TALLER

DE
GESTIN DOCUMENTAL

1. AGRUPACIONES DOCUMENTALES
Las agrupaciones documentales son el conjunto de documentos generados por una
unidad administrativa en el ejercicio de sus funciones, las cuales segn su jerarqua
ilustrada en el organigrama, dan origen a:

Los Fondos Documentales

Las Secciones Documentales
Las Subsecciones Documentales
Las Series Documentales y las Subseries
Los tipos Documentales

2. DEFINICIN DE CLASIFICACION, ORDENACIN Y

DESCRIPCIN DOCUMENTAL
CLASIFICACIN DOCUMENTAL
La clasificacin es una labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las
Series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin, subseccin), de
acuerdo con la estructura orgnico - funcional de la entidad. Este proceso tiene una
herramienta que facilita el desarrollo de esta actividad y es la Tabla de Retencin
Documental (TRD.)

ORDENACIN DOCUMENTAL
La ordenacin documental la podemos definir de las siguientes formas:
o
o

Operacin archivstica que consiste en establecer secuencias naturales cronolgicas

y/o alfabticas, dentro de las categoras o grupos definidos en la clasificacin.
Es el proceso mediante el cual se da disposicin fsica a los documentos. (ordenarlo
dentro de la carpeta correspondiente).

Los sistemas de ordenacin son:

Alfabtico (onomstico, toponmico, temtico)
Numrico (ordinal, cronolgico)
Mixtos (alfanumrico)

DESCRIPCIN DOCUMENTAL
o

La descripcin documental Es el proceso de anlisis de los documentos de

archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que
permiten su identificacin, localizacin y recuperacin de su informacin para la
gestin y para la investigacin.
Es la explicacin resumida del contenido del documento previo anlisis del
mismo.

La finalidad de la descripcin archivstica es identificar y explicar el contexto y el

contenido de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles. En ste se
deben disear instrumentos para recuperar la informacin, como son: guas,
inventarios, catlogos e ndices, que debern ser actualizados permanentemente.
La Norma ISAD (G) es una gua general que sirve para orientar descripciones
archivsticas, es flexible porque debe usarse junto con normas regionales existentes y
permite actualizaciones. Su finalidad es identificar y explicar el contexto y el contenido
de los documentos de un archivo para hacerlos accesibles.

3. DIFERENCIA ENTRE ORDENACIN Y

ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
La ordenacin y la organizacin de archivos no son la misma actividad, aunque
conceptualmente se crea que lo son. En archivstica la ordenacin es una actividad
que junto a la clasificacin y la descripcin, forman parte de la organizacin
documental. En otras palabras, en el proceso de Organizacin Documental
encontramos otros procesos de nivel inferior que son: clasificacin, ordenacin y
descripcin documental.

ORGANIZACN = Clasificacin + Ordenacin +

Descripcin

4. QU SE REFLEJA CON LA CLASIFICACIN

DOCUMENTAL?
La clasificacin documental debe reflejar la estructura de cada entidad de tal
manera que las agrupaciones documentales resultantes correspondan a las
subdivisiones que conforman la institucin.

Agrupaciones
Documentales

Estructura Orgnica

Fondo Documental
Secciones Documentales
Subsecciones Documentales

Entidad Productora de Documentos

Dependencias de Mayor Jerarqua
Grupos de Trabajo

5. QU IMPLICA LA CLASIFICACIN?
Clasificar implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo en
cuenta la estructura orgnica y las funciones desarrolladas por una
institucin a lo largo de su gestin.

CLASIFICAR
Es identificar

PROCEDENCIA
(Productor)

ESTRUCTURA

FUNCIONES

6. EN QU PRINCIPIOS DEBE BASARSE LA

CLASIFICACIN Y EN QU CONSISTE CADA UNO
DE ELLOS?
Los principios generales de la organizacin archivstica de los fondos
documentales son el respeto al origen y al orden natural de los documentos,
los cuales estn dados por la oficina productora de los mismos.

Principio de procedencia: Es aqul segn el cual cada documento

debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en
cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y
en ste la integridad y carcter seriado de las secciones, series y
expedientes. Este principio permite identificar los creadores de
documentos, que bien pueden ser institucionales (fondos documentales)
y administrativos (secciones y subsecciones documentales).
Para aplicar el principio de procedencia es importante tener en cuenta:
Identificar el nombre de la entidad
Reconstruir la unidad jerrquica de la entidad productora
Precisar funciones y actividades correspondientes a cada
dependencia.

Principio de orden natural: Hace referencia al orden en que se

conservan los documentos dentro de cada carpeta o expediente
ubicndolos de manera consecutiva de acuerdo como se dieron las
actuaciones administrativas que dieron origen a su produccin.
Se aplica a partir del conocimiento de los procedimientos administrativos
que determinan el orden en que los documentos se producen en
desarrollo de un trmite. El orden original (secuencia administrativa de
produccin) se relaciona con las Unidades Documentales en las que se
plasman las actividades adelantadas en la resolucin de un asunto.

7. QU DETERMINAN LAS FUNCIONES COMUNES Y

ESPECFICAS DE UNA ORGANIZACIN EN LA
CLASIFICACIN?
En la clasificacin, las funciones determinan las series que corresponden a
cada agrupacin documental, ya que estas son el resultado de actuaciones
reguladas por normas de procedimiento, en cumplimiento de los objetivos
encomendados a cada dependencia.

Las comunes son aquellas funciones administrativas genricas que

sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier
entidad (personal, presupuesto, asuntos jurdicos, etc.)

Las funciones especificas desarrollan la misin de la entidad y

constituyen su razn de ser, hacindola diferente de cualquiera otra.
Estas funciones son delegadas en las reas tcnicas.
Es necesario identificar las funciones de las dependencias, ya que las
series documentales que surgen como resultado del cumplimiento de las
funciones asignadas a aquellas, debern ubicarse en la dependencia
que las ejecut.
Establecidas las series documentales segn la funcin que las produjo,
se proceder a asignarles una identificacin de acuerdo con la oficina
que desarrolla la funcin, dicha identificacin deber contener el cdigo
o sigla de la dependencia productora seguido del asignado a la serie
documental, con lo cual dispondr el sistema de clasificacin para la
entidad, que se adoptar tambin en las tablas de retencin documental
(TRD).

8. CULES SON LOS PASOS METODOLGICOS DE

LA CLASIFICACIN?
Los pasos metodolgicos de la clasificacin son:
Identificacin de productores: Es el primer paso y consiste en identificar
las agrupaciones documentales, Fondo, Seccin, subseccin; esta
informacin la contienen los actos administrativos de creacin y
reestructuracin del organismo productor y de los organigramas.

Para identificar un fondo documental, que es la totalidad de la

documentacin producida y recibida por una entidad, debemos tener en
cuenta lo siguiente:

Fecha de creacin
Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad
Organismos que le han precedido en el desempeo de funciones
anlogas
Organismos que heredan competencias

Estructura Orgnica: El objetivo de este paso es identificar las secciones y

subsecciones documentales producidas por las dependencias segn su
nivel o rango en el organigrama y as saber cules son de nivel directivo y
cual subalterno.
Se realiza basndose en:

Organigramas
Creacin y supresin de dependencias
Manuales de funciones
Manuales de procedimientos
Reglamentos internos

La Clasificacin debe sustentarse en el respeto a la estructura de la entidad,

para lo cual es necesario tomar como base los estatutos y los organigramas.

Series Documentales y Asuntos

Las series se identifican con las funciones y actividades de las dependencias
para el cumplimiento de los objetivos. Para el desarrollo de estas funciones se
establecen trmites y procedimientos que se ven reflejados en la produccin
documental. Cuando se rene documentacin de estructura y contenido
homogneos se forman las series documentales.
Los asuntos hacen referencia al contenido especfico de cada unidad
documental que materializan los trmites administrativos adelantados por las
dependencias delegadas para resolverlos. En consecuencia, los documentos
que guardan relacin con el asunto debern integrarse en torno al trmite del
cual forman parte.

9. QU SON UNIDADES DOCUMENTALES?

Es el resultado fsico de una actividad llevada a cabo en las unidades
administrativas por las funciones que le han asignado. Una unidad
documental puede ser simple o compleja dependiendo de los documentos
que hagan parte de esta unin.

10. UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE

La unidad documental es simple cuando est constituida por el mismo
tipo documental, ya que su funcin es la misma y un tanto repetitiva
Ejemplo:
Acta de reunin comit enero - 2013
Acta de reunin comit junio 2013
Acta de reunin comit diciembre - 2013

UNIDAD DOCUMENTAL COMPLEJA

La unidad documental compleja, es cuando est integrada por tipos
documentales de diversa ndole, que responden a una secuencia dentro
de un trmite. Est conformada por varias piezas documentales que se
han agrupado en desarrollo de un mismo asunto, formando un
expediente, por ejemplo: una historia laboral, un contrato, un proceso
disciplinario.
Ejemplo:
Historia laboral conformado por:
o Contrato de trabajo
o Certificado mdico
o Certificados de estudio
o Fotocopia de cedula y libreta militar

Historia clnica conformada por

o Hoja de anamnesis y exploracin clnica
o Hoja de curso clnico o evolucin

o
o
o
o
o

Documento de alta voluntaria

Hoja de prescripciones
Hoja de interconsulta
Hoja de consentimiento informado
Etc.

11. TIPOS DOCUMENTALES

Es la expresin de las diferentes actuaciones de la administracin
reflejadas en un determinado soporte (papel, cinta magntica, microfilm,
microficha, etctera) y con unos mismos caracteres internos especficos
para cada uno, que determinan su contenido. Los tipos documentales se
derivan de las funciones desarrolladas por los rganos de las
instituciones. Cada funcin se traduce en uno o varios tipos
documentales
Es aquella unidad documental simple que rene todas las caractersticas
necesarias para ser considerada como documento, que produce o recibe
una unidad administrativa y que van a conformar los expedientes; stos,
a su vez, integran la respectiva serie documental.
Ejemplo:
Factura
Pliza, etc.

12. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

El ciclo vital de los documentos se define como las etapas o ciclos que
atraviesan los documentos desde su proceso de creacin hasta su
disposicin final, siendo esta su eliminacin o su conservacin
permanente. Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios
establecidos desde su creacin por cada entidad o los valores adquiridos
con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y
secundarios de de cada documento (valor primario es cuando el
documento es de utilidad para la administracin y valor secundario es el
que pueden tener para la investigacin histrica).

Fases del Ciclo Vital de los Documentos

El ciclo vital de los documentos tiene tres fases, conformando archivos
con caractersticas y condiciones especiales.
Fase Activa: se inicia cuando los documentos son producidos y
utilizados en el curso de alguna gestin y termina una vez que se
concluye definitivamente el asunto que gnero la documentacin. En
esta fase se realiza una valoracin primaria de los documentos, que
consiste en la Identificacin y determinacin de los plazos y modalidades
de uso de los documentos por parte de las instituciones que los
producen o conservan.
Los valores primarios son:
Administrativo: Aquel que poseen los documentos producidos o
recibidos por una institucin y sirven como testimonio de sus
procedimientos y actividades.
Legal: Es el plazo durante el cual los documentos se conservarn en la
institucin para su posible uso y as certificar derechos u obligaciones de
la administracin pblica o de sus ciudadanos.
Fiscal: Es aquel que tienen los documentos que pueden servir de
testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias.
Su lugar de resguardo en esta fase se encuentra en la propia rea
generadora que es el archivo de gestin.
El archivo de gestin comprende toda la documentacin que es
sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas
productoras u otras que la soliciten.
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de
Gestin Documental (PGD):

Produccin
Recepcin
Distribucin
Tramite
Organizacin
Consulta
Conservacin
Disposicin final.

Fase Semiactiva: Inicia cuando la vigencia primaria otorgada por el rea

a los documentos, ha cumplido su periodo en trmite. En esta fase la
consulta de los documentos no es muy frecuente, pero sigue teniendo
vigencia. En esta fase los documentos conservan los valores primarios y
se custodian con el propsito de prevenir obligaciones y derechos que
establece la ley.
Su lugar de resguardo se encuentra en el archivo Central.
El Archivo Central comprende toda la documentacin transferida por las
distintas oficinas productoras (archivos de gestin). El periodo de
conservacin en archivo de central es denominado precaucional; el
tiempo que permanecer resguardado depender de los valores
primarios de los documentos.

En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de

Gestin Documental (PGD):

Organizacin
Consulta
Conservacin
Disposicin final

Fase Inactiva
Previo a esta fase se indica cual ser el destino de la documentacin;
estos pueden ser:
Muestreo, Baja documental, Transferencia, y Traslado al archivo
histrico.
En esta etapa inactiva, la documentacin deja de ser utilizada por la
dependencia o institucin y adquiere un valor de uso social en el que
cualquier individuo podr consultarlo y utilizarlo como una fuente de
informacin de investigaciones futuras, publicaciones de artculos, entre
otros.
El lugar de resguardo en esta fase se encuentra en el archivo histrico,
el Archivo Histrico recibe las transferencias del Archivo de Central,
cuando sus vigencias fueron cumplidas. Esta documentacin se
conservar y preservar permanente si al menos tiene un valor
secundario (evidencial, testimonial o informativo).

