CURSO:

CURSO:

ORGANIZACIN
ORGANIZACIN DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
Leccin 2

1. IDENTIFICACIN
PROCEDENCIA
IDENTIFICAR
ESTRUCTURA

FUNCIONES
IDENTIFICACIN

IDENTIFICACIN
DEFINICIN.

Identificacin de

Productores

Identificar los creadores

de
documentos, tanto
institucionales (fondos
documentales) como
administrativos (secciones y
subsecciones documentales).

Agrupaciones Documentales

IDENTIFICACIN

Identificacin de Fondos Documentales

El Fondo Documental es la totalidad de la documentacin producida o recibida por

una institucin o persona, en desarrollo de sus funciones o actividades.

HISTORIA
INSTITUCIONAL

Recopilar la informacin

Fecha de creacin
Fecha de supresin, si es del caso
Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad
Organismos que le han precedido en el desempeo de funciones anlogas
Organismos que heredan competencias (categora de un fondo ms)

IDENTIFICACIN

Identificacin de Fondos Documentales

De acuerdo con la vigencia administrativa en las instituciones pueden encontrarse
los siguientes fondos documentales:

Fondos Abiertos

Fondos Cerrados

Fondos
Acumulados

Documentacin
de entidades
administrativas
vigentes.

Documentacin
de entidades
desaparecidas.

Documentacin reunida por una

entidad en el transcurso de su
vida institucional sin ningn
criterio archivstico de organizacin.

IDENTIFICACIN

Identificacin de Fondos Documentales

Cada fondo documental debe clasificarse por separado, dado que la

informacin concerniente al origen y evolucin de la entidad
productora es pertinente a cada fondo.
Es importante tener en cuenta que, algunas entidades asumen funciones
de otras que se suprimen y dado que administrativamente tienen que
seguir desarrollando las actividades correspondientes, para
adelantarlas deben conocerlos antecedentes, que estn contenidos
en la documentacin precedente.
Por precedencia, esta documentacin constituir fondos cerrados
con limitacin cronolgica hasta la fecha en que fue producida por
la entidad suprimida y no debe mezclarse con los documentos que
produzca la entidad que asume las funciones, ya que stos formarn
parte de su propio documental.

IDENTIFICACIN

Identificacin de Fondos Documentales

Ejemplo:
En la implementacin de los programas de racionalizacin del gasto pblico se
cre el Instituto Peruano de Desarrollo Rural (Inpeder) (Decreto 1300 de mayo
21 de 2003) como producto de la fusin del Instituto Peruano de la Reforma
Agraria (Inpera), el Instituto Nacional de Pesca y Acuicultura (Inpa), el Fondo de
Cofinanciamiento para el Desarrollo Rural Integrado (DRI) y el Instituto Nacional
de Adecuacin de Tierras (Inat).
El artculo 2 del Decreto 1300 de 2003 establece que: el Instituto Peruano de
Desarrollo Rural, Inpeder, tiene por objeto fundamental ejecutar la poltica
agropecuaria y de desarrollo rural, facilitar el acceso a los factores productivos,
fortalecer a las entidades territoriales y sus comunidades y propiciar la articulacin
de las acciones institucionales en el medio rural, bajo principios de competitividad,
equidad, sostenibilidad, multifuncionalidad y descentralizacin, para contribuir a
mejorar la calidad de vida de los pobladores rurales y al desarrollo
socioeconmico del pas.
Para el cumplimiento de su objeto fundamental, el Inpeder debe cumplir con
algunas funciones de las entidades desaparecidas, para ello requiere conocer los
antecedentes que estn contenidos en la documentacin precedente.

Los fondos de las entidades desaparecidas, por procedencia, constituyen fondos

cerrados con limitacin cronolgica y su documentacin no debe mezclarse con la
producida por la nueva entidad.

IDENTIFICACIN

Identificacin de Fondos Documentales

Instituto Peruano de la
Reforma Agraria (Incora)

Fondo Cerrado

Instituto Nacional de Pesca y

Acuicultura (Inpa)

Fondo Cerrado

Fondo de Cofinanciamiento
para el Desarrollo Rural
Integrado (DRI)

Fondo Cerrado

Instituto Nacional de
Adecuacin
De Tierras (Inat)

Fondo Cerrado

Instituto Colombiano de
Desarrollo
Rural (Incoder)

Fondo Abierto

IDENTIFICACIN
Identificacin de Fondos Documentales
Como establecer si un fondo es cerrado o abierto

continuacin o cesacin de la existencia de un

organismo
Si hay una evidente y total
continuidad de competencias

fondos abiertos

Ejemplo:

El Ministerio de Comercio Exterior asume las

funciones del Instituto Peruano de Comercio Exterior
Incomex , en cumplimiento al Decreto 1159 del 29 de junio
de 1999 que fusiona las dos entidades y por ende, el
Fondo Documental del Inpemex es asumido por el
Ministerio de Comercio Exterior.

