E.M.P 3º S.

PRÁCTICAS DE OFICINA

Semana 10

LOS ARCHIVADORES
Los archivos En toda organización debe existir un lugar apropiado para guardar y conservar los diversos documentos recibidos o remitidos previamente clasificados según el sistema adoptado. Los sistemas de archivos más comunes son: • Alfabético • Numérico. Principales elementos: Local: destinado al archivo, debe tener como condición esencial un espacio amplio para que el público y los empleados tengan acceso, facilitando la comodidad. Mobiliario por equipos: los muebles y equipos más importantes son: Unidad vertical, guías, carpetas rótulos, kardex, índice y otros. Además hay diferentes tipos de archivadores: verticales, horizontales e independientes. Tipos de Archivadores: Unidades verticales Son los más corrientes en todo departamento de archivo. Son de dos, tres o cuatro gavetas, unas sobre otras. Estos muebles se colocan juntos, unos al lado de otros, en tal forma que dan aspecto de orden y para aprovechar el espacio, para consultas y circulación del personal. Unidades horizontales Estos muebles consisten en gavetas colocadas una al lado de otra. Su uso más frecuente es para organizaciones y oficinas pequeñas. Unidades independientes Se fabrican ciertos muebles que constituyen en sí, unidades independientes. Consisten en una gaveta, bajo una sólo marca común. Ejemplo de ellas son los muebles que se usan en una biblioteca para el catálogo de tarjetas. • Por asunto • Mixto • Gegráfico • Cronológico

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Ejemplo: A. aparecerá la primera y la última letra o combinación de letras archivadas allí. PORTA MARBETE Gancho o espigón Es el sistema más primitivo. el primero y el último. Si son letras. 51 . Tienen la siguiente desventaja. Marbetes En las gavetas de los archivadores. cada una deberá tener al frente una etiqueta (portamarbete) indicando la clasificación establecida y su funcionamiento si lo hubiere.. Ejem: A-N: 1-100 Los marbetes engomados se adhieren a la pestaña de la carpeta y se rotulan para describir lo que aparece archivado dentro de la misma. Está constituida por divisiones o grupos principales de la información. D Numéricos: Formado por sucesión de números progresivos o regresivos Ejem.Semana 10 PRÁCTICAS DE OFICINA E. Si son números. etc.. Consiste en un clavo o gancho con base de metal para que descanse sobre la mesa o el escritorio. Tipos de archivadores Los archivadores han tenido una gran evolución. 1. Mixtos: formados por la combinación deseada de las serie alfabético-numéricas o grupos de contenido. • Los documentos pueden desprenderse y perderse con facilidad. • No se resguardan los papeles contra el polvo.M. de acuerdo con su recibo o expedición.P 3º S. C. proporcionando mejor apariencia y visibilidad al archivo. Viene en varios colores. Equipos y materiales de archivo Partes básicas del archivo Índice de archivadores. Primitivamente los métodos de archivar consistía simplemente en guardar los papeles. Tenían grandes desventajas pues no ofrecían protección ni orden alguno exceptuando el orden cronológico. 3. 4. • Para conseguir un documento determinado hay que sacar del gancho todos los anteriores a él y volverlos a colocar en el mismo orden. Los papeles se enganchan en el espigón en la medida que se reciben. Los índices pueden ser: Alfabéticos: formado por las letras del alfabeto. 2. B. Es la expresión sintética y precisa de la idea ordenatriz. .

Por otro lado. farmacias. se retira al final del período para ser archivados de acuerdo a métodos modernos. Nido de paloma o casillero Es un mueble de madera que puede colocarse en la pared. Esta manera de guardar papeles es temporal. Este sistema provee mejor apariencia. Como el mueble contiene más de una gaveta. para archivar fichas en posición horizontal en la bandeja adecuada. Archivos móviles Es la forma de archivar más moderna que existe. Este fue el primer sistema que introdujo guías para organizar alfabéticamente la correspondencia. Contiene un índice completo con todas las letras del alfabeto. 52 . En algunas empresas o negocios utilizan el KARDEX para llevar en las fichas el registro y control de los clientes que tienen deudas con la misma y a medida que ellas las van cancelando se les va disminuyendo dicha deuda. más flexibilidad. Kardex Por un lado se llama así. en el portamarbete. La posición en que se colocan los archivadores ofrece economía en espacio y se hace fácil la búsqueda de documentos. y la ubicamos en orden alfabético. más viabilidad.P 3º S. generalmente metálico. por lo general de tres gavetas. cada una identificada con la respectiva categoría a la que pertenecen los archivos que ella contiene. Archivos alfabéticos Son muebles de aproximadamente 1 m de altura. al conjunto especial de procedimientos de archivo. tiendas al detal. en forma sistemática.E.M. cada gaveta cuenta con soportes para carpetas colocadas de forma vertical. también se le llama así al mueble. Se le asigna una o varias letras del alfabeto a cada una de estas divisiones. se emplea modernamente para el control de determinadas actividades dentro de una empresa individual o colectiva. Consiste en varias divisiones pequeñas con suficiente fondo para guardar en ellas papeles del tamaño corriente de carta. etc. Archivo de caja Es una caja en forma de libro. o sobre una mesa o escritorio. PRÁCTICAS DE OFICINA Semana 10 Actualmente se usa el gancho en algunos pequeños negocios. que. Por ejemplo si en esa carpeta vamos a guardar documentos relacionados con alfabetización le colocamos ese nombre en la pestaña para tal fin. más espacio. mayor facilidad y exactitud al archivar o encontrar papeles o documentos. Carpeta de fuelle o acordeón Tienen varias divisiones y están clasificadas en orden alfabético o numérico.

• De luxe. Son fabricados en manila. es decir si en esa gaveta vamos a colocar categorías desde la A hasta la G. • Manila • Cartón prensado. es claro que el archivo es el documento. un cuarto o un quinto del ancho de la carpeta. ya que no sólo se usa para guardar los archivo.Semana 10 PRÁCTICAS DE OFICINA E. En el caso del uso para archivar documentos se utilizan para colocar documentos que se relacionan con determinadas personas. generalmente de tipo. escribimos el intervalo correspondiente. ilustrado o audivisual y el archivador es el contenedor de dichos documentos o archivos. 53 . • De fibras. En ella se puede archivar mayor cantidad de documentos de los que se archivarían en una carpeta corriente. Pestaña reforzada: Carpeta cuya pestaña ha sido reforzada doblando el mismo material de la orilla superior. fibra o cartón prensado. Base de las carpetas Hay carpetas con dobleces o pliegues adicionales en la base que permiten agrandarlas como en una pulgada. Pestaña cortada: están colocadas de dos a cinco posiciones. le colocamos en el porta marbete (A-G). eso dependerá del volumen de archivo que tengamos. pueden tener un corte de una mitad. entre otros. Materiales de Oficina Las carpetas El uso de la carpeta es generalizada dentro de una oficina. Además hay carpetas misceláneas y carpetas individuales. sino también para transportar diferentes documentos que son de importancia para uno. empresas o instituciones o que se refieren a un mismo asunto. Para tomar en cuenta: por lo general se confunde archivo con archivador.P 3º S.M. además de las facturas y manuales. por ejemplo. un tercio. Pestañas de las carpetas Pestaña corrida: toda la parte de atrás de la carpeta sobresale como un cuarto o media pulgada de la del frente. Tipos de carpetas Según el material del cual están fabricadas. textual.

Evita colocar los archivos cerca de: puntos de electricidad. Consulte varios especialistas en caso de necesitar la eliminación de las plagas.M. Pueden agarrarse a la carpeta en cualquier posición y pueden usarse más de una en la misma carpeta. Verifica el tipo de olores que puedan surgir 3. para evitar confusiones le hemos asignado el nombre señalado y archivero al que se encarga técnicamente de los archivadores. destrucción o pérdida y que a la vez se facilite su localización y manejo.E. platijas u hongos. Rótulos Son tirillas de papel que se adhieren a las pestañas de las carpetas y a las gavetas (en la parte de afuera) para escribir en ellas los letreros o números. debidamente clasificados toda correspondencia. Archivar: archivar puede definirse como el arte de colocar y conservar en un mismo orden.P 3º S. • Ayudan a mantener el material contenido en la gaveta. cucarachas. PRÁCTICAS DE OFICINA Semana 10 Ganchos o corchetes de las carpetas En cualquier tipo de carpeta. hechas de cartón fuerte y resistente. Tienen doble función: • Actúan como señales para guiar la vista hacia los lugares que se buscan en la gaveta. 4. 54 . Según la complejidad de la organización. firma o tema de forma tal que estén protegidos contra deterioros. Los rótulos son los carteles o letreros. tuberías de agua. II. Son un poco más grandes que las de papel que se va a archivar. etc. gas. El cargo del archivista esta clasificado en I. Glosario Archivador: es el mueble o gabinete utilizado para archivar documentos. Archivista: es la persona encargada de la custodia y el mantenimiento del archivo o el técnico en su organización. etc. Distribuya suficiente copias de las llaves sólo a personas autorizadas. Guías Son tarjetas indicadoras. Precauciones para el cuidado de archivos 1. documentos y otros papeles relacionados con un individuo. Verifica continuamente si hay evidencias de presencia de roedores. indebidamente se usa el término archivero para designarlo. Cuando el rótulo viene impreso no se usa marbete engomado. preferiblemente de material grueso y resistente puede usarse un gancho o corchete para agarrar los documentos a la misma. aberturas o ventanas. 5. III. 2.

