Qué es la gestión documental? ¿En qué consiste?

Se define la gestión documental como el conjunto de procesos

a realizar para administrar documentos y archivos dentro de una
organización apoyados en un conjunto de normas técnicas y
prácticas.

En este sentido, la implementación correcta de la gestión

documental permite recuperar cómodamente la información
contenida en los documentos, modificarla si es necesario y
archivarla el tiempo que sea necesario. De este modo, usando
criterios básicos de economía y racionalización, es más sencillo
determinar cuáles se pueden eliminar para ahorrar espacio ya
que, en un momento dado, dejan de tener utilidad, y cuáles deben
quedar guardados por su mayor valía.

Este es el concepto de gestión documental, pero lógicamente en

la actualidad, cuando lo relacionamos con Internet y las
plataformas de almacenamiento online que existen, entendemos
por gestión documental algo más amplio en cuanto a su utilidad y
rentabilidad para empresas, instituciones y administraciones, es lo
que podríamos definir como gestión documental en la nube.

1.2. ¿Quiénes utilizan la gestión documental?

Sin duda, la gestión documental es un concepto aplicable a
prácticamente cualquier sector. De hecho, resulta de gran utilidad
en múltiples campos, siendo especialmente recomendable en
aquellos que hacen indispensable el trabajo con una gran
cantidad de documentos digitales y en papel.

En este artículo queremos definir las pautas necesarias para

implantar un sistema de gestión documental en cualquier empresa
o administración. Para ello vamos a realizar un completo repaso
por todos los conceptos relacionados con la gestión documental
pero considerando el hecho de elegir un Software de Gestión
Documental en la nube.
1. La gestión documental

1.1. ¿Qué es la gestión documental? ¿En qué consiste?

Se define la gestión documental como el conjunto de procesos
a realizar para administrar documentos y archivos dentro de una
organización apoyados en un conjunto de normas técnicas y
prácticas.

En este sentido, la implementación correcta de la gestión

documental permite recuperar cómodamente la información
contenida en los documentos, modificarla si es necesario y
archivarla el tiempo que sea necesario. De este modo, usando
criterios básicos de economía y racionalización, es más sencillo
determinar cuáles se pueden eliminar para ahorrar espacio ya
que, en un momento dado, dejan de tener utilidad, y cuáles deben
quedar guardados por su mayor valía.

Este es el concepto de gestión documental, pero lógicamente en

la actualidad, cuando lo relacionamos con Internet y las
plataformas de almacenamiento online que existen, entendemos
por gestión documental algo más amplio en cuanto a su utilidad y
rentabilidad para empresas, instituciones y administraciones, es lo
que podríamos definir como gestión documental en la nube.

1.2. ¿Quiénes utilizan la gestión documental?

Sin duda, la gestión documental es un concepto aplicable a
prácticamente cualquier sector. De hecho, resulta de gran utilidad
en múltiples campos, siendo especialmente recomendable en
aquellos que hacen indispensable el trabajo con una gran
cantidad de documentos digitales y en papel.
Lo cierto es que prácticamente cualquier empresa de mediano
tamaño puede necesitar aplicar procesos o implantar soluciones
de gestión documental. Esto se debe, fundamentalmente, a que
dentro de su rutina diaria, deberá operar con una gran cantidad
de documentos como por ejemplo, nóminas de los empleados,
solicitudes, requerimientos y, en general, todo tipo de trámites con
las administraciones públicas, etc.

Por lo tanto, las empresas, sin importar en la mayoría de los

casos el tamaño que posean, pueden beneficiarse en gran
medida de las técnicas de gestión documental.

Hay sectores que disfrutan sus ventajas aún más. Este es el caso,
por ejemplo, de las administraciones públicas en sí mismas, las
gestorías administrativas, los despachos de abogados, las
agencias de traducción y en general aquellas organizaciones que
basan su trabajo diario en gestionar documentos. Lo mismo
sucede con las bibliotecas, los archivos o los museos.

2. ¿Qué es un sistema de gestión

documental?

2.1. Definición de sistema de gestión documental

Un sistema de gestión documental es un sistema de procesos
diseñado para efectuar el seguimiento, almacenamiento,
administración y control del flujo de documentos y archivos.

Si el sistema se apoya en herramientas informáticas que ayuden

a la digitalización de documentos, se gana en eficacia y
rentabilidad al permitir una disminución en el uso y
almacenamiento de papel. Con el empleo de un software de
gestión documental se facilita además el acceso y edición de la
documentación con tecnologías tan habituales como son el cloud
computing y almacenamiento en la nube. Además, el riesgo de
pérdida, gracias a los sistemas de seguridad asociados,
desaparece casi por completo. Este tipo de herramientas también
se denominan Gestores de Contenido Empresarial (Enterprise
Content Management en Inglés)

Un sistema de gestión documental también puede definirse como

una forma de organización que usa la digitalización de los
documentos y su almacenamiento en una localización
centralizada para lograr que los trabajadores puedan acceder a
ellos de manera más rápida, cómoda y sencilla.

