P. 1
Tipos de Archivadores

Tipos de Archivadores

|Views: 12|Likes:
Publicado porMartha Peña

More info:

Published by: Martha Peña on Mar 25, 2013
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

03/25/2013

pdf

text

original

E.M.P 3º S.

PRÁCTICAS DE OFICINA

Semana 10

LOS ARCHIVADORES
Los archivos En toda organización debe existir un lugar apropiado para guardar y conservar los diversos documentos recibidos o remitidos previamente clasificados según el sistema adoptado. Los sistemas de archivos más comunes son: • Alfabético • Numérico. Principales elementos: Local: destinado al archivo, debe tener como condición esencial un espacio amplio para que el público y los empleados tengan acceso, facilitando la comodidad. Mobiliario por equipos: los muebles y equipos más importantes son: Unidad vertical, guías, carpetas rótulos, kardex, índice y otros. Además hay diferentes tipos de archivadores: verticales, horizontales e independientes. Tipos de Archivadores: Unidades verticales Son los más corrientes en todo departamento de archivo. Son de dos, tres o cuatro gavetas, unas sobre otras. Estos muebles se colocan juntos, unos al lado de otros, en tal forma que dan aspecto de orden y para aprovechar el espacio, para consultas y circulación del personal. Unidades horizontales Estos muebles consisten en gavetas colocadas una al lado de otra. Su uso más frecuente es para organizaciones y oficinas pequeñas. Unidades independientes Se fabrican ciertos muebles que constituyen en sí, unidades independientes. Consisten en una gaveta, bajo una sólo marca común. Ejemplo de ellas son los muebles que se usan en una biblioteca para el catálogo de tarjetas. • Por asunto • Mixto • Gegráfico • Cronológico

50

.P 3º S. Marbetes En las gavetas de los archivadores. Tenían grandes desventajas pues no ofrecían protección ni orden alguno exceptuando el orden cronológico. Si son letras. • Los documentos pueden desprenderse y perderse con facilidad. • No se resguardan los papeles contra el polvo.M. Viene en varios colores. Los papeles se enganchan en el espigón en la medida que se reciben. cada una deberá tener al frente una etiqueta (portamarbete) indicando la clasificación establecida y su funcionamiento si lo hubiere.Semana 10 PRÁCTICAS DE OFICINA E. Ejemplo: A. 51 . 2. proporcionando mejor apariencia y visibilidad al archivo. Si son números. Consiste en un clavo o gancho con base de metal para que descanse sobre la mesa o el escritorio. Es la expresión sintética y precisa de la idea ordenatriz. Tipos de archivadores Los archivadores han tenido una gran evolución. Tienen la siguiente desventaja. B. etc. aparecerá la primera y la última letra o combinación de letras archivadas allí. PORTA MARBETE Gancho o espigón Es el sistema más primitivo. el primero y el último. Equipos y materiales de archivo Partes básicas del archivo Índice de archivadores. . Ejem: A-N: 1-100 Los marbetes engomados se adhieren a la pestaña de la carpeta y se rotulan para describir lo que aparece archivado dentro de la misma. Mixtos: formados por la combinación deseada de las serie alfabético-numéricas o grupos de contenido. Está constituida por divisiones o grupos principales de la información. D Numéricos: Formado por sucesión de números progresivos o regresivos Ejem. • Para conseguir un documento determinado hay que sacar del gancho todos los anteriores a él y volverlos a colocar en el mismo orden. 1.. 3. Los índices pueden ser: Alfabéticos: formado por las letras del alfabeto. 4. C. de acuerdo con su recibo o expedición. Primitivamente los métodos de archivar consistía simplemente en guardar los papeles.

en forma sistemática. generalmente metálico. que. también se le llama así al mueble. etc. 52 . Este sistema provee mejor apariencia. Carpeta de fuelle o acordeón Tienen varias divisiones y están clasificadas en orden alfabético o numérico. Esta manera de guardar papeles es temporal. Kardex Por un lado se llama así. se retira al final del período para ser archivados de acuerdo a métodos modernos. PRÁCTICAS DE OFICINA Semana 10 Actualmente se usa el gancho en algunos pequeños negocios. o sobre una mesa o escritorio. Archivos alfabéticos Son muebles de aproximadamente 1 m de altura. tiendas al detal. La posición en que se colocan los archivadores ofrece economía en espacio y se hace fácil la búsqueda de documentos. más viabilidad. más flexibilidad.P 3º S. Por otro lado. En algunas empresas o negocios utilizan el KARDEX para llevar en las fichas el registro y control de los clientes que tienen deudas con la misma y a medida que ellas las van cancelando se les va disminuyendo dicha deuda. Por ejemplo si en esa carpeta vamos a guardar documentos relacionados con alfabetización le colocamos ese nombre en la pestaña para tal fin. farmacias.M. Archivos móviles Es la forma de archivar más moderna que existe. Contiene un índice completo con todas las letras del alfabeto. cada gaveta cuenta con soportes para carpetas colocadas de forma vertical. Como el mueble contiene más de una gaveta. al conjunto especial de procedimientos de archivo. y la ubicamos en orden alfabético. por lo general de tres gavetas. Consiste en varias divisiones pequeñas con suficiente fondo para guardar en ellas papeles del tamaño corriente de carta. Archivo de caja Es una caja en forma de libro. Nido de paloma o casillero Es un mueble de madera que puede colocarse en la pared. Este fue el primer sistema que introdujo guías para organizar alfabéticamente la correspondencia. más espacio. Se le asigna una o varias letras del alfabeto a cada una de estas divisiones. en el portamarbete. mayor facilidad y exactitud al archivar o encontrar papeles o documentos.E. cada una identificada con la respectiva categoría a la que pertenecen los archivos que ella contiene. para archivar fichas en posición horizontal en la bandeja adecuada. se emplea modernamente para el control de determinadas actividades dentro de una empresa individual o colectiva.

