TECNICAS DE ARCHIVO

Fundamentos Bsicos
FUNDAMENTOS CONCEPTOS BASICOS
FUNDAMENTOS CONCEPTOS BASICOS

El proceso de decepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los

documentos en un lugar determinado a fin de localizarlos fcil y rpidamente
y protegerlos de prdidas y deterioros, etc.
FUNDAMENTOS CONCEPTOS BASICOS
Los documentos son colocados en un mismo orden debidamente
clasificados, toda la correspondencia, papeles y otros documentos
relacionados con el individuo o firma y a la vez facilitar su
localizacin y manejo.
FUNDAMENTOS CONCEPTOS BASICOS

Es un sistema que no va a permitir clasificar y buscar rpidamente los

documentos.
EL ARCHIVO
El trmino archivo (latn archvum) se usa comnmente para designar a un
conjunto ordenado de documentos. Tambin al local donde se conservan los
documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la
realizacin de sus actividades. No obstante, "archivo" es una palabra polismica
que se refiere a:
El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos
por una persona fsica o jurdica en el ejercicio de sus actividades.
El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental.
La institucin o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivstico
del fondo.
La archivstica es la ciencia que se ocupa de las tcnicas aplicadas a los
archivos.
QUE ES UN ARCHIVO

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o
privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y
a los ciudadanos, o como fuentes de historia.
VALORES DE LOS DOCUMENTOS
VALORES PRIMARIOS
1. Valor Administrativo: trmite o asunto que motiv su
creacin.
2. Valor Jurdico: Deriva derechos u obligaciones
3. Valor Legal: Sirven de testimonio ante la ley.
4. Valor Fiscal: Utilidad para el SRI u organismo
vinculante.
5. Valor Contable: Registro de Ingresos y Egresos.
6. Valor Tcnico: Utilidad de la informacin especfica de
una funcin.
VALORES DE LOS DOCUMENTOS
VALORES SECUNDARIOS
HISTORICOS
CIENTIFICOS
CULTURALES

Sirven de referencia para la elaboracin o reconstruccin de cualquier actividad

de la administracin.
Sirven como fuente primaria de la historia
Como testimonio de la memoria colectiva.
PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
PRINCIPIO DE LA PROCEDENCIA
Principio fundamental de la Archivstica que consiste en reunir
los documentos producidos por una persona natural o jurdica,
sin mezclarlos con los de otros. Fue ideado por Natallis de
Wailly en 1841, en el congreso internacional de Pars se
consagra y comienza a aplicarse en la mayora de pases.
De acuerdo al principio de procedencia cada documento debe
estar situado en el fondo documental del que procede,
teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e
independencia de cada fondo y en ste la integridad y carcter
seriado de las secciones, series y expedientes.
PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
PRINCIPIO DE LAS TRES EDADES
Se basa en aplicar el ciclo vital de los documentos de las tres
edades:
Fase primera o de actividad
Segunda edad o semiactividad
Tercera edad o inactividad
En la primera fase los documentos se utilizan por la persona
que los ha creado. En la segunda se utilizan
espordicamente. En la tercera edad o fase los documentos
se destruyen o se conservan en funcin de su valor histrico.
PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Hace referencia al orden en que se conservan los
documentos dentro de cada carpeta o expediente
ubicndolos de manera consecutiva de acuerdo como se
dieron las actuaciones administrativas que dieron origen a su
produccin. Cuando una serie documental est compuesta
por varios expedientes o carpetas, stas tambin deben
estar ubicadas de manera consecutiva respetando el orden
natural en que se fueron conformando.
ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
RECOMENDACIONES
Respetar la procedencia del documento.

Respetar el orden cronolgico, numrico y alfabtico.

Se clasifican y ordenan en series documentales.

Se clasifican de acuerdo a la estructura que generan los

documentos.

Se clasifican, ordenan, ubican y describen para su inmediata

consulta.
ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
RECOMENDACIONES
Se forman en cada departamento, en archivos principales y auxiliares.

Los archivos principales contienen documentos sobre asuntos,

personas o temas, formando un expediente que puede tener uno o
ms cuerpos.

Se clasifican, en base a las actividades que cumple cada

departamento.

