarlos a travs de adquisiciones o prstamos

 Obtencin

La obtencin empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la

continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la
exactitud y calidad de lo que se recibe.

 Almacenamiento
Este implica la ubicacin o disposicin, as como la custodia de todos los
artculos del almacn, que es la actividad de guardar artculos o materiales desde
que se producen o reciben hasta que se necesitan o entregan. Los principales
aspectos de esta actividad son:

Control de la exactitud de sus existencias.

Mantenimiento de la seguridad.
Conservacin de los materiales.
Reposicin oportuna.

 Despacho o distribucin
Consiste en atender los requerimientos del usuario, encargndose de la
distribucin o entrega de la mercadera solicitada.
Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es
necesario contar con el embalaje o empaque para asegurarnos que las cantidades
y calidades de los artculos o materiales sean correctas. Es igualmente importante
en esta funcin asegurar el control de la exactitud de los artculos que se
despachan, as como la rapidez de su ejecucin para cumplir con los plazos
solicitados.

 Control de stocks
Como objetivo de esta actividad debemos plantear el asegurar una cantidad
exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la
capacidad de instalacin.
Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los
artculos de abastecimiento.

 Utilizacin de desperdicios
Esto con el fin de tomar las medidas ms ventajosas
para la empresa.

Ciclo del abastecimiento

Compras
Recepcin
Almacenamiento
Gestin de inventarios

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La funcin de la compra

La industria automotriz en la actualidad opera en

mercados cada vez ms globalizados y se enfrentan a
una fuerte competencia con sus similares ya sean
nacionales o extranjeros.

La compra ha dejado de ser una actividad ms para

convertirse en un elemento estratgico de la industria.
La prctica de la estrategia de compra es asegurar que
la empresa tenga los mejores proveedores para
abastecer los mejores productos y servicios, al mejor
valor total.

La funcin de compra tiene por objetivo adquirir los bienes y

servicios que la industria necesita, garantizando el
abastecimiento de las cantidades requeridas en trminos de
tiempo, calidad y precio.
Llevar a cabo las compras cada vez se hace ms complejo,
debido a la naturaleza y diversidad de los productos o servicios
y objetos de adquisicin, sin dejar de tener en cuenta el
dinamismo del entorno econmico, los cambios tecnolgicos y
las crecientes exigencias de calidad.

Polticas de compras
Son pautas que generan las industrias para determinar
cules sern las condiciones, los plazos de pago, y los
proveedores que tendr la empresa, entre otros
criterios, que sern aplicados al momento en que la
organizacin proceda a la adquisicin de productos
para sus operaciones habituales.

Poltica de producto: Cualquier proceso de compra requiere

como paso previo la definicin de las especificaciones (qu se va a
comprar) y la previsin de las necesidades (cunto y cuando)
Poltica de proveedores: Es responsabilidad de compras disear
un panel de proveedores que pueda garantizar el suministro de
productos y servicios en base a las necesidades de la industria

Poltica de ahorros: Definir un criterio homogneo en la

contabilizacin de los ahorros dentro de los diferentes
procesos de negociacin, para ello existe un procedimiento de
clculo y contabilizacin de los ahorros.
Poltica de procurement: El objetivo de compras es agilizar
el proceso de procurement, tanto interno como externo para
conseguir la mxima eficiencia en la relacin de proveedores
Poltica de sistemas de informacin: Compras aboga por
una mejora continua en el sistema de informacin, que
permitan una comunicacin electrnica fluida entre usuarios y
compradores, y entre la organizacin y proveedores,
generando y almacenando el mnimo posible de
documentacin escrita en el proceso

Funciones principales de compras

El objetivo bsico de la funcin de compras es
asegurar la continuidad del suministro de
materias primas, productos sub-contratados,
repuestos y reducir el costo final de los
productos terminados.

Los principales objetivos del departamento de compras:

Tipos de compras
Segn la concentracin de la funcin
Compras centralizadas
Distribucin propia.
Menores costos,
Incremento de niveles
inventarios

Compras descentralizadas
Pedidos desde centros
productivos o comerciales
locales.
de

Dificultades
administrativas.
Riesgos de prdidas, dao
y robos.
Pool de compras.

