CONCEPTO DE ARCHIVO

Un archivo es un conjunto de documentación sistematizada de acuerdo a un cierto orden (libros,

revistas, legajos, recibos, títulos de crédito, balances, fotos, recortes periodísticos, etcétera) que
puede pertenecer a cualquier persona, física o jurídica. También es el lugar donde esos
documentos están guardados (pueden ser cajas o carpetas con índices, o muebles o habitaciones
destinadas al efecto) con el fin de mantener la documentación a resguardo para ser usada en caso
necesario, o para quitarla del uso cotidiano y mantenerla en un lugar seguro, de disponibilidad
restringida, o para colocar allí lo que ya no está vigente.

Es decir, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere tanto a:

Fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física
o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento
archivístico del fondo.
El edificio o local donde se custodia dicho fondo. La institución o servicio responsable de la
custodia del fondo.
IMPORTANCIA DEL ARCHIVO
 Constituyen la memoria de la empresa.
 Para un gobierno, nación o época, un archivo es su historia y guarda sus tradiciones.
PROPOSITOS DEL ARCHIVO
 Ser el focal de la información en forma activa que permite que el ejecutivo puede
desarrollar su trabajo con éxito.

 Asegurar la conservación de los documentos.

 Permitir que los usuarios conozcan el funcionamiento de todas las partes de la empresa y
sus servicios para poder utilizarlos cuando sea necesario.

FUNCIONES
 Reunir y guardar la información.
 Resguardar los documentos, mantenerlos en buen estado, restaurarlos cuando sea necesario.
  Las leyes del estado obligan a guardar ciertos documentos por determinado tiempo. El
archivo ayuda a cumplir con esta tarea.
 Permitir y proporcionar información para planificar, comprar, vender, controlar, etc.
 Un buen sistema de archivo da información rápida y veraz en el momento oportuno.
 Proporcionar documentos de tipo probatorio o legal, a favor de una persona, empresa o país.

DIVERSOS MEDIOS UTILIZADOS A TRAVÉS DE LOS TIEMPOS PARA ARCHIVAR

GRECIA: Planchas de mármol en las paredes de los templos.
EN EGIPTO: Pergaminos os para escribir documentos.
EN LOS MONASTERIOS: Pergaminos que unidos constituían libros. Los escribían los monjes
a mano.

SISTEMAS DE ARCHIVO ATRAVÉS DE LA HISTORIA

GANCHO ESPIGÓN: Los papeles se insertan en el gancho o clavo a medida que se reciben.
Este sistema lo utilizan las abarroterías pequeñas, lavanderías, tiendas pequeñas, oficinas
pequeñas, almacenes, pero en forma temporal ya que lo pasan a un archivo permanente.
Se usa de la siguiente manera: los papeles se insertan en el gancho o clavo a medida que se
reciben. Las desventajas que ofrece esta forma de archivos son:
1. Los papeles no se protegen contra el polvo o algún otro deterioro.

2. Solamente se ordenan los documentos de acuerdo como llegan, sin considerar el alfabeto y
otro orden que ayude a la localización de los documentos.

3. Para localizar un documento hay que sacar todos los papeles, lo que ocasiona pérdida de
tiempo.

4. Se necesita perforarlo cuando se coloca y esta perforación puede quedar sobre una palabra
de importancia en el documento.
Casilleros o Nido de Paloma: consiste en un mueble de madera con distintas divisiones pequeñas
y con suficiente capacidad para guardar papeles del tamaño carta o de documentos más pequeños.
Es usualmente en los correos y hoteles para guardar la correspondencia.
Tabla de Shannon: consiste en una tabla de madera con ganchos de presión para sostener los
documentos. Se cuelga en la pared y los documentos se archivan por orden de recibo. Se utilizan
en oficinas de registro civil, las notarías, tribunales de justicia, hospitales.

Tabla Shannon
Consiste en una tabla con ganchos o una plancha a presión para sostener los documentos.
También es utilizada por ingenieros, agrimensores, arquitectos, capataces y toda persona que
tenga que tomar notas o hacer apuntes fuera de sus escritorios o al aire libre.

