Elaboracion y Presentacion de Las Tablas de Retencion Documental

Gestión documental - elaboración
y presentación de las tablas de

retención documental – TRD
Subdirección de Proyección Institucional -ESAP-

Escuela Superior de Administración Gestión documental - elaboración
Pública ESAP. y presentación de las tablas de
retención documental -TRD
Pedro Medellín Torres
Director Nacional Jose Gabriel Delgadillo Castro
Autor
Fernando Guzmán Rodríguez
Subdirector Académico
Corrección de estilo, acompañamiento
pedagógico, diseño instruccional,
Jairo Díaz Pinzón
diseño gráfico y virtualización.
Subdirector de Alto Gobierno
Equipo Componente 2 Actualización.

José Vicente Casas Díaz
Proyecto ESAP – CISP
Subdirector de Proyección Institucional
Fecha última versión:

José Alberto López Aragón
Julio 2019
Jefe Departamento de Capacitación
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citados y presentados en este curso sean verídicos y que correspondan; sin embargo, y
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correcto y adecuado funcionamiento de los mismos.
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Gestión documental -
elaboración y presentación de las
tablas de retención documental - TRD
Contenido Contenido
Resumen de la unidad didáctica 4

Tema 1 -Marco normativo de las TRD 6
1.1 Ámbito de aplicación 8
1.2 Cobertura 9
Tema 2 - Tabla de Retención Documental o TRD 10

2.1. Importancia de las Tablas de Retención para
las Instituciones 13
2.2. Recomendación del equipo responsable del
proceso de elaboración y presentación 14
Tema 3 - Elaboración de las TRD 16

3.1. Investigación preliminar 19
3.2. Análisis e interpretación de información recolectada 24
3.3. Propuesta de TRD 34
Tema 4 - Presentación de las TRD 40
4.1. Conformación del expediente de presentación
la propuesta de TRD 40
4.2. Aprobación de la TRD 42
4.3. Evaluación Técnica o Convalidación 43
Tema 5. Actualización de las TRD 45
Glosario 46
Lista de referencias 48
3
Resumen de la unidad didáctica
Gran parte de la ineficiencia institucional y del desgaste administrativo radica en la incapacidad

de conservar, consultar y presentar de manera organizada la documentación que da cuenta de su
gestión. La sobreacumulación de documentos, la desorganización en su disposición y la falta de
criterios técnicos para la identificación, se han convertido en el detonante para exigir, a través de la
ley, que las instituciones cuenten con los mecanismos que les permitan fijar parámetros para con-
trarrestar esta problemática y mejorar sus niveles de eficiencia y transparencia.
Las Tablas de Retención Documental - TRD se constituyen en uno de los principales instrumentos
técnicos para lograr estos propósitos, ya que permiten manejar y garantizar la conservación de un
importante soporte de la gestión y la memoria institucional. Por esta razón, resulta de vital impor-
tancia que el personal vinculado a todas las entidades del Estado comprenda todos los aspectos
relacionados con su elaboración y presentación.
La metodología que busca contar con esta herramienta implica no solo adentrarse en el funciona-
miento propio de la entidad, de acuerdo con sus actividades misionales y operativas, sino la ejecu-
ción de actividades prácticas y la interacción con los responsables de la producción, el trámite y el
manejo de los documentos.
4
Objetivo de aprendizaje
Conocer los elementos técnicos, teóricos,

conceptuales y metodológicos que se deben
tener en cuenta durante el proceso de elabo-
ración y presentación de Tablas de Retención
Documental, con el propósito comprender de
manera integral este instrumento como parte
del Sistema de Gestión Documental que de-
ben implementar las instituciones públicas de
Colombia, en línea con la normatividad legal
vigente.
5
Tema 1
Marco normativo de las TRD
Las tablas de retención documental son un ins- De manera posterior, con el desarrollo genera-
trumento técnico archivístico que se encuentra do a partir de esta ley, se han expedido varios
regulado normativamente en todos los niveles decretos que han le han atribuido funciones
con los que cuenta el sistema jurídico del país. frente a la reglamentación y competencias al
Principalmente se ha considerado como de obli- Archivo General y a los Consejos Departamen-
gatorio cumplimiento en su elaboración e imple- tales y Distritales de Archivo.
mentación desde la Ley 594 de 2000, donde en
su Artículo 24 lo menciona expresamente.
6
Específicamente en materia de elaboración y pre-

sentación de las TRD hay que destacar normas o
desarrollos normativos como los siguientes:
»» Acuerdo AGN 004 de 2013 (marzo 15).

Por el cual se reglamentan parcialmente
los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se
modifica el procedimiento para la elabo-
ración, presentación, evaluación, aproba-
ción e implementación de las Tablas de
Retención Documental y las Tablas de
Valoración Documental.
»» Decreto 1080 de 2015 (mayo 26). Por

medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector Cultura. Título
II Patrimonio Archivístico: Capítulo I El
Sistema Nacional de Archivos y Capítulo
V Gestión de documentos.
»» Minimanual 4. Tablas de Retención y

Transferencias Documentales, que fue
expedido por el Archivo General de
la Nación a los inicios de los años dos
mil, que aún se encuentra vigente y se
convierte en referencia obligada para la
capacitación en este tipo de procesos,
aunque no contenga todos los elementos
aquí mencionados.
7
1.1 Ámbito de aplicación
En materia de obligatoriedad para la elaboración mismo, la ley hace referencia expresa a la res-
y presentación de la TRD, considerando el ámbi- ponsabilidad que deben tener todas las entida-
to de aplicación al que se alude normativamente des privadas que cumplen funciones públicas
para este propósito, se debe considerar que este por la naturaleza de la documentación que pro-
instrumento es de cumplimiento obligatorio ducen y administran. Esquemáticamente podría
para todas las entidades públicas de los órdenes visualizarse el ámbito de aplicación de la siguien-
nacional, departamental, distrital y municipal. Así te manera:
Entidades
Entidades
Públicas
Públicas (nivel
(nivel distrital) municipal)
Entidades
Entidades
Públicas Ámbito Privadas
(nivel
departamental)
de aplicación (funciones
públicas)
Entidades
Públicas
(nivel nacional)
Figura 1. Ámbito de aplicación de las TDR

Fuente: elaboración propia
8
1.2 Cobertura
Haciendo referencia al nivel de cobertura que la República y el llamado Ministerio Público

implican estos mandatos sobre la TRD, se debe (Procuraduría General de la Nación, la Defen-
comprender que ello involucra a las tres ramas soría del Pueblo y las Personerías Municipales
del poder público (legislativa, la ejecutiva y la y Distritales). Los organismos autónomos inde-
judicial) y también a los organismos del sistema pendientes compuestos por el Banco de la Re-
electoral colombiano (Consejo Nacional Electo- pública, la Comisión Nacional del Servicio Civil,
ral y la Registraduría Nacional del Estado Civil). las corporaciones autónomas regionales, los
entes universitarios autónomos y la Autoridad
Del mismo modo, esta obligatoriedad para Nacional de Televisión, así como las institucio-
contar con las TRD hace referencia los orga- nes del Sistema Integral de Justicia, Verdad,
nismos de control que para este caso son la Reparación y no Repetición - SIVJRR, también
Contraloría General de la República, las con- están cobijadas por esta medida.
tralorías territoriales, la Auditoría General de
Rama
Ejecutiva
Rama
Legislativa
SIVJRR
Rama
Cobertura Judicial
Organismos
Autónomos e
Independientes
Organización
Electoral
Organismos
de Control
Figura 2. Cobertura de las TDR

9
Tema 2
Tabla de Retención Documental o TRD
Hay varias definiciones sobre este instrumento, la más utilizada es aquella establecida en el Regla-
mento General de Archivo, que las plantea como “un listado de series y sus correspondientes tipos
documentales (producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones)
a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos” (Junta
Directiva AGN, 1994).
10
A partir de esta definición se pueden destacar tres elementos fundamentales: series documentales,
tipos documentales y el ciclo vital de los documentos. Estos tres se interrelacionan como compo-
nentes que permiten estructurar el funcionamiento de la TRD. De dichos elementos, el más repre-
sentativo para comprender la importancia y alcance de este instrumento es el de ciclo vital.
Series
documentales
Tipos
documentales
Elementos
Ciclo vital
Figura 3. Elementos de las TDR

11
El ciclo vital de los documentos es un concepto que está inmerso en todo el proceso de elabora-
ción e implementación de las TRD, y por tanto resulta fundamental para comprender el sentido y
funcionalidad de las tablas. Recordemos que “El ciclo vital de los documentos es entendido como las
etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y
su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente” (AGN, 1994).
Recordemos también que este concepto se puede representar de manera gráfica de la siguiente
forma:
Retención A. Central
Disposición final
Periodos
Procedimientos
Reglamentación
A. Gestión
Documento
Retención A. Histórico
Trámites
administrativos
Figura 4. Ciclo vital de los documentos

12
Ahora bien, archivísticamente las Tablas de Re-

2.1. Importancia de las Tablas de tención Documental son fundamentales al:
Retención para las Instituciones
»» Permitir el manejo integral de los
Las Tablas de Retención presentan caracterís-
documentos
ticas relevantes para el funcionamiento de las
instituciones desde dos puntos de vista. Desde »» Facilitar la organización de los documen-
el punto de vista administrativo contribuyen a: tos a partir del concepto de archivo total
»» Controlar la producción y trámite

»» Facilitar el manejo de la información
documental
»» A la racionalización de la producción
»» Identificar y reflejar las funciones
documental
institucionales
»» Facilitar el control y acceso a los docu-
»» Integrar todos los procesos archivísticos
mentos a través de los tiempos de reten-
para el manejo racional de los documen-
ción en ella estipulados
tos (AGN, s/f)
»» Garantizar la selección y conservación de
los documentos que tienen valoración
histórica
»» Regular las transferencias de los docu-

mentos en las diferentes fases de archivo
»» Servir de apoyo para la racionalización de

los procesos administrativos (AGN - s/f)
13
2.2. Recomendación del equi- conservación o no de los documentos

po responsable del proceso debido a sus alcances e implicaciones
de elaboración y presentación técnico-administrativas, y secundario, te-
niendo como referencia la reconstrucción
El Archivo General de la Nación recomien- de las actividades de la administración
da que el proceso de elaboración de las TRD que se pueden llegar a requerir por parte
debe ser ejecutado por un grupo de profesio- de los investigadores sociales.
nales de diversas disciplinas (Consejo Directi-
»» Ingeniería industrial: el profesional de
vo – 2013). Para ello establece la conforma-
esta disciplina apoyará el proceso a partir
ción de un equipo interdisciplinario que esté
de un análisis en donde se integren los
compuesto por profesiones en:
diferentes procesos y procedimientos,
bajo los cuales se generan documentos,
»» Archivística: responsable de los elemen-
que dan como resultado la conformación
tos de definición y conformación de las
de expedientes que evidencian la traza-
agrupaciones documentales (las series,
bilidad completa de dichas acciones. Este
las subseries y los tipos documentales),
apoyo tiene como fin facilitar la articula-
que serán atribuidas a cada una de las de-
ción de las diferentes áreas, generando
pendencias que conforman la estructura
propuestas que mejoren, a partir de la
de funcionamiento de la entidad.
conformación integral de los expedientes,
»» Administración pública: quien asumirá la un mayor relacionamiento y una mayor
responsabilidad de realizar el análisis del eficiencia administrativa.
funcionamiento de la institución desde
»» Derecho: este profesional contribuirá con
el punto de vista funcional, estructural,
el análisis, desde el punto de vista de las
procedimental y de dinámica en cuanto
implicaciones legales de la conservación
a su naturaleza misional y de contexto.
de los documentos de acuerdo con su va-
También apoyará el análisis de la valo-
lor primario, es decir, de acuerdo con las
ración documental desde el punto de
implicaciones que tienen los documentos
vista primario, por la pertinencia de la
14
desde el punto de vista administrativo,

legal, fiscal, contable y jurídico.
»» Historia: el historiador aportará con sus

conocimientos para realizar un proceso
de revisión del valor secundario que os-
tentan los documentos (series y subseries)
atribuidas en las TRD de cada área. Esto
es identificar la importancia que pueden
tener las agrupaciones documentales
para la investigación científica, histórica y
cultural.
15
Tema 3 Elaboración de las TRD
El proceso de elaboración de las TRD cuenta con elementos de tipo teórico y práctico que es ne-
cesario relacionar entre sí para obtener un instrumento acorde con las necesidades institucionales
y con las disposiciones normativas existentes. Este proceso requiere que previamente se tengan
claros al menos tres criterios:
16
1. Idoneidad: está referido a la necesidad de cumplimiento de sus responsabilidades a

contar con un equipo de trabajo interdis- futuro, para evidenciar su gestión, para el
ciplinario que tenga en cuenta cada uno resto de las instituciones del Estado que
de los aspectos técnicos y legales para interactúan o interactuarán con ella y para
relacionar dentro de los componentes de la sociedad en general como muestra de
la tabla de retención. Este equipo es el la reconstrucción histórica de los hechos.
mencionado en el aparte anterior y que
3. Trazabilidad y control: resulta fundamen-
da como recomendación el AGN.
tal para la presentación y evaluación del
2. Análisis Contextual: es necesario eje- proceso, disponer, organizar y conservar
cutar el proceso de elaboración de las toda la información, análisis y soportes
TRD desde un sentido amplio. Es decir, que llevaron a conseguir el resultado de
involucrando elementos relacionados no formulación de la TRD. Esto es, todos
solo, con la normatividad de creación, los actos administrativos, documentos
estructura y funciones otorgadas a la técnicos, normatividad complementaria
entidad y sus dependencias, por los e instrumentos de recolección y análisis
actos administrativos respectivos, sino empleados durante el transcurso de las
también con la naturaleza propia de la diferentes actividades, como evidencia
institución, es necesario tener presentes de estas y como elemento de revisión por
sus aspectos misionales, sus objetivos, parte de las diferentes instancias.
sus estrategias, sus procedimientos,
sus políticas y alcances, los cuales, rela-
cionados la normatividad general que
incide en el manejo y disposición de la
documentación y el momento histórico
en el cual se desarrollan sus actividades,
permitirán la formulación de un instru-
mento que garantice la conservación de
la documentación que le será útil para el
17
Idoneidad:
elaboradas por un equipo de trabajo idóneo.
Análisis contextual:
la evaluación de documentos debe considerar las normas legales.
Trazabilidad y control:
conservar los soportes que sirvieron para la elaboración.
Figura 5. Idoneidad, análisis contextual, trazabilidad y control

El proceso de elaboración de las TRD, de acuerdo con las disposiciones establecidas por el Archivo
General de la Nación, entidad responsable en el país de fijar las políticas y directrices en materia de
gestión documental, presenta la siguiente metodología. (Godoy, s.f).
18
3.1. Investigación preliminar
Esta primera etapa está dividida en dos com- propias de cada una de las áreas de la entidad y,
ponentes, la compilación de la información ins- a partir de esto, identificar los posibles documen-
titucional y la entrevista con los productores tos que genera o tramita cada una de las áreas.
documentales.
Entrevista con los productores documental-
1. Compilación de la información institucional: es: este componente se convierte en el pri-
principalmente, busca identificar y recopilar la mer contacto directo que se debe tener con
información que, de acuerdo con la institución, cada uno de los productores documentales de
resulta relevante para la elaboración de la TRD y la institución; se apoya en la utilización de un
está compuesta por: formato de entrevista (véase Anexo: Encuesta
de Estudio de Unidad Documental). Par poder
»» Disposiciones legales, actos administrati- llevarlo a cabo es necesario tener bien identifi-
vos y otras normas relativas a la creación cada la estructura organizacional bajo la cual se
y cambios estructurales de la entidad rige la institución, para a partir de ella, formu-
(decretos, acuerdos, resoluciones) lar un cronograma de entrevistas que permitirá
abarcar todas y cada una de las áreas, en donde
»» Estructura interna vigente de la entidad
se tiene incidencia en la producción o trámite
»» Organigrama actual documental.
»» Manuales de funciones
El formato de entrevista se convierte en una guía
»» Manuales de procedimientos que presenta un cuestionario de preguntas las

cuales buscan, entre otras cosas, lo siguiente:
Resulta importante que luego de recopilar la
información institucional, se revisen y analicen »» La identificación de unidades documen-
cada uno de los documentos encontrados, para tales de acuerdo con la producción y
familiarizarse con las funciones y actividades
19
trámite, como consecuencia del cumpli- Hacer un análisis de la gestión y trámite documen-
miento de las funciones de cada una de tal a partir de la revisión de las diferentes acciones
las dependencias. que deben realizarse para su conformación, de
acuerdo con los demás documentos que se gene-
»» La definición de unidades documentales,
ran en el procedimiento, su organización y confor-
ya que de acuerdo con la experiencia y
mación dentro de una carpeta o expediente.
manejo que se lleva sobre los documen-
tos, se puede identificar la denominación
La identificación de valores primarios, pues es
de cada uno de ellos.
el productor documental quien identifica, en
Realizar el análisis de la producción documen- primera instancia, la importancia de conserva-
tal en relación con el volumen de cada uno de ción de los documentos y sus implicaciones en
ellos y su relación con otros documentos. el tiempo para su conservación precautelativa.
Análisis de
producción
documental
Definición Análisis
de unidades de gestión
documentales y trámite
documental
Entrevista
de productor
documental
Identificación Identificación
de unidades de valores
documentales documentales
primarios
Figura 6. Entrevista de productor documental

20
El formato de entrevista deberá ser aplicado, »» Fecha de asignación de funciones

en primer lugar, a los responsables o directores
»» Acto administrativo que asigna dichas
de cada una de las áreas, por ser ellos quienes
funciones
dirigen de manera general los que sucede den-
tro de las mismas, en segundo lugar, con los »» Funciones asignadas a la dependencia
responsables de la generación o trámite de los
»» Listado de las unidades documentales
documentos ya que conocen la especificidad
que produce o tramita en cumplimiento
de la gestión.
de esas funciones
La entrevista está compuesta por dos partes. »» Si se aplica selección o descarte docu-
La primera está orientada a la confirmación y mental sobre las unidades
recopilación de información relacionada con la
dependencia en general, donde se indican as- »» Sistema de organización de los archivos
pectos como: de gestión
»» Volumen de la producción anual de dichas

»» Nombre
unidades
»» Ubicación dentro de la estructura orgánica
21
Dependencia – Unidades Selección y

oficina (nombre) documentales (trámite) descarte documental
Funciones Sistema de
Ubicación
(descripción) organización de
(estructura orgánica)
archivos de gestión
Asignación de Funciones Volumen de

funciones (fecha) (actos administrativos) producción documental
(promedio: anual)
Figura 7. Primera parte de la entrevista

La segunda parte de la entrevista se aplicará de formato, sistema de ordenación y estado

acuerdo con cada una de las unidades documen- de conservación
tales producidas o tramitadas por la dependencia
»» Las normas que inciden en la producción, el
en cumplimiento de las funciones. Ello quiere decir
trámite y la conservación de dicha unidad
que se aplicará una encuesta de estudio por cada
documento de manera independiente. »» El trámite específico que lleva a su
producción
Además de lo anterior, dentro de esta parte se
busca profundizar y especificar información sobre »» Si existe otro documento o unidad que con-
cada unidad en relación con: tenga la información que allí se encuentra
»» La conformación de la unidad en términos

»» Función relacionada con el trámite o
de los documentos que la acompañan o
producción de la unidad
sustentan
»» Los caracteres externos que presenta la

»» Las dependencias o áreas que participan
misma, esto es, soporte en que se pro-
en dicho trámite
duce, si está sustentado en algún tipo de
22
»» La periodicidad con la que se produce la »» Si se ha identificado necesidades de con-

unidad sulta sobre ella y con qué frecuencia, una
vez se encuentra bajo la responsabilidad
»» El tiempo que se estima debería permanecer
del archivo central
dicha unidad dentro del archivo de gestión
»» Los problemas que se han identificado
»» Las personas que la consultan, tanto
al respecto de su producción, trámite y
internas del área, de otras áreas, de otras
conservación
entidades o particulares
»» El espacio para posibles comentarios y ob-
»» Si sobre esta unidad se han aplicado pro-
servaciones de acuerdo con lo planteado
cedimientos de transferencia documental
y con qué periodicidad
Unidades
Dependencia – Trámite
documentales Observaciones
Oficina (nombre) (oficinas competentes)
(conformación)
Unidad documental Unidad documental Periodicidad de Producción, trámite

(nombre) (duplicación) producción documental y problema (problemas)
Dependencia – Trámite Tiempo de conservación Continuidad de

Función (función) (descripción) (archivo de gestión) consulta (archivo central)
Caracteres externos:
Producción, trámite Consultantes Transferencia
soporte/soporte/ordenación
y conservación (normas) (archivo de gestión) documental
/estado de conservación
Figura 8. Segunda parte de la entrevista

23
3.2. Análisis e interpretación orgánica funcional que presenta la entidad, con-

de información recolectada siderando que al final de este proceso se debe
generar una tabla para cada una de las depen-
Esta segunda etapa se sustenta en todo el tra- dencias que hacen parte de esta estructura y las
bajo realizado anteriormente y busca como re- series y subseries identificadas serán atribuidas
sultado de ello tres elementos principales: a cada dependencia a partir de su TRD.
»» Conformación de series y subseries con

sus respectivos tipos documentales,
tomando como base la encuesta de
estudio de la unidad documental y el
resultado del análisis de los manuales de
procedimientos.
»» Valoración documental tanto a nivel pri-

mario como secundario, atendiendo los
diferentes tipos establecidos para cada
una de ellas.
»» Disposición final de la documentación

de acuerdo con los diferentes criterios
establecidos, las características de las
respectivas series o subseries y el tipo de
selección más adecuado a partir de esas
características.
Un principio fundamental para desarrollar este

proceso de formulación de las TRD es el tener
presente que se debe basar en la estructura
24
3.2.1. Identificación de series, productor como consecuencia del ejercicio de sus

subseries y tipos documentales funciones específicas” (Godoy, s/f).
La identificación de series, subseries y tipos De acuerdo con esta definición se puede in-
documentales que harán parte de la tabla de ferir que las series documentales están rela-
cada dependencia podría considerar los si- cionadas directamente con dos elementos. El
guientes puntos orientadores, así como la defi- primero es con las dependencias o unidades
nición de cada uno de estos conceptos. operativas en las cuales se divide la estructu-
ra orgánica de la entidad; la segunda, con las
Para el caso de las series documentales estas unidades documentales o documentos simples
son consideradas como “el conjunto de unidades que le dan origen. Esquemáticamente se po-
documentales de estructura y contenido homo- dría plantear de la siguiente manera:
géneos, emanados de un mismo órgano o sujeto
Unidad
+ Unidad técnico-operativa
administrativa
Tipo + Unidad documental simple

documental + Unidad mínima (documento)
Figura 9. Elementos de serie documental

25
A partir de lo anterior, se debe aclarar que exis- Las series documentales complejas son se-
ten dos tipos de series documentales, unas ries conformadas por unidades documentales
son las series documentales simples y las otras complejas comúnmente llamadas expedientes.
son las denominadas complejas. Cada una está compuesta por varios tipos do-
cumentales diferentes entre sí, pero relaciona-
Las series documentales simples son series con- dos en razón de un trámite determinado. Cada
formadas por unidades documentales simples expediente es diferente de otro de su misma
(tipos documentales), donde cada una es inde- serie y por lo general se almacenan en unida-
pendiente de las otras unidades documenta- des de conservación (carpetas) separadas.
les simples de la misma serie. Estas son sufi-
cientes en sí mismas en cuanto a contenido, Como ejemplos de cada una de ellas se pue-
aunque comparten entre sí los mismos rasgos den establecer:
estructurales o formales.
Series + Actas
+ Actos administrativos
Documentales
+ Conceptos
Simples
+ Inventarios
+ Contratos
Series
+ Investigaciones disciplinarias
Documentales
+ Historias clínicas
Complejas + Historias laborales
Figura 10. Tipos de series documentales

26
De otro lado, una Subserie Documental es “el 4. Para su denominación tenga en cuenta
conjunto de unidades documentales que integran el nombre del documento principal o el
una Serie Documental, y que se encuentran jerar- nombre del trámite o procedimiento
quizadas e identificadas de manera separada del
5 Para la conformación de series con sus
conjunto de la Serie por los tipos documentales
respectivas unidades documentales
que varían en el desarrollo del trámite de cada
tenga en cuenta que dichas unidades en
asunto” (Godoy, s.f).
algunos casos se constituyen como series
y en otros como tipos documentales
Un Tipo Documental “es una unidad docu-
mental simple originada en una actividad ad- 6. Para la constitución de series y subseries
ministrativa, que tiene características físicas tenga en cuenta la organización física en
y/o intelectuales que posibilitan su clasifica- las respectivas unidades de conservación
ción, descripción y asignación de categoría di-
plomática” (Godoy, s.f). 7. Determine si existen tales clasificaciones
físicas y estructurales en los archivos de
A partir de estas definiciones, tenga en la cuen- gestión para la constitución de las series
ta los siguientes puntos orientadores: y subseries
8. Piense en la optimización los recursos

1. Consulte el procedimiento o trámite que
naturales a través de la reducción en el
genera los documentos uso de documentos
2. Identifique el documento principal dentro 9. Aproveche la circunstancia de elaboración

del trámite de la TRD para recomendar e implemen-
tar nuevos sistemas de organización de
3. No olvide los anexos o documentos que
las agrupaciones documentales, basados
soportan dicho documento principal o
en los procesos y procedimientos.
trámite
27
Estructura Procesos
Funciones
orgánica administrativos
Técnicamente, la identificación de series do- »» Valor Primario: es el que tienen los do-
cumentales debe llevar a relacionar la infor- cumentos mientras sirven a la institución
mación de la investigación preliminar sobre la productora y a la persona iniciadora,
institución y el análisis de la información re- destinataria o beneficiaria. Es decir, a las
copilada, dando como resultado la conforma- involucradas en el asunto. (Godoy, s.f).
ción de agrupaciones documentales, tomando
»» Valor Secundario: es el que interesa a
como base el principio de procedencia y el de
los investigadores de información retros-
orden original para los documentos.
pectiva. Surge una vez agotado el valor
3.2.2. Valoración documental inmediato o primario. Los documentos

que tienen este valor se conservan per-
La valoración documental (Godoy, s.f) consis- manentemente. (Godoy. s.f).
te en determinar, de acuerdo con las series y

subseries documentales identificadas, los valo-
Los valores primarios y secundarios que se
res primarios y secundarios de los documentos
puedan llegar a atribuir a los documentos tie-
con el fin de establecer su permanencia o los
nen connotaciones totalmente diferentes. La
tiempos de retención en las diferentes fases
primera de ellas está relacionada con la vigen-
de archivo.
cia de los documentos en términos adminis-
trativos, contables, fiscales, jurídicos y legales.
Existen dos tipos de valoración para los
En este caso, a efectos de valorar primariamen-
documentos:
te los documentos, se tendrán en cuenta esas
28
implicaciones, de acuerdo con la normatividad Valor jurídico: aquel del que se derivan dere-
vigente, la frecuencia de consulta y la relevan- chos u obligaciones legales regulados por el
cia administrativa que ellos presentan. Esta derecho común.
información se tomará no solo recurriendo a
la normatividad específica que puede incidir Valor legal: aquel que tienen los documentos
sobre la vigencia de los documentos, sino tam- que sirven de testimonio ante la Ley.
bién a partir de los resultados y las opiniones
expresadas por los productores documentales Valor fiscal: es la utilidad o aptitud que tienen los
durante el proceso de entrevista. documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.
Los diferentes tipos de valoración primaria pre- Valor contable: es la utilidad o aptitud de
sentan las siguientes consideraciones (Godoy, s.f): los documentos que soportan el conjunto de
cuentas, registros de los ingresos y egresos y
Valor administrativo: es el que contiene un de los movimientos económicos de una enti-
documento, una serie de documentos o un dad pública.
grupo documental, para la entidad productora,
relacionado con el trámite o asunto que mo- Valor Técnico: Es el atribuido a los documen-
tivó su creación. Este valor se encuentra en tos por las características o tipo de información
todos los documentos producidos o recibidos que presentan, la cual es producto de análisis o
en cualquier institución u organismo para res- investigaciones técnicas cuya vigencia depen-
ponder a una necesidad administrativa mien- den de cambio de las circunstancias, condicio-
tras dure su trámite y son importantes por su nes o parámetros de contexto bajo los cuales
utilidad referencial para la toma de decisiones se formuló el documento.
y la planeación.
29
Jurídico
Legal Fiscal
Valores
primarios
Adminis-
Contable
trativo
Técnico
Figura 11. Valores primarios

La valoración documental primaria se determi- La valoración secundaria se relaciona direc-

na en años y se distribuye en las dos primeras tamente con la importancia que se atribuye
fases de archivo identificadas en el ciclo vital. a los documentos una vez culmina el tiempo
Se consigna en la TRD para las series o sub- de retención por valoración primaria y que, a
series identificadas y no para los tipos docu- consideración de los productores y expertos,
mentales. Es decir, la valoración se atribuye a se decide que dichos documentos son impor-
todos los expedientes o carpetas generados tantes para la investigación histórica, cientí-
de una misma serie o subserie de manera inte- fica o cultural, por lo que debe conservarse
gral y no a los tipos documentales de manera permanentemente.
independiente.
30
Estos valores secundarios se pueden clasificar costumbres, hábitos, valores, modos de vida o
de la siguiente manera: desarrollos económicos, sociales, políticos, re-
ligiosos o estéticos propios de una comunidad
Valor científico: cualidad de los documentos y útiles para el conocimiento de su identidad.
que registran información relacionada con la
creación de conocimiento en cualquier área del Valor histórico: cualidad atribuida a aquellos
saber. documentos que deben conservarse perma-
nentemente por ser fuentes primarias de in-
Valor cultural: cualidad del documento que, formación, útiles para la reconstrucción de la
por su contenido, testimonia, entre los que memoria de una comunidad.
se catalogan, hechos, vivencias, tradiciones,
Cultura
Valores
Histórico
secundarios
Científico
Figura 12. Valores secundarios

31
3.2.3. Disposición final de la do- La conservación total dentro de la disposición

cumentación final significa que toda la documentación de la
serie o subserie documental debe ser conser-
La disposición final es un proceso mediante el vada ya que presenta relevancia de tipo histó-
cual se establece qué hacer con la documenta- rico. La eliminación, contraria a la conservación
ción una vez se ha cumplido su tiempo de valo- total, significa que la documentación de la se-
ración primaria. Está relacionada con la tercera rie o subserie, una vez agotado el tiempo de
etapa del ciclo vital y se define a partir de las retención, debe ser destruida en su totalidad.
atribuciones secundarias que se identifican en
los documentos producto de las series o sub- La reprografía (digitalización o microfilmación)
series debido a que no toda la documentación se considera una alternativa para reproducir o
presenta valores secundarios y, por tanto, no conservar la información en otro soporte, pu-
debe ser conservada permanentemente. diendo con ello garantizar su consulta y mane-
jo de manera técnica, sin el riesgo de acceso o
La disposición final presenta cuatro compo- manipulación directa, pero no significa poder
nentes dentro de la TRD, que son: la con- prescindir de la documentación física.
servación total, la selección, la eliminación y
reproducción a través de un medio técnico La selección documental busca determinar
(microfilmación o digitalización). qué documentación dentro de una misma se-
rie, producida durante una vigencia, debe ser
Para determinar la disposición final de las se- conservada y cuál eliminada, ya que no se
ries o subseries documentales se deben tener considera necesario, por sus características y
en cuenta, al igual que para el proceso de va- contenido informativo, que se conserve la to-
loración, la normatividad vigente, la relevancia talidad de los documentos de ese periodo de
administrativa, la opinión de los productores tiempo. Este proceso de selección se realiza
documentales y la importancia para la investi- por muestreo, existen tres posibles opciones:
gación científica, social o cultural.
32
Selección aleatoria: es un proceso en el que seleccionar la documentación generada duran-

se escogen expedientes o carpetas al azar del te algunos periodos específicos del año, ya que
total de la documentación producida durante significaría tomar una proporción del total de la
un periodo, estimando su volumen a partir de documentación. Esta muestra, una vez defini-
un porcentaje de 10%, 15% o 20%. La muestra dos los criterios, puede ser establecida por el
aleatoria se realiza en el archivo central en el responsable del archivo central en el momento
momento que indique la tabla de retención. de culminar su periodo de retención para su
conservación total.
Selección representativa: proceso en el que se
escogen expedientes de una serie documental
a partir de sus características o atributos prin-
cipales que los hacen preponderantes. Para
algunas series, se podrían considerar atributos
como el impacto, el objeto, el tipo de asunto, las
personas o la población implicada, etc. El volu-
men de la muestra seleccionada se determina
a partir de un porcentaje del total de la docu-
mentación producida durante la vigencia (10%,
15% o 20%) y dichos expedientes deben ser
escogidos por el productor documental en el
momento de realizar la transferencia primaria.
Selección sistemática: proceso en el que se

seleccionan expedientes o carpetas de una
misma serie documental atendiendo criterios
de semejanza o amplitud de su contenido.
Aplica para series o subseries documentales
que por sus características resulta equivalente
33
3.3. Propuesta de TRD
Esta etapa del proceso busca que sean plasmados los resultados de la identificación y el análisis
sobre la producción documental para cada dependencia en el formato de tabla.
A partir de lo establecido en el Numeral 3 de la Circular Externa 003 de 2015:
c) Cuando la entidad lo considere útil para fines internos y porque facilita la gestión de sus expedientes y
archivos, las TRD pueden incluir columnas y datos adicionales a los establecidos por el Archivo General de
la Nación. (…) Para efectos internos cada entidad tiene libertad para elaborar y fijar el formato de sus TRD,
previa aprobación del Comité de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo (AGN, 2015).
El siguiente es el formato de TRD definido por el Archivo General sobre el cual se basará el proceso de dili-
genciamiento para su presentación:
Figura 13. Formato TRD

Fuente: Recuperado de Archivo Nacional
34
Entidad productora: consigne el nombre de la »» Liste los tipos documentales de acuerdo

institución a la cual pertenece la dependencia con el principio de orden original, es
de la TRD. decir, de acuerdo con la secuencia en la
que se van produciendo en relación con
Oficina productora: indique la dependencia a el trámite.
la que corresponde la TRD.
»» Establezca un sistema de ubicación y
diferenciación, física y visual, entre las
Series y tipos documentales: por convenien-
series, subseries y los tipos documentales
cia metodológica y pedagógica, se indicará qué
al consignarlos en el formato de TRD.
se debe tener en cuenta en el momento de
diligenciar esta columna y, posteriormente, lo »» Si el nombre de la serie o subserie es
correspondiente a la columna de código. tomado de un documento específico que
forma parte del expediente, no deje de in-
»» Liste las series documentales en orden cluirlo en el listado de tipos documentales
alfabético. Antes de diligenciar las TRD, de acuerdo con su posición secuencial.
tome todas las series identificadas
para toda la institución y organícelas
El ejemplo de cómo quedaría consignada la infor-
alfabéticamente.
mación en la columna de series/subseries/Tipos
»» Liste las subseries documentales dentro documentales en la TRD sería el siguiente:
de las series, también en orden alfabético.
35
Series / Subseries / Tipo documental

Acciones constitucionales
Acciones de tutela
+ Demanda
+ Auto admisorio
+ Notificación
+ Oficio de traslado – Reparto
+ Poder
+ Solicitud de antecedentes
+ Antecedentes
+ Contestación de la demanda
+ Oficio de remisión de pruebas
+ Pruebas
+ Sentencia de primera instancia
+ Notificación de sentencia
+ Recurso de apelación
+ Pruebas
+ Concesión de recurso de apelación
+ Admisión de recurso de apelación
+ Respuesta de recurso de apelación
+ Sentencia de segunda instancia
+ Notificación de la sentencia
+ Solicitud de revisión – Corte constitucional
+Respuesta de solicitud de revisión
+Recurso de insistencia
+Respuesta de recurso de insistencia
+Incidente de desacato
+Respuesta de incidente de desacato
+Acto administrativo de cumplimiento de la sentencia
+Comunicación de cumplimiento – Demandante
+Comunicación de cumplimiento – Despacho
Figura 14. Serie – Subserie – Tipo documental

Fuente: Elaboración propia
36
Código: consigne los códigos asignados a las series y subseries de acuerdo con los siguientes parámetros:
Tenga en cuenta la codificación de la estructura orgánica de la entidad. Para ello podemos utilizar
como ejemplo este fragmento de estructura orgánica, en donde ya vienen identificados los nom-
bres de las dependencias con su respectivo código o denominación numérica.
1100 – Despacho 1200 – Despacho

1300 – Secretaría 1400 – Misiones
del viceminstro de de vencimiento de
general diplomáticas
relaciones exteriores asuntos multilaterales
1310 –Dirección
1110 - Dirección 1210 – Direcciones de talento
geográfica multilaterales humano
1320 – Dirección
administrativa
y financiera
1330 – Dirección de asuntos

migratorios, consulares y
servicio al ciudadano
1340 – Dirección
de gestión
de información
y tecnología
1350 – Oficina
asesora
jurídica interna
1360 – Oficina de
control interno
disciplinario
Figura 15. Codificación de la estructura orgánica de la entidad

37
De acuerdo con el orden alfabético dado a todas las series documentales, asígneles un número
consecutivo desde 1 hasta el número resultante de series.
Para el caso de las subseries dentro de las respectivas series, como ya se encuentran organizadas
alfabéticamente, también asígneles un número consecutivo desde 1. De acuerdo con el siguiente
ejemplo el resultado se evidenciará de la siguiente manera:
COD Serie documental COD Subserie

1350.01.01 Acciones de cumplimiento
1350.01 Acciones constitucionales 1350.01.02 Acciones de grupo

1350.01.03 Acciones de tutela
1350.01.04 Acciones populares
Figura 16. Codificación serie documental

Una estos dos códigos e inclúyalos en la columna del formato de TRD correspondiente. Al unir es-
tos códigos el registro dentro de la tabla quedará así:
Código
Dependencia Serie documental Subserie documental
1350 01 03
Figura 17. Formato codificación serie

38
Los tipos documentales no se codifican.
Tiempos de retención: de acuerdo con los resultados obtenidos en el análisis de la valoración do-
cumental primaria, consigne el tiempo de retención, en años, distribuido entre el archivo de gestión
y el archivo central.
Retención
Archivo de gestión Archivo central
3 17
Figura 18. Codificación

…No se recomienda asignar más de cinco (5) Los tiempos de retención consignados en dichos
periodos de retención, comenzando con un instrumentos archivísticos, deben definirse por
plazo mínimo de 3 años. (…) Los periodos de series, subseries documentales y aplican para
retención se pueden registrar en números ab- todos los tipos documentales de la misma serie
solutos (ejemplo: 7) o con alguna explicación o subserie. No podrán fijarse plazos de retención
que facilite su aplicación (ejemplo: 7 años, por tipos documentales, independientemente
después de cerrado el expediente contractual. que se trate de documentos físicos o electróni-
(…) Las entidades podrán omitir, cuando así lo cos almacenados en forma separada de la serie o
consideren y previo análisis, las columnas que subserie a la que pertenecen (AGN – 2015).
indican el tiempo de conservación en archivo
de gestión y en archivo central, consignando
en una sola columna el plazo total.
Disposición final: establezca, de acuerdo con
las opiniones del productor documental, la
normatividad aplicable y el análisis técnico de
su contenido, la disposición para cada una de
las series y subseries.
39
Disposición final
Conservación
Selección Eliminación Microfilmación Digitalización
total
Figura 19. Disposición final

Debe ser señalada alguna de las tres primeras

Procedimiento
alternativas (CT, S o E) de manera excluyente Subserie documental que presenta un va-
y se puede establecer que a su vez la docu- lor primario de tipo legal. Contiene docu-
mentación podrá surtir un proceso técnico de mentos que permiten conocer el trámite
de un ademanda interpuesta por una per-
reprografía, que permita la posibilidad de ac-
sona con el propósito de reclamar ante los
ceder a la información a través de otro medio jueces, a través de un procedimiento pre-
soporte. ferente y sumario, la protección inmediata
de sus Derechos Constitucionales Funda-
mentales, cuando quiera que estos resul-
Procedimiento: consigne en esta columna los ten vulnerados o amenazados como con-
elementos relacionados con las características secuencia de la acción o la omisión de un
tercero. Cumplido su tiempo de retención
de alcance o contenido de la serie o subserie,
en el Archivo Central se debe realizar un
la normatividad que puede llegar a incidir en proceso de selección tomando una mues-
su producción o trámite y la justificación de la tra representativa del cinco por ciento (5%)
del total de la producción anual, teniendo
disposición final que le será aplicada. Cuando
como criterio la importancia de su conte-
dicha disposición corresponda con un proceso nido por el tipo de derecho tutelado y el
de selección, será necesario incluir el tipo de referente para el conocimiento de la juris-
selección, el porcentaje de la documentación prudencia administrativa. La selección la
debe identificar el productor documental
que se conservará y el responsable de aplicarla. al momento de la transferencia primaria.
40
Tema 4Presentación de las TRD
4.1. Conformación del expediente de presentación la propuesta

de TRD
Una vez se cuente con las Tablas de Retención debidamente diligenciadas deberá conformarse el
expediente que sirva de soporte al proceso de aprobación y de convalidación. Además de las con-
cebidas tablas, el expediente deberá ir conformado por los siguientes documentos:
41
El Informe de presentación de la TRD el cual »» Sustentación de responsables y periodos

estará compuesto como mínimo de los si- de realización de las transferencias docu-
guientes elementos: mentales primarias y secundarias
»» Indicaciones sobre cómo se aplicará el

»» Una descripción de la metodología emplea-
procedimiento de eliminación sobre las
da para la elaboración dela propuesta de
series y subseries sobre las cuales se haya
TRD
establecido esa disposición, así como los
»» La descripción de la estructura orgánica responsables de aplicarla
vigente, sustentada en el acto administra-
»» El sustento para la realización de los
tivo que le da origen y asigna funciones
procesos de reprografía a través de
»» El procedimiento que se llevó a cabo para otros medios tecnológicos, el cual debe
obtener la codificación establecida dentro estar acompañado de las indicaciones de
de la TRD cómo se adelantará el proceso, la etapa o
momento en el que se llevará a cabo, el
»» El formato TRD empleado con explicación
área responsable, el método utilizado, el
e instrucciones para su lectura
formato, el medio, la forma de registro de
»» Criterios establecidos para los tiempos los documentos y su almacenamiento
de retención otorgados a las series y

