E.M.P 3º S.

PRÁCTICAS DE OFICINA

Semana 10

LOS ARCHIVADORES
Los archivos En toda organización debe existir un lugar apropiado para guardar y conservar los diversos documentos recibidos o remitidos previamente clasificados según el sistema adoptado. Los sistemas de archivos más comunes son: • Alfabético • Numérico. Principales elementos: Local: destinado al archivo, debe tener como condición esencial un espacio amplio para que el público y los empleados tengan acceso, facilitando la comodidad. Mobiliario por equipos: los muebles y equipos más importantes son: Unidad vertical, guías, carpetas rótulos, kardex, índice y otros. Además hay diferentes tipos de archivadores: verticales, horizontales e independientes. Tipos de Archivadores: Unidades verticales Son los más corrientes en todo departamento de archivo. Son de dos, tres o cuatro gavetas, unas sobre otras. Estos muebles se colocan juntos, unos al lado de otros, en tal forma que dan aspecto de orden y para aprovechar el espacio, para consultas y circulación del personal. Unidades horizontales Estos muebles consisten en gavetas colocadas una al lado de otra. Su uso más frecuente es para organizaciones y oficinas pequeñas. Unidades independientes Se fabrican ciertos muebles que constituyen en sí, unidades independientes. Consisten en una gaveta, bajo una sólo marca común. Ejemplo de ellas son los muebles que se usan en una biblioteca para el catálogo de tarjetas. • Por asunto • Mixto • Gegráfico • Cronológico

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Marbetes En las gavetas de los archivadores.Semana 10 PRÁCTICAS DE OFICINA E. aparecerá la primera y la última letra o combinación de letras archivadas allí. Si son números. Ejemplo: A. Es la expresión sintética y precisa de la idea ordenatriz. Equipos y materiales de archivo Partes básicas del archivo Índice de archivadores. etc. Está constituida por divisiones o grupos principales de la información. Mixtos: formados por la combinación deseada de las serie alfabético-numéricas o grupos de contenido.. el primero y el último. 3. Viene en varios colores. C. Ejem: A-N: 1-100 Los marbetes engomados se adhieren a la pestaña de la carpeta y se rotulan para describir lo que aparece archivado dentro de la misma. Consiste en un clavo o gancho con base de metal para que descanse sobre la mesa o el escritorio. 4. D Numéricos: Formado por sucesión de números progresivos o regresivos Ejem. Si son letras.M. cada una deberá tener al frente una etiqueta (portamarbete) indicando la clasificación establecida y su funcionamiento si lo hubiere.P 3º S. 51 . de acuerdo con su recibo o expedición. Los papeles se enganchan en el espigón en la medida que se reciben. 1. proporcionando mejor apariencia y visibilidad al archivo. 2. Los índices pueden ser: Alfabéticos: formado por las letras del alfabeto. B. • No se resguardan los papeles contra el polvo. • Los documentos pueden desprenderse y perderse con facilidad. Primitivamente los métodos de archivar consistía simplemente en guardar los papeles. Tenían grandes desventajas pues no ofrecían protección ni orden alguno exceptuando el orden cronológico. Tipos de archivadores Los archivadores han tenido una gran evolución.. Tienen la siguiente desventaja. • Para conseguir un documento determinado hay que sacar del gancho todos los anteriores a él y volverlos a colocar en el mismo orden. PORTA MARBETE Gancho o espigón Es el sistema más primitivo. .

Se le asigna una o varias letras del alfabeto a cada una de estas divisiones. Nido de paloma o casillero Es un mueble de madera que puede colocarse en la pared. tiendas al detal. Archivos alfabéticos Son muebles de aproximadamente 1 m de altura. más espacio.E. Contiene un índice completo con todas las letras del alfabeto. Este sistema provee mejor apariencia. al conjunto especial de procedimientos de archivo.M. por lo general de tres gavetas. 52 . más flexibilidad. Como el mueble contiene más de una gaveta. farmacias. más viabilidad. o sobre una mesa o escritorio. generalmente metálico. Kardex Por un lado se llama así. La posición en que se colocan los archivadores ofrece economía en espacio y se hace fácil la búsqueda de documentos. Este fue el primer sistema que introdujo guías para organizar alfabéticamente la correspondencia. Por ejemplo si en esa carpeta vamos a guardar documentos relacionados con alfabetización le colocamos ese nombre en la pestaña para tal fin. Esta manera de guardar papeles es temporal.P 3º S. se emplea modernamente para el control de determinadas actividades dentro de una empresa individual o colectiva. PRÁCTICAS DE OFICINA Semana 10 Actualmente se usa el gancho en algunos pequeños negocios. que. En algunas empresas o negocios utilizan el KARDEX para llevar en las fichas el registro y control de los clientes que tienen deudas con la misma y a medida que ellas las van cancelando se les va disminuyendo dicha deuda. etc. en forma sistemática. en el portamarbete. cada gaveta cuenta con soportes para carpetas colocadas de forma vertical. Carpeta de fuelle o acordeón Tienen varias divisiones y están clasificadas en orden alfabético o numérico. y la ubicamos en orden alfabético. Archivo de caja Es una caja en forma de libro. Consiste en varias divisiones pequeñas con suficiente fondo para guardar en ellas papeles del tamaño corriente de carta. cada una identificada con la respectiva categoría a la que pertenecen los archivos que ella contiene. también se le llama así al mueble. Archivos móviles Es la forma de archivar más moderna que existe. Por otro lado. mayor facilidad y exactitud al archivar o encontrar papeles o documentos. se retira al final del período para ser archivados de acuerdo a métodos modernos. para archivar fichas en posición horizontal en la bandeja adecuada.