2.2. Software de gestión documental

Hoy en día no se puede entender la implantación de un sistema
de gestión documental sin el uso de programas informáticos que
faciliten esa labor, para realizar estas tareas es posible utilizar un
software de gestión documental avanzado.

Un software de gestión documental o gestor documental es de

gran utilidad para infinidad de empresas y entidades por muchas
razones. En primer lugar, hay que decir que propicia que estos
organismos puedan llevar a cabo sus tareas de un modo más
sencillo, rápido y económico ya que sus empleados
pueden acceder, de forma instantánea, a todos los
archivos que necesitan para desarrollar su actividad. También se
soluciona el problema del espacio físico de almacenamiento
y el de localización.

Los programas de gestión documental también posibilitan un uso

más racional de los recursos de la compañía. De hecho, reduce
al mínimo las situaciones en las que los documentos
archivados se duplican o se efectúan fotocopias innecesarias.
Asimismo, se ha demostrado que tiene un fuerte impacto sobre
la productividad en términos generales. 

Por otra parte, tal vez la característica más potente de un

Software de Gestión Documental es la indexación de
documentos, seguida del almacenamiento de metadatos y el
control de flujos de trabajo documentales. Estas tareas son
especialmente eficientes cuando se llevan a cabo utilizando
software y por tanto ponen el Software de Gestión Documental
por delante de cualquier opción manual para implementar un
Sistema de Gestión Documental.

Hay muchas opciones disponibles en el mercado para elegir un

Software de Gestión Documental. No obstante no todos los
productos o servicios son basados en la nube, algunos de ellos
están hechos para ser usados en los servidores de la
organización. Este tipo de software está en desventaja con su
equivalente en la nube en todo lo relacionado a compartir
archivos, almacenamiento centralizado o acceso remoto.

En el siguiente vídeo explicativo pueden verse las

características básicas de un Gestor Documental en la nube
resumidas de forma breve:

R2 Docuo es un Software de Gestión Documental en la nube que

puede probarse de forma gratuita utilizando este enlace:

Puede aprender más acerca del Gestor Documental en la nube

R2 Docuo y sus características de Gestión Documental, Compartir
Archivos, Almacenamiento en la Nube y Gestión de Flujos de
Trabajo.

2.3. Procesos que se implementan con un Sistema de

Gestión Documental
2.3.1. Digitalización de documentos. Escaneado de
documentos.

El primer paso ineludible para la implantación de un sistema de

gestión documental pasa por la digitalización de los archivos
en papel o en cualquier otro formato físico. Esto se lleva a cabo,
fundamentalmente, mediante un escáner, que es la herramienta
encargada de crear la copia digital que, posteriormente, será
almacenada en una localización central. Evidentemente, se trata
de un proceso largo, costoso y, por qué no decirlo, bastante
tedioso, pero que resulta indispensable para aprovechar al
máximo los recursos.

2.3.2. Almacenamiento de documentos, metadatos y firma

electrónica. Almacenamiento en la nube y envío de
archivos grandes.

El almacenamiento de los datos se lleva a cabo en un sistema

conocido como de localización central que será al que recurrirán
los empleados o gestores de la organización cada vez que
necesiten recuperar un documento. Hasta hace no demasiado
tiempo, esto se realizaba mediante discos duros de gran volumen.
Sin embargo, gracias al avance de la tecnología y al incremento
de los servicios de Internet de banda ancha, hoy en día la opción
más recomendable es la del almacenamiento en la nube.

Los documentos se almacenan en dicha localización central

acompañados de una serie de metadatos y de una firma
electrónica que garantiza su autoría, autenticidad y veracidad,
elementos que resultan indispensables para cualquier empresa.

Por su parte, la nube y las conexiones de banda ancha posibilitan

que documentos de gran tamaño sean enviados en pocos
minutos.

2.3.3. Acceso y gestión de los documentos, compartir

documentos

Como hemos dicho, enviar un documento, por muy grande que

sea, es un proceso relativamente rápido cuando se usan estos
sistemas de almacenamiento en la nube. Sin embargo, cuando se
trata de abrir y compartir documentos entre usuarios que tienen
acceso al sistema, el proceso es todavía más ágil. Y es que, en la
mayoría de los casos, ni siquiera hace falta realizar ese envío.
Basta con colocar el archivo en una carpeta compartida para
poder trabajar con el instantáneamente e, incluso, de forma
simultánea.

2.3.4. Acceso en la nube

El sistema de almacenamiento en la nube de los sistemas de

gestión documental suele estar personalizado para cada
empresa. En cualquier caso, lo habitual es permitir el acceso
restringido mediante un mecanismo de usuario y contraseña, al
cual se pueden añadir otras medidas de seguridad
suplementarias.

Una vez dentro, cualquier empleado puede acceder a todos los

documentos salvo a aquellos que, por su carácter confidencial,
hayan sido restringidos a solo unos cuantos.

2.3.5. Seguridad del sistema

La gestión documental soluciona el más tradicional problema del

almacenamiento físico como es la pérdida por deterioro del
formato físico. Y es que, gracias a estos sistemas, la eliminación
de los archivos es prácticamente imposible incluso aunque,
puestos en el peor de los casos, haya un ataque informático que
elimine la información. Esto se debe, fundamentalmente, a que
disponen de mecanismos que crean copias de seguridad
capaces de restaurar los datos sin problemas en cualquier
momento.

2.3.6. Integración de equipos de trabajo e implementación

de flujos de trabajo workflows. Colaboración documental.
Control de versiones de documentos.
Los sistemas de gestión documental, gracias al almacenamiento
en la nube al que ya hemos hecho referencia, han hecho que las
memorias USB caigan en el olvido y sea posible trabajar en
equipo, ya sea dentro de una misma organización o entre varias
diferentes, sin ninguna barrera. Por ejemplo, es frecuente que se
creen grupos de acceso limitado entre empleados, proveedores y
determinados clientes para agilizar los flujos de trabajo.

A tal extremo de perfeccionamiento ha llegado este sistema que,

incluso, hoy en día es posible que un número ilimitado de
personas trabajen y modifiquen un mismo documento
almacenado en la localización central de forma simultánea. Esto
se conoce con el término de colaboración documental y, en
muchas empresas que operan asiduamente con bases de datos y
hojas de cálculo de gran tamaño, es una herramienta básica e
indispensable.

También hay que hacer referencia, respecto a la colaboración

documental, al concepto de control de versiones. Y es que,
como es obvio, si un documento es modificado infinidad de veces
por varios usuarios, se corre el riesgo de que uno de ellos trabaje
con una versión incorrecta del archivo. Sin embargo, gracias a
una herramienta conocida como ‘historial de versiones’, la cual
permite añadir, eliminar y recuperar información, esto es
prácticamente imposible que suceda en estos sistemas.

2.3.7. Control y trazabilidad de las acciones realizadas

Llegados a este punto, ya solo queda hablar del control y

trazabilidad de las acciones de los usuarios, lo cual se lleva a
cabo mediante la concesión de permisos especiales en base a
cualquier criterio. Estos pueden otorgarse, por ejemplo, en función
de la categoría en la que se encuadre la carpeta o a un
determinado flujo de trabajo. También es posible crear perfiles,
agruparlos y, evidentemente, registrar todas las acciones que se
realizan para su posterior revisión en caso de que sea necesario.
 

3. Consideraciones al implantar un
Sistema de Gestión Documental
basado en la nube en su
organización
Pasar del papel o las carpetas compartidas en un servidor a un
Sistema de Gestión Documental es a menudo un proyecto largo.
Aquí van algunos pasos recomendados:

3.1. Planificación del Sistema de Gestión Documental.

Antes de empezar:
1. Clasificación de los documentos de la organización por
categorías.
2. Análisis de cada categoría

 Qué nombre y código queremos darle a los documentos de

ese tipo
 Qué proceso siguen esos documentos (diagrama de
estados)
 Qué agentes: personas internas (usuarios) y externas
(clientes, proveedores…)  están involucradas en los
diferentes pasos del proceso
 Qué metadatos (campos de datos) deben rellenarse o
extraerse de cada documento de esa categoría para poder
buscar y localizar con rapidez, generar plantillas o extraer
informes.
  Qué plantillas o modelos se utilizan y pueden
automatizarse
 Qué comunicaciones pueden automatizarse entre los
agentes del proceso (correos electrónicos automáticos)
 Qué técnicas de gestión documental merece la pena
utilizar para esta categoría de documentos (Firma digital,
control de versiones)
 Permisos y seguridad para este tipo de documento en las
carpetas correspondientes

3.2. Durante el trabajo

1. Creación de nuevos documentos, generación automática
de plantillas, digitalización o escaneo de originales.
2. Identificación visual del estado de los documentos en su
proceso(códigos y colores)
3. Herramientas de colaboración: Comentarios,
recordatorios, tareas al estilo de una red social
4. Cambios de estado en los documentos: manuales y
automáticos (avance por el proceso)
5. Búsquedas y consultas por metadatos, categorías,
carpetas, etc.
6. Exportación de metadatos a herramientas de ofimática
(tablas Excel)

3.3. Control, mejora y resolución de problemas

1. Rendimiento y mejora del proceso (localizar cuellos de
botella, estados o campos que faltan o sobran en cada
proceso)
2. Trazabilidad del proceso (quién, cuándo, cómo hizo
cualquier acción o cambio de estado)