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Sistema de Gestion Documental

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SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

PLANIFICACION Y EVALUACION DETALLADA DE PROYECTOS

PARTICIPANTES
  

ANDERSSON PINTO DICKSON SANQUIZ FERNANDO CAÑIZARES

PUNTOS A TRATAR         DEFINICION SGD DIAGNOSTICO SITUACIONAL RIESGOS ASOCIADOS INVOLUCRADOS CADENA DE VALOR CCAL ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL PROYECTO SISGEDAG .

PUNTOS A TRATAR       MATRIZ DE ACTORES INVOLUCRADOS ARBOL DEL PROBLE ARBOL DE OBJETIVOS ESTRUCTURA ANALITICA DEL PROYECTO MATRIZ DE MARCO LOGICO CONCLUSIONES .

daño o sustracción de información confidencial Seguridad y vigilancia de la información débil Falta de estandarización y de tecnificación .DIAGNOSTICO SITUACIONAL        Problemas de espacio físico Dispersión del fondo documental Logística Diferencia de criterios Riesgo de pérdida.

DIAGNOSTICO SITUACIONAL (Bodega de Documentos) .

DIAGNOSTICO SITUACIONAL (Identificación y Clasificación) .

DIAGNOSTICO SITUACIONAL (Implantación Proyecto Archivo) .

IMPACTO O MAGNITUD • SE CONSIDERO DENTRO DE NIVELES ESTIMADOS COMO GRAVES PARA LA CONTINUIDAD DE LA ORGANIZACIÓN. • • • • TIPOS DE RIESGOS ASOCIADOS OPERACIONALES LEGALES REPUTACIONALES LEGITIMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN .RIESGOS ASOCIADOS NIVEL DE PROBABILIDAD O FRECUENCIA • CALIFICADO MUY ALTO DEBIDO A QUE ERA PRÁCTICAMENTE SEGURA LA OCURRENCIA CONTINUA DE ERRORES.

INVOLUCRADOS GOBIERNO COMPETIDORES PROVEEDORES CCAL MEDIOAMBIENTE CLIENTES EMPLEADOS .

Remesas Familiares BENEFICIARIO S INDIRECTOS LEGITIMOS: • Agencias CCAL • Gerencias Regionales • Unidad de Control y Prevención Contra Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo • Unidad Legal • Gerencia de Auditoría Interna • Oficialía de Cumplimiento • Unidad Validadora de Información • Gerencia de Atención al Cliente. BENEFICIARIOS DIRECTOS / LEGITIMOS: • Unidad de Archivo.: Providencia 096 • Agencias: Proceso de Afiliación. .INVOLUCRADOS BENEFICIARIOS INDIRECTOS ILEGITIMOS: • Coordinación de Control de Operaciones Internacionales • Auditores Externos • Usuarios • Beneficiarios • Gerencia de Talento Humano • Gerencia General • Presidencia • Junta Directiva • Junta de Accionistas • Gerencia de Tecnología • Proveedores de Servicios • Competidores • CADIVI • SUDEBAN.

CADENA DE VALOR CCAL AGENCIAS UNIDAD VALIDADORA DE INFORMACION CONTROL DE OPERACIONES INTERNACIONALE S ARCHIVO GERENCIA DE ATENCION AL CLIENTE .

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA FUNCIONAL DE LAS AGENCIAS GERENCIA DE ATENCION AL CLIENTE GERENCIA REGIONAL COORDINACION ATENCION AL CLIENTE AFILIACION COLOCACION .

ESTRUCTURA DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL FONDO DOCUMENTA L • CCAL SUB FONDO DOCUMENTA L • AGENCIAS SECCION DOCUMENTA L • PROCESOS : • ATENCION AL CLIENTE • AFILIACIO N • COLOCACI ON SERIE DOCUMENTA L • SERVICIOS: • REMESAS FAMILIAR ES • ESTUDIAN TES • JUBILADO SY PENSIONA DOS • CASOS ESPECIAL ES UNIDADES DOCUMENTA LES • COMPLEJAS • INSCRIPCIO N • UNIFICACIO N • ACTUALIZAC ION • SIMPLES • CARTAS DE INSTRUCCIO N • COMPROBA NTES DE PAGO .