Compras con base a

presupuestos
departamentales.
Prdida de ahorros por
volumen.
Compras a distintos
precios con diversos

 Con base en la filosofa de gestin

Compras tradicionales
Diversos proveedores para

un mismo producto, bien o

servicio.
Relaciones a corto plazo.
Ambiente de desconfianza

(inflacin de precios o
volmenes
de
compra
futuros).
Conveniencia individual.

Justo a tiempo
Fuentes
de
abastecimiento nicas
con relaciones a largo
plazo
con
proveedores.
Entregas
frecuentes
de lotes pequeos con
mayor
coordinacin
entre
clientes
y
proveedores.

 Con base en el bien adquirido

Compras de bienes
fsicos
Visualizacin,
prueba y control
de calidad.
Pedido

se
convierte
en
contrato exigible

Compras de servicios
No es posible una
evaluacin previa.
Se pueden hacer con
base a contratos.

que

Apoyarse
en
las
experiencias de otros
usuarios.

 Con base en los mercados implicados

Compras locales
Proveedores locales.
Menores

tiempos

de

entrega.
Pueden tener ventajas

en costos.
desventajas
en
costos y calidad (por
impuestos,
menor
productividad, etc.).

Compras internacionales
Compras a diferentes
mercados del mundo a
travs de proveedores.
Menores
costos
por
ventajas comparativas.
Mayor liberalizacin de
comercio global.

Requieren una mayor

coordinacin
logstica,
trmites y evaluacin de
costos involucrados.

 Con base en la naturaleza de las compras

Compras de economato
Para papelera e insumos por caja chica
Compras de mediana magnitud
Requieren mayor seguimiento, especificaciones, pruebas,
controles de calidad
Compras de elementos crticos
Aquellos esenciales para garantizar la continuidad de la
produccin (por su escasez, costo o fragilidad)
Compras por licitacin
Para compras mayores
Se presentan ofertas de bienes o servicios a proveedores
Se evalan las mismas
Se selecciona al mejor con base en las condiciones
establecidas
Pueden haber licitaciones pblicas o privadas

 Con base en la frecuencia de adquisicin

Compras recurrentes
Se realizan en forma
constante y uniforme con
base en contratos con
proveedores,
preseleccionados
de
acuerdo a las polticas
actuales,
presupuestos
aprobados y programa de
produccin establecido.
Para

abastecimiento
masivo
de
artculos
estndar de un mismo
proveedor.

Compras spot
Se realizan por nica vez
para
una
necesidad
extraordinaria (construccin
de planta).
Requiere una seleccin de
entre diversos proveedores
con
caractersticas
particulares.
Si el monto es pequeo se
usa la caja chica.
A veces pueden ser debidos
a errores de consolidacin

 Con base en la forma de registro

Compras por usuario / divisin / departamento / sucursal.
Compras por rubro / sub-rubro:
Computacin, consumibles.
Por proveedor.
Con base en listados o catlogos del proveedor
Compras personales:
Negociaciones cara a cara para adquisiciones de gran
valor.
Donde haya necesidad de bienes y servicios
individualizados.
Compras por telfono:
Apoyo en la determinacin de disponibilidad y costo de
bienes y servicios solicitando por fax.
Para artculos de poco valor de forma espordica.

 Con base en los medios usados en transacciones

Compras personales:
Negociaciones cara a cara para adquisiciones de gran valor
Donde haya necesidad de bienes y servicios individualizados
Compras por telfono:
Apoyo en la determinacin de disponibilidad y costo de bienes
y servicios solicitando por fax
Para artculos de poco valor de forma espordica
Compras electrnicas:
Intercambio electrnico de datos
Compras a travs de Internet

No hay una regla que de la mejor opcin de compra, el

mtodo depender de:
Las polticas de la empresa
Sus insumos
Sus necesidades especficas
Circunstancias que atraviese y etapa de vida

Administracin
de los materiales

ADMINISTRACION DE
MATERIALES.
Es un departamento
responsable del flujo de
materiales, desde el
proveedor, pasando por
produccin, hasta el
consumidor, puede
mejorar esta
coordinacin al adquirir
la responsabilidad total
de los materiales.

Sus objetivos son los

siguientes:
Maximizar el uso de los
recursos de la compaa.
Proveer el nivel
requerido de servicio al
cliente.

Administracin
de materiales

Recepcin

Gestin de
almacenes

Gestin de
inventario

RECEPCION.
La recepcin de materias primas o materiales es la primera etapa
en la elaboracin de productos y en este paso, es fundamental
observar ciertas especificaciones de llegada, empaque y
etiquetado.
Es necesario un control para:
Ingresar los materiales en las cantidades, calidad y
condiciones pactadas
Si se usan cdigos de barras internacionales, se pueden
hacer los ingresos con menor error humano
Mantener los materiales en custodia hasta que no se liberen
con las pruebas de calidad

Gestin de
almacenes.
Es proceso de la funcin logstica que trata la
recepcin, almacenamiento y movimiento dentro
de un mismo almacn hasta el punto de
consumo de cualquier material materias
primas, semielaborados, terminados, as como el
tratamiento e informacin de los datos
generados.

Tipos de almacenes

Materias primas.
Materiales.
Aprovisionamiento general.
Material de Seguridad, combustibles, lubricantes.
Herramientas.
Repuestos.
Mantenimiento general (repuestos para maquinarias de
produccin, repuestos para reparaciones post venta,
guantes de trabajo, herramientas, materiales elctricos,
escaleras, elementos de limpieza).
Productos en proceso / semielaborados.
Productos terminados.

Costos de almacenamiento
Salario del personal de vigilancia.
Seguros de mercadera.
Costo de obsolescencia del stock.
Costos por roturas, por prdidas de
contenido, deterioros por mala conservacin.
Robos, hurtos.
Costos de desembalaje y/o desempaque.
Costos de traslado de materiales a su zona
de almacenamiento y desde all a la zona de
salida.
Costos de preparacin de pedidos internos.

Gestin de
inventarios
Es un punto determinante en
el manejo estratgico de toda
organizacin, tanto de
prestacin de servicios como
de produccin de bienes.

Las tareas correspondientes a la

administracin de un inventario
se relacionan con la
determinacin de los mtodos de
registro, la determinacin de los
puntos de rotacin, las formas
de clasificacin y el modelo de
reinventario determinado por los
mtodos de control

Los objetivos fundamentales de

la gestin de inventarios son:
Reducir al mnimo "posible"
los niveles de existencias.
Asegurar la disponibilidad de
existencias (producto
terminado, producto en curso,
materia prima, insumo, etc.) en
el momento justo.

Sistemas de administracin
de inventarios
Para demanda dependiente (sistemas
M.R.P.).
Para demanda independiente (sistemas P,
Q, mixtos, modelos que incluyen
consumo
durante
el
tiempo
de
produccin, modelos que incluyen
descuentos por cantidad, modelos de un
slo perodo, modelos de optimizacin
dinmica que reconoce las fluctuaciones
de la demanda).

Generacin de
requerimientos

Qu es la generacin de requerimientos?
La generacin o gestin de requerimientos, entendida como el
conjunto de actividades que abarcan la recopilacin, control,
anlisis, filtrado y documentacin de los requisitos del
sistema, consiste en tres actividades fundamentales:

Generacin de
requerimientos:
Evaluacin de
requerimientos:
Es la habilidad de
entender las
Es la habilidad de
necesidades de los
discernir qu
interesados, y
caractersticas son
recopilarlos en un
apropiadas para incluir
repositorio para futuros
en el producto
anlisis.

Especificacin de
requerimientos:
Es la habilidad de
detallar el
comportamiento de un
sistema.

MRP (Planificacin de necesidades de

materiales)
El MRP, es un sistema de planificacin de la
produccin que responde a las preguntas:

QU?
CUNTO?
CUNDO?

Se debe fabricar y/o aprovisionar.