Archivo de Caja: fue el primer sistema utilizado consiste en una caja pequeña de madera,
plástico o metal dentro de esta se usa un juego de guías y se ordenan alfabéticamente colocando
cada carta o tarjeta detrás de la letra que le corresponde por el apellido. Es utilizado comúnmente
por las amas de casa para recetas de cocina y otros documentos personales.

Carpeta de Fuelle: Consiste en una carpeta de manila o cartón sólido con varias divisiones, con
letras en orden alfabético. Es utilizado en las oficinas para la clasificación de facturas y
formularios para facilitar los cobros de cuentas a clientes morosos; además se utiliza para
almacenar los vencimientos de letras de cambio.
Archivo Horizontal: Consiste en un mueble con distintas gavetas donde se guardan todos los
documentos colocándose uno encima de otro. Se usa en negocios de oficinas pequeñas que
manejan reducido número de documentos de varios tamaños.

Archivo Moderno son:

Archivo Vertical: consiste en guardar todos los documentos juntos en posición vertical, siendo
más fácilmente localizables; además economiza espacio y mayor visibilidad. Utiliza archivadores
con gavetas. Se utiliza en oficinas y universidades.

Carpetas Colgantes: consiste en unas varillas que cuelgan de un bastidor o armazón. Estos
bastidores tienen unos largueros con varias ranuras para ajustarse fácilmente. La gaveta queda
suspendida en el vacío y no en el fondo. Para clasificarlos se utiliza los títulos impresos por la
rotuladora.
Archivo Kardex: es conocido como archivo de bandeja o archivo invisible. Consiste en que todas
las tarjetas quedan expuestas a la vista. Existen archivos Kardex que son portátiles que son
utilizados en conferencias y parlamentos o presentaciones. Este tipo de archivo se utiliza para
almacenar tarjetas de registro, para el registro de las cuentas por cobrar o a las ventas que se le
hicieron crédito y demás.

Archivo Lateral: este tipo de archivo permite estar de lado mientras se maneja el archivo,
evitando así darle la espalda al público o a la oficina. Las gavetas poseen un espacio más corto
siendo más espaciosas a lo ancho. Algunos de estos tipos de archivador son usados en forma de
mostrador o de divisiones para separar una oficina de otra.

Archivos de Planos: consiste en un archivador que puedan colocarse los planos en bandejas de un
tamaño bastante grande. Algunos consisten enrollando los planos y colocándolos dentro de un
tubo que será guardado en un archivador con muchas divisiones parecidas al nido de paloma.
Archivo Giratorio o Rotatorio: en este tipo de archivador existen manuales, eléctricos o
automáticos que prestan servicio al comercio, la industria y las finanzas. Ocupan muy poco
espacio es muy utilizado por secretarias, recepcionistas, telefonistas para tener a mano los
nombres con sus respectivas direcciones y números de teléfono. Existen a su vez este tipo de
archivador de tamaño grande para otro tipo de documentos como tarjetas de cuentas por cobrar,
registros de créditos, costos o precios, índice de cliente, etc.

El Microfilme: Se conoce también por el nombre de micropelícula o microfotografía. El uso de

cámaras fotográficas ha permitido reducir los escritorios con mucha información a la cabeza de un
alfiler. Este tipo de archivar ha sido un paso importante en la archivología. Dentro de los rollos
utilizados en este tipo de archivador se pueden almacenar de 10000 a 29000 cheques en un solo
rollo que posee un peso de 6 onzas. Este tipo de almacenamiento utiliza una microfilmadora y un
visor que amplifica cada microscopia hasta 40 veces, la imagen se proyecta y puede ser girada
para su lectura. Este tipo de archivador es utilizado en diversas industrias en nuestro país tales
como: en bancos, fabricantes, mayoristas, minoristas, servicios públicos, bibliotecas,
dependencias gubernamentales, agencias de servicios, hoteles y clubes, compañías de seguros,
sistema de transporte y hospitales.
Archivo Electrónico: esta es la forma más moderna de archivar documentos que acumula y
ordena documentos en grandes velocidades. La información es introducida por medio de tarjetas,
cintas perforadas, o tambores magnéticos. Este tipo de archivador está compuesto por diferentes
máquinas, un grupo de máquinas: unidad central, que es la que realiza el procesamiento de datos,
unidades periféricas, transforman los datos para ser alimentados en una unidad central y la de
transformar los datos que salen de la unidad central.

FORMAS DE ARCHIVAR
Horizontal: Los documentos se guardan en cajas o estanterías, unos encima de otros. Tienen la
desventaja de que para encontrar un documento hay que mover los que se encuentran encima.
Vertical: Los documentos se manejan independientemente, ahorra espacio. Se pueden usar guías
o pestañas que ayudan a la localización. Es el más usado en la actualidad.
Encontramos archivos con gavetas de todo tipo; laterales, horizontales, con llave. De metal de
madera, de cartón. De un cuerpo, de dos, de tres, de más de tres. Barnizados, con rodos, sin ellos.

TIPOS DE ARCHIVOS SEGÚN SU FUNCIÓN:

1. Vivo o en formación: Es de uso actual. Sirve para guardar y custodiar los documentos de la
oficina o empresa. Están formados por la correspondencia de la empresa. Son de sumo
interés porque pueden servir como registros, fuentes de consulta o constancias. También se
les llama

“Archivos en formación” porque contienen los documentos que entran y salen de una
empresa. Al terminar su vida útil se transfieren a semiactivos, inactivos o se destruyen,
previa autorización escrita. Usa archivadores, carpetas, guías, rótulos.
 2. Archivo virtual: Sistema de archivo en computadores o procesadores, páginas web, etc.

Existen compañías que prestan un servicio llamado Sistema de Servicio de Archivo Virtual
para las empresas.

3. Archivo histórico: Son archivos “permanentes” sus documentos son de tipo político,
cultural, legal, histórico, científico; etc. Antiguamente se les llamaba “muertos” El archivo
histórico pertenecen a una ciudad, a entidades del gobierno, por ejemplo, el Ministerio de
Relaciones Exteriores en donde se manejan los asuntos Internacionales, las
municipalidades, las Iglesias, el Congreso, la Corte de Justicia, etc.

Contiene documentos importantes que fundamentan la creación de la oficina, instituciones

o país. Tienen un valor histórico, narran un suceso histórico. Pueden estar formados por
documentos manuscritos, mapas, ser en papel, en filmes, en fotografías, en recortes, etc.

Por su importancia deben tener una atención especial. Su custodia o cuidado debe estar a
cargo de autoridades responsables.

En el manejo de los documentos que allí se guardan es muy diferente al de un archivo

empresarial. Sin embargo, se aplican muchas de las técnicas modernas de archivo.

No se transfieren a inactivos.
Existen archivos históricos en la mayoría de los países. Algunos muy antiguos.

En Guatemala tenemos el Archivo Histórico de Centro América donde figuran los

documentos de la época colonial, por ejemplo, el Acta de la Independencia.

4. Archivos Mixtos: En la actualidad, en Guatemala, la mayoría de empresas utilizan un

archivo mixto que contiene un Archivo de documentos en papel y un Archivo virtual.

Por su organización
1. Centralizados: Hay una dependencia dentro de tu compañía que se encarga de manera
específica del manejo de los documentos. Este tipo de departamento suele llamarse
propiamente «archivo» y requiere de un orden superior al promedio, con personal
especializado encargado de realizar las labores de conservación, organización, acceso y
 destrucción del archivo. Toda vez que se requiera un documento será necesario acercarse a
esta dependencia para solicitarlo.

2. Descentralizados: Se trata de un tipo de organización donde cada dependencia de tu

compañía se hace cargo de la documentación que genera, incluyendo su clasificación y
manejo. Si tu empresa cuenta con este sistema, es probable que tengas dependencias
internas como «archivo de contabilidad», «archivo de almacén», «archivo de recursos
humanos», etcétera, pero no necesariamente cuentas con personal especializado. Por su
independencia, es necesario solicitar una consultoría periódica que revise y unifique los
métodos de manejo documental en cada área de la empresa.
Por su frecuencia de uso
Los archivos también se clasifican por su necesidad en el día a día de la empresa.

1. Archivo activo: Se trata de los documentos generados recientemente y que seguramente se

utilizarán y agotarán su uso el mismo día. La mayoría pasará a un segundo plano, pero hay
documentos que siguen vigentes por

largos periodos y se usan al menos una vez por mes. Es por eso que deberán permanecer
accesibles.

2. Archivo semiactivo: Se refiere a los documentos que han terminado su vida útil dentro de
una actividad concreta o han cumplido su ciclo fiscal. Los documentos llegan aquí del
archivo activo y su fin es dar cuenta de las operaciones realizadas.

3. Archivo inactivo: Finalmente, a este archivo llegan los documentos que han perdido todo
valor útil para las operaciones de la compañía, pero que se mantienen por su valor político,
documental, histórico, o incluso porque la Ley General de Archivos exige un periodo de
conservación.

UNIDADES DOCUMENTALES O PIEZAS DOCUMENTALES

Así se llama a cada documento de un archivo. Éstos pueden ser de tipo interno o externo.
Los de tipo interno se originan en nuestra empresa; copias de cartas, documentos contables,
contratos, estudios, recortes, fotografías, etc.
Los que llegan a nuestra oficina, llamados de fuente externa, como cartas, recibos, facturas,
cheques, solicitudes, libros, catálogos, revistas, etc.
Conforme se van uniendo estas piezas documentales, constituyen lo que se llama; Expediente,
serie o grupo o sección. Cuando es necesario se pueden formar subgrupos o subsecciones. Las
diferentes secciones que constituyen un todo forman una colección documental.

Etapas de vida de un documento

El ciclo vital de la documentación es la denominación que se le da a las distintas fases o etapas
que pasa el documento, desde su creación hasta su eliminación o selección para su custodia
permanente y se establece en función de los valores de los documentos y frecuencia de uso.

1. Producción: El ciclo de vida de un documento comienza en la etapa de producción. Aquí

es donde se generan los documentos desde cero, la generación de informes, tramites,
soportes o contratos de cualquier proceso, dan origen a la documentación empresarial.

2. Recepción: Esta etapa abarca la adquisición de documentos externos o internos, estos

documentos pueden ser PQRS, facturas, pedidos u otro tipo de documentación recibida. La
correcta gestión de los documentos recibidos es crucial para su gestión oportuna, precisa y
actualizada.

3. Distribución: Esta fase es en la que los documentos se envían o comparten dentro de la

organización. Esto puede incluir la distribución de documentación entre las distintas áreas
y/o el envío de correos electrónicos con información sensible.

4. Tramite: Los documentos pasan por procesos internos, como gestión, aprobaciones,
revisiones, versiones y firmas para su protocolización antes de continuar con sus
procedimientos internos. En todo momento se requiere garantizar la calidad, tiempo de
respuesta y conformidad.

5. Organización: Esta etapa es esencial para garantizar que la información sea fácilmente
accesible. implica clasificar y archivar los documentos de forma lógica y normativa. A
menudo se usan sistemas de gestión documental para optimizar la eficiencia y seguridad en
esta etapa.

6. Consulta: En esta etapa los documentos son utilizados por los colaboradores e interesados
que cuentes con los permisos necesarios, asegurando que los documentos estén disponibles
 y garantizando la integridad y seguridad de la información pues cabe recordar que la
consulta es un proceso recurrente en el momento que se encuentren en etapas de gestión.

7. Conservación: La conservación protege los documentos vitales a largo plazo debido a

requerimientos legales, auditorias o en caso de que preserven información histórica. Los
documentos sensibles deberán ser almacenados de forma segura para evitar daños, perdidas
o accesos no autorizados.

8. Disposición final: Finalmente, En esta etapa se determina la eliminación segura de

documentos obsoletos o su transferencia a los archivos históricos para su conservación a
largo plazo, en cumplimiento de las regulaciones y/o políticas internas de la organización