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LOS ARCHIVADORES
Los archivos En toda organizacin debe existir un lugar apropiado para guardar y conservar los diversos documentos recibidos o remitidos previamente clasicados segn el sistema adoptado. Los sistemas de archivos ms comunes son: Alfabtico Numrico. Principales elementos: Local: destinado al archivo, debe tener como condicin esencial un espacio amplio para que el pblico y los empleados tengan acceso, facilitando la comodidad. Mobiliario por equipos: los muebles y equipos ms importantes son: Unidad vertical, guas, carpetas rtulos, kardex, ndice y otros. Adems hay diferentes tipos de archivadores: verticales, horizontales e independientes. Tipos de Archivadores: Unidades verticales Son los ms corrientes en todo departamento de archivo. Son de dos, tres o cuatro gavetas, unas sobre otras. Estos muebles se colocan juntos, unos al lado de otros, en tal forma que dan aspecto de orden y para aprovechar el espacio, para consultas y circulacin del personal. Unidades horizontales Estos muebles consisten en gavetas colocadas una al lado de otra. Su uso ms frecuente es para organizaciones y ocinas pequeas. Unidades independientes Se fabrican ciertos muebles que constituyen en s, unidades independientes. Consisten en una gaveta, bajo una slo marca comn. Ejemplo de ellas son los muebles que se usan en una biblioteca para el catlogo de tarjetas. Por asunto Mixto Gegrco Cronolgico

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Equipos y materiales de archivo Partes bsicas del archivo ndice de archivadores. Es la expresin sinttica y precisa de la idea ordenatriz. Est constituida por divisiones o grupos principales de la informacin. Los ndices pueden ser: Alfabticos: formado por las letras del alfabeto. Ejemplo: A, B, C, D Numricos: Formado por sucesin de nmeros progresivos o regresivos Ejem. 1, 2, 3, 4, ... Mixtos: formados por la combinacin deseada de las serie alfabtico-numricas o grupos de contenido. Marbetes En las gavetas de los archivadores, cada una deber tener al frente una etiqueta (portamarbete) indicando la clasicacin establecida y su funcionamiento si lo hubiere. Si son letras, aparecer la primera y la ltima letra o combinacin de letras archivadas all. Si son nmeros, el primero y el ltimo, etc. Ejem: A-N: 1-100 Los marbetes engomados se adhieren a la pestaa de la carpeta y se rotulan para describir lo que aparece archivado dentro de la misma, proporcionando mejor apariencia y visibilidad al archivo. Viene en varios colores. Tipos de archivadores Los archivadores han tenido una gran evolucin. Primitivamente los mtodos de archivar consista simplemente en guardar los papeles. Tenan grandes desventajas pues no ofrecan proteccin ni orden alguno exceptuando el orden cronolgico, de acuerdo con su recibo o expedicin.
PORTA MARBETE

Gancho o espign Es el sistema ms primitivo. Consiste en un clavo o gancho con base de metal para que descanse sobre la mesa o el escritorio. Los papeles se enganchan en el espign en la medida que se reciben. Tienen la siguiente desventaja. No se resguardan los papeles contra el polvo. Los documentos pueden desprenderse y perderse con facilidad. Para conseguir un documento determinado hay que sacar del gancho todos los anteriores a l y volverlos a colocar en el mismo orden.

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Actualmente se usa el gancho en algunos pequeos negocios, tiendas al detal, farmacias, etc. Esta manera de guardar papeles es temporal, se retira al nal del perodo para ser archivados de acuerdo a mtodos modernos. Kardex Por un lado se llama as, al conjunto especial de procedimientos de archivo, que, en forma sistemtica, se emplea modernamente para el control de determinadas actividades dentro de una empresa individual o colectiva. Por otro lado, tambin se le llama as al mueble, generalmente metlico, para archivar chas en posicin horizontal en la bandeja adecuada. En algunas empresas o negocios utilizan el KARDEX para llevar en las chas el registro y control de los clientes que tienen deudas con la misma y a medida que ellas las van cancelando se les va disminuyendo dicha deuda. Nido de paloma o casillero Es un mueble de madera que puede colocarse en la pared, o sobre una mesa o escritorio. Consiste en varias divisiones pequeas con suciente fondo para guardar en ellas papeles del tamao corriente de carta. Archivo de caja Es una caja en forma de libro, Contiene un ndice completo con todas las letras del alfabeto. Este fue el primer sistema que introdujo guas para organizar alfabticamente la correspondencia. Carpeta de fuelle o acorden Tienen varias divisiones y estn clasicadas en orden alfabtico o numrico. Se le asigna una o varias letras del alfabeto a cada una de estas divisiones. Archivos mviles Es la forma de archivar ms moderna que existe. La posicin en que se colocan los archivadores ofrece economa en espacio y se hace fcil la bsqueda de documentos. Este sistema provee mejor apariencia, ms espacio, ms viabilidad, ms exibilidad, mayor facilidad y exactitud al archivar o encontrar papeles o documentos. Archivos alfabticos Son muebles de aproximadamente 1 m de altura, por lo general de tres gavetas, cada gaveta cuenta con soportes para carpetas colocadas de forma vertical, cada una identicada con la respectiva categora a la que pertenecen los archivos que ella contiene. Por ejemplo si en esa carpeta vamos a guardar documentos relacionados con alfabetizacin le colocamos ese nombre en la pestaa para tal n, y la ubicamos en orden alfabtico. Como el mueble contiene ms de una gaveta, en el portamarbete,

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escribimos el intervalo correspondiente, es decir si en esa gaveta vamos a colocar categoras desde la A hasta la G, por ejemplo, le colocamos en el porta marbete (A-G), eso depender del volumen de archivo que tengamos. Para tomar en cuenta: por lo general se confunde archivo con archivador, es claro que el archivo es el documento, generalmente de tipo, textual, ilustrado o audivisual y el archivador es el contenedor de dichos documentos o archivos. Materiales de Ocina Las carpetas El uso de la carpeta es generalizada dentro de una ocina, ya que no slo se usa para guardar los archivo, sino tambin para transportar diferentes documentos que son de importancia para uno. En el caso del uso para archivar documentos se utilizan para colocar documentos que se relacionan con determinadas personas, empresas o instituciones o que se reeren a un mismo asunto, adems de las facturas y manuales, entre otros. Tipos de carpetas Segn el material del cual estn fabricadas. Manila Cartn prensado. De bras. De luxe.

Adems hay carpetas miscelneas y carpetas individuales. Pestaas de las carpetas Pestaa corrida: toda la parte de atrs de la carpeta sobresale como un cuarto o media pulgada de la del frente. Pestaa cortada: estn colocadas de dos a cinco posiciones, pueden tener un corte de una mitad, un tercio, un cuarto o un quinto del ancho de la carpeta. Pestaa reforzada: Carpeta cuya pestaa ha sido reforzada doblando el mismo material de la orilla superior. Base de las carpetas Hay carpetas con dobleces o pliegues adicionales en la base que permiten agrandarlas como en una pulgada. En ella se puede archivar mayor cantidad de documentos de los que se archivaran en una carpeta corriente. Son fabricados en manila, bra o cartn prensado.

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Ganchos o corchetes de las carpetas En cualquier tipo de carpeta, preferiblemente de material grueso y resistente puede usarse un gancho o corchete para agarrar los documentos a la misma. Pueden agarrarse a la carpeta en cualquier posicin y pueden usarse ms de una en la misma carpeta. Guas Son tarjetas indicadoras, hechas de cartn fuerte y resistente. Son un poco ms grandes que las de papel que se va a archivar. Tienen doble funcin: Actan como seales para guiar la vista hacia los lugares que se buscan en la gaveta. Ayudan a mantener el material contenido en la gaveta. Rtulos Son tirillas de papel que se adhieren a las pestaas de las carpetas y a las gavetas (en la parte de afuera) para escribir en ellas los letreros o nmeros. Cuando el rtulo viene impreso no se usa marbete engomado. Los rtulos son los carteles o letreros. Precauciones para el cuidado de archivos 1. Verica continuamente si hay evidencias de presencia de roedores, cucarachas, platijas u hongos. 2. Verica el tipo de olores que puedan surgir 3. Evita colocar los archivos cerca de: puntos de electricidad, aberturas o ventanas, tuberas de agua, gas, etc. 4. Distribuya suciente copias de las llaves slo a personas autorizadas. 5. Consulte varios especialistas en caso de necesitar la eliminacin de las plagas. Glosario Archivador: es el mueble o gabinete utilizado para archivar documentos, indebidamente se usa el trmino archivero para designarlo, para evitar confusiones le hemos asignado el nombre sealado y archivero al que se encarga tcnicamente de los archivadores. Archivar: archivar puede denirse como el arte de colocar y conservar en un mismo orden, debidamente clasicados toda correspondencia, documentos y otros papeles relacionados con un individuo, rma o tema de forma tal que estn protegidos contra deterioros, destruccin o prdida y que a la vez se facilite su localizacin y manejo. Archivista: es la persona encargada de la custodia y el mantenimiento del archivo o el tcnico en su organizacin. El cargo del archivista esta clasicado en I, II, III, etc. Segn la complejidad de la organizacin.

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Archivo: el trmino archivo en su uso comn y corriente tiene varios signicados: El edicio, local o locales donde se conservan los archivos y otra documentacin, si est destinada especicamente para ese n. Por ejemplo: el archivo general de la nacin y registro principal. Archivo activo: es la parte del archivo que comprende los elementos de consulta frecuente. Es considerado como el primer sector del archivo a nivel de los puestos de trabajo, all se conservan los documentos de reciente ingreso a la empresa. Archivo inactivo: es el nico que conviene tener centralizado, recoge toda la documentacin que ha perdido su valor operativo y slo ofrece un valor documental. Su frecuencia de consulta es muy baja y es el lugar donde se conservan los documentos de valor puramentre histrico, hasta el momento de su destruccin. Archivo particular: la totalidad de la documentacin producida o recibida por una persona o una corporacin privada en el desempeo de sus actividades. Archivologa: ciencia social que estudia los principios de la creacin, desarrollo, organizacin, administracin y funciones de los archivos, sus fundamentos legales y jurdicos, as como los problemas tericos-histricos referentes a los documentos de archivo. Archivlogo: profesional de la archivologa que es capaz de dirigir la planicacin y organizacin de un sistema de archivos o de asesorar y dirigir las tareas de su administracin y mantenimiento. Archivonoma: es la parte de la archivologa que comprende el conjunto de conocimientos tericos relativos a la organizacin y catalogacin de los documentos para su posterior utilizacin. Archivos pblicos: son aquellos que estn sujetos a las disposiciones reglamentarias dictadas por los poderes legislativos o ejecutivos con obligatoriedad de sus trabajos, en el que se conservan los documentos y las cartas de reciente ingreso a la empresa y que piden al comienzo y a la continuacin de las operaciones particulares y urgentes. Pueden ser accesibles a cualquier persona que lo requiera.

Actividades

1. Realiza un archivo con los datos de tus compaeros del saln. Puedes hacer una cha con nombre, apellido, fecha de nacimiento, direccin electrnica, localidad donde vive, notas, etc. Puedes completar la lista. 2. Crea tu archivo personal usando los conocimiento que tienes acerca de este tema. No importa que no tengas el archivador, en el mercado todava se consiguen los archivadores tipo acorden, si no usa una caja de cartn.

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Cmo enfrentarse al desorden?

Ser organizado es una destreza muy importante para la vida. Cuando eres organizado, puedes concentrarte, en lugar de pasar tiempo buscando cosas como loco y distrayndote con cosas sin importancia. Qu signica ser organizado? Tener archivadores o carpetas claramente etiquetadas y guardar todo en orden y en un lugar especco. Signica tener un lugar donde poner las cosas y guardarlas cuando terminas. Mantenerse bien organizado es muy importante para poder cumplir con el trabajo. La organizacin te da el balance que necesitas para simplicar tu trabajo y estos consejos te ayudarn a lograrlo. Cuando usted revisa papeles, no espere terminar completamente antes de comenzar a marcar carpetas o recipientes con las categoras que esta formando al revisar los papeles. Tenga carpetas de archivo, etiquetas, una carpeta acorden, o sobres a la mano cuando comience a revisar los papeles. Aunque tenga que parar en la mitad de la montaa de papeles, no vuelva a poner los papeles revisados en el montn. Ponga cada categora en una carpeta o sobre y pngale una etiqueta o mrquelo. Archive las carpetas o djelas temporalmente con el resto de papeles sin revisar de modo que usted pueda guardar ms papeles en las carpetas cuando regrese a revisar los papeles nuevamente. Antes de guardar algo, debe tener un lugar. Si usted pone un montn de papeles sin agrupar en un cajn, lo nico que est haciendo es crear desorden en su espacio de almacenaje. Lo mejor es poner etiqueta en una carpeta, marcar una caja, o identique cosas similares para asignarles un lugar lgico. Si va a desechar papeles que contienen informacin personal, rompa los documentos cuidadosamente y depostelos en diferentes recipientes o compre un cortador de papeles. Los cortadores de papeles son de precio razonable y pueden disponer de esos documentos rpidamente.
Fuente: http://www.organizateya.com/tips_dic06.htm http://www.urbanext.uiuc.edu/clutter_sp/but.htm http://www.kidshealth.org/kid/en_espanol/sentimientos/organize_focus_esp.html

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