PROYECTO SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL Y ADMINISTRACION DE ARCHIVO ARCHIVO GENERAL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL SISGEDAG .

MATRIZ DE ACTORES INVOLUCRADOS PROBLEMAS PERCIBIDOS REQUERIMIENTOS ACTITUDES TEMOR ANTE POSIBLES INCUMPLIMIENTOS LEGALES TRANSPARENCIA 40 % COMPROMISO LINEAMIENTOS ESTRATEGICOS NO ALCANZADOS CONFIABILIDAD 20% DESCONOCIMIENTO DIFICULTADES EN LA VALIDACION DE LA DOCUMENTACION ACCESIBILIDAD 20 % INDIFERENCIA PROBLEMAS DE COMUNICACIÓN E INFORMACION VERAZ COMPARACION 20% INVIABILIDAD LEGAL TECNOLOGIA OPORTUNIDAD .

ARBOL DEL PROBLEMA .

ARBOL DE OBJETIVOS .

ESTRUCTURA ANALITICA DEL PROYECTO .

FIN . imagen corporativa y calidad en el servicio.MATRIZ DE MARCO LOGICO OBJETIVOS Cumplir con las exigencias legales y estratégicas de la empresa INDICADORES Porcentaje alcanzado de la población objetivo Porcentaje de títulos (documentos) solicitados existentes en la colección MEDIOS DE VERIFICACION SUPUESTOS / RIESGOS Conjunto de directrices El interés principal y estándares que miden es lograr satisfacer el desempeño. los requerimientos internos y externos (reguladores) de forma óptima para mantener transparencia.

PROPOSITO .MATRIZ DE MARCO LOGICO Garantizar la confiabilidad. así como. resultados estratégicos no apegados a la planificación realizada. accesibilidad y oportunidad de la documentación e información de CCAL Porcentaje de cumplimiento de objetivos propuestos Implementación de Plan De no ejecutarse los de Acciones Correctivas proyectos dentro de los criterios requeridos se pueden producir sanciones por incumplimiento de la normativa legal.

MATRIZ DE MARCO LOGICO COMPONENTES Elaboración de criterio legal que soporte la viabilidad del proyecto Notificación oportuna a los organismos gubernamentale s Elaboración de estudio de factibilidad técnica operacional Cantidad de notificaciones consignadas ante organismos reguladores Cantidad de respuestas recibidas por organismos reguladores Porcentaje de estudios de factibilidad ejecutados Cumplimiento cuadro de Gantt Estos componentes son los elementos que generan el sustento lógico del proyecto .

MATRIZ DE MARCO LOGICO Evaluación de leyes relacionadas Redacción de minuta o acta informativa y de requerimiento Consignación de escrito a organismos reguladores Evaluación y escogencia de capacidad de la infraestructura a ser utilizada Evaluación y escogencia de capacidad de la tecnología a ser utilizada Evaluación y escogencia del talento humano Redacción de escrito Informes o de notificación y entregables requerimiento elaborados dentro del mes calendario Elaboración de estudio de factibilidad técnica operacional de la tecnología (software) Elaboración de estudio de factibilidad técnica operacional de la tecnología (Hardware) Elaboración de estudio de factibilidad técnica operacional del talento humano Elaboración de estudio de factibilidad técnica operacional de la infraestructura Contrato de servicio de logística con TEALCA Luego de que se concreten cada uno de los pasos de forma eficiente se genera el desarrollo del plan de trabajo que servirá para ejecutar la propuesta ACTIVIDADES .

niveles de usuario.CONCLUSIONES             Promueve un mayor nivel de transparencia Genera valor agregado Sirve de apoyo a procesos medulares de tipo operativo Uso tecnología. . solicitudes de originales e impresiones Aumentando el control interno revisión y validación de documentos y expedientes faltantes Disminución del riesgo operativo. legal. Legitimacion Integración con otras áreas de la empresa Aumentando el resguardo físico Soporte documental digital Rapidez y accesos múltiples desde base de datos centralizada Democratización de la información Mayor conectividad. consultas.

FIN DE LA PRESENTACION .

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