Compendio - Archivar para El Futuro 2

UNIDAD DE ESTUDIO
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS EMPRESARIALES
ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL ARCHIVO
En la historia de los archivos se muestran testimonios importantes como los escritos por sacerdotes, las
Tablas de la Ley de Moisés conservadas en el Tabernáculo, los archivos de Egipto y Mesopotamia, que
eran utilizados para contabilizar las cosechas y las actas públicas, en el caso de los griegos como garantía
a los ciudadanos.
En Grecia y Roma, los archivos civiles conservaban documentos producidos por los organismos del
gobierno. En la Edad Media el encargado de conservar los testimonios escritos adquiere un lugar especial
como figura pública; a él se le atribuyen las cualidades de persona conocedora de su trabajo y de
confianza.
Desde el Siglo XIV, España se preocupó por salvaguardar los títulos de propiedad lo cual se manifestó
mediante la conservación de los fondos, sin ningún tratamiento archivístico. Fue a partir de 1545 cuando
la Corona Española, organizaba por primera vez un Archivo General.
En Europa, en el Siglo XVIII, surge la inquietud de reunir la documentación, propiciando la creación del
Archivo Imperial de Viena en 1749 y en 1785 se crea el Archivo General de Indias en Sevilla, que serviría
como fuente de la historia de España y la conquista de América. Los archivos se constituyen en una fuente
de información para los ciudadanos. En 1789 se crean los Archivos Nacionales Franceses a cargo del
Estado, los que garantizará su consulta y conservación.
En el ámbito internacional, a instancias de la UNESCO (Organización Educativa, Cultural y Científica, de las
Naciones Unidas), se creó en Paris, en 1948, el consejo Internacional de ARCHIVOS (CIA), el cual actúa
como vínculo de unión entre todos los profesionales del mundo y cuya misión consiste en respaldar los
archivos nacionales de los diferentes países y los profesionales en el campo, lo mismo que la conservación
de la memoria de la humanidad.
Al referirnos a la historia de la Archivística, debemos tener presente el objetivo de sus estudios: los
archivos y documentos.
Antonia Heredia Herrera: Define la Archivística como “La ciencia de los archivos, no de los documentos,
aunque en última instancia éstos sean el producto integrante de aquellos. Como tal se ocupará de la
creación, historia, organización y servicio de los mismos a la administración y la historia, en definitiva a la
Sociedad”. También lo podemos definir como: “La ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los
principios de su conservación y organización y los medio para su utilización”.
FORMAS ANTIGUAS DE ARCHIVO
Gancho o Espigón
Los papeles se insertan en el gancho o clavo a medida que se reciben. Este sistema lo utilizan las
abarroterías pequeñas, lