MANEJO Y ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE

GESTIÓN
APLICACIÓN DE INVENTARIOS Y LAS TRD
 CÓDIGO DISCIPLINARIO

Artículo 34. Deberes. 5. Custodiar y cuidar la

OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES documentación e información que por razón
FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES de su empleo, cargo o función conserve bajo
ARTÍCULO 1º. Objeto. La presente ley tiene por objeto su cuidado o a la cual tenga acceso, e
establecer las reglas y principios generales que regulan impedir o evitar la sustracción, destrucción,
la función archivística del Estado.
ARTÍCULO 2º. Ámbito de aplicación. La presente ley ocultamiento o utilización indebidos.
comprende a la administración pública en sus diferentes
niveles, las entidades privadas que cumplen funciones
públicas y los demás organismos regulados por la
presente ley.

ARTÍCULO 25. De los documentos contables,
notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a través
del Archivo General de la Nación y el del sector
correspondiente, de conformidad con las normas
aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos
de retención documental, organización y conservación
de las historias clínicas, historias laborales, documentos
contables y documentos notariales. Así mismo, se
reglamentará lo atinente a los documentos producidos
por las entidades privadas que presten servicios
públicos.
ARTÍCULO 26. Inventario documental. Es
obligación de las entidades de la Administración
Pública elaborar inventarios de los documentos que
produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera
que se asegure el control de los documentos en sus
diferentes fases.
Acuerdo 038 de 2002
Que el artículo 15 de la Ley 594 de 2000
establece que los servidores públicos, al
desvincularse de las funciones titulares,
entregarán los documentos y archivos a su
cargo debidamente inventariados, conforme
a las normas y procedimientos que
establezca el Archivo General de la Nación,
sin que ello implique la exoneración de
responsabilidad a que haya lugar en caso
de irregularidades.
ARTICULO TERCERO. La entrega y recibo de los documentos y
archivos a que se refiere el articulo anterior, se hará de conformidad
con la Tabla de Retención Documental. Para tal efecto, se
diligenciará el formato único de inventario, en concordancia con su
instructivo: numerales 2,3,4,5,6,8,9,10,11,12,13,14,16, 17, 18 y 19,
señalados en el presente artículo. Del numeral 10 se exceptúa lo
relacionado con transferencia y del numeral 16 igualmente lo
relacionado con estado de conservación.
Acuerdo 042 de 2002
Por el cual se establecen los criterios
para la organización de los archivos de
gestión en las entidades públicas y las
privadas que cumplen funciones
públicas, se regula el Inventario Único
Documental y se desarrollan los
artículos 21, 22, 23 25 y 26 de la Ley
General de Archivos 594 de 2000
ARTÍCULO SEGUNDO.- Obligatoriedad de la
organización de los archivos de gestión.
Las entidades a las que se les aplica este Acuerdo,
deberán organizar sus archivos de
gestión de conformidad con sus Tablas de Retención
Documental y en concordancia con
los manuales de procedimientos y funciones de la
respectiva entidad.
ARTICULO SÉPTIMO: Inventario documental. Las
entidades de la Administración
Pública adoptarán el Formato Único de Inventario
Documental, junto con su instructivo, que
a continuación se regulan.
 Transferencia
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documental primaria
al Archivo Central
documentos desde su producción o recepción Inventarios
documentales
en la oficina y su conservación temporal, hasta
su eliminación o integración a un archivo
permanente.

Archivo de Disposición final

Gestión de los
documentos

Eliminación
Trámites Conservación
administrativos Digitalización
Actividades
Identificación de medios de recepción:
mensajería, fax, correo tradicional, correo
electrónico, página web, otros.
Producidos y
Recibo de documentos oficiales. recibidos
Verificación y confrontación de folios, copias, Archivo
Histórico
anexos, firmas.
Constancia de recibo (sello, reloj radicador).
Articulación del Sistema de Gestión Documental con los
Demás Sistemas

Con el Sistema de Gestión de

Calidad:
La NTCGP1000 presenta todo un
numeral dedicado a la Gestión
Documental haciendo referencia al
cumplimiento a lo establecido por la
Ley 594 de 2000 y a las
Disposiciones del Archivo General de
la Nación
Con el Sistema de Control Interno:
A través de la definición de los diferentes elementos de
control como el sistema de Gestión de Calidad, las políticas,
los procesos, los procedimientos, los formatos, etc, todos
ellos con sujeción a la normatividad.
Articulación
Con el Sistema de Gestión
Ambiental:
A través de la definición e integración
de políticas y directrices en el uso de
recursos naturales, optimización del
uso del papel, implementación de
nuevas tecnologías, disposición final
de documentos, etc.
Con el Sistema de Seguridad y Salud
Ocupacional:
A partir del uso de elementos e instrumentos
acordes para la salud y bienestar laboral de
quienes se ocupan de la distribución,
intervención, conservación y disposición final
de documentos
Con el Sistema de Gestión de Seguridad de
la Información:
A partir de la definición de políticas y
directrices para el acceso a la información
documental y el uso de nuevas tecnologías
 LAS TRD (Tablas de Retención Documental)
Ventajas de la TRD
 INVENTARIOS DOCUMENTALES
Acuerdo 042 de 2002
LEY 594/2000 ARTICULO SÉPTIMO: Inventario
documental. Las entidades de la
Administración
ARTÍCULO 26. Inventario documental. Es Pública adoptarán el Formato Único de
obligación de las entidades de la Inventario Documental, junto con su
Administración Pública elaborar inventarios instructivo, que
de los documentos que produzcan en a continuación se regulan.
ejercicio de sus funciones, de manera que
se asegure el control de los documentos en
sus diferentes fases.

Acuerdo 038 de 2002

ARTICULO TERCERO. La entrega y recibo de los
documentos y archivos a que se refiere el articulo
anterior, se hará de conformidad con la Tabla de
Retención Documental. Para tal efecto, se
diligenciará el formato único de inventario, en
concordancia con su instructivo: numerales
2,3,4,5,6,8,9,10,11,12,13,14,16, 17, 18 y 19,
señalados en el presente artículo. Del numeral 10
se exceptúa lo relacionado con transferencia y del
numeral 16 igualmente lo relacionado con estado
de conservación.
INVENTARIO DOCUMENTOS NOTARIALES
INVENTARIO DOCUMENTOS CONTABLES
GRACIAS