ELEMENTOS DEL SISTEMA

NACIONAL DE ARCHIVOS (SNA)

SISTEMA: Es la suma total de partes que funcionan
para lograr ciertos resultados o productos.
El SNA está integrado por :
a) El Archivo General de la Nación
b) Los archivos regionales
c) Los archivos públicos
d) Los archivos eclesiásticos, parroquiales,
notariales y todos los que sirvan de fuente
para la investigación.
PATRIMONIO DOCUMENTAL
DE LA NACION

“Es el conjunto de
documentos de valor
permanente y forma parte
del patrimonio cultural de la
nación , conservados en los
archivos públicos y privados
del ámbito nacional que
sirve como fuente de
información para la
investigación en los
aspectos sociales,
económicos, históricos y
políticos
 CICLO VITAL O EDAD DE LOS DOCUMENTOS
ARCHIVO EDAD VALOR DURACION LOCAL

Etapa pre Oficina o

archivística Gestión o dependenci
de oficina Primera Primario 5 años a
productora
Archivo
I: 1rio Archi Administrat
preferente 10/30 años Central de ivo
la
Intermedio Segunda Institución
Etapa II: 1rio y 30/50 años
Archivístic secundario Archi fuera
a de la
Institución
Archi Hco.
De la Archivo
institución Histórico
Histórico Tercera secundario permanente O
Archi Hco.
Gral. fuera
de la
institución
DOCUMENTO
Todo lo que
puede trasmitir
el conocimiento
humano
CLASES DE DOCUMENTO
textuales
(mecanografiado,
manuscritos o impresos)
gráficos
(mapas, planos,
fotografías)
sonoros
(discos, cintas
magnetofonías)
audiovisuales y
digitales
(microfilms, películas
cinematográficas, diskets,
CD’s, USB)
¿QUE ES EL DOCUMENTO DE ARCHIVOS?

“Información contenida en
cualquier soporte y tipo
documental, producida,
recibida y conservada por
cualquier organización o
persona en el ejercicio de sus
competencias o en el
desarrollo de su actividad” (CIA
- 2000)
 PARTES DEL
DOCUMENTO
SOPORTE: Es la parte
material o física (arcilla,
madera. pergamino, lienzo,
papel, película, disco, etc.)
MEDIO: Es el vehículo de la información, utilizado para
fijar
gráficos, colores, símbolos,
TE el contenido (escritura,

AMO etc.)

CONTENIDO: Es la información el mensaje (pago de

impuestos, proyectos.)
.¿Qué es el Tipo documental?
Titulo de
Propiedad

La forma como se
distribuye el contenido Comp
Comprobante

del documento, permite de Pago

establecer un diagrama
de él, un formulario. Hipoteca
 PROCESOS TÉCNICOS
ARCHIVÍSTICOS

DESCRIPCIÓN SELECCIÓN CONSERVACIÓN SERVICIOS

ACOPIO ORGANIZACIÓN
•Mantener la
•Identificar, integridad •Certificación
•Clasificación •Inventario analizar y evaluar •Consulta
•AC acopiará física de los
•Ordenación General de las series
documentación documentos. •Búsqueda
•Signatura Fondos documentales.
archivos de •AC contará con •Préstamo
•Inventario de • Separar los ambiente
gestión
Transferencia documentos de apropiado, equipo,
•Inventario de valor permanente. mobiliario y
Eliminación materiales
necesarios
CONCEPTO DE ARCHIVO:

“ Archivo es uno o mas conjuntos de documentos

sea cual sea su fecha, su forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por
una persona o institución pública o privada en el
transcurso de su gestión, conservados,
respetando aquel orden, para servir como
testimonio e información para la persona o
institución que los produce, para los ciudadanos
o para servir de fuentes de historia”
La importancia y utilidad de los
archivos
En la administración, permite lograr una mayor
eficacia en su gestión, y como un antecedente y
testimonio de sus actividades.

Facilita a los ciudadanos, obtener testimonios

para la defensa de sus derechos y como garantía
de la transparencia administrativa.

Permite acceder a la investigación y la difusión

cultural.

En los archivos se conserva la memoria histórica

de nuestros antepasados.
 ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE ARCHIVO
INSTITUCIONAL

ARCHIVO HISTÓRICO

ARCHIVO INTERMEDIO

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO PERIFÉRICO

ARCHIVO DE ARCHIVO DE ARCHIVO DE

GESTIÓN GESTIÓN GESTIÓN
FORMAS DE UNIDADES DE ARCHIVAMIENTO
PARA SU CONSERVACION

 Carpeta o fólder
 Sobre
 Volumen
 (empastado)
 Legajo
 Paquete
 Caja
 Disquete.
CD, DVD USB.
 PRINCIPIOS DE LA
ORGANIZACION DOCUMENTAL

Principio de Procedencia: Según el cual cada documento

debe estar en su fondo de procedencia y los fondos de una
misma procedencia no deben mezclarse con otros.

Principio de Orden Original: Es decir, los fondos deben

conservar o recibir la clasificación correspondiente a las
estructuras administrativas internas del organismo que
los ha creado o a las actividades desarrolladas por las
personas o entidades.
NORMAS TECNICAS
DEL SISTEMA
NACIONAL DE
ARCHIVOS
S.N.A. 01 ADMINISTRACION
DE ARCHIVOS

OBJETIVOS
1). DETERMINAR LOS PRINCIPIOS DE
PRESERVACION, CONSERVACIÓN Y EFICIENCIA
EN LA ADMINISTRACION DE ARCHIVOS DE LA
ENTIDAD.

2). BRINDAR SERVICIOS DE INFORMACION AL

ESTADO, A LA CIUDADANIA Y A LA
INVESTIGACION.
En las entidades del Sector Publico se
establecerá un Órgano de
Administración de Archivos ( OAA)
El Sistema Nacional de Archivos en los
organismos y reparticiones del Sector
Publico Nacional esta constituido por:
2 niveles.
 NIVEL CENTRAL.
- ARCHIVO DE GESTION:
- INSTRUMENTOS DE TRABAJO.

Se conoce como archivo activo, de oficina o secretarial.

Se encuentra documentación producida y recibida por la
misma institución que originó o son de otras entidades,
pudiendo estar en trámite de uso administrativo o jurídico.

* Una lista de las series documentales.

* La tabla de retención.
Registros de transferencias formado con el
*
ejemplar del inventario que el archivo central
devuelve.
* Formulario de inventarios, testigos, solicitud de
documentos al archivo central.
 ARCHIVO CENTRAL
Es el órgano de administración de archivos, ya que
planifica, organiza, dirige, norma, coordina, ejecuta y
controla las actividades archivísticas a nivel
institucional.
Este archivo esta conformado por las transferencias de
los documentos, provenientes de los archivos de
gestión o periféricos, se encuentra en una etapa de
utilización con un nivel de uso poco frecuente y
conservación ya que su valor administrativo aun no ha
prescrito.
Frecuentemente se ubica en ambientes de la misma
entidad, con personal archivero como responsables.
NIVEL DESCONCENTRADO:
El OAA desconcentrados es el
encargado de las actividades
archivísticas a nivel
desconcentrado en las zonas de
la región, de organismos y
reparticiones del sector publico.
Coordinara sus actividades con el
OAA de nivel central y de no
existir con el archivo regional.
S.N.A 02 ORGANIZACIÓN
DE DOCUMENTOS

La Organización de documentos
es un proceso archivístico que
consiste en el desarrollo de un
conjunto de acciones
orientados a clasificar, ordenar
y signar los documentos de cada
entidad.
OBJETIVOS:

Establecer criterios uniformes en los

diferentes niveles de archivos de cada
entidad.
Mantener organizada la documentación
de manera integral y orgánica como
producto de las actividades de la
entidad.
Facilitar la localización o ubicación de los
documentos para la recuperación
inmediata de la información.
La clasificación de los dctos. En los archivos de gestión será
orgánico funcional ,teniendo como base la estructura orgánica
de la entidad, lo cual dará origen a las SERIES DOCUMENTALES
En los archivos de gestión
las unidades de
archivamiento se
ordenarán en forma
alfabético, numérico, o
una combinación de
ambos
S.N.A 03 DESCRIPCION
DOCUMENTAL

Es un proceso archivístico que

consiste en identificar, analizar y
determinar las características
externas e internas de los
documentos, con la finalidad de
elaborar los auxiliares o instrumentos
descriptivos.
CARÁCTER EXTERNO E INTERNO DE
LOS DOCUMENTOS:

 CARÁCTER EXTERNO: Identifica al documento para

fijar el soporte que puede ser pergamino, papel,
disquete, usb, etc, que son el medio para fijar el
contenido del documento (manuscrito, impreso, etc) y
el formato que determina el tamaño del libro y los
signos especiales que pueden ser sellos, crismón y
siglas iniciales.

 CARÁCTER INTERNO: Hace referencia a la lengua

empleada (castellano, ingles, italiano, al autor, al
destinario y clausulas al contenido.
 OBJETIVOS Y FINALIDAD DE LA
DESCRIPCION DE DOCUMENTOS

 Facilita la localización de los

documentos.
 Garantiza el control del
Patrimonio Documental de la
Nación.
 Brindar un eficaz y eficiente
servicio de información
ACCIONES A DESARROLLAR EN LA
DESCRIPCION DOCUMENTAL
El órgano de administración de archivos
elabora los diversos instrumentos
descriptivos en función a las
características de los documentos.
Los auxiliares descriptivos básicos serán:
El inventario de Transferencia de
Documentos. El Inventario de
Eliminación. I el Inventario de Fondos
Documentales.
S.N.A 04 SELECCIÓN
DOCUMENTAL
S.N.A. 04 SELECCIÓN DOCUMENTAL

Es un proceso técnico archivístico que

consiste en identificar, analizar y
evaluar todas las series documentales
formadas de cada entidad pública para
determinar sus periodos de retención, i
en base a los cuales se formulará el
"Programa de Control de Documentos”
 OBJETIVOS DE LA
SELECCIÓN DCTAL.

• GARANTIZAR LA CONSERVACION DE LOS

DOCUMENTOS DE VALOR PERMANENTE.
• ELIMINAR PERIODICAMENTE DOCUMENTACION DE
VALOR TEMPORAL
• PROGRAMAR LA TRANSFERENCIA DE
DOCUMENTOS DE ACUERDO A SU CICLO VITAL.
• DESCONGESTIONAR ESPACIOS
NECESARIOS, DISPONER DE EQUIPOS,
MATERIAL Y PERSONAL.
ACCIONES A DESARROLLAR:
La comisión evaluadora de
documentos (CED) de la entidad
evaluará los documentos
teniendo en cuenta el valor
administrativo, jurídico,
económico, científico, histórico,
para determinar sus periodos de
retención
Documentos de:
VALOR PRIMARIO
(TEMPORAL)

•Por su contenido dejan de ser

imprescindibles
y sin trascendencia.
•Carecen de valor al
cumplirse su fin
correspondencia
administrativo, fiscal,
contable, legal,
administrativo y otros que los
originó.
Documentos de valor secundario
(permanente)

•Indispensables para la Personal

entidad de origen o para otras
entidades.
•Referentes a la protección de
los derechos ciudadanos.
•Los que reflejan la evolución
de la entidad(atribuciones,
funciones, estructura,
procedimientos...). PEREZ JUAN

•Los que aportan al estudio y Legajos de

la investigación. Personal
¿Qué es la
pieza documental?

Es la unidad menor indivisible de una

serie documental, que puede ser simple o
compuesta.
SIMPLE.- Formado por un tipo
documental cuyo contenido mantiene una
unidad de información: El oficio, la carta, el
informe, la solicitud, el memorando, recibo,
etc.
COMPUESTA.- Formado por dos o más
tipos documentales que se sustentan,
cuyo contenido mantienen una unidad de
información: El legajo de personal, el
expediente, la historia clínica, etc.
FORMACION DE LOS EXPEDIENTES

- Se forma mediante la agregación sucesiva d

diferentes tipos documentales.
- Los documentos se deben foliar y ordenar e
interior de la unidad de archivamiento,
siguiendo la cronología de los hechos.
- En algunos casos se deben hacer una
agrupación interior en sub carpetas, por
ejemplo, en la construcción de un edificio s
pueden separar reclamaciones, expedientes
técnicos, Instalaciones eléctricas, sanitarias
estudios de estructuras. Etc.
 ¿QUÉ ES UNA SERIE
DOCUMENTAL?
Es el conjunto de piezas
documentales que tienen
o
características comunes, el mismo asunto
el mismo tipo documental y por o
consiguiente, son archivados, usados
eliminados como unidad.

RESOLUCIONES
LEGAJOS DE
PERSONAL
¿Qué es la
sección documental ?

(Oficina General de)

La SECCIÓN Personal
DOCUMENTAL es el
conjunto de series
documentales que
produce cada oficina.
PRODUCE
Legajos de Personal Licencias
Boletas de Pago Capacitación de Personal
Planillas de Pago Evaluación de Personal
Papeletas de Salida Correspondencia
 SECCIÓN CONTABILIDAD
SERIES

BALANCES

AUX.STANDAR

LIBROS
PRINCIPALES
CORRESPONDENCI
CORRESPONDENCIA
¿Qué es el fondo
documental ?
ADMINISTRACION

AUDITORIA INTERNA

El fondo
documental es
IMAGEN PLANIFICACIÓN el conjunto de
INSTITUCIO
NAL toda la
documentación
ARCHIVO CENTRAL
que produce una
institución
Las
agrupaciones documentales

ARCHIVO GENERAL ¿¿¿ ??

DE LA NACIÓN

?¿ ?

NORMAS ARCHIVÍSTICAS

. ¿ ?

SUPERVISIONES

¿¿ ?

OFICIO INFORME DIAGNÓSTICO OFICIO

FUNCIÓN:Supervisar los archivos integrantes del SNA

 ¿Qué es el cuadro
de clasificación?

