Elementos que se utilizan para archivar.

Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importa ncia para su supervivencia y su buen funcionamiento. Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor para que el archivo sea fácil de manejar. El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del escrit orio requiere decisiones y para cualquier tipo de información tenemos tres tipos d e decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella. Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y crite rios y reglas básicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones: almac enar y recuperar de inmediato. En toda organización las finalidades del archivo son: • Ser el centro de la información y de la documentación. • Proporcionar los mejores servicios al menor coste. • Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios. • Asegurar la conservación de los documentos. Finalidad del archivo en la empresa. La existencia del archivo en la empresa es consecuencia directa de que las activ idades mercantiles necesitan un soporte documental. Cualquier empresa emite y recibe en el transcurso de su actividad ordinaria distintos tipos de documentación . Por tanto, la finalidad del archivo es guardar y clasificar todos los document os que la empresa necesita conservar para poder funcionar normalmente: por una parte, en razón de lo que establece la legalidad vigente; por otra, según el criteri o y la conveniencia de la propia empresa. En este sentido, la empresa hace acopio de distintos tipos de material de archiv o: • DOCUMENTOS DE GESTIÓN: son todos aquellos relacionados con actividades o gestiones que se encuentran en curso de realización y que se dilatan en el tiempo. en si so n los de la actividad interna. • DOCUMENTOS LEGALES: son aquellos que la empresa tiene que conservar obligatoria mente por ley. en si son documentos que siempre van a estar. • DOCUMENTOS HISTÓRICOS: los referidos a operaciones y actividades terminadas, y lo s que se acumulan por razones comparativas, estadísticas, etc. Guía manual del archivo. El manual de archivo documental es un proceso de suma importancia en cualquier e ntidad, ya que no solo es un requisito de ley, sino que también, conlleva al mejor amiento continuo, pues esta es una herramienta ligada al proceso de calidad la c ual permite el curso claro y exacto de la documentación creada tanto internamente como lo que llega de entidades externas. Muebles que se utilizan para archivar. Archivo verticales. Son muebles que constan de gavetas colocadas una encima de otra, para mantener e n ellas carpetas en posición vertical, lo cual facilita la ubicación del material ar chivado. Los títulos escritos en las pestañas de las carpetas pueden ser leídos cómodame nte, debido a la visibilidad horizontal que proporciona la ubicación de las carpet as. Archivo Horizontal o estanterías con anaqueles fijos: son muebles que consta de di visiones colocadas en forma horizontal, en algunos casos pueden ser abiertos y e n otros están provisto de puertas corredizas o plegables. Para estos muebles se ut ilizan un tipo especial de carpetas, las cuales tienen pestañas en uno de los bord es angostos. Fichero: Es un mueble que consta de gavetas pequeñas en las cuales se colocan fich as o tarjetas contentivas de información relacionada con el contenido de las carpe tas archivadas. Equipos Electrónicos. Computadora: es un sistema electrónico que consta de una pantalla o monitor, un te clado muy parecido al de la máquina de escribir y una unidad de procesamiento dond e reside la memoria y se efectúan las operaciones y procesos. Discos duros o fijos: es un disco magnético que se encuentran en el CPU de la comp