IDENTIFICACIN
Identificacin de Fondos Documentales
Por presentarse continuidad en las funciones dicho fondo
no se considera cerrado, simplemente cambia de nombre y
se le da tratamiento de fondo abierto.
fondos de organismos suprimidos
que han sido trasladados a los
organismos que los han sucedido

fondos cerrados,

Si pierden su individualidad en
razn de su relacin con el Nuevo
fondo (abierto)

cerrados
por procedencia pero abiertos por
utilidad.

IDENTIFICACIN
Identificacin de Fondos Documentales
En general, para la identificacin de fondos tambin es
necesario tener en cuenta:

Que el nombre del fondo corresponda al nombre

de la entidad que lo produce o que lo produjo.
Que la entidad tenga existencia jurdica.
Que la entidad tenga atribuciones precisas,
estables y definidas conformes al acto administrativo
que la cre.

IDENTIFICACIN
Identificacin de Secciones y Sub secciones

Estructura Orgnica
La Estructura Organizacional es el conjunto de reas y unidades
organizacionales interrelacionadas entre s, a travs de canales
de comunicacin, instancias de coordinacin interna y procesos
establecidos por una entidad, para cumplir con sus objetivos.
La estructura organizacional se refleja en la Estructura orgnica, el
Organigrama, los Manuales de Funciones y los Manuales de
Procedimientos.
Est conformada por niveles de autoridad y responsabilidad,
los cuales estn agrupados, por jerarqua, en divisiones
administrativas creadas para el desempeo de funciones especficas.

IDENTIFICACIN
Identificacin de Secciones y Sub secciones
El Organigrama es la representacin grfica de la Estructura Orgnica de una
entidad. Es el reflejo de la entidad productora de documentos porque revela:

La divisin de funciones
Los niveles jerrquicos
Las lneas de autoridad y responsabilidad
Los canales formales de comunicacin
La naturaleza lineal o staff de cada divisin administrativa
Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y
en cada departamento o seccin.

IDENTIFICACIN
Identificacin de Secciones y Sub secciones
El organigrama es la base fundamental para la identificacin de las Secciones
Y Subsecciones Documentales, puesto que la clasificacin es el reflejo de la
estructura organica de la entidad.

IDENTIFICACIN
Identificacin de Secciones y Sub secciones
Las Secciones Documentales son subdivisiones del fondo
identificadas con la produccin documental de una unidad o
divisin administrativa o funcional de la institucin que
produce el fondo, stas a su vez pueden sub dividirse
en Sub secciones Documentales.

Para identificar las Secciones y

Subsecciones Documentales es necesario:

LEER Y ANALIZAR:

Estatutos
Organigramas
Actos administrativos de
creacin y supresin de
dependencias

Con la informacin suministrada por

cada uno de estos elementos se
delimita la agrupacin documental
correspondiente a cada divisin del
fondo.

Reglamentos internos
Manuales de funciones
Manuales de procedimientos
Una vez recopilada y analizada dicha a informacin se establecen las Secciones y
Subsecciones Documentales teniendo en cuenta lo siguiente:
La Secciones son las Divisiones Administrativas que dependen del primer nivel
jerrquico de arriba hacia abajo que aparece en los organigramas de cada
entidad (dependencias de mayor rango).
Las subsecciones son las subdivisiones de las secciones.

Secciones Documentales

Subsecciones Documentales

Las Secciones y Subsecciones Documentales pueden equivaler a la gestin

documental de un archivo de oficina, estn limitadas a funciones o actividades
especficas y dependen de la vigencia de las mismas, ya que stas no son
estables ni permanentes, pues se modifican con los cambios organizacionales.

Ejemplo:
GERENCIA

SECRETARA
EJECUTIVA
DIRECCIN
JURDICA

DIVISIN DE
PLANEACIN

GESTIN
AMBIENTAL

DIVISIN TCNICA
DE ACUEDUCTO Y
ALCANTARILLADO

DIVISIN
ADMINISTRATIVA

PLANTA DE
TRATAMIENTO

ALMACN

SECCIN
MANEJO AGUAS
RESIDUALES
CONTROL DE
CALIDAD

DIVISIN
SERVICIOS Y
COMPRAS

DIVISIN
SERVICIO AL
CLIENTE

DIVISIN
FINANCIERA

CONTABILIDAD

TESORERA

DIVISIN DE
SISTEMAS

P. Q. R

RECUPERACIN
CARTERA

PERSONAL Y
BIENESTAR
SOCIAL

Aguas Claras
Empresa de Acueducto y
Alcantarillado

Segn el organigrama de la empresa Aguas

Claras, su Fondo Documental est conformado por las
siguientes secciones y subsecciones:
Fondo Documental Aguas Claras
Secciones

Subsecciones

Gerencia
Secretara Ejecutiva
Direccin Jurdica
Divisin de Planeacin
Divisin Tcnica de Acueducto y
Alcantarillado

Gestin Ambiental
Planta de Tratamiento
Seccin Manejo de Aguas residuales
Control de Calidad

Divisin Administrativa

Personal y Bienestar Social

Divisin de Servicios y Compras

Almacn

Divisin Financiera

Contabilidad
Tesorera

Divisin Servicio al Cliente

P.Q.R
Recuperacin Cartera

QUE ES UNA SERIE DOCUMENTAL

La SERIE esta constituida por unidades documentales qu

pueden ser simples (un solo tipo documental) o comp
(tipos documentales diferentes). Las series inventariadas
base para verificar y controlar las transferencias documen

SERIE DOCUMENTAL COMPUE

SERIE DOCUMENTAL SIMPLE
INVITACION4
RESOLUCION No. 03
RESOLUCION No. 02

Un solo tipo documental

CDP

PROPUESTA
S
ESTUDIOS
PREVIOS

Varios tipos documentales

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

LAS SERIES.

Definicin de serie documental:

Segn Mara Luisa Conde:

conjunto de documentos producidos por un
sujeto en el desarrollo de una misma
competencia y regulado por la misma norma
de procedimiento

Segn Cruz Mundet:

conjunto de unidades archivsticas
(expedientes, libros) agrupados por ser el
resultado de una misma actividad, y que
han sido producidas y agrupadas de manera
continua (seriada) en el proceso de tramitacin
administrativa

Segn el Diccionario de Terminologa

Archivstica:
conjunto de documentos producidos por un
sujeto en el desarrollo de una misma actividad
administrativa y regulado por la misma norma
jurdica y/o de procedimiento

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

LAS SERIES.
Definicin de serie documental:

Segn Heredia Herrera:

cada seccin documental o subseccin est
integrada por documentos agrupados en series
y stas son el testimonio documental y
continuado de actividades repetitivas
desarrolladas por un rgano o en virtud de una
funcin

Segn Vicenta Corts:

documentos de distinto tipo generados por
cada productor atendiendo a las diversas
actividades que lleva a cabo, que se caracterizan
por ser un solo y mismo tipo para cada

actividad y que se repiten en el tiempo

Identificacin de Series y Subseries

Varias unidades documentales conforman una serie documental si
comparten el mismo origen funcional. Esto es, son producto de la misma
autoridad que acta en cumplimiento de la misma funcin administrativa y
responden a un trmite comn.
serie documental est asociada a un asunto en
particular, cuya denominacin resulta del anlisis del contenido de los
documentos reunidos en torno al trmite que los genera.

Cada

Hay funciones especficas que identifican un asunto principal.

Sin embargo, los procedimientos establecidos para los tramites administrativos
pueden variar, lo cual hace que surjan asuntos relacionados con el principal.
En tales casos la denominacin del asunto principal (Serie) podr subdividirse
en cierto nmero de asuntos relacionados, los cuales quedarn indicados como:.

Subseries

La unin de tipos documentales

iguales

SERIE DOCUMENTAL

tambin se puede crear una serie con tipos documentales

distintos

EJEMPLO 1

EJEMPLO 2

DENTIFICACIN DE SERIES DOCUMENTALE

Esquema bsico (contexto municipal Ayuntamiento)

AYUNTAMIENTO

TIPO
DOCUMENTAL

COMPETENCIAS
FUNCIONES
RGANOS
ADMINISTRATIVOS
ACTIVIDADES

unin de tipos
documentales
iguales

SERIE
DOCUMENTAL

Ejemplo 1:
MUNICIPALIDAD:
SAN ISIDRO

Ejemplo 2:
MINISTERIO DEL
AMBIENTE:

FUNCIN:
F Pblica

FUNCIN:
Velar por el Medio Ambiente

RGANOS
ADMINISTRATIVOS:
Secretara General

RGANOS ADMINISTRATIVOS:
Delegacin de Medio Ambiente

ACTIVIDAD:
Reuniones de la
Comisin de Gobierno

ACTIVIDAD:
Otorgar licencias de aperturas
de act. peligrosas

TIPO DOCUMENTAL:
El acta

TIPO DOCUMENTAL:
Licencia de apertura de
actividades calificadas

SERIE DOCUMENTAL:
Actas de la Comisin de
Gobierno

SERIE DOCUMENTAL:
Licencias de apertura de
actividades calificadas

Algunos ejemplos de series documentales

(1)

(2)

(1) Manual de organizacin de documentos en archivos de oficinas Archivo General de la Regin de Murcia
(2) Normas bsicas de organizacin de los archivos de oficina o gestin de la UCA

Subseries
Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,
identificadas en forma separada de sta por su contenido y
caractersticas especficas o por uno o varios tipos documentales
diferentes producidos en acciones administrativas semejantes.
Ejemplo:
En la estructura organizacional de la empresa Aguas Claras, cuyo organigrama
aparece en el ejemplo anterior; la Direccin Jurdica es una Seccin Documental
del Fondo. Esta dependencia se encarga de dirigir, supervisar, coordinar y
tramitar los asuntos jurdicos y legales de la Empresa.
Para cumplir con su objetivo tiene asignadas funciones, una de ellas es elaborar
los contratos que deba celebrar la empresa y prestar asesora jurdica para
adelantar el proceso de contratacin.
Al desarrollar esta funcin se producen varios documentos que deben reunirse
atendiendo el trmite del asunto que los gener, lo que da lugar a la serie:

Contratos

De acuerdo con el Manual de Contratacin de la Entidad, un contrato puede

celebrarse por arrendamiento, compraventa de bienes muebles, consultora,
diseo, interventora, obra, prestacin de servicios y suministros, cada uno tendr su
propio trmite que lo diferencia de los dems, lo cual da como resultado la
conformacin de subseries.
El siguiente cuadro resume lo anterior:
Procedencia

Fondo Documental: Aguas Claras

Seccin: Direccin Jurdica
Series:
Subseries:
Contratos de Arrendamiento
Contratos de Comodato
Contratos de Compraventa de
Bienes Muebles

Funcin

Contratos

Contratos de Consultora
Contratos de Diseo
Contratos de Obra
Contratos de Interventora
Contratos de

Servicios

Prestacin de

Contratos de Suministros

Asuntos especficos

LOS ASUNTOS

Los asuntos hacen referencia al contenido especfico de cada unidad documental

que materializa los trmites administrativos adelantados por las dependencias
delegadas para resolverlos. En consecuencia, los documentos que guardan
relacin con el asunto deben integrarse en torno al trmite del cual forman parte.
En los archivos administrativos, los asuntos que tramitan las oficinas se identifican
en las funciones que les son asignadas y se encuentran consignados en los
manuales de funciones y de procedimientos.
En los fondos acumulados, los asuntos se identifican por el contenido de los
documentos (tipos documentales), a travs de ellos es posible reconstruir los
trmites y por ende el orden original en que stos se produjeron, as como tambin
la red de relaciones entre las dependencias.
A travs de los asuntos, se puede restablecer la historia institucional, con lo cual
se lograr hacer la clasificacin mediante la aplicacin de los principios
archivsticos de procedencia y orden original.

Si una entidad tiene asignada entre sus funciones reunirse,

producir citaciones, rdenes del da, actas.
Si ordena:
Si legisla:
Si paga:
Si contrata:

Ordenanzas
Leyes
rdenes de pago
Contratos

Ejemplo:
Son funciones de la Direccin Jurdica de la empresa aguas Claras:
Elaborar los contratos que deba celebrar la empresa y prestar asesora jurdica para
adelantar el proceso de contratacin.
Emitir conceptos jurdicos sobre las consultas que se formulen, interna o
externamente, sobre las funciones constitucionales y legales de la misma.

En la siguiente tabla se muestra un ejemplo de las series documentales con

algunas de sus subseries con sus respectivas unidades y tipos documentales
Fondo Documental: Aguas Claras

Seccin: Direccin Jurdica

Serie:Contratos

Subserie: Contratos de ALQUILER

Unidad Documental: Contrato de ALQUILER

(compleja)
Documentos que acreditan la existencia de representacin legal
Certificado de aprobacin de garanta.
Tipos Documentales:
Garanta nica
Informes
Serie: Conceptos Jurdicos
Subseries:
Conceptos Jurdicos a Entidades Externas
Conceptos Jurdicos Internos
Unidad Documental:Concepto Jurdico
(Simple)
Tipos Documentales: Comunicaciones

Fondo Documental: Aguas Claras

Seccin: Secretara Ejecutiva
Series:
Actas
Acuerdos
Informes
Proyectos

Subseries:
Actas de Junta Directiva
Acuerdos de Junta Directiva
Informes de Actividades
Informes de Gestin
Implementacin Organizacin Horizontal
Implementacin Sistema de Gestin Empresarial
Implementacin Sistema de Gestin de la Calidad

Seccin: Divisin Financiera

Subseccin: Contabilidad

Series:

Subseries:

Conciliaciones Bancarias
Informes
Libros Contables

Informes de Actividades
Libro Inventarios
Libros Auxiliares
Libro Mayor y Balances
Libro Diario de Caja

Comprobantes de Diario
Seccin: Divisin de Sistemas

Subseries:
Actas de Reuniones de trabajo

Series:
Actas
Informes de Actividades
Asesora Tcnica
Informes
Mantenimiento de Equipos de Sistemas Implantacin Red Administrativa
Proyectos

En Resumen:
identificacin:

Paso 1: Identificacin de

Productores

Paso 2: Estudio de la Estructura

Orgnica

Paso 3: Anlisis Funcional

Establecimiento de Agrupaciones Documentales Diferenciadas

Fondo Documental

Secciones y Subsecciones
Series y Subseries (Asuntos)
Unidades Documentales Simples y Complejas

Tipos Documentales

2. CLASIFICACIN
DOCUMENTAL
Concepto:
Consiste en agrupar jerrquicamente
los documentos de un fondo
estableciendo agregados o clases,
desde los ms amplios a los ms
especficos.

Clasificacin =

Operacin intelectual que

consiste en agrupar la
documentacin en
categoras / grupos que
reflejan la estructura orgnica
y/o funcional del fondo.

Clasificacin de series documentales

El sistema de clasificacin elegido debe ser:

- Lo ms estable posible.
- Objetivo.
- Sustentarse de un criterio que emane del proceso
administrativo del cual son resultado.

Clasificacin de series documentales

Identificadas las series de las oficinas el siguiente paso es la clasificacin de los
documentos.
documentos
Hay que estructurar nuestro conjunto de documentos siguiendo un orden
jerrquico y de acuerdo con un criterio, que dar como resultado el
Cuadro de Clasificacin que servir de pauta en la organizacin del archivo.

La clasificacin responde a una doble necesidad:

Proporcionar una estructura lgica a los documentos.
Facilitar su localizacin conceptual.

Criterios de clasificacin:
La clasificacin se puede hacer siguiendo dos criterios:

Orgnico

Funcional

CLASIFICACIN ORGNICA
Utilizamos un criterio orgnico para hacer la clasificacin cuando las
series documentales se estructuran de acuerdo con el organigrama
de una institucin.
Los documentos se agrupan segn las distintas estructuras
administrativas de las organizaciones o instituciones de las que
Slo estn aconsejados para el supuesto de un organismo de
emanan.

crecimiento o mutacin muy pequea (Archivos de algunas empresas,

administraciones muy pequeas)

Inconvenientes:
Obligacin de cambiar el Cuadro a medida que se producen
cambios organizativos.
Solo muestra un estado un estado de la evolucin del archivo.
Muestra un momento del tiempo.
Debera corregirse mediante la aplicacin de criterios
funcionales.

CLASIFICACIN FUNCIONAL
Utilizamos el criterio funcional para hacer la clasificacin cuando estructuramos
un fondo de acuerdo con las funciones y actividades que se llevan a cabo en
una institucin.
La funciones y actividades no suelen cambiar con excesiva frecuencia. No
obstante, es posible que se desarrollen nuevas actividades y desaparezcan
otras, pero en un Cuadro funcional tanto unas como otras siempre tendrn un
sitio.
Clasificacin FUNCIONAL

Clasificacin ESTABLE

Los documentos se
agrupan bien
segn la funcin
del que son reflejo,
bien segn las
actividades de las
que son resultado.

CLASIFICACIN POR MATERIAS

Se van estableciendo grupos segn los asuntos de los que traten.
Clasificacin por materias:
Los documentos se agrupan segn
un anlisis del contenido de los
mismos; se van estableciendo
grupos segn los asuntos de los
que traten.

Este tipo de clasificacin, como recomienda Heredia Herrera, se

podr aplicar con frecuencia en los archivos particulares que se
acercan bastante a las colecciones documentales, donde los
rganos o las funciones son casi inexistentes.
Inconveniente:
La agrupacin de
documentos es antinatural, en
ningn momento refleja la
estructura y funciones de la
organizacin

2. ORDENACIN DOCUMENTAL

La ordenacin consiste en disponer los documentos de cada uno

de los grupos (secciones, series o materias) con arreglo a cierto
mtodo a fin de relacionarlos entre s y fijar a cada uno una
situacin determinada dentro de las unidades de instalacin.

Ordenacin fsica

Ordenacin de series documentales

CRITERIOS:
Ordenacin cronolgica:
cronolgica la unidad de orden establecida es la fecha de los
documentos.
Ordenacin alfabtica:
alfabtica los documentos se ordenan siguiendo las letras del
alfabeto. Esta ordenacin se aplica exclusivamente a los documentos referidos
a personas, lugares y entidades. Ej.: Expedientes personales.
El ordenamiento de los legajos de personal, por Apellidos; ordenamiento por la
primera letra del asunto principal (estadisticas, informes de auditoria, ordenes
de pago, etc).
Su uso slo es recomendable para oficinas con poco volumen documental y/o
sin posibilidades de crecimiento.

Ordenacin fsica

Ordenacin de series documentales

CRITERIOS:
Ordenacin numrica:
numrica los documentos se ordenan
siguiendo el nmero de registro correlativo que se le
da en la oficina productora para controlarlos.
Ej. Resoluciones se ordenan por su Numero;
Informes, Oficios, etc, O puede asignarse un numero
a cada documento(INDIRECTO) Ej. Numero de
registro asignado a cada documento que ingresa a la
oficina.
Ventaja: los nmeros son infinitos y se pueden
signar
grandes
cantidades
de
unidades
documentales.

Ordenacin fsica

Ordenacin de series documentales

CRITERIOS:
Ordenacin numrica-cronolgica:
numrica-cronolgica
consiste en ordenar los documentos por
aos y dentro de stos por un nmero
correlativo.
Ej.: Expediente 34/89 (expediente 34 de
1989)
Es uno de los sistemas de ordenacin
ms extendidos en las oficinas
municipales.

Ordenacin fsica

Ordenacin de series documentales

CRITERIOS:
Ordenacin alfa-numrica:
alfa-numrica consiste en ordenar los documentos
segn las letras del alfabeto y asignar, dentro de cada letra, un
nmero.
Se puede utilizar la primera letra por la que empiece el
contenido del expediente o actuacin que refleje.
Ej.: el Expte. 34-O = Expediente de obras n 34.
O bien, se puede elegir una letra determinada dotndola de un
significado. Ej.: podemos tomar la decisin de que una A
signifique expediente de
solicitud de licencia de
obra, la letra B. solicitud de
acondicionamiento de
local, etc.
Todas las A se instalaran juntas, las B igual, etc.

Ordenacin fsica

Ordenacin de series documentales

CRITERIOS:
Ordenacin por conceptos:
conceptos Los documentos se
agrupan por conceptos (de acuerdo con un ndice
previamente establecido) y dentro de ellos por orden
cronolgico. til para la correspondencia, por ejemplo.
Ej.: CORRESPONDENCIA DE ALCALDA:
* Con Asociaciones Deportivas
* Con Asociaciones Profesionales
Con Asociaciones Religiosas

Ordenacin fsica
PROCEDIMIENTO:
1. Lo primero ser ordenar las secciones, entendiendo por seccin la
documentacin resultante de las actividades de la entidad productora.
Las secciones deben ordenarse de acuerdo con las relaciones
administrativas (nivel jerrquico)
Si se ordenan funcionalmente se har cronolgicamente
Si son similares, por un orden lgico
2. A continuacin se ordenarn las series dentro de las secciones,
siguiendo el orden determinado por su importancia o por otros criterios
como el volumen o por el orden alfabtico de los tipos documentales.
3. Por ltimo es preciso ordenar los documentos dentro de las series.

EL CUADRO DE CLASIFICACIN (CD)

Instrumento de consulta que refleja la organizacin del fondo
documental y aporta los datos esenciales de su estructura

Los Cuadros deben elaborarse para toda una institucin. Debe ser
nico y servir para todo el sistema de archivos, desde la oficina al
archivo histrico.
NO SIEMPRE es as
Se estructura por niveles o categoras.
categoras Se empieza siempre
eligiendo el nivel ms amplio para ir descendiendo hasta finalizar en
la descripcin de la serie documental o incluso el tipo documental.
Los niveles elegidos podrn ser los rganos administrativos o las
funciones y actividades, segn hayamos optado por uno u otro
sistema. Estos niveles se denominan secciones y subsecciones del
Cuadro de Clasificacin.

Segn Paloma Gil Fernndez, en una oficina en donde se produzca

un nmero inferior a seis series dentro de la misma funcin, no
ser necesaria crear secciones diferentes.

Caractersticas del CD
Abierto a nuevas inclusiones.
inclusiones
Debe llevar pocas subdivisiones.
subdivisiones
No debe incluir nunca un apartado de VARIOS.
VARIOS
Debe estar diseado para que no haya que introducir grandes
cambios.
cambios
Debe estar siempre codificado (a ser posible la codificacin
debe estar dotada de un significado. Es decir que determinadas
letras o nmeros por si solos nos den una INFORMACIN sobre
los documentos).

El ttulo escogido para cada seccin o subseccin del Cuadro de

clasificacin debe:
Reflejar el contenido de los documentos reagrupados.
Estar formado por palabras que posean un carcter
informativo.
informativo
Ser breve.
breve
Ser exclusivo (evitar que un mismo ttulo pueda servir a dos
secciones o subsecciones diferentes de un mismo fondo).

Sistemas de codificacin del CD

Para que sean un instrumento til de localizacin de documentos
deben codificarse en toda su estructura.

Existen tres clases de cdigos:

Alfabticos

Numricos

70.000 rea de urbanismo

71.000 Servicio de Planificacin
71.100 Seccin de Obras
71.140 Expedientes de Licencias
71.141 Expedientes de Licencias de
Aperturas

Alfanumricos

A. Urbanismo
A-1000. Planificacin
A-1100. Obras, etc.

Es importante anotar que el cdigo se asigna a las dependencias, teniendo en

cuenta el nivel jerrquico que ocupan en la estructura de la entidad; ste puede
ser numrico o alfanumrico de acuerdo con lo establecido en cada entidad. El
numrico se formar por los dgitos que representen cada nivel jerrquico.
Ejemplo:

Primer dgito

Gerencia

Segundo dgito

Divisiones y Unidades
Administrativas de mayor
jerarqua

Tercer dgito

reas dependientes de las

Divisiones

El cdigo alfanumrico estar formado por las

siglas que identifican la dependencia, seguido del
nmero que le corresponda a cada serie documental.

100
GERENCIA

110
SECRETARA
EJECUTIVA

120
DIRECCIN
JURDICA

130

140

150

DIVISIN DE
PLANEACIN

DIVISIN TCNICA
DE ACUEDUCTO Y
ALCANTARILLADO

DIVISIN
ADMINISTRATIVA

131
GESTIN
AMBIENTAL

160
DIVISIN
SERVICIOS Y
COMPRAS

170

190

180
DIVISIN

DIVISIN
FINANCIERA

SERVICIO AL
CLIENTE

DIVISIN DE
SISTEMAS

161

141
PLANTA DE
TRATAMIENTO

ALMACN

171

181

CONTABILIDAD

142
SECCIN
MANEJO AGUAS
RESIDUALES

143

151
PERSONAL Y
BIENESTAR
SOCIAL

P. Q. R

172

182

TESORERA

RECUPERACIN
CARTERA

CONTROL DE
CALIDAD

Aguas Claras
Empresa de Acueducto y
Alcantarillado

Estructura Institucional.

Niveles:
El primero est identificado con la estructura de la organizacin y corresponde a
las Secciones y Subsecciones.
El segundo se refiere a las series y subseries documentales, es decir, rene los
testimonios de las actividades desarrolladas por cada dependencia.

Aclaracin

Los cuadros de clasificacin

Deben ser coherentes con la estructura de la entidad. Es decir, cada vez que
suceda una reestructuracin o modificacin interna, el cuadro deber
modificarse de tal manera que la estructura tenga su propio cuadro de
clasificacin, que pueda reflejar los cambios sufridos con el paso del tiempo.

