E.M.P 3º S.

PRÁCTICAS DE OFICINA

Semana 10

LOS ARCHIVADORES
Los archivos En toda organización debe existir un lugar apropiado para guardar y conservar los diversos documentos recibidos o remitidos previamente clasificados según el sistema adoptado. Los sistemas de archivos más comunes son: • Alfabético • Numérico. Principales elementos: Local: destinado al archivo, debe tener como condición esencial un espacio amplio para que el público y los empleados tengan acceso, facilitando la comodidad. Mobiliario por equipos: los muebles y equipos más importantes son: Unidad vertical, guías, carpetas rótulos, kardex, índice y otros. Además hay diferentes tipos de archivadores: verticales, horizontales e independientes. Tipos de Archivadores: Unidades verticales Son los más corrientes en todo departamento de archivo. Son de dos, tres o cuatro gavetas, unas sobre otras. Estos muebles se colocan juntos, unos al lado de otros, en tal forma que dan aspecto de orden y para aprovechar el espacio, para consultas y circulación del personal. Unidades horizontales Estos muebles consisten en gavetas colocadas una al lado de otra. Su uso más frecuente es para organizaciones y oficinas pequeñas. Unidades independientes Se fabrican ciertos muebles que constituyen en sí, unidades independientes. Consisten en una gaveta, bajo una sólo marca común. Ejemplo de ellas son los muebles que se usan en una biblioteca para el catálogo de tarjetas. • Por asunto • Mixto • Gegráfico • Cronológico

50

Equipos y materiales de archivo Partes básicas del archivo Índice de archivadores. Tienen la siguiente desventaja. Consiste en un clavo o gancho con base de metal para que descanse sobre la mesa o el escritorio. aparecerá la primera y la última letra o combinación de letras archivadas allí. . etc. Si son números. D Numéricos: Formado por sucesión de números progresivos o regresivos Ejem. 4... • Los documentos pueden desprenderse y perderse con facilidad. Es la expresión sintética y precisa de la idea ordenatriz. 1. Tipos de archivadores Los archivadores han tenido una gran evolución. Viene en varios colores. B. 3. PORTA MARBETE Gancho o espigón Es el sistema más primitivo. de acuerdo con su recibo o expedición.Semana 10 PRÁCTICAS DE OFICINA E. Si son letras. cada una deberá tener al frente una etiqueta (portamarbete) indicando la clasificación establecida y su funcionamiento si lo hubiere. Mixtos: formados por la combinación deseada de las serie alfabético-numéricas o grupos de contenido. Los índices pueden ser: Alfabéticos: formado por las letras del alfabeto. • Para conseguir un documento determinado hay que sacar del gancho todos los anteriores a él y volverlos a colocar en el mismo orden.P 3º S. • No se resguardan los papeles contra el polvo. Los papeles se enganchan en el espigón en la medida que se reciben.M. C. Primitivamente los métodos de archivar consistía simplemente en guardar los papeles. Marbetes En las gavetas de los archivadores. 51 . Ejemplo: A. Está constituida por divisiones o grupos principales de la información. 2. proporcionando mejor apariencia y visibilidad al archivo. Tenían grandes desventajas pues no ofrecían protección ni orden alguno exceptuando el orden cronológico. Ejem: A-N: 1-100 Los marbetes engomados se adhieren a la pestaña de la carpeta y se rotulan para describir lo que aparece archivado dentro de la misma. el primero y el último.

o sobre una mesa o escritorio. cada gaveta cuenta con soportes para carpetas colocadas de forma vertical. Por otro lado. más viabilidad. Archivos alfabéticos Son muebles de aproximadamente 1 m de altura. La posición en que se colocan los archivadores ofrece economía en espacio y se hace fácil la búsqueda de documentos. mayor facilidad y exactitud al archivar o encontrar papeles o documentos. al conjunto especial de procedimientos de archivo. y la ubicamos en orden alfabético. más flexibilidad. PRÁCTICAS DE OFICINA Semana 10 Actualmente se usa el gancho en algunos pequeños negocios. Esta manera de guardar papeles es temporal. Por ejemplo si en esa carpeta vamos a guardar documentos relacionados con alfabetización le colocamos ese nombre en la pestaña para tal fin. etc. Kardex Por un lado se llama así. En algunas empresas o negocios utilizan el KARDEX para llevar en las fichas el registro y control de los clientes que tienen deudas con la misma y a medida que ellas las van cancelando se les va disminuyendo dicha deuda. cada una identificada con la respectiva categoría a la que pertenecen los archivos que ella contiene. se retira al final del período para ser archivados de acuerdo a métodos modernos. Archivos móviles Es la forma de archivar más moderna que existe.P 3º S. para archivar fichas en posición horizontal en la bandeja adecuada. Contiene un índice completo con todas las letras del alfabeto. farmacias. Este fue el primer sistema que introdujo guías para organizar alfabéticamente la correspondencia. Archivo de caja Es una caja en forma de libro. Se le asigna una o varias letras del alfabeto a cada una de estas divisiones. que. más espacio. tiendas al detal. también se le llama así al mueble.E.M. Consiste en varias divisiones pequeñas con suficiente fondo para guardar en ellas papeles del tamaño corriente de carta. Este sistema provee mejor apariencia. Como el mueble contiene más de una gaveta. en forma sistemática. 52 . generalmente metálico. en el portamarbete. se emplea modernamente para el control de determinadas actividades dentro de una empresa individual o colectiva. Nido de paloma o casillero Es un mueble de madera que puede colocarse en la pared. por lo general de tres gavetas. Carpeta de fuelle o acordeón Tienen varias divisiones y están clasificadas en orden alfabético o numérico.

Base de las carpetas Hay carpetas con dobleces o pliegues adicionales en la base que permiten agrandarlas como en una pulgada. Pestañas de las carpetas Pestaña corrida: toda la parte de atrás de la carpeta sobresale como un cuarto o media pulgada de la del frente. Pestaña cortada: están colocadas de dos a cinco posiciones.M. textual.Semana 10 PRÁCTICAS DE OFICINA E. Tipos de carpetas Según el material del cual están fabricadas. le colocamos en el porta marbete (A-G). Para tomar en cuenta: por lo general se confunde archivo con archivador.P 3º S. generalmente de tipo. entre otros. ilustrado o audivisual y el archivador es el contenedor de dichos documentos o archivos. Además hay carpetas misceláneas y carpetas individuales. eso dependerá del volumen de archivo que tengamos. escribimos el intervalo correspondiente. es decir si en esa gaveta vamos a colocar categorías desde la A hasta la G. Pestaña reforzada: Carpeta cuya pestaña ha sido reforzada doblando el mismo material de la orilla superior. • De fibras. 53 . por ejemplo. En el caso del uso para archivar documentos se utilizan para colocar documentos que se relacionan con determinadas personas. • De luxe. un tercio. pueden tener un corte de una mitad. sino también para transportar diferentes documentos que son de importancia para uno. es claro que el archivo es el documento. • Manila • Cartón prensado. fibra o cartón prensado. Materiales de Oficina Las carpetas El uso de la carpeta es generalizada dentro de una oficina. empresas o instituciones o que se refieren a un mismo asunto. En ella se puede archivar mayor cantidad de documentos de los que se archivarían en una carpeta corriente. además de las facturas y manuales. un cuarto o un quinto del ancho de la carpeta. Son fabricados en manila. ya que no sólo se usa para guardar los archivo.

El cargo del archivista esta clasificado en I. aberturas o ventanas. Guías Son tarjetas indicadoras. Los rótulos son los carteles o letreros. Precauciones para el cuidado de archivos 1. Verifica continuamente si hay evidencias de presencia de roedores. 4. Son un poco más grandes que las de papel que se va a archivar. Verifica el tipo de olores que puedan surgir 3. 5. hechas de cartón fuerte y resistente. firma o tema de forma tal que estén protegidos contra deterioros. 2. Archivar: archivar puede definirse como el arte de colocar y conservar en un mismo orden. preferiblemente de material grueso y resistente puede usarse un gancho o corchete para agarrar los documentos a la misma. PRÁCTICAS DE OFICINA Semana 10 Ganchos o corchetes de las carpetas En cualquier tipo de carpeta. Glosario Archivador: es el mueble o gabinete utilizado para archivar documentos. • Ayudan a mantener el material contenido en la gaveta. documentos y otros papeles relacionados con un individuo. indebidamente se usa el término archivero para designarlo. 54 .M. platijas u hongos. Rótulos Son tirillas de papel que se adhieren a las pestañas de las carpetas y a las gavetas (en la parte de afuera) para escribir en ellas los letreros o números. Distribuya suficiente copias de las llaves sólo a personas autorizadas. Cuando el rótulo viene impreso no se usa marbete engomado. II. etc. III. etc. tuberías de agua. gas. Archivista: es la persona encargada de la custodia y el mantenimiento del archivo o el técnico en su organización.E. para evitar confusiones le hemos asignado el nombre señalado y archivero al que se encarga técnicamente de los archivadores. debidamente clasificados toda correspondencia. Según la complejidad de la organización. cucarachas. destrucción o pérdida y que a la vez se facilite su localización y manejo. Evita colocar los archivos cerca de: puntos de electricidad. Pueden agarrarse a la carpeta en cualquier posición y pueden usarse más de una en la misma carpeta. Consulte varios especialistas en caso de necesitar la eliminación de las plagas. Tienen doble función: • Actúan como señales para guiar la vista hacia los lugares que se buscan en la gaveta.P 3º S.