tiene infinidad de uso. etc. Marbetes: son etiquetas que se adhieren a los materiales. Ganchos: son piezas metálicas que sirven para sujetar los documentos dentro de las carpetas. Carpeta perforada Guía para carpetas suspendidas Carpeta suspendida Caja carpeta . Pueden ser electrónicos com o las memorias y ópticos como los discos compactos cd. Guía con separación alfabética Guías adhesivas . individuales. se le considera como un archivo au xiliar. hacer una llam ada de atención etc. etc. Son separadores de clasificación. Son elementos que se suelen colocar entre la docume ntación ubicada en una carpeta o archivo con el fin de separar las mismas. El sistema a elegir dependerá en gran medida de las preferencias y de la ubic ación física. Pinzas. Ésta por lo general vienen clasificada numéricamente o con letras del alfabeto lo cual permite ordenar fácilmente la documentación. suspendidas. el cual tiene como objeto facilitar la localización de las carpetas. Perchas con pinzas Pinzas y clips . Suelen llevar pestañas o zonas donde identific ar la documentación que estamos guardando. en el se encuentran almacenados los principales programas y archivos de una computadora. para col ocar en ella la correspondencia recibida. sin embargo. gavetas o ar chivadores donde se encuentran la información necesaria. La dife rencia con respecto a las guías es que éstas suelen disponerse en distintos colores y por ellos se identificará la documentación que separan. Básicamente está formado por una cartulina de cartón plegada que permite a lmacenar documentos en su interior. de allí su identificación como carpeta de acordeón o de fuelle .Indicadores o separadores. pueden ser de tamaño carta u oficio. Elementos que se utilizan para archivar. Existen carpetas con distintos sistemas de almacenaje: perforadas. carpetas para indicar lo que ha quedado archivado o debe archivarse.utadora. para recordar un determinado documento.Carpetas. pueden ser de brazo corto o largo de acuerdo a la cantidad de docume ntos a sujetar. Vamos a ver cuáles son los más comunes : . En el mercado existe una gran cantidad de elementos que nos permitirán archivar co rrectamente en función de nuestras necesidades. Existen de distintos tipos: de percha. Se utilizan para sujetar un conjunto de documentos. Carpetas: son cubiertas fabricadas en diferentes tipos de material catón. Tarjetas: son unidades rectangulares generalmente de 5 por 3 y 8 por 5 pulgadas. éstos están formados por una cartulina de cie rto grosor que permite separar la documentación ubicada dentro de una misma carpet a. el principal es la organización de ficheros. También se usan como element o señalizador. Guías y subguías: son láminas de material resistentes cartón fibra pesada cuyo objetivo es indicar la clase de material archivado en las carpetas y establecer divisione s dentro de las gavetas. cartulin a y se usa para resguardar los documentos y correspondencia que se relacionen co n un individuo. Bandeja de escritorios: es un equipo que se coloca sobre el escritorio. empresa o institución.Guías. éstas trae n una pestaña donde se escriben el encabezamiento o título correspondiente. por ejemplo. Dispositivos de almacenamiento de información: son los medios en los cuales se gua rda información que ha sido procesada en la computadora. Dispone de una serie de pestañas que permiten una localización más rápida. Índices: son listados con referencias alfabéticas o numéricas sobre el contenido de ca da equipo de archivo. Carpetas de acordeón o carpeta de fuelle: son aquellas que tienen varias divisione s en forma de pliegues.

Existen escáneres potentes que permiten digitalizar cual quier documento para que posteriormente pueda guardarse en dispositivos de almac enamiento digital. etc. . Sistema utilizado en archivos grandes. Existen varios tamaños y tipos en función de aquello que se pretende gua rdar. Por ello. s e deberá tener cuidado cuando los documentos estén recién impresos. informes.Cajas archivadoras. Caja de transferencia sistema acordeón Caja de archivo de cajón Caja de archivo vertical . permiten separar la primera documentación que le llega al profesional del secretariado. Bandejas apilables horizontal Bandejas apilables verticales . éstos suelen ser distintos: perforados. no obstante.Microfilm. hoy en día se hace necesario que cualquier empresa a lmacene sus documentos no solo en soporte físico. . Existen armarios cuyo único objetivo es la de albergar documentos. por presión. Este sistema es muy utilizado en las hemerotecas Máquina lectora de Microfilm Microfilm . Permite microfilmar un docum ento y almacenarlo posteriormente de una forma reducida (una película de microfilm ). Utilizadas para albergar documentos. Este tipo de bandejas permiten disponer de la documentación en horizontal o en ver tical según el modelo. por ello.Archivadores. etc. Los archivadores suelen tener en el lomo una zona que permite escribir o inserta r fichas con el fin de identificar correctamente la documentación que dentro porta . Bandejas apilables. la tinta suele adherirse al plástico de la funda quedando el documento dañado. de palanca. En su interior suelen llevar un sistema de anclaje para los documentos que po rtan. tales como: discos duros (HD). Esta documentación permanece apilada un corto es pacio de tiempo para posteriormente ser destruida o almacenada en un fichero def initivo. suelen disponer de cajones que facilitan la incorporación de los documentos . cartas. po r ejemplo. Éstos deben disponer de la correspondiente cerradura de seguridad.Armarios. etc.Almacenamiento digital. etc. archivo definitivo. pero requiere de un sist ema de visualización específicos.Fundas. La ventaja principal reside en el ahorro de espacio. a menudo. Las fundas permiten mantener los folios en buen estado. servido res virtuales. pendrives. Existen carpe tas con un cierto número de fundas en su interior. Normalmente utilizadas en la misma mesa de trabajo. servidores.. sino en formato digital. Son carpetas que nos van a permitir archivar toda la documentación . ya que és te último formato presenta la ventaja de que la información se podrá y enviarse de una forma fácil y cómoda a través de Internet. f ichas.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful