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D IR E C C I N

G E N E R A L

D E L

B A C H IL L E R A T O

COMPONENTE DE FORMACIN PARA EL TRABAJO BASADA EN COMPETENCIA LABORAL

CAPACITACIN

ADMINISTRACIN
4to. Semestre

GUA DE APRENDIZAJE

PRESENTACIN
Para dar continuidad a los trabajos propuestos por la Direccin General de Bachillerato (DGB), en los programas formacin para el trabajo ( Capacitacin de administracin) y con el propsito de dar una respuesta que satisfaga las necesidades de informacin que requieren los estudiantes, la presente gua tiene como propsito acercar a ellos en un solo documento tanto elementos tericos como ejercicios prcticos para dotarlos de los conocimientos que hoy requieren las organizaciones y de esta manera insertarse al mercado laboral conforme a los requerimientos de la globalizacin, o bien, continuar con su formacin profesional.

En este contexto, los docentes del Colegio de Bachilleres de Tabasco (COBATAB), se dieron a la tarea de generar este documento con contenidos propuestos por la DGB y que se encuentran vinculados con las Normas Tcnicas de Competencia Laboral NTCL, del Consejo de Normatizacin y Cetificacin de competencia laboral CONOCER, dando como resultado la generacin de un producto acorde con las tendencias de los sectores de la produccin y del empleo en Mxico.

La gua didctica aporta los elementos necesarios para desarrollar los conocimientos, habilidades, actitudes y valores de los estudiantes, provee de las herramientas para lograr el aprendizaje que se pretende, apoyndolos en su crecimiento y desarrollo.

Por otra parte, no deja de ser tambin un instrumento de gran utilidad para los docentes que imparten la capacitacin en el COBATAB, pues estandariza los contenidos en todos los planteles de la institucin.

Estos trabajos son parte tambin de los esfuerzos que realiza el Colegio de Bachilleres de Tabasco y de los docentes en el proceso de mejora continua, necesarios para elevar la calidad de los servicios que presta como institucin de educacin media superior.

Sabedores de las carencias que puede presentar el documento, hay gran animo y confianza para que en un futuro en base a las experiencias pueda mejorarse.

OBJETIVO

Facilitar a docentes y alumnos herramientas e instrumentos pertinentes que coadyuve al logro de sus competencias; es decir, que sirva de gua didctica al momento que se construye el conocimiento de forma significativa, contextualizada, incorporndole las competencias y normas tcnicas profesionales requeridas por la RIEMS, logrando en los docentes y alumnos sujetos capaces de responder a la demanda y retos que exige la globalizacin econmica en un contexto nacional e internacional.

NDICE
SUBMDULO 3. GENERAR LA COMUNICACIN DE LA EMPRESA DE MANERA MANUAL Y/O ELECTRNICA.
1. ELABORAR LA DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA INTERNA Y EXTERNA. 1.1Principales Conceptos del lenguaje tcnico 1.1.1 Correspondencia 1.1.2 Documento 1.1.3 Registro 1.1.4 Archivo 1.2 Documento 1.2.1 Concepto 1.2.2 Elementos que lo forman 1.3 Tipos de documentos 1.3.1 Textual 1.3.2 Grfico 1.3.3 Numrico

1.4 Redaccin de documentos 1.4.1 Las cualidades del estilo: Claridad, precisin, propiedad, concisin, sencillez y cortesa 1.4.2 Defectos del estilo: Pobreza y vulgaridad. 1.4.3 Barbarismo, pleonasmo, solecismo 1.5 Clasificacin de documentacin interna y externa 1.5.1 Oficio 1.5.2 Circular 1.5.3 Memorndum 1.5.4 Convocatoria 1.5.5 Acta de junta (minuta) 1.5.6 Informes 1.5.7 Carta comercial 1.5.8 Otros 2. PROCESAR LA INFORMACIN PARA LA COMUNICACIN ADMINISTRATIVA INTERNA Y EXTERNA 2.1 Procesar informacin para la comunicacin administrativa interna y externa 2.1.1 Redaccin de oficios de solicitud, remisin, oficio de acuse y oficio de aviso. 2.1.2 Redaccin de acuse con agradecimiento, memorndum, solicitud de constancias y elaboracin de constancia.

2.1.3 Redaccin de circular, redaccin de telegrama, telefonema, carta de, redaccin a las instancias correspondientes.

3. REALIZAR LA GESTIN DE LA DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA INTERNA Y EXTERNA CON LAS REAS CORRESPONDIENTES. 3.1 Gestin de documentacin administrativa. 3.1.1 Concepto de gestin documental. 3.1.2 Desarrollo de la gestin documental. 3.1.3 Propsitos de la gestin documental. 3.1.4 Ventajas de la gestin documental. 3.1.5 Desventajas de la gestin documental. 3.2 Acciones de la gestin de documentos administrativos. 3.2.1 Creacin o recibo. 3.2.2 Clasificacin en un sistema lgico. 3.2.3 Uso y conservacin. 3.2.4 Evaluacin con baja o transferencia como histricos. 3.2.4.1 Documentos administrativos. 3.2.4.2 Documentos intermedios. 3.2.4.3 Documentos histricos 3.3 Gestionar documentacin administrativa interna. 3.3.1 Identificar la documentacin administrativa interna. 3.3.2 Clasificacin de la documentacin por reas de actividad de la empresa. 3.3.2.1 Direccin general. 3.3.2.2 rea de compras. 3.3.2.3 rea de ventas. 3.3.2.4 rea de finanzas. 3.3.2.5 rea de recursos humanos. 3.3.3 Usuarios de la documentacin administrativa interna. 3.4 Gestionar documentacin administrativa externa. 3.4.1dentificar la documentacin administrativa externa. 3.4.1.1 Proveedores. 3.4.1.2 Clientes. 3.4.1.3 Dependencias gubernamentales. 3.4.1.4 Iniciativa privada. 3.4.1.5 Organismos no gubernamentales (ONG) 3.4.2Usuarios de la documentacin administrativa externa.

SUBMDULO 4 CONTROLAR LA INFORMACIN DOCUMENTAL DE LA EMPRESA DE MANERA FSICA O ELECTRNICA.


4. INTEGRA EXPEDIENTES DE MANERA FSICA Y/O ELECTRNICA DE ACUERDO CON LINEAMIENTOS DE LA EMPRESA. 4.1 Importancia y mtodos para el manejo de documentos. 4.1.1 Por que es importante conservar determinadas comunicaciones escritas? 4.1.2. Medio de prueba legal. 4.1.3. Proceso administrativo de la oficina. 4.1.4. Ciclo de vida de un documento comercial. 4.1.5. Importancia del proceso de archivar. 4.1.6. Conceptos bsicos para archivar. 4.2. Equipo y materiales. 4.2.1. Archivadores de correspondencia. 4.2.2. Capacidad de las gavetas. 4.2.3. Ttulos para la gaveta de un archivador. 4.2.4. Gabinetes especiales para un archivo. 4.2.5. Guas. 4.2.6. Ttulos o encabezados de las guas. 4.2.7. Carpetas para archivo. 4.2.8. Preparacin de ttulos para expedientes. 4.2.9. Pc/gavetas. 4.2.10.Tarjeteros y funcin de las tarjetas. 4.2.11. Cedulas de catalogacin. 4.2.12. Tipos de tarjeteros. 4.2.13. Mecanografiados de tarjetas. 4.3. Manejo de la correspondencia y conformacin de expedientes. 4.3.1. Definicin de correspondencia. 4.3.2. Organizacin de la correspondencia. 4.3.3. Recepcin de la correspondencia. 4.3.4. Pasos en el procedimiento de archivos. 4.3.4.1. Inspeccin 4.3.4.2. Clasificacin 4.3.4.3. Codificacin 4.3.4.4. Distribucin 4.3.4.5. Archivo 4.3.5. Conformacin de expedientes

4.4. Reglas de clasificacin alfabtica. 4.4.1. Reglas para clasificar nombres e individuos. 4.4.2. Preferencias para nombres de individuos. 4.4.3. Reglas para clasificar nombres de empresas, instituciones, compaas o sociedades. 4.4.3.1. Reglas generales. 4.4.4. Referencias necesarias en caso no mencionado. 4.4.5. Reglas para clasificacin de instituciones gubernamentales, bancos, escuelas y otros. 4.4.5.1. Instituciones gubernamentales. 4.4.5.2. Reglas generales. 4.4.5.3. Instituciones bancarias. 4.4.5.4. Nombres de escuelas, colegios y universidades. 4.4.5.5. Nombre de asuntos.

CONTROLAR LOS EXPEDIENTES DE ACUERDO CON LOS REQUERIMIENTOS Y LINEAMIENTOS DE LA EMPRESA DE MANERA MANUAL Y/O ELECTRNICA 5. TIPOS DE SISTEMAS DE ARCHIVO 5.1 Sistema Alfabtico 5.1.1 Organizacin 5.1.2 Guas principales 5.1.3 Guas Secundarias y Auxiliares 5.1.4 Expedientes Individuales 5.1.5 Procedimiento para archivar 5.2 Sistema Numrico 5.2.1 Organizacin 5.2.2 Archivo alfabtico y miscelneo 5.2.3 Catlogo auxiliar o ndice de tarjeta 5.3 Sistema de archivo de documentos electrnicos 5.3.1 Qu es un archivo de documentos electrnicos? 5.3.2 Propuesta de programa de intervencin en archivo de documentos electrnicos 5.3.3 Autentificacin 5.3.4 Preservacin 5.3.5 Organizacin 5.3.6 Acceso 5.3.7 Necesidad de un plan director 5.3.8 Ventajas de la digitalizacin de documentos 5.3.9 La Administracin en los documentos electrnicos 5.4 Control de la Comunicacin Escrita 5.4.3 Sistema de cargo 5.4.4 Solicitud de documentos 5.4.5 Registro de salidas de documentos

5.5 Clasificacin de los Archivos 5.5.3 Niveles de archivo. 5.5.1.1 Archivo activo. 5.5.1.2 Archivo semiactivo. 5.5.1.3 Archivo Muerto. 5.5.4 Transferencia y eliminacin de documentos 5.5.5 Mtodos de eliminacin 5.5.6 Recomendaciones finales

5.6 Sistema de archivo de documentos electrnicos 5.6.3 Qu es un archivo de documentos electrnicos? 5.6.4 Propuesta de programa de intervencin en archivo de documentos electrnicos 5.6.5 Autentificacin 5.6.6 Preservacin 5.6.7 Organizacin 5.6.8 Acceso 5.6.9 Necesidad de un plan director

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MDULO 1
APLICA EL PROCESO Y HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVA CON VISIN EMPRENDEDORA.

SUBMDULO 3
GENERAR LA COMUNICACIN DE LA EMPRESA DE MANERA MANUAL Y/O ELECTRNICA.

INTRODUCCIN

Se pretende con este Submdulo el estudio y desarrollo de las funciones de carcter administrativo y de gestin que se realizan en las organizaciones empresariales reflejadas en una serie de procesos de trabajo, as como un desarrollo del alumno en cuanto a la competencia de autonoma e iniciativa personal con el desarrollo de un proyecto de iniciativa emprendedora. Los contenidos abarcan aspectos bsicos de las operaciones realizadas en el mbito de la administracin y gestin. Deben tomar como referencia la realidad empresarial exigiendo, por tanto, una visin totalmente integrada y globalizada de la parte terico-prctica de la materia. Proporcionando una enseanza polivalente que permita al alumno adquirir una capacidad de adaptacin para afrontar los posibles cambios de trabajo y las innovaciones que se produzcan en las formas de organizacin. Una opcin metodolgica puede ser la simulacin de la creacin de una empresa a lo largo del curso cuyo objetivo sea que el alumno adquiera el conocimiento de las diferentes reas de la empresa y las conexiones entre ellas y con el entorno.

MENSAJE PARA EL PARTICIPANTE Nada es eterno, todo cambia, cuntas veces has escuchado esta frase? Seguramente muchas, pero casi nunca prestamos verdadera atencin a lo que significa. El cambio es constante y lo podemos ver en todos los mbitos: economa, ciencia, tecnologa, salud, medicina... la lista es interminable, pero lo importante es adaptarse a esos cambios y no slo verlos pasar. Para adaptarse en un mundo cambiante, sobre todo en el mbito laboral, es necesario ser competente porque de otra forma se corre el riesgo de quedar rezagado. Para satisfacer las necesidades de formacin laboral que en la actualidad demanda el mundo del trabajo, muchas escuelas estn aplicando un nuevo enfoque educativo denominado Formacin Basada en Competencias Laborales (FBCL) con lo que se busca fomentar en los alumnos como tu, diversas habilidades y destrezas que te permitan responder de manera mas adecuada a estos requerimientos. La capacitacin de administracin que se imparte en tu escuela, ha sido transformada de acuerdo a este nuevo enfoque; la conforman 2 mdulos que sern impartidos durante 3., 4., 5., y 6 semestres del bachillerato que ests cursando. Los contenidos de estos mdulos son el resultado de un cuidadoso anlisis realizado conjuntamente con el sector productivo y se han plasmado en los programas de estudios respectivos. La gua de aprendizaje que tienes en tus manos corresponde al primer mdulo que se denomina: Aplica el proceso y herramientas administrativas con visin emprendedora, que se forma de cinco Submdulos, desarrollando en esta parte los primeros dos: Planear Actividades y Asignar recursos y Direccin y Evaluacin del Plan de Accin que propone una nueva administracin con una visin emprendedora. Se busca que de acuerdo al enfoque de competencias laborales, adquieras habilidades relacionadas con la capacidad de organizacin, el trabajo en equipo y la comunicacin efectiva, y desarrolles actitudes de compromiso y responsabilidad. En este proceso es muy importante que te habites a realizar una evaluacin continua que te permitir identificar los avances que has alcanzado as como los aprendizajes que es necesario adquirir o reforzar para llegar a la competencia, la cual podrs demostrar a partir de la presentacin de evidencias de conocimiento (qu conceptos manejas), de desempeo (cmo realizas los procedimientos que se te piden) y de producto (las cualidades que tienen tus productos finales). Esperando que esta gua sea un verdadero apoyo para ti.

LAS NORMAS EDUCACIN

TCNICAS

DE

COMPETENCIA

LABORAL

EN

LA

Como se mencion anteriormente, las constantes transformaciones que se estn registrando en la organizacin del trabajo han provocado cambios importantes respecto a los requerimientos de las empresas para contratar a sus trabajadores. Con este propsito, desde hace algunos aos grupos de empresarios, sindicatos y maestros, representantes de los diferentes sectores de la economa del pas, se reunieron para definir las habilidades y conocimientos mnimos que debera poseer un trabajador para desarrollarse exitosamente en el mundo laboral. Estas habilidades y conocimientos (calificaciones) se expresan en documentos denominados Normas Tcnicas de Competencia Laboral (NTCL). Una NTCL est dividida en Unidades de competencia y stas en Elementos de competencia, de tal forma que un trabajador puede cumplir con los criterios que se establecen en todas sus Unidades por lo que se dice que posee la calificacin completa, o cumplir slo con algunas de estas Unidades. Es claro que las escuelas deben formar a sus estudiantes para dar respuesta a estas demandas, por ello, la Secretara de Educacin (SE) est llevando a cabo un proyecto muy importante para transformar sus programas de estudios denominada Reforma Integral de Educacin Media Superior (RIEMS) bajo la modalidad de competencias: genricas, disciplinares y profesionales, considerando los requerimientos definidos en las NTCL. Tu escuela no es ajena a este proceso y por esa razn est ofreciendo algunas capacitaciones con el nuevo enfoque de competencias laborales. La capacitacin de administracin que ests cursando se dise tomando como referente la Norma de Competencia Laboral Institucional, esto quiere decir que fue elaborada por especialistas del sector educativo y productivo.

CONOCE LA GUA

BLOQUE I: Elaborar la documentacin administrativa interna y externa.


1.1.- PRINCIPALES CONCEPTOS DEL LENGUAJE TECNICO. Correspondencia Documento Registro Archivo. El lenguaje: Medio de expresin del pensamiento. Empleamos el lenguaje para comunicar nuestras ideas. Cuando ordenamos sus elementos, armnicamente coordinados, para dar forma a un pensamiento con un determinado propsito, componemos, literariamente hablando. 1.1.1 Correspondencia. 1.-La correspondencia es uno de los gneros de la composicin que se emplea para exponer en forma escrita, los trmites que se desarrollan en el comercio y en las dependencias oficiales. 2.-La correspondencia es el gnero de composicin que comprende las distintas formas de comunicacin escrita en los trmites mercantiles y oficiales. Facilita la clasificacin de los documentos; gana la simpata de nuestros corresponsales, y asegura el xito de las empresas. De ah su innegable importancia, y el lugar preferente que seala la enseanza comercial. Clasificacin de la correspondencia: Comercial: Es la que abarca todos los trmites relacionados con los negocios. Oficial: Se utiliza para las comunicaciones escritas de las oficinas gubernamentales y empresas estatales. Particular: Trata los asuntos personales que estn relacionados con el cargo que se desempea. Privada: Se relaciona con los asuntos familiares, afectivos o sociales. Actividades: Dentro del parntesis, escriba la letra que identifique el tipo de correspondencia a que se refiere cada prrafo. A) Comercial, B) Oficial, C) particular, D) Privada.

) Las mercancas de su pedido 584 sern remitida el lunes prximo.

( ) Por instrucciones del C. Oficial mayor, todos los reportes se acompaarn con copia para acuse de recibo. ( ) Te agradecer que me comuniques cuando llegars a esta ciudad

( ) En el departamento de educacin vial se recibieron varias solicitudes para que, proporcionen instructores en escuelas de la delegacin Benito Jurez ( ( ( ( ( ( ) Agradezco su amable felicitacin con motivo de mi ascenso en la empresa ) El C. Lic. Blas Mendieta solicita una audiencia con el director de petrleos mexicanos ) Recibe mi sincero agradecimiento por el presente que me enviaste ) Me agradara mucho colaborar en el proyecto de ampliacin de nuestra empresa ) Ya hemos abonado a su cuenta los $750.00 que nos envi ayer ) Me complacera que te hospedaras con nosotros cuando vengas a Guadalajara.

1.1.2.- Documento: Un documento es toda aquella informacin contenida y registrada sobre cualquier soporte material y que es producido, recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades. Es, por tanto, un testimonio de la actividad humana. Los documentos pueden ser textuales (manuscritos, mecanografiados o impresos), iconogrficos (mapas, planos, dibujos, fotografas, diapositivas, etc.), sonoros (discos, cintas magnetofnicas, discos compactos), audiovisuales (cintas de video, pelculas cinematogrficas), electrnicos (disquetes, CD.ROM, bases de datos, etc.), virtuales (webs, blogs, etc.), y cualquier otra propuesta que el avance tecnolgico pudiera plantear en el futuro. 1.1.3.- Registro. Encontramos para estos trminos dos significados: Libros u otros medios.- donde ser anotada y referida toda la documentacin de entrada y/o salida que tiene lugar.

La finalidad bsica del registro en trminos generales es el control de todos los documentos que entran y/o salgan en los diferentes rganos de la entidad. Clases de registros: Registro general: _ Es el registro de la correspondencia. Consiste en anotar toda comunicacin tanto de entrada como de salida que se establezca con el exterior, puede ser de dos tipos: Registro general de entrada .- Se har el correspondiente asiento de todo escrito que se reciba y se pueden utilizar los procedimientos: De registro nico.- Un libro para los diferentes departamentos de un mismo rgano. De registro mltiple.- Un libro por cada departamento de la misma entidad que reciba correspondencia. Registro general de salida.- Se anotar la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros rganos o a particulares. Pueden utilizarse procedimiento de registro nico o mltiple. Registro auxiliar.- Los rganos administrativos podrn crear en las unidades administrativas correspondientes de su propia organizacin otros registros con el fin de facilitar la presentacin de escritos y comunicaciones. Dichos registros sern auxiliares del registro general, al que comunicarn toda anotacin que efecten. Registro de archivo.- para inscribir todos aquellos documentos que han sido archivados Contenido de los registros: Numero de inscripcin. (Orden temporal de recepcin.) Epgrafe expresivo de la naturaleza del documento. Identificacin del interesado. Funciones: Todo documento que entre o que salga de la Administracin deber ser registrado para que quede constancia de su entrada o salida. El registro cumple fundamentalmente la funcin de facilitar la localizacin de un determinado escrito o documento adems de: Dar testimonio de que un documento ha pasado o no por la entidad en cuestin. Conocer el destino final de un documento (s ha sido destruido o archivado).

Localizar el lugar concreto donde se halla el documento o escrito. Conocer los datos ms significativos de un documento sin necesidad de consultarlo directamente ya que el registro queda anotados stos. 1.1.4.- Archivo. Conjunto de documento debidamente clasificado y registrado para su fcil consulta. Forma en que se organizan los archivos: A) Archivos centrales.- Contiene toda la documentacin de la empresa, es decir que existe una oficina un departamento desde el cual se da el servicio de archivos a todas las dems dependencias. En este caso los empleados que ah trabajan se dedican exclusivamente a labores de archivo. B) Archivos locales.- Los que se organizan en cada uno de los departamentos de la empresa, as los documentos que contienen informacin tratan exclusivamente asuntos de departamento, en caso los empleados llevan a cabo las labores del archivo como un complemento de sus responsabilidades generales. Por los asuntos que tratan A) Archivo en tramitacin.- Los que contienen documentos cuyo asunto esta en proceso, por ello la consulta es frecuente hasta la conclusin del mismo. Los archivos en tramitacin pueden ser tanto centrales como locales. B) Archivos generales y definitivos.- Los que contienen documentos concluidos en su tramitacin Por la documentacin que contiene. A) Archivos oficiales.- Se forman con documentos de instituciones pblicas o gubernamentales. B) Archivos especiales.- contiene documento de instituciones privadas o de empresas mercantiles. C) Archivos particulares.- Contienen documentos personales o de familia. Por su destino. A) Archivo pblico.- los que pueden ser consultados por las personas que lo requieran si llenan ciertos requisitos. B) Archivos privados o limitados.- Los que pueden consultar nicamente funcionarios o empleados de la institucin a la cual pertenece.

C) Archivo secreto.- Los que, por la naturaleza de la documentacin que contiene solo pueden consultar los dueos de lo mismo, o funcionarios designados para el efecto. Por el mtodo que se emplea en su manejo. A) Archivo de mtodo directo.- aquellos en donde se puede acudir a consultar los expedientes sin necesidad de revisar antes ndices o catlogos. B) Archivo de mtodo indirecto.- Los que para localizar los expedientes se requiere la consulta de catlogos o ndices. Ejercicios: Clasifique los documentos o archivos que aqu se mencionan en el grupo correspondiente: 1.- El informe del presidente de la republica

2.- Los documentos que deben archivarse en el departamento de contabilidad

3.- Una carta de Ricardo Mndez, para sus paps

4.- El expediente de una auditora practicada en almacenes Ruiz hace dos aos

5.- Las publicaciones periodsticas con que cuenta la Hemeroteca Nacional

6.- Una solicitud de crdito presentada ayer

7.- El archivo de la Casa Olmedo, que es una empresa particular

8.- El testamento de una persona, cuyos herederos aun no se conocen

9.- Los expedientes que estn bajo la vigilancia de una persona dedicada exclusivamente a las labores de esa oficina

10.- Documentos que solo pueden consultar el gerente y su secretaria

1.2. DOCUMENTO 1.2.1. Concepto de documento: Para la Real Academia Espaola documentar significa "probar documentos", al mismo tiempo define como documentos "un escrito o cualquier otra cosa que pruebe o acredita algo". Este seria le Concepto general de documento. La Ley de Patrimonio Histrico Espaol define el documento como "toda expresin en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresin grfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soporte informticos. Desde el punto de vista administrativo, documento seria toda informacin o hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar o acreditar algo. Tendrn la consideracin de documento pblico administrativo los documentos vlidamente emitidos por los rganos de las Administraciones Pblicas. Cada Administracin Pblica determinar reglamentariamente los rganos que tengan atribuidas las competencias de expedicin de copias autenticas de documentos pblicos o privados. Las copias de cualesquiera documentos pblicos gozarn de la misma validez y eficacia que estos siempre que exista constancia de que sean autnticas. El documento oficial rene, en general, las mismas caractersticas que los dems documentos aunque con algunas salvedades: En ellos se establece una relacin entre las personas fsicas o jurdicas con la Administracin Pblica o de diferentes organismos pblicos entre s. La mayora de estas relaciones se realizarn a travs de unos impresos ya preestablecidos o normalizados; Ha de quedar constancia de la fecha de recepcin del documento.

En relacin con la incorporacin de medios tcnicos el art.45.1 L.R.J.A.P. y P.A.C. seala que la Administraciones Pblicas impulsarn el empleo y aplicaciones de las tcnicas y medios electrnicos, informticos y telemticos, para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias, con las limitaciones que a la utilizacin de estos medios establecen la C.E. y las leyes. Como se desprende de lo visto hasta ahora, el soporte material puede ser muy variado y cada vez con ms frecuencia se utilizan los soportes audiovisuales, grficos, informticos, nos centraremos en el documento escrito que sigue siendo el ms utilizado y el que con ms frecuencia vamos a manejar. El documento, al mismo tiempo que fuente de informacin, se reconoce legalmente como prueba de que un acto ha sido o no ejecutado, aunque no todos los documentos se encuentran regulados adecuadamente. Impreso y documento: Impreso sera un formulario en el que encontramos algunas partes ya cumplimentadas (datos fijos o comunes) y otras en blanco (datos variables) en los que se demandan datos especficos a cumplimentar por el interesado. El impreso sera el soporte del documento escrito. Una vez que ste ha sido cumplimentado, firmado y sellado por el rgano competente adquiere la consideracin de documento. Aunque los tipos de impresos son muy variados, segn la finalidad que cumplan y el organismo que los emita, stos deben reunir unas caractersticas bsicas. Entre otras, las siguientes: Homogeneizacin en cuanto a tamao y contenido. Debe facilitar su cumplimentacin por parte del interesado. Para ello los impresos cuentan con instrucciones generalmente al dorso, que explican el modo de cumplimentarlos simplificando la tarea al mximo. Facilitar el anlisis de datos a la persona encargada, mediante la ubicacin de cada dato concreto en el mismo lugar en todos los impresos. La calidad del papel depender de su finalidad o destino; as los impresos a los que se prev una vida larga son de una calidad superior que la de aquellos cuya vida se prevea corta o sean para un solo uso. En relacin con la calidad tambin se tendr en cuenta si estos son para uso externo o interno; en el primer caso requerirn de mayor calidad y de una presentacin ms esttica.

Cuando un impreso conste de varias copias, stas sern de diferentes colores para evitar errores en la entrega de los mismos (al interesado, a la administracin, etc.) y facilitar la clasificacin en su caso. 1.2.2. Elementos que lo forman: El contenido, aunque muy diferente segn la finalidad que cumpla, constar bsicamente de: Parte superior o encabezamiento: figuran los datos relativos a la definicin del impreso; un nmero de referencia correlativo que permitir su identificacin; identificacin del organismo que lo emite; instrucciones: pueden ir en el encabezamiento y en caso de que san muy extensas se recogern al dorso. Parte central o cuerpo: est directamente relacionado con la finalidad con la que ha sido elaborado el informe. Contienen los datos a cumplimentar por cada interesado y referidos directamente con el asunto de que tratar el impreso (por ejemplo solicitud para acceder a pruebas de oposicin, declaracin del I.R.P.F....) Parte inferior o pie: incluye: la fecha en le que fue cumplimentado; la firma del interesado; el sello del organismo que recibe el impreso. Los documentos sern objeto de normalizacin, para que cada serie o tipo de los mismos obedezcan a iguales caractersticas o formato, facilitando al mismo tiempo las tareas de archivar, clasificar, extraer datos, mecanizacin e informatizacin, etc. El nmero de documentos oficiales es muy amplio, y pueden ser dirigidos desde la Administracin a los particulares y al contrario.

1.3 TIPOS DE DOCUMENTOS 1.3.1 TEXTUAL Un documento es un instrumento de trabajo constituido en funcin del receptor, del emisor y del contexto. Estas tres variables en forma conjunta, combinadas o aisladamente, determinan la perspectiva del texto en cuanto a los tipos de mensajes, la cantidad de informacin y la forma que asumen en cada caso. El documento puede ser cerrado o abierto. En cada caso estar estrechamente vinculado a la concepcin pedaggica que se sustente, a la especificidad de la disciplina, a las caractersticas de los contenidos as

como al tipo de signos y la organizacin que requieran para articularse en uno o varios canales, o que se integren todos ellos en uno slo. Un documento textual cumple las siguientes funciones: 1. Comunicativa, establece una forma y un estilo de comunicacin entre emisores y receptores. 2. Informativa, con todo lo que supone de discriminacin y de seleccin. 3. Organizativa y estructural del aprendizaje. 4. Orientativa en la elaboracin de conocimientos que pueden adquirirse dentro o fuera de un marco institucional. Un documento es un medio que permite establecer una relacin comunicacional entre emisor y receptor y, para ello, se requiere que el repertorio de signos utilizados sea comn para ambos. Richadeau afirma que se retienen mejor las informaciones que se pueden visualizar porque de todas las formas de memoria (visual, auditiva, olfativa, tctil) la memoria visual es la que resulta ms eficaz. Un documento puede estar conformado por signos icnicos, acsticos y lingsticos. Estructura y documento textual. Estas consideraciones previas nos permiten delimitar que los documentos didcticos no se refieren exclusivamente al medio impreso, sino a los soportes, que conservan datos de diferente naturaleza. La realizacin de un documento textual puede utilizar diferentes canales para transmitir informacin. Cuando a un slo canal se lo considera como una memoria concluida enteramente descomponible en elementos que constituyen su contenido informativo, decimos que se enuncia toda la informacin que contiene y la lectura o anlisis de ese canal tiende a consumir su entropa. Esa transaccin de informacin, normalmente, no es coincidente y el receptor debe recorrer varias veces el canal para la descodificacin de sus mensajes. Desde esta perspectiva, el documento didctico implica el concepto de estructura de la comunicacin en la relacin emisor-mensaje-contexto, mensaje-receptor-contexto. Para Piaget "una estructura es un sistema de transformaciones que entraa unas leyes en tanto que sistemas y que se conserva o enriquece por el mismo juego de sus transformaciones". 1.3.2 GRAFICO PRESENTAR DATOS EN UN GRAFICO. En Office Word incluye muchos tipos distintos de grficos que puede utilizar para informar a su audiencia acerca de los niveles de inventario, los cambios organizativos, las cifras de ventas, etc. Los grficos estn totalmente integrados con Office Word 2007. Al instalar Excel, podr crear grficos de Excel en Word haciendo clic en el botn

Grfico de la cinta de opciones (ficha Insertar, grupo Ilustraciones) y, a continuacin, utilizar las herramientas de grficos para modificar o dar formato al grfico. Los grficos creados se incrustarn en Office Word 2007, y los datos de dichos grficos se almacenarn en una hoja de clculo de Excel que se incorporar al archivo de Word. Tambin puede copiar un grfico de Excel en Office Word. Cuando se copia un grfico, ste puede incrustarse como datos estticos o vincularse al libro. Si dispone de un grfico vinculado a un libro al que tiene acceso, puede especificar que cada vez que se abra dicho grfico compruebe automticamente la existencia de modificaciones en el libro vinculado. Puede agregar un grfico a un documento de una de estas dos maneras: Puede insertar un grfico en el documento . Cuando se incrustan datos de un grfico de Excel en Word, dichos datos se editan en Office Excel, y la hoja de clculo se guarda con el documento de Word.

Puede pegar un grfico de Excel en su presentacin y vincularlo a los datos de Office Excel 2007 Cuando se copia un grfico de Office Excel 2007 y se pega en un documento, los datos de dicho grfico se vinculan a la hoja de clculo de Excel. sta es un archivo independiente y no se guarda con el documento de Word. En este caso, debido a que la hoja de clculo de Excel no forma parte del documento de Word, si desea cambiar los datos del grfico deber modificar la hoja de clculo vinculada en Office Excel 2007. Un grfico en Word que contiene datos de ejemplo de una hoja de clculo de Excel. Estadsticas que podamos vincularlo con algn documento.

1.3.3. NUMERICO El archivo numrico consiste en la ordenacin de documentos de acuerdo con nmeros de cdigo, que pueden ser asignados por el empleado del archivo o puede formar parte del mismo documento, como el nmero que aparece en un cheque o una factura. Los sistemas numricos son INDIRECTOS, es decir, que primero se requiere buscar en un catlogo auxiliar o ndice de tarjetas para poder localizar rpidamente el documento. Algunas empresas tienen preferencia por el sistema de archivo numrico y le conceden ventajas, como son las siguientes: 1. Permiten una rpida identificacin en secuencia de los documentos. Una vez que han sido codificados numricamente son fciles de archivar y encontrar. 2. Permiten una expansin conveniente, porque los nmeros no tienen limite.

3. Existe permanente y amplia oportunidad para hacer las referencias necesarias y localizar con rapidez un documento, ya que sta es la finalidad de un buen sistema de archivo. El catlogo auxiliar o ndice de tarjetas alfabticas, adems de ser una referencia para el archivo numrico, permite que en l se anoten todos los nombres de los corresponsales o asuntos que se manejan en una empresa 1.4 REDACCION DE DOCUMENTOS 1.4.1 LAS CUALIDADES DEL ESTILO Y SUS DEFECTOS La habilidad para redactar tiene como base fundamental el estilo de quien escribe: Entendamos como estilo la manera de expresar los pensamientos. El estilo no slo existe en la exposicin de ideas, sino tambin en varias manifestaciones del ser, como el vestir, el caminar, el rer y muchas ms que son propias de la personalidad. La redaccin debe integrarse con expresiones que sean fcilmente comprensibles, tanto para un erudito como para quien carezca de la ms elemental cultura. Para redactar de manera clara basta con organizar las ideas, para que stas logren el propsito del corresponsal. En la redaccin de documentos es necesario prescindir de expresiones innecesarias, que slo confunden y propician la prolijidad. Apegarnos a ciertas normas que llamaremos cualidades del estilo, nos capacitar para lograr el propsito de estas lecciones: redactar correctamente. En orden de importancia, las cualidades del estilo y sus defectos son: Cualidades: Claridad Precisin Propiedad Concisin Sencillez Cortesa CLARIDAD La claridad consiste en la expresin clara, lgica y natural que permite captar las ideas inmediatamente. Defectos: Obscuridad Imprecisin Impropiedad Prolijidad Afectacin Descortesa

El defecto de esta cualidad es la anfibologa, conocida tambin como obscuridad, la cual propicia confusin en las ideas. Para escribir con claridad es necesario considerar los conceptos siguientes: a) Evitar ambigedad, la cual consiste en la exposicin de ideas que pueden ser interpretadas en diferentes formas. Ejemplo: (Con ambigedad) Lo atender con gusto cuando llegue a la oficina. (Quien llegar y a qu oficina) (Con claridad) Personalmente lo atender cuando usted llegue a mi oficina. b) ordenar los elementos de las frases y oraciones que integran una clusula. La frase es una expresin que no tiene verbo conjugado. Ejemplo: El palacio de los deportes en la ciudad de Mxico. La oracin contiene, en su orden natural, sujeto, verbo y complemento. Ejemplo: El seor Ramrez solicito una cotizacin. Sujeto verbo complemento La clausula contiene frases y oraciones relacionadas con la idea principal. Ejemplo: Los buenos clientes merecen una especial atencin, por eso nuestra empresa les proporciona estmulos que acrecientan su inters por adquirir nuevos productos. c) Emplear el hiprbaton correctamente: El hiprbaton es una figura de construccin que permite alterar el orden natural de los elementos que forman la oracin; no debe aplicarse cuando slo hace confusa la idea. Ejemplo: (Orden natural) Me complace felicitarlo por su merecido ascenso. (Con hiprbaton) Por su merecido ascenso, me complace felicitarlo. (Confuso) Lo felicito por su merecido ascenso que me complace. d) evitar expresiones innecesarias, que no aclaran las ideas y s las confunden.

Ejemplos: (Incorrecto) La mercanca que le remit, segn sus instrucciones, aunque an no recibimos el pago correspondiente, acusa un pequeo incremento en su precio; le agradeceremos su consideracin al respecto, ya que, como usted comprender, hemos resentido un considerable aumento en los costos de produccin y en la materia prima. (Correcto) La mercanca que le remit acusa un pequeo incremento en su precio, debido al considerable aumento en los costos de produccin y en la materia prima. PRECISIN Esta cualidad nos ensea a expresar las ideas completas para que, al leerlas, se tenga una clara nocin sobre los propsitos del escrito. El defecto correspondiente a esta cualidad es la imprecisin. Podemos ser claros, pero no precisos, como en el ejemplo siguiente: Llegue. (Esta expresin es clara pero no precisa) Llegue muy tarde. (Se precisa un poco ms la idea) Ayer llegue muy tarde a mi casa, debido a una descompostura del autobs. (La idea ahora si es clara y precisa) Podemos apreciar que cada elemento incluido en la idea principal, mas la precisa y determina, cuanto ms la ampla y la complementa. Ejemplo: Un empresario requiere de los servicios de un contador; para tal fin, se inserta un anuncio en prestigiado peridico de esta ciudad. Se reciben varias solicitudes, de ellas analizaremos las siguientes: Estimado seor Bolaos: Me enter de que necesita los servicios de un contador por lo que me dirijo a usted para aspirar a ese trabajo, con la certeza de que procurar no defraudar la confianza que en m deposite. Mucho agradecer me comunique su decisin al telfono 397-84-86, con la brevedad posible. Atentamente. La comunicacin es clara, se desea obtener el empleo de contador, pero no contiene la precisin necesaria que refuerce esa intencin. Veamos el tema corregido:

Ayer, en el peridico X me entere que usted solicita un contador. Hace cuatro aos egrese de la UNAM al finalizar mi carrera de licenciado en contadura; eh prestado mis servicios en dos importantes empresas de esta capital, de ella anexo los datos necesarios seguro de que aportarn las referencias que me avalen como persona trabajadora y honesta. Tengo la certeza de que la experiencia adquirida durante esos aos me ayudara para desempear con eficacia el trabajo que se me encomiende. Mucho agradecer anote usted los nmeros 397-84-26, correspondientes al telfono donde espero tener el gusto de contestar cualquier llamado que se relacione con m solicitud. Muy atentamente.

PROPIEDAD El propsito de esta cualidad es que nos expresemos correctamente, usando las palabras con su verdadero significado y agrupndolos con apego a las normas gramaticales. El defecto correspondiente a esta cualidad es la impropiedad, la cual asimilamos no solo por la corrupcin que del idioma hacen los amigos que estn en onda, segn su propia manera de hablar, sino tambin por los medios de difusin: radio, peridico, televisin, que tiene el primer lugar en confundir las palabras. Un locutor a quien consideraba culto, dijo en cierta ocasin: Es eminente la intervencin de las fuerzas multinacionales en . Busque el significado de la palabra eminente y escriba su opinin sobre la frase citada. Eminente: ________________________________________________________ Opinin: _________________________________________________________ Para lograr la propiedad es necesario evitar los barbarismos, los pleonasmos y los solecismos. CONCISION Cualidad de suma importancia en la redaccin comercial, pues permite expresarnos con la menor cantidad posible de palabras evitando esfuerzos innecesarios y propiciando ahorro de tiempo, que bien puede emplearse en la resolucin de otros asuntos. Pngase especial atencin para no caer en el laconismo, que solo es eficaz en las comunicaciones telegrficas. Emplea preferentemente en la redaccin de telegramas consiste en la emisin de palabras qu fcilmente se sobreentienden- elipsis_ El defecto que se contrapone a esta cualidad es a prolijidad. Ejemplos: redaccin con estilo lacnico: Espranos maana 18 horas terminal ADO (6 palabras) Uso de pronombres enclticos

Me dijo que e enviara la ltima cotizacin (4 palabras) SENCILLEZ Cualidad que nos ensea a expresar nuestras ideas de manera natural sin emplear trminos rebuscados. Una comunicacin escrita debe ser fcil comprensin para quien la lea; desechemos las expresiones afectadas, no por impropias, sino por adaptarse de la expresin natural que entiende tanto el erudito, como el que posee escasa cultura. El defecto correspondiente a esta cualidad es la afectacin. La redaccin basada e la sencillez, expone con claridad la comunicacin, de ah su importancia al redactar cartas comerciales; sin embargo, es aconsejable adecuar nuestros escritos la naturaleza de nuestro corresponsal ; para lograrlo, deberemos analizar sus cartas con el fin de expresarnos en su nivel; como dijo socrates: hay que hablar en zapatero y en filosofo con el filosofo. Ejemplo: Su precaria salud es la causa de su vehemente deseo por acumular un gran caudal. Con sencillez Su grave enfermedad es consecuencia de su terquedad por reunir una gran riqueza CORTESA Cualidad que nos distingue con nima, capaces de infundir sentimientos de afecto o respeto, segn el trato obligado en las relaciones sostenidas con nuestros corresponsales. El defecto correspondiente a esta cualidad es la descortesa. La CORTESA es la redaccin es como la sonrisa en un corresponsal, de ah que denote afecto y calor en la natural frialdad de un escrito. Exagerar la cortesa puede ser perjudicial, pues e nos tomara como aduladores esto puede afectar nuestra dignidad. un proveedor se dirige a un cliente: Estimado seor Fernndez El da x tuvimos el gusto de recibir su pedido 385 , en el nos comunica la urgencia de recibir las mercancas de inmediato ,pero deficiencia en el transporte nos impidieron cumplir con sus instrucciones. Con toda seguridad efectuaremos la remisin pasado maana; mientras tanto, hemos de agradecer su amable consideracin por la demora involuntaria de nuestra parte.

1.4.2 DEFECTOS DEL ESTILO Adems de la correcta aplicacin de las cualidades del estilo, debemos empearnos .En desterrar la pobreza y la vulgaridad ya que demeritan las comunicaciones. LA POBREZA: consiste en la escasez de vocabulario, la cual propicia la repeticin de Palabras iguales en un prrafo; tambin se empobrecen el estilo con el empleo de termino Muy trillados o muy comunes entre familiares y amigos. Recursos que proporcionan un notorio incremento lexicolgico. a) b) c) d) EL hbito de la lectura. La investigacin de significados en palabras desconocidas. La memorizacin paulatina de nuevos trminos D El estudio y la prctica de los homfonos y los sinnimos.

VULGARIDAD La expresin vulgar es producto de falta de cultura y de lxico en las, personas por eso la encontramos preferentemente en estratos sociales muy marginados. Lo grave de este lenguaje consiste en la imitacin, que por gracia o por chiste se hace con estas aberraciones del idioma. La vulgaridad puede ser de expresin y de pensamiento Vulgaridad de expresin Consiste en la falta de ennoblecimiento de las expresiones, se puede corregir cambiar las palabras vulgares por otras que tengan propiedad. Ejemplo incorrecto: -Ayer me fue de la patada en la chamba. Ejemplo correcto: -Ayer tuve problemas en el trabajo Vulgaridad de pensamiento No consiste en las palabras empleadas, sino en el sentido conque se expresan, convirtindolas en dardos que hieren la susceptibilidad de quien recibe la comunicacin. Ejemplo incorrecto -atenderemos su asunto pero a su debido tiempo, pues no trabajamos solo para usted. Ejemplo correcto: Con gusto atenderemos su asunto cuando le corresponda su turno.

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Actividades de aprendizaje: Los Estudiantes leen y analizan de forma individual las diferentes cualidades del estilo y sus efectos y los elementos que lo componen. En equipo elaboran cuadro comparativo para analizar la importancia de los elementos y cualidades que la componen. En equipo de trabajo presentaran su producto, exponiendo las cualidades del estilo y sus efectos. 1.4.3 BARBARISMO Consiste en pronunciar o escribir mal las palabras, debido al desconocimiento del lenguaje. Ejemplos: Eminente Garraspear Dilates Trajistes Toriar por por por por por enminente carraspear demores trajistes torear frustrar inagurar bacalao sermonear diferencia por frustrar por inaugurar por bacalao por amonestar por diferencia

Tambin se considera como barbarismo el empleo de palabras extranjeras, cuando de llas existe su equivalente en espaol. Debes lavar el piso del garaje - Debes lavar el piso de la cochera. Asist a la premier de esa obra - Asist al estreno de esa obra. Pleonasmo Consiste en la repeticin de voces con la finalidad de infundir ms fuerza a la expresin, slo en este caso puede admitirse. Ejemplos de pleonasmo Lo vi con mis ojos Lo escuche de su boca. ejemplo de repeticin - un uero en una ua Camin por su propio pie.

SOLECISMO Consiste en la falta de sintaxis, es una de las cuatro partes en que se divide la gramtica; ensea a coordinar las palabras que integran las oraciones. Ejemplos: Es de aqu donde termina mi propiedad (incorrecto)

Es hasta aqu donde termina mi propiedad (correcto) Se vende ropa de caballero (incorrecto) Se vende ropa para caballero (correcto)

Ejercicio 5 1. identifique con B los barbarismos, con P los pleonasmos y con S los solecismos. ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ) Mirar con mirada penetrante. ) Pastillas para el mareo. ) Un lapso de tiempo. ) Aunque me forces, no lo har ) Trabaj parado durante todo el turno. ) Al fin encontr quien finance mi proyecto. ) Desayun por la maana. ) Sal en direccin a Toluca. ) Est muy lujoso este bar. ) Firm la carta de mi puo y letra.

2. Identificados los errores, proceda a su correccin. Actividades de aprendizaje: Los Estudiantes leen y analizan de forma individual las diferentes cualidades del estilo y sus efectos y los elementos que lo componen. En equipo elaboran cuadro comparativo para analizar la importancia de los elementos y cualidades que la componen. En equipo de trabajo presentaran su producto, exponiendo las cualidades del estilo y sus efectos.

CONTEXTUALIZACIN 1.5.1 OFICIO Viene del Latn OFFICIUM, es un documento de carcter oficial que se utiliza para establecer comunicacin entre las instituciones estatales y particulares. El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de ms alta jerarqua. Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir informacin, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos administrativos. rea de Difusin El oficio de define en dos niveles: A nivel externo: (fuera de una institucin) establece comunicacin con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquellos que ocupan cargaos directivos. A nivel interno: (dentro de la institucin) enlazan a los que desempea funciones de direccin dentro de una entidad o institucin. Facultad para Firmar Oficios Los oficios de circulacin externa , son firmadas solamente por la mxima autoridad de la institucin o por quien hace sus veces. Sin embargo en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la institucin, abandonando asuntos especficos del trabajo, pueden los que dirigen los rganos internos hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos, pero eso s, sin comprometer la responsabilidad de la referente autoridad. Los oficios de circulacin interna, son firmados por quien desempean cargos directivos en la institucin. Partes de un Oficio 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Membrete: Nombre de la institucin. Lugar y fecha Numero del oficio Datos del destinatario: Tratamiento o cargo Vocativo Asunto Texto: Se redacta en primera persona y en plural. El lenguaje ser directo, sencillo y se evitara el tuteo. 8. Despedida 9. Firma y cargo del que remite el oficio

Datos complementarios: Nombre del ao ( obligatorio nicamente en los casos de circulacin externa) Referencia Anexo 1.5.2 Circular Una circular es una orden o conjunto de instrucciones de carcter interna reglamentarias, aclaratorias a recordatorios sobre una materia, y que enva una autoridad hacia sus subordinados y sirve para comunicar de un asunto a varias personas. Partes de una Circular 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Membrete Nmero progresivo para su clasificacin Asunto Fecha Direccin Texto Despedida Antefirma Referencias finales

Formas de distribucin De acuerdo con el nmero de los destinatarios y la importancia del asunto se pueden imprimir y distribuir de varias formas: a) Un original acompaado de una relacin con los nombres de los interesados, y espacios para la firma de los enterados b) Fotocopia, o copia al carbn, cuando son pocos los destinatarios; si stos no concurrieran al mismo domicilio se rotularn con los datos de cada interesado y se remitirn por el servicio ms conveniente; se solicita acuse de recibo c) Fotocopias, reproducciones mimeografcas o de imprenta cuando son muchos los destinatarios, al calce del documento se imprime un taln que sirve para acusar recibo, si la comunicacin es importante. Ejemplo: -Me entere de la circular no. Acuso recibo de la circular no. d) Un original cuando no se requiere acuse de recibo, o firma de enterado, el original se coloca en la vitrina o pizarrn destinados para los avisos. 1.5.3 MEMORNDUM (Memorndum = Cosa que debe tenerse en memoria), es un documento de comunicacin donde la autoridad superior hace alguna advertencia, da rdenes y tambin rememora hechos que se deben tener en cuenta.

Es un documento simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes del estado y en las entidades del sector privado. Es flexible y prctico, breve y directo. Los documentos ms usados en la administracin pblica son el oficio y el memorando. Hay instituciones que incluso han delimitado el rea de difusin de estos documentos: emplean el oficio para su comunicacin externa y el memorando para su comunicacin interna. Lo mismo que muchas empresas, usan la carta para lo primero, y el memorando, para lo segundo. rea de Difusin El memorando es un documento de carcter interno, porque solamente se difunde dentro de una institucin o empresa. Establece comunicacin entre todos los trabajadores de una institucin o empresa, al margen de su nivel o jerarqua, por la aplicacin de los principios de simplificacin administrativa y racionalizacin de recursos. Por ejemplo, entre el gerente y su secretaria, y viceversa; entre el director de un colegio y un profesor de aula, y viceversa o entre gerentes o jefes del mismo nivel. Facultad para firmar memorandos La tienen todos los servidores o miembros de una institucin o empresa, sin distincin alguna. Partes del memorando El memorando tiene las siguientes partes obligatorias: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Lugar y fecha Cdigo Destinatario Asunto Cuerpo Despedida o antefirma Firma y pos firma "con copia" Pie de pgina.

Y las siguientes complementarias: Membrete Nombre del ao Referencia Sello Anexo

Redaccin del texto El texto del memorando comprende dos secciones: Frmula de apertura: que viene a ser una frase directa, concisa con la que se inicia la redaccin del texto del memorandum. Por ejemplo, la frase "srvase..." "Srvase comunicar a esta direccin el record de... " Existen muchas formulas de apertura. Los memorandos dirigidos al subalterno generalmente empiezan la redaccin del texto con las formulas: "srvase..." (Como en el caso anterior) y "comunico a Ud. ..." como en el siguiente: "Comunico a Ud. que esta jefatura ha visto por conveniente disponer..." Mientras que los memorandos que se envan al superior o a servidores del mismo nivel, comienzan con las frases: "Por el presente..." "Por el presente, me dirijo a Ud. a fin de solicitarle permiso..." "Me dirijo a Ud. ..." "Me dirijo a Ud. con el objeto de comunicarle... " Exposicin: que se desarrolla el asunto que motiva el memorando en forma breve, precisa y directa, sin eufemismos ni rodeos. El texto del memorando no tiene "prrafo de cierre" Clases Diferenciamos dos clases de memorando: Simple y Mltiple Memorando simple Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir o transcribir documentos; dar a conocer la realizacin de actividades o la ejecucin de tareas y, en general, para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario. Caractersticas Comparte las mismas caractersticas con el oficio simple, pero con la diferencia que en el cdigo lleva la palabra "memorando" como nombre del documento. Memorando mltiple Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra informacin, en forma simultnea, a varios destinatarios. Caractersticas Tiene las mismas caractersticas que posee el oficio mltiple, con la diferencia que emplea "memorando mltiple" como nombre del documento. En algunas entidades lo conocen como el nombre de "memorando circular".

1.5.4 CONVOCATORIA La palabra convocar proviene del latn convocare. Significa, citar, llamar a una ms personas para que concurran a un lugar acto determinado. Tambin se refiere al anuncio, escrito o documento con que se convoca a personas, instituciones, organizaciones, clubes, etc. a participar en algn evento, contienda, concurso, certamen, competencia, etctera. Es un documento formal elaborado por empresas, instituciones pblicas o privadas. El texto del escrito contiene de manera precisa las bases de la convocatoria. Partes de una Convocatoria La convocatoria, plasmada comnmente en un documento con diseo tipo cartel, debe de introducir fcilmente al lector a contestar las siguientes interrogantes: 1. 2. 3. 4. Quin quienes y para qu convocan? A quin se convoca? A que convoca? Cules son las bases para participar? y Cules son las expectativas para los participantes? 1. Lugar y fecha., 6. Reglamento.2. Categora y ramas.7. Premios.3. Inscripciones.8. Junta previa.4. Documentacin.9. Anexos.5. Jueces.10. Costo.11. Transitorios.5. Quin avala y se responsabiliza del certamen?

Es conveniente que se difunda por lo menos con 30 das de anticipacin. 1.5.5 ACTA El acta es un escrito o modalidad de comunicacin escrita que tiene por objeto dejar constancia de lo tratado, sucedido y acordado en una junta o reunin. Se extiende en hojas o folios sueltos, o bien en libros destinados expresamente para ese propsito. El Acta es documento probatorio de hechos que han sucedido en la realidad y que sirven de sustento para nuevas acciones como puede ser para la expedicin de resoluciones, envo de circulares, oficios, etc. Las sociedades mercantiles, las empresas cooperativas, las juntas de determinados organismos pblicos o casi-pblicos, las instituciones de diversa naturaleza, tienen la obligacin de llevar los correspondientes libros de actas, en los que quede debida constancia de los acuerdos que se han pactado por los miembros que las representan. Clases

Acta de Trabajo.- Conocemos con este nombre a las diferentes actas que se elaboran con el fin de dejar constancia de actos o hechos de inters ocurridos en el cumplimiento de nuestras obligaciones cotidianas en nuestro centro laboral, se redactan en el mismo lugar y en la misma fecha y hora de los acontecimientos. Son elaboradas por el secretario o por quien hace sus veces, en presencia de la autoridad que preside el acto y con la intervencin de personas interesadas. Por ejemplo: Al momento de evaluar a los postulantes a plazas de trabajo; Al evaluar al personal de una institucin con fines de ratificacin o promocin interna; En la ejecucin de las diferentes etapas de un proceso electoral; Al decomisar mercadera ilegal o de dudosa procedencia; Al realizar diligencias judiciales como audiencias, Inspeccin ocular o actos de conciliacin entre partes en conflicto Las actas de trabajo, una vez redactadas, son ledas y firmadas inmediatamente por el funcionario que presidio el acto, el secretario y las personas interesadas que han intervenido. Si alguien que est obligado o ha intervenido se niega a firmar el acta, la autoridad que dirigi la accin har constar tal negativa en la parte final del documento en presencia de los dems. Las actas de trabajo se envan al superior jerrquico con oficio de remisin o, en su defecto, se conservan en los archivos de las oficinas que tienen inters en el asunto. Partes del Acta de Trabajo: El acta de trabajo presenta las siguientes partes obligatorias: 1. 2. 3. 4. 5. Titulo (tipifica el acta) Texto Firma y posfirma de los que intervienen en el hecho que consta en el acta. "con copia" Pie de pgina.

Y las siguientes complementarias: Membrete Cdigo Anexo Acta de Sesin.-Es un documento en el que consta el testimonio de los hechos ms importantes que han sucedido en la sesin de un rgano deliberante. Se denomina "Sesin" a la reunin formal de un grupo de personas, que se convoca o cita, instala y funciona teniendo en cuenta determinadas leyes, estatus o normas establecidas en cada entidad sea pblica o privada. Y se conoce como "rgano deliberante" a aquel grupo de

personas que tiene la potestad legal de reunirse, deliberar y tomar acuerdos sobre asuntos relacionados con sus atribuciones o funciones. Los rganos deliberantes facultados por la ley para celebrar sesiones, en primer lugar, los rganos de gobierno de las instituciones; la Junta General de Accionistas y el Directorio en las empresas de sociedad annima; la junta General de Socios en las empresas de sociedad comercial o industrial de responsabilidad limitada; la Asamblea General y la junta Directiva en el caso de los sindicatos, etc. El libro de actas permanece en poder del secretario, bajo su entera responsabilidad, y las actas que se llevan en hojas sueltas o formularios se mantienen en poder del presidente de la comisin u rgano efmero respectivo hasta que sern incluidas en los informes que se remitirn a las instancias correspondientes. Partes del acta de sesin 1. 2. 3. 4. 5. Titulo Introduccin Texto Cierre del Acta Firmas de los que la aprueban el acta

Estaciones o momentos de la sesin Control de asistencia Pasar lista para determinar si se cuenta o no con el qurum necesario para dar inicio a la sesin. Despacho Lectura de la correspondencia recibida y enviada en el periodo comprendido entre la ltima sesin y aquella que se est realizando.

Informes Se dan a conocer las acciones de trascendencia o que son importantes que se han ejecutado en el ejercicio de las funciones en el lapso transcurrido desde la ltima sesin hasta la fecha, o sobre los encargos o tareas que fueron encomendadas en la sesin anterior. OBSERVACIONES: a) En las dos estaciones anteriores, despacho e informes no se genera ni tolera discusin alguna; son etapas en las que solo se proporciona informacin.

b) Los documentos e informes que necesitan ser discutidos, por lo general, ya forman parte de la agenda. Lectura de la agenda Lectura de la agenda de la sesin, la misma que se hizo conocer por medio de la convocatoria o citacin correspondiente. Pedidos En esta etapa, los miembros que deseen que en la sesin se traten as mismo otros temas no considerados en la agenda, tienen la oportunidad de proponerlos. Estas propuestas reciben el nombre de "pedidos". Los pedidos se formulan en trminos generales y el presidente los recepciona sin objecin alguna. Posteriormente, cuando se ha agotado el tratamiento de los puntos de la agenda, sern fundamentados y, por acuerdo de los asistentes, sern admitidos a debate o rechazados. Orden del da Es la estacin ms importante. Aqu se debaten todos los temas de la agenda y los documentos e informes que pasaron de las estaciones "despacho" e "informes". El orden que se toma en cuenta en el debate de cada punto de la agenda es el siguiente: a) Presentacin o exposicin del tema, asunto o problema por el presidente y/o por cualquier otro miembro. b) Debate o intercambio de opiniones sobre el tema y planteamiento de posibles soluciones o acuerdos; y adopcin de acuerdo o desacuerdos por la votacin. Terminado el debate sobre el tema, el presidente somete a votacin las propuestas de posibles soluciones o acuerdos formulados durante el debate. Concluida la votacin, el presidente declara ganadora a la propuesta que ha recibido mayor nmero de votos, pero siempre y cuando este nmero sea igual o superior a la mitad ms uno de los votos de los presentes. La propuesta ganadora se convierte automticamente en uno de los acuerdos de la sesin. Tratamiento de pedidos Agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda y de los documentos e informes que lo hubieren querido, el presidente invita a los autores de los "pedidos" a fundamentarlos. Escuchada la fundamentacin de un pedido, lo somete a consideracin de los asistentes para que lo admitan a debate o lo rechacen. La admisin a debate de un pedido o rechazo se efecta por votacin. El pedido admitido a debate recibe el mismo tratamiento que cualquier punto de la agenda y los acuerdos a los que se llegan son igualmente validos.

Aprobacin del acta En cuanto se ha agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda; o en su defecto, luego se debe someter a consideracin de los presentes a la aprobacin del acta que se ha ido redactando en el transcurso de la sesin. En las actuales circunstancias, esta aprobacin del acta es un requisito imprescindible para que adquiera fuerza legal. Y es una formalidad que solo requiere que el acta sea leda en voz alta y que se vote su aprobacin. Aprobada el acta, se da por levantada la sesin. NOTA IMPORTANTE: No todas las estaciones o momentos que acabamos de estudiar se cumplen en una sesin. La estacin que no se cumple sencillamente no se considera. Redaccin del acta de sesin ordinaria Se conoce con el nombre de sesin ordinaria aquella que se realiza, en forma obligatoria, en cada fecha o periodo fijado en las normas internas de cada institucin, pudiendo ser cada semana, cada 15 das, cada mes, o cada 6 meses. La sesin ordinaria toma en cuenta todas las estaciones o momentos de la sesin que se ha redactado. Redaccin del acta de sesin extraordinaria Se denomina sesin extraordinaria aquella que se lleva a cabo en cualquier fecha del ao, a iniciativa del que dirige el rgano deliberante o a pedido escrito de un nmero determinado de sus miembros (lo que es fijado por las normas internas), cuando consideran que es necesario o urgente para la marcha normal o los intereses de la institucin o del rgano respectivo. Se convoca con la anticipacin que seala la norma y con la especificacin de la agenda a ser tratada. El desarrollo de la sesin extraordinaria toma en cuenta solo cuatro estaciones o momentos de la sesin que son: control de asistencia lectura de la agenda, orden del da y aprobacin del acta. 1.5.6 EL INFORME Es un documento por el cual se hace conocer el avance o la culminacin de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos considerado de inters. La autoridad puede pedir que personas particulares informes sobres sus hechos o situaciones que conocen y que considere tiles para esclarecer para solucionar problemas. El informe tiene carcter de declaracin jurada, quiere decir que la persona que informe debe informa la verdad de lo contrario podr ser sancionado administrativo y penalmente.

Segn los casos el informe puede ser breve o pormenorizado por lo tanto, de extensin variable, pudiendo abarca incluso varias pginas. As mismo puede ser elaborado y firmado por ms de una persona e ir acompaada de cuadros, fotografas, videos, grabaciones, testimonios, declaraciones, resmenes, disquete, separatas, facturas, recibos, u otros documentos. Para sustentar la informacin que se proporciona. rea de difusin El informe es un documento que se difunde solamente dentro de una institucin u empresa. Relaciona al subordinado con su superior y al jefe de una dependencia con otro de su mismo nivel. Facultad para firmar informe Los servidores que no desempean cargos para dirigirse a sus jefes inmediatos. Los que ocupan cargos para que se comunique con sus superiores y con los de igual jerarqua. Partes del Informe 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Lugar y remitente N de informe Remitente Destinatario Motivo Cuerpo Conclusin Despedida Firma

Clases: Existen diferentes criterios para clasificar los informes. Ordinario, extraordinario y tcnicos teniendo en cuenta las personas que las emplea, la rigidez que observa en su redaccin y regularidad que se presentan: Informe Ordinario: Lo usa los que desempea cargos para informar a sus superiores sobre el avance de acciones programadas, sirve para evaluar el desarrollo de acciones previstas, porque proporciona informacin sobre el avance de periodos determinados en las que se ejecuta dichas acciones. Adems constituye un verdadero documentos de trabajo por esto su informacin debe ser fra, objetiva e imparcial. Caractersticas: Es regular y rgido.

Puede ser diario, semanal, mensual, quincenal, bimestral, trimestral, semestral, y otros. Su remisin es obligatoria. Por lo general es enumerado. La mayora lleva titulo y es enviado con oficio o memorando de remisin. Hay dependencia que usa formulario de acuerdo con la informacin que reporta. Informe Extraordinario.El informe extraordinario lo usan los que desempean cargos, los responsables o miembros de comisiones (tenga o no responsabilidad directiva) o cualquier otro servidor para comunicar a sus superiores asuntos diversos de trabajo,no llevan numeracin ni siglas, Los informes ordinarios y extraordinarios llevan en el cdigo la sola denominacin de "Informe". Informe tcnico El informe tcnico lo usan los especialistas para informar sobre acciones ejecutadas en el cumplimiento de la emisin. Se redacta solamente cuando lo solicita la autoridad. Es un documento instructivo. Ilustra, suministra elementos de juicio, orienta acciones o solucionan problemas u hechos delicados que requieren conocimientos especializados. Es un instrumento valioso para la toma de decisiones. Subttulos del texto del informe tcnico: Introduccin.- Que especfica el motivo o las razones que impulsa la redaccin del informe. Antecedentes.- Que ofrece una breve historia de cmo se suscitan los actos. Anlisis.- Examinan minuciosamente los hechos, en base antecedentes, argumentos, pruebas, cargos y descargos y disposiciones legales. Conclusiones.- Que contiene la deduccin lgica del anlisis que realiza, relacin directo a hechos e ideas expuestas. En las conclusiones todo aquello que fluye se presenta y expresa en forma directa. Recomendaciones.- Que sugiere posible soluciones con relacin al asunto tratado. La autoridad es libre de tomar en cuenta en la toma decisiones. 1.5.7 CARTA COMERCIAL La carta comercial sirve como medio de comunicacin entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial. La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los ms importantes son: aperturando un negocio, de compraventa, de reclamacin, de ofertas, de solicitud de informacin y de publicidad. A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema ms rgido y un tono ms objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.

Estructura Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre. Las cartas comerciales son las que se emplean en el mundo de los negocios: ventas, compras, crditos, ofertas, cobranzas, promocin, etc. Tratan asuntos de negocios o de trabajo. Prima en estas cartas un lenguaje directo, preciso y claro. Partes 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Membrete: Parte que identifica a la institucin o empresa. Va en la parte superior y central, o sino, al lado superior izquierdo. Lugar y fecha Nombre y direccin del destinatario Asunto o referencia: Lnea que sintetiza el contenido de la carta. Vocativo Cuerpo Despedida Firma

Iniciales: Sirven como constancia de los posibles errores o defectos. Se escribe con mayscula las iniciales de la persona que ordena o dicta la carta y con minscula, de la que escribe 1.5.8 Otros LA SOLICITUD Es un documento por medio del cual se pide el goce de un derecho, beneficio o servicio que se considera que puedes ser atendido. Facultad para firmar Solicitudes Esta facultad la tiene toda persona natal capas mayor de 18 aos. Asimismo los representantes legales o nombres de aquellos a quienes representan. Los menores de 18 aos ejercen su derecho de peticin por intermedio de sus padres o apoderados; salvo que algunas instituciones permiten ejercerlo en determinados casos, como los colegios que solicitan sus certificados de estudios al concluir su educacin secundaria. La solicitud puede ser presentada por cualquier miembro de una institucin e incluso de una persona ajena a ella, dependiendo de la naturaleza del pedido. Partes de la Solicitud 1. 2. La Sumilla. Texto.

3. 4.

Lugar y fecha. Firma y Posfirma.

Y los siguientes complementarios: Anexo. "Con Copia. EL DICTAMEN El dictamen es un documento tcnico que contiene la opinin autorizada de un especialista, rgano de accesoria o comisin especial sobre un asunto concreto que requiere tratamiento especializado, como puede ser un problema legal, contable, medico, de ingeniera o tcnico logstico. Los que emiten el dictamen reciben el nombre de "peritos" quienes vienen a ser personas versadas en una disciplina cientfica, especialidad, arte u oficio. Para ser perito se requiere poseer ttulo profesional universitario. Pero si el examen o la pericia a realizar no necesitan de tales profesionales, la autoridad puede designar perito a la persona que considera ms idnea. El dictamen es un documento ilustrativo, no resolutivo. Esclarece dudas; precisa conceptos; proporciona elementos de juicio para la solucin de problemas y facilita la toma de decisiones de los rganos de gobierno. Los servidores pblicos estn obligados a emitir dictamen cuando se lo soliciten con absoluta imparcialidad y objetividad, sin favoritismos ni presiones, en base a pruebas y con sujecin estricta a las normas legales establecidas. Todos los miembros de un cuerpo colegiado o comisin dictaminadora tienen la obligacin de emitir dictamen en forma conjunta o por separado. El dictamen se puede emitir por unanimidad, por mayora y por minora. El dictamen es por unanimidad cuando todos estn de acuerdo con el contenido del documento y lo firman; es por mayora, cuando la mayor parte de los peritos coincide con lo expresado en el dictamen y lo firman, y es por minora, cuando los que discrepan de la opinin de la mayora emiten su propio dictamen, juntos o cada uno. El dictamen en minora se adjunta al por mayora y se remiten a la autoridad para que los examine y se forme su propia opinin. La autoridad puede rechazar u observar el dictamen que, a su juicio, no est bien. Al ser observado; es devuelto al que lo emiti para que subsanen las observaciones o se haga un mejor estudio del asunto tratado.

En caso de descubrirse la emisin de un dictamen deliberadamente defectuoso o parcializado, sus autores podrn ser objeto de sancin administrativa y penal. rea de difusin El dictamen es un documento de carcter interno; vincula al que lo emite con la autoridad que lo solicita. Facultad para elaborar y firmar dictmenes El dictamen es elaborado en forma individual o colectiva. El dictamen emitido por un rgano de asesoramiento es firmado por su jefe; el emitido por un cuerpo colegiado o una comisin especial es firmado por sus miembros; y el emitido por una sola persona o por minora, lo es por su autor o autores. El servidor que ha delegado a otro u otros la facultad de dictaminar, est obligado a visar el dictamen firmado por el que lo hizo o por los que lo hicieron, asumiendo de esta manera responsabilidad mancomunada por su contenido. Partes del dictamen Presenta las siguientes partes obligatorias: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Lugar y fecha Cdigo Destinatario Asunto (a veces, opcional) Referencia Texto Antefirma Firma, posfirma y sello "Con copia" Pie de pagina

y las siguientes complementarias: Membrete Nombre del ao Anexo CERTIFICADO (Del Latn CERTUS, cierto y de FACERE, hacer) Es un documento que contiene la informacin o acreditacin de un hecho real y que ha sido previamente comprobado o verificado por la persona que lo expide.

Lo que se dice o afirma del certificado se da por cierto o realizado, que existe, o que es as en la realidad y los hechos. Cualquier certificacin que falte a la verdad constituye delito, y quien la otorga es sancionado por las leyes penales de nuestro pas. El certificado es un testimonio de hecho concluido o constatados, por ejemplo, se expide certificado de estudios, por los estudios realizados en una institucin educativa, certificado de trabajo, por los servicios prestados, certificado de salud, luego de haberse examinado el estado de salud de una persona, certificado de orfandad, despus de haberse comprobado la situacin de desamparo en que se encuentra un menor de edad, etc. El certificado se emplea tanto en la administracin pblica como privada, y se expide a pedido de la parte interesada, de la autoridad competente o por mandato de la ley. Este documento se otorga en papel membretado, o en formularios especiales diseados para cada tipo de certificado. Facultad para solicitar certificados Tienen facultad para pedir la expedicin de certificados: Los miembros de una entidad sobre el reconocimiento de un derecho o la constatacin de un hecho Las personas naturales capaces mayores de 18 aos, o sus representantes legales, que tienen o prueban tener legtimo inters material o moral sobre el hecho cuya certificacin solicitan. Las autoridades polticas, judiciales y militares competentes, y el superior jerrquico. Tienen facultad para expedir certificados: La autoridad, en forma directa, sobre asuntos de su competencia Partes del Certificado 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Membrete Cargo de la autoridad que expide el documento o (En caso de que la expidiera un subalterno) Cargo del servidor subordinado que expide el documento. La palabra "certifica" Texto Lugar y fecha Firma, posfirma y sello del subordinado y sello de la autoridad que lo autoriza (en caso sea expedido por el subalterno) Pie de pgina

CONSTANCIA La constancia es un documento similar al certificado, los dos acreditan la veracidad de hechos o situaciones que se han dado o se dan en la realidad. No existe una diferencia clara y definida entre ambos documentos razn por la cual se utilizan los dos indistintamente. A pesar de ello hay una diferente que podramos aceptar, en principio y que consiste en considerar al certificado como testimonio de hechos ocurridos o ya

concluidos, y a la constancia como testimonio de hechos en realizacin o que acaban de ocurrir. Por ejemplo, se expide constancia de trabajo cuando se est laborando, constancia de ingreso cuando uno es admitido a un centro de estudios, constancia de vacante, cuando en un centro educativo existe vacante para matricular a un alumno, etc. La constancia se usa en las instituciones tanto pblicas como privadas. Se redacta en papel A4 o en formulario preparado, o propsito, para cada caso. (Las constancias que se expiden en formularios se suelen enumerar correlativamente). La constancia es un documento similar al certificado. Los dos acreditan la veracidad de hechos o situaciones que se han dado o se dan en la realidad. No existe una diferencia clara y definitiva entre ambos documentos; razn por la cual se utilizan los dos indistintamente. A pesar de ello hay una diferencia que podramos aceptar, en principio, y que consiste en considerar el certificado como testimonio de hechos ocurridos o ya concluidos, y a la constancia como testimonio de hechos en realizacin o que acaban de ocurrir. La constancia se utiliza tanto en las instituciones pblicas como privadas. Semejanza entre Certificado y Constancia: Estos dos documentos tienen muchos puntos en comn. Tal es as que se asemejan en los siguientes aspectos: En lo que se refiere a las personas que pueden pedir su otorgamiento. En lo que respecta a los documentos con los cuales se solicita su expedicin. En lo referente a las personas con facultad para otorgarlos. En lo que concierne a sus partes, diversidad y formatos que se emplean en su elaboracin.

PROBLEMATIZACIN A partir de la diferencia de concepciones, responde lo que se te presenta a continuacin. Cules son los documentos internos y externos que se emplean en las organizaciones? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________

Si eres jefe de grupo y quieres informar a tus compaeros que maana todos asistirn en un horario de 8:00 a 10:00 am a asesoras para la prueba ENLACE que documentos emplearas?

___________________________________________________________________________ _________________________________________________________

La escuela realizara un concurso de baile que documento debe elaborar para hacer la invitacin? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Cita un ejemplo de dos situaciones en donde apliques las reas de difusin de un oficio ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ En liste la clasificacin de informe que existen ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Mencione las partes de una carta comercial ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ DESARROLLO DE SABERES Presentar en papel bond los diferentes documentos internos y externos que emplean las organizaciones enfatizando sus usos DESARROLLO DE HABILIDADES Identifica en papel bond las partes que conforman un oficio Socializa la informacin con los grupos de trabajo colaborativo

SUBMODULO 3. Generar la comunicacin de la empresa de manera manual y/o electrnica Elaborar la documentacin administrativa interna y externa
2.1 REDACCIN DE DOCUMENTOS
EJERCICIOS PRCTICOS Ejercicio 1 El gobernador del Estado de Hidalgo solicita a titular de la Secretara de Salud ,por conducto del Director de Sanidad, que sea establecida una clnica en el ejido Morelos donde proporcionen los servicios mdicos a los habitantes de toda esa regin ; En ese lugar ya se ha formado un Comit de Solidaridad que apoyar las acciones del programa nacional Salud para Todos. Redacte el oficio de solicitud como lo solicita no procede Ejercicio 2 Con el fin de participar en el Certamen sobre la prevencin de la ecologa en el valle de Mxico, el ingeniero Qumico Rafael Mendieta, remite a SEDESOL un estudio sobre el tema. SEDESOL convoc a ese certamen por medio de los principales diarios el da 5 de septiembre. Redacte el oficio de remisin SEDESOL, por conducto del comit de certmenes, acusa el recibo correspondiente del estudio, el cual fue registrado con el nmero 26. Redacte el oficio de acuse El comit de certmenes comunica al Ing. Qumico que su trabajo fue seleccionado por el jurado calificador como el mejor y, por lo mismo, recibir el premio correspondiente en una ceremonia que se efectuar el prximo sbado a las 20 horas en el auditorio de SEDESOL. Redacte el oficio de aviso. El ganador del concurso convocado por SEDESOL escribe una comunicacin para agradecer el aviso y para confirmar su asistencia al acto de premiacin. Redacte el documento de acuse con agradecimiento

Ejercicio 3

El jefe del almacn de una empresa escribe al jefe de compras de la misma para recordarle que estn agotados los inventarios Del material para oficina que le solicit desde la semana pasada. Redacte el memorndum correspondiente.

Ejercicio 4 Redacte un memorndum con las actividades extraescolares que debe atender la prxima semana. Ejercicio 5 para obtener atencin medica en la clnica 17 del seguro social, el joven Roberto Morales debe justificar que es alumno regular de alguna escuela, por lo que se dirige al director de la preparatoria donde estudia, para solicitarle una constancia. Redacte la solicitud de la constancia. Redacte la constancia. Ejercicio 6 El jefe de produccin de la fbrica Novedades Plsticas, S. A. dirige una circular a todos los obreros para comunicarles que por necesidades de mayor produccin, a contar de la semana prxima, se trabajar los sbados y los domingos , durante un periodo de dos meses; se pagarn horas extras a quienes trabajen esos fines de semana. Quienes acepten debern notificar a su jefe inmediato a ms tardar el prximo viernes. Redacte un original de la circular para colocarlo en el pizarrn de avisos. Redacte una circular con relacin de nombres y espacio para firmas. Redacte una circular con taln para acuse de recibo.

Ejercicio 7 El gerente de una importante firma comercial cit a todos sus distribuidores del rea metropolitana, para una junta que debera efectuarse el prximo sbado, pero que fue pospuesta por causa de fuerza mayor para el da ltimo del mes, en el lugar y la hora proporcionados en la circular. Redacte el telegrama dirigido a uno de los distribuidores; emplee el menor nmero posible de palabras. Ejercicio 8

La seorita Susana Rodrguez recibe instrucciones de su jefe para que, por medio de un telefonema, comunique al Ing. Fuentes que lo recibir maana, a las 13 horas, para finiquitar el contrato pendiente. Redacte el telefonema. i Ejercicio 9 El joven Antonio Robles solicit trabajo como auxiliar de contador en una empresa; l estudia la carrera de contadura en la Universidad Metropolitana, donde solicit media beca para poder continuar sus estudios; le resolvieron favorablemente, pero es requisito indispensable que presente una carta de recomendacin. Antonio la solicita a un amigo de su padre, quien no tiene inconveniente en proporcionrsela. Redacte esa carta de recomendacin.

Ejercicio 10 Frente a su casa ha crecido exageradamente un rbol, al grado de tensar los cables de la luz y del telfono; usted se ha quejado con las compaas de luz y telfonos, sin tener respuesta alguna, por lo que se dirige a su Delegacin correspondiente con el fin de solicitar el servicio de poda del rbol, que proporciona la Delegacin. Redacte la instancia.

MODULO 1 SUBMODULO 3 GENERAR LA COMUNICACIN DE LA EMPRESA DE MANERA MANUAL Y /O ELECTRONICA 3.. REALIZAR LA GESTION DE LA DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA INTERNA Y EXTERNA CON LAS AREAS CORRESPONDIENTES.

3.1 Gestin de documentacin administrativa. Todas las organizaciones y todas las personas tienen documentacin administrativa. Las oficinas comerciales, agencias gubernamentales, organizaciones sin fines de lucro, instituciones educativas, e instalaciones mdicas slo por nombrar algunas deben tratar con enormes cantidades de documentacin administrativa cada da. Los ejecutivos y el personal de soporte estn inundados con datos e informacin en diversos formatos. Un documento administrativo es cualquier cosa que proporciona informacin. Un documento administrativo puede estar en cualquier tipo de medio: papel o electrnico, digital o anlogo, magntico u ptico. En el entorno tecnolgico de hoy las organizaciones deben aprender cmo manejar esta documentacin administrativa de modo que pueda ser utilizada segn sea necesario en el futuro. La documentacin administrativa debe ser administrada desde el momento en que es creada o recibida, y durante la distribucin, utilizacin y retencin, hasta que finalmente es destruida o archivada en forma permanente. 3.1.1 Concepto de gestin documental. La Gestin de documentos es el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr economa y eficiencia en la creacin, el mantenimiento, el uso y la disposicin de los documentos de una organizacin durante todo su ciclo de vida y de hacer que la informacin que contienen est disponible en apoyo del quehacer de esa organizacin y de los usuarios externos a ella que lo requieran.

3.1.2 Desarrollo de la gestin documental. Durante siglos, la gestin documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales bsicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanteras en que se guardan los documentos de papel (y ms tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnticos u pticos), los ficheros o krdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de tcnicas de recuperacin de informacin mediante sistemas de codificacin y

clasificacin. Ms recientemente se fueron sumando a ellos los informticos, que son cada vez ms necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticacin que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. El uso del computador en la gestin documental se inicia en la prctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglfonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de Amrica y la British Library, que en los aos 60 del siglo XX crean programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readable Cataloguing) o Catalogacin leble por computador. Poco despus se comienza tambin a usar registros computarizados para inventariar documentacin administrativa en soporte papel. Cuando el uso de las tecnologas de informacin y comunicacin se hizo comn en la administracin pblica y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparicin de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimticas, y sobre todo con la llegada del correo electrnico, surgi la necesidad de capturar y conservar tambin documentos que nacen, viven y mueren en formato electrnico. Conseguir esto represent un nuevo salto en la complejidad y exigencias a los sistemas informatizados y en la forma de pensar de los administradores y archiveros. En la actualidad, coexisten en el mundo los ms diversos sistemas de gestin documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los ms sofisticados sistemas informticos que manejan no slo la documentacin administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrnico, sino que adems controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitacin de los expedientes, capturan informacin desde bases de datos de produccin, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentacin y permiten realizar bsquedas sofisticadas y recuperar informacin de cualquier lugar. Las empresas deben, en definitiva, ser capaces de gestionar de manera sistemtica e integrada todos sus recursos de informacin, ya sea bajo la forma de informacin capturada del exterior o generada en el interior de la propia empresa, superando la disgregacin de la informacin en diversos almacenes y unidades de gestin separadas y sin comunicacin. 3.1.3 Propsitos de la gestin documental. En lneas generales, puede decirse que, la gestin de documentos se ocupa de todos los procesos por los cuales la informacin registrada ayuda a las instituciones a satisfacer sus necesidades operativas y administrativas y sus necesidades de rendicin de cuentas. La gestin de documentos no tiene un fin en si misma: es un componente decisivo de la actividad administrativa y, en un sentido ms amplio, un pilar para el funcionamiento eficiente de los organizaciones, y con el tiempo, de la sociedad en general. La eficiencia de las instituciones se basa en el acceso oportuno a la informacin cuando esta es requerida. La gestin de documentos es fundamental para la formulacin de polticas, la toma de decisiones, las operaciones administrativas y la rendicin responsable de la organizacin. El proceso de la gestin de documentos capta pruebas de las transacciones

de una organizacin, documenta sus actividades y sus decisiones, y proporciona un acceso fcil a esas pruebas. La gestin de documentos permite a una institucin crear, mantener, usar, guardar y hacer una evaluacin de sus documentos de una manera eficaz y eficiente en funcin de su costo y disponer de ellos para su destruccin o guarda permanente en funcin de su valor continuo. La gestin de documentos promueve la agrupacin y la distribucin de la informacin, y contribuye al buen uso de los antecedentes y de la experiencia de la organizacin. La gestin de documentos tambin hace posible que la organizacin est en condiciones de controlar el volumen de los documentos que produce, recibe y almacena. Esto no slo es importante por razones de economa y eficacia ya que el mantenimiento de documentos es costoso; tambin promueve la eficiencia operativa al mejorar el acceso a la informacin mediante la baja de los documentos que ya no se necesitan en las transacciones corrientes. Por ltimo, la gestin de documentos con programas de evaluacin controla el retiro y la disposicin de los documentos, una vez que su valor para los propsitos administrativos se ha extinguido. Tomando en cuenta los conceptos de la administracin de documentos mencionados anteriormente, podemos resumir los propsitos de la gestin de documentos de la manera siguiente: gestionar los documentos durante todo su ciclo de vida, comenzando por el diseo de un programa de atencin y conservacin de documentos hasta la baja de los documentos o su transferencia y atencin en los archivos histricos; proporcionar servicios para satisfacer las necesidades y proteger los intereses de la organizacin, su personal y sus clientes o usuarios; lograr documentacin completa, precisa, confiable y utilizable para satisfacer sus necesidades legales, de regulacin, probatorias y de rendicin de cuentas; gestionar los documentos como recursos documentales; fomentar la eficiencia y la economa mediante prcticas de mantenimiento de documentos bien concebidas.

3.1.4 Ventajas de la gestin documental. Gestin y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro De una forma sencilla, la organizacin tiene acceso instantneo a toda la documentacin necesaria para su actividad de negocio, con las ventajas aadidas de la eliminacin de desplazamientos, reduccin de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio fsico, resolucin del problema de localizacin de documentos...

Uso racional de los recursos La gestin documental facilita que la informacin se comparta y se aproveche de forma ms eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drsticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y fiabilidad Informacin, documentos, etc. de gran valor para la organizacin pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de conservacin mientras que, para el uso diario, se dispone de su rplica electrnica. Productividad y valor aadido Una gestin documental, adems de ahorro de costes, genera una productividad y valor aadido adicionales, originados por el rpido acceso a la informacin dentro de la organizacin y su posterior distribucin, sin necesidad de trasladar los documentos. 3.1.5 Desventajas de la gestin documental. Si bien es cierto de las desventajas ms comunes que tiene la aplicacin de una nueva tecnologa es el factor econmico y ms estas denominadas TI (Tecnologas de Informacin), es as como damos un ejemplo del costo en PESOS de un Sistema de Gestin Documental. El proyecto es el siguiente: PROYECTO PARA LA IMPLANTACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL EN LOS SERVICIOS DEPENDIENTES DEL DEPARTAMENTO DE ORDENACIN DEL TERRITORIO Y MEDIO AMBIENTE DEL GOBIERNO MEXICANO Ejemplo: Tabla de costos: Cuantificacin Econmica del Nuevo Sistema # Concepto Costo PESOS 1 Estructuracin y Organizacin del Sistema 5,068.00 2 Implantacin del Sistema Informtico 4,030.00 3 Formacin (Nivel Bsico y Avanzado) 8,568.00 4a Creacin de la Base de DatosIncluyendo Catalogacin Retrospectiva 112,148.00 4b Creacin de la Base de DatosSin incluir Catalogacin Retrospectiva 1,908.00 5 Incorporacin de las bibliotecas al Sistema 1,086.00 6 Mantenimiento del Sistema (un solo pago anual) 9,300.00 Las dos opciones de costos que habran del sistema serian: A1 IMPLANTACIN DEL SISTEMA (Con Catalog. Retro) 130,900.00 A2 IMPLANTACIN DEL SISTEMA (Sin Catalog. Retro) 20,660.00

A pesar que este anlisis de costos es obviamente muy superficial esperamos dar una luz respecto de los costos de un Sistema de Gestin Documental y como la inversin puede ser una desventaja de esta TI.

3.2.

Acciones de la gestin de documentos administrativos.

El Principio del Continuo El principio de Ciclo Vital reconoce que los documentos son creados, usados, conservados y, luego de sometidos a evaluacin pueden ser dados de baja por ser obsoletos o preservados como histricos por su valor duradero. El principio del Continuo sugiere que hay cuatro acciones continuas o recurrentes en la vida de los documentos: Identificacin de los documentos; control intelectual de los mismos, disposicin de acceso a ellos; y control fsico de los documentos. De acuerdo con el principio del Continuo, la distincin entre gestin de documentos administrativos e histricos no necesita ser mantenida rgidamente. Este principio es reconocido por las instituciones de enseanza archivstica universitaria en Iberoamrica, donde la formacin profesional en Archivologa es integral.

Partiendo de este principio se ha establecido un modelo unificado. El modelo muestra el patrn de continuidad. Cuatro acciones continan o recurren durante la vida de un documento y atraviesan el lmite tradicional entre la gestin de documentos administrativos e histricos. 3.2.1. Creacin o recibo. Si ms de una persona est implicada en creacin o modificacin de un documento, cmo se podr colaborar en esas tareas? 3.2.2. Clasificacin en un sistema lgico. Su colocacin en un sistema lgico documentado que gobierna su clasificacin y ordenacin, y facilita su recuperacin durante su ciclo de vida; Cmo organizamos nuestros documentos? Cmo aseguramos que los documentos estn archivados siguiendo el sistema ms apropiado? Dnde guardaremos nuestros documentos? Cunto podemos pagar para almacenarlos? 3.2.3. Uso y conservacin. Su evaluacin de valor continuo, registrada en un plan de disposicin con efecto en el tiempo debido mediante una accin de valoracin apropiada; Cmo puede la gente encontrar documentos necesarios? Cunto tiempo se puede pasar buscndolo? Qu opciones tecnolgicas estn disponibles para la recuperacin? Si los documentos necesitan pasar a partir de una persona a otra, cules son las reglas para el flujo de estos documentos? Cmo decidimos qu documentos conservar? Por cunto tiempo deben ser guardados? Cmo procedemos a su eliminacin (expurgo de documentos)? 3.2.4. Evaluacin con baja o transferencia como histricos. Su conservacin y uso, es decir si es conservado en la oficina de origen, en un archivo de Gestin, en un archivo Central, en un archivo Intermedio o en un Archivo Histrico, y si es usado por su creador o por un sucesor en funciones o por una tercera parte como un investigador u otro usuario. Cmo evitamos la prdida de documentos, evitar la violacin de la informacin o la destruccin no deseada de documentos? Cmo mantenemos la informacin crtica oculta a quin no debiera tener acceso a ella? Actividad a realizar de Cuidado de un Documento:

Actividad archivo administrativo e histrico. 1.- Pregunta a la encargada de control escolar como llevan a cabo el resguardo de expedientes de alumnos egresados hace ms de 10 aos, quienes tienen acceso a esos documentos e informacin. De igual manera conocer si tienen en su archivo el resguardo de libro de egresados, de qu manera los conservan en el plantel. 2.- Realiza una visita a la biblioteca JOSE MARTI y gestiona la menara de llevar a cabo una exposicin fotogrfica del Tabasco Antiguo en tu plantel. 3.2.4.1. Documentos administrativos. Estn conformados por documentos que se usan habitualmente para la realizacin de asuntos corrientes de una institucin o de un individuo. Estos documentos son llamados activos o corrientes. 3.2.4.2. Documentos intermedios. Guardan documentos que se requieren de manera poco frecuente en la realizacin de los asuntos corrientes. Estos documentos se llaman semiactivos o semicorrientes. 3.2.4.3. Documentos histricos. Son documentos que ya no se necesitan para la realizacin de los asuntos corrientes, y que por su valor permanente son preservados en archivos histricos. Se llaman tambin documentos inactivos o no corrientes.

Actividad a realizar: Ir a control escolar y preguntar todo el proceso que se realiza cuando un estudiante se inscribe por primera vez, que pasa con nuestros documentos que cada alumno entrega, quien es el responsable de su resguardo. 3.3. Gestionar documentacin administrativa interna. 3.3.1. Identificar la documentacin administrativa interna. De manera amplia, los tipos de comunicacin escrita dentro de una organizacin, corresponden principalmente a:

3.3.2. Clasificacin de la documentacin por reas de actividad de la empresa. 3.3.2.1. Direccin general 3.3.2.2. Toda empresa debe necesariamente establecer normas para la realizacin de sus objetivos, es decir, administrar. a) b) c) d) e) f) Recibir y despachar la correspondencia. Clasificar, registrar y archivar datos y documentos Contabilizacin de las operaciones. Atencin del archivo. Atencin de servicios generales. Atencin de asuntos legales y fiscales, si no existe departamento especial. 3.3.2.3. rea de compras. La empresa necesita adquirir la mercanca que vende o las materias primas para fabricarlas, los equipos para el funcionamiento del negocio y cuantos elementos materiales requiera. Tal funcin obliga a una serie de labores y trmites, que corresponden a este Departamento. a) Obtener fuentes y medios de informacin y abastecimiento. b) Llevar un registro clasificado de proveedores. c) Analizar y archivar los catlogos de los proveedores, anotando los datos que se consideren tiles. d) Registrar el movimiento de precios de los artculos que se compren, para estar al tanto de sus fluctuaciones.

e) Atender las sugerencias que haga el Departamento de Ventas, para proveerlo de mercanca. f) Solicitar precios de los artculos que se necesite comprar, en formas especiales de requisicin. g) Analizar los precios cotizados y las condiciones ofrecidas, y concentrarlos, para sus efectos, en cuadros o formas especiales de recapitulacin de precios. h) Formular los pedidos que procedan previo el anlisis anterior. i) Controlar las rdenes de pedido, es decir, estar al pendiente de que los proveedores hagan entrega de la mercanca en las condiciones estipuladas. j) Revisar facturas, cuentas de gastos y en general toda documentacin originada por las compras, y pasarla autorizada a Contabilidad. k) Supervisar el informe de entrada al almacn de los artculos comprados. l) Llevar una estadstica del movimiento habido, para facilitar a la Gerencia su funcin directiva. 3.3.2.4. rea de ventas. La funcin de vender es muy importante y complicada, ya que en su ms inteligente forma debe ir satisfaciendo armnica y progresivamente los intereses del empresario y del consumidor. De la habilidad con que se proceda a organizar y hacer funcionar este Departamento, depender en buena parte el xito de la empresa. Los trmites y labores que corresponden a sta rea son: a) b) c) d) e) f) g) h) i) Promover las ventas. Llevar un registro de clientes y probables clientes (prospectos) Recibir los pedidos, analizarlos y autorizarlos, en su caso. Despachar los pedidos, por conducto del almacn Dar aviso de envo y remesa de los documentos de embarque, al comprador. Facturar. Informar a contabilidad o finanzas, para los registros correspondientes. Atender las reclamaciones, segn proceda. Llevar estadsticas de ventas que faciliten una poltica directiva verdaderamente tcnica.

3.3.2.5. rea de finanzas. Para poner en prctica los ms eficaces mtodos de concesin de crditos que permiten aumentar el volumen de las ventas y hacer efectivos los pagos correspondientes, con oportunidad y eficacia, se requieren los servicios de esta rea, el que se encarga de atender las finanzas de la empresa, particularmente para lograr el mayor rendimiento de las inversiones y de la correcta poltica de gastos. Esto requiere dotes especiales de conocimiento, de previsin de habilidad, y en ocasiones, hasta de frmulas o modos sociales. Corresponde a este departamento: a) Determinar las condiciones que deben llenar los solicitantes de crdito. b) Recibir y estudiar las solicitudes de crdito.

c) d) e) f) g) h) i) j)

Conceder, limitar o negar las solicitudes. Cobrar discreta y eficazmente las cuentas, a su vencimiento. Llevar un registro confidencial de informaciones de crdito. Proporcionar datos sobre crdito a empresas o personas que lo soliciten. Hacer la previsin de ingresos. Formular y ejercer el presupuesto de egresos. Estudiar y aconsejar las mejores formas de invertir las reservas de la empresa Procurar todo gnero de utilidades licitas al negocio. 3.3.2.6. rea de recursos humanos.

a) Controlar al personal, funcin que establece condiciones de admisin, registro, movimiento y direccin: Las condiciones de admisin se refieren por lo general a cualidades, facultades, salud y conocimientos que deben poseer los solicitantes. El registro tiene por objeto poseer la mayor informacin acerca del empleado: nombre, direccin, categora, sueldo, desempeo en el trabajo, antecedentes, etc. El movimiento es la anotacin de faltas, licencias, ascensos, renuncias, ceses, etc. Direccin, instruccin y educacin de educar el personal, para mejorar su mejoramiento tcnico, moral y social, determinacin de sus labores y distribucin del trabajo (organigramas, manuales, instructivos, 3.3.3. Usuarios de la documentacin administrativa interna. Los funcionarios ejecutivos necesitan documentos para poder formular polticas y tomar decisiones sobre la base de una informacin bien organizada, precisa y cabal. Los funcionarios de accin y los administradores superiores necesitan documentos bien estructurados, completos y accesibles a efectos de tener la informacin. Los administrados necesitan tener acceso a la informacin que contienen los documentos para asegurar que sus derechos y sus intereses estn protegidos y para poder contribuir de manera informada al proceso de gobierno. Actividades a realizar : 1. Visita una empresa consolidada en el rea hoteles, transporte , educacin , alimentos, etc. al llegar a la empresa analizaremos los siguientes puntos: a) Conocer el organigrama y las personas que son responsables del rea y funciones que estos mismos realizan. b) Ir al rea de recursos humanos y preguntar que gestiones internas realiza como parte de su trabajo .

c) Ir al rea de finanzas y conocer como esta deslindado por funciones especificas y con ello saber que tramites importantes se llevan a cabo de manera interna. 2.Visita la Direccion General de Cobatab, ve directamente al rea de Direccion Administrativa en el departamento de Adquisiciones y en este ultimo punto realizaras la siguiente ejercicio:

a) Traer un formato de requisicin, preguntar que tramite sigue este documento. Ya sea cotizaciones y pedidos de este mismo para ser surtido. Con este ejercicio te permitir conocer ampliamente la gestin que este departamento realiza para cumplir su funcin.

3.4.

Gestionar documentacin administrativa externa. 3.4.1. Identificar la documentacin administrativa externa.

En definitiva, en estos momentos la informacin adquiere un rol fundamental dentro de las empresas, y por ello un valor inigualable: la informacin se ha convertido en el factor crtico que posibilita que las empresas reaccionen frente al cambio externo constante, con una renovacin e innovacin constante. Las empresas necesitan disponer de informacin adecuada a sus intereses, veraz, y constantemente actualizada, pero adems deben tener la capacidad organizativa para controlarla e interpretarla adecuadamente como un recurso estratgico que les va a facilitar la toma de decisiones y su gestin; y finalmente tienen que proyectar informacin hacia el entorno para reforzar su imagen. El modo en el que la informacin se obtiene, valida, analiza, almacena, accede y distribuye son fundamentales para la supervivencia y rentabilidad de una empresa. Por lo tanto la estrategia de gestin de la informacin en una empresa puede ser su principal activo, o su dficit ms limitante.
Un mar de informacin externa

Pero la informacin que deben gestionar las empresas tambin est cambiando. La irrupcin de la llamada sociedad de la informacin y el consiguiente desarrollo de las tecnologas de la informacin y la comunicacin, con Internet a la vanguardia, ha provocado el acceso universal, rpido y barato al mayor volumen de informacin de la historia, un volumen colosal de informacin generado en diversos formatos y soportes (texto, imgenes, videos, audio) y que se est multiplicando exponencialmente. Las estadsticas son elocuentes. Internet contiene ms de 5 millones de terabytes de datos, cada da se crean 175.000 nuevos blogs, Wikipedia, la enciclopedia online por

excelencia, contiene 10 millones de artculos, a travs de YouTube podemos ver ms de 70 millones de videos. Una enorme cantidad de informacin que se est transportando a un enorme nmero de personas, a travs de diversos medios, as por ejemplo enviamos cerca de 2 billones de mensajes cortos (SMS) al ao, mandamos ms de 35.000 millones de correos electrnicos diariamente, e intercambiamos 3 millones de mensajes diarios a travs de Twitter. Es cierto que actualmente disponemos de herramientas tecnolgicas que nos permiten seleccionar y filtrar informacin, como los buscadores (con google a la cabeza), los agregadores RSS, los filtros sociales, pero estas herramientas son solo robots, y por muy potentes que sean, resultan insuficientes para satisfacer las necesidades especficas de informacin de una empresa concreta. Si detrs no hay una mente inteligente que sepa interpretarlos, utilizarlos y sobrepasar sus limitaciones, tendremos ms volumen de informacin, pero no ms valor.
Conviviendo con la realidad documental externa

A esta informacin externa hay que aadir el creciente volumen de datos e informaciones que se van acumulando en el interior de las empresas como resultado de las acciones llevadas a cabo en sus distintos procesos de negocio. Y es que la gestin diaria de una empresa obliga a la realizacin de una serie de tareas burocrticas que tienen por finalidad controlar toda la operativa empresarial (produccin, ventas, compras, logstica, contabilidad,) as como dar cumplimiento a toda una serie de cargas administrativas legalmente impuestas por las diferentes administraciones pblicas. Todo un conjunto de gestiones que quedan reflejadas y registradas en documentos de muy variada tipologa como contratos, escrituras, declaraciones, autorizaciones, certificaciones, seguros, nminas y en distintas bases de datos y aplicaciones informticas destinadas al control de procesos concretos de negocio como la gestin de las relaciones con los clientes, la contabilidad, la gestin de recursos humanos, la gestin de proyectos, o sistemas integrales de gestin para la empresa que integran y automatizan muchas de las prcticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa. En estos momentos las empresas estn inmersas en un proceso de transicin hacia una gestin administrativa en la que se usar exclusivamente documentos electrnicos y que posibilitar la existencia de oficinas sin papeles. Hoy en da las empresas presentan documentos electrnicos en todas las administraciones pblicas, en todos los procedimientos administrativos y en todos los trmites. De este modo en casi todas las empresas los documentos se producen electrnicamente por medio de paquetes ofimticos y los procesos administrativos se realizan sobre bases de datos o programas de gestin empresarial; son muchas las empresas que facturan electrnicamente, la banca y el comercio electrnico sigue un crecimiento imparable, y muchos de los trmites ante las diferentes administraciones pblicas se realizan telemticamente. Pero a pesar del amplio uso de las nuevas tecnologas, la disponibilidad y utilizacin de documentos impresos en papel se ha mantenido o aumentado durante los ltimos aos, de hecho la impresin masiva de documentacin est provocando que las oficinas de las empresas estn repletas de copias en papel de documentos electrnicos, que tambin estn almacenados en el disco duro de algn ordenador. Por otra parte la rapidez y facilidad que ofrecen las tecnologas para producir documentacin, para generar copias, as

como para su transmisin por correo electrnico han conllevado un considerable aumento del volumen de la documentacin existente en el interior de las empresas. La documentacin externa que una empresa maneja de manera externa es relacin directa al rubro de esta misma, que de suma importancia se requiere para subsistir y con ella se lleve a cabo el negocio, en estas encontramos las siguientes: 3.4.1.1Proveedores. Personas o casas comerciales que venden los artculos que necesita la negociacin. Parte importante de toda empresa. 3.4.1.2 Clientes. Son aquellas personas a quien le ofrecemos el bien o servicio, es decir nuestra razn de existir. Por lo tanto debemos conocer sus necesidades y exigencias del mismo . 3.4.1.3 Dependencias gubernamentales. Es una oficina pblica dependiente de otra superior del Gobierno, como ser de una Secretara de Estado o Ministerio. por ejemplos: secretaria de salud, secretaria de educacin, secretaria de transporte, secretaria de finanzas y crdito, secretaria de gobernacin, secretaria de turismo, etc. Portal Gubernamental El concepto de Portal como pgina web de ingreso hacia un organismo gubernamental se desarrolla como un canal que resulta eficaz como espacio informativo pero que no siempre cumple con el atractivo necesario para que la comunidad se interese e ingrese peridicamente a dicho espacio. Generalmente se tratan de espacios ms rgidos, estructuralmente hablando, y tambin desde los contenidos, que respetan esquemas mucho ms formales. La Web 2.0 permite complementar a stos espacios que poseen los organismos gubernamentales por otra va que ayuda a desestructurar y generar un mensaje ms informal siguiendo lineamientos mucho ms flexibles, justamente gracias a la filosofa de compartir y de interactuar que generan sus herramientas. 3.4.1.4 Iniciativa privada. Unidad econmica constituida legalmente para la realizacin de beneficios a travs de la actividades productiva o la prestacin de servicio, en la que capital es aportado y posedo por individuos particulares. 3.4.1.5 Organismos no gubernamentales (ONG) Una organizacin no gubernamental (ONG) es cualquier grupo no lucrativo de ciudadanos voluntarios, que est organizada a nivel local, nacional o internacional. Con tareas orientadas y dirigidas por personas con un inters comn, las ONG realizan una variedad de servicios y funciones humanitarias, llevan los problemas de los ciudadanos a los Gobiernos, supervisan las polticas y alientan la participacin de la comunidad. Proveen de anlisis y

experiencia, sirven como mecanismos de advertencia temprana y ayudan en la supervisin e implementacin de acuerdos internacionales. Algunas estn organizadas sobre temas especficos, tales como los derechos humanos, el medio ambiente o la salud. Su relacin con las oficinas y las agencias del sistema de las Naciones Unidas difiere dependiendo de sus metas, ubicacin y mandato. Actividad a realizar: Realizar una visita donde puedas poner en practica los conocimientos adquiridos: 1,. Realiza el siguiente tramite de manera electrnica , como obtener tu homoclave tramitando tu RFC en la Secretaria de Hacienda y crdito Publico. 2.- Realiza una visita personal a la dependencia de gobierno que corresponda para tramitar por primera vez un acta de nacimiento . 3.-Checa en internet EJEMPLOS de Organismo No Gubernamentales que operan en el estado y menciona que tipo de gestiones llevan a cabo.

D IR E C C I N

G E N E R A L

D E L

B A C H IL L E R A T O

MDULO 1
APLICA EL PROCESO Y HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVA CON VISIN EMPRENDEDORA.

SUBMDULO 4
CONTROLAR LA INFORMACION DOCUMENTAL DE LA EMPRESA DE MANERA FISICA Y ELECTRONICA

SUBMODULO 4. CONTROLAR LA INFORMACION DOCUMENTAL DE LA EMPRESA DE MANERA FISICA Y ELECTRONICA

4.1 IMPORTANCIA Y METODOS PARA EL MANEJO DE DOCUMENTOS 4.1.1 PORQUE ES IMPORTANTE CONSERVAR DETERMINADAS COMUNICACIONES ESCRITAS.
El comercio, la banca, la industria y en general el mundo de los negocios en cualquieras de sus ramas precisan de la comunicacin escrita, porque las relaciones comerciales y empresariales necesitan fijarse en trminos que solo puede aportar la comunicacin escrita, la cual tiene dos grandes propiedades:

permanencia y constancia a las que cabe de agregar las de ser: medio de prueba legal y medio de facilitacin del intercambio comercial nota: se analizara cada uno de esos puntos ACTIVIDADES. l.-Los estudiante leen y analizan los diferentes conceptos 2.-En equipos de trabajo colaborativo elaboran su propia conceptualizacin. 3.-En equipos colaborativos los estudiantes elaboran un mapa conceptual

4.1.2

MEDIO DE PRUEBA LEGAL

Que una comunicacin escrita tenga el valor de constancia, le otorga una nueva propiedad: ser medio de prueba legal en caso de litigio. Esto se debe a que es un testimonio fiel de las condiciones en que se hizo una transaccin ACTIVIDADES. l.-Los estudiante leen y analizan los diferentes conceptos 2.-En equipos de trabajo colaborativo elaboran su propia conceptualizacin.

4.1.3 PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA OFICINA


Todo documento comercial (carta, contrato, factura, orden de compra o requisicin) existe como parte de la operacin administrativa de un negocio. Manejo de documentos y archivos En una poca, el manejo de documentos significaba el almacenamiento, la recuperacin y la proteccin de papeles comerciales, es decir, lo que conocemos bsicamente como el archivo (que significa custodiar; guardar). Hoy el manejo de documentos incluye no solo el archivo, sino tambin el control, la utilizacin, la creacin y la disponibilidad final de estos. El manejo y el control de documentos, as como el sistema adecuado para su archivo, deben estar bajo la responsabilidad de quien tiene los conocimientos bsicos y esta consiente de la importancia del correcto control, creacin, utilizacin, almacenamiento, proteccin y disposicin de los documentos necesarios en cada transaccin que se realiza.

Nota: analizar las diferentes terminologas especificas ACTIVIDADES. l.-Los estudiante leen y analizan los diferentes conceptos 2.-se hace lluvias de ideas. 3.-se elabora un mapa conceptual

4.1.4 CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL


El ejecutivo moderno no solo se preocupa por saber cmo se adaptan los documentos que se generan en su empresa a los sistemas comerciales establecidos; l sabe tambin cual es el ciclo de vida de cada documento que emplea en su empresa y sabe qu medidas y disposiciones deben tomarse en cuenta para que con el tiempo estos documentos sean transferidos o eliminados. El ciclo de vida de un documento comercial implica cinco etapas: 1. 2. 3. 4. 5. Creacin o recibo Archivo y proteccin Utilizacin Transferencia Eliminacin

Nota: se analizara cada uno de las 5 etapas

ACTIVIDADES. l.-Los estudiante leen y analizan los diferentes conceptos 2.-En equipos de trabajo colaborativo elaboran su propia conceptualizacin. 3.- se elabora mapas mentales, anlisis y debates

4.1.5

IMPORTANCIA DEL PROCESO DE ARCHIVAR

Debido a que los documentos son tan importantes en cualquier empresa, el empleado que tiene la responsabilidad de la custodia de los documentos est especialmente interesado en conocer los sistemas de archivos que le permitirn localizarlos con rapidez y utilizarlos. Para muchos empleados de oficina, archivar es una actividad de tiempo completo. A medida que crece la empresa sus funciones de archivo se vuelven ms complicadas y exigentes. Instructivo 1. 2. 3.

Describir Explicar Realizar

4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Definir Elegir Archivar Utilizar Depurar Hacer una gua Reflexionar

Nota: analizar el concepto de cada uno de los elementos

4.1.6

CONCEPTOS BSICOS PARA ARCHIVAR

Cuando se buscan un nombre y un nmero en el directorio telefnico, se est seleccionando informacin de un libro electrnico. Los nombres se encuentran en orden alfabtico, y el conocimiento del alfabeto nos ayuda a encontrar el nombre deseado. Al clasificar los nombres y ordenarlos con la secuencia de las letras del abecedario, se est utilizando el sistema alfabtico. En una compaa de seguros, don de los documentos se solicitan por el nmero de pliza, el sistema numrico es el que se utiliza. Nota: se analiza los diferentes sistemas para archivar. ACTIVIDADES. l.-Los estudiante leen y analizan los diferentes conceptos 2.-En equipos de trabajo colaborativo elaboran su propia conceptualizacin. 3.-se sugiere que el alumno realice un visita a un negocio, empresa o compaa para: 5 Informarse sobre el numero de departamentos que tiene 6 Saber el nombre de cada uno de ellos 7 Conocer cul es su propsito 8 Informarse sobre el tipo de documentos que reciben 9 Que documentos son los que generan 4.-analisis de casos en equipo

4.2. EQUIPO Y MATERIALES 4.2.1 ARCHIVADORES DE CORRESPONDENCIA


Para lograr la efectividad que se espera de cualquier sistema de archivo, es indispensable conocer el equipo y familiarizarse con el material especifico que se utiliza (archivadores, gavetas, guas, carpetas, expedientes), as i como la herramienta ms moderna producto del avance tecnolgico en el mundo de hoy. La eficiencia de los sistemas de archivo depende en gran parte del equipo y materiales utilizados. Para tener efectividad, el sistema debe: Ahorrar tiempo. Esto significa que el equipo y los materiales deben disearse de tal manera que quienes manejen los documentos no hagan movimientos innecesarios

Proporcionar proteccin adecuada a los documentos. Algunos archivadores deben tener cerraduras para proteger su contenido; otros, deben ser a prueba de incendio. Conservar espacio. Los archivadores deben disear de tal manera que no ocupen ms espacio del absolutamente necesario. ACTIVIDADES: 1.- en equipo de trabajo analizara y realizara el diseo de los tipos de archivadores.

4.2.2 CAPACIDAD DE LAS GAVETAS


El espacio utilizado en la mayor parte de las gavetas de un archivador de correspondencia es de 26 pulgadas desde la parte delantera hasta la trasera. La capacidad mxima es de 5000 documentos, incluyendo las guas y las carpetas necesarias. Sin embargo, para que su funcionamiento sea ms eficiente es preferible no colocar ms de 4000 documentos en cada gavetas, porque si quedan demasiados apretados es difcil asir los expedientes y extraerlos.

4.2.3 TTULOS PARA LAS GAVETAS DE UN ARCHIVADOR


Con el fin de que se pueda identificar rpidamente su contenido, cada gaveta debe de estar adecuadamente rotulada. En la parte delantera del archivador hay un porta-rotulo llamado marbete, destinado para este fin. El titulo puede ser: Titulo simple Titulo doble Nota: se analizara cada uno de ellos La correspondencia tambin puede ser archivada en archivadores abiertos o de estantera abierta.

4.2.4 GABINETES ESPECIALES PARA ARCHIVO


Se consiguen archivadores para cheques, documentos legales, catlogos, tarjetas, cintas magnticas, pianos, microfilmes, radiografas, disquetes y huellas dactilares. Las carpetas del archivador electrnico estn ordenadas al azar. Sin embargo, el marcar un numero clave en el tablero hace que la carpeta o expediente que tiene ese nmero sea empujada automticamente hacia adelante para extraerla

4.2.5 GUAS
Las guas son de cartn o fibra, lo suficientemente rgidas como para sostener documentos y lo bastante flexibles para resistir y evitar que se rompan o se quiebren. Son la clave para

que una gaveta los documentos se puedan organizar en forma correcta, porque sirven para dos fines: Dividen la gaveta en secciones claramente rotuladas, con el fin de facilitar la localizacin de documentos especficos. Por esto se dice que sirven como postes de seales para agilizar la bsqueda. Sostienen los documentos dentro de la gaveta, evitando que se arqueen y proporcionan mayor visibilidad. El numero de guas, la posicin de la pestaa y su tamao depende del sistema que se utilic. ACTIVIDADES: 1.- de acuerdo a los temas 2.2, 2.3, 2.4, 2.5 en equipo de trabajo analizara y realizara el diseo de los tipos de archivadores. 2.- en equipo se analizaran y comentarn estudios de casos

4.2.6 TTULOS O ENCABEZAMIENTOS DE LAS GUAS


Se les llama as porque sirven para identificar los documentos archivados detrs de las guas. Algunas pestaas tienen los encabezamientos impresos directamente sobre ellas. Los ttulos pueden ser: a) simples y b) dobles, lo mismo que los marbetes de las gavetas; adems, deben ser cortos para que puedan ser ledos con rapidez. Nota: se analizara de forma especfica cada uno de ellos ACTIVIDADES: 1.- en equipo de trabajo analizara y realizara el diseo de los tipos de ttulos

4.2.7 CARPETAS PARA ARCHIVO


Estas tienen un mnimo de espesor y una superficie lisa para las gavetas de correspondencia activa. Para los documentos voluminosos o pesados, se debern utilizar carpetas de fibra o de cartn con expansin de tela en el fondo. Hay otros tipos de carpetas que estn diseadas para las necesidades especiales, como: Bolsas para archivos Para registros mdicos y registros personales Para archivadores de estanteras abiertas Las carpetas colgantes Nota: se analizara cada uno de ellos ACTIVIDADES: 1.- en equipo de trabajo analizara y realizara el diseo de los tipos de carpetas para archivo.

4.2.8 PREPARACIN DE TTULOS PARA EXPEDIENTES


Las cintas de papel de engomado para los ttulos de los expedientes, conocidas como membretes, se consiguen en tiras perforadas, tiras adhesivas o en rollos continuos. Tomen en cuenta las siguientes sugerencias cuando vayan a hacer la rotulacin de expedientes: I. Se empieza a mecanografiar el encabezamiento II. Las palabras del ttulo deben escribirse a mquina y en el orden de la clasificacin de acuerdo con el sistema adaptado III. En algunas oficinas, la totalidad de la primera palabra del ttulo se escribe con mayscula compacta IV. Si el titulo es doble, es decir, si tiene ms de una lnea, se prefiere el estilo del bloque

4.2.9 PC/GAVETAS
La introduccin de las computadoras en la oficina moderna ha modificado el control de la informacin que, tradicionalmente, se haca solo a travs de expedientes archivados dentro de gavetas. Para el trabajo cotidiano ser ms eficiente simplificar la localizacin de documentos tanto en gavetas como en los programas de la computadora; con ello, se optimizara el uso del espacio y tiempo. Cmo organizar esta estructura en la computadora? A los archivos que se crean en la computadora se les debe asignar un nombre lgico, para ser almacenados. Si a los archivos se les asigna nombres lgicos y apropiados, ser ms fcil y rpida su localizacin. Ejemplo: En la gua de la gaveta PROVEEDORES En la computadora PROV ACTIVIDADES: 1.- en equipo de trabajo analizara y realizara el diseo de los tipos de archivo de gavetas. 2.- se realizara prcticas y diseos en equipo electrnico (laboratorio de informtica) Nota: se ampliara ms el tema

4.2.10 TARJETEROS Y FUNCIN DE LAS TARJETAS


Para el funcionamiento de un negocio las tarjetas de registro son creadas, almacenadas y utilizadas de acuerdo con los principios del buen manejo de documentos. Ejemplos de tarjeteros de registro a) Los archivos de directorios b) Registro de inventario c) Cuentas de cliente

Los tarjeteros se utilizan como ndice o catalogo auxiliares para los sistemas de archivo de correspondencia y tambin como registros independientes. Aun conjunto de tarjetas de registro debidamente ordenadas se les llama tarjetero y tiene varias ventajas. ACTIVIDADES: 1.- en equipo de trabajo analizara las diferentes ventajas que tienen las funciones de las tarjetas 2.- se harn vista a empresas

4.2.11 CEDULAS DE CATLOGOS


Los catlogos son los medios de localizacin de los expedientes en estas clase de sistemas; es la enumeracin de nombres de personas fsicas y morales, la descripcin breve de los asuntos contenidos en los expedientes, redactados en tarjetas ordenadas numricamente o alfabticamente. Las tarjetas utilizadas en los catlogos se conocen tcnicamente como cedulas de catalogacin y a los datos que se anotan, asientos en cedulas Contiene: Formula clasificadora Encabezamiento Sntesis o extracto Fecha de inicio del asunto

4.2.12 TIPOS DE TARJETEROS


Los tarjeteros se clasifican en verticales y visibles. En los primeros, las tarjetas se sostienen verticalmente en las tarjetas, como la correspondencia; en los segundos la informacin que queda cerca de los bordes de las tarjetas se puede leer sin moverlas.

ACTIVIDADES: 1.- en equipo de trabajo analizara y realizara el diseo de los tipos de tarjeteros. 2.- realizara mapa mental

4.2.14 MECANOGRAFIADO DE LAS TARJETAS


Se debe utilizar un formato estndar para simplificar el trabajo de archivo. As, la informacin queda ubicada en cada tarjeta en el mismo lugar y da una apariencia uniforme y profesional.

4.3. MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA Y CONFORMACION DE EXPEDIENTES.

La correspondencia escrita es la piedra angular de las comunicaciones para los negocios. De acuerdo con su fuente existen diferentes clasificaciones; por esto, la organizacin de la correspondencia depende de la recepcin, registro, jerarquizacin y seguimiento que se le da, con base en el procedimiento de archivo que consiste en inspeccionar, clasificar, codificar, distribuir y archivar todos los documentos que se reciben o generan en una oficina.

4.3.1 DEFINICION DE CORRESPONDENCIA.


Esta puede ser clasificada de acuerdo con la fuente en: recibida, enviada e interna. Correspondencia recibida es la que llega de empresas externas. Correspondencia enviada es aquella que se remite a individuos o compaas externas; se acostumbra retener para los archivos por lo menos una copia al carbn o fotocopia del original. Correspondencia interna (interdepartamental) es la que incluye aquella correspondencia entre departamentos de la misma empresa. Actividad: Por equipos de 5 integrantes investiguen va internet 5 conceptos de correspondencia recibida, enviada e interna realizando un ejemplo utilizando la paquetera Word para la realizacin de la correspondencia exponindola en plenaria. Y

4.3.2 ORGANIZACIN DE LA CORRESPONDENCIA.


En qu forma se organiza la correspondencia? El tipo de sistema y los ttulos utilizados dependern de la informacin que requiere el negocio. Un mdico sta interesado principalmente en la informacin sobre pacientes; por lo tanto, los ttulos sern los nombres, y los documentos que pertenezcan a ellos debern ser guardados.

4.3.3 RECEPCION DE LA CORRESPONDENCIA.


En la mayor parte de las grandes organizaciones existe un departamento central de correo que tiene la responsabilidad de distribuir y entregar la correspondencia a los departamentos o individuos indicados. Las cartas dirigidas expresamente a los ejecutivos se entregan sin abrir y sus respectivas asistentes ejecutivas o secretarias abren este correo y lo leen, excepto aquellos sobres marcados con confidencial o personal. Las cartas que no estn dirigidas a personas o departamentos especficos deben ser abiertas por el Departamento receptor de correspondencia, a fin de determinar a quin se le debe entregar la correspondencia.

Quien sea la persona que abra el correo, debe revisar en primer lugar que haya direccin del remitente en la correspondencia. Si no existe sta, el sobre con la direccin del remitente debe engraparse a la correspondencia. La persona que abre el correo debe tambin marcar en l la fecha y la hora en que fue recibida. Una razn importante para registrar stas es proporcionar un control interno de la correspondencia. Donde se maneja un gran volumen de correo, se utilizan mquinas automatizadas para abrir y sellar la correspondencia. En las oficinas pequeas se utiliza el sello fechador manual. Las copias al carbn de cartas enviadas y documentos internos no requieren las iniciales de autorizacin para ser archivadas. La asistente ejecutiva o secretaria engrapa las copias de la respuesta al original de la carta; si ella se ocupa de los archivos, coloca la correspondencia en su carpeta rotulada para archivar. Si los archivos los manejan especialistas, ella pone la correspondencia en su charola de archivo rotulada salida Muchas notas de acuse de recibo rutinarias a las comunicaciones poco importantes, se descartan despus de que han sido ledas y contestadas. Actividades: En equipos de pares realiza el proceso de seguimiento de la correspondencia utilizando la paquetera Word para la realizacin de la correspondencia.

4.3.4 PASOS EN EL PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO.


Despus de que la correspondencia ha sido enviada para archivo, pasa por cinco etapas diferentes: 1. Inspeccin. 2. Clasificacin. 3. Codificacin. 4. Distribucin. 5. Archivo. Actividad. En equipo de pares realiza un ejemplo de la clasificacin de la correspondencia para archivo utilizando la paquetera Word para la realizacin de la correspondencia.

4.3.4.1 INSPECCION.
Antes de ser archivada, la correspondencia debe examinarse para comprobar que tiene las iniciales de autorizacin. Si un documento llega hasta el archivo sin las iniciales de autorizacin, es costumbre devolverlo a la persona a quien estaba dirigido.

4.3.4.2 CLASIFICACION.
La clasificacin es una tcnica para la identificacin y agrupacin sistemtica de documentos semejantes, con caractersticas comunes, que pueden ser posteriormente diferenciados segn su tipologa fundamental. La clasificacin de documentos es uno de los trabajos mas importantes en una oficina, y existe el establecimiento de un plan previo y una atencin minuciosa. Se ha dicho que la identificacin del nombre es el fin principal de la clasificacin, por lo que resulta oportuno indicar que el nombre es, en este caso, una frase genrica que comprende todos los caracteres por los cuales se llega a distinguir una clasificacin.

4.3.4.3 CODIFICACION.
El hecho de escribir o indicar de alguna manera el encabezamiento en la correspondencia recibe el nombre de codificar. Actividad: Realiza de forma individual una carta con codificacin en el destinatario y en la esquina superior derecha utilizando la paquetera Word.

4.3.4.4 DISTRIBUCION.
Consiste en ordenar los documentos dentro de cada grupo. Pueden ser el grupo de una letra, un nmero, un tema, una fecha. Para facilitar esta clasificacin preliminar de los documentos, se utilizan los clasificadores. Actividades: En equipos de 5 integrantes realicen una maqueta de los diferentes tipos de clasificadores de documentos. Uno cada equipo.

4.3.4.5 ARCHIVO.
Es la colocacin de los documentos en los expedientes y la guarda dentro de las gavetas. Actividades: En equipos de 5 integrantes realiza el procedimiento que se sigue para colocar documentos en los expedientes y colocarlos en las gevetas.

4.3.5 CONFORMACION DE EXPEDIENTES.

Tambin es importante que cuando estamos con la correspondencia o con los documentos conformando un expediente, tomemos en consideracin ciertos lineamientos generales, que siempre sern de utilidad para que los expedientes luzcan pulcros y ordenados. Actividades: Realizar una prctica de archivista y/o en la elaboracin de expedientes, en una institucin educativa y/o empresa pblica o privada, cumpliendo con un total de 10 hrs mensuales.

4.4. REGLAS DE CLASIFICACION ALFABETICA


En archivonoma, para cumplir con la finalidad de localizar con rapidez expedientes y documentos, es importante que los ttulos que se escriben como encabezamiento de los expedientes estn de acuerdo con las reglas de clasificacin alfabtica. Los documentos se identifican por sus Ttulos. Las reglas para determinar los ttulos correctos con que se rotularn las carpetas que posteriormente se llamaran expedientes. Las reglas para clasificar utilizando trminos con los que nos debemos familiarizar: Alfabetizar y unidad. Alfabetizar es ordenar los nombres de acuerdo con la secuencia alfabtica de sus letras. Ejemplo: . Lpez, . Pardo, . Vega. Colocando en secuencia alfabtica, tambin estn: Pardo, Prez y Priego, solo que en estos nombres estamos fijndonos en la secuencia de la segunda letra. Los apellidos Roca, Rojas y Romero estn ordenados en secuencia alfabtica correcta, y aunque la segunda letra de todos modos es igual, ahora debemos fijar nuestra atencin en la tercera letra. Es importante para ordenar las diferentes palabras de un ttulo por medio de unidades. Unidad se denomina cada palabra que forma parte de un ttulo: inicial, abreviatura, letra separada. El nombre de Ricardo T. Surez contiene tres unidades: (1) Ricardo (2) T. (3) Surez. Para hacer ms comprensible el sistema, las reglas se dividen en tres grandes grupos: 1. Nombres de personas. 2. Nombres de compaas, instituciones, sociedades. 3. Nombres de bancos, escuelas, instituciones gubernamentales.

4.4.1 REGLAS PARA CLASIFICAR NOMBRES E INDIVIDUOS

1. Los nombres se clasifican alfabticamente comparando la primera unidad de cada nombre. Letra por letra. La segunda unidad se tiene en cuenta solamente cuando la primera unidad es idntica a la otra. Las terceras unidades se consideran solamente cuando tanto las primeras como las segundas son idntica,. y as sucesivamente. 2. El nombre de una persona se divide en nombre de pila y apellido. Nombre de pila Apellidos Luis Alberto Domnguez C. Luz del Carmen Gonzlez Medelln Alma Delia Prez Soto Para ordenar alfabticamente los nombres de personas, se colocan primero los apellidos y luego los nombres de pila, separndose con una coma; a esto se le llama transposicin. Cada parte del nombre de una persona recibe el nombre de unidad de archivo: aparte del apellido o apellidos principales, las dems unidades pueden estar representadas por una abreviatura o una inicial. Nombre L. M. ngulo Jos C. Cedeo Surez Roco Garay D. Leticia Ma. ngulo Esther Ma. Baca Pedro Cadena Ortiz Sonia Haydee Daz Unidad 1 ngulo Cedeo Garay Unidad 2 L. Surez D. Unidad 3 M. Jos Roco Unidad 4 C.

ngulo, Leticia Baca, Esther MaCadena Ortiz, Pedro Daz M., Sonia Haydee

3. Si antes del apellido aparece una inicial, se toma como parte del nombre de pila. 4. Si el apellido es igual en varios nombres, la siguiente letra o palabras nos servir como base para ordenar. 5. Si antes del apellido aparecen partculas; de, del, de la, de los, de las, etc., se principia la inversin desde el primer apellido, aun cuando las partculas aparezcan en maysculas. 6. Si el nombre de pila y el apellido son los mismos, la letra o nombre o apellido que comienza con la misma letra de esa inicial. 6. La unidad representada por una inicial va antes de un nombre o apellido que comienza con la misma letra de esa inicial. 6b. Una unidad ms corta precede a una ms larga si su raz es igual.

7. Si el nombre propio tiene, adems la abreviatura de su profesin, grado militar o eclesistico. O la expresin padre, hijo, junior (jr.). se escribe una abreviatura despus de la inversin correcta y entre parntesis. 8. Si antes del primer apellido aparecen vocablos extranjeros como: Vo, Van, Der, Fitz, D, Da, O, se hace la inversin a partir de dicho vocablo. 9. En pases de habla hispana, el nombre de la mujer casada o viuda esta compuesto por su nombre de pila, su apellido de soltera, seguido de la preposicin de o de la palabra viuda (Vda.) y por ltimo el apellido del esposo. Para archivarlos se invierte el nombre, tomando como base el apellido de soltera, porque este es el que legalmente se reconoce. Solo en caso de que el apellido de soltera este indicado con una letra, se tomar en cuenta el apellido del esposo. 10.Cuando los nombres de individuos son totalmente iguales se considerar entonces la direccin como base para su ordenacin, en el siguiente orden: ciudad, territorio o pas; calle o avenida y numero de casa o edificio. Los nmeros se consideran en estricto orden numrico consecutivo. Actividades: Por pares realiza 5 ejemplos de cada una de las reglas para clasificar nombres de individuos. Utilizando tarjetas de 3 x 5 pulgadas.

4.4.2 REFERENCIAS PARA NOMBRES DE INDIVIDUOS.


Los documentos pertenecientes a un individuo pueden ser solicitados de manera distinta a como estn archivados. Para facilitar la localizacin de los mismos se recomienda establecer referencias, esto es, ordenar el nombre de la persona de manera diferente a la indicada en las reglas de alfabetizacin. Esta referencia se hace en tarjeta y formar parte de un ndice o catlogo auxiliar. 1. Escribir en la parte superior de la tarjeta el nombre bajo el cual podra ser solicitado el documento. 2. Escribir la palabra Vase en la siguiente lnea. 3. Al lado, escribir el nombre bajo el cual estn archivados los documentos. 4. Marcar una X en extremo superior derecho. Se recomienda la referencia para nombres acompaados de ttulos religiosos, ttulos con nombres de mujeres casadas o cuando el apellido podra confundirse con un nombre de pila. Actividades:

En equipos de 5 integrantes y aplicando las reglas aprendidas para la inversin o transposicin de nombres, escribe correctamente en tarjetas de 3 x 5 pulgadas los ttulos, coloca el nmero que aparece antes de cada nombre en la esquina superior derecha y ordena las tarjetas alfabticamente.

4.4.3 REGLAS PARA CLASIFICAR NOMBRES DE EMPRESAS, INSTITUCIONES, COMPAIAS O SOCIEDADES. 4.4.3.1 REGLAS GENERALES
1. Cuando en el ttulo aparece una coma, el nombre permanece igual, no sufre ninguna alteracin ni trasposicin. 2. Cuando el ttulo es el nombre completo de un individuo (nombre de pila y y apellido) se invierte el nombre y el resto de la razn social se escribe a continuacin. Debe hacerse tarjeta de referencia. 3. Si en el ttulo aparecen las conjunciones y o e o el smbolo &; o bien, preposiciones como: de, sobre, por el contra, o bien artculos como: las, el, la, etc., permanece igual, no sufre ninguna trasposicin. 4. Si aparece un artculo al inicio del ttulo (the en ingls y el, la, los, las en espaol), o tambin la expresin compaa o su abreviatura (Ca. En espaol, Co. En ingls), se coloca al final del nombre entre parntesis. 5. Cuando en el ttulo aparece una palabra genrica como: zapatera, farmacia, restorn, restaurante o restaurant, sala de belleza, etc., no sufre ninguna transposicin, siempre y cuando se tengan uno o dos expedientes dentro de la gaveta; pero si el nmero de expedientes excede de los cinco, la palabra genrica se escribe al final del nombre. En este caso se recomienda establecer una gua secundaria con el ttulo de la palabra genrica para localizar con mayor rapidez la documentacin. Tambin se recomienda en stos casos hacer una tarjeta de referencia. 6. El nombre de sociedades, corporaciones e instituciones o cualquier nombre raro o extranjero que no sea ingls se escribe tal como aparece y as se archiva. 7. Cuando una palabra termina en s seguida o precedida de apstrofo (sos, posesivo en ingls) permanece tal como est la razn social. 8. Cuando hay ttulos de empresas o instituciones con nombres iguales, se considera la direccin para decidir el orden alfabtico. 9. Cuando una firma o institucin utiliza siglas, stas se consideran palabras escritas completas. Cuando no son muy usuales, para mayor claridad se recomienda escribir el nombre completo debajo de la sigla entre parntesis. Se deben hacer tarjetas de referencia. 10.Cuando en el nombre de una firma o razn social aparecen dos o ms letras, cada una se considera como unidad de archivo. Se recomienda hacer tarjeta de referencia.

Actividades: En equipos de 5 integrantes realiza 5 ejemplos aplicando las reglas aprendidas clasificando nombres de empresas, instituciones, compaas o sociedades. Utilizando tarjetas de 3 x 5 pulgadas.

4.4.4 REFERENCIAS NECESARIAS EN CASOS NO MENCIONADOS.


1. Cuando en una razn social o masa elocutiva la palabra importante, la que distingue a ese negocio de los dems (apellido o nombre geogrfico) no aparece al inicio del nombre. 2. Cuando una empresa cambia de nombre, se archiva bajo el nuevo y se establece una referencia con el nombre anterior. 3. Cuando una empresa representa a otra en negocios o bienes, bajo poder, sndico o apoderado. 4. Si en los nombres de empresas aparecen nombres con nmeros, stos se ordenan y archivan como si los nmeros estuviesen escritos con letra, y el nmero completo se considera como una unidad. Actividades: En equipos de 5 integrantes realiza los ejercicios de prctica A y B que menciona el libro utilizando tarjetas de 3 x 5 pulgadas.

4.4.5 REGLAS PARA CLASIFICACION DE INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES, BANCOS, ESCUELAS Y OTROS. 4.4.5.1 INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES.
El encargado de los archivos debe estar actualizado con respecto a los nuevos nombres de algunas secretaras de estado y de dependencias importantes en las organizacin nacional y gubernamental; para saber cmo realizar la trasposicin de nombres, con base en las reglas bsicas para clasificacin.

4.4.5.2 REGLAS GENERALES.


1. En los nombres de instituciones gubernamentales se toma como base para archivar la palabra ms importante. Se recomienda hacer tarjetas de referencia. 2. En las instituciones gubernamentales, dentro de los ttulos se pueden encontrar trminos como: Ministro de Direccin de

Seccin de Comisin de Junta de

Subdireccin de Director de

Tambin frases en otro idioma, como: Bureau of Board of Commission of Service of Section of

4.4.5.3 INSTITUCIONES BANCARIAS.


1. Los nombres de los bancos se archivan tal como aparecen de acuerdo con las reglas de empresas comerciales, agregando el nombre del lugar en el cual funcionan, pues la mayor parte tiene sucursales en diferentes ciudades. 2. Cuando la palabra banco no aparece al inicio de la razn social, es necesario hacer una tarjeta de referencia. 3. Cuando en la gaveta hay un nmero considerable de expedientes con ttulos de bancos con sucursales en diferentes lugares, es recomendable tomar en cuenta el nombre importante de la institucin o el nombre de la ciudad, de la provincia o pas, segn sea el caso. Puede ponerse tambin una gua secundaria que se rotule con la expresin bancos y colocar los expedientes por orden alfabtico.

4.4.5.4 NOMBRES DE ESCUELAS, COLEGIOS Y UNIVERSIDADES.


1. El nombre de escuela, colegio o universidad privada, se archiva como aparece, siguiendo las reglas establecidas para empresas comerciales; se recomienda hacer tarjeta de referencia si el nombre no aparece al inicio.

4.4.5.5 NOMBRE DE ASUNTOS.


En algunas ocasiones es necesario archivar los documentos por el asunto tratado en stos, debido a la importancia del mismo, o porque da una idea muy clara de lo tratado en el documento cuando la informacin sobre un asunto o tema debe conservarse reunida en un mismo sitio en las gavetas (solicitudes de empleo, citatorios, renuncias, compras, etc.), Se recomienda establecer una referencia bajo el nombre de la empresa o individuo.

Actividades:

En equipos de 5 integrantes escribe en tarjetas de 3 x 5 pulgadas los nombres haciendo inversiones necesarias, segn el caso, marca con una X el nombre que necesite referencia. Ordena alfabticamente las tarjetas. (Ejercicio de prctica del libro). Entregar un portafolio de evidencia. Archivonoma, 2da. Edicin editorial Mc Graw Hill interamericana editores SA de CV. Alma Smano castillo. Ao 2001 Curso prctico de Correspondencia Editorial Ediciones ECA S.A de C.V Andrs E. Mjica. Ao 2000

BIBLIOGRAFIA: www.eduteka.org.mx 5.1 TIPOS DE SISTEMAS DE ARCHIVO

Sistema Alfabtico
La ordenacin alfabtica de los documentos y expedientes es la base del sistema alfabtico que es el ms utilizado tanto en oficinas grandes y pequeas como en el hogar. El uso adecuado de este sistema ya sea dentro de la gaveta o en un directorio de la computadora es fundamental para la localizacin rpida de los documentos. Aun cuando es un sistema muy conocido, es importante seguir el procedimiento para archivar correctamente. El archivo alfabtico es popular por tres razones principales:

1. Est basado en una secuencia con la cual todos estamos familiarizado, el alfabeto. 2. Es directo, lo que significa que los documentos pueden ser archivados y localizados inmediatamente sin consultar primero archivos auxiliares. 3. Es flexible para sistemas grandes o pequeos, porque se puede crear cualquier nmero de divisiones. 5.1.1 ORGANIZACIN Todos los archivos de correspondencia alfabticos estn organizados bsicamente en la misma forma y la mayor parte tiene elementos comunes: Guas principales Guas secundarias o auxiliares Gua especial auxiliar Expedientes individuales Expediente miscelneo 5.1.2 GUAS PRINCIPALES: Son aquellas que dividen el archivo en secciones alfabticas importantes. Estas guas se encuentran al comienzo de las secciones. Si un archivo es pequeo, podra estar dividido de acuerdo con el abecedario. La gua principal A indica todos los expedientes colocados en ella se refieren a corresponsales cuyos nombres empiezan con A. Las pestaas para esta gua se encuentran generalmente en el extremo izquierdo, o tambin pueden estar escalonadas de izquierda a derecha. Cada gua debe tener por lo menos cinco expedientes pero, no ms de 20 tras ella, cuando hay demasiados se pierden las ventajas de una rpida localizacin y adecuado sostn de expedientes.

Todos los expedientes colocados en ella se refieren a corresponsales cuyos nombres empiezan con A. Las pestaas para esta gua se encuentran generalmente en el extremo izquierdo, o tambin pueden estar escalonadas de izquierda a derecha. Cada gua debe tener por lo menos cinco expedientes pero, no ms de 20 tras ella, cuando hay demasiados se pierden las ventajas de una localizacin y adecuado sostn de los expedientes. 5.1.3 GUAS SECUNDARIAS AUXILIARES En muchos sistemas de archivo bien organizados, las guas especiales se utilizan despus de una gua secundaria para subdividir esta seccin y destacar nombres importantes, segn el giro o por ejemplo muy frecuente o ambas cosas. Por ejemplo, si en la gaveta se ha incluido la gua auxiliar AD debido a que se tiene varios expedientes cuya primera unidad de ttulo es Adame, Admas, Adoum,- y posteriormente en la prctica se repite el apellido ALFARO, es recomendable rotular una gua especial auxiliar con este apellido para poder localizar en esta seccin expedientes con el apellido mencionado, como: Alfaro Gonzlez, Manuel; Alfaro Orueta, Estela, Alfaro Prez, Carlos, etc. 5.1.4 EXPEDIENTES INDIVIDUALES: Por lo general no se presentan expedientes individuales hasta que no se reciben cinco documentos referentes a un corresponsal o tema en particular. Estos expedientes estn ordenados alfabticamente despus de cada gua. Los documentos dentro del expediente

individual estn ordenados cronolgicamente, con la ltima fecha al frente, de tal manera que la correspondencia reciente sea fcil de localizar. (Vase figura 5.2)

5.1.5 EXPEDIENTE MISCELANEO. La colocacin y manejo del expediente miscelneo depender de dos opciones con base en las necesidades propias de la oficina: 1. Al final de cada grupo de expedientes individuales se coloca un expediente miscelneo que llevar el encabezamiento o ttulo de la gua de esa seccin y se emplea para corresponsales cuyos documentos todava no necesitan un expediente individual. Naturalmente, los documentos se ordenan alfabticamente, fijndonos en la segunda o la tercera letra; as hay ms de un documentos del mismo corresponsal deber ordenarse cronolgicamente, como en los expedientes individuales; el documento ms reciente deber quedar al frente. (Vase figura 5.3.)

2. El expediente miscelneo se puede colocar al final de la gaveta y llevar un encabezamiento doble que indique de qu letra a que letra estn ah documentos colocados, por ejemplo: A-Z; A-L; A-P, etc. 5.1.6 PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR Las guas y los expedientes en los archivos alfabticos de correspondencia se organizan de tal manera que si los documentos estn bien distribuidos, pueden ser colocados dentro de sus expedientes, rpida y eficientemente.

Seguir los siguientes pasos:

1. Preparacin. Los documentos distribuidos se llevan a la gaveta adecuada, se abre sta. Si se utiliza una repisa o bandeja para archivar (Vase figura 5.4.) sta se fija al costado y se colocan los documentos en ella 2. localizacin de la gua. Se selecciona la adecuada y se mueve hacia adelante. 3. Localizacin del expediente individual. Las cejillas de los expedientes individuales con sus membretes detrs de las guas se examina cuidadosamente, si hay expediente individual para el documento se coloca sta. 4. Localizacin de los expedientes miscelneos. Si no existe un expediente individual para el documento, se corren hacia delante los expedientes individuales, dejando a la vista el miscelneo y se guarda el documento; todos los expedientes relacionados pueden engraparse juntos para mantenerlos en orden adecuado. No deben utilizarse sujetadores metlicos en los documentos que son excesivamente gruesos y tienen la tendencia a engancharse en hojas adyacentes y a deslizarse de los documentos durante el proceso de archivo y de localizacin. INSTRUMENTO DE EVALUACIN CUESTIONARIO: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Cules son las razones por las que el archivo alfabtico es popular? Qu es una gua principal y en dnde se coloca? cundo se utilizar una gua especial? Dnde estn colocados los expedientes individuales en los archivos alfabticos? Cmo se ordenan los documentos dentro de los expedientes individuales? Dnde estn situados los expedientes miscelneos en una gaveta de archivo? Cmo se ordenan los documentos dentro de los expedientes miscelneos? Describe el procedimiento utilizado para almacenar documentos en las gavetas?

ESTUDIO DE CASOS: 1. Rafael Parra, nico empleado de una pequea empresa, decide no utilizar expedientes miscelneos en el archivo. Tan pronto como llega el primer documento, de cualquier corresponsal o tema, l prepara un expediente individual. Creen que este procedimiento es beneficioso para localizar los documentos? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Est de acuerdo con lo que l decide? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Qu es lo que ustedes haran? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. Juana Crdena trabaja para una pequea firma comercial. Ella cree que sera una gran idea dejar que por lo menos diez documentos de un solo corresponsal se acumulen en el expediente miscelneo antes de preparar uno individual.

Creen que esto facilitar la localizacin de documentos? Por qu? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. Ana Villavicencio trabaja en una oficina en donde los documentos son de diversos tamaos y muchas veces ms pequeos que las cartas. ltimamente sean perdido documentos, y ella atribuye esto a la diferencia de tamao. Ests de acuerdo con lo que ella piensa? Por qu? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Qu solucin daras? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. Un expediente individual de Ferretera Anhuac, S.A. de C.V., contiene documentos que se remontan a seis meses atrs. Aproximadamente la mitad del contenido son cartas y la otra mitad catlogos y otros documentos de publicidad.

Creen que sea tiempo de preparar el segundo expediente? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Cmo dividiras los documentos que van a colocar en cada expediente? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Qu informacin escribiran en los ttulos? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

5 .2

SISTEMA NUMRICO

La ordenacin numrica se hace de acuerdo con una numeracin codificada, que puede ser asignada a la correspondencia, o bien puede tomarse la que ya tiene cheques, plizas y facturas. El sistema numrico tiene ventajas, pero por ser indirecto, requiere de auxiliares como: el archivo alfabtico miscelneo y el ndice de tarjetas para cumplir con su efectividad. El archivo numrico consiste en la ordenacin de documentos de acuerdo con nmeros de cdigo, que pueden ser asignados por el empleado del archivo o puede formar parte del mismo documento, como el nmero que aparece en un cheque o en una factura. Los sistemas numricos son INDIRECTOS, es decir, que primero se requiere buscar en un catlogo auxiliar o ndice de tarjetas para poder localizar rpidamente el documento. Algunas empresas tienen preferencia por el sistema de archivo numrico y le conceden ventajas, como las siguientes: 1. Permiten una rpida identificacin en secuencia de los documentos. Una vez que han sido codificados numricamente son fciles de archivar y encontrar. 2. Permiten una expansin conveniente, porque los nmeros no tienen lmite. 3. Existen permanente y amplia oportunidad para hacer las referencias necesarias y localizar con rapidez el documento, ya que sta es la finalidad de un buen sistema de archivo. El Catlogo auxiliar o ndice de tarjetas alfabticas, adems de ser una referencia para el archivo numrico, permite que en l se anoten todos los nombres de los corresponsales o asuntos que se manejan en la empresa. 5.2.1 ORGANIZACIN.

Tiene tres partes principales que son: archivo numrico principal, archivo alfabtico miscelneo y catlogo auxiliar o ndice de tarjetas. (Vase figura 6.1) Las guas numricas se pueden acomodar en varias formas: a) En posicin escalonada de izquierda a derecha. b) En las posiciones 1 y 2, y todos los membretes de los expedientes en la tercera y cuarta posicin. (Vase figura 6.2)

Figura 6.1 Gaveta que muestra parcialmente los expedientes de un archivo numrico principal. c) En el centro solamente, y los membretes de los expedientes en dos posiciones hacia la izquierda o en dos posiciones a la derecha. Cuando un expediente se llena, los documentos se pueden subdividir y la mitad de ellos se colocar en un nuevo expediente, que llevar el mismo encabezamiento con un nmero auxiliar. Por ejemplo, so el expediente 506 se subdivide, se convierte en 506-2, porque en l se guarda correspondencia anterior y el nuevo se rotular 506-1, y as se conserva el orden cronolgico. (Vase figura 6.3)

5.2.2 ARCHIVO ALFABTICO MISCELNEO ste contiene guas y expedientes que llevan encabezamientos alfabticos. Su objetivo es proporcionar un sitio para guardar correspondencia que no requiere todava expedientes individuales en el archivo numrico principal. Cada expediente miscelneo contiene documentos de varios corresponsales y estos se encuentran en estricto orden alfabtico. (Vase figura 6.4)Adems, cada documento que se coloca dentro de un expediente de este archivo, debe codificarse con una M en el extremo superior derecho. Cuando se acumulan cinco documentos referentes a un corresponsal, se les asigna nmero y se guardan en el archivo principal.

5.2.3 CATALOGO AUXILIAR O NDICE DE TARJETAS Este tipo de catlogo se ordena alfabticamente. Contiene, como su nombre lo indica solamente tarjetas, cada una con el nombre del corresponsal y la codificacin de una M si an permanece en el archivo alfabtico miscelneo, para que cuando nos soliciten el documento estemos seguros de que lo debemos localizar en el miscelneo; no olvidemos que cuando se han reunido cinco documentos y se ha asignado un nmero, en esa tarjeta de catlogo auxiliar, se cambia la M por el numrico. El ndice de tarjetas es necesario en el sistema numrico debido a que la correspondencia siempre se solicita por nombre y no por nmero (Vase figura 6.5 y 6.6.)

ACTIVIDAD EXTRAESCOLAR: Renete con dos o ms compaeros y visiten una dependencia gubernamental y dos privadas. Investiguen: Qu sistema de archivo tienen implantado Quin lo maneja Si tienen un archivo central Con qu frecuencia depuran el archivo INSTRUMENTO DE EVALUACIN CUESTIONARIO. 1. Por qu a este sistema se le llama numrico? 2. Qu significan los trminos directo e indirecto en un sistema de archivo? 3. Hay expedientes miscelneos en el archivo numrico principal? Por qu? 4. Cmo estn ordenados los documentos dentro de los expedientes individuales? 5. Cundo se le asigna nmero a un corresponsal? 6. Cmo se pueden colocar u organizar las guas y los expedientes en el archivo numrico principal? 7. Cul es el objetivo del archivo alfabtico miscelneo en un sistema numrico? 8. Por qu se necesita un catlogo auxiliaren el sistema numrico? 9. Qu se registra comnmente en cada tarjeta del ndice de un sistema numrico? 10.Con que base se ordenan las tarjetas del catlogo auxiliar? PRACTICA PARA COMPROBAR EFECTIVIDAD 1. Imagina que ests trabajando en una compaa en donde se usa un sistema numrico, y que el nmero que debe asignrsele al siguiente corresponsal ser el 1100. Con los nombres que se te proporcionan a continuacin, elabora los expedientes correspondientes, asigna el nmero necesario, abre las tarjetas del catlogo auxiliar que necesites y ordnalas en forma correcta. Puedes inventar y agregar los datos que te hagan falta. Emilio Fernndez Osuna, cartas con fechas: mayo 14, junio 16 y 24; julio 30 y agosto 12. Interlingua de Mxico, S.A de C.V., cartas con fechas: julio 2, 25 y 30; agosto 2 y septiembre 8. Altos hornos de Mxico, S.A. Artculos Plasti-Mex, S.A Medina y Ca., cartas mayo 30; julio 4, 6, 9, 22. Acevedo Muebles, S.A. Baco Papelera de Mxico, S.A., sucursal Tepic, Nay. Ing. Arturo Magallanes Z. Dr. Ignacio de la Mora Saenz Lic. Eduardo Ferre y Garca, cartas enero 9 y febrero 23.

Secretara de Turismo Bancomer, S.A., sucursal Colima, cartas enero 7 y 25; marzo 1, 4, 28. Bancomer, S.A., sucursal Orizaba, cartas febrero 8 y 27; abril 12, 29; junio 8 y 30. Turivia Viajes, S.A. de C.V. Aerolneas Argentinas, S.A., sucursal Mxico, cartas mayo 8 y 17; julio 7, 16, 19. Usher de Mxico S.A. Publicaciones Nacionales S.A. Peridico Exclsior, S.A de C.V. Sra. Olga Mucio de Silva, proveedora de pinturas Lic. Arturo Aguirre Flores, cartas: mayo 29 y junio 14. 5.3. SISTEMA DE ARCHIVO DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS 5.3.1 QU ES UN ARCHIVO DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS? Los archivos de documentos electrnicos Por: Miguel ngel Esteban Navarro Resumen: Se define el concepto de archivo de documentos electrnicos. Se presenta una sntesis de las caractersticas ms relevantes y los principales retos de las reas de actuacin de la gestin archivstica de los documentos electrnicos: autentificacin, conservacin preventiva, organizacin y acceso. Se concluye con la necesidad de realizar un plan directo modelo que programe la intervencin tcnica en este tipo de archivos. Palabras clave: Gestin de documentos electrnicos, Archivos, Autentificacin, Conservacin, preventiva, Organizacin, Acceso. Delimitando el concepto Archivos digitales, electrnicos, informatizados son trminos de uso reciente pero habitual entre documentalistas, bibliotecarios, archiveros, gestores de recursos de informacin, etc. Sin embargo, no existe un empleo preciso y uniforme ni por parte de los diversos tipos de profesionales de la informacin ni dentro de un mismo grupo. Normalizar la terminologa es una tarea urgente. Delimitar los significados de las nuevas realidades contribuye a establecer canales por los que fluyan sin obstculos los actuales conocimientos y habilidades del presente hacia el futuro y a crear puentes de comunicacin seguros entre los diversos mbitos de la gestin de la informacin. De este modo se evita, durante La aplicacin de los avances tecnolgicos, el riesgo de descubrir mediterrneos o de confundir en un totum revolutum las diferentes prcticas que exige la adecuada gestin de los diversos tipos de documentos, atendiendo a sus distintos modos de produccin y de uso. Archivo digital o electrnico son trminos de moda pero por su uso tan variopinto no slo resultan excesivamente genricos, sino ambiguos. Se emplean indistintamente para

indicar la reunin de documentos creados mediante medios informticos, sea tanto un conjunto de ficheros generados por una aplicacin como Una coleccin de documentos textuales e icnicos digitalizados, en muchos casos accesibles a travs de internet. En ocasiones se usan tambin para denominar a los ficheros que componen una biblioteca digital. Esto genera si cabe mayor confusin al convertir en sinnimos unos sustantivos (biblioteca y archivo) cuyos contenidos estn bien determinados y diferenciados. Informatizacin de archivos es un trmino que se utiliza con mayor precisin para denotar la aplicacin de las tecnologas de la informacin al desarrollo de las actividades administrativas y de gestin documental en los archivos, automatizando el mayor nmero de procesos y de tareas posibles. Sistemas integrados para la gestin de archivos y edicin electrnica de instrumentos de descripcin y de documentos son expresiones que pertenecen al mismo marco conceptual. Pero un archivo automatizado, aunque su fondo est completamente digitalizado, no se debe confundir con un archivo de documentos electrnicos. Qu es un archivo de documentos electrnicos? Debe ser entendido como el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona fsica o jurdica de modo involuntario, natural y espontneo en el transcurso, y como apoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrnica, que se conservan y transmiten tambin mediante medios electrnicos en depsitos de conservacin permanente tras efectuar una seleccin a partir de la identificacin y valoracin de las series, con medidas de autentificacin y de preservacin adecuadas y con una organizacin respetuosa con su modo de produccin, con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural as como de permitir su acceso y uso tambin mediante las tecnologas de la informacin. Electronic records management es la expresin inglesa ms utilizada para referirse a la gestin que se desarrolla en este tipo de archivo. Y los sistemas integrados de produccin y gestin documental son las principales herramientas informticas que intervienen tanto en su generacin como en su mantenimiento. Definido el concepto, el segundo objetivo de este artculo es presentar una apretada sntesis de las principales reas de intervencin en la gestin archivstica De los documentos electrnicos, atendiendo a sus caractersticas ms relevantes y a los principales retos a los que se enfrenta la investigacin y el desarrollo de estrategias de intervencin y de productos. El carcter de los artculos de este nmero especial de EPI, los lmites de extensin impuestos a los textos y la constancia de la confusin que rodea, muchas veces por desconocimiento, el asunto del que nos ocupamos, inclinan a ofrecer nicamente un sumario breve, pero claro y ordenado, de una serie de principios y actividades asumidos en el mbito de los archivos. Poco nuevo aportar a quienes estn habituados a tratar con documentos de archivos pero s creemos que ofrecer una til gua de aproximacin y de estudio de la

materia a los que se acercan desde otros mbitos de la documentacin, con el dominio de otros mtodos y tcnicas, a los archivos de documentos electrnicos. 5.3.2. PROPUESTA DE PROGRAMA DE INTERVENCIN EN ARCHIVO DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS 5.3.3 AUTENTIFICACIN El documento electrnico de archivo participa de los mismos rasgos que el resto de los documentos de archivo: originalidad, unicidad, organicidad y valor probatorio. Las diferencias con el resto derivan del hecho de que su creacin, manipulacin, transmisin, recuperacin y lectura se realiza mediante herramientas informticas apropiadas ya sean de tipo fsico (ordenadores, perifricos y redes) o lgico (sistemas operativos, aplicaciones y protocolos de comunicaciones). Esto tiene la ventaja de facilitar la separacin del contenido del documento del medio en el que se registr originalmente con el fin de facilitar la difusin y el acceso. Sin embargo, a cambio presenta el inconveniente de que en el proceso de separacin y regrabacin se puede manipular con mucha facilidad, levantando sospechas sobre la autenticidad y la fiabilidad de la copia. Si a esto sumamos la rpida obsolescencia de los instrumentos de hardware y de software que han intervenido en su produccin, y la corta esperanza de vida de los soportes magnticos y pticos exigen realizar peridicas migraciones de los documentos a nuevos medios y soportes para garantizar su legibilidad, no debe sorprender la necesidad prioritaria de desarrollar una nueva rea de accin en los archivos de documentos electrnicos: la autentificacin, que acompae a las tres tradicionales de preservacin, organizacin y acceso. Su fin es identificar los elementos de los documentos electrnicos que son necesarios para mantener su autenticidad a lo largo del tiempo y fijar los controles que se deben realizar para comprobar no slo la integridad fsica y lgica de los documentos, sino tambin su calidad cuando se almacenan y transfieren a los diversos depsitos. Su mtodo todava est en fase de construccin y posiblemente dar lugar a la publicacin de una norma internacional. Presenta una estrecha relacin con el proceso de reunin y captura de los documentos, la conservacin preventiva de su contenido y la identificacin y seleccin de las series, por lo que no es extrao que los proyectos de investigacin se ocupen simultneamente de todas estas actividades. Entre las investigaciones emprendidas sobre la conservacin del valor evidencial de los documentos electrnicos destacan los proyectos Eros, desarrollado desde 1995 por el Public Record Office del Reino Unido; International research on permanent authentic records in electronic systems (Interpares), realizado entre 1994 y 1997 por seis grupos de investigacin internacionales coordinados por la University of British Columbia, y Cerar, de la University of Pittsburgh, actualmente en curso. http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/eros http://www.interpares.org

5.3.4. PRESERVACIN La conservacin preventiva de los soportes para garantizar la permanencia de la informacin y del valor jurdico del documento es uno de los principios que rigen la gestin de los archivos y, por tanto, tambin de los archivos de documentos electrnicos. La investigacin en su preservacin se enfrenta fundamentalmente a dos retos: en primer lugar, la creacin de depsitos de conservacin adecuados, tanto fsico-lgicos (disquetes, discos compactos, video discos digitales, etc.) para los originales y las copias, como contenedores y almacenes de estos depsitos seguros, siempre en ptimas condiciones. Por otra parte, sera necesaria la adopcin de nuevas y ms urgentes medidas de actuacin ya que lo digital es ms vulnerable al paso del tiempo que el papel. Los soportes de los documentos digitales tienen una capacidad de resistencia menor a la accin de agentes de deterioro naturales como humedad, oxidacin, magnetismo y elementos biticos. Adems, se enfrentan a un nuevo fenmeno ms peligroso incluso que el anterior: la obsolescencia tcnica tanto de los depsitos fsico-lgicos, que debido a los avances tecnolgicos se convierten en intiles an antes de que se deterioren, como de los elementos de hardware y de software mediante los que se han creado, a causa de su rpida sustitucin por otros nuevos e incompatibles que hacen imposible su decodificacin para la lectura. La adecuada conservacin de un archivo de documentos electrnicos debe plasmarse, como en cualquier otro archivo, en la elaboracin de un detallado programa de intervencin, que constar de tres partes: un plan de preservacin, un conjunto de medidas de conservacin preventiva y un proyecto de restauracin de documentos deteriorados all donde sea necesario. Los principales organismos que trabajan en el mbito de la preservacin de los documentos electrnicos publicando informes tcnicos y recomendaciones, son los siguientes: European Commission on Preservation and Access, Council on Library and Information Resources, National Preservation Office of United Kingdom y Research Libraries Group: the Commission on Preservation and Access. http://www.knaw.nl/ecpa http://www.clir.org http://www.bl.uk/services/preservation http://www.rlg.org 5.3.5. ORGANIZACIN As como el mundo digital plantea nuevos retos para la autentificacin y la preservacin, su irrupcin no supone una ruptura con los modos de organizacin y de acceso que se llevan a cabo en los archivos actuales. Ms bien las tecnologas de la informacin, al tiempo que ofrecen nuevas posibilidades y mayor eficacia y eficiencia, plantean la necesidad de seguir siendo fieles a esas tcnicas si se desea intervenir con xito en instituciones donde su introduccin ha acarreado la

produccin de un mayor volumen de datos, documentos e informacin a gestionar y una aparente confusin entre los lmites de stos y las agrupaciones documentales. Es un lugar comn tanto en los textos de los investigadores de mayor rigor y prestigio como en las recomendaciones de las principales organizaciones archivsticas, la defensa de la validez de representar y organizar los archivos de documentos electrnicos de acuerdo con su modo de produccin. Los principios de procedencia, integridad de los fondos y respeto a la estructura orgnica, que se concretan en la reunin de los documentos manteniendo las agrupaciones naturales y en la realizacin de una descripcin multinivel segn la jerarqua documental, de acuerdo con la Norma Internacional General de Descripcin Archivstica, son de aplicacin, por su carcter universal, en este tipo de archivos. En los archivos electrnicos se seguirn identificando los fondos y secciones mediante el anlisis del fin, las funciones y los rganos de las instituciones productoras, y las series documentales mediante el estudio de los tipos documentales. Identificacin que se plasma en el cuadro de organizacin del archivo y en los cuadros de clasificacin de fondos; ms necesarios, si cabe, en estos archivos que en los que albergan documentos en papel, ya que la electrnica, al impedir un acceso directo a la informacin sin mediar ningn instrumento y no permitir una instalacin en el depsito segn un sistema de cotacin que reproduzca el modo orgnico y seriado de produccin, exige disponer de herramientas lgicas que permitan la bsqueda y la recuperacin. Estos cuadros sirven de base del calendario de conservacin y transferencias segn la edad y el valor de los documentos una vez realizada la valoracin y la seleccin de las series; el cual, ante la urgencia de emprender rpidas intervenciones de preservacin garantizando la autenticidad de los documentos, por la ya indicada rpida obsolescencia que rodea a los avances tecnolgicos en la electrnica, se convertir en el instrumento de gestin fundamental, junto con las bases de datos que recogen los instrumentos de descripcin en los archivos de documentos electrnicos. Tampoco hay que olvidar, si bien no es objeto de este artculo su anlisis, la necesidad de contar con una aplicacin informtica que ayude a la gestin de los documentos electrnicos, la cual puede ser el mismo sistema de gestin electrnica de archivos que se utiliza para informatizar las actividades que se realizan en los archivos sin documentos digitales. Sin embargo, la tendencia actual se dirige al desarrollo de sistemas integrados de gestin de la informacin, que sirven tanto para la produccin de datos y documentos como para la gestin documental. 5.3.6. ACCESO La facilidad en el acceso a los archivos de documentos electrnicos es la principal aportacin de lo digital en esta rea de la gestin. Esta caracterstica tiene dos dimensiones. Por una parte, la velocidad y la precisin de la bsqueda y la recuperacin gracias a la automatizacin de los instrumentos de descripcin, junto con su necesaria normalizacin. Por otra, el aumento del grado de difusin y uso del archivo que brinda la posibilidad de acceder a los documentos por va telemtica tanto dentro de la institucin productora mediante la

construccin de intranets (que ofrecen durante la produccin de los documentos tambin la capacidad de intercambiar, compartir y participar en su creacin por diversos actores) como desde el exterior por usuarios ajenos a la organizacin a travs de internet. Pero estos fenmenos se asientan sobre tres pilares que componen otras tantas reas actuales de investigacin y desarrollo: la edicin y difusin de los documentos en formatos electrnicos universales basados en estndares abiertos, la definicin electrnica de los distintos tipos de documentos creados por una institucin mediante la identificacin de su origen, contenido, estructura y otros datos de inters que se asocian como metadatos a los documentos, y la normalizacin y codificacin de los instrumentos de descripcin. Los adelantos en el acceso estn, por tanto, en estrecha dependencia de los avances que se produzcan en reas ajenas a la archivstica, como la normalizacin de los formatos de los documentos de texto, de datos estructurados (bases de datos, hojas de clculo), de imagen fija o en movimiento, de sonido, multimedia, etc.; el desarrollo de sistemas de informacin abiertos; los lenguajes de etiquetas o marcas (sgml, xml, etc.); los protocolos de comunicacin, etc. Algunos de los proyectos ms destacables en acceso a los archivos de documentos electrnicos son: Digital Heritage and Cultural Content, dentro del programa IST (Information Society Technologies) de la CE; Padi (Preserving Access to Digital Information); Open Archives Initiative; ISO Open Archival Information System Standard y Encoded Archival Description. http://www.cordis.lu/ist/ka3/digicult http://www.nla.gov.au/padi http://www.openarchives.org http://ssdoo.gsfc.nasa.gov/nost/isoas http://www.lc.org/ead En cuanto a las organizaciones que se dedican, de modo global, al estudio de todas las reas involucradas en la gestin de los documentos de archivo electrnicos destacan: el Comit de Documentos Electrnicos del Consejo Internacional de Archivos; US National Archives and Records Administration mediante su Electronic Records Archives Program; la American Records Management Association; la Biblioteca del Congreso y la Comisin Europea a travs de DLM-Forum. http://www.ica.org http://www.nara.gov/era http://www.arma.org http://www.lc.org http://europa.eu.int/ISPO/dlm 5.3.7. NECESIDAD DE UN PLAN DIRECTOR Toda intervencin en un archivo de documentos electrnicos exige, como en cualquier otro, la previa redaccin de un plan director para ser eficaz. Consiste en una planificacin tcnica de las acciones a realizar para la gestin de un archivo o un sistema de archivos, acompaada de un calendario de actuacin, una estimacin de costes y una distribucin de las responsabilidades. Su fin es disponer de un procedimiento de actuaciones junto con una serie de criterios que garanticen la conservacin, la organizacin y el acceso de los

documentos, establecidos a partir de las directrices y normas internacionales vigentes para la gestin tanto de los documentos de archivo en general como de los electrnicos en particular. Las directrices, a partir de la recopilacin, observacin y estudio de casos donde nicamente acta la experiencia que da la prctica, recomiendan las actividades que se deberan realizar para conseguir, del modo ms efectivo y con la mayor eficacia posible, el objetivo propuesto con la puesta en marcha de un proceso. El anlisis y la racionalizacin de los resultados obtenidos con la aplicacin de estas pautas permiten establecer reglas operativas que indican cmo se debe realizar el proceso que tienen como objeto. Dichas reglas se denominan normas cuando son establecidas por un organismo nacional o internacional al que la comunidad profesional reconoce una potestad normativa. stas pueden dar lugar a prescripciones de obligado cumplimiento cuando sirven de base para leyes y normas de tipo jurdico. Un plan director de archivos debe ser, por tanto, respetuoso con las directrices y las normas que existan, ya que su funcin es proponer criterios de actuacin consistentes en indicaciones de cmo hacer algo de acuerdo con las normas ante el caso concreto del que se ocupa, que se recogen en programas de acciones tcnicas destinadas a producir unos resultados determinados, previamente establecidos. Con este espritu y estos horizontes se debe emprender toda intervencin. Sin embargo, todava no existe un modelo de plan director de archivos de documentos electrnicos que pueda servir de gua para acciones concretas, pese a su indudable inters y necesidad1. Bibliografa
Archives Authority of New South Wales. Documenting the future: policy and strategies for electronic recordkeeping in the New South Wales Public Sector. Sydney: Archives Authority of New South Wales, 1995, Julio. Dollar, Charles M. Archival theory and information technologies. The impact of information technologies on archival principles and methods. Macerata: Universit degli studi, 1992

5.3.8 VENTAJAS DE LA DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS Por qu digitalizar la documentacin? La creciente necesidad de informacin ha provocado la necesidad de distribuir, acceder y almacenar documentacin importante de forma fcil, rpida, segura y econmica .Digitalizacin es la conversin de documentos en papel a imgenes electrnicas por medio de un scanner, las cuales son almacenadas en una Computadora personal. Una vez almacenadas en su PC estas pueden ser localizadas en segundos . Desventajas del archivo en papel Elaboracin de ndices, gastos de almacenaje, Mltiples Archivos, Depuracin de los documentos, Localizacin, Manipulacin, Archivamiento,

Prdida de tiempo en la bsqueda de documentos, Retraso en firmas y autorizaciones, Elevados costos, Extravo de documentos, Exceso en fotocopias, Duplicidad de trabajo, Archivos duplicados, Falta de seguridad y confiabilidad, Uso cooperativo, Altos costos de administracin, Velocidad de respuesta, Ecologa, Seguimiento y control de documentos.

Ventajas de la digitalizacin de documentos


Permite un rpido y fcil acceso a la informacin. Elimina el extravo de documentos. Resguarda la informacin en mltiples formatos electrnicos. Controla el acceso a la informacin por niveles de seguridad. Firmas digitales. Mejora los tiempos de acceso para la bsqueda de documentos Permite almacenar todo tipo de documentos (tamao, formato, color, etc.). Resguarda la documentacin. Optimiza el espacio fsico convirtiendo pilas de papel en un simple CD-ROM o almacenado en una mquina. Protege la informacin teniendo varios respaldos de la informacin. Agiliza y eficientiza el servicio a clientes . Ordena de manera lgica los expedientes. Permite una fcil distribucin de documentos va Internet o intranet Protege los documentos contra la accin de agentes externos y deterioro de los mismos . Reduce costos de operacin. Incrementa la productividad. Permite simultaneidad de usuarios al mismo documento. Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos digitales. Bajo costo de almacenamiento Elimina costos de impresin, fotocopiado de documentos2 5.3.9 LA ADMINISTRACIN EN LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS3 En las organizaciones actuales, la dispersin de la informacin electrnica en documentos y archivos electrnicos, obliga a pensar en la administracin centralizada de los mismos, ya que se convierten en el acervo de la organizacin.

www.consatec.com/.../sistema_de_administracion_de_documentos.pdf

Este sistema permite organizar y clasificar los documentos digitalizados o archivos electrnicos dentro de su organizacin. El objetivo fundamental es que la informacin relevante a la organizacin no este dispersa en los equipos personales o papel y se pueda perder y no poder aprovecharla para los objetivos de mejorar la productividad de la organizacin. A travs de un sistema de administracin electrnica de documentos se puede localizar de manera rpida y sencilla cualquier dato o documento relevante para la toma de decisiones. CARACTERISTICAS SOLUCION DE PROYECTOS Es una aplicacin totalmente WEB visible desde cualquier Este sistema se implementa de navegador de internet. forma central y se comparte la informacin de los proyectos desde el plan de trabajo, Para organizar la informacin propuesta, contrato, primero se debe definir las cotizaciones, recibos, avances, unidades organizacionales y etc. posteriormente reas de trabajo. Mediante un rbol se tiene SOLUCION EN MERCADOTECNIA acceso a la informacin de las Se puede organizar para que reas, es un esquema de existen determinados grupos de carpetas o folders. inters, por tipo de anlisis, por tipo de estudio, por mercado y Tiene una barra de herramientas cada uno de sus diferentes tipos que vara dependiendo de los de documentos. privilegios y carpetas de cada usuario. SOLUCIONES DE FINANZAS Cuenta con un esquema de La consolidacin de la de los bsqueda que permite localizar documentos contables, la informacin por medio de financieros y su clasificacin de atributos o por palabras o frases acuerdo por ao, mes, pliza, dentro del contenido de los ramo, etc. Permite hacer ms archivos. fcil su labor de consulta, auditora y tener un mejor control Cuenta con un rea para guardar en su cobranza. informacin de uso personal o confidencial. Lleva control de versiones de los documentos o archivos.

MODELO DE INFORMACIN. ESTRUCTURA: El sistema de administracin de documentos electrnicos toma en cuenta tres aspectos bsicos: Catlogo de informacin La consolidacin de documentos y archivos electrnicos Consulta y bsqueda de la informacin PROCESOS: Para cada proceso dentro de la organizacin se deben asociar los documentos que lo integran, de esta manera podremos definir la forma de organizacin dentro de las reas de trabajo en cada una de las unidades organizacionales definidas. Por ejemplo:

5 .4

CONTROL DE LA COMUNICACIN ESCRITA4

Uno de los objetivos principales en el control de la comunicacin escrita es evitar la prdida de documentos prestados, por ello, es necesario establecer un sistema de cargos de documentos, as como el formulario especial de requisicin de documentos archivados. Con esto, se sabr quien tiene el expediente, cuando se le prest, como las guas de salida, la tarjeta anunciadora octagonal, el comprobante de ruta y la tarjeta de sustitucin de archivo de seguimiento para documentos prestados. Este procedimiento se utiliza para el seguimiento de los documentos despus de que han sido creados o recibidos. Los principios de control y retencin suponen que ningn documento que se archiva debe ser olvidado, que cada uno de ellos es muy valioso para el negocio, y que si un documento deja de tener valor para la empresa, debe destruirse. El control de los documentos empieza a un antes de que sean archivados (el sello fechador es un control) y termina cuando son eliminados. Los documentos deben guardarse tan pronto como sea posible despus de que se reciben. Uno de los principales problemas en el control es evitar la prdida de documento prestados de los archivos. Un buen sistema de cargos de documentos es la mejor solucin. Otro problema en el control de ellos es evitar que se pierdan dentro de las gavetas.

5.4.1 SISTEMA DE CARGO Se necesitan apenas 30 segundos para registrar adecuadamente el prstamo de un documento, de no ser as podra ser necesario invertir varias horas para encontrar uno que se prest pero que no fue debidamente registrado. El empleado ejecuta tres tareas en un sistema para registrar la correspondencia: 1. Atiende las solicitudes de documentos archivados. 2. Anota los documentos que salen. 3. Efecta el seguimiento de los documentos prestados. Con el creciente empleo de mquinas copiadoras, las oficinas estn utilizando cada vez ms la tcnica de copiar para controlar mejor los documentos. En vez de prestar el documento original a la persona que lo va a utilizar, se saca una copia, se enva y se archiva nuevamente el original. 5.4.2 SOLICITUD DE DOCUMENTOS Es conveniente que todas las solicitudes se hagan por escrito en un formulario especial de requisicin de documentos archivados (vase figura 10.1). Los formularios deben proporcionar la siguiente in formacin: 1. 2. 3. 4. 5. Nombre o asuntos del documento. Fecha del mismo. Firma o nombre de la persona que solicita el documento en prstamo. Fecha en que se prest. Fecha en que se debe hacer el seguimiento.

La requisicin debe ser firmada por la persona que solicita el documento. (La firma proporciona una prueba definitiva de quien lo tiene).
Nombre bajo el cual clasificado el documento. Concepto del documento est Nombre Contreras L. Rosas Referencia Solicitud de empleo Tomado por Lic. Arturo Aguirre Firma A. A. Fecha de devolucin 9/10 Fecha del documento 5/30 Fecha de prstamo 9/3 Departamento Personal

Nombre del Solicitante

Iniciales o rbrica del solicitante

Figura 10.1 Formulario especial de requisicin de documentos archivados.

5.4.3 REGISTRO DE SALIDAS DE DOCUMENTOS Cuando el expediente es extrado de los archivos se puede colocar en el lugar de ste una gua de salida. Cuando se saca un solo documento del expediente, se debe colocar una tarjeta de sustitucin exactamente donde estaba el documento (vase figura 10.2). Estos formularios que registran la salida indican quin tiene el documento y la fecha en que sali de los archivos. Los formularios para registrar documentos prestados sirven para: 1. Mostrar que los documentos se estn utilizando y no han sido mal archivados o perdidos. 2. Permitir el seguimiento de los documentos prestados para asegurar de que sean devueltos. 3. Actuar como marcadores para facilitar su devolucin al sitio exacto.

Fecha de entrega del documento

9/10

Contreras L. Mauro Nombre o tema Lic. Sebastin Rojas Firma del solicitante Personal 9/5 Nombre del departamento salida

5/10 Fecha

Fecha de

Figura 10.2 Tarjeta de sustitucin. Las guas de salida tienen en su pestaa la expresin fuera y estn hechas del cartn o material como las guas para archivar. Se puede conseguir de otro tipo, como:

1. Una gua con un bolsillo en la parte delantera para comprobante de requisicin (vase figura 10.3) Fecha de entrega Nombre 05-oct FUERA

Contreras L. Rosas 5 / 10 Solicitante Lic. Arturo Aguirre Depto. Fecha Personal 9/3

Figura 10.3 Gua de salida con bolsillo para comprobante de requisicin de documento prestado. 2. Una gua acumulativa que tiene formulario para colocar el nombre del individuo que solicita el expediente (vase figura 10.4 y 10.5)

Figura 10.4 Gua de salida acumulativa donde se escribe el nombre de la persona que solicito el expediente.

Figura 10.5 Gua fuera para archivadores abiertos.

Figura 10.6 Las tarjetas de Fuera son bienes visibles cuando se usan para indicar que se ha tomado prestado una carpeta de archivo Otro tipo de gua de salida fuera que se emplea para archivo de tarjetas perforadas es la tarjeta anunciadora octagonal (vase figura 10.7) estas tarjetas se deslizan fcilmente en los archivas y permanecen con un bordo expuesto, indicando que se ha sacado una tarjeta.

Figura 10.7 tarjetas hexagonal en varios colores

En empresas grandes, algunas veces se solicitan los documentos y luego se envan por turnos a varias personas o departamento. Se perdera mucho tiempo si estos papeles fueran devueltos al departamento de archivos despus de que cada persona hubiera terminado con ellos. Para esto se anexa al documento un formulario que enumera, en orden, todos los individuos que desean consultarlos. A medida que el documento pasa de un individuo a otro, cada uno coloca sus iniciales en el formulario. Con el formulario de salida se conserva una copia de este comprobante de ruta para que se pueda localizar el documento si se necesita (vase figura 10.8.). Cuando los documentos son devueltos a los archivos se saca la tarjeta de sustitucin y se anula la anotacin de salida. Como la de la figura 10.9 del archivo de seguimiento para prstamos de documentos. (Vase figura 10.10).

Aun con un buen sistema para cargar documentos, stos ocasionalmente se pierden. Si una bsqueda organizada de papeles no tiene xito (vase la figura 10.11). La informacin original debe ser escrita de memoria o de otras fuentes sobre una hoja de papel de color y guardada en el lugar del documento perdido. Este procedimiento asegurar que nadie perder su tiempo buscando el documento extraviado. Un sistema de cargar correspondencia funciona adecuadamente slo cuando todos siguen el procedimiento adoptado5.

Figura 10.11. Bsqueda de un documento extraviado

INSTRUMENTO DE EVALUACIN Cuestionario 1. 2. 3. 4. 5. Describe el significado de control de la comunicacin escrita. Cules son las tres tareas que se ejecutan en un bue sistema de cargo? Describe el formulario de requisiciones de documentos archivados. Cundo se utiliza la tarjeta de sustitucin? Con qu fin se le debe anexar una copia del comprobante de ruta a un formulario de salida? 1. Imaginar en la oficina donde trabajas Contabilidad te solicita, en prstamo por una semana, el expediente de la empresa Mosaico Santa Julia S.A.

PRACTICA

de C. V. Realiza el formulario de requisicin de documentos. Inventa los datos faltantes. 2. En una seccin de la gaveta del archivador estn los siguientes expedientes.

Te han solicitado la ltima comunicacin de Carlos Corona Z., y no est en su expediente Qu proceso debe seguir para localizarlo?

5.5 CLASIFICACIN DE LOS ARCHIVOS


Las gavetas de los archivadores deben utilizarse de manera ptima. Por ello, es necesario saber qu documentos se guardan en cada uno de los sectores que existen: activo, semiactivo e inactivo. En instituciones grandes, como los bancos, es aconsejable la microfilmacin o la microfotografa para eliminar grandes volmenes de correspondencia. Otro proceso importante en archivonoma es la transferencia de documentos al archivo perpetuo y la eliminacin de algunos, con base a las normas establecidas sobre retencin de documentos. Despus de tomar la decisin sobre el sistema que se establecer es nuestra oficina para cumplir con los propsitos que se persiguen en archivonoma, ser importante determinar cmo se utilizarn las gavetas de archivadores con los que se cuentan. Ser conveniente hacerse las siguientes preguntas: 1. Qu tipo de carpeta resulta conveniente para albergar estos documentos? 2. Qu fin cumple? 3. Por qu debe ser conservado? Necesidades operativas? Exigencias legales? Necesidades financieras o fiscales?

Exigencias histricas? En el caso de los documentos no sean necesarios por al menos una de las necesidades indicadas, pueden ser eliminados. No es conveniente la conservacin de documentos por razones mal definidas, como: Posibles eventualidades Nunca se sabe lo que pueda ocurrir 4. 5. 6. 7. Con que frecuencia se consulta? Qu ocurrir en el caso de no disponer de ellos? Podra obtenerse la misma informacin de otra forma? Cunto tiempo se debe conservarlos?

Es necesario tener presente que el responsable de un documento es el rea de origen del mismo o el rea que recibe el original, pero no quien tiene la copia.

5.5.1 NIVELES DE ARCHIVO: ACTIVO, SEMIACTIVO, Y MUERTO


Un archivo que debe hacer frente a sus funciones institucionales de modo apropiado debe estar repartido en varios niveles, dependiendo del grado de actualidad de los documentos que lo componen. Queda por ver cules y cuntos deben ser estos niveles. La mayor parte de las empresas se han venido orientando hasta ahora hacia una solucin mnima que prev la distribucin del archivo en dos sectores bien diferenciados: 1. Un sector llamado activo, que comprende todos los documentos cuya frecuencia de consulta es, por trmino medio, bastante alta. Este primer sector del archivo es a nivel del puesto de trabajo, en el que se conservan los documentos y las cartas que acaban de entrar a la empresa y que requieren el inicio o la continuacin de actuaciones particulares y urgentes. ste es el archivo activo. 2. El segundo sector vinculado al nivel de las direcciones operativas y tiene todos los documentos que los archivos descargan en l, apenas han terminado todas las operaciones que stos exigen. Su dominacin es la de archivo semiactivo y recoge todos los papeles que han perdido casi todo valor operativo para pasar a tener uno puramente documental. La fisonoma de este importante servicio de la empresa es as ms funcional, viniendo a satisfacer una de las necesidades ms importantes en la empresa moderna: una oportuna disponibilidad de informacin. 3. Un sector ms es el llamado inactivo, el cual se caracteriza por una frecuencia de consulta medianamente baja. En l se conservan todos los documentos que tienen un valor permanentemente documental hasta que llega el momento de proceder a su destruccin. Tambin se le conoce como archivo Muerto.

5.5.1.1 ARCHIVO ACTIVO


La mayora de los documentos que influyen a un archivo procede del correo. La entrada de la correspondencia es controlada por las asistentes ejecutivas y las secretarias de las distintas oficinas, que se encargan de distribuirlas entre las secciones interesadas, segn las normas recibidas de la Direccin. A fin de ganar tiempo ser conveniente que los encargados de este trabajo efecten una clasificacin previa de la correspondencia, para lo cual se separan las cartas que se refieren a problemas importantes o urgentes de las que tienen un inters puramente informativo y documental. Pueden establecerse estos cuatro grupos de cartas: De gestin De informacin De documentacin Personal y confidencial. En la figura 11.1 y 11.2 se ilustran lo que hemos comentado sobre la organizacin de sectores y los documentos de archivo activo.

1. 2. 3. 4.

5.5.1.2 ARCHIVO SEMIACTIVO


Al archivo semiactivo se le ha consignado el papel de archivo a nivel de los puestos de direccin (administrativa, comercial, etc.). En cada empresa puede haber tantos archivos de este tipo como direcciones existan. De cada uno de estos archivos responde, en un sentido amplio, la direccin de que depende, y en un sentido estricto, la persona encargada del archivo semiactivo. Las tareas principales encomendadas a los responsables de la conservacin y el manejo de los archivos semiactivos deben ser las siguientes: 1. Cuidar de la perfecta conservacin de los documentos. 2. Procurar que los ficheros o catlogos auxiliares estn actualizados. 3. Despachar con rapidez las consultas y vigilar el correcto cumplimiento de todas las formalidades requeridas. 4. Aligerar el archivo mediante el envo al nivel inactivo de los documentos que han perdido actualidad. 5. Controlar y coordinar el movimiento de documentacin entre el archivo semiactivo y los eventuales peticionarios. El archivo semiactivo contiene documentos de muy diversa ndole, cada uno de los cuales exige una clasificacin distinta. Dado que este sector del archivador suele contener un volumen notable de documentos, es importante respetar los criterios de ordenacin que se han estudiado en cada uno de los sistemas bsicos que existen en la archivonoma. (Vase figura 11.3)

5.5.1.3 ARCHIVO INACTIVO O ARCHIVO MUERTO


El archivo inactivo representa el penltimo eslabn de la cadena constituida por los diversos niveles de conservacin de documentos, por lo que debe demostrar la eficacia de todo el sistema. El archivo inactivo se nutre de: 1. El archivo activo que le enva directamente de aquellos documentos que no estima sea necesario hacer pasar al archivo semiactivo. 2. El archivo semiactivo, que le enva la mayor parte de la documentacin, segn las normas en vigor dentro de una empresa. El archivo inactivo funcionar del siguiente modo: a) En la fecha sealada, el responsable del archivo semiactivo extraer de las carpetas los documentos y las cartas que han caducado y no ofrecen utilidad inmediata. El ahorro de espacio que as se consigue permitir conservar por ms largo plazo la documentacin ms importante. b) Los envos de documentacin al archivo inactivo se regularn de tal modo que no se originen obstrucciones, distribuyendo gradualmente las tareas en este servicio. c) Para facilitar la rpida extraccin de los documentos que ya no ofrece ms inters que el puramente histrico, es aconsejable marcarlos antes con seales, caballetes, smbolos convencionales y otros medios considerados idneos. Estas reglas permiten al responsable seguir da a da la marcha del archivo semiactivo y evitan tener que revisar el archivo completo en el momento de realizar la depuracin. El elevado volumen de algunos archivos inactivos hace aconsejable su microfilmacin, para lo que se requiere maquinaria especial, como la filmadora de microfichas. (Vase figura 11.4) y la unidad lectora. (Vase figura 11.5)

5.5.2. TRANSFERENCIAS Y ELIMINACIN DE DOCUMENTOS


Para determinar el valor de sus documentos muchas empresas los analizan y clasifican de acuerdo con las leyes existentes, de la siguiente manera: 1. DOCUMENTOS VITALES. Incluyen documentos legales de incorporacin, escrituras, contratos importantes, planos de propiedad, informes para los accionistas, actas de reuniones de la junta Directiva y plizas de seguro. Estos documentos nunca deber ser destruidos porque son esenciales para la existencia misma de la empresa y son irremplazables. 2. DOCUMENTOS IMPORTANTES. Incluyen facturas, cuentas por cobrar, registros de ventas, cotizaciones, estados financieros. Estos documentos pueden ser trasladados al nivel inactivo por un periodo determinado y despus se pueden transferir al archivo muerto y se colocan en empaques especiales que los conservan en buenas condiciones. 3. DOCUMENTOS TILES. Incluyen correspondencia general, memoranda y estados de cuentas bancarias. A menudo se destruyen hasta un ao despus de la fecha en que fueron recibidos. 4. DOCUMENTOS NO ESENCIALES. Incluyen indagaciones rutinarias, anuncios y acuses de recibo. Los documentos de esta categora nunca se deben archivar con otros ms importantes. Una vez que se ha determinado el valor de los documentos, es necesarios decidir la cantidad de tiempo que van a ser conservados o el periodo de retencin. Los factores que influyen sobre sta decisin son: las leyes existentes al respecto, la naturaleza del negocio, el tipo de documentos que se manejan y la informacin que se deriva de ellos.
Seis a siete aos: Informes de accidentes y reclamaciones (casos fallados) Cuentas por pagar Libros de cuentas por cobrar y balances de prueba Cheques cancelados Certificados de acciones y bonos cancelados y opciones expiradas Facturas a clientes Nminas y resmenes de pagos a empleados incluyendo pago a pensionados Registros de ventas Libros auxiliares de libros general y balances Dos a tres aos: Solicitud de empleo. Pliza de seguro que ha expirado Informes de auditora interna Recibos de caja menor Documentos de registros de bonos de ahorro de empleados. Un ao o menos: Conciliacin bancaria. Recibos duplicados de depsitos Requisiciones Libretas de taquigrafa Tarjetas de tabulacin.

5.5.3 MTODOS DE ELIMINACIN Algunos documentos se distribuyen introducindolos en una mquina especialmente diseada para ste fin, la cual los corta en tiras delgadas. Otros mtodos que se utilizan son quemarlos o venderlos como desperdicios. La naturaleza confidencial y la cantidad de los papeles determinarn generalmente la forma en que deben eliminarse.
Destructora personal Destructora de documentos de alta capacidad

INSTRUMENTOS DE EVALUACIN CUESTIONARIO 1. Menciona tres de las preguntas que debe hacerse la persona que organiza un archivo para determinar en qu gaveta debe ubicar la correspondencia. 2. Cules son los documentos que se sugiere sean ordenados en el sector llamado activo? 3. Qu documentos se descargan en el sector semiactivo? 4. En el nivel inactivo Qu documentos se conservan? 5. Qu aconseja hacerles a los documentos del sector inactivo para cuando se realice la transferencia perpetua? 6. Cules son las cuatro clasificaciones de los documentos de acuerdo a su valor? 7. Qu actividades se pueden ejecutar con anterioridad para facilitar la transferencia 5.5.4 RECOMENDACIONES FINALES El gran volumen de papeles que se manejan en la oficina moderna exige que los procedimientos de archivo contribuyan eficazmente a que se pueda obtener la informacin que se desea con facilidad y rapidez.6 Las siguientes sugerencias pueden ser de utilidad para quienes deseen hacer un buen trabajo de archivo: 1. Las carpetas no se deben sobrecargar de documentos. Para evitar que se deformen, en cada carpeta no deben guardarse ms de 100 papeles; cuando se sobrepase esta cantidad se debe abrir otra carpeta con el mismo nombre o nmero. 2. El material se debe mantener ordenado y bien colocado dentro de las carpetas para evitar que los papeles sobresalgan del borde de aquellas y se deterioren. 3. No se debe utilizar ganchos ni alfileres para sujetar los papeles.

4. Para retirar una carpeta del archivador, se la debe asir por la zona media, nunca por la pestaa. Igual tratamiento se debe dar a las guas. As se evita el deterioro de las carpetas y se mantienen legibles los rtulos de las pestaas. 5. Los papeles rotos deben remendarse con cinta engomada transparente antes de guardarlos en las carpetas; los arrugados deben aplancharse; y los bordes rasgados se deben emparejar con tijeras. 6. Dentro de las carpetas, todos los papeles deben colocarse descansando sobre el filo izquierdo, con el membrete hacia la izquierda. 7. Dentro de la gaveta, debe haber una gua por cada seis u ocho carpetas de manera que en total haya unas veinte. 8. Para colocar o remover papeles de una carpeta, sta se debe sacar completamente de la gaveta. As se evita colocar papeles entre carpetas y no dentro de ellas. 9. Dentro de la gaveta, se debe dejar desocupado un espacio de cuatro a cinco pulgadas para manipular cmodamente las carpetas. 10.Debe haber una carpeta miscelnea para cada subdivisin alfabtica. 11.En la carpeta miscelnea no debe haber ms de cinco documentos de un mismo corresponsal. Cuando haya seis documentos, se debe abrir una carpeta individual. 12.Dentro de las carpetas individuales los documentos deben archivarse cronolgicamente. Dentro de las carpetas miscelneas, los documentos para cada corresponsal se ordenan primero alfabticamente y despus cronolgicamente. 13.Las carpetas individuales deben tener rtulos mecanografiados ntidamente. 14.En los archivadores, las dos gavetas superiores se utilizan para ls corresponsales activos y las dos inferiores para los documentos recin transferidos. 15.Se deben transferir los archivos inactivos a intervalos regulares y de acuerdo con el calendario. Esto se hace, usualmente, al inicio del ao calendario o del ao fiscal, y los preparativos se comienzan un mes antes. 16.Al establecer un sistema de archivos se escoge el que ayude a encontrar los documentos rpida y fcilmente. 17.Si se tiene que trabajar en un archivo ya organizado, no se debe comenzar haciendo innovaciones. Primero se estudia la empresa y se procede despus a hacer los cambios que se justifiquen. 18.Se deben archivar diariamente los documentos del da. 19.Para agilizar la labor, el trabajo se dividir siempre de la misma manera, y se seala un periodo diario para archivar respetando el tiempo que se haya destinado. 20.Para el buen funcionamiento de los archivos es conveniente que se redacte un reglamento y que se divulgue entre los usuarios, incluyendo a los jefes de departamentos. En el reglamento se debe establecer que slo los encargados del archivo pueden guardar documentos en los mismos.

BIBLIGRAFIA 1. 2. 3. 4. Curso Bsico de archivo, Ortiz, Escorcia, Ramn, Edit. McGraw Hillde MxicoL, 1982 Domnguez, Thala, edit. Mc Graw Hill, segunda edicin. Archivonoma www.consatec.com.org www.consatec.com/.../sistema_de_administracion_de_documentos.pdf

INSTRUMENTOS DE EVALUACIN

INSTRUMENTOS DE EVALUACIN: INTEGRADOR CAPACITACIN: ADMINISTRACIN IV SEMESTRE Lista de cotejo del portafolio de evidencias Lista de cotejo Portafolio de evidencias A continuacin se presentan los aspectos que se evaluaran en el portafolio de evidencias, Para tal efecto marque con una X el registro de cumplimiento correspondiente. Integra una Portada La libreta de apuntes cumple con todos los temas y lineamientos. El C.D. del Submdulo 3, tema 2, (Redaccin de documentos) cumple con todas las especificaciones de formato y contenido. El C.D. del Submdulo 3, tema 3, (Realizar la gestin de la documentacin administrativa interna y externa con las autoridades correspondientes) cumple con todas las especificaciones de formato y contenido. Entrega completos los reportes de la prctica de Archivista. EL C.D. Sobre el tema (controlar los expedientes de acuerdo a los requerimientos y lineamientos de la empresa de manera manual y electrnica, cumple con las especificaciones de formato y contenido). S No

Instrumento de Evaluacin: Lista de Cotejo Nombre de la Materia: Capacitacin de administracin Instructor: Alumno: INSTRUMENTO DE EVALUACION Descripcin: Lista de Cotejo (20%) Cdigo: DGB-DCA-LC1.01 Subsistema:COBATAB Plantel:

Fecha de aplicacin:

Producto a evaluar: Importancia y mtodo para el manejo de documentos. Equipo y materiales INSTRUCCIONES DE APLICACIN. A continuacin se presentan los aspectos que se evaluaran dentro de la importancia y mtodos para el manejo de documentos. Para tal efecto marque con una X el registro de cumplimiento correspondiente. En caso de ser necesario hay un espacio de observaciones para retroalimentacin. REGISTRO DE No Caractersticas del producto a evaluar CUMPLIMIENTO SI 1 Los objetivos temticos son descritos como en el programa de estudios. 2 Los objetivos temticos son registrados de manera secuencial. 3 Explico la importancia del manejo de documento NO NA OBSERVACIONES

Se explico el llenado correcto de los tipos de documentos.

Se detallo el uso adecuado de los tipos de documentos

se explico cmo realizar documentos de manera manual y/o electrnica

Firma del evaluador

LISTA DE COTEJO PARA LA ELABORACIN DEL CD INSTRUCCIONES DE APLICACIN.


A continuacin se presentan los aspectos que se evaluaran dentro de la elaboracin de CD. Para tal efecto marque con una X el registro de cumplimiento correspondiente. En caso de ser necesario hay un espacio de observaciones para retroalimentacin. REGISTRO DE No Caractersticas del producto a evaluar CUMPLIMIENTO SI 1 Los objetivos temticos son descritos como en el programa de estudios. 2 Los objetivos temticos son registrados de manera secuencial. 3 Explico la importancia del manejo de documento 4 Mencion los tipos de comunicacin NO OBSERVACIONES

escrita interna y externa. 5 Manejo adecuadamente las diferentes cualidades de estilo para la elaboracin de los documentos. 6 Atiende las normas gramaticales, la

ortografa y uso limitado de maysculas 7 Desarrollo de contenido de los diferentes temas

Elaboracin de conclusiones y bibliografa de diferentes autores.

Gua de Observacin (Desempeo) Nombre de la Materia: REALIZAR LA GESTION DE LA DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA INTERNA Y EXTERNA CON LAS AREAS CORRESPONDIENTES. Profesor: Alumno: INSTRUMENTO DE EVALUACION Descripcin: Gua de observacin Desempeo a evaluar: Seleccionar la informacin a resguardar de acuerdo a las polticas de resguardo. INSTRUCCIONES: Observe si la ejecucin de las actividades que se enuncian las realiza el capacitando que se esta evaluando y marcar con una X el cumplimiento o no en la columna correspondiente, as mismo es importante anotar las observaciones pertinentes. REGISTRO DE No Acciones a evaluar CUMPLIMIENTO SI 1 2 3 4 Asiste con puntualidad y regularidad a clase. Lleva consigo el material necesario para tomar la clase. Analiza y resuelve correctamente las actividades propuestas. Identifica el proceso de gestin que deben seguir los documentos administrativos internos y externos. NO NA OBSERVACIONES Grado y grupo: Plantel:

Clave: Fecha de aplicacin:

5 6 7 8 9 10

Redacta con claridad y fluidez. Utiliza tcnicas y procesos adecuados. Presenta documentos e informes con orden y limpieza. Se integra bien trabajando en equipo. Es crtico y participativo ante la informacin que recibe. Cuida los recursos que utiliza (instalaciones, equipos, bibliografa, etc.)

Instrumento de Evaluacin: Lista de Cotejo Nombre de la Materia: Subsistema: REALIZAR LA GESTION DE LA DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA Plantel: INTERNA Y EXTERNA CON LAS AREAS CORRESPONDIENTES. Instructor: Alumno: Fecha de aplicacin: INSTRUMENTO DE EVALUACION Descripcin: Lista de Cotejo (20%) Cdigo: DGB-DCA-LC1.01

Producto a evaluar: Presentacin prctica de la gestin de documentos.

INSTRUCCIONES DE APLICACIN. Solicite al (la) profesor (a) que le entregue su Tabla de seleccin de tcnicas e instrumentos de evaluacin. Verifique que se encuentren los componentes sealados abajo y marque con una X el registro de cumplimiento correspondiente. En caso de ser necesario hay un espacio de observaciones para retroalimentacin. REGISTRO DE No Caractersticas del producto a evaluar SI 1 El alumno fue capaz de identificar los documentos a solicitar. 2 Se recolect y registr la informacin til del documento a solicitar. 3 Se visit la institucin para realizar su trabajo de campo. 4 Se recolect todos los registros e CUMPLIMIENTO NO NA OBSERVACIONES

informacin del documento solicitado. 5 Utiliz la computadora como herramienta para almacenar informacin. 6 Realiz el documento solicitado

empleando el uso de la computadora. 7 Present su trabajo de forma fsica (tangible).

Entreg la documentacin respaldada en un dispositivo de almacenamiento.

Se realiz una presentacin de los resultados del trabajo elaborado.

10 Los objetivos y criterios de evaluacin fueron conocidos por todos los alumnos desde el inicio del curso. Ejemplos de Gua de Observacin Nombre de la Materia: Capacitacin de administracin Profesor: Alumno: INSTRUMENTO DE EVALUACION Descripcin: Gua de observacin Desempeo a evaluar: Importancia y mtodo para el manejo de documento. Materiales y equipo. Manejo de la correspondencia y conformacin de expedientes. Reglas INSTRUCCIONES: Observe si la ejecucin de las actividades que se enuncian las realiza el capacitando que se esta evaluando y marcar con una X el cumplimiento o no en la columna correspondiente, as mismo es importante anotar las observaciones pertinentes. Grado y grupo: Plantel: Clave: Fecha de aplicacin:

REGISTRO DE No Acciones a evaluar CUMPLIMIENTO SI 1 2 3 4 Explic la importancia y mtodo para el manejo de documentos tradicional y electrnico. Explic la clasificacin de los equipos y materiales (tradicionales y electrnicos). Explic el manejo de la correspondencia y conformacin de expedientes de manera tradicional y electrnica. Explic las reglas de clasificacin de los documentos alfabtico, alfanumrico, por departamento de manera tradicional y electrnico. Mencion cuales son los software y hardware a utilizar para mejorar la calidad de trabajo y ahorrar el tiempo para el registro de los documentos electrnicamente. NO NA OBSERVACIONES

Firma del instructor Instrumento de Evaluacin: Lista de Cotejo Nombre de la Materia: Capacitacin de administracin Instructor: Alumno: INSTRUMENTO DE EVALUACION Descripcin: Lista de Cotejo (20%) Cdigo: DGB-DCA-LC1.01 Subsistema: Plantel:

Fecha de aplicacin:

Producto a evaluar: Importancia y mtodo para el manejo de documentos. Equipo y materiales

INSTRUCCIONES DE APLICACIN. A continuacin se presentan los aspectos que se evaluaran dentro de la importancia y mtodos para el manejo de documentos. Para tal efecto marque con una X el registro de cumplimiento correspondiente. En caso de ser necesario hay un espacio de observaciones para retroalimentacin. REGISTRO DE No Caractersticas del producto a evaluar SI 1 Los objetivos temticos son descritos como en el programa de estudios. 2 Los objetivos temticos son registrados de manera secuencial. 3 Explico la importancia del manejo de documento 4 Mencion los tipos de comunicacin escrita interna y externa. 5 Explic las etapas del ciclo de vida de un documento comercial 6 Explico cuales con son los los que equipos se y CUMPLIMIENTO NO NA OBSERVACIONES

materiales

debe

familiarizarse para archivar 7 Explic el uso de la computadora en la oficina para el control de la informacin 8 Explic la diferencia de archivo tradicional y electrnica

Mencion cual es el software a utilizar para el almacenamiento de la informacin

10 Mencion

cuales

son

los

datos

importantes de los clientes y proveedores Firma del evaluador Instrumento de Evaluacin: Lista de Cotejo Nombre de la Materia: Capacitacin de administracin Instructor: Alumno: INSTRUMENTO DE EVALUACION Descripcin: Lista de Cotejo (20%) Cdigo: DGB-DCA-LC1.01 Subsistema: Plantel:

Fecha de aplicacin:

Producto a evaluar: Manejo de la correspondencia y conformacin de expedientes. Reglas de clasificacin alfabtica.

INSTRUCCIONES DE APLICACIN. A continuacin se presentan los aspectos que se evaluaran dentro de la importancia y mtodos para el manejo de documentos. Para tal efecto marque con una X el registro de cumplimiento correspondiente. En caso de ser necesario hay un espacio de observaciones para retroalimentacin.

REGISTRO DE No Caractersticas del producto a evaluar SI 1 Mencion la importancia en la CUMPLIMIENTO NO NA OBSERVACIONES

clasificacin de los expedientes 2 Mencion lo pasos en el procedimiento de archivo 3 Mencion el procedimiento de la

distribucin de los documentos 4 Indic el procedimiento para la

conformacin del expediente 5 Dio a conocer las reglas de clasificacin alfabtica 6 Explic las reglas para clasificar nombres individuales 7 Explic en que consiste la referencia de nombres de individuos 8 Aplico las reglas para clasificar los

nombres de la empresa 9 Aplico las reglas para la clasificacin de instituciones gubernamentales 10 Firma del Evaluador

Nombre del alumno (a) Materia: Administracin Modulo: I Aplica el proceso y herramientas administrativas con visin emprendedora Submodulo: 4 Controlar la informacin documental de la empresa de manera fsica o electrnica. Evidencia por producto: Expedientes de archivo manual y electrnico. Resguardo de archivos activos y muertos

Campo de Aplicacin Correspondencia: ordinaria, urgente y confidencial. Archivo: manual y electrnico. (Vigente y muerto). Instrumento de control: Entrada y salida.

Evidencia de actitud Asociada: Colaborativo, orden, limpieza, propositivo, tolerante. Instrucciones para el alumno: Genera en equipo las polticas de entradas y salidas de documentos manuales y electrnicos de una empresa explicando con detalle los lineamientos y generar anlisis por parte del facilitador e integrantes del grupo

CARACTERSTICA

CUMPLE SI NO

1. La Evidencia fue presentada en orden, limpieza y a tiempo. 2. Presenta las polticas o lineamientos en forma clara. 3. Define claramente los lineamientos y procedimientos para entradas y salidas. 4. Estipula lineamientos y procedimientos manual. 5. Estipula lineamientos y procedimientos para documentacin de tipo

para documentacin de tipo

electrnico 6. Utiliza apoyos visuales y/o electrnicos durante la exposicin. 7. Expresa Dominio del tema 8. Motiva y Genera preguntas durante la exposicin.

OBSERVACIONES

Evalu ( Nombre y Firma)

Lugar y fecha de aplicacin

ELABORARON: NOMBRE Y FIRMA DE LOS DOCENTES ASESOR COORDINADOR: Jorge Luis Ortiz valos Pl. 28 Claudia Patricia Prez Lpez Pl. 01 Sal Ambrocio Pardia Pl. 02 lvaro Falcn Zurita. Pl. 04 Maribel Prez Martnez. Pl. 04 Josefa Domnguez Arcia. Pl. 7 Miguel ngel Bautista Izquierdo. Pl. 07. Beatriz Marlene Camacho Hidalgo. Pl. 12 Jess Castellanos Valenzuela. Pl. 12 Elsy del Carmen Garca Gonzlez. Pl. 14 Laura Esther Mrquez Ventura. Pl. 14 Fidelia Hernndez Gmez. Pl. 16 Eleazar Prez de la Cruz. Pl. 21 Jaime Hernndez Morales. Pl. 22 Mara Guadalupe Gmez Prez. Pl. 22 Norma del Carmen Jimnez Alvarez. Pl. 22 ngel Cortzar May. Pl. 24 Dolores del Carmen Hernndez Mayo. Pl. 25 Mara Guadalupe Barroso Medina. Pl. 28 Nelson Vzquez Daz. Pl. 29 Osiris Esmirna Vzquez Cruz. Pl. 29 Carmen del Socorro Cornelio Garca. Pl. 30 Mariel de la Cruz Arias. Pl. 34 Maribel Hernndez de la Cruz. Pl. 38

Alfredo vila Jaime . pl. 41 Antonio Ruiz Pons. 42 Ricardo Manuel Asencio Prez. Pl. 45 Adriana C. Aguilar Oliv. Pl. 11 Cecilia Velazco Daz. Pl. 41 Mara Isabel Castaeda Jacobo. Pl. 22