Elementos que se utilizan para archivar.

Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importa ncia para su supervivencia y su buen funcionamiento. Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor para que el archivo sea fácil de manejar. El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del escrit orio requiere decisiones y para cualquier tipo de información tenemos tres tipos d e decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella. Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y crite rios y reglas básicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones: almac enar y recuperar de inmediato. En toda organización las finalidades del archivo son: • Ser el centro de la información y de la documentación. • Proporcionar los mejores servicios al menor coste. • Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios. • Asegurar la conservación de los documentos. Finalidad del archivo en la empresa. La existencia del archivo en la empresa es consecuencia directa de que las activ idades mercantiles necesitan un soporte documental. Cualquier empresa emite y recibe en el transcurso de su actividad ordinaria distintos tipos de documentación . Por tanto, la finalidad del archivo es guardar y clasificar todos los document os que la empresa necesita conservar para poder funcionar normalmente: por una parte, en razón de lo que establece la legalidad vigente; por otra, según el criteri o y la conveniencia de la propia empresa. En este sentido, la empresa hace acopio de distintos tipos de material de archiv o: • DOCUMENTOS DE GESTIÓN: son todos aquellos relacionados con actividades o gestiones que se encuentran en curso de realización y que se dilatan en el tiempo. en si so n los de la actividad interna. • DOCUMENTOS LEGALES: son aquellos que la empresa tiene que conservar obligatoria mente por ley. en si son documentos que siempre van a estar. • DOCUMENTOS HISTÓRICOS: los referidos a operaciones y actividades terminadas, y lo s que se acumulan por razones comparativas, estadísticas, etc. Guía manual del archivo. El manual de archivo documental es un proceso de suma importancia en cualquier e ntidad, ya que no solo es un requisito de ley, sino que también, conlleva al mejor amiento continuo, pues esta es una herramienta ligada al proceso de calidad la c ual permite el curso claro y exacto de la documentación creada tanto internamente como lo que llega de entidades externas. Muebles que se utilizan para archivar. Archivo verticales. Son muebles que constan de gavetas colocadas una encima de otra, para mantener e n ellas carpetas en posición vertical, lo cual facilita la ubicación del material ar chivado. Los títulos escritos en las pestañas de las carpetas pueden ser leídos cómodame nte, debido a la visibilidad horizontal que proporciona la ubicación de las carpet as. Archivo Horizontal o estanterías con anaqueles fijos: son muebles que consta de di visiones colocadas en forma horizontal, en algunos casos pueden ser abiertos y e n otros están provisto de puertas corredizas o plegables. Para estos muebles se ut ilizan un tipo especial de carpetas, las cuales tienen pestañas en uno de los bord es angostos. Fichero: Es un mueble que consta de gavetas pequeñas en las cuales se colocan fich as o tarjetas contentivas de información relacionada con el contenido de las carpe tas archivadas. Equipos Electrónicos. Computadora: es un sistema electrónico que consta de una pantalla o monitor, un te clado muy parecido al de la máquina de escribir y una unidad de procesamiento dond e reside la memoria y se efectúan las operaciones y procesos. Discos duros o fijos: es un disco magnético que se encuentran en el CPU de la comp

El sistema a elegir dependerá en gran medida de las preferencias y de la ubic ación física. el principal es la organización de ficheros. por ejemplo. Dispositivos de almacenamiento de información: son los medios en los cuales se gua rda información que ha sido procesada en la computadora. Bandeja de escritorios: es un equipo que se coloca sobre el escritorio. sin embargo. Pinzas. Índices: son listados con referencias alfabéticas o numéricas sobre el contenido de ca da equipo de archivo. Vamos a ver cuáles son los más comunes : . Perchas con pinzas Pinzas y clips . hacer una llam ada de atención etc. en el se encuentran almacenados los principales programas y archivos de una computadora. individuales. Básicamente está formado por una cartulina de cartón plegada que permite a lmacenar documentos en su interior. Ganchos: son piezas metálicas que sirven para sujetar los documentos dentro de las carpetas. para recordar un determinado documento.Carpetas. de allí su identificación como carpeta de acordeón o de fuelle . gavetas o ar chivadores donde se encuentran la información necesaria.Guías. Carpeta perforada Guía para carpetas suspendidas Carpeta suspendida Caja carpeta . Carpetas de acordeón o carpeta de fuelle: son aquellas que tienen varias divisione s en forma de pliegues. Suelen llevar pestañas o zonas donde identific ar la documentación que estamos guardando. Guía con separación alfabética Guías adhesivas . etc. La dife rencia con respecto a las guías es que éstas suelen disponerse en distintos colores y por ellos se identificará la documentación que separan. Son elementos que se suelen colocar entre la docume ntación ubicada en una carpeta o archivo con el fin de separar las mismas. se le considera como un archivo au xiliar. éstos están formados por una cartulina de cie rto grosor que permite separar la documentación ubicada dentro de una misma carpet a. suspendidas. Marbetes: son etiquetas que se adhieren a los materiales. cartulin a y se usa para resguardar los documentos y correspondencia que se relacionen co n un individuo.Indicadores o separadores. empresa o institución. el cual tiene como objeto facilitar la localización de las carpetas. También se usan como element o señalizador. Se utilizan para sujetar un conjunto de documentos. tiene infinidad de uso. Guías y subguías: son láminas de material resistentes cartón fibra pesada cuyo objetivo es indicar la clase de material archivado en las carpetas y establecer divisione s dentro de las gavetas. Existen de distintos tipos: de percha. etc. pueden ser de brazo corto o largo de acuerdo a la cantidad de docume ntos a sujetar. para col ocar en ella la correspondencia recibida. Dispone de una serie de pestañas que permiten una localización más rápida. En el mercado existe una gran cantidad de elementos que nos permitirán archivar co rrectamente en función de nuestras necesidades. Tarjetas: son unidades rectangulares generalmente de 5 por 3 y 8 por 5 pulgadas. Son separadores de clasificación.utadora. carpetas para indicar lo que ha quedado archivado o debe archivarse. pueden ser de tamaño carta u oficio. Pueden ser electrónicos com o las memorias y ópticos como los discos compactos cd. éstas trae n una pestaña donde se escriben el encabezamiento o título correspondiente. Carpetas: son cubiertas fabricadas en diferentes tipos de material catón. Elementos que se utilizan para archivar. Existen carpetas con distintos sistemas de almacenaje: perforadas. Ésta por lo general vienen clasificada numéricamente o con letras del alfabeto lo cual permite ordenar fácilmente la documentación.

. permiten separar la primera documentación que le llega al profesional del secretariado. hoy en día se hace necesario que cualquier empresa a lmacene sus documentos no solo en soporte físico. Por ello. Caja de transferencia sistema acordeón Caja de archivo de cajón Caja de archivo vertical .Armarios. . Permite microfilmar un docum ento y almacenarlo posteriormente de una forma reducida (una película de microfilm ). . Son carpetas que nos van a permitir archivar toda la documentación . suelen disponer de cajones que facilitan la incorporación de los documentos . Los archivadores suelen tener en el lomo una zona que permite escribir o inserta r fichas con el fin de identificar correctamente la documentación que dentro porta . etc. ya que és te último formato presenta la ventaja de que la información se podrá y enviarse de una forma fácil y cómoda a través de Internet. La ventaja principal reside en el ahorro de espacio. cartas.Microfilm. Utilizadas para albergar documentos.Cajas archivadoras. f ichas. Esta documentación permanece apilada un corto es pacio de tiempo para posteriormente ser destruida o almacenada en un fichero def initivo. pero requiere de un sist ema de visualización específicos. Este tipo de bandejas permiten disponer de la documentación en horizontal o en ver tical según el modelo. servidores. etc. tales como: discos duros (HD). etc. s e deberá tener cuidado cuando los documentos estén recién impresos. servido res virtuales. no obstante. de palanca. Bandejas apilables horizontal Bandejas apilables verticales . Existen carpe tas con un cierto número de fundas en su interior. éstos suelen ser distintos: perforados. po r ejemplo.Fundas. Existen varios tamaños y tipos en función de aquello que se pretende gua rdar. a menudo. etc. Normalmente utilizadas en la misma mesa de trabajo. la tinta suele adherirse al plástico de la funda quedando el documento dañado. pendrives. Existen armarios cuyo único objetivo es la de albergar documentos. Bandejas apilables. Sistema utilizado en archivos grandes. Éstos deben disponer de la correspondiente cerradura de seguridad. por presión. por ello. En su interior suelen llevar un sistema de anclaje para los documentos que po rtan. Las fundas permiten mantener los folios en buen estado. Existen escáneres potentes que permiten digitalizar cual quier documento para que posteriormente pueda guardarse en dispositivos de almac enamiento digital. Este sistema es muy utilizado en las hemerotecas Máquina lectora de Microfilm Microfilm . sino en formato digital. archivo definitivo.Archivadores. informes.Almacenamiento digital.

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