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FUNDAMENTACIÓN

CONCEPTOS Y
PROCESOS
ARCHIVISTICOS
Archivo.
Definición de Archivo.
 Conjunto de documentos, sea cual fuere su
fecha, forma y soporte material, acumulados en
un proceso natural por una persona o entidad
pública o privada, en el transcurso de su
gestión, conservados respetando aquel orden
para servir como testimonio e información a la
persona o institución que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la historia.
 También se puede entender como la institución
que ésta al servicio de la gestión administrativa,
la información, la investigación y la cultura.
Reseña Histórica del papel
Siglo VIII: Los árabes fundan la primera fábrica en
Samarcanda y luego en Bagdad.
Siglo IX: España es la primera nación europea que
conoce el papel.
Siglo XI: Primera fábrica de la península Ibérica en
Játiva (Valencia).
Siglo XII: Pasa a Francia.
Siglo XIII y XVII: Francia tienen las mejores
fábricas.
Siglo XIX: Hegemonía de Estados Unidos en
consumo y protección.
Primera BIBLIOTECA.
La constituyen las 3000 tablillas de arcilla,
encontradas en la antigua ciudad de Alejandría.
Actualmente se conservan en el museo de
Londres.
El imperio romano conocía lo archivo civiles
cuando quinto Lutecio Catulo, en el año 676 de
Roma, edifica el “Taburatium” del Capitolio a sus
expensas, encargando de la custodia de los
instrumentos a los Questores.
En el siglo XV aparece el gancho. Los papeles se
colocan en gancho a medida que se reciben.
Objetivos que debe perseguir el
archivo
Archivar, localizar y consultar en forma rápida,
fácil y segura.
Conservar las fuentes históricas, haciendo la
selección con base en normas bien estudiadas y
cumpliendo la legislación pertinente para
realizar una política racional de eliminación.
Unificar los criterios en cuanto a registro, manejo,
conservación, clasificación, restauración,
consulta y control de los documentos.
Finalidad del archivo
Centros activos y dinámicos de documentación e
información: por que conservan el patrimonio histórico
de la empresa.
Centros vitales de estudio e investigación: por ser una
fuente primaria, el archivo sigue siendo el depósito de
los documentos originales.
Centros de desarrollo de la empresa y el país: aportan
su eficaz ayuda a la gestión administrativa; y su
aporte en los ámbitos social, económico, educativo,
cultura, religioso y político, para el desarrollo del país.
Clases de archivos
1) Por su organización.
A) Centralizado. Archivo único. Una sola
dependencia, destinada al archivo, maneja y
controla toda la documentación.
Usos:
 Para toda la documentación de la pequeña
empresa.
 Para los documentos de consulta general de la
grande y mediana empresa.
Archivo centralizado con control centralizado
ARCHIVO CENTRAL

DPTO. C
DPTO. A
COORDINACIÓN

JEFE JEFE JEFE

DPTO. B
ENCARGADO
DE LOS
ARCHIVOS
Clases de archivos
 B) Descentralizado. Por dependencias o
departamentos: es el que funciona repartido
entre las diferentes dependencias de una
institución.
Usos:
 En las grandes empresas:
 Para archivos técnicos, de personal,
confidencias, etc.
 Para las oficinas que funcionan en diferentes
locales o regiones, etc.
Archivo descentralizado con control descentralizado.

DPTO. A
DPTO. B DPTO. C

JEFE
Archivo descentralizado con control centralizado.

CONTROL
DPTO. B
DPTO. A DPTO. C

JEFE
JEFE ENCARGADO DE JEFE
LOS ARCHIVOS
Clases de archivos
2) Por uso.
 Activo: satisface las necesidades de conservación y consulta
permanente, o para el periodo corriente.
 Se compone de documentos del periodo actual o de periodos
anteriores que estén en trámite, como hojas de vida del
personal activo, resoluciones, contratos, disposiciones
legales vigentes y demás papeles específicos de cada
oficina, y que sean de consulta permanente.
 Semiactivo: Representan el cambio de los documentos en
intervalos determinados (uno o dos veces por año), para su
conservación y consulta esporádica u ocasional.
 Inactivo: Comprende el traspaso definitivo de los
documentos para su conservación perpetua, de acuerdo con
disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas.
RECURSOS BASICOS
DEL ARCHIVO.
Muebles Y Equipos para Archivo.
Estos muebles se fabrican
con madera o metal. El
gabinete de acero es el
más recomendable, sobre
todo si es elaborado a
prueba de fuego. Los de
madera son poco prácticos
porque no ofrecen
protección contra el fuego
y su funcionamiento puede
afectarse por los cambios
de temperatura, por la
humedad, por la polilla, el
comején y otros insectos.
Ficheros y Tarjeteros
Es muy conveniente
diferenciar los archivadores
de los tarjeteros o de los
ficheros. En los
archivadores se guardan
documentos; y en los
tarjeteros y ficheros, fichas
o tarjetas, donde existen
registros y datos.
Clasificadores

Se fabrican en distintos
tamaños, modelos y
materiales, sus usos son
diversos; por ejemplo, para
organizar tarjetas, fichas,
correspondencia, cheques,
facturas, talonarios, etc. Esta
clasificación puede realizarse
por cualquier sistema de
reordenamiento que utilice la
empresa; para esto hay
clasificadores con rótulos en
blanco que se utilizan de
acuerdo con las necesidades
de cada organización.
MATERIALES Y
ELEMENTOS PARA
ARCHIVO.
Es el conjunto de elementos
necesarios para realizar las
actividades archivísticas.
Las Carpetas.
 Son dos hojas de cartulina
o Manila, cartón prensado o
fibra, con pliegues
adicionales o dobleces
marcados, que permiten
ampliar su capacidad.
 Una carpeta tiene
capacidad máxima para
100 documentos. Debe
conservar su forma original,
doblando los pliegues de
expansión que tiene
marcados en el lomo. Estos
son los pliegues grafados.
Bolsas.
 Llamadas también sobre o fundas. Su uso
está determinado por el volumen del
material o por su consulta periódica, como
las historias clínicas, los registros médicos
y de personal. Las que más se usan
tienen separadores o compartimientos
dentro de ellas. Se elaboran en plástico,
cartón, tela y hule.
Legajos.
 Son dos tapas de cartulina con gancho
legajador, para asegurar los documentos.
Los documentos no deben ir sujetos a la
carpeta, sino al legajo, y este va dentro de
ella.
 Se recomienda la utilización de los
legajos, estos evitan la pérdida de
documentos ocasionada cuando se tienen
que prestar las carpetas.
Rótulos o marbetes.
 Son las tiras de cartulina o las cintas de
papel engomado que se adhieren a las
pestañas, para titular las carpetas. Se
consiguen en tiras perforadas, adhesivas
o en rollos continuos en gran variedad de
colores.

Montilla de Garcés, Ana Gisela


Índice.
Es una tarjeta de
cartulina que identifica
el contenido de la
gaveta. Se coloca en
el porta índice que
tiene cada gaveta del
archivador; se
acostumbra protegerlo A-F
con un pedazo de
acetato.
Pestaña.
 Esla parte que sobresale en una carpeta,
bolsa, funda, sobre, tarjeta, ficha, o guía.
Guías
 Son cartulinas o
cartones usados
para separar
distintos grupos de
documentos
dentro de una
gaveta.
Fichas y tarjetas.
 Son cartulinas rectangulares semejantes a las
tarjetas; de muchos tamaños, y destinadas a
registrar en ellas datos de muchas clases.
 La ficha registra, y el conjunto de ellas forma el
fichero.
 Actualmente, existe una gran variedad de
ficheros informativos, como por ejemplo, para los
sistemas, alfabético geográfico y por asuntos.
 Se usan como índices para los sistemas de
archivo.
 Se usan como registros independientes.
Gracias
Jhoan Enrique González Sanabria

TAPIA

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