En sta fase se realiza una valoracin secundaria para determinar su

guarda permanente en el archivo histrico o su baja documental.
La valoracin secundaria consiste en la identificacin y aplicacin de los
usos que los documentos tendrn para la investigacin cientfica y social
en todos sus campos, as como su utilidad como fuentes de informacin
de carcter nico o permanente.
Los valores secundarios son:
Evidencial: Es el valor que revela el origen, organizacin y desarrollo
de la institucin.
Testimonial: Refleja la evolucin y los cambios ms importantes desde
el punto de vista legal que sufre la institucin (polticas, reglamentos,
procedimientos, decretos, leyes)
Informativo: La documentacin histrica por lo regular posee valores
informativos en tanto revelan fenmenos particulares de las
instituciones.
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de
Gestin Documental (PGD):

Organizacin
Consulta
Conservacin
Disposicin final.

13. ASPECTOS IMPORTANTES DE LOS ACUERDOS

03, 04, 05 DE MARZO 15 DE 2013.
Acuerdo 03, de marzo 15 de 2013.
Los aspectos relacionados con la valoracin y la disposicin final de los
documentos, ser responsabilidad del Comit Evaluador de Documentos
del AGN. El comit evaluador estar conformado por varios funcionarios,
encabezados por el Director del AGN. Este comit se reunir una vez al
mes o de forma extraordinaria en situaciones que lo ameriten.
Las funciones del comit evaluador sern:
Servir como rgano asesor en la evaluacin de las TRD y TVD
Sugerir o emitir conceptos en lo referente a valoracin, conservacin,
transferencia y disposicin final de los documentos.
Presentar informes peridicos de las actividades realizadas.

Acuerdos 04, de marzo 15 de 2013.

Todas las entidades del estado, en cualquier nivel, departamental, distrital,
municipal, etc. Estn obligados a elaborar TRD y TVD siguiendo los
procesos exigidos por el AGN. Estas TRD y TVD se aplicaran a los
documentos fsicos y electrnicos, sin excepcin. La elaboracin de las

TRD y TVD estar a cargo de profesionales de las distintas areas

competentes (archivistas, historiadores, abogados, etc.)
Las TRD y TVD deben cumplir con todos los procesos exigidos por el AGN,
estos procesos son:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Elaboracin
Aprobacin
Presentacin
Convalidacin
Ajustes
Publicacin
Implementacin
Actualizacin

Acuerdos 05, de marzo 15 de 2013.

Los aspectos ms importantes de este acuerdo son los que tratan sobre el
proceso de Organizacin Documental. Establece que todas las entidades del
estado estn obligadas a realizar el proceso de Organizacin Documental, de
acuerdo a las tres fases que lo componen y que son: Clasificacin, Ordenacin
y Descripcin documental.
Las actividades correspondientes a la Clasificacin, Ordenacin y Descripcin
documental, deben estar fundamentadas en la informacin que soportan los
instrumentos archivsticos, como son las Tablas de Retencin Documental
(TRD), las Tablas de Valoracin Documental (TVD), los Cuadros de
Clasificacin Documental (CCD) y los Bancos Terminolgicos (BT).
El incumplimiento de los procesos y normas establecidas por el Archivo
General de la Nacin, acarrear sanciones estipuladas por ley.

BIBLIOGRAFA

JIMENEZ GONZALEZ, G. (2003). Ordenacin Documental. Bogot.

Recuperado de: http://190.26.215.130/?idcategoria=2329

GODOY DE LOZANO, J. y LOPEZ AVILA, M. I. (2001). Cartilla de Clasificacin

Documental. Bogot. Recuperado de:
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Gestin Documental. Recuperado de:

http://www.slideshare.net/nidia2012/gestion-documental-diapositiva-copia
Consultado: 9-marzo-2015
ARIAS GONZALES, L. M. Gua, Etapas del ciclo vital del documento.
Recuperado de:
http://www.cienciadelainformacion.edu.co/pluginfile.php/6217/mod_resource/co
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Ciclo vital de los documentos. Recuperado de:

http://unidadesapoyo.hidalgo.gob.mx/descargables/omig/ARCHIVO/documento
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Imagen tomada de: http://www.matematica.ues.edu.sv/escuela/?p=1456