hasta el momento de su destrucción. Es considerado como el primer sector del archivo a nivel de los puestos de trabajo. apellido. Archivología: ciencia social que estudia los principios de la creación. Archivo inactivo: es el único que conviene tener centralizado.P 3º S. Crea tu archivo personal usando los conocimiento que tienes acerca de este tema. allí se conservan los documentos de reciente ingreso a la empresa. 2. recoge toda la documentación que ha perdido su valor operativo y sólo ofrece un valor documental. si no usa una caja de cartón. en el mercado todavía se consiguen los archivadores tipo acordeón. Actividades 1. No importa que no tengas el archivador. Su frecuencia de consulta es muy baja y es el lugar donde se conservan los documentos de valor puramentre histórico. Realiza un archivo con los datos de tus compañeros del salón. así como los problemas teóricos-históricos referentes a los documentos de archivo. si está destinada especificamente para ese fin. en el que se conservan los documentos y las cartas de reciente ingreso a la empresa y que piden al comienzo y a la continuación de las operaciones particulares y urgentes. organización. Puedes hacer una ficha con nombre. localidad donde vive. Archivos públicos: son aquellos que están sujetos a las disposiciones reglamentarias dictadas por los poderes legislativos o ejecutivos con obligatoriedad de sus trabajos. Pueden ser accesibles a cualquier persona que lo requiera. local o locales donde se conservan los archivos y otra documentación. administración y funciones de los archivos. fecha de nacimiento. sus fundamentos legales y jurídicos. Archivo activo: es la parte del archivo que comprende los elementos de consulta frecuente. Archivo: el término archivo en su uso común y corriente tiene varios significados: • El edificio. Archivo particular: la totalidad de la documentación producida o recibida por una persona o una corporación privada en el desempeño de sus actividades. desarrollo. 55 . Por ejemplo: el archivo general de la nación y registro principal.Semana 10 PRÁCTICAS DE OFICINA E. Archivonomía: es la parte de la archivología que comprende el conjunto de conocimientos teóricos relativos a la organización y catalogación de los documentos para su posterior utilización. Archivólogo: profesional de la archivología que es capaz de dirigir la planificación y organización de un sistema de archivos o de asesorar y dirigir las tareas de su administración y mantenimiento. dirección electrónica. etc.M. Puedes completar la lista. notas.

kidshealth. La organización te da el balance que necesitas para simplificar tu trabajo y estos consejos te ayudarán a lograrlo. Fuente: http://www.org/kid/en_espanol/sentimientos/organize_focus_esp.M. debe tener un lugar. Tenga carpetas de archivo. Ponga cada categoría en una carpeta o sobre y póngale una etiqueta o márquelo. o identifique cosas similares para asignarles un lugar lógico. Si usted pone un montón de papeles sin agrupar en un cajón. puedes concentrarte. Aunque tenga que parar en la mitad de la montaña de papeles. etiquetas. Lo mejor es poner etiqueta en una carpeta. • Antes de guardar algo. Mantenerse bien organizado es muy importante para poder cumplir con el trabajo. en lugar de pasar tiempo buscando cosas como loco y distrayéndote con cosas sin importancia.P 3º S.E. no espere terminar completamente antes de comenzar a marcar carpetas o recipientes con las categorías que esta formando al revisar los papeles. marcar una caja. no vuelva a poner los papeles revisados en el montón. • Cuando usted revisa papeles. Los cortadores de papeles son de precio razonable y pueden disponer de esos documentos rápidamente. rompa los documentos cuidadosamente y deposítelos en diferentes recipientes o compre un cortador de papeles. Archive las carpetas o déjelas temporalmente con el resto de papeles sin revisar de modo que usted pueda guardar más papeles en las carpetas cuando regrese a revisar los papeles nuevamente.htm http://www. o sobres a la mano cuando comience a revisar los papeles. Significa tener un lugar donde poner las cosas y guardarlas cuando terminas.uiuc.htm http://www. PRÁCTICAS DE OFICINA Semana 10 ¿Cómo enfrentarse al desorden? Ser organizado es una destreza muy importante para la vida. Cuando eres organizado. ¿Qué significa ser organizado? Tener archivadores o carpetas claramente etiquetadas y guardar todo en orden y en un lugar específico. una carpeta acordeón. • Si va a desechar papeles que contienen información personal. lo único que está haciendo es crear desorden en su espacio de almacenaje.edu/clutter_sp/but.html 56 .com/tips_dic06.urbanext.organizateya.

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