PLAN DE

MEJORAMIENTO

APRENDICES
DANIELA CORTEZ
TANIA ZAPATA
 IMPORTANCIA DE LA
GESTIÓN DOCUMENTAL EN
LAS ORGANIZACIONES
 GESTIÓN DOCUMENTAL
La Gestión Documental se entiende como el conjunto de
tecnologías y técnicas utilizadas para gestionar los
documentos de una empresa u organización. La misión es
administrar el flujo de estos documentos lo que dure su
ciclo de vida. Cabe destacar que ningún documento oficial
puede ser desechado ya que éstos son necesarios para
auditorías y análisis de procesos de la empresa.
 UN SISTEMA EFICIENTE DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Tiene como objetivo llevar el almacenamiento físico de
documentos al plano digital, lo que implica una mejora
sustancial en varios aspectos de la administración de una
empresa. El sistema apunta también al proceso de búsqueda y
organización de los documentos, así como de datos e
información general en sus diversos formatos.
Implementando tecnologías de
gestión documental, su empresa
podrá hacer más eficiente el uso
de la información, contando con
información oportuna y
reduciendo costos. Gestionar de
mejor forma la documentación
existente sin duda incrementará la
productividad de su organización.
CARACTERÍSTICAS DE SEGURIDAD

RELACIÓN CON LA INTEGRIDAD DE LOS

DOCUMENTOS,
al tratarse del respaldo de las actividades de la empresa es
necesario que se conserven en buen estado y que se evita
la pérdida de estos, ya sea físicamente o la digitalización.

GARANTÍA DE ACCESO
RESTRINGIDO A LA INFORMACIÓN
es decir que sólo personas autorizadas puedan
acceder a ciertos documentos
VENTAJAS

Estas son algunas ventajas de implementar un sistema de

gestión documental, tal y como las experimentan los
usuarios en una compañía:

 Facilidad en la búsqueda de documentos.

PARA LOS  Rápida respuesta a los usuarios.

 Menor manipulación de documentos.

EMPLEADOS  Menor riesgo de documentos mal archivados.

 Reducción y simplificación de trabajo para el
personal de archivo.
PARA LAS
DEPENDENCIAS

 Información ágil y actualizada.

 Simplificación de procesos.
 Centralización del archivo.
 Más tiempo para atención y asesoría al cliente interno y externo.
 Liberación de espacio físico del archivo.
 PARA LA EMPRESA

Reducción de costos
asociados a mala toma
Plan de contingencia de decisiones por falta
del archivo físico. de información
pertinente.

Mejor imagen ante

el usuario, las Incremento de los Optimización de recursos
auditorías, la estándares de seguridad usados en temas de gestión
competencia y en el manejo de documental y por ende,
empresas del documentos. menor impacto sobre el
medio. medioambiente.
BENEFICIOS
Los sistemas de gestión
documental ayudan y
aportan muchos
beneficios a las empresas:
ahorro en costes y
tiempo, preservación de
los documentos, mejora
de procesos, etc.
BENEFICIOS
AHORRO DE COSTES.
Reducción de los espacios
donde preservar la información.
Esto significa un ahorro
considerable de costes y un
mayor control.
MAYOR PRODUCTIVIDAD
La gestión de documentos aumenta
la eficacia y eficiencia a la hora de
buscar y recuperar documentos.
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO DE LOS
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS.
De nuevo las nuevas tecnologías nos ayudan
a preservar estos documentos en cualquier
formato, asegurando así que dispondremos
de esta información cuando lo deseemos.
MEJORA EN LOS PROCESOS.
Automatización de los procesos aumenta
el control sobre los mismos y los agiliza.
CUMPLIMIENTO DE LAS
NORMATIVAS DE SEGURIDAD.
Utilizar sistemas de gestión documental se
traduce en el cumplimiento de varias
normativas de seguridad
MEJORA DEL ROI
Se reducen los costes,
aumenta la calidad y se
mejora la
productividad.
AHORRO DE TIEMPO.
Los sistemas de gestión documental
permiten agilizar procesos. Esto supone una
atención al cliente más rápida.
MOVILIDAD
La gestión de documentos supone una
mejora drástica en el acceso a todos los
documentos desde cualquier parte gracias
a las nuevas tecnologías.
REDUCCIÓN DEL
RIESGO PROFESIONAL.
Si se almacena grandes
cantidades de papel se puede
llegar a deteriorar e incluso a
perder.
¡GRACIAS!