Puedes hacer una ficha con nombre. Archivonomía: es la parte de la archivología que comprende el conjunto de conocimientos teóricos relativos a la organización y catalogación de los documentos para su posterior utilización. Su frecuencia de consulta es muy baja y es el lugar donde se conservan los documentos de valor puramentre histórico. Archivología: ciencia social que estudia los principios de la creación. Pueden ser accesibles a cualquier persona que lo requiera. si está destinada especificamente para ese fin. si no usa una caja de cartón. 2. allí se conservan los documentos de reciente ingreso a la empresa. administración y funciones de los archivos. en el mercado todavía se consiguen los archivadores tipo acordeón. organización. Puedes completar la lista. así como los problemas teóricos-históricos referentes a los documentos de archivo.M. Realiza un archivo con los datos de tus compañeros del salón. hasta el momento de su destrucción. etc.P 3º S. local o locales donde se conservan los archivos y otra documentación. fecha de nacimiento. Por ejemplo: el archivo general de la nación y registro principal. notas. Es considerado como el primer sector del archivo a nivel de los puestos de trabajo. Crea tu archivo personal usando los conocimiento que tienes acerca de este tema. apellido. dirección electrónica. Archivo: el término archivo en su uso común y corriente tiene varios significados: • El edificio. Archivo activo: es la parte del archivo que comprende los elementos de consulta frecuente.Semana 10 PRÁCTICAS DE OFICINA E. en el que se conservan los documentos y las cartas de reciente ingreso a la empresa y que piden al comienzo y a la continuación de las operaciones particulares y urgentes. desarrollo. sus fundamentos legales y jurídicos. Actividades 1. Archivólogo: profesional de la archivología que es capaz de dirigir la planificación y organización de un sistema de archivos o de asesorar y dirigir las tareas de su administración y mantenimiento. localidad donde vive. 55 . recoge toda la documentación que ha perdido su valor operativo y sólo ofrece un valor documental. Archivos públicos: son aquellos que están sujetos a las disposiciones reglamentarias dictadas por los poderes legislativos o ejecutivos con obligatoriedad de sus trabajos. Archivo particular: la totalidad de la documentación producida o recibida por una persona o una corporación privada en el desempeño de sus actividades. Archivo inactivo: es el único que conviene tener centralizado. No importa que no tengas el archivador.

marcar una caja. no espere terminar completamente antes de comenzar a marcar carpetas o recipientes con las categorías que esta formando al revisar los papeles. puedes concentrarte. rompa los documentos cuidadosamente y deposítelos en diferentes recipientes o compre un cortador de papeles. Si usted pone un montón de papeles sin agrupar en un cajón.html 56 .kidshealth.htm http://www.edu/clutter_sp/but.M. • Cuando usted revisa papeles.htm http://www.E. Ponga cada categoría en una carpeta o sobre y póngale una etiqueta o márquelo. Cuando eres organizado. una carpeta acordeón. Lo mejor es poner etiqueta en una carpeta.urbanext. Los cortadores de papeles son de precio razonable y pueden disponer de esos documentos rápidamente. etiquetas. • Si va a desechar papeles que contienen información personal. Archive las carpetas o déjelas temporalmente con el resto de papeles sin revisar de modo que usted pueda guardar más papeles en las carpetas cuando regrese a revisar los papeles nuevamente. o identifique cosas similares para asignarles un lugar lógico. o sobres a la mano cuando comience a revisar los papeles. no vuelva a poner los papeles revisados en el montón.uiuc.com/tips_dic06. en lugar de pasar tiempo buscando cosas como loco y distrayéndote con cosas sin importancia.org/kid/en_espanol/sentimientos/organize_focus_esp. Tenga carpetas de archivo. Fuente: http://www. lo único que está haciendo es crear desorden en su espacio de almacenaje. PRÁCTICAS DE OFICINA Semana 10 ¿Cómo enfrentarse al desorden? Ser organizado es una destreza muy importante para la vida. Aunque tenga que parar en la mitad de la montaña de papeles. ¿Qué significa ser organizado? Tener archivadores o carpetas claramente etiquetadas y guardar todo en orden y en un lugar específico. La organización te da el balance que necesitas para simplificar tu trabajo y estos consejos te ayudarán a lograrlo.organizateya. debe tener un lugar.P 3º S. • Antes de guardar algo. Mantenerse bien organizado es muy importante para poder cumplir con el trabajo. Significa tener un lugar donde poner las cosas y guardarlas cuando terminas.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful