LA

IMPORTANCIA
DEL ARCHIVO
 IMPORTANCIA
 Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de
información de un país, por cuanto en su documentación se expresa,
en forma original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y
actividades. Los archivos recopilan, conservan y difunden información
registrada, generada o recibida por una entidad, grupo o persona en
función de las actividades que ésta realiza.
 Se clasifican en:
-Comunidad y Estado - Desarrollo científico y tecnológico
- Administración -Investigación - Desarrollo económico y social
 ADMINISTRACION

 La función de los archivos como memoria

institucional cobra mayor importancia a medida que
pasa el tiempo.  Con archivos bien organizados no
tendrán los funcionarios que partir de cero, o
invertir tiempo y recursos en la búsqueda
infructuosa de información, elevando los costos de
operación, produciendo ineficiencia, atraso,
confusión y, en general, una deficiente
administración.
 INVESTIGACION
 Los archivos tienen la responsabilidad de ser
fuentes primarias de ilustración y mejoramiento para
todos los sectores de la comunidad, en tanto
contienen información en documentos que son
texto de primera mano, que pueden y deben
aprovecharse en el trabajo creador, por parte de
investigadores y estudiosos.
 COMUNIDAD Y ESTADO
 Al estar debidamente organizados los archivos, tienen la capacidad
de documentar derechos y deberes de las personas, de las
organizaciones, del Estado mismo, y de éste con otros Estados.
 Toda persona desde su nacimiento inicia una relación con la
documentación que se acrecienta en el transcurso de su vida: esta
relación le permite ejercer como ciudadano.  Igual sucede con las
entidades y organizaciones al crearse y emprender sus actividades.Su
creación, existencia, desempeño y desaparición son siempre
demostrables a través de documentos.
 DESARROLLO ECONOMICO

 El mejoramiento de las condiciones de vida de la

población es un objetivo constante en todas las
políticas, planes y programas de desarrollo
económico y social de los gobiernos.  Para llevar 
a cabo nuevas iniciativas, el conocimiento y la
comprensión de los antecedentes sobre programas,
medidas y procedimientos, logros y fracasos, es de
mucho valor.
 CIENTIFICO Y TECNOLOGICO

 Los errores de planeamiento le cuestan caro a las naciones y a sus

gentes, quienes muchas veces deben pagar incluso con sus vidas
tales despropósitos.
 Aunque un país como Colombia posee inmensos recursos humanos y
naturales, su caracterización, cuantificación, conservación y
desarrollo, ha de ser asumida por las empresas e institutos
especializados del Estado, por el sector privado y por asociaciones y
corporaciones mixtas que reúnan los recursos y esfuerzos públicos,
privados y comunitarios.
TIPOS DE
ARCHIVADORES
 QUE ES UN ARCHIVADOR

 Archivador es un complemento que te ayuda a organizar la

información recolectada para una investigación.
Es un programa informático que combina un número de 
ficheros en un único fichero archivo, o una serie de ficheros
archivo, para un transporte o almacenamiento más fácil.
Muchos archivadores de ficheros pueden realizar una 
compresión sin pérdida de datos para reducir el tamaño del
fichero archivo. Esta compresión se logra mediante una serie
de algoritmos que permiten que los datos contenidos en un
fichero ocupen menos tamaño sin que se pierda la
información.
 Archivadores
• Archivador de Gaveta

• Archivador Vertical – Folderama

• Estantería Metálica Abierta

 ARCHIVO DE GAVETA
Se utiliza para toda clase de archivos en los
que los documentos estén colocados en
carpetas o fólderes.
Características:
 La tapa de cada gaveta tiene un porta-índice
o casilla para colocar una tarjeta indicando
el nombre de la primera y de la última
carpeta que contiene.
 En la parte superior tiene un mecanismo de
seguridad que opera para todas las gavetas.
 Cada gaveta tiene en su interior una
canastilla de varillas llamada soporte o porta
carpetas, en la cual se cuelgan las carpetas.
 ARCHIVADOR VERTICAL - FOLDERAMA
Se les denomina verticales debido a que para estos
archivos se utilizan carpetas con pestaña vertical que
permiten una visualización lateral de los nombres.
Características:
• Se les denomina vertical debido que para estos se
utilizan carpetas con pestaña vertical que permiten
una visualización lateral de los nombres.
• Tiene puertas articuladas, corredizas, enrollables
dentro del mueble, con llave central para ambas
puertas.
•  Los entrepaños son graduables, adaptables al
tamaño de los documentos.
 ESTANTARIA METALICA - ABIERTA
Características:
• Son estructuras metálicas de 2 metros de
altura por 0.85 cm.  de ancho a los
cuales se les adaptan los entrepaños de
acuerdo con el tamaño de las carpetas o
cajas a ubicar en ellos.
• Ideales para la organización de ARCHIVO
CENTRAL, ARCHIVO HISTÓRICO y
FONDOS ACUMULADOS  (éstos son
depósitos de archivo inactivo)
• Se adaptan al espacio disponible y son
movibles
 MAPOTECAS
 Se conservan todo tipo de mapas y planisferios con el objetivo final de que se
puedan observar, analizar y trabajar con ellos del mismo modo que se hace con
libros o con periódicos.
ELEMENTOS PARA
LA ORGANIZACIÓN
DE LOS ARCHIVOS
 IMPLEMENTOS DE ARCHIVO
Tarjetero
• Caja metálica o de madera para
las tarjetas o fichas, tiene guías
alfabéticas.  Se utiliza como
auxiliar de archivo para agilizar
la localización de carpetas.

• En el comercio se consiguen
cajas metálicas especialmente
diseñadas.  Puede también
fabricarse de madera, con las
siguientes especificaciones:
Largo:            12 cms.
Ancho:             8 cms.
Fondo:             6 cms.
 MARBETES
 Consiste en una tarjeta de cartulina que identifica el contenido de la gaveta.  Se
coloca en el porta índice de cada gaveta después de escribir el nombre de la
primera y última carpeta.
 Son tiras de cartulina que se utilizan para escribir los nombres de las series,
subseries o códigos de las carpetas.
 Se fabrican en diferentes colores y tamaños.
 LEGAJADORES AZ
Se utiliza para documentos voluminosos.  Su gancho permite sacar sólo el
documento que se necesita.
 Son legajadores fabricados en cartón grueso de notable resistencia y rigidez.
 Vienen en tamaño oficio y carta
 Tienen gancho sujetador a presión, con tapa para sostener los documentos
 Lomo de 8 cms para tamaño carta y oficio y lomo de 4 cms Únicamente en
tamaño oficio
 CARPETAS 4 ALETAS
 Tienen como función almacenar los folios sueltos de cualquier formato. Éstas son
las unidades que están en contacto directo y permanente con la documentación.
Debido a esto el diseño de las carpetas debe ser acorde con el volumen y el
formato de los documentos.
 GANCHOS LEGAJADORES
 Son los que sostienen y sujetan los documentos.El mercado ofrece ganchos
metálicos y plásticos; por orientaciones del Archivo General de la Nación (entidad
rectora de las políticas archivísticas del Estado) se recomienda utilizar el gancho
plástico, en razón a que el gancho metálico cuando se oxida deteriora los
documentos.
ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL EN LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Entre los aspectos que cabe recalcar, están las medidas de protección personal que deben seguir
los funcionarios que trabajan en los archivos y más aún si emprenden acciones de limpieza. Las
personas deben llevar a cabo rutinas de trabajo que incluyen el uso de una dotación concreta de
elementos de seguridad laboral como batas, guantes, gorros y máscaras desechables. Entre
otros y el implementar acciones y prácticas cotidianas de aseo, como la utilización de jabón
desinfectante liquido en la cara y manos o el quitarse las batas de trabajo cuando se va a caminar
de actividad o consumir algún alimento en las horas de descanso.