Los archivos auxiliares contienen copias de los documentos, se

organizan de forma numrica, cronolgica o alfabtica a nivel
orgnico- estructural.
LEGISLACION ARCHIVISTICA
ECUATORIANA
 NORMAS ISO DEDICADAS A LA GESTION
DOCUMENTAL
ISO 15489. Se desarrollo con la finalidad de aprovechar las mejores
prcticas internacionales en materia de gestin de documentos de
archivo para empresas pblicas y privadas, se baso en la norma
australiana AS 4390. Esta norma se complementa con el informe
tcnico (ISO/TR 15489-2) en donde sugieren guas y estrategias para
la implementacin.
Esta norma se asegura de registrar la trazabilidad de las acciones,
documenta la asignacin de responsabilidades, enlaza la gestin de
documentos con los sistemas de gestin de la calidad y hasta cierto
punto regula el diseo y la implementacin de un sistema de gestin
de documentos de archivo.
 NORMAS ISO DEDICADAS A LA GESTION
DOCUMENTAL
ISO 16175. Fundamentalmente describe a los sistemas de gestin de
documentos electrnicos; no pretende indicar requisitos de diseo
como el rendimiento, la temporalidad de los registros, la
escalabilidad y facilidad de uso, mas bien se enfoca a estructurar un
conjunto de requisitos funcionales para los sistemas de gestin de
documentos digitales.
Las recomendaciones de este documento incluyen el tratamiento de
objetos digitales creados por correo electrnico, el procesamiento
de textos, hojas de calculo y archivos de imgenes, tratando de ser
ms un habilitador que una camisa de fuerza al uso apropiado de la
tecnologa.
 NORMAS ISO DEDICADAS A LA GESTION
DOCUMENTAL
ISO 23081. Bsicamente esta norma es un brazo de apoyo que permite
comprender, implantar y utilizar los metadatos de bsqueda de la norma
ISO 15489. Destaca la necesidad de disponer atributos para la gestin de
los documentos en la oportunidad de facilitar su ubicacin mediante
mecanismos electrnicos.
Realmente no limita la definicin personalizada de los metadatos en la
organizacin, mas bien, apoya el estudio, evaluacin y aplicacin de los
mismos. La parte dos de la norma (ISO 23081-2) trata los aspectos
conceptuales y de implementacin; despliega una extensiva descripcin
de definiciones y se asegura de la conservacin de los documentos
incluyendo sus metadatos, todo en formato electrnico a pesar de los
cambios o la actualizacin del software. Plantea estrategias para la
conservacin de los documentos electrnicos dndole importancia al uso
de los atributos de bsqueda.
 NORMAS ISO DEDICADAS A LA GESTION
DOCUMENTAL
ISO 30300 y 30301. Estas recomendaciones forman parte del
conjunto de normas orientadas a conceptualizar los terminos y
definiciones relacionados con los Sistemas de Gestion para los
documentos. Describe los objetivos para el uso de estos sistemas y
los relaciona con un enfoque basado en procesos.
De manera general se aplica a todas las organizaciones que deseen
establecer, mantener e implementar Gestores de Contenidos para la
administracion de los documentos digitales. Desarrolla y formaliza
todo el ciclo de vida de los documentos en formato electronico asi
como el tratamiento, los requisitos y atenciones que deben existir en
cada etapa.
NORMAS ISO DEDICADAS A LA GESTION
DOCUMENTAL
ISO 9706: Los requerimientos del papel que menciona como indispensable cumplir la norma ISO
9706 son los siguientes:
Valor del pH del extracto acuoso: el valor del pH de un extracto acuoso preparado con agua fra y
determinado segn se especifica en la norma ISO 6588, deber estar en el rango de 7,5 a 10,0. Esto
significa que el papel debe contener un encolado neutro y una reserva alcalina.
Reserva alcalina: el papel deber tener una cantidad de reserva alcalina al menos de 0,4 mol. Cuando
se utiliza carbonato de calcio para crear una reserva alcalina, el requerimiento se cumple cuando el papel
contiene alrededor de 20 g de CaCo3 por kg de papel. De estar forma, se neutralizar la acidez y
minimizar la hidrlisis y oxidacin de la celulosa durante el almacenamiento.
Resistencia a la oxidacin: el papel deber contener un nmero Kappa menor al 0,5. Segn define
Kouris (1996) el ndice o nmero de Kappa se utiliza para expresar la cantidad de lignina remanente en la
pulpa despus del pulpado (grado de deslignificacin) y, por consiguiente, estimar la cantidad de
blanqueo necesaria. La norma ISO 302 sirve para la determinacin del nmero Kappa. Cabe agregar que
no deben estar presentes en los niveles de trazas del papel permanente la pulpa mecnica o
semiqumica, debido a su alto contenido de lignina.
Propiedades de resistencia: para papeles de un gramaje de 70 g/m2 o ms, la resistencia al desgarro
en cualquier direccin (por mquina o cruzada) deber ser menor a 350 mN.
NORMAS ISO DEDICADAS A LA GESTION
DOCUMENTAL
El formato de fecha ISO
El formato internacional definido por ISO (IS0 8601) intenta encauzar todos estos
problemas definiendo un sistema numrico de fechas como se muestra a
continuacin: AAAA-MM-DD donde
AAAA es el ao [todos los dgitos, p.ej. 2012]
MM es el mes [01 (Enero) hasta 12 (Diciembre)]
DD es el da [01 hasta 31]
Por ejemplo, "3 de Abril de 2002", en este formato internacional se escribe: 2002-04-
03.
Cabe destacar que este formato puede ser utilizado tambin para representar una
fecha y hora concreta, con informacin sobre la zona horaria.
 CODIGO GENERAL DE PROCESOS

Artculo 8.- Transparencia y publicidad de los procesos

judiciales. La informacin de los procesos sometidos a la justicia
es pblica, as como las audiencias, las resoluciones judiciales y
las decisiones administrativas. nicamente se admitir aquellas
excepciones estrictamente necesarias para proteger la intimidad,
el honor, el buen nombre o la seguridad de cualquier persona. Son
reservadas las diligencias y actuaciones procesales previstas como
tales en la Constitucin de la Repblica y la ley
 CODIGO GENERAL DE PROCESOS

CAPITULO X
EXPEDIENTES Y REGISTRO
ARTICULO 113. Expediente: En caso de prdida, deterioro o
mutilacin de los documentos incorporados al expediente fsico, la
reposicin se har sobre la base de las impresiones del expediente
electrnico debidamente certificadas por el funcionario competente.
ARTICULO 114. Expediente fsico: Es el que contiene todos los
documentos que deben reducirse a escrito y los registros de la
realizacin de las actuaciones orales pero no el contenido de las
mismas.
 CODIGO GENERAL DE PROCESOS