Es un esquema que resulta

de sistematizar, la relación
de las clases (series y
secciones) entre sí y su
ubicación dentro del
contexto general (fondo).
 MODELO DE CUADRO DE
CLASIFICACION

CONT/00 CONTABILIDAD
01. Auxiliar Standard
02. Libros Contables
01. Diario
02. Mayor
03. Caja Bancos
03. Balance
01. General
02. Comprobación y Estados Presupuestari
Presupuestarios
03. Constructivo
04. Evaluación Física Financiera
............
LA DIRECTIVA N°005/86-
AGN-DGAI
“NORMAS PARA LA
TRANSFERENCIA DE
DOCUMENTOS EN LOS
ARCHIVOS
ADMINISTRATIVOS DEL
SECTOR PUBLICO
NACIONAL”
 TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Procedimiento archivístico que consiste

en el traslado de la administración de los
documentos de un archivo a otro al
vencimiento de los períodos de retención
establecidos en el Programa de Control de
Documentos (PCD).
 FINALIDAD DE LA TRANSFERENCIA DCTAL.

 Descongestionar los archivos

administrativos del sector publico nacional.
 Aprovechar la disponibilidad del espacio
físico, equipos y materiales de los archivos
públicos.
 Garantizar la integridad y la conservación dl
patrimonio documental
¿CÓMO SE EFECTUA LA TRANSFERENCIA DE
DOCUMENTOS
La transferencia de los documentos se efectuara de
los archivos de gestión al órgano de administración
de archivos y este al Archivo Regional del Cusco.

El OAA formulara el cronograma anual de

transferencia y remitirá al archivo regional antes del
31 de marzo de cada año.

El OAA solicitara al archivo regional la transferencia

de los documentos considerados en su cronograma
anual adjuntando el inventario de transferencia.
Para la transferencia se utilizarán las
unidades de archivamiento( legajos,
paquetes, cajas, archivadores de palanca) de
tamaño uniforme.
En cada unidad de archivamiento se empacará
una serie documental manteniendo el orden
que tubo en la dependencia administrativa.
Las unidades de archivamiento serán
rotuladas en la parte frontal, y en el ángulo
superior izquierdo se anotarán el código de la
entidad, la dependencia remitente, y la
fecha. En el ángulo superior derecho se
indicará el numero correlativo
correspondiente a la unidad de archivamiento
El original del inventario servirá para organizar el
inventario general de transferencia, la primera copia
será archivada en dependencia remisora y la segunda
de vuelta a la dependencia remitente debidamente
firmada.
Las reparticiones publicas que no tengan aprobado su
P.C.D podrán solicitar al archivo regional la
transferencia acompañando los siguientes
documentos:
• Opinión favorable del CED.
• El inventario de transferencia de documentos.
• El comité se integrará a lo dispuesto a las normas
para la Formulación del Programa de Control de
Documentos para los Archivos Administrativos del
Sector Publico Nacional.
 TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

PASOS A SEGUIR:
* Comprobar que las piezas documentales se encuentren
completas de preferencia en carpetas diferentes.
* Quitar grapas , clips, gomas, folder de plástico, etc.
* Suprimir las copias y duplicados siempre en cuando se
conserven los originales.
* Pedir cajas normalizadas al Archivo Central, para su
envió.
* Formular los inventarios de transferencia con los
siguientes datos: Fondo, Sección, N° correlativo de la
caja,
descripción de la serie, fechas extremas,
observaciones,
responsables de la entrega y recepción (firmas y
sellos) y
fecha
Transferencia de Documentos

INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

INNFORMACIÓN GENERAL
1. Sector :
2. Entidad :
3. Unidad orgánica :
4. Datos de remisión:
5. Descripción general de documentos a transferir:

6. Metros lineales de documentos a transferir:

7. Lugar y fecha 8. Lugar y lugar

Jefe del Archivo Remitente Jefe del Archivo Receptor

Transferencia de Documentos

INVENTARIO - REGISTRO

Observaciones
N° Descripción Fechas Ubicac.
Ord de extrema topográfi
en documentos s ca
LA DIRECTIVA N°006/86-AGN-DGAI
“NORMAS PARA LA ELIMINACION
DE DOCUMENTOS EN LOS
ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS DEL
SECTOR PUBLICO NACIONAL”
ELIMINACION DE DOCUMENTOS

Es un procedimiento técnico
archivístico que consiste en la
destrucción de los documentos
evaluados y declarados
innecesarios por el COMITÉ
EVALUADOR DE DOCUMENTOS
(CED) de la entidad y autorizado
expresamente por la autoridad
archivística (ARC)
OBJETIVOS
Orientar las acciones archivísticas para la eliminación de
los documentos innecesarios en los Archivos
administrativos del Sector Público Nacional.
FINALIDAD
Garantizar la eliminación de los documentos
innecesarios
Descongestionar periódicamente los archivos
administrativos
Aprovechar el espacio físico y los equipo disponibles
en los archivos públicos
PROCEDIMIENTO PARA LA ELIMINACION