Además hay carpetas misceláneas y carpetas individuales.M. 53 . empresas o instituciones o que se refieren a un mismo asunto. sino también para transportar diferentes documentos que son de importancia para uno. eso dependerá del volumen de archivo que tengamos. textual. Para tomar en cuenta: por lo general se confunde archivo con archivador. escribimos el intervalo correspondiente. En el caso del uso para archivar documentos se utilizan para colocar documentos que se relacionan con determinadas personas. En ella se puede archivar mayor cantidad de documentos de los que se archivarían en una carpeta corriente. Pestaña cortada: están colocadas de dos a cinco posiciones. generalmente de tipo. ilustrado o audivisual y el archivador es el contenedor de dichos documentos o archivos. Pestaña reforzada: Carpeta cuya pestaña ha sido reforzada doblando el mismo material de la orilla superior. • Manila • Cartón prensado. es claro que el archivo es el documento. un tercio. además de las facturas y manuales.Semana 10 PRÁCTICAS DE OFICINA E. le colocamos en el porta marbete (A-G). • De fibras. ya que no sólo se usa para guardar los archivo. Materiales de Oficina Las carpetas El uso de la carpeta es generalizada dentro de una oficina. Base de las carpetas Hay carpetas con dobleces o pliegues adicionales en la base que permiten agrandarlas como en una pulgada. es decir si en esa gaveta vamos a colocar categorías desde la A hasta la G. Pestañas de las carpetas Pestaña corrida: toda la parte de atrás de la carpeta sobresale como un cuarto o media pulgada de la del frente.P 3º S. pueden tener un corte de una mitad. • De luxe. entre otros. fibra o cartón prensado. Son fabricados en manila. por ejemplo. un cuarto o un quinto del ancho de la carpeta. Tipos de carpetas Según el material del cual están fabricadas.

III.M. platijas u hongos. Tienen doble función: • Actúan como señales para guiar la vista hacia los lugares que se buscan en la gaveta. hechas de cartón fuerte y resistente. Guías Son tarjetas indicadoras. Verifica continuamente si hay evidencias de presencia de roedores. Los rótulos son los carteles o letreros. Distribuya suficiente copias de las llaves sólo a personas autorizadas. documentos y otros papeles relacionados con un individuo. firma o tema de forma tal que estén protegidos contra deterioros. Precauciones para el cuidado de archivos 1. • Ayudan a mantener el material contenido en la gaveta. Consulte varios especialistas en caso de necesitar la eliminación de las plagas.E. II. Archivar: archivar puede definirse como el arte de colocar y conservar en un mismo orden. Evita colocar los archivos cerca de: puntos de electricidad. Cuando el rótulo viene impreso no se usa marbete engomado. PRÁCTICAS DE OFICINA Semana 10 Ganchos o corchetes de las carpetas En cualquier tipo de carpeta. cucarachas. 2. El cargo del archivista esta clasificado en I. aberturas o ventanas. preferiblemente de material grueso y resistente puede usarse un gancho o corchete para agarrar los documentos a la misma. para evitar confusiones le hemos asignado el nombre señalado y archivero al que se encarga técnicamente de los archivadores. indebidamente se usa el término archivero para designarlo. etc. Rótulos Son tirillas de papel que se adhieren a las pestañas de las carpetas y a las gavetas (en la parte de afuera) para escribir en ellas los letreros o números. gas. etc. Glosario Archivador: es el mueble o gabinete utilizado para archivar documentos. 5. Archivista: es la persona encargada de la custodia y el mantenimiento del archivo o el técnico en su organización. tuberías de agua. destrucción o pérdida y que a la vez se facilite su localización y manejo. 4. Verifica el tipo de olores que puedan surgir 3. Son un poco más grandes que las de papel que se va a archivar. debidamente clasificados toda correspondencia. 54 .P 3º S. Pueden agarrarse a la carpeta en cualquier posición y pueden usarse más de una en la misma carpeta. Según la complejidad de la organización.