CAPITULO X
EXPEDIENTES Y REGISTRO
ARTICULO 115. Expediente electrnico: Es el medio informtico
en el cual se registran las actuaciones judiciales. En el expediente
electrnico se deben almacenar las peticiones y documentos que
las partes pretendan utilizar en el proceso. Las reproducciones
digitalizadas o escaneadas de documentos pblicos o privados que
se agreguen al expediente electrnico tienen la misma fuerza
probatoria del original. Los expedientes electrnicos deben estar
protegidos por medio de sistemas de seguridad de acceso y
almacenados en un medio que garantice la preservacin e
integridad de los datos.
 CODIGO ORGANICO MONETARIO

Artculo 225.- Archivo de la Informacin: Las entidades del

sistema financiero nacional mantendrn sus archivos contables
fsicos, incluyendo los respaldos respectivos, por el plazo de diez
aos contados a partir de la conclusin de la operacin
correspondiente y por quince aos en el formato digital autorizado
por las superintendencias. La informacin proporcionada por las
entidades financieras y las copias y reproducciones certificadas
expedidas por un funcionario autorizado de la entidad financiera
tendrn similar valor probatorio que los documentos originales.
 CODIGO INTEGRAL PENAL

Artculo 233.- Delitos contra la informacin pblica reservada

legalmente: La persona que destruya o inutilice informacin
clasificada de conformidad con la Ley, ser sancionada con pena
privativa de libertad de cinco a siete aos. La o el servidor pblico
que, utilizando cualquier medio electrnico o informtico,
obtenga este tipo de informacin, ser sancionado con pena
privativa de libertad de tres a cinco aos. Cuando se trate de
informacin reservada, cuya revelacin pueda comprometer
gravemente la seguridad del Estado, la o el servidor pblico
encargado de la custodia o utilizacin legtima de la informacin
que sin la autorizacin correspondiente revele dicha informacin,
ser sancionado con pena privativa de libertad de siete a diez
aos y la inhabilitacin para ejercer un cargo o funcin pblica
por seis meses, siempre que no se configure otra infraccin de
mayor gravedad.
 CODIGO INTEGRAL PENAL

Artculo 310.- Divulgacin de informacin financiera reservada:

Divulgacin de informacin financiera reservada.- La persona que,
en beneficio propio o de terceros, divulgue informacin financiera
declarada como reservada por el ente rector de finanzas pblicas,
que genere condiciones econmicas desfavorables para el Estado,
ser sancionada con pena privativa de libertad de tres a cinco
aos.
 CODIGO INTEGRAL PENAL
Artculo 472.- Informacin de circulacin restringida:
1. Aquella que est protegida expresamente con una clusula de
reserva previamente establecida en la ley.
2. La informacin acerca de datos de carcter personal y la que
provenga de las comunicaciones personales cuya difusin no haya sido
autorizada expresamente por su titular, por la ley o por la o el
juzgador.
3. La informacin producida por la o el fiscal en el marco de una
investigacin previa y aquella originada en la orden judicial
relacionada con las tcnicas especiales de investigacin.
4. La informacin acerca de nias, nios y adolescentes que viole sus
derechos segn lo establecido en el Cdigo Orgnico de la Niez y
Adolescencia y la Constitucin.
5. La informacin calificada por los organismos que conforman el
Sistema Nacional de Inteligencia.
 CODIGO ORGANICO DE PLANIFICACION
DE LAS FINANZAS PUBLICAS
ARTICULO 156. Retencin de Documentos y Registros: Las unidades
de contabilidad de las entidades del sector pblico conservarn
durante siete aos los registros financieros junto con los documentos
de sustento correspondientes, en medios digitales con firma
electrnica de responsabilidad, y de ser del caso los soportes fsicos.
ARTICULO 174. Libre acceso a la informacin: El Estado garantiza a
la ciudadana el libre acceso a toda la informacin presupuestaria y
financiera que generan las entidades pblicas, conforme a la ley. Se
excepta de esta disposicin los planes de negocio, las estrategias de
negocios y los documentos relacionados, para las Empresas Pblicas y
Banca Pblica.
 LEY DE SERVICIO PUBLICO

Custodiar y cuidar la documentacin e informacin que, por razn de

su empleo, cargo o comisin tenga bajo su responsabilidad e impedir
o evitar su uso indebido, sustraccin, ocultamiento o inutilizacin.
 REGLAMENTO A LA LEY DE SERVICIO
PUBLICO
ARTICULO 102. Cesacin de Funciones por renuncia voluntaria formalmente
presentada: La o el servidor que voluntariamente deseare separarse de su
puesto, deber comunicar por escrito a la autoridad nominadora su decisin con
por lo menos quince das de anticipacin a la fecha de su salida. Si la autoridad
nominadora no se pronunciare respecto de la misma dentro de dicho plazo, se
considerar aceptada para los fines legales pertinentes. La autoridad nominadora
podr aceptar inmediatamente la renuncia despus de presentada. En caso de
que la o el servidor, habiendo presentado su renuncia, dejare de asistir antes del
vencimiento del plazo previsto en este artculo, inmediatamente se le aplicar el
rgimen disciplinario establecido en la LOSEP y en el presente Reglamento
General por abandono de su puesto, salvo el caso de participar en un proceso
electoral y sea elegido.
La o el servidor a la fecha de la terminacin de la relacin de prestacin de
servicios, proceder a la entrega recepcin de los bienes y archivos que
estuvieron a su cargo y se sujetar a la normativa interna de cada institucin, y al
procedimiento que sobre la materia determine la Contralora General del Estado
respecto del personal caucionado
 LEY DE GESTION DE DATOS

ARTICULO 4. Principios Bsicos Rectores: Para la aplicacin de

esta Ley, rigen los siguientes principios:
1. Validez jurdica y eficacia de los documentos electrnicos.
Tendrn la misma validez jurdica y eficacia de un documento
fsico original, los archivos de documentos, banco de datos y toda
aplicacin almacenada o transmitida por medios electrnicos,
informticos o magnticos, de conformidad con la ley de la
materia.
 IDENTIFICACION DE DOCUMENTOS DE
ARCHIVO
Caractersticas de los documentos de archivo El documento de archivo
es aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurdico, fiscal,
contable y tcnico, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio
de las facultades y actividades de las dependencias.
Estos documentos pueden ser: reportes, estudios, actas, resoluciones,
oficios, correspondencia, acuerdos, directivas, directrices, circulares,
contratos, convenios, instructivos, memorandos, estadsticas o bien,
cualquier otro registro que documente el ejercicio de las facultades o la
actividad de los sujetos obligados y sus servidores pblicos, sin importar
su fuente o fecha de elaboracin.
Los documentos podrn estar en cualquier soporte, sea impreso, sonoro,
visual, digital, o cualquier otra tecnologa que sea reproducible por
medios de acceso pblico. Los documentos de archivo se expedientan,
registran, valoran, transfieren y cumplen su destino final.
 PARTES INTEGRANTES DE UN FONDO
ARCHIVISTICO
El fondo Archivstico est conformado por:
Sub fondo
Seccin
Sub seccin
Serie
Sub serie
Tipo documental
 INTEGRACION Y ORDENACION DE
EXPEDIENTES
Los documentos de archivo se integran al expediente de manera
secuencial conforme se generen o se reciban.
La ordenacin de los documentos dentro del expediente ser
cronolgica, de forma que el primer documento ser el ms antiguo y
el ltimo el ms reciente.
Los anexos que son parte del asunto tambin constituyen el
expediente, como por ejemplo: fotografas, carteles, videos, discos,
memorias, entre otros.
Los anexos que acompaan al documento de archivo se ordenan
enseguida del documento principal, aun cuando la fecha del anexo
sea diferente. Ejemplo: solicitud de una vacante (documento
principal) a la que se acompaan documentos de currculo, notas de
mrito, certificaciones, u otra documentacin que acompae al
documento principal.
 INTEGRACION Y ORDENACION DE
EXPEDIENTES
No se deben incluir documentos electrnicos impresos en el
expediente.
Los expedientes pueden estar conformados por uno o ms legajos,
dependiendo de la cantidad de documentos integrados en el
mismo. Deber indicarse el nmero de legajos que le corresponda
a cada uno de stos (ejemplo 1/3, 2/3, 3/3).
Los expedientes se ordenarn dentro de los archiveros por el ttulo
de la serie documental y nmero de expediente.
Los expedientes se conservarn preferentemente de forma
horizontal en gavetas. Si su volumen lo requiere se podrn colocar
de manera vertical en estantes metlicos.
 INTEGRACION Y ORDENACION DE
EXPEDIENTES
Cada gaveta o entrepao de estante deber tener una etiqueta
identificadora al frente, con el nmero de gaveta o entrepao.
En el caso de documentos en cinta, disco compacto o DVD,
fotografas, pelcula y negativos, para garantizar el acceso, uso y
adecuada preservacin de la informacin se archivaran en cajas de
polipropileno calidad archivo.
 CIERRE, EXPURGO Y FOLIACION DEL
EXPEDIENTE
CIERRE: El expediente se cerrar cuando concluya el trmite o
asunto y se proceder a su expurgo y foliacin. A partir de este
momento regirn los plazos de conservacin establecidos en la
Tabla.
 CIERRE, EXPURGO Y FOLIACION DEL
EXPEDIENTE
EXPURGO: Para realizar el expurgo, se identificar y retirar toda aquella
documentacin repetida, borradores, versiones preliminares, ejemplares
mltiples de un mismo documento, copias fotostticas de documentos
existentes en original, hojas de recados telefnicos, mensajes y notas en
tarjetas y hojas auto adheribles, entre otros elementos; por lo que
nicamente debern archivarse versiones finales de los documentos, en su
caso se podr conservar copia cuando no se tenga el original y el documento
sea parte del asunto del expediente de archivo. Asimismo, para la adecuada
conservacin de los expedientes, se debern retirar todos los elementos que
puedan ser perjudiciales para la conservacin del papel, tales como: grapas,
clips, broches, o cualquier otro que ponga en riesgo la integridad del
documento.
 CIERRE, EXPURGO Y FOLIACION DEL
EXPEDIENTE
FOLIACION: Una vez efectuado el expurgo y retiro de los elementos
perjudiciales, se proceder a foliar cada una de las fojas tiles que
conforman el expediente de acuerdo al orden de los documentos de archivo.
Las hojas se foliarn en la esquina superior derecha del anverso y en la
esquina superior izquierda del reverso de cada foja til. Otros soportes que
contengan informacin tambin se foliarn empleando los materiales que
faciliten el proceso. Cuando por necesidades de la unidad administrativa y
basado en la tipologa documental se requiera, podr llevarse a cabo la
foliacin conforme ingresen los documentos. El total de folios se consignar
en el campo de volumen y soporte de la cartula y de la hoja de registro.
 CIERRE, EXPURGO Y FOLIACION DEL
EXPEDIENTE
FOLIACION RECOMENDACIONES:
Se debe foliar con un lpiz de mina negra y blanda HB o B, en forma legible y
sin enmendaduras o con un esfero de tinta negra indisoluble.
Se debe enumerar de manera consecutiva, es decir sin omitir ni repetir
nmeros.
En la cara recta, escribir el nmero en la esquina superior derecha, en el
mismo sentido del texto.
Si existen errores en la foliacin, esta se anular con una lnea oblicua
evitando tachones.
 CIERRE, EXPURGO Y FOLIACION DEL
EXPEDIENTE
FOLIACION RECOMENDACIONES:
No se debe foliar con lpiz de mina roja ya que este color no es capturado,
en la mayora de los casos, por las mquinas reprogrficas
No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar dao
irreversible al soporte papel.
Las radiografas, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares,
deben colocarse en un sobre de proteccin y se har la foliacin al sobre
antes de almacenar el material para evitar marcas, dejando constancia en el
rea de notas del instrumento de control o de consulta del contenido del
sobre: cantidad, tamao, color, ttulo, asunto, fecha y otros datos que se
consideren pertinentes.
 CIERRE, EXPURGO Y FOLIACION DEL
EXPEDIENTE
FOLIACION RECOMENDACIONES:
No foliar con numeradores automticos.
No foliar sobre texto.
No foliar utilizando nmeros con el suplemento A, B, C o bis.
No foliar las pastas, ni las hojas guarda en blanco y foliar fotografas en su
cara recta.
No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos
digitales CDs, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su
existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el rea de
notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar este
material se har la correspondiente referencia cruzada.
 PLANIFICACION DEL ARCHIVO

