Procedimientos y flujo de

la informacin.
Sistemas de informacin.
Administracin de compras.

Sistemas de informacin
Los

procedimientos

de

compras

se

establecen bsicamente para procesar la

entrada de informacin del exterior de la
funcin de compras, y generar la salida de
informacin
funciones

necesaria

para

instituciones

fuera

funcin de compras.

otras
de

la

Sistemas de informacin

Papel

Distribucin de la
informacin.

Almacenar datos
primarios.

Procesar

Recopilar.

Apoyar la toma de
decisiones, el control y la
coordinacin
organizacional.

Pero siempre existe algn

equipo o software auxiliar.

Sistemas de informacin
La tecnologa de los sistemas de informacin
permite a las organizaciones:

Comunicacin con Informacin rpida

socios importantes Y confiable.

Nacional.

Mejorar desempeo
De la cadena.

Internacional.

Sistemas de informacin
Para determinar qu sistemas de informacin tienen
procesos eficientes y efectivos, es importante
entender:

Los beneficios de la tecnologa.

Las opciones tecnolgicas que proporcionan estos
beneficios.

Las concesiones que se deben efectuar entre los

costos y los beneficios cuando se escoge una
tecnologa.

Beneficios de la
tecnologa

Proporciona siete beneficios importantes:

1. Reducciones de costos e incremento en
eficiencia.
2. Accesibilidad de los datos.
3. Comunicacin rpida.
4. Dedicacin de recursos a aspectos
estratgicos.
5. Exactitud de los datos.

Tipos de sistemas de
informacin
Sistemas de
apoyo
ejecutivo
Sistemas de
inf.
administrativ
Sistemas
de
a
apoyo a las
decisiones
Sist. De
conocimiento
de
trabajo
Sist.
De

automizacin de
oficinas

El nivel estratgico incluye los sistemas de apoyo ejecutivo (executive support systems, ESS); los sistemas a nivel administrativo, que
consisten en sistemas de informacin administrativa (management information systems, MIS) y de apoyo a las decisiones (decision support
systems, DSS); los sistemas a nivel de conocimientos hacen hincapi en los sistemas de conocimientos del trabajo (knowledge work
systems, KWS) y en los sistemas de automatizacin de oficinas (office automation systems, OAS).

Intranet

Una

intranet

es

una

red

nica

ampliamente

accesible, slo para usuarios autorizados (es una web

interna, a la vez privada y segura).

Las intranets comunican informacin y facilitan la

colaboracin entre los empleados de la compaa.

Se pueden usar para mostrar

catlogos del proveedor,

listas de proveedores aprobados y publicar las polticas

de suministro.

Intranet

Los procesos de abastecimiento se pueden mejorar si

se permite que los empleados coloquen rdenes,
aprueben

confirmen

las

compras

de

manera

electrnica y generar rdenes de compra.

Las principales ventajas de las intranets basadas en el

suministro

son

bajos

costos

de

reduccin de los tiempos de entrega.

transacciones

Extranet

Una extranet es una intranet privada que se ha ampliado

para que puedan utilizarla usuarios autorizados fuera de la
compaa, como los proveedores.

Esta herramienta mejora la coordinacin de la cadena de

suministro y el uso compartido de la informacin con los
socios clave del negocio.

A travs de una interfaz basada en la web, los proveedores

se pueden entrelazar con los sistemas de un cliente y
viceversa para llevar a cabo diversas actividades, como
verificar los niveles de inventarios, dar seguimiento al

Extranet

Debido a que el intercambio de informacin es electrnico,

los profesionales del suministro quedan liberados para
utilizar su tiempo en actividades que aadan valor en lugar
de ingresar datos o de verificar el estatus de los embarques
o de los pagos.

Eficiencia y
efectividad

Los sistemas de informacin incrementan por dos vas la efectividad

del proceso:

1.

Otorgan transparencia, exactitud y accesibilidad a los datos en

provecho de quienes toman decisiones.

2.

Liberan a los ejecutivos de suministro de tareas que aaden poco

valor.

Tambin, el desarrollo de sistemas para facilitar las decisiones y

administrar

el

conocimiento

permite

elaborar

modelos

ms

complejos y facilita ciertas decisiones arduas que incluyen variables

mltiples.

Eficiencia y
efectividad
El beneficio principal de la tecnologa son las mejoras de la eficiencia
del proceso de suministro. Las herramientas que existen son:

Sistema de adquisiciones electrnicas.

Catlogos en lnea.

Esquemas de codificacin de mercancas.

Intercambio electrnico de datos.

mbitos de mercado electrnicos.

Tecnologas de identificacin de frecuencias de radio (RFID).

Subastas inversas en lnea.

Subastas inversas en
lnea

Una subasta inversa es una subasta

en lnea, en tiempo real, dinmica
y de precio declinante de un
conjunto de bienes o servicios
entre una organizacin compradora
y un grupo de proveedores
previamente calificados.
Por lo general, se elige al proveedor
que presente la oferta ms baja o
con el menor costo total.

Intercambio
electrnico de datos
(EDI)
El intercambio electrnico de datos posibilita

un

intercambio informtico de documentos de negocios

entre dos organizaciones que utilizan estndares
comunes para estructurar los datos de los mensajes.
Los documentos que se intercambian a travs del EDI
incluyen

rdenes

de

compra,

programas

notificaciones de embarques y facturas.

Intercambio
electrnico de datos
(EDI)permite:
Esta herramienta

Transmisin segura.

En corto tiempo de entrega de grandes cantidades de

datos.

Mayor exactitud a nivel interno y con los socios

comerciales.

Suministra

diarios

electrnicos

seguimientos

auditora y reduce los costos administrativos.

de

Sistemas de
adquisiciones
electrnicas

Un sistema de adquisiciones electrnicas es un

paquete de software que permite presentar una
requisicin,

su

autorizacin,

ordenamiento,

recepcin, facturacin y el pago de bienes y

servicios

travs

de

internet.

Algunas

organizaciones se automatizan desde la requisicin

hasta la orden y otras hasta el pago.
En 2007 (Aberdeen Group) reporto
que despus de implementar este
sistema,
los
costos
de
las
transacciones mejoraron 48%, el
tiempo de las transacciones se
redujo
60%
y
los
gastos
independientes disminuyeron 41%.

Identificacin de
radiofrecuencia
Las
tarjetas RFID contienen un chip y una antena
(RFID)
que emiten una seal, usando energa proveniente
de un lector de frecuencias de radio, el cual contiene
informacin acerca del contenedor o de cada artculo
en su interior. Las tarjetas RFID varan ampliamente
en cuanto a memoria, frecuencia, fuente de poder y
costo. Las ms comunes son las tarjetas pasivas que
son slo de lectura.

Identificacin de
radiofrecuencia
Los(RFID)
beneficios esperados incluyen:

Eliminacin de los conteos manuales.

Seguimiento automtico de los niveles de inventarios.
Recoleccin e identificacin ms rpidas, sencillas y
exactas.
Reduccin de los desperdicios a travs de la mejora de
la rotacin de los inventarios.

Mercados electrnicos

Los mbitos de mercado electrnicos son centros de compras

virtuales. Los B2B son servicios en red a travs de los cuales las
compaas afiliadas compran y venden sus bienes e intercambian
informacin.

Adems,

proporcionan

una

amplia

variedad

de

soluciones informticas y de servicios de consultora.

Beneficios:
La capacidad para agregar los
gastos a efecto de beneficiarse
de las economas de escala.
Obtener visibilidad hacia arriba y
hacia abajo de la cadena de
valor/suministro,
Automatizar
y
facilitar
las
transacciones y eliminar los
factores
que
encarecen
la
cadena
de
valor
actual
excluyendo intermediaciones
B2B es la abreviacin paraBusiness tu Business, empresas que bsicamente se dedican a vender servicios a otras empresas y
no precisamente a particulares. El trmino, aunque tambin se refiere a la sencilla compra-venta de producto, se usa para

Catlogos electrnicos o
en lnea

La accesibilidad puede ser un factor

Un catlogo electrnico o en lnea es una

importante
al seleccionar
un proveedor
versin digitalizada
del catlogo
de un
proveedor que permite a los compradores
porque
fundamental
el xito
de
usar unesexplorador
webpara
para
conocer
informacin
detallada
de compras
una
aplicacin
relacionada
con unay de
diversas especificaciones acerca de los
compra
electrnica.
productos
y/o servicios de un proveedor.
Los catlogos de productos incluyen :
datos de especificacin de los productos
datos
de las transacciones.
El
proveedor
es responsable de

actualizar y mantener los catlogos.

Esquema de
codificacin de
Losmercancas
administradores de mercancas

necesitan

cdigos de los artculos para abastecer, rastrear y

administrar

con

efectividad

cada

categora

de

gastos. Los usuarios, que desean adquirir el producto

de manera rpida y sencilla, necesitan descripciones
slidas

de

los

artculos

para

que

se

puedan

encontrar con facilidad. El equipo de adquisiciones

debe responder a las necesidades de ambas partes
interesadas.

Esquema de
codificacin de
mercancas
Para usar con efectividad este cdigo,

todas las
bases de datos de una organizacin y su cadena de
suministro necesitan utilizar la misma versin,
apoyar la compatibilidad con versiones anteriores y
mantenerla actualizada. Los costos pueden ser muy
$75,000.00
altos.

Kit punto de venta

$15,000.00

X 10 =$750,000.00

Solo computadora, falta mueble, luz

y proteccin al equipo

Flujo de Informacin
Interna Hacia Compras
Toda actividad funcional dentro de la
empresa genera informacin y requiere de
informacin del sistema de compras, esta
se agrupa en dos categoras principales.
1. Establecimiento de las necesidades de
materiales y servicios que se obtienen
internamente de la empresa.
2. Las
necesidades
de
informacin
disponible dentro de compras o la que se
puede obtener del exterior de la empresa.

Flujo de informacin
interna a compras

Flujos de Informacin
Externa Hacia Compras
El departamento de compras funcionando
eficientemente es uno de los puntos de
contacto principales de la empresa con el
mundo exterior, y como tal es un punto
de recepcin de un flujo de informacin
de fuentes externas a la empresa.

Flujo de informacin
externa a compras

Flujos Internos de
Informacin de Compras
Hacia la Organizacin
Existen muy pocas funciones de un
negocio que no tengan inters en
algn grado en la informacin que
fluye o que puede ser generada en
el departamento de compras.

Flujo de informacin
interna de compras
Costos, precios,
ajustes

Ordenes
asignadas

Contratos

Compromisos
presupuestales

Disponibilidad, tiempo y calida

Del producto

Condiciones
competitivas

Condiciones econmicas
Inf. Productos
y precios
Fuente de productos,
precios

Implicaciones para el
suministro
A pesar de que se aplique la tecnologa al proceso de
adquisicin, los profesionales en suministros todava
desempean un papel fundamental en la toma de
decisiones. Aportan:
Sus capacidades investigativas y analticas para
proporcionar, evaluar y seleccionar proveedores.
Las habilidades de influencia y de persuasin para
negociar el mejor arreglo para la organizacin.
Un enfoque de planeacin estratgica y a largo plazo
para anticipar y prevenir problemas.
El aspecto referente a las transacciones se agiliza y
la responsabilidad por la colocacin real de las
rdenes se delega en el usuario siempre que ello sea
posible.

Conclusin
El proceso de administracin del suministro se ha sujetado
a un escrutinio creciente debido a 1) el enfoque minucioso
sobre la administracin de los costos y 2) la comprensin
de que los procesos estandarizados y la integracin interna
y externa pueden conducir a una ventaja competitiva. Los
procesos slidos son el fundamento de una organizacin de
suministro exitosa.
A medida que los administradores del rea continen la
transicin hacia un papel ms estratgico en muchas
organizaciones, tambin continuarn probando y aplicando
nuevas tecnologas para facilitar el proceso del suministro.
Los sistemas de informacin y la tecnologa de la
informacin capacitan al rea de suministros para que
contribuya de una manera eficiente y efectiva a las metas y
estrategias organizacionales.

Bibliografa.
P. Fraser Johnson, Michiel R. Leenders, Anna
E. Flynn, 2012, Administracin de compras y
abastecimientos,
Decimocuarta
edicin,
Mxico, Mc Graw Hill Educacin, ISBN: 978607-15-0758-7.
Michiel R. Leenders, Harold E. Fearon, Wilbur
B. England, 2000, Administracin de compras
y materiales, Segunda edicin, Mxico,
CECSA, ISBN: 968-26-1168-7
http://www.companiamedica.com/variado/rfid
_identificacion_por_radio_frecuencia.html
http://www.evaluandoerp.com/nota-295-ElABC-de-RFID-las-etiquetas-del-futuro.html