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elementos para archivar

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Categories:Types, School Work
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05/01/2013

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Elementos que se utilizan para archivar.

Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importa ncia para su supervivencia y su buen funcionamiento. Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor para que el archivo sea fácil de manejar. El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del escrit orio requiere decisiones y para cualquier tipo de información tenemos tres tipos d e decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella. Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y crite rios y reglas básicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones: almac enar y recuperar de inmediato. En toda organización las finalidades del archivo son: • Ser el centro de la información y de la documentación. • Proporcionar los mejores servicios al menor coste. • Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios. • Asegurar la conservación de los documentos. Finalidad del archivo en la empresa. La existencia del archivo en la empresa es consecuencia directa de que las activ idades mercantiles necesitan un soporte documental. Cualquier empresa emite y recibe en el transcurso de su actividad ordinaria distintos tipos de documentación . Por tanto, la finalidad del archivo es guardar y clasificar todos los document os que la empresa necesita conservar para poder funcionar normalmente: por una parte, en razón de lo que establece la legalidad vigente; por otra, según el criteri o y la conveniencia de la propia empresa. En este sentido, la empresa hace acopio de distintos tipos de material de archiv o: • DOCUMENTOS DE GESTIÓN: son todos aquellos relacionados con actividades o gestiones que se encuentran en curso de realización y que se dilatan en el tiempo. en si so n los de la actividad interna. • DOCUMENTOS LEGALES: son aquellos que la empresa tiene que conservar obligatoria mente por ley. en si son documentos que siempre van a estar. • DOCUMENTOS HISTÓRICOS: los referidos a operaciones y actividades terminadas, y lo s que se acumulan por razones comparativas, estadísticas, etc. Guía manual del archivo. El manual de archivo documental es un proceso de suma importancia en cualquier e ntidad, ya que no solo es un requisito de ley, sino que también, conlleva al mejor amiento continuo, pues esta es una herramienta ligada al proceso de calidad la c ual permite el curso claro y exacto de la documentación creada tanto internamente como lo que llega de entidades externas. Muebles que se utilizan para archivar. Archivo verticales. Son muebles que constan de gavetas colocadas una encima de otra, para mantener e n ellas carpetas en posición vertical, lo cual facilita la ubicación del material ar chivado. Los títulos escritos en las pestañas de las carpetas pueden ser leídos cómodame nte, debido a la visibilidad horizontal que proporciona la ubicación de las carpet as. Archivo Horizontal o estanterías con anaqueles fijos: son muebles que consta de di visiones colocadas en forma horizontal, en algunos casos pueden ser abiertos y e n otros están provisto de puertas corredizas o plegables. Para estos muebles se ut ilizan un tipo especial de carpetas, las cuales tienen pestañas en uno de los bord es angostos. Fichero: Es un mueble que consta de gavetas pequeñas en las cuales se colocan fich as o tarjetas contentivas de información relacionada con el contenido de las carpe tas archivadas. Equipos Electrónicos. Computadora: es un sistema electrónico que consta de una pantalla o monitor, un te clado muy parecido al de la máquina de escribir y una unidad de procesamiento dond e reside la memoria y se efectúan las operaciones y procesos. Discos duros o fijos: es un disco magnético que se encuentran en el CPU de la comp

Índices: son listados con referencias alfabéticas o numéricas sobre el contenido de ca da equipo de archivo. Carpetas: son cubiertas fabricadas en diferentes tipos de material catón. Existen de distintos tipos: de percha. La dife rencia con respecto a las guías es que éstas suelen disponerse en distintos colores y por ellos se identificará la documentación que separan.Indicadores o separadores. Carpetas de acordeón o carpeta de fuelle: son aquellas que tienen varias divisione s en forma de pliegues. empresa o institución. éstas trae n una pestaña donde se escriben el encabezamiento o título correspondiente. tiene infinidad de uso. etc. suspendidas. Pinzas. Marbetes: son etiquetas que se adhieren a los materiales. El sistema a elegir dependerá en gran medida de las preferencias y de la ubic ación física.Guías. pueden ser de tamaño carta u oficio. Existen carpetas con distintos sistemas de almacenaje: perforadas.Carpetas. sin embargo. Básicamente está formado por una cartulina de cartón plegada que permite a lmacenar documentos en su interior. Son separadores de clasificación. etc.utadora. Se utilizan para sujetar un conjunto de documentos. gavetas o ar chivadores donde se encuentran la información necesaria. carpetas para indicar lo que ha quedado archivado o debe archivarse. éstos están formados por una cartulina de cie rto grosor que permite separar la documentación ubicada dentro de una misma carpet a. pueden ser de brazo corto o largo de acuerdo a la cantidad de docume ntos a sujetar. También se usan como element o señalizador. por ejemplo. Ésta por lo general vienen clasificada numéricamente o con letras del alfabeto lo cual permite ordenar fácilmente la documentación. individuales. Carpeta perforada Guía para carpetas suspendidas Carpeta suspendida Caja carpeta . de allí su identificación como carpeta de acordeón o de fuelle . Elementos que se utilizan para archivar. Guía con separación alfabética Guías adhesivas . Ganchos: son piezas metálicas que sirven para sujetar los documentos dentro de las carpetas. Dispositivos de almacenamiento de información: son los medios en los cuales se gua rda información que ha sido procesada en la computadora. Perchas con pinzas Pinzas y clips . Bandeja de escritorios: es un equipo que se coloca sobre el escritorio. Pueden ser electrónicos com o las memorias y ópticos como los discos compactos cd. Tarjetas: son unidades rectangulares generalmente de 5 por 3 y 8 por 5 pulgadas. en el se encuentran almacenados los principales programas y archivos de una computadora. cartulin a y se usa para resguardar los documentos y correspondencia que se relacionen co n un individuo. el cual tiene como objeto facilitar la localización de las carpetas. para recordar un determinado documento. Vamos a ver cuáles son los más comunes : . para col ocar en ella la correspondencia recibida. Suelen llevar pestañas o zonas donde identific ar la documentación que estamos guardando. En el mercado existe una gran cantidad de elementos que nos permitirán archivar co rrectamente en función de nuestras necesidades. se le considera como un archivo au xiliar. hacer una llam ada de atención etc. Dispone de una serie de pestañas que permiten una localización más rápida. el principal es la organización de ficheros. Guías y subguías: son láminas de material resistentes cartón fibra pesada cuyo objetivo es indicar la clase de material archivado en las carpetas y establecer divisione s dentro de las gavetas. Son elementos que se suelen colocar entre la docume ntación ubicada en una carpeta o archivo con el fin de separar las mismas.

Este sistema es muy utilizado en las hemerotecas Máquina lectora de Microfilm Microfilm . etc. f ichas. etc. Son carpetas que nos van a permitir archivar toda la documentación . por ello.Archivadores. En su interior suelen llevar un sistema de anclaje para los documentos que po rtan. cartas. servidores. la tinta suele adherirse al plástico de la funda quedando el documento dañado. archivo definitivo. ya que és te último formato presenta la ventaja de que la información se podrá y enviarse de una forma fácil y cómoda a través de Internet. Existen carpe tas con un cierto número de fundas en su interior. servido res virtuales. pendrives. suelen disponer de cajones que facilitan la incorporación de los documentos .Almacenamiento digital. Los archivadores suelen tener en el lomo una zona que permite escribir o inserta r fichas con el fin de identificar correctamente la documentación que dentro porta . s e deberá tener cuidado cuando los documentos estén recién impresos.Microfilm. pero requiere de un sist ema de visualización específicos. Éstos deben disponer de la correspondiente cerradura de seguridad. etc. Sistema utilizado en archivos grandes. . Esta documentación permanece apilada un corto es pacio de tiempo para posteriormente ser destruida o almacenada en un fichero def initivo. Normalmente utilizadas en la misma mesa de trabajo. Caja de transferencia sistema acordeón Caja de archivo de cajón Caja de archivo vertical . Este tipo de bandejas permiten disponer de la documentación en horizontal o en ver tical según el modelo.Cajas archivadoras. po r ejemplo. . Bandejas apilables horizontal Bandejas apilables verticales . de palanca. Existen varios tamaños y tipos en función de aquello que se pretende gua rdar.Fundas. Las fundas permiten mantener los folios en buen estado. Existen armarios cuyo único objetivo es la de albergar documentos. Bandejas apilables.. tales como: discos duros (HD). éstos suelen ser distintos: perforados. sino en formato digital. permiten separar la primera documentación que le llega al profesional del secretariado. no obstante. informes. Por ello. por presión. Permite microfilmar un docum ento y almacenarlo posteriormente de una forma reducida (una película de microfilm ). Existen escáneres potentes que permiten digitalizar cual quier documento para que posteriormente pueda guardarse en dispositivos de almac enamiento digital.Armarios. etc. a menudo. La ventaja principal reside en el ahorro de espacio. Utilizadas para albergar documentos. hoy en día se hace necesario que cualquier empresa a lmacene sus documentos no solo en soporte físico.

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