17-1-2019 GESTION

DOCUMENTAL
GESTION DOCUMENTAL Y
ADMINISTRACION

DIANA MAYERLY PARDO TELLEZ

POLITECNICO DE SURAMERICA
Basándonos en los principios básico y teniendo en cuenta los ciclo de vida de la archivística se
entiende por disciplina la gestión y administración de la organización de archivos herramientas
fundamental para la dirección de una empresa permitiendo que los flujos de documentos a lo largo
del mismo ya sea mediante técnicas manuales o aplicando tecnologías que permiten alcanzar cotas
más altas de rendimiento, funcionalidad y eficiencia a fin de dar prevalencia de la misión principal de
un sistema de gestión documental en base a lo anterior debemos tener en cuenta los compendios
realizados en las diferentes practicas que con llevan la conceptualización de la teoría que analiza el
ciclo de vida del documento en tres fases sucesivas, así:

➢ Teoría de las tres edades

➢ Elaboración progresiva en cada país (leyes, reglamentos).
➢ La definición del lugar de las instituciones de archivos en la administración y en la sociedad
que es muy variable según el país.
➢ La definición de las funciones del archivista

Es importante tener en cuenta que el sistema de gestión documental tiene sus ventajas y
desventajas.

VENTAJAS:

Rapidez y acceso inmediato.

1. Acceso instantáneo a toda la documentación.

2. Reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo.
3. Resolución del problema de localización.
4. Control total sobre la documentación e información.
5. Información compartida entre diferentes usuarios.
6. Fácil y rápida distribución o envío de documentos.

Ahorro Material

1. Ahorro en impresión de documentos (fotocopias, copias impresas,)

2. Eliminación de desplazamientos.
3. Ahorro de espacio físico.

Seguridad y fiabilidad

1. Custodia de alta seguridad para documentos de gran valor o confidencialidad.

2. Sustitución de documentos impresos por réplicas electrónicas.
3. Evita la duplicidad de documentos.

POSIBLES DESVENTAJAS:

1. Factor económico, la aplicación de este tipo de sistemas conlleva una inversión monetaria
importante.
2. Las personas no autorizadas pueden acceder ilícitamente a los datos sensibles en una
computadora o un servidor si los protocolos de seguridad están por debajo del nivel
aceptable.
3. Hay que definir planes de redundancia (es decir, siempre hay que almacenar la información
en servidor de respaldo secundario que esté ubicado a distancia) para poder recuperar los
datos en caso de robo, incendio o inundación.
4. Riesgo de violar alguna ley u otros reglamentos de rastreabilidad y resguardo de la
información.
Basándonos en los principios de autenticidad y vigor legal en la organización y en atención al acuerdo
07 de 1997 “por la cual adopta y expide el reglamento general de archivo”, con ello se fijaron políticas
y se expide los reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del
patrimonio documental. En donde uno de los objetivos es aplicar adecuadamente los lineamientos
que permitan a los productores documentales de las empresas o entidades, cumplir con el Programa
de Gestión Documental en relación a la producción, recepción, distribución, seguimiento,
conservación y consulta de los documentos producidos en la Institución o empresa brindando la
focalización del alcance orientado a todos los productores documentales quienes serán los
responsables de la aplicación y observancia constante de lo dispuesto, así mismo ejecutarán las
pautas generales correspondientes a la producción, gestión, trámite, conservación y disposición final
del archivo.

Con el fin de generar Mayor blindaje a la aplicabilidad en la gestión, organización, conservación de

los documentos los objetivos propuestos permitirán el fortalecimiento continuo del Proceso de
Gestión Documental establece un procedimiento que permite el registro, vinculación a un trámite,
distribución, disponibilidad, recuperación y acceso a la consulta de los documentos, desde su
producción hasta la resolución de los asuntos, promoviendo una cultura eficiente fundamentada en
los principios archivísticos y en el marco legal establecido para las entidades del Estado.

Por lo anterior y con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa a través de una
correcta elaboración de las comunicaciones oficiales en la Institución o empresa, el presente ensayo
propone desarrollar la siguiente temática:

1. Condiciones técnicas y uso del papel

2. Márgenes
3. Encabezado o membrete
4. Pie de página
5. Logo símbolos
6. Estilo
7. Fuente
8. Número de la comunicación y siglas de quien aprueba y origina
9. Lugar de origen y fecha de elaboración
10. Datos del destinatario
11. Asunto
12. Cuerpo o texto
13. Datos del remitente
14. Líneas especiales
14.1. Visto bueno
14.2. Anexos
14.3. Copia
15. Bloque informativo
16. Recibido en las comunicaciones
17. Uso de la negrilla
18. Uso de tintas en los documentos institucionales
19. Características de redacción y presentación
20. Utilización de las comunicaciones oficiales
21. Uso racional del papel en la producción documental
22. Asignación de numeración consecutiva
23. Clasificación de la información
En cuanto a la organización del archivo y su importancia cabe destacar que se debe organizar
adecuadamente la información producida y recibida por las dependencias productoras de la
Institución o empresa teniendo en cuenta los contenidos de las actividades, Así:

La Guía para la Organización de Archivos que propongo a desarrollar es la siguiente temática:

1. Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades

administrativas
2. Proceso de organización.
3. Principios de organización documental.
4. Criterios para la organización de archivos de gestión.
5. Sistemas de ordenación.
6. Serie o subserie documental.
7. Organización de las unidades documentales.
8. Foliación.
9. Rotulación
10. Ubicación en la estantería.
11. Fusión o supresión de dependencias productoras o unidades policiales.
12. Organización de archivos centrales.
13. De los libros.

CONFORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y RESPONSABILIDAD DE LOS JEFES DE

UNIDADES ADMINISTRATIVAS.

Las unidades administrativas y funcionales de la empresa o institución deben con fundamento en la

tabla de retención documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y
control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original,
el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. El respectivo jefe de la oficina
productora será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del
archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5
de la ley 734 de 2002 para todo servidor público.

PROCESO DE ORGANIZACIÓN.

Los procesos de organización de archivos son tres: clasificación, ordenación y descripción. A pesar
de la aparente claridad, la primera dificultad que se encuentra al trabajar en archivos consiste en
determinar qué se entiende archivísticamente por cada uno de ellas.

Clasificación + Ordenación + Descripción = Organización

¿HASTA DÓNDE LLEGA LA CLASIFICACIÓN?

La clasificación es el establecimiento de agrupaciones documentales diferenciadas. Este proceso

comienza determinando la agrupación documental más grande (fondo) y finaliza determinando las
más pequeñas (series documentales con los tipos documentales que la conforman).
 Para lograr la
conformación
de series, el
proceso de
clasificación
procede

determinando, en primer lugar, las unidades administrativas y, en segundo lugar, las funciones que
éstas deben cumplir.

En este orden de ideas, el final del proceso de clasificación es la conformación de las series (o
subseries si es el caso), las cuales pertenecen a una unidad administrativa (ubicada en una
estructura institucional), que a su vez ejecuta funciones asignadas. La clasificación no determina
cómo deben arreglarse los documentos dentro de cada una de las agrupaciones documentales,
sencillamente dice cuáles son los de cada unidad administrativa, cada función y cada serie.

¿DÓNDE COMIENZA LA ORDENACIÓN?

Se puede decir que la ordenación comienza donde ha terminado la clasificación, es decir, se aplica
a las series documentales. Es cierto que se pueden tener series bien clasificadas, también es cierto
que ellas pueden estar desorganizadas internamente, es decir, sin una secuencia determinada, sin
una relación recíproca de sus partes.

Es como tener todas las piezas necesarias de un mecanismo, pero sin ensamblar, sin conexiones.
Si la clasificación se puede entender como un proceso mediante el cual se establecen las
diferenciaciones de las agrupaciones documentales, teniendo en cuenta el principio de procedencia,
la ordenación se puede entender como el proceso mediante el cual se establecen con claridad las
relaciones entre los documentos de una serie. Dicho de otra manera, la clasificación relaciona grupos
documentales entre sí en tanto que la ordenación relaciona las unidades documentales simples o
complejas entre sí y pertenecientes a una misma serie.

Si la clasificación hace referencia a la estructura documental, la ordenación hace referencia a la

secuencia, a las relaciones de causa-efecto, continuidad e interdependencia entre los documentos
en una serie.

¿COMO HACEMOS LA ¿DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL?

Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en

representaciones que permiten la identificación, localización y recuperación de la información para
la gestión y su consulta.

¿CUÁL ES EL RESULTADO DE LA ORGANIZACIÓN?

De acuerdo con estos planteamientos, se puede decir que la organización es un resultado, producto
de realizar adecuadamente, en primer lugar, la clasificación y, en seguida, la ordenación. Si no se
dan los procesos de manera complementaria se debe afirmar que no hay una adecuada
organización, pues se pueden tener o custodiar archivos bien clasificados, pero mal ordenados. La
 organización (clasificación, ordenación) no solo se comprueba examinando físicamente los
documentos, ésta también se puede y se debe observar o representar en instrumentos de control
(Inventarios, Tablas de Retención Documental, Tablas de Valoración Documental) o en instrumentos
de consulta (Guías, Catálogos). En tales instrumentos se puede apreciar la coherencia y confiabilidad
de los procesos de organización.

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL.

Se deben conocer los principios mediante los cuales se organizan los Archivos de Gestión.

✓ Principio de Procedencia: conservación de los

documentos dentro del fondo documental al que
naturalmente pertenecen. Permite saber quién produce
los documentos (las unidades administrativas) y por
qué razones lo hace (por asignación de funciones) 1.
✓

✓ Orden Original: ordenación interna de un fondo documental debe

mantener la secuencia original que dieron los trámites durante la
circulación, tratamiento y procesamiento de la información. (Solicitud,
Respuesta y Antecedentes), se refiere precisamente a la reflexión
sobre los hechos o sobre la serie de actividades y pasos relacionados
que se debieron cumplir para la resolución de un trámite o problema,
que a su vez es una reflexión sobre la secuencia en la producción
documental1.

El principio de orden original busca mantener la integridad del

expediente durante todo su ciclo de vida, asegurando no solo que éste
reúna la totalidad de los documentos gestionados durante la etapa
activa de tramitación, sino que refleje fielmente la secuencia y orden
como fueron tramitados los documentos y el expediente mismo; y
debe aplicarse a todos los expedientes producidos por la Policía
Nacional.

CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN.

La organización de los Archivos de Gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental

aprobada y vigente.
La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a
cada unidad administrativa.

La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos
documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El
documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al
abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

La organización de la información se realizará continuamente durante la producción documental; así

una vez termine la vigencia o la gestión de la dependencia, es decir, del 1 de enero al 31 de diciembre
o en los casos que se presente el cierre administrativo o definitivo se podrá revisar las actividades
de organización, foliación, depuración y descripción de los expedientes.

Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán
debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.

Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de

Retención Documental y el cronograma de transferencias documentales, siguiendo la metodología
y recomendaciones que sobre el particular haga el Archivo Central, diligenciando el respectivo
Formato Único de Inventario Documental estandarizado por la Policía Nacional.