2. Archivo particular: la totalidad de la documentación producida o recibida por una persona o una corporación privada en el desempeño de sus actividades. Es considerado como el primer sector del archivo a nivel de los puestos de trabajo. etc. administración y funciones de los archivos. en el mercado todavía se consiguen los archivadores tipo acordeón.M.P 3º S. Archivos públicos: son aquellos que están sujetos a las disposiciones reglamentarias dictadas por los poderes legislativos o ejecutivos con obligatoriedad de sus trabajos. desarrollo. Archivólogo: profesional de la archivología que es capaz de dirigir la planificación y organización de un sistema de archivos o de asesorar y dirigir las tareas de su administración y mantenimiento. recoge toda la documentación que ha perdido su valor operativo y sólo ofrece un valor documental. allí se conservan los documentos de reciente ingreso a la empresa. organización. Crea tu archivo personal usando los conocimiento que tienes acerca de este tema. Archivonomía: es la parte de la archivología que comprende el conjunto de conocimientos teóricos relativos a la organización y catalogación de los documentos para su posterior utilización. fecha de nacimiento. Archivo inactivo: es el único que conviene tener centralizado. Realiza un archivo con los datos de tus compañeros del salón. en el que se conservan los documentos y las cartas de reciente ingreso a la empresa y que piden al comienzo y a la continuación de las operaciones particulares y urgentes. si no usa una caja de cartón. Actividades 1. apellido. Puedes completar la lista. Archivo activo: es la parte del archivo que comprende los elementos de consulta frecuente. hasta el momento de su destrucción. 55 . local o locales donde se conservan los archivos y otra documentación. así como los problemas teóricos-históricos referentes a los documentos de archivo. Puedes hacer una ficha con nombre. dirección electrónica. localidad donde vive.Semana 10 PRÁCTICAS DE OFICINA E. si está destinada especificamente para ese fin. Pueden ser accesibles a cualquier persona que lo requiera. Su frecuencia de consulta es muy baja y es el lugar donde se conservan los documentos de valor puramentre histórico. sus fundamentos legales y jurídicos. Archivo: el término archivo en su uso común y corriente tiene varios significados: • El edificio. No importa que no tengas el archivador. Archivología: ciencia social que estudia los principios de la creación. notas. Por ejemplo: el archivo general de la nación y registro principal.

urbanext. ¿Qué significa ser organizado? Tener archivadores o carpetas claramente etiquetadas y guardar todo en orden y en un lugar específico. una carpeta acordeón.E. Tenga carpetas de archivo. • Si va a desechar papeles que contienen información personal. en lugar de pasar tiempo buscando cosas como loco y distrayéndote con cosas sin importancia. La organización te da el balance que necesitas para simplificar tu trabajo y estos consejos te ayudarán a lograrlo.uiuc. Cuando eres organizado. o sobres a la mano cuando comience a revisar los papeles. Lo mejor es poner etiqueta en una carpeta. debe tener un lugar. puedes concentrarte. Aunque tenga que parar en la mitad de la montaña de papeles.edu/clutter_sp/but.org/kid/en_espanol/sentimientos/organize_focus_esp. Ponga cada categoría en una carpeta o sobre y póngale una etiqueta o márquelo.html 56 . Fuente: http://www. Archive las carpetas o déjelas temporalmente con el resto de papeles sin revisar de modo que usted pueda guardar más papeles en las carpetas cuando regrese a revisar los papeles nuevamente. no vuelva a poner los papeles revisados en el montón. lo único que está haciendo es crear desorden en su espacio de almacenaje. Significa tener un lugar donde poner las cosas y guardarlas cuando terminas. • Cuando usted revisa papeles. no espere terminar completamente antes de comenzar a marcar carpetas o recipientes con las categorías que esta formando al revisar los papeles.htm http://www.M. rompa los documentos cuidadosamente y deposítelos en diferentes recipientes o compre un cortador de papeles. Los cortadores de papeles son de precio razonable y pueden disponer de esos documentos rápidamente. • Antes de guardar algo.kidshealth. etiquetas.htm http://www.com/tips_dic06. Mantenerse bien organizado es muy importante para poder cumplir con el trabajo. marcar una caja.organizateya.P 3º S. o identifique cosas similares para asignarles un lugar lógico. PRÁCTICAS DE OFICINA Semana 10 ¿Cómo enfrentarse al desorden? Ser organizado es una destreza muy importante para la vida. Si usted pone un montón de papeles sin agrupar en un cajón.