Estructura
de la
Entidad

Testimonio de las
actividades de
cada dependencia

CUADRO DE CLASIFICACIN
FONDO
Aguas Claras

SECCIN

SUBSECCIN

SERIE

SUBSERIE

100 Gerencia

Informes

Informes Control Interno

Informes Institucionales
Informes a Entidades del Estado

110 Secretara Ejecutiva

Actas

Actas de Junta Directiva

120 Direccin Jurdica

Conceptos
Jurdicos

Conceptos Jurdicos a Entidades

Externas
Conceptos Jurdicos Internos

Planes
Estratgicos

Planes de Desarrollo Estratgico

Planes Estratgicos Corporativos

Informes

Informes de Actividades
Informes de Gestin

130 Divisin de Planeacin

131 Gestin Ambiental

Proyectos

Reestructuracin Procesos
Operativos

Informes

Informes de Actividades

141 Planta de
Tratamiento
140 Divisin Tcnica
de Acueducto y
Alcantarillado

Reuso de Aguas Residuales

150 Divisin Administrativa

142 Seccin Manejo

Aguas Residuales

Proyectos

143 Control de Calidad

Proyectos

Actualizacin Estudios Tratabilidad

y Control de Calidad del Agua

Informes

Informes de Actividades
Informes de Gestin

Salud
Ocupacional

Comit Paritario de Salud

ocupacional
Programa Salud Ocupacional

151 Personal y
Bienestar Social

Muestreo y Caracterizacin de
Aguas Residuales de Ros,
Canales y Vertimientos para el
Reuso

Actas

Actas Comit de Compras

160 Divisin Servicios y

Compras

161 Almacn

Informes

Informes de Actividades
Informes del movimiento de
Inventario de Almacn

170 Divisin Financiera

171 Contabilidad

Informes

Informes de Actividades
Informes a Organismos de Control

172 Tesorera

180 Divisin Servicio

al Cliente

181 P. Q. R
182 Recuperacin
Cartera

190 Divisin de Sistemas

Libros Contables

Libro Inventarios
Libros Auxiliares
Libro Mayor Y Balances
Libro Diario de Caja

Libros de
Tesorera

Libro Auxiliar de Caja

Libro Auxiliar de Banco

Proyectos

Implementacin Call Center

Informes

Informes de Actividades

Actas

Actas de Reunin

Mantenimiento de
Equipos de
Sistemas

A las series y subseries se les asigna un nmero siguiendo un orden

establecido en cada dependencia, el cul agregado al de sta conforma el
cdigo

Resumen

Organizacin
de documentos
CLASIFICAR.- Es separar o dividir
conjunto de elementos
subdivisiones.

en

clases

grupos

susceptibles

un
de

Debemos distinguir dos grandes bloques de documentos:

Aquellos que se reciben y generan con inters

informativo

Aquellos que se derivan de las funciones y actividades de la

oficina.- Generalmente forman expedientes, se caracterizan por ser
nicos, son aquellos que forman las series documentales de la oficina

Organizacin
de documentos
ORDENAR.- Es
unir
y
relacionar
los
elementos de cada grupo, mediante el
sistema ms conveniente.
Ordenamiento alfabtico.- Consiste en la
utilizacin del alfabeto, como criterio para la
ordenacin.
Ordenamiento numrico.- Se utiliza el
nmero correlativo para la ordenacin de
expedientes.
Ordenamiento cronolgico.- Es aquel en el
que se utiliza la fecha de tramitacin del

Organizacin
de documentos

SIGNAR.- Es asignar smbolos de

codificacin. Pueden ser letras o nmeros o la combinacin
de ambos para su identificacin. Dichos smbolos representan a los
nombres o ttulos facilitndo su inmediata localizacin.
Ejemplo:
OFICINA CENTRAL DE SERVICIOS GENERALES
SEGE/03
ORDEN DE LA SERIE
SECCIN
GERENCIA DE PERSONAL
PERS/01
PRIMERA SERIE DE PERSONAL
SECCIN PERSONAL

QU ES UNA SERIE
DOCUMENTAL?

Es el conjunto de documentos que

tienen caractersticas comunes, el
mismo asunto o el mismo tipo
documental y que por consiguiente,
son archivados, usados o eliminados
como unidad.

LEGAJOS DE
PERSONAL

RESOLUCIONES

Qu es la
seccin
documental ?
La SECCIN DOCUMENTAL es el
conjunto de series
documentales que produce
cada oficina.

(Oficina General de)

Personal

PRODUCE
Legajos de Personal

Licencias

Boletas de Pago

Progs. Capac de Pers.

Planillas de Pago

Cuadros Evaluac de Pers

Papeletas de Salida

Correspondencias

SECCIN CONTABILIDAD

SERIES

BALANCES

AUX.STANDAR
LIBROS
PRINCIPALES

CORRESPONDENCIA

Qu es el
fondo
documental
? GOBIERNO
ADMINISTRACION
REGIONAL
AUDITORIA INTERNA

IMAGEN
INSTITUCIO
NAL

PLANIFICACIN

ARCHIVO CENTRAL

El fondo
documental es el
conjunto de toda
la documentacin
que produce una
institucin

"Es preciso saber lo que se quiere;

cuando se quiere, hay que tener el
valor de decirlo, y cuando se dice, es
menester tener el coraje de realizarlo"
Georges Clemenceau

gracias totales..