ilustrado o audivisual y el archivador es el contenedor de dichos documentos o archivos. Para tomar en cuenta: por lo general se confunde archivo con archivador. sino también para transportar diferentes documentos que son de importancia para uno. Pestaña reforzada: Carpeta cuya pestaña ha sido reforzada doblando el mismo material de la orilla superior. es claro que el archivo es el documento. Materiales de Oficina Las carpetas El uso de la carpeta es generalizada dentro de una oficina. fibra o cartón prensado. Pestañas de las carpetas Pestaña corrida: toda la parte de atrás de la carpeta sobresale como un cuarto o media pulgada de la del frente.Semana 10 PRÁCTICAS DE OFICINA E. Base de las carpetas Hay carpetas con dobleces o pliegues adicionales en la base que permiten agrandarlas como en una pulgada. es decir si en esa gaveta vamos a colocar categorías desde la A hasta la G. • De luxe.M. un cuarto o un quinto del ancho de la carpeta. pueden tener un corte de una mitad. empresas o instituciones o que se refieren a un mismo asunto. entre otros. eso dependerá del volumen de archivo que tengamos. un tercio. En ella se puede archivar mayor cantidad de documentos de los que se archivarían en una carpeta corriente. Pestaña cortada: están colocadas de dos a cinco posiciones. además de las facturas y manuales. escribimos el intervalo correspondiente. por ejemplo. textual. ya que no sólo se usa para guardar los archivo. le colocamos en el porta marbete (A-G). En el caso del uso para archivar documentos se utilizan para colocar documentos que se relacionan con determinadas personas. • De fibras. • Manila • Cartón prensado. Además hay carpetas misceláneas y carpetas individuales. Son fabricados en manila. 53 . Tipos de carpetas Según el material del cual están fabricadas. generalmente de tipo.P 3º S.

Tienen doble función: • Actúan como señales para guiar la vista hacia los lugares que se buscan en la gaveta. 54 . II. PRÁCTICAS DE OFICINA Semana 10 Ganchos o corchetes de las carpetas En cualquier tipo de carpeta. El cargo del archivista esta clasificado en I. preferiblemente de material grueso y resistente puede usarse un gancho o corchete para agarrar los documentos a la misma. documentos y otros papeles relacionados con un individuo. 2. platijas u hongos. 5. aberturas o ventanas. Consulte varios especialistas en caso de necesitar la eliminación de las plagas. Archivar: archivar puede definirse como el arte de colocar y conservar en un mismo orden. gas. Los rótulos son los carteles o letreros. Verifica el tipo de olores que puedan surgir 3. debidamente clasificados toda correspondencia.E. tuberías de agua. Rótulos Son tirillas de papel que se adhieren a las pestañas de las carpetas y a las gavetas (en la parte de afuera) para escribir en ellas los letreros o números. etc. Verifica continuamente si hay evidencias de presencia de roedores. hechas de cartón fuerte y resistente. Distribuya suficiente copias de las llaves sólo a personas autorizadas. Guías Son tarjetas indicadoras. • Ayudan a mantener el material contenido en la gaveta. Evita colocar los archivos cerca de: puntos de electricidad. indebidamente se usa el término archivero para designarlo. Precauciones para el cuidado de archivos 1. Según la complejidad de la organización. para evitar confusiones le hemos asignado el nombre señalado y archivero al que se encarga técnicamente de los archivadores. firma o tema de forma tal que estén protegidos contra deterioros. Pueden agarrarse a la carpeta en cualquier posición y pueden usarse más de una en la misma carpeta. Son un poco más grandes que las de papel que se va a archivar. Glosario Archivador: es el mueble o gabinete utilizado para archivar documentos. cucarachas. destrucción o pérdida y que a la vez se facilite su localización y manejo. 4. III.P 3º S. etc.M. Archivista: es la persona encargada de la custodia y el mantenimiento del archivo o el técnico en su organización. Cuando el rótulo viene impreso no se usa marbete engomado.

Es considerado como el primer sector del archivo a nivel de los puestos de trabajo. Archivos públicos: son aquellos que están sujetos a las disposiciones reglamentarias dictadas por los poderes legislativos o ejecutivos con obligatoriedad de sus trabajos. Archivonomía: es la parte de la archivología que comprende el conjunto de conocimientos teóricos relativos a la organización y catalogación de los documentos para su posterior utilización. Crea tu archivo personal usando los conocimiento que tienes acerca de este tema. Su frecuencia de consulta es muy baja y es el lugar donde se conservan los documentos de valor puramentre histórico. recoge toda la documentación que ha perdido su valor operativo y sólo ofrece un valor documental. local o locales donde se conservan los archivos y otra documentación. localidad donde vive. si no usa una caja de cartón. en el que se conservan los documentos y las cartas de reciente ingreso a la empresa y que piden al comienzo y a la continuación de las operaciones particulares y urgentes. sus fundamentos legales y jurídicos.Semana 10 PRÁCTICAS DE OFICINA E. No importa que no tengas el archivador. Archivo: el término archivo en su uso común y corriente tiene varios significados: • El edificio. Puedes hacer una ficha con nombre. desarrollo. Archivo particular: la totalidad de la documentación producida o recibida por una persona o una corporación privada en el desempeño de sus actividades. Por ejemplo: el archivo general de la nación y registro principal. organización. en el mercado todavía se consiguen los archivadores tipo acordeón. Actividades 1. hasta el momento de su destrucción. Archivo inactivo: es el único que conviene tener centralizado. Pueden ser accesibles a cualquier persona que lo requiera.P 3º S. apellido. Archivología: ciencia social que estudia los principios de la creación. 2. fecha de nacimiento. si está destinada especificamente para ese fin. Realiza un archivo con los datos de tus compañeros del salón. notas. allí se conservan los documentos de reciente ingreso a la empresa. Puedes completar la lista. etc. administración y funciones de los archivos. dirección electrónica. 55 . Archivólogo: profesional de la archivología que es capaz de dirigir la planificación y organización de un sistema de archivos o de asesorar y dirigir las tareas de su administración y mantenimiento. así como los problemas teóricos-históricos referentes a los documentos de archivo. Archivo activo: es la parte del archivo que comprende los elementos de consulta frecuente.M.

Cuando eres organizado.html 56 .urbanext. no espere terminar completamente antes de comenzar a marcar carpetas o recipientes con las categorías que esta formando al revisar los papeles. Tenga carpetas de archivo. ¿Qué significa ser organizado? Tener archivadores o carpetas claramente etiquetadas y guardar todo en orden y en un lugar específico. Lo mejor es poner etiqueta en una carpeta. etiquetas.htm http://www. PRÁCTICAS DE OFICINA Semana 10 ¿Cómo enfrentarse al desorden? Ser organizado es una destreza muy importante para la vida. Archive las carpetas o déjelas temporalmente con el resto de papeles sin revisar de modo que usted pueda guardar más papeles en las carpetas cuando regrese a revisar los papeles nuevamente. Si usted pone un montón de papeles sin agrupar en un cajón.E.org/kid/en_espanol/sentimientos/organize_focus_esp. en lugar de pasar tiempo buscando cosas como loco y distrayéndote con cosas sin importancia. debe tener un lugar.htm http://www. rompa los documentos cuidadosamente y deposítelos en diferentes recipientes o compre un cortador de papeles. lo único que está haciendo es crear desorden en su espacio de almacenaje. marcar una caja. Mantenerse bien organizado es muy importante para poder cumplir con el trabajo. o identifique cosas similares para asignarles un lugar lógico. una carpeta acordeón. La organización te da el balance que necesitas para simplificar tu trabajo y estos consejos te ayudarán a lograrlo. • Cuando usted revisa papeles.organizateya.M.uiuc. Ponga cada categoría en una carpeta o sobre y póngale una etiqueta o márquelo. • Antes de guardar algo.kidshealth. Significa tener un lugar donde poner las cosas y guardarlas cuando terminas.com/tips_dic06. Fuente: http://www. o sobres a la mano cuando comience a revisar los papeles. no vuelva a poner los papeles revisados en el montón.P 3º S. Los cortadores de papeles son de precio razonable y pueden disponer de esos documentos rápidamente. • Si va a desechar papeles que contienen información personal. Aunque tenga que parar en la mitad de la montaña de papeles.edu/clutter_sp/but. puedes concentrarte.

You're Reading a Free Preview

Descarga
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->