GESTION

DOCUMENTAL
LEY 594 DE 2.000 (LEY GENERAL DE ARCHIVOS)
 GESTIÓN DE
DOCUMENTOS
SOBRE REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN LEY 594 DE 2000 (LEY GENERAL DE
ARCHIVOS).

Conjunto de normas técnicas y practicas

usadas para administrar el flujo de
documentos de todo tipo de una organización
Flujo de Documentos

▪ Es el historial de un documento
▪ El flujo de documentos se actualiza a
nivel de documento así como para
posiciones individuales. Todos los
documentos precedentes y subsiguientes
siempre aparecen listados, con
independencia del documento que se
haya seleccionado para la visualización
del flujo de documentos.
¿Qué es el Archivo General de la
Nación?

▪ Ente rector de la
política archivística
colombiana.

▪ Órgano de dirección y
coordinación del
Sistema Nacional de
Archivos.

▪ Conservador,
organizador y difusor
del patrimonio
documental de la
nación.
 Sistema Nacional de Archivos - SNA
Archivo General de la Nación

Administración y
operación

Normatividad
Administración y
operación
Administración y
operación

Administración y
operación
 ¿Qué es el SNA (Sistema Nacional de
Archivo)?

▪ Conjunto de instituciones
archivísticas articuladas entre sí.

▪ Posibilitan la homogeneización y
normalización los procesos
archivísticos.

▪ Promueven el desarrollo de los

archivos, conservación y acceso a
los documentos.
Instalaciones
 ““ Por
Por la
la cual
cual se
se crea
crea
el
el Archivo
Archivo General
General DeDe La
La Nación
Nación
yy se
se dictan
dictan otras
otras disposiciones
disposiciones .”
.”
 “ Por la cual se crea
La Ley General de Archivos en Colombia y
y se dictan otras disposiciones .”
“ Por la cual se establecen los criterios para
la organización de los archivos de gestión
en las Entidades públicas y privadas
 Qué es Gestión Documental?

La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos emitida por el

Archivo General de la Nación - AGN define Gestión
Documental como:

“Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes

a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta
su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación”.
 Qué es un PGD?

Programa de Gestión Documental:

“Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones

para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al
interior de cada entidad, tales como Producción, Recepción,
Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación y
Disposición Final de los documentos”.
 Procesos de un PGD?

1. Producción de documentos
2. Recepción de documentos
3. Distribución de documentos
4. Trámite de documentos
5. Organización de documentos
6. Consulta de documentos
7. Conservación de documentos
8. Disposición final de documentos
 PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL

Producción y
Preservación
recepción DISPOSICION
FINAL Temporal

Trámite

Protección
Distribución TRANSFERENCIA
ELIMINACION
PRIMARIA /
SECUNDARIA

Consulta Retención Almacenamiento Recuperación

 2. CONCEPTOS GENERALES

A
Archivo
rchivo
Uno o mas conjuntos de
documentos, sea cual fuere su
forma y soporte material,
acumulados por una persona o
institución, en el transcurso de
su gestión administrativa,
conservados para servir como
testimonio e información, o
como fuente de historia
ARCHIVO
ARCHIVO DE GESTIÓN

El de las oficinas productoras de

documento, en el que se reúne
los documentos en tramiten
busca de soluciones a los
asuntos iniciados, sometida a
continua utilización y consulta
administrativa por las mismas
oficinas u otras que la soliciten.
ARCHIVO
ARCHIVO CENTRAL

Unidad administrativa donde se

agrupan documentos transferidos
trasladados por los distintos archivos
de gestión de la entidad respectiva,
una vez finalizado su tramite, que
siguen siendo vigentes y objeto de
consulta por las propias oficinas y
los particulares en general
ARCHIVO
ARCHIVO HISTÓRICO

Aquel al cual se transfiere la

documentación del archivo central o
del archivo de gestión, que por
decisión del correspondiente Comité
de Archivos, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que
adquiere para la investigación, la
ciencia y la cultura.
ARCHIVO
PROCESOS
ARCHIVISTICOS
PRODUCCIÓN
DOCUMENTAL

CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL

ORDENACIÓN
DOCUMENTAL

DISPOSICIÓN
FINAL
CONSERVACION TOTAL
MICROFILMACION
ELIMINACION DE DOCUMENTOS
SELECCIÓN DOCUMENTAL
FASES
FASES DE
DEARCHIVO
ARCHIVO

Archivo de Gestión
100%

Archivo
Intermedio
65%

Histórico
5%
FONDO: Conjunto de documentos que se forman
durante el proceso de la actividad de una
organización o persona

SERIE DOCUMENTAL:
Conjunto de documentos de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o
sujeto productor, como consecuencia del ejercicio
de sus funciones específicas.

SUBSERIE DOCUMENTAL :
Conjunto de unidades documentales que forman parte
de una serie documental que revela tanto el contenido
como la estructura física del documento.
DOCUMENTO: Es el registro de información
producida o recibida por una persona o entidad
en razón a sus actividades o funciones,
adquiriendo valor de tipo administrativo, fiscal
o legal, científico, económico, histórico o
cultural y debe ser objeto de conservación.

TABLAS DE RETENCION:
Listado de series y sus correspondientes tipos
documentales (producidos o recibidos estos por
una unidad administrativa en cumplimiento de sus
funciones), a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada fase del archivo.
 Tipo documental
Unidad de información contenida en los documentos.
Se clasifica en simple y compuesto:

▪ Simple: Formado por un solo tipo documental, cuyo

contenido mantiene una unidad de información.
Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un libro de
registro, un libro de caja, recibo, etc.
▪ Compuesto: Formado por dos o más tipos
documentales que se sustentan entre si y cuyo
contenido mantiene una unidad de información. Se le
conoce comúnmente como “expediente”. Ejemplos: el
comprobante de pago, trámites para licencias, etc.
 Serie Documental

▪ Es el conjunto de documentos que tiene

características comunes; el mismo tipo
documental o el mismo asunto y que, por
consiguiente, es archivado, usado,
transferido o eliminado como unidad.
Ejemplos: Resoluciones, Supervisiones,
Legajos de personal, Planillas, Órdenes
de compra, etc.
 FONDO DOCUMENTAL

▪ Es el conjunto total de los documentos

producidos y recibidos por una institución
pública o privada en el ejercicio de sus
actividades.
▪ Ejemplos: Ministerio de Transportes,
Comunicaciones, Gobierno, Instituto
Nacional de Cultura, etc.
 CONTRATOS DE OBRA
(subserie)

CONTRATOS DE
PRESTACION DE
SERVICIOS
(Subserie)

CONTRATOS
 Sección Documental

▪ Es el conjunto total de los documentos

producidos y recibidos por las diferentes
unidades orgánicas o dependencias.
▪ Ejemplos: Alcaldía, Gerencia, Secretaría
General, Gerencia de Administración y
Finanzas, Gerencia de Planificación,
Registro Civil, Jefatura de Personal,
Tesorería, etc.
 EJEMPLO

Serie:
CONTRATOS
Subserie:
Tipos
Documentales
Contratos de Prestación Servicios
Acta de Iniciación
Contratos de Suministros Pólizas
Acta de liquidación

Contratos de Obra
Documento de apoyo: Documentación
informativa auxiliar que recibe o elabora una
dependencia para facilitar la gestión de sus
asuntos administrativos.
Copias de condiciones Especificas de
contratación (CEC)
Copias de Contratos
Copias de informes
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas del documento desde su producción o recepción en la oficina y su
conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo
permanente.
ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVO
GESTION CENTRAL HISTORICO

VALORES
PRIMARIOS
VALORES
SECUNDARIOS
Administrativo
Legal
fiscal
Contable Cultural
Técnico Histórico
Científico

TRANSFERENCIAS
PRIMARIAS
 VALORACIÓN
DOCUMENTAL

Proceso por el cual se

determina los valores
primarios y secundarios
de los documentos con
el fin de establecer su
permanencia en las
diferentes fases del
archivo.
 Es el que tienen los
documentos mientras sirven
VALOR
PRIMARIO a la institución productora y
al iniciador, destinatario o
beneficiario del documento.
Es decir a los involucrados
en el tema o en el asunto.
VALORACION
DOCUMENTAL
Es el que interesa a los
investigadores de la
información
retrospectiva. Surge una
VALOR
vez agotado el valor
SECUNDARIO
inmediato o primario. Los
documentos que tienen
este valor se conservan
permanentemente.
Participantes en la Valoración

Productores Archivistas

Administración, Jurídica
Contable
Historiadores
TABLA DE RETENCION
DOCUMENTAL

Es una herramienta archivística que

permite agrupar la documentación de
acuerdo con las funciones propias de
cada dependencia y establecer un
tiempo de permanencia en cada fase
de formación del archivo.
 FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA HOJA DE

OFICINA PRODUCTORA

CODIGO SERIES RETENCION O/C DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTOS

y tipos documentales Archivo Archivo CT E M S
Gestión Central

CONVENCIONES
CT: Conservacion Total M: Microfilmacioón O: original Firma del Responsable :
E: Eliminacion S: Selección C: Copia Jefe de Archivo

Fecha:
Y qué tiene que tiene que ver la VALORACION con las TRD?

Permite definir las

transferencias de
documentos
Toma en cuenta en principio de
procedencia y las funciones. Apoya el análisis de la
disposición final de los
documentos
 Cómo INICIA la VIGENCIA…?

1. Con la firma de la autoridad competente.

2. Con la promulgación.

VIGENCIA.

Tiempo en que el documento tiene fuerza para

ordenar, testimoniar e informar, es decir
cumple el objetivo para el cual fue creado.
 TERMINACIÓN de la vigencia
de un documento
➢ Vence el plazo establecido en el documento o en la ley.

➢ Se produce un documento que anula el anterior.

➢ Desaparece el objeto físico que da razón de ser al
documento.

➢ Cuando el destinatario se entera de su contenido

(documentos informativos).

➢ Cuando se establece convencionalmente la fecha de

terminación, por ejemplo, en los documentos negatorios (Acta
de defunción; Negación de una solicitud).
 Y qué tiene que ver la VIGENCIA con las TRD?

Permite establecer
los tiempos de
retención

Permite definir la
disposición final de los
documentos
ORDENACIÓN

En este proceso se unen y relacionan las unidades

documentales de una serie, así como los tipos
documentales al interior de los expedientes según un
criterio predeterminado.

La ordenación debe hacerse a partir de las series

documentales, para efectuar este propósito, en los
archivos se utilizan varios sistemas de ordenación que
materializan la idea de secuencia, los más utilizados en la
actualidad son los numéricos, alfabéticos y mixtos o alfa-
numéricos, sin embargo el sistema de ordenación se
subordina a las características de cada serie.
SISTEMAS DE ORDENACIÓN
A,B,C,D,E... 1,2,3,4,5...

ALFABETICO
GENERAL NUMÉRICO
SIMPLE 01-Ene. 1999
27-Mar. 1999
Acosta, Cesar 15 May. 2000
Barrera, Luis AL 10 Jul. 2000
Castro, Omar FA
Zea, Oliver CRONOLÓGICO
BE NU
ONOMÁSTICO TI ME
CO R
I
CO

METODO
ASUNTO
O
MATERIAS TOPOGRAFICO
SALA 1
ACTAS SECCION B
CALIFICACIONES ESTANTE 6
COTIZACIONES ARCHIVADOR 1A
HOJAS DE VIDA GAVETA 3
GEOGRAFICO DECIMAL

ARMENIA 1
BOGOTA 1.1
CALI 1.2
MEDELLIN 2
2.1
2.1.1
SISTEMA DE CLASIFICACION UNIDAD ARCHIVISTICA
ES LA FORMA COMO SE ENCUENTRAN
UBICADAS LAS UNIDADES
ARCHIVÍSTICAS (CARPETAS) EN EL
NUMÉRICO
ARCHIVO FÍSICO.

ALFABETICO CRONÓLOGICO
Como se conforma un expediente?

Ubicar al interior de cada

carpeta o expediente, solo
los tipos documentales que
corresponden y ordénelos
en forma cronológica
descendente.

Ubicar al final de cada

carpeta o expediente el
formato “Control de ingreso
de documentos a
expedientes.
 CONFORMACION DE EXPEDIENTES
UBICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

200 folios (promedio)

Documento mas
antiguo

Documento
mas nuevo

Documento mas
antiguo

Documento mas
nuevo
DISPOSICIONES GENERALES PARA LAS TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES

La foliación Consiste en 200

dar un número consecutivo 100

desde uno a todos los folios 50

1
escritos de cada unidad de
conservación, la
documentación debe
numerarse consecutiva y
cronológicamente al interior
de la misma.
 Conceptos
▪ 1. Folio: Hoja.
2. Foliar: Acción de numerar hojas.
3. Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su cara
recta” // “Operación incluida en los trabajos de ordenación
que consiste en numerar correlativamente todos los folios
de cada unidad documental”.
4. Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
5. Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se
numera.
6. Página: Lo escrito o impreso en una cara ...
7. Paginar: Acción de numerar páginas.
Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que
paginar, pues no solo son términos diferentes sino
también conceptos distintos. Para efectos de
numeración en archivos, este documento se refiere
única y exclusivamente a foliación, la cual ratifica la
ordenación.
 CONFORMACION DE
EXPEDIENTES

SE DEBE
Documento
mas nuevo
FOLIACION
CONSERVAR
LA
INTEGRIDAD
DEL ULTIMO
DOCUMENTO
250
250 1
1

VOLUMEN 2
VOLUMEN 1

Documento
mas antiguo
EXPEDIENTE
 CONFORMACION DE EXPEDIENTES
IDENTIFICACION

ENTIDAD.
ÁREA PRODUCTORA
ASUNTO (SERIE O SUB-SERIE DOCUMENTAL)

No. DE CARPETA DENTRO DEL ASUNTO

Carpeta 1 de __ : _____ folios

Iniciales Periodo Presidencial y Año

Acción Social
A rea de Gestió n Financiera - Grupo de Teso rería
C UENTA FISC AL DE LA 2504-2522 DE 2001
Cp. 1/ ? A.U.V.- 2004
 IDENTIFICACIÓN DE LA CARPETA

Ejemplo

EAAB/10100/1200.01/20
05-01
INFORMES GGH
 TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
La transferencia documental
es el traslado de los
documentos del archivo de
gestión al central y de este al
histórico de conformidad de
las Tablas de Retención
Documental.
Transferencias Primarias: Son las
remisiones de documentos de Archivo
de Gestión, al Archivo Central para su
conservación precautelativa y se
relaciona con documentos cuya
frecuencia de uso ha disminuido.
Transferencias Secundarias: Es el
traslado de documentos del Archivo
Central al Archivo Histórico para su
conservación permanente dado su
valor científico, cultural e histórico.
PROCEDIMIENTOS TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Se identifica la documentación
que cumplió su período de gestión. Se genera un inventario de la
de acuerdo con la T.R.D. documentación a transferir

Se ubican en el archivo
físico los documentos a
transferir

Se entrega la documentación al
al archivo central
Nombre de la entidad: ECOPETROL S.A.
Negocio: VSM.
Dependencia: Gerencia de Comercialización
Internacional
Caja No.: 34
Número de unidades de conservación: 1 a 5
Fechas extremas (mes - año del primer y ultimo
documento)
 CONFORMACION DE EXPEDIENTES
TRANSFERENCIA PRIMARIA

Archivo de Gestión

Archivo Central

200 2001
199 2002
2003
 ADMINISTRACIÓN
DOCUMENTAL
Menores
Costos

Reducción papel
=
Menor Espacio

Facilidad de Manejo

Mayor transparencia

Mayor productividad = Mejor Servicio

 ORGANOS ARCHIVISTICOS

COMITÉ DE ARCHIVO:
Grupo asesor de la alta dirección, responsable de
definir las políticas, los programas de trabajo la toma
de decisiones en los procesos administrativos y
técnicos de los archivos

COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS:

Órgano asesor del Archivo, encargado de estudiar los
asuntos relacionados con el valor secundario de los
documentos.

ARCHIVO DISTRITAL / ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Instancia coordinadora, asesora y veedora en materia de
organización, preservación, valoración y difusión de los archivos en el
ámbito Distrital y /o Nacional
 EL QUE TIENE LA INFORMACIÓN
INFORMACION
TIENE EL CONTROL

Las organizaciones dinámicas

saben que la competitividad de finales
de siglo está basada en la
INFORMACIÓN, por que hoy día, es tan
importante conocer en detalle las
características y necesidades de los
clientes de productos y servicios que
se les pueda ofrecer.

Así las cosas y el mundo donde la competencia es feroz,

la información se perfila como un arma para las compañías
que aspiran sobrevivir más allá del año 3.000.
 OBLIGACIONES LEGALES DE UN SERVIDOR
PÚBLICO
HACIA LOS ARCHIVOS
LEY 734 DE 2002 Capítulo Segundo Artículo 34, enciso 4 : Utilizar los bienes
y recursos asignados para el desempeño de su empleo, cargo o función, las
facultades que le sean atribuidas o información reservada a que tenga acceso por
razón de su función, en forma exclusiva para los fines a que están efectos.

LEY 734 DE 2002 Capítulo Segundo Artículo 34, enciso 5 : Custodiar y cuidar
la documentación e información que por razón de su empleo cargo o función
conserve bajo su cuidado a la cual tenga acceso, impedir o evitar la sustracción,
destrucción, ocultamiento o utilización indebida. Todo expediente, debe contener
un *índice de los tipos documentales por los cuales está compuesta.

Entrega de inventario documental retiro de funcionarios

De conformidad con el acuerdo No. 038 de septiembre 20 de 2002, por el cual se

desarrolla el artículo 15 de La ley General de Archivos 594 de 2000, ARTÍCULO
SEGUNDO. Todo servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su
cargo, deberá recibir ó entregar al funcionario encargado o al Coordinador de la
dependencia los documentos y archivos debidamente organizados e inventariados
con el fin de garantizar la continuidad de la gestión pública; expidiendo paz y salvo
correspondiente, el no cumplimiento acarrea sanciones de tipo disciplinario, ya
que los documentos son producto de la gestión de cada dependencia y por lo tanto
son bienes patrimoniales de la Entidad.
Contenido de la Norma
ISO 9001:2000
Requerimientos
▪ 4 Sistema de Gestión de la Calidad (SGC).

▪ 4.1 Requerimientos generales.

▪ 4.2 Requerimientos de la documentación.
4.2.1 Generalidades.
4.2.2 Manual de calidad.
4.2.3 Control de documentos.
4.2.4 Control de registros.
 4. Sistema de Calidad
El sistema de calidad se debe Establecer, Documentar, Implantar en
forma efectiva

Manual Política, objetivo y

Documentos de Procesos
Controlados Calidad
Implantación de
Procedimientos la Política

El “Cómo” de los
Instructivos procedimientos

Formatos vacíos Formatos y Pruebas que

Registros
Registros el sistema es
de Formatos llenos seguido
Calidad

Planes de Calidad
EL PAPEL Y LA TINTA

¡ME HAS ARRUINADO PARA SIEMPRE!

¡AL CONTRARIO, AHORA ERES UN

DOCUMENTO!
NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS

Normas ISO NTC Acápite 2.7, 2.7.1, 2.7.2 Valor y clase de documentos.
9000-2000
NTC 9001-2000 Acápites 4.2, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4 Requisitos de la documentación,
control de documentos, control de registros.

NTC 4436. Información y documentación. Papel para documentos de archivo.

Requisitos para la permanencia y durabilidad.

NTC 4568 Información y documentación. Papeles para documentos. Requisitos de

permanencia.

NTC 2773 Equipo y útiles de oficina. Carpeta de cartón para archivo.

NTC 4095 Norma general para la descripción archivística.

NTC 1507. Terminología del mobiliario de oficina

NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos.

NTCGP 1000:2004 Ley 872 de 2003 (D.A.F.P.) Implementar un S.G.C. Periodo de 4 años
 CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN

✓ Todos los documentos que forman parte del

SGC tienen que controlarse de acuerdo con
los numerales 4.2.3 “Control de documentos y
4.2.4 Control de registros”.
 UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
SE BASA ENTRE OTROS …

✓Escribir lo que se hace (elaborar procedimientos

e instructivos).
✓Hacer lo que se ha escrito(rigor y auditorías) y
✓Comprobar que lo que se hace es lo adecuado.
✓Demostrarlo - (registros).
4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS DEL
S.G.C.

PROCEDIMIENTOS PARA:
Aprobar la adecuación de los
• Documentos.

• Revisar y actualizar.
• Identificar
revisión.
cambios y estado de

Disposición en sitios aprobados

• últimas versiones..
Asegurarse de la Preservación e
• identificación de los documentos.
• Identificación de documentos
externos.
• Evitar uso de documentos
obsoletos.
• Conservación de documentos
obsoletos.
4.2.4 CONTROL DE REGISTROS DEL S.G.C.

PROCEDIMIENTOS PARA:
• Legibles
• Identificables
• Recuperables
• Almacenamiento
• Protección
• Tiempo de retención
• Disposición de los
• registros de calidad
RELACIÓN ENTRE
DOCUMENTOS Y REGISTROS

DOCUMENTO PROCESO REGISTRO

REQUISITOS PARA CONTRATACIÓN DOCUMENTACIÓN

DOCENTES DOCENTES DOCENTES

En una cadena de procesos, los resultados de un proceso

vienen a ser entradas del siguiente proceso. No se
puede tener un resultado si no se tiene un requisito que
cumplir (entrada).
RELACIÓN ENTRE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
DOCUMENTOS REGISTROS
▪ Proveen la definición ▪ Suministran la
de requisitos. evidencia del
cumplimiento con los
▪ Se relacionan con requisitos.
entradas. ▪ Se relacionan con
resultados.

DOCUMENTO PROCESO REGISTRO

ENTRADA RESULTADO
RELACIÓN ENTRE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
✓ Los documentos están
vivos, esto es, pueden
actualizarse.

✓ Los registros están

muertos, ¡no pueden -
actualizarse! Los datos
consignados en ellos
son inalterables.
 ETAPAS RECOMENDADAS PARA GESTIONAR
LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD

Etapa 1. Detección de necesidad.

Etapa 2. Diagnóstico de la situación de la documentación en la
organización.
Etapa 3. Diseño del sistema documental – Programa de Gestión
Documental – P.G.D.
Etapa 4. Elaboración de los documentos.
Etapa 5. Implantación del sistema documental. (emisión,
distribución y revisión del documento en uso).
Etapa 6. Mantenimiento y mejora del sistema documental.
 CONSEJOS PARA LOS QUE
ELABORAN LOS DOCUMENTOS.
•La documentación debe estar disponible para quien la necesita. ABRA SAQUE

• Normalizarlos y simplificarlos. (procedimiento de elaboración).

•Dar cursos de elaboración si es necesario.
•Escribir claramente el propósito y el campo de aplicación. CIERRE

•Cuando no aplique algún requisito del procedimiento de elaboración poner

N/A.
•Escribir de manera concisa y sin complicaciones.
•Incluir información de la revisión y cambios del documento.
•Preocuparse porque los formularios incluyan sólo la información apropiada del
proceso en cuestión.
•La gestión de los documentos es un proceso más del SGC y debe tratarse
como tal
CONSEJOS PARA LA GESTION DE
LOS DOCUMENTOS.

✓Incluir información de la revisión y cambios del documento.

✓Evitar repeticiones.
✓Reconocer que existen sistemas más pequeños dentro del sistema de
control de documentos.
✓Asegurarse de contar con los recursos apropiados, incluyendo tiempo y
personas.
✓No existe la “mejor manera” para gestionar los documentos, ya que esto
depende de muchas combinaciones de tipos de documentos, dueños de
procesos, prácticas y métodos de control.
✓Existe software diverso para gestionar la documentación, los cuales
facilitan mucho esta actividad. Si se piensa utilizar alguno debería evaluarse
la aplicabilidad en su organización.
 GESTIÓN Y CONTROL DE LOS
DOCUMENTOS
Documento controlado:

-Aprobado y adecuado.
-Estado de revisión identificado.
- Legible e identificable.
- El estado de revisión puede hacerse por
secciones de un documento.
- Evitar identificarlos por medio de códigos
complicados.
GESTIÓN Y CONTROL DE LOS
DOCUMENTOS

✓ Orientar a los usuarios

✓ Cuando se usan documentos electrónicos y la impresión de éstos
está permitida, es común definir las copias impresas como
documentos no controlados.
✓ Para el caso de documentos impresos es frecuente establecer que
sólo los que tienen firma o sello originales son los controlados.
✓ Quién está autorizado para aprobar o actualizar un documento y
cómo se determina que es adecuado.
✓ Hacer una lista de los dueños de procesos y pedirles una relación
de las personas que manejan la documentación de sus procesos
ACCESO A LOS DOCUMENTOS

✓ La documentación debe
estar disponible para
quien la necesita.
✓ Dar acceso a información
no necesaria para
alguien puede crear ¿?
desorden e incrementar
la probabilidad de
confusión.
CONSEJOS PARA LA GESTIÓN DE LOS
DOCUMENTOS

✓ La gestión de los documentos es un proceso

más del S.G.C. y debe tratarse como tal.
✓ No existe la “mejor manera” para gestionar
los documentos, ya que esto depende de
muchas combinaciones de tipos de
documentos, dueños de proceso, prácticas y
métodos de control.
CONSEJOS PARA LA GESTIÓN DE LOS
DOCUMENTOS

✓ Existen software diversos

para gestionar la
documentación, los
cuales facilitan mucho
esta actividad. Si se
piensa utilizar alguno
debería evaluarse la
aplicabilidad en su
organización.
 ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA EL
CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
✓Una vez que haya recolectado la información que necesita, escriba su
procedimiento siguiendo los requisitos establecidos en el apartado 4.2.3 de la
norma ISO 9001:2000.

4.2.3 Control de los documentos.

• Definir controles para:

• Aprobar adecuación antes de
emitirlos;
• Revisar, actualizar y volver a aprobar;
• Identificar cambios y revisión actual;
• Disponibilidad en puntos de uso;
• Legibles y fácilmente identificables;
• Identificación de los de origen externo
y distribución controlada;
• Prevenir uso no intencionado de
documento obsoletos e identificarlos si
se conservan por alguna razón.
 4.2.3 Control de Documentos
(1)

Documentos Externos Documentos Internos

Confeccionar, revisar,
Distribuir, mantener, aprobar, distribuir, Modificaciones revisadas,
actualizar modificar, retirar, dar a conocer
archivar, destruir

Identificación, edición, numeración página, aprobación

 4.2.3 Control de documentos (2)

✓ Identificación de la Documentación:

✓ Obsoletos, controlados
✓ Versión, fecha, emitido por, código único, página
✓ Texto modificado

✓ Procedimiento para el control de documentos internos,

externos, software y otros:
✓ Listado de documentos
✓ Distribuidos a quien los necesite
✓ Revisión por la misma función que generó la versión
original
 DOCUMENTOS INTERNOS
CONTROLADOS

▪ Manual de Calidad
▪ Política de Calidad
▪ Procedimientos del sistema de calidad
▪ Procedimientos técnicos
▪ Instructivos de trabajo
 DOCUMENTOS EXTERNOS

▪ Documentos que no han sido elaborados

por la organización, pero que forman parte
de la documentación del sistema de
calidad. Comprenden reglamentos, normas,
guías, tablas, datos, dibujos,
especificaciones del cliente, etc.
 PROCEDIMIENTO O INSTRUCTIVO
Encabezado

Código : PR-XXX
ENTIDAD: XXXX
Página : 1 de 3
Revisión Nº :0 del dd mm aa
Nombre del Procedimiento Fecha :

1. Objetivo 6. Responsabilidades
2. Alcance 7. Distribución
3. Referencias 8. Registros
4. Definiciones 9. Anexos
5. Descripción

Pie de página

Elaborado por: Fecha Firma

Revisado por: Fecha Firma
Aprobado por: Fecha Firma

Ruta acceso al documento

 DIFUSIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

Los directores generales son los encargados de

decidir y de definir de que manera se va a
llevar a cabo la difusión de la documentación.
La difusión, tanto interna como externa, está
controlada para evitar la utilización de
documentos no vigentes.
La documentación del sistema de calidad
está acompañada de un sistema de
registros (numeral 4.2.4).

▪ Los registros están destinados a contener

información que se genera y los datos
consignados en ellos son inalterables.
4.2.4 CONTROL DE REGISTROS

▪Documentos que tienen una forma definida, apta

para registrar datos e información relacionada con
las actividades realizadas y sus resultados. Los
registros constituyen la evidencia de la ejecución del
sistema de calidad.

▪Registros prediseñados
▪Libro de notas
▪Hojas de datos
▪Informes de Calibración
 Ejemplo de encabezado y pie de
página de un Registro
Encabezado
SISTEMA DE CALIDAD
ENTIDAD – PROCESO: XXXXXX Registro XXXXXXXXXXX
TITULO Código: RG-XXX
Rev Nº : 0 del dd mm aa
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“Un sistema de aseguramiento de la Calidad
es una herramienta al servicio de una
organización, para ayudar a gerenciar con
efectividad, eficiencia y eficacia; nunca como
agente limitador”.
Por su Atención

GRACIAS…