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Demanda

La demanda se define como la cantidad y

calidad de bienes y servicios que pueden ser
adquiridos en los diferentes precios del
mercado por el consumidor (demanda total o
de mercado).

Tipos de demanda
Demanda Independiente

Se
entiende
por
demanda
independiente aquella que se genera a
partir de decisiones ajenas a la
empresa, por ejemplo la demanda de
productos terminados o refacciones.

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Demanda Dependiente

Es la que se genera a partir de

decisiones tomadas por la propia
empresa, por ejemplo an si se
pronostica una demanda de 100 coches
para el mes prximo (demanda
independiente) la Direccin puede
determinar fabricar 120 este mes.

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DRP (Planeacin de requerimientos de

distribucin).

Es una extensin de la lgica del MRP, inicia con

un pronostico de la demanda en el tiempo muy
cercano a la demanda del cliente (en almacn de
campo).

Explosin del MRP

Proceso por el que las demandas externas

correspondientes a los productos finales son
traducidas en rdenes concretas de fabricacin y
aprovisionamiento para cada uno de los tems que
intervienen en el proceso productivo.

51

Informacin actualizada para el MRP

Para cada referencia o tem
Existencia inicial
Cantidades comprometidas
Cantidades y fechas de
recepcin de rdenes en proceso
Tamao de lotes
Plazos de abastecimiento /
tiempos de entrega
52

Beneficios del MRP

Mejora del nivel del servicio

incrementos hasta el 40%

al

cliente,

Reduccin de horas extras, tiempos ociosos y

contratacin temporal. Ello se deriva de una mejor
planificacin productiva.

Incremento de la productividad

Mayor rapidez en la entrega y en general mejor

respuesta a la demanda del mercado.

Anlisis y seleccin de
proveedores

Qu es un proveedor?
Un proveedor puede ser una persona o una empresa que
abastece a otras empresas con existencias (artculos),
los cuales sern transformados para venderlos
posteriormente o directamente se compran para su
venta.

Proveedor nico

- Por economas de
escala en el volumen y
transporte es mejor un
solo proveedor

- Tiene el riesgo de alta

dependencia en el
proveedor
- Al conocer la
informacin de ambos,
los socios se pueden
coinvertir en
competidores

Varios
proveedores
- Favorece la reduccin de
precios por la competencia
y reduce riesgos de
desabastecimiento
- Relaciones contractuales a
corto plazo
- Al escoger el menor precio
se sacrifica la calidad de
fabricacin y su control
interno
- No se tiene el beneficio de
economas de escala

Ciclo del proveedor

Evaluacin previa y seleccin de

Proveedores (ISO 9001: 2008)
Criterios
tpicos

Precio

Condiciones
de pago

Plazos de
entrega

Garantas

Ayuda tcnica
previa a la compra

Localizacin

Servicios
tcnicos post
venta

Certificaciones
en normas
internacionales

Patentes,
cartera de
clientes y
antecedentes

Resulta conveniente se definan

determinados criterios que
favorezcan una evaluacin
adecuada del desempeo de los
proveedores.

Calidad del
servicio que
presta

Confiabilidad

Evaluacin
de
desempeo

Anlisis de
los plazos
de entregas

Cumplimiento
del estndar de
especificaciones
tcnicas

Beneficios de la evaluacin
de proveedores
Costos
Reducir costos, mediante la disminucin de los niveles de stocks,
de seguridad, de rechazos y desperdicios, etc.

Respaldos en compras
Contar con una base de proveedores calificados para respaldar
slidamente las decisiones de compra o contratacin.

Evitar proveedores no calificados

Evitar que proveedores no calificados participen en la cadena de
produccin y en el camino crtico de las prestaciones a los clientes.

Confiabilidad
Asegurar que los proveedores cuentan con los recursos
necesarios para garantizar entregas de acuerdo a los
requerimientos establecidos
Desarrollo
Contar con herramientas de desarrollo de proveedores que no
alcanzan la calificacin requerida.

Fidelidad
Fidelidad de clientes en base a la permanente calidad.

Evitar riesgos y fallas

Evitar riesgos de deterioro de la marca por fallas evitables de los
proveedores..