E.M.P 3º S.

PRÁCTICAS DE OFICINA

Semana 10

LOS ARCHIVADORES
Los archivos En toda organización debe existir un lugar apropiado para guardar y conservar los diversos documentos recibidos o remitidos previamente clasificados según el sistema adoptado. Los sistemas de archivos más comunes son: • Alfabético • Numérico. Principales elementos: Local: destinado al archivo, debe tener como condición esencial un espacio amplio para que el público y los empleados tengan acceso, facilitando la comodidad. Mobiliario por equipos: los muebles y equipos más importantes son: Unidad vertical, guías, carpetas rótulos, kardex, índice y otros. Además hay diferentes tipos de archivadores: verticales, horizontales e independientes. Tipos de Archivadores: Unidades verticales Son los más corrientes en todo departamento de archivo. Son de dos, tres o cuatro gavetas, unas sobre otras. Estos muebles se colocan juntos, unos al lado de otros, en tal forma que dan aspecto de orden y para aprovechar el espacio, para consultas y circulación del personal. Unidades horizontales Estos muebles consisten en gavetas colocadas una al lado de otra. Su uso más frecuente es para organizaciones y oficinas pequeñas. Unidades independientes Se fabrican ciertos muebles que constituyen en sí, unidades independientes. Consisten en una gaveta, bajo una sólo marca común. Ejemplo de ellas son los muebles que se usan en una biblioteca para el catálogo de tarjetas. • Por asunto • Mixto • Gegráfico • Cronológico

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Ejem: A-N: 1-100 Los marbetes engomados se adhieren a la pestaña de la carpeta y se rotulan para describir lo que aparece archivado dentro de la misma. Tienen la siguiente desventaja. Los índices pueden ser: Alfabéticos: formado por las letras del alfabeto. de acuerdo con su recibo o expedición. D Numéricos: Formado por sucesión de números progresivos o regresivos Ejem. 1. cada una deberá tener al frente una etiqueta (portamarbete) indicando la clasificación establecida y su funcionamiento si lo hubiere. 4. • Para conseguir un documento determinado hay que sacar del gancho todos los anteriores a él y volverlos a colocar en el mismo orden.M. Equipos y materiales de archivo Partes básicas del archivo Índice de archivadores. proporcionando mejor apariencia y visibilidad al archivo. etc. aparecerá la primera y la última letra o combinación de letras archivadas allí. Es la expresión sintética y precisa de la idea ordenatriz.P 3º S. Marbetes En las gavetas de los archivadores. Ejemplo: A. Está constituida por divisiones o grupos principales de la información. 51 . Los papeles se enganchan en el espigón en la medida que se reciben. Tenían grandes desventajas pues no ofrecían protección ni orden alguno exceptuando el orden cronológico. Primitivamente los métodos de archivar consistía simplemente en guardar los papeles. Tipos de archivadores Los archivadores han tenido una gran evolución. el primero y el último. • No se resguardan los papeles contra el polvo. • Los documentos pueden desprenderse y perderse con facilidad. PORTA MARBETE Gancho o espigón Es el sistema más primitivo. C. Viene en varios colores. B. Mixtos: formados por la combinación deseada de las serie alfabético-numéricas o grupos de contenido. 2..Semana 10 PRÁCTICAS DE OFICINA E. Si son números. Si son letras. Consiste en un clavo o gancho con base de metal para que descanse sobre la mesa o el escritorio.. 3. .

Carpeta de fuelle o acordeón Tienen varias divisiones y están clasificadas en orden alfabético o numérico. en forma sistemática. más viabilidad.E. Archivo de caja Es una caja en forma de libro.M. Consiste en varias divisiones pequeñas con suficiente fondo para guardar en ellas papeles del tamaño corriente de carta. más espacio. etc. 52 . Archivos alfabéticos Son muebles de aproximadamente 1 m de altura. Por otro lado. tiendas al detal. para archivar fichas en posición horizontal en la bandeja adecuada. farmacias. en el portamarbete. Se le asigna una o varias letras del alfabeto a cada una de estas divisiones. o sobre una mesa o escritorio. La posición en que se colocan los archivadores ofrece economía en espacio y se hace fácil la búsqueda de documentos. al conjunto especial de procedimientos de archivo.P 3º S. Como el mueble contiene más de una gaveta. se retira al final del período para ser archivados de acuerdo a métodos modernos. mayor facilidad y exactitud al archivar o encontrar papeles o documentos. Contiene un índice completo con todas las letras del alfabeto. PRÁCTICAS DE OFICINA Semana 10 Actualmente se usa el gancho en algunos pequeños negocios. Nido de paloma o casillero Es un mueble de madera que puede colocarse en la pared. En algunas empresas o negocios utilizan el KARDEX para llevar en las fichas el registro y control de los clientes que tienen deudas con la misma y a medida que ellas las van cancelando se les va disminuyendo dicha deuda. por lo general de tres gavetas. Esta manera de guardar papeles es temporal. cada una identificada con la respectiva categoría a la que pertenecen los archivos que ella contiene. generalmente metálico. Por ejemplo si en esa carpeta vamos a guardar documentos relacionados con alfabetización le colocamos ese nombre en la pestaña para tal fin. se emplea modernamente para el control de determinadas actividades dentro de una empresa individual o colectiva. Kardex Por un lado se llama así. y la ubicamos en orden alfabético. cada gaveta cuenta con soportes para carpetas colocadas de forma vertical. más flexibilidad. que. Este fue el primer sistema que introdujo guías para organizar alfabéticamente la correspondencia. Archivos móviles Es la forma de archivar más moderna que existe. Este sistema provee mejor apariencia. también se le llama así al mueble.

Además hay carpetas misceláneas y carpetas individuales. sino también para transportar diferentes documentos que son de importancia para uno. un tercio. generalmente de tipo. En ella se puede archivar mayor cantidad de documentos de los que se archivarían en una carpeta corriente. Tipos de carpetas Según el material del cual están fabricadas. ilustrado o audivisual y el archivador es el contenedor de dichos documentos o archivos. Pestañas de las carpetas Pestaña corrida: toda la parte de atrás de la carpeta sobresale como un cuarto o media pulgada de la del frente. fibra o cartón prensado. Materiales de Oficina Las carpetas El uso de la carpeta es generalizada dentro de una oficina. es claro que el archivo es el documento. • De fibras. eso dependerá del volumen de archivo que tengamos. Base de las carpetas Hay carpetas con dobleces o pliegues adicionales en la base que permiten agrandarlas como en una pulgada. un cuarto o un quinto del ancho de la carpeta. entre otros. 53 .Semana 10 PRÁCTICAS DE OFICINA E. Para tomar en cuenta: por lo general se confunde archivo con archivador. Son fabricados en manila. textual.P 3º S. Pestaña cortada: están colocadas de dos a cinco posiciones. empresas o instituciones o que se refieren a un mismo asunto. En el caso del uso para archivar documentos se utilizan para colocar documentos que se relacionan con determinadas personas. por ejemplo. escribimos el intervalo correspondiente. • Manila • Cartón prensado.M. es decir si en esa gaveta vamos a colocar categorías desde la A hasta la G. • De luxe. ya que no sólo se usa para guardar los archivo. además de las facturas y manuales. pueden tener un corte de una mitad. Pestaña reforzada: Carpeta cuya pestaña ha sido reforzada doblando el mismo material de la orilla superior. le colocamos en el porta marbete (A-G).

Pueden agarrarse a la carpeta en cualquier posición y pueden usarse más de una en la misma carpeta. Verifica continuamente si hay evidencias de presencia de roedores. Distribuya suficiente copias de las llaves sólo a personas autorizadas. PRÁCTICAS DE OFICINA Semana 10 Ganchos o corchetes de las carpetas En cualquier tipo de carpeta. III. Consulte varios especialistas en caso de necesitar la eliminación de las plagas. para evitar confusiones le hemos asignado el nombre señalado y archivero al que se encarga técnicamente de los archivadores. Según la complejidad de la organización. cucarachas. Glosario Archivador: es el mueble o gabinete utilizado para archivar documentos. Archivar: archivar puede definirse como el arte de colocar y conservar en un mismo orden. debidamente clasificados toda correspondencia. Verifica el tipo de olores que puedan surgir 3. 4. firma o tema de forma tal que estén protegidos contra deterioros. Los rótulos son los carteles o letreros. hechas de cartón fuerte y resistente. preferiblemente de material grueso y resistente puede usarse un gancho o corchete para agarrar los documentos a la misma. documentos y otros papeles relacionados con un individuo. etc. tuberías de agua. Rótulos Son tirillas de papel que se adhieren a las pestañas de las carpetas y a las gavetas (en la parte de afuera) para escribir en ellas los letreros o números. Archivista: es la persona encargada de la custodia y el mantenimiento del archivo o el técnico en su organización. 5. gas. Evita colocar los archivos cerca de: puntos de electricidad.E. • Ayudan a mantener el material contenido en la gaveta. II.P 3º S.M. Precauciones para el cuidado de archivos 1. Tienen doble función: • Actúan como señales para guiar la vista hacia los lugares que se buscan en la gaveta. platijas u hongos. etc. El cargo del archivista esta clasificado en I. Son un poco más grandes que las de papel que se va a archivar. Guías Son tarjetas indicadoras. Cuando el rótulo viene impreso no se usa marbete engomado. 2. destrucción o pérdida y que a la vez se facilite su localización y manejo. 54 . aberturas o ventanas. indebidamente se usa el término archivero para designarlo.

si está destinada especificamente para ese fin. notas. si no usa una caja de cartón. Es considerado como el primer sector del archivo a nivel de los puestos de trabajo. etc. Realiza un archivo con los datos de tus compañeros del salón.M. Archivología: ciencia social que estudia los principios de la creación. Archivo inactivo: es el único que conviene tener centralizado. Archivo: el término archivo en su uso común y corriente tiene varios significados: • El edificio. Archivo particular: la totalidad de la documentación producida o recibida por una persona o una corporación privada en el desempeño de sus actividades. localidad donde vive. Crea tu archivo personal usando los conocimiento que tienes acerca de este tema. Su frecuencia de consulta es muy baja y es el lugar donde se conservan los documentos de valor puramentre histórico. en el mercado todavía se consiguen los archivadores tipo acordeón. Archivólogo: profesional de la archivología que es capaz de dirigir la planificación y organización de un sistema de archivos o de asesorar y dirigir las tareas de su administración y mantenimiento. No importa que no tengas el archivador. allí se conservan los documentos de reciente ingreso a la empresa. Por ejemplo: el archivo general de la nación y registro principal. Puedes hacer una ficha con nombre. Archivo activo: es la parte del archivo que comprende los elementos de consulta frecuente. local o locales donde se conservan los archivos y otra documentación. desarrollo. Pueden ser accesibles a cualquier persona que lo requiera. así como los problemas teóricos-históricos referentes a los documentos de archivo. Puedes completar la lista. Archivos públicos: son aquellos que están sujetos a las disposiciones reglamentarias dictadas por los poderes legislativos o ejecutivos con obligatoriedad de sus trabajos. recoge toda la documentación que ha perdido su valor operativo y sólo ofrece un valor documental.P 3º S. en el que se conservan los documentos y las cartas de reciente ingreso a la empresa y que piden al comienzo y a la continuación de las operaciones particulares y urgentes. administración y funciones de los archivos. dirección electrónica. sus fundamentos legales y jurídicos. organización.Semana 10 PRÁCTICAS DE OFICINA E. 55 . fecha de nacimiento. 2. Actividades 1. Archivonomía: es la parte de la archivología que comprende el conjunto de conocimientos teóricos relativos a la organización y catalogación de los documentos para su posterior utilización. apellido. hasta el momento de su destrucción.

org/kid/en_espanol/sentimientos/organize_focus_esp. • Si va a desechar papeles que contienen información personal. Fuente: http://www.P 3º S. Ponga cada categoría en una carpeta o sobre y póngale una etiqueta o márquelo. puedes concentrarte. rompa los documentos cuidadosamente y deposítelos en diferentes recipientes o compre un cortador de papeles. o identifique cosas similares para asignarles un lugar lógico. Archive las carpetas o déjelas temporalmente con el resto de papeles sin revisar de modo que usted pueda guardar más papeles en las carpetas cuando regrese a revisar los papeles nuevamente. Significa tener un lugar donde poner las cosas y guardarlas cuando terminas. o sobres a la mano cuando comience a revisar los papeles. Los cortadores de papeles son de precio razonable y pueden disponer de esos documentos rápidamente. no vuelva a poner los papeles revisados en el montón.edu/clutter_sp/but. lo único que está haciendo es crear desorden en su espacio de almacenaje.htm http://www.htm http://www. PRÁCTICAS DE OFICINA Semana 10 ¿Cómo enfrentarse al desorden? Ser organizado es una destreza muy importante para la vida.com/tips_dic06. Tenga carpetas de archivo. una carpeta acordeón. en lugar de pasar tiempo buscando cosas como loco y distrayéndote con cosas sin importancia. Si usted pone un montón de papeles sin agrupar en un cajón. Aunque tenga que parar en la mitad de la montaña de papeles.kidshealth. Cuando eres organizado.urbanext.html 56 . Mantenerse bien organizado es muy importante para poder cumplir con el trabajo. no espere terminar completamente antes de comenzar a marcar carpetas o recipientes con las categorías que esta formando al revisar los papeles. marcar una caja. • Antes de guardar algo.E. Lo mejor es poner etiqueta en una carpeta. La organización te da el balance que necesitas para simplificar tu trabajo y estos consejos te ayudarán a lograrlo.organizateya.uiuc. ¿Qué significa ser organizado? Tener archivadores o carpetas claramente etiquetadas y guardar todo en orden y en un lugar específico. debe tener un lugar.M. etiquetas. • Cuando usted revisa papeles.

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