»» Criterios de revisión y actualización de las TRD
subseries
»» Glosario de términos archivísticos que
»» Criterios establecidos para la disposición final
permitan comprender el proceso y el ins-
»» Para los casos en los que la disposición trumento de manera técnica y conceptual
final sea a selección, se deben sustentar

»» Listado de codificación de dependencias
los criterios para determinar los tamaños
de la estructura.
de las muestras, los tipos de selección em-
pleados y los criterios para su aplicación »» Listado de codificación de las series y
subseries documentales.
42
TRD propósito. Junto con la convocatoria a la reu-

nión y con suficiente tiempo de antelación, el
Anexos: área responsable de gestión documental de-
»» Actos administrativos en los que se esta- berá remitir a los integrantes del comité copia
blece la estructura orgánica vigente de la electrónica del expediente de presentación de
entidad, así como las funciones asignadas a la TRD con todos sus componentes y anexos.
cada una de las unidades administrativas u
oficinas productoras que conforman la TRD. Las TRD deberán ir suscritas o firmadas por el
secretario general o quien haga sus veces y el
»» Actos administrativos donde se crean o
responsable del área de gestión documental
constituyen las instancias consultivas o
de la entidad.
asesoras de la entidad.
»» Organigrama de la entidad sustentado en La presentación debe realizarse de manera in-
los actos administrativos que crean las tegral, es decir, explicando las circunstancias
unidades y asignan funciones. que llevaron a la formulación o reformulación

del instrumento, el procedimiento llevado a
»» Cuadro de Clasificación Documental. cabo, los componentes de conformación del
expediente, el resultado logrado, lo que se es-
»» Los instrumentos empleados para el pro-
pera por parte del comité y el procedimiento a
ceso de entrevista en donde se recolectó la
seguir una vez se surta esta instancia.
información de los productores documen-
tales para la formulación del instrumento.
El Comité de Archivo deberá expedir, a través
del acta, un concepto favorable sobre las TRD
4.2. Aprobación de la TRD y todos sus componentes. Este concepto será
el sustento para la expedición del acto admi-
El proyecto de tablas de retención deberá ser nistrativo de aprobación de las TRD que sus-
presentado a los integrantes del Comité de cribirá el representante legal de la entidad.
Archivo durante la sesión convocada para tal
43
Una vez aprobadas la TRD a través de dicho acto 4.3. Evaluación Técnica o
administrativo, es necesario publicar los dos do- Convalidación
cumentos (TRD y acto administrativo de aproba-
ción) en la página web oficial de la entidad. El Comité Evaluador de Documentos del AGN
o los consejos departamentales o distritales de
Ejecutadas estas acciones, el secretario general o archivos tendrán un plazo de 90 días a partir
quien hagas sus veces tendrá 30 días para remi- de su recepción para evaluar las TRD y emitir
tir el expediente de la TRD a la instancia respon- concepto. Si el concepto técnico emitido de-
sable de su evaluación técnica o convalidación. termina que las TRD no reúnen los requisitos
técnicos se solicita a la entidad que haga los
Para el caso de las entidades del orden nacio- ajustes y cambios, y en un plazo de 30 días
nal, la instancia responsable de esta evaluación tendrá que presentarlas nuevamente.
técnica o convalidación será el Comité Evalua-
dor de Documentos del AGN y para las entida- Si la entidad que presentó la TRD no realiza los
des de otro orden el Consejo Departamental o ajustes en el tiempo establecido, el consejo de-
Distrital de Archivos según corresponda. partamental o distrital de archivos notificará al
archivo general de la nación para determinar la
Al expediente remitido se le deberán adjuntar: aplicación de las sanciones que trata el Artículo
35 de la ley 594 del 2000. Si la entidad tiene al-
1. El acta de la sesión en la cual se avalaron las guna objeción de carácter técnico con respecto
Tablas de Retención Documental – TRD a la evaluación, podrá solicitar un segundo con-
por parte del Comité de Archivo integrado cepto al AGN, adjuntando una solicitud motiva-
al Comité Institucional de Gestión y Des- da, el AGN tendrá 90 días para emitir pronuncia-
empeño o quien haga sus veces. miento sobre el cual no procede nueva revisión.
2. El acto administrativo o documento equi-

Cuando se cuente con las TRD aprobadas y
valente mediante el cual el Representante
convalidadas el Secretario General o quien
Legal aprueba las Tablas de Retención
haga sus veces tendrá 30 días de plazo para
Documental - TRD.
44
solicitar la inscripción en el Registro Único de 594 de 2000). Transcurridos 90 días desde la

Series Documentales ante el Archivo General presentación a los consejos departamentales o
de la Nación. Cumplido el trámite respectivo distritales o al AGN, sin que estas instancias se
la entidad deberá implementar el instrumen- hayan pronunciado, la entidad podrá proceder
to, so pena de las sanciones respectivas (Ley a su inmediata implementación.
45
Tema 5 Actualización de las TRD
Las tablas de retención de cualquier entidad »» Cuando se transformen tipos documen-

deberán ser actualizadas cuando se presenten tales físicos en electrónicos
situaciones como las siguientes:
»» Cuando se generen nuevas series y tipos
documentales
»» Cuando existan cambios en la estructura
orgánica de la entidad »» Cuando se hagan cambios en los criterios
de valoración, soportes documentales y
»» Cuando existan cambios en las funciones
procedimientos que afecten la produc-
»» Cuando la entidad sufra procesos de ción de documentos (Consejo Directivo
supresión, fusión, escisión o liquidación AGN 2013.
»» Cuando se produzcan cambios en el mar-

co normativo del país
46
Glosario Glosario
Archivo: conjunto de documentos, sea cual Archivo central: unidad administrativa que
fuere su fecha, forma y soporte material, acu- coordina y controla el funcionamiento de los
mulados en un proceso natural por una perso- archivos de gestión de la entidad y reúne los
na o entidad pública o privada, en el transcurso documentos transferidos por los mismos, una
de su gestión, conservados respetando aquel vez ha finalizado su trámite y cuando su con-
orden para servir como testimonio e informa- sulta no es constante.
ción a la persona o institución que los produce
y a la ciudadanía, o como fuentes de la historia.
47
Archivo de gestión: archivo de la oficina pro- Principio de procedencia: conservación de

ductora que reúne su documentación en trá- los documentos dentro del fondo documen-
mite, sometida a la continua utilización y con- tal al que naturalmente pertenecen. Principio
sulta administrativa. fundamental de la teoría archivística que esta-
blece que los documentos producidos por una
Archivo histórico: aquel al cual se transfiere, institución o un organismo no deben mezclar-
del archivo central o del de gestión, la docu- se con los de otros.
mentación que, por decisión del correspon-
diente comité de archivo, debe conservarse Selección documental: proceso mediante el
permanentemente, dado el valor que adquie- cual se determina el destino final de la docu-
re para la investigación, la ciencia y la cultura. mentación, bien sea para su eliminación o su
Este tipo de archivo también puede conservar conservación parcial o total
documentos históricos que son recibidos por
donación, depósito voluntario, adquisición o Transferencias documentales: procedimien-
expropiación. to de carácter técnico que busca remitir los
documentos del archivo de gestión al archivo
Archivo total: concepto que hace referencia al pro- central y, de este, al archivo histórico. Se fun-
ceso integral de los documentos en su ciclo vital. damenta en el proceso técnico de valoración
de unidades documentales.
Principio de orden original: herramienta me-
todológica para proceder adecuadamente en la
organización de los archivos y que determina la
secuencia de producción de los documentos de
acuerdo con los diferentes trámites hasta fina-
lizar la gestión del mismo. Es decir, a partir del
trámite, determinar cuál es el primer documen-
to y cuál, el que lo sigue hasta su finalización.
48
Lista de referencias
Archivo General de la Nación -AGN-. (2015). Circular Externa [Circular Externa 003 de 2015].
Consejo Directivo Archivo General de la Nación -AGN-. (2013). Acuerdo 04 [Acuerdo 04 del 15 de
marzo de 2013].
Godoy, J. López, I. Casilimas, C. I. (s.f). Minimanual n.° 4. Tablas de Retención y Transferencias Docu-
mentales. Archivo General de la Nación. Sin Fecha.
Junta Directiva del Archivo General de la Nación.(1994). Acuerdo 07. Reglamento General de Archi-
vos. 1994.
49
Gestión documental - elaboración
y presentación de las tablas de
retención documental – TRD
ANEXO
Encuesta de Estudio
de Unidad Documental
SUBDIRECCIÓN DE PROYECCIÓN INSTITUCIONAL -ESAP-

ANEXO
Encuesta de Estudio de Unidad Documental
I. NOMBRE DE LA DEPENDENCIA:
1. Ubicación dentro de la estructura orgánica
2. Fecha de última asignación de funciones
3. Acto administrativo
4. Funciones
5. Unidades documentales que tramita
6. ¿Realizan selección y descarte documental? SI • NO •
7. Sistema de organización de los archivos de gestión
52
ANEXO
8. ¿Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio? metros

lineales.
II. UNIDAD DOCUMENTAL (U.D.)
1. Oficina productora
2. Nombre la unidad documental
3. Función de la oficina que la genera o la tramita
4. Caracteres externos:
4.1 SOPORTE 4.2 FORMATO
Papel Expediente
Cinta Magnética Libro
Microfilme Documento simple
Otro
¿Cuál?
53
ANEXO
4.3 Ordenación
4.4 Estado de conservación
5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación
6. Trámite Original
Número de copias
7. La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra

SÍ • NO •
¿En cuál o cuáles? _
54
ANEXO
8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental?
9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite
10. ¿Con qué periodicidad se produce?
10.1 Diaria • 10.2 Semanal • 10.3 Mensual •
10.4 Otra • ¿Cuál?
11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de gestión y quién lo establece?
12. En el archivo de gestión, la consultan
12.1 La misma oficina • 12.2 Otras Oficinas •
¿Cuáles?
12.3 Otras Entidades • ¿Cuáles?
55
ANEXO
12.4 Personas Naturales •
12.5 ¿Porque la consultan?
13 ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a otros
archivos?
Central • Histórico • Otros • ¿Cuales?
13.1 ¿Con que periodicidad se realizan?
14. En el archivo central ¿la oficina sigue consultado esta unidad documental?
14.1 ¿Con qué frecuencia?
14.2 ¿Qué años?
15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta

unidad documental?
56
ANEXO
16. OBSERVACIONES
Funcionarios entrevistados:
Nombre y Cargo:
Nombre y Cargo:
Funcionario responsable del archivo:
Ciudad y fecha:
57

Elaboracion y Presentacion de Las Tablas de Retencion Documental

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Gestión documental - elaboración

y presentación de las tablas de

Subdirección de Proyección Institucional -ESAP-

Equipo Componente 2 Actualización.

Fecha última versión:

Resumen de la unidad didáctica 4

Tema 2 - Tabla de Retención Documental o TRD 10

Tema 3 - Elaboración de las TRD 16

Resumen de la unidad didáctica

Gran parte de la ineficiencia institucional y del desgaste administrativo radica en la incapacidad

Conocer los elementos técnicos, teóricos,

Específicamente en materia de elaboración y pre-

»» Acuerdo AGN 004 de 2013 (marzo 15).

»» Decreto 1080 de 2015 (mayo 26). Por

»» Minimanual 4. Tablas de Retención y

1.1 Ámbito de aplicación

Figura 1. Ámbito de aplicación de las TDR

Haciendo referencia al nivel de cobertura que la República y el llamado Ministerio Público

Figura 2. Cobertura de las TDR

Figura 3. Elementos de las TDR

Figura 4. Ciclo vital de los documentos

Ahora bien, archivísticamente las Tablas de Re-

»» Controlar la producción y trámite

»» Regular las transferencias de los docu-

»» Servir de apoyo para la racionalización de

2.2. Recomendación del equi- conservación o no de los documentos

desde el punto de vista administrativo,

»» Historia: el historiador aportará con sus

Tema 3 Elaboración de las TRD

1. Idoneidad: está referido a la necesidad de cumplimiento de sus responsabilidades a

Figura 5. Idoneidad, análisis contextual, trazabilidad y control

3.1. Investigación preliminar

»» Manuales de procedimientos que presenta un cuestionario de preguntas las

Realizar el análisis de la producción documen- primera instancia, la importancia de conserva-

Figura 6. Entrevista de productor documental

El formato de entrevista deberá ser aplicado, »» Fecha de asignación de funciones

pectos como: de gestión

»» Volumen de la producción anual de dichas

Dependencia – Unidades Selección y

Asignación de Funciones Volumen de

Figura 7. Primera parte de la entrevista

La segunda parte de la entrevista se aplicará de formato, sistema de ordenación y estado

cada unidad en relación con: tenga la información que allí se encuentra

»» La conformación de la unidad en términos

»» Los caracteres externos que presenta la

»» La periodicidad con la que se produce la »» Si se ha identificado necesidades de con-

Unidad documental Unidad documental Periodicidad de Producción, trámite

Dependencia – Trámite Tiempo de conservación Continuidad de

Figura 8. Segunda parte de la entrevista

3.2. Análisis e interpretación orgánica funcional que presenta la entidad, con-

»» Conformación de series y subseries con

»» Valoración documental tanto a nivel pri-

»» Disposición final de la documentación

Un principio fundamental para desarrollar este

3.2.1. Identificación de series, productor como consecuencia del ejercicio de sus

Tipo + Unidad documental simple

Figura 9. Elementos de serie documental

Figura 10. Tipos de series documentales

ta los siguientes puntos orientadores: y subseries

8. Piense en la optimización los recursos

2. Identifique el documento principal dentro 9. Aproveche la circunstancia de elaboración

3.2.2. Valoración documental inmediato o primario. Los documentos

La valoración documental (Godoy, s.f) consis- manentemente. (Godoy. s.f).