Se debe establecer una planificacin para:

Instalaciones, mobiliario y materiales de archivo.
Ordenacin fsica de las instalaciones y del mobiliario.
Mtodos de clasificacin y codificacin de los documentos.
Inventario de toda la documentacin guardada.
Lugares de conservacin de los documentos.
Procedimientos de envo y recuperacin de la documentacin.
Sistema de eliminacin de los documentos.
 SALUD OCUPACIONAL

La administracin de un Archivo requiere una

serie de medidas de control que conlleven a
evitar la prdida de documentos y garantizar
la seguridad.
El mayor denominador encontrado en los
archivos son las condiciones desfavorables a
las que estn expuestos, tanto los
documentos como las personales que all
laboran, lo cual, en muchos casos, se derivan
situaciones de riesgos.
 CLASIFICACION DE PELIGROS
QUIMICOS: Material particulado, (polvo, neblinas, fibras y humos) los cuales se
encuentran en cajas, archivadores, legajos.
La falta de oxigeno por encontrarse los archivos en lugares confinados.
BIOLOGICOS: Microrganismos: virus, bacterias, hongos y macrorganismos como
animales roedores y reptiles.
ERGONOMICOS: Carga esttica en cuello, mueca o regin lumbar debido a una
postura forzada, falta de apoyo o realizar desplazamientos inadecuados de carga.
MECANICO: Golpes por desorden.
ELECTRICO: Contacto con corriente elctrica.
SICOSOCIAL: Rutina y monotona, sobrecarga de trabajo por mala organizacin del
tiempo.
FISICOQUIMICOS: Riesgo de incendio o explosin, por encontrarse cerca de
sustancias inflamables.
 RECOMENDACIONES

El personal que tiene acceso al deposito de archivo debe contar

permanentemente con elementos de proteccin mnimos, tales como
tapabocas o mascarillas, guantes, gorros, gafas y batas o mandiles.
La solucin de problemas ergonmicos en los archivos pueden resultar
de tcnicas como un apoyo para los pies a una silla del escritorio, un
sistema adecuado de archivo rodante, sillas ajustables, manejar altura
adecuada en la estantera, etc.
La correcta colocacin de los elementos que configuran una oficina da
lugar a un entorno de trabajo ordenado, cmodo y agradable que a la
vez se traduce tambin en una reduccin de los riegos laborales
potenciales.
Lavado frecuente de manos.
PRESERVACION DE LOS ARCHIVOS

INSTALACIONES FISICAS
La infraestructura deber responder a las condiciones del terreno y a la
carga del edificio, por lo que se deber cumplir con las normas vigentes
de construccin.
Las paredes, pisos y techos debern estar hechos de materiales con una
alta capacitad trmica e higroscpica y con aislantes apropiados al
sistema de construccin.
Debe evitarse la utilizacin de elementos estructurales de madera, por el
riesgo de ataque de ciertas plagas, por requerir constante mantenimiento
y por ser altamente inflamable.
PRESERVACION DE LOS ARCHIVOS

INSTALACIONES FISICAS
En edificios adaptados que cuenten con elementos constructivos de
madera no sustituibles, stos sern consolidados y tratados con productos
ignfugos e insecticidas.
Los elementos estructurales de los depsitos debern proveer cuatro
horas de resistencia al fuego, ya sea que ste se d dentro del depsito o
en reas adyacentes.
Se deber realizar un anlisis de las actividades que en el ejercicio de las
funciones realizarn los funcionarios encargados de la Gestin
Documental y Archivo en cada una de las reas considerando la cantidad
de personas permanentes o espordicas, para as proveerlas de los
materiales, equipamiento y mobiliario adecuado para el buen desempeo
de sus actividades
PRESERVACION DE LOS ARCHIVOS

MEDIDAS DE CONSERVACION PREVENTIVA

Tomar las medidas conducentes, o en su caso informar o gestionar ante
quien corresponda, a fin de que la temperatura se mantenga estable en
un rango de 18 a 20 grados centgrados. La humedad relativa deber
oscilar en un rango de 45% a 60%, dependiendo del tipo de soporte. Para
documentos impresos en papel: 45% a 55%; para el papiro, pergamino y
piel: entre el 50% y el 60%; para los documentos en formato electrnico
(disquetes, CD-ROM, casetes de video, etc.): entre un 30% y un 40%; para
los micro portadores de informacin (microfichas): por debajo de 50%;
para las pelculas de gelatina de plata, el mximo recomendado es de
40%.
PRESERVACION DE LOS ARCHIVOS

MEDIDAS DE CONSERVACION PREVENTIVA

Identificar los factores de riesgo que puedan poner en peligro la
conservacin del acervo documental, sean estos geogrficos, climticos,
humanos o procedimentales, e informarlo a la autoridad que
corresponda.
Verificar peridicamente el perfecto estado de las instalaciones
hidrosanitarias, elctricas y estructurales, as como los mecanismos de
seguridad del edificio, y reportar a quien corresponda cualquier
desperfecto que se detecte.
Verificar peridicamente el sistema de extincin de incendios del
edificio, y en su caso reportar el desperfecto ante la instancia
correspondiente.
PRESERVACION DE LOS ARCHIVOS

MEDIDAS DE CONSERVACION PREVENTIVA

Elaborar un plan de contingencia que involucre la participacin de
archivistas, personal de proteccin civil, personal de seguridad, personal
de mantenimiento e incluso usuarios del archivo. Se debern realizar
simulacros con diferentes supuestos, a fin de que todos los participantes
desarrollen la habilidad para intervenir ante cualquier siniestro.
Dentro del Plan de Contingencia se deber considerar que la prioridad
ms importante ante cualquier desastre ser la seguridad humana,
debiendo ponerse a salvo en primer lugar al personal y los usuarios. Una
vez que no exista riesgo para las personas, el rescate de los acervos y la
rehabilitacin del edificio constituirn la siguiente prioridad.
PRESERVACION DE LOS ARCHIVOS

MEDIDAS DE CONSERVACION PREVENTIVA

Los documentos de gran importancia para la institucin deben ser
identificados con anticipacin a fin de que puedan ser rescatados con
mayor agilidad, entre ellos debe identificarse:
Documentos de archivo de alto valor histrico
Documentos de archivo de alto valor monetario
Documentos de archivo insustituibles o Documentos de archivo
irrecuperables o difciles de recuperar
PRESERVACION DE LOS ARCHIVOS

MEDIDAS DE CONSERVACION PREVENTIVA

Limpiar diariamente el local, el mobiliario y la documentacin.
Fumigar el local por lo menos 2 veces al ao.
Ventilar o airear por medios naturales o mecnicos sobre la base de la
utilizacin racional de puertas y ventanas con el empleo de mquinas
(ventiladores, aire acondicionado, extractores de aire, etc.).
Evitar la incidencia directa o perpendicular de la luz natural o
artificial sobre los documentos.
Prevenir la accin de la contaminacin ambiental.
PRESERVACION DE LOS ARCHIVOS

MEDIDAS DE SEGURIDAD
Las instalaciones de los archivos debern contar al menos con las siguientes
medidas de seguridad:
Sistema de alarma contra incendios.
Extintores contra incendio a base de gas en lugares visibles.
Sealizaciones y rutas de evacuacin para caso de siniestros.
Equipo y material de trabajo para el personal que labore en la unidad.
Entradas y salidas de fcil acceso y evacuacin.
Espacios para la circulacin entre los estantes y manipulacin de las cajas
archivadoras.
Extractores de polvo que faciliten la labor de limpieza del inmueble.
Medidas para el control de plagas, inundaciones y accesos indebidos.
CLASIFICACION DEL ARCHIVO SEGN SU
ORGANIZACION
ARCHIVO CENTRAL QUE ES
Aquel donde se conservan todos los documentos e informaciones de
la empresa.

En grandes y medianas empresa suele ser inactivo, ya que se

encuentran divididas en departamentos y cada uno manejar la
informacin de su competencia
 CLASIFICACION DEL ARCHIVO

ARCHIVO CENTRAL - FUNCIONES

Recibir, clasificar, registrar y distribuir la correspondencia que ingresa.

Actualizar registros de archivos e informar sobre el estado del trmite.

Conservar documentos a travs de medios informticos como la

digitalizacin.
 CLASIFICACION DEL ARCHIVO

ARCHIVO DESCENTRALIZADO
Los que se encuentran distribuidos en los distintos departamentos y
secciones de la empresa.
Archivo de compra
Archivo de venta
Archivo de contabilidad
Archivo de atencin al cliente
 CLASIFICACION DEL ARCHIVO

ARCHIVO DESCENTRALIZADO - FUNCIONES

Coordinar con el rea de Archivo Central (AAC).

Impedir eliminacin de documentos sin previa evaluacin y autorizacin

escrita.

Organizar, clasificar y archivar la documentacin de la unidad.

Llevar inventario de archivos y actualizarlo.

 CLASIFICACION DEL ARCHIVO

DOCUMENTOS ELECTRONICOS
Su contenido se integra en un archivo informtico mediante un
programa de computador, que es generado, transferido, comunicado o
archivado en medios electrnicos, pticos y permite una
representacin material para reproducir las decisiones, voluntades,
exigencias, requerimientos, polticas, etc., de una organizacin o una
persona natural.
 CLASIFICACION DEL ARCHIVO

DIGITALIZACION Y DESMATERIALIZACION DE IMPRESOS

Los documentos electrnicos de archivo forman parte del
Sistema Institucional y del Sistema Nacional. Su metodologa
tcnica se aplica como en los documentos impresos.

La organizacin y gestin de estos documentos tendr los

mismos procedimientos para los documentos de archivo en otros
soportes.
 DESMATERIALIZACION

Es la accin contraria a lo que se dispone en un soporte

material. Es el proceso que realiza la transferencia de la
informacin almacenada en un soporte analgico (como el
papel) a una informacin almacenada en un soporte digital.

Es un proceso de lenta implementacin que asegura la validez

de los documentos digitales.
 DIGITALIZACION

Acceso remoto a travs de gestor Posibilidad de alteracin de la

documental informacin
Integracin de distintas bases de Equipos, sistemas de gestin y
datos repositorios documentales tienen
altos costos
 RECOMENDACIONES

Considerar los costos de cada tcnicas

Tomar en cuenta el tiempo y los recursos necesarios para su

aplicacin

Los documentos histricos tienen tratamiento especial por su

importancia

La desmaterializacin de documentos debe tener respaldo de la

firma electrnica para mantener su validez jurdica

Debe cumplirse el ciclo vital de los documentos

CLASIFICACION Y CODIFICACION
DOCUMENTAL
La clasificacin documental, es una tcnica para identificar y reagrupar sistemticamente los
datos e informaciones similares.

La codificacin, asigna nmeros, letras u otros smbolos a los documentos, para distinguir las
categoras a las que cada uno pertenece y diferenciarlos entre s.
Mtodos que se utilizan:
Alfabtico
Numrico
Geogrfico
Cronolgico

Puede ser con nmeros o letras, o una combinacin de ambas, es decir, alfanumrica.
Matrculas de Automviles.
CLASIFICACION ALFABETICA
Ordena la documentacin de acuerdo con la secuencia alfabtica.
Primer apellido, en caso de coincidir se toma en cuenta el segundo apellido.
Nombres de personas, ciudades, regiones, provincias, empresas, etc.
CLASIFICACION NUMERICA
Utiliza nmeros para ordenar los documentos.
Puede ser consecutiva (por nmero o fecha).
Su ordenacin se basa en nmero, puede ser alfabtica, numrica o alfanumrica.
Un archivador puede llevar un cdigo numrico y su contenido estar clasificado en
forma alfabtica.
Pedidos, facturas, guas de envo y rdenes de entrega.
EMPLEO DE COLORES
Se asocia un color diferente a cada una de las cifras del 0 al 9.
Habr 10 carpetas con colores diferentes, hay que saber que color corresponde a cada
nmero.
Localizarlos resulta muy sencillo, no necesito de idiomas o cdigos para entenderlos.

CLASIFICACION GEOGRAFICA
Ordena la informacin de acuerdo a su localizacin geogrfica.
Clientes, proveedores, etc.
Regin, provincia, municipio y nombre.
Regin, provincia, municipio, calle, nmero y nombre.
Provincia, municipio y nombre.
Regin, provincia y nombre.
Regin, municipio y nombre.
Clientela, listas de direcciones.
CLASIFICACION CRONOLOGICA
Agrupa por fechas de emisin (meses, quincenas, decenas,
semanas, das), de fabricacin, de compra de vencimiento, de
recepcin, etc., de modo progresivo, colocando los ms
recientes y al final los ms antiguos.
MEDIOS MATERIALES DE LOS ARCHIVOS
Elementos fsicos que clasifican y ordenan todos los documentos.
Materiales Fsicos.
Instalaciones de archivo.
Mobiliario.
Accesorios de soporte y conservacin.
Materiales Informticos.
CD O DVD.
Flash Memory.
Disco Duro interno o externo.
Servidores.
 ESTANTERIAS
Son muebles de madera o metlicos compuestos por
baldas regulables, con una zona frontal abierta que
permite la vista de su contenido.
No son aconsejables para archivar documentos
importantes, escrituras, informes, etc.
Tendrn un tamao y diseo de acuerdo con la
estructura del edificio y debern soportar un peso
mnimo de 100 Kg/m lineal.
No debe tener bordes corto punzantes que daen la
documentacin y anclarse al piso con sistemas de
fijacin.
 ESTANTERIAS
No colocar materiales ni cajas en la parte superior de
las mismas.
Dejar un espacio mnimo de 20 cm, entre la estantera
y el muro.
Una distancia mnima de 10 cm. del piso y en la parte
superior dejar una distancia que facilite el acceso a la
documentacin.
La distancia entre cada estantera debe ser de por lo
menos 70 cm con un espacio de circulacin central de
al menos de 120 cm.
Se recomienda que las estanteras sean de lminas
metlicas slidas, resistentes y estables con pintura
anticorrosiva.
 ARMARIOS
Son muebles de madera o metlicos compuestos por
baldas regulables, provistos de puertas que impiden ver
su contenido, salvo que sean de cristal.
Pueden archivarse de forma horizontal, vertical o
lateral.
Protegen los documentos de una mejor manera y
pueden tener cerraduras.
 CONDICIONES DE INFRAESTRUCTURA
Los muros, techos, pisos y puertas deben ser macizos como para aguantar
la humedad y el calor.
Un piso debe soportar una carga mnima de 1200 kgm/m2.
Debe ser de materiales que eviten el polvo y faciliten su limpieza.
Debe evitarse la utilizacin de madera, por el riesgo de ataque de ciertas
plagas, por requerir constante mantenimiento y por ser altamente
inflamable.
Edificios con elementos constructivos de madera no sustituibles, sern
consolidados y tratados con productos ignfugos e insecticidas.
Las estructuras de los depsitos deben proveer 04 horas de resistencia al
fuego, ya sea que este se d dentro del depsito o en reas adyacentes.
ACCESORIOS DE SOPORTE Y
CONSERVACION
Subcarpetas.
Carpetas colgantes o suspendidas.
Carpetas de la A a la Z.
Cajas de la A a la Z.
SUBCARPETAS
Son de cartulina y separan
los documentos dentro de las
carpetas colgantes.

Suelen llevar perforaciones

que facilitan la sujecin de
los documentos.
CARPETAS COLGANTES O SUSPENDIDAS
Son de cartulina con varillas
metlicas o plsticas,
acabadas en forma de gancho
en sus extremos para que
puedan suspenderse, se
colocan con visores para
identificar su contenido en la
parte superior o lateral.
 CARPETAS DE LA A - Z
Son archivadores, de cartn rgido y
pueden ir plastificadas, llevan dos anillas
gruesas que se abren y cierran mediante
una palanca, destinado para documentos
perforados.

Para los documentos que no pueden ser

perforados pueden colocarse en forros o
bolsas de plstico transparente, tambin
pueden usarse separadores.
 RECOMENDACIONES FINALES

1. Establecer programas de seguridad que protejan y conserven los documentos, con

tecnologas que resguarden, administren y conserven los archivos, con medios electrnicos o
informticos, para que sean perdurables en el tiempo.

2. Tendrn validez y eficacia como el documento original, garantizando la autenticidad,

integridad e inalterabilidad de la informacin.

3. La informacin debe tener respaldos a travs de soportes duraderos y de calidad.

4. Los respaldos de los documentos vitales e indispensables, son archivados en diferentes sitios
a los originales con las seguridades del caso.
5. Ningn documento original puede ser eliminado aunque hayan sido reproducidos por
cualquier medio.
 RECOMENDACIONES FINALES

1. Se debe disponer de un depsito de documentos.

2. Se debe contar con un sistema de deteccin y extincin de incendios.

3. Si carecen de espacio fsico, arrendar depsitos mediante contratos, estableciendo clusulas

donde el arrendador se responsabiliza de su custodia y la administracin de la informacin.
4. Limpiar permanente los documentos con aspiradora, nunca con pao hmedo ni plumero y
acondicionar filtros por donde ingresa el aire.

5. Los documentos del Archivo Pasivo deben ser protegidos en cajas especiales de retencin.
Equipos para planos, mapas u otros similares.
 RECOMENDACIONES FINALES

1. Evitar que la ubicacin del archivo est cerca del nivel de las aguas lluvias que puedan
producir inundaciones.

2. Brindar seguridad a las puertas y ventanas de acceso al archivo a fin de evitar el robo
de documentos.
3. La reproduccin de documentos por cualquier medio debe realizarse con personal
autorizado.

4. Al reciclar documentacin, evitar informacin confidencial (copias de cdulas, firmas,

etc.).
 RECOMENDACIONES FINALES

1. La informacin debe mantenerse disponible solo para personas autorizadas.

2. Mantener registro o bitcora de entrada y salida.

3. Se debe establecer mecanismos que permitan acciones de respaldo y recuperacin de

informacin.

4. Establecer contraseas y bloqueos necesarios para acceder a la informacin.

 RECOMENDACIONES FINALES

La informacin debe mantenerse disponible solo para personas autorizadas.

Las manos debe estar completamente limpias.
Manipular los documentos lo menos posible.
No alterar nunca la disposicin original de los documentos.
No colocar nunca los documentos en el suelo.
No doblar, enrollar o realizar pliegues en los documentos.
Volver a colocar los documentos en su posicin de origen.
No marcar los documentos, ni borrar nada en ellos.
Solicitar siempre permiso para sacar copias.
 RECOMENDACIONES FINALES

Al realizar notas del documento, no colocar el papel sobre el

documento.
No comer, beber, ni fumar en las zonas de la documentacin.
Evitar utilizar herramientas cortantes cerca de los documentos.
Contar con la indumentaria para la manipulacin de los
documentos.
Planificar la participacin de las labores de limpieza, fumigacin y
desinfeccin de las reas documentales.