El OAA formulara el cronograma anual de

eliminación de documentos y remitirá al archivo
Regional antes del 31 de marzo de cada año.
El OAA de la entidad solicitara al Archivo Regional
la autorización de eliminación al vencimiento de
los periodos de retención establecidos en el
programa de control de documentos.
Las solicitudes de eliminación estarán acompañados
con los inventarios en original y 2 copias y las
muestras documentales 30 días antes de la fecha
establecida en su cronograma
 PROCEDIMIENTO PARA LA ELIMINACION
La dirección del archivo intermedio del Archivo Regional
informara sobre la procedencia o improcedencia de la
petición. Si el informe es favorable pasará a dictamen de la
comisión técnica regional de Archivos.
El ARC es el único facultado para eliminar los documentos.
Las reparticiones publicas que no tengan aprobado su PCD,
solicitara al Archivo Regional la eliminación de los
documentos acompañando.
 Informe con la opinión favorable del comité evaluador de
documentos
 El inventario correspondiente.
 Las muestras de los documentos a eliminarse
Eliminación de Documentos

INVENTARIO DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

INNFORMACIÓN GENERAL
1. Sector :
2. Entidad :
3. Unidad orgánica :
4. Datos de remisión:
5. Descripción general de documentos a eliminar:

6. Metros lineales de documentos a eliminar:

7. Lugar y fecha 8. Lugar y lugar

Jefe del Archivo Remitente Jefe del Archivo Receptor

Eliminación de Documentos

INVENTARIO - REGISTRO

N° Descripción Fechas Observaciones

Ord de extrema
en documentos s
Modelo de tabla
de retención

ABASTECIMIENTOS (ABAS)

PERÍODO DE RETENCIÓN

CÓDIGO DESCRIPCIÓN SERIE VALOR A.G. A.P. A.C. TOTAL

01. Cuadro de necesidades T 02 -- 03 05

02. Prog. de Bienes y Serv. T 03 -- 02 05

03. Adquisiciones
01. Equipos P 05 -- 25 30

02. Útiles y materiales T 02 -- 03 05

04. Correspondencia T 01 -- 04 05
 EXPURGO
Es la acción tomada respecto a
los documentos luego de su
evaluación y el termino de su
Periodo de Retención previsto
en la legislación y en los
procedimientos administrativos
 S.N.A. 005 CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS

OBJETIVOS:
Orientar las acciones archivísticas para la
conservación de documentos en los archivos
administrativos del sector público nacional.

FINALIDAD:
Asegurar la integridad física de los documentos
administrativos de la entidad.
Establecer y Garantizar las medidas preventivas
para la conservación del Patrimonio Documental
de la Nación.
LOCAL DEL ARCHIVO PARA LA CONSERVACIÓN.
El local estará distante de los lugares que puedan
ocasionar un siniestro.
Locales construidos con material noble, evitar el
revestimiento de muros y paredes con material
inflamable
En el local del archivo el repositorio y el área de
trabajo técnico deben estar separados.
Los estantes, archivadores verticales, planotecas,
etc. deben ser de metal.

CONTROL DE FACTORES EXTERNOS:

Limpieza diaria del local, mobiliario y documentos.
Fumigar el local por lo menos 2 veces al año
Ventilar o airear por medios naturales o mecánicos
como son ventiladores, aire acondicionado, extractores
de aire, etc.
Evitar la incidencia directa de la luz natural o artificial.
Evitar la oscuridad completa en los depósitos,.
Evitar el mal uso y manejo de los documentos (hombre)

MANEJO DE LOS DOCUMENTOS:

No usar cintas adhesivas.
Proteger los documentos en cajas de cartón
desacidificado.
Evitar cualquier tipo de restauración empírica.
No usar productos químicos sobre los documentos.
(insecticidas, bactericida, etc.
Restringir el servicio de los documentos en
proceso de deterioro.
Aislar los documentos deteriorados por
agentes biológicos (insectos, hongos,
bacterias).
MEDIDAS DE SEGURIDAD:
Prohibir el ingreso de personas extrañas en
los depósitos.
No fumar, comer o beber en los repositorios
documentales
Desconectar los servicios eléctricos y
sanitarios al termino de la jornada laboral.
Disponer de extintores de polvo químico
seco, con carga vigente y tener
conocimiento por el personal para su
manejo.
Evitar mantener en el archivo materiales
inflamables (gasolina, petróleo, cera, etc.)
Adoptar las medidas convenientes a fin de
evitar la sustracción indebida de los
documentos
En caso de préstamo del documento utilizar
la papeleta de préstamo ( 2 ejemplares)
 EL ESTANTE

CUERPO
1 2

BALDA: 90 A
x 40cm.
B

C
ANAQUEL?:
30 cm. D
E
• Preservación

• Restauración
 MOBILIARIO:
Los principios fundamentales para la adquisición de
mobiliario son los siguientes:

 Todo mueble debe estar en función a los documentos

y no al revés.

 Todo mueble debe garantizar siempre la buena

conservación de lo que guarda.

 Debe estar condicionado al tipo de servicio que va a

prestar el archivo.

 Debe guardar cierta uniformidad

CLASES DE ESTANTERIA :

Estantería ligera o tradicional.

ESTANTERIA DENSA O COMPACTA
 MEDIDAS REGLAMENTARIAS Y
UBICACIÓN DE LA ESTANTERIA:
1. El largo de cada cuerp deberá ser de¿.? a ¿...?
mts. o
2. La altura máxima de la estantería será¿…? A¿..?
mts.
3. La resistencia de cada balda según sea el largo,
deberá ser de ¿…? kilos como mínimo.
4. Los espacios entre baldas serán de acuerdo al
tamaño de los documentos que se quieran instalar.
5. El espacio del piso a la primera balda deberá ser de
¿….?cm. como mínimo.
6. Cada estante debe tener amarre a la pared o a otro
estante para que no pierda estabilidad.
 MEDIDAS REGLAMENTARIAS Y
UBICACIÓN DE LA ESTANTERIA:
7. La distancia de la última balda al techo será de
¿……?cm. como mínimo.

8. En las esquinas superiores e inferiores de los

estantes se colocarán ángulos de soporte.

9. Las baldas pueden ser de doble faz o según tamaño

de los documentos o según necesidad de
ubicación.

10. Un sólo estante no debe tener más de¿.......?

cuerpos.
11. No deberá colocarse estantes pegados a la pared.
 S.N.A 06 Servicios Archivísticos-
OBJETIVOS

a
Satisfacer
oportunamente
a
la demanda de
la información
de la entidad y
del público
usuario.
 DIRECTIVA Nº 003-2008-AGN/DNDAAI

NORMAS PARA LA FORMULACION Y

APROBACION DEL PLAN ANUAL DE
TRABAJO DEL ORGANO DE
ADMINISTACION DE ARCHIVOS DE LAS
ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION
PUBLICA
1. FINALIDADES

 Contar con un instrumento de gestión

archivística que oriente el desarrollo
optimo de las actividades archivísticas
en las entidades de la Administración
pública.
 Unificar criterios para el proceso de
formulación, ejecución y evaluación de
los Planes de Trabajo de Archivos de las
Entidades de la Administración pública.
2. OBJETIVO

 Establecerlas pautas y
procedimientos para la
formulación, aprobación,
ejecución y evaluación del
Plan Anual de Trabajo del
Órgano de Administración de
Archivos de las Entidades de la
Administración Pública.
 4. ALCANCE

 Lapresente directiva es de
cumplimiento obligatorio en
las entidades de la
Administración Pública
comprendidas en el Articulo I,
Titulo Preliminar, de la Ley Nº
27444.
5. DISPOSITIVOS GENERALES
5.1 DEFINICION DE TERMINOS

El Plan Anual de Trabajo de Órganos de

Administración de Archivos es un instrumento de
gestión archivística que orienta las actividades
archivísticas a desarrollar en un periodo
determinado, en relación a los objetivos y metas
previstas de la entidad y los del Sistema Nacional
de Archivos. Asimismo permite realizar la
evaluación de los resultados y el empleo de los
recursos en los archivos de las entidades de la
administración pública.
 5.2 ETAPAS DE FORMULACION DEL PLAN

 Dicho documento deberá ser formulado

anualmente por el responsable del Órgano de
Administración de Archivos, en adelante OAA,
en coordinación con la unidad orgánica de
Planificación de la entidad (Anexo 1)
 El responsable del OAA de nivel central,
coordinara la elaboración de su Plan Anual de
Trabajo con los Archivos de Gestión,
Periféricos y los de nivel desconcentrado de
la entidad.
 5.2 ETAPAS DE FORMULACION DEL PLAN

 El Plan Anual de Trabajo de OAA considerará

los siguientes aspectos:
a) Alcance
b) Realidad archivística institucional
c) Política Institucional
d) Objetivos Generales
e) Objetivos Específicos
f) Programación de Actividades
g) Presupuesto
5.3 ETAPA DE APROBACION DEL PLAN

El Plan Anual de Trabajo de OAA deberá ser

aprobado por Resolución de la más alta
autoridad o cargo equivalente dentro de la
respectiva entidad, según sea el caso, y
será remitido al Archivo General de la
Nación en el mes de febrero de cada año.
Los archivos de las entidades de la
Administración Pública Regional lo
remitirán al Archivo Regional de su
jurisdicción.
5.4 ETAPA DE EVALUACION

La entidad respectiva remitirá al Archivo

General de la Nación, el Informe de
Evaluación Anual de sus actividades
comprendidas en el Plan Anual de Trabajo
de Archivos del OAA, hasta la primera
quincena de enero. Los archivos de las
entidades de la Administración Publica
Regional lo remitirán al Archivo Regional de
su jurisdicción.
 INSTRUCCIONES PARA LA FORMULACION
DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO DEL OAA

I. ALCANCE
Ámbito de aplicación en la entidad (archivos de gestión, periféricos,
desconcentrados y central)

II. OBJETIVOS GENERALES

Señalar los propósitos principales que se pretenden alcanzar con la
implementación del Plan Anual de Trabajo del OAA durante el año.

III. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Definir la naturaleza de las actividades a realizar, así como los logros
y las metas previstas. Al enunciarlos, señalar puntualmente y precisar
las acciones que se llevarán a cabo, los medios que se utilizaran, así
como que logros y resultados se espera alcanzar.
INSTRUCCIONES PARA LA FORMULACION DEL
PLAN ANUAL DE TRABAJO DEL OAA
IV. POLITICA INSTITUCIONAL
Especificar el conjunto de orientaciones y lineamientos de política,
institucional que normaran el quehacer archivístico dentro de la entidad.

V. REALIDAD ARCHIVISTICA INSTITUCIONAL

Señalar la situación actual de los Archivos (Gestión y Periféricos) y
del OAA (Archivo Central) de la entidad en los siguientes aspectos:

5.1 Organización
Indicar la existencia y características del funcionamiento del OAA y
señalar si ha implementado el Sistema de Archivos Institucional (archivos
de gestión, periféricos y de nivel desconcentrado de la entidad), precisar
organización, línea de dependencia o ubicación administrativa, líneas de
coordinación con otros órganos, etc.
INSTRUCCIONES PARA LA FORMULACION DEL
PLAN ANUAL DE TRABAJO DEL OAA
5.2 Normatividad
Señalar las normas internas de gestión archivística emitidas por
la entidad (adjuntar ejemplar)
5.3 Personal
Precisar la cantidad, la condición laboral, el cargo y el nivel de
capacitación del personal del OAA.
5.4 Local y Equipos
Indicar las características del local o locales del OAA, de los
archivos periféricos y/o desconcentrados (numero de ambientes,
tipo de construcción, disponibilidad de espacio, etc.), así como
también, los tipos y las características de los equipos que se
poseen (estanterías, armarios, gavetarios, mesas de trabajo,
fotocopiadoras, equipo de microfilm, equipos de grabación,
scaners, equipos de seguridad, equipos de control, etc.)
INSTRUCCIONES PARA LA FORMULACION
DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO DEL OAA
5.5Fondo Documental
Señalar las principales series documentales, indicando
sus correspondientes años (fechas extremas). Además se
deberá anotar la cantidad total de documentos medidos en
metros lineales.
5.6Procesos Técnicos y Actividades Archivísticas
Referir las actividades programadas respecto a la
organización, descripción, selección (transferencia y
eliminación), conservación, servicios de documentos que se
realizaran en la entidad durante el año. Al respecto véanse
las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos,
aprobadas por Resolución Jefatural Nº 073-85-AGN-J del
Archivo General de la Nación.
VI. PROGRAMACION DE ACTIVIDADES
(Formato A)

 Servicios Archivísticos (véase SNA 06)

 Transferencia de Documentos al Archivo General de la Nación
o Archivos regionales (véase SNA 04)
 Elaboración del Manual de Organización y Funciones del
Órgano de Administración de Archivos (véase SNA 01)
 Equipamiento del Órgano de Administración de Archivos
(adquisición de equipos y muebles de archivos) (véase SNA 05)
 Capacitación Archivística.
 Reuniones de coordinación con los archivos de gestión,
periféricos.
 Otros (especificar)
VI. PROGRAMACION DE ACTIVIDADES
(Formato A)
6.3 Unidad de Medida
Indicar claramente la unidad de medida que se utilizara
como referencia en la meta prevista, la que deberá estar
en relación con las actividades o tareas.
Ejm: metros lineales (procesos técnicos), porcentajes
(documentos de gestión), cantidad en números
(Capacitación, equipamiento, coordinaciones, etc.), entre
otros.

6.4 Meta
Señalar los resultados cuantitativos y cualitativos que se
pretende alcanzar durante los meses y el total anual.
VI. PROGRAMACION DE ACTIVIDADES
(Formato A)

6.5 Duración
Indicar la fecha de inicio y de termino de cada
actividad programada (días, semanas o mese).
6.6 Responsable
Indicar las personas y/o unidades orgánicas
responsables de cada actividad.
6.7 Observaciones
Anotar cualquier dato o información adicional.
 ANEXOS

FORMATO A
PROGRAMACION DE ACTIVIDADES

PRIO ACTIVI UNIDAD META DUR RESP OBSE

RIDAD DADES DE A ON R
MEDIDA CION SABL VACI
(ml. %, ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SET OCT NOV DIC Total E O
Nº) Anual NES
 INFORME DE EVALUACION DEL
PLAN ANUAL DE TRABAJO DE
ARCHIVOS
3.ACTIVI 4.UNIDA 5.META 6.AVANCE 7.PROBLE 8.MEDID 9.OBSER
DADES D DE ANUAL ANUAL MAS AS VACION
MEDIDA DETECTAD CORREC ES
CANTIDAD % OS TIVAS
 INSTRUCCIONES PARA LA ELABORACION
DEL PLAN DE TRABAJO

I. INTRODUCCION
Señalar los objetivos y alcances que se han
tenido en cuenta para el desarrollo de las
actividades durante el año. Asimismo, las normas
y la metodología utilizada para la aplicación del
plan de trabajos de archivos.
II. Situación Organizacional
Analizar brevemente los problemas
administrativos y archivísticos mas importantes
del OAA detectados durante el año.
III EVALUACION ANUAL DE ACTIVIDADES
3.1 Datos Generales
Señalar Sector, entidad y OAA.
3.2 Año
Señalar el año que corresponde la evaluación
3.3 Actividades.
a) Actividades programadas
Indicar nombre de la actividad programada.
b) Actividades no programadas.
Indicar las actividades no consideradas en el Plan Anual de Trabajo del
OAA y desarrollo durante el año.
3.4 Unidad de Medida
Cantidad en la que se mide la meta propuesta. Ejm: numero de metros
lineales, de cajas, de legajos, de documentos, de visitas, de charlas, etc.
3.5 Meta Anual
Señalar los resultados o logros cuantitativos o cualitativos
establecidos en la programación de actividades.
3.6 Avance Anual
Señalar los resultados o logros alcanzados en términos
cuantitativos o porcentuales en relación a las metas
programadas para el año evaluado.
3.7 Problemas detectados:
Anotar las dificultades que haya impedido o limitado la
ejecución de la programación para cada actividad.
3.8 Medidas Correctivas
Señalar las medidas que se hayan tomado para solucionar
los problemas detectados en la ejecución de la actividad
3.9 Observaciones
Anotar cualquier dato o información adicional que se
considere pertinente.
 ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIÓN

REGLAMENTO DE APLICACIÓN DE
SANCIONES ADMINISTRATIVAS POR
INFRACCIONES EN CONTRA DEL
PATRIMONIO DOCUMENTAL
ARCHIVÍSTICO Y CULTURAL DE LA
NACIÓN
 FINALIDAD DEL REGLAMENTO
a) Identificar las infracciones cometidas
contra el Patrimonio Documental
Archivístico, el Sistema Nacional de
Archivos y contra la normatividad
archivística.
b) Identificar a los infractores.
c) Regular el procedimiento sancionador
 INFRACCIÓN

Toda conducta que por acción u omisión,

implique el incumplimiento de las
obligaciones dictaminadas por el AGN, por
la normatividad aplicable a la administración
de archivos y a la defensa y protección del
Patrimonio Documental Archivístico (PDA).
 TIPOS DE INFRACCIONES

a) Leves, cuando los incumplimientos afecten a

obligaciones de la gestión documental o al ámbito
meramente formal.
Ejms:

 Omitir el establecimiento y la implementación dentro

de la estructura organizacional de un Órgano de
Administración de Archivos.
 Omitir la implementación de las medidas correctivas
recomendadas en los Informes del AGN.
 Omitir la implementación de medidas de prevención
para la conservación del PDA.
b) Graves, cuando el acto u omisión sean contrarios a la
legislación archivística, patrimonial, administrativa o se
incumplan obligaciones que trasciendan el ámbito
meramente formal, así como las referidas en materia
de archivos.
Ejms:
 Dañar total o parcialmente el PDA por negligencia
 Transferir a título oneroso o gratuito la propiedad
o posesión del PDA sin observar la normatividad
respectiva.
 CRITERIOS DE GRADUALIDAD PARA LA APLICACIÓN
DE LA SANCIONES

 Antecedentes del infractor.

 Circunstancias de la comisión de la infracción.
 Gravedad de la infracción, el daño o perjuicio
causado, el carácter intencional o negligente de la
acción u omisión constitutiva de la infracción.
 Beneficio directo o indirecto obtenido por el infractor
por los actos que motiven la sanción.
 Falsedad de información presentada en la fase
instructora, evaluadora o sancionadora.
 Colaboración, diligencia o entorpecimiento y/o
negativa durante el desarrollo de la acción de
supervisión.
CRITERIOS DE GRADUALIDAD PARA
LA APLICACIÓN DE LA SANCIONES

 Reparación del daño.

 Realización de medidas correctivas,
urgentes o subsanación de irregularidades
en que se hubiere incurrido, previamente
a la aplicación de la sanción; o,
 Declaración voluntaria o la contribución
del infractor para el esclarecimiento de
los hechos y situaciones materiales de
infracción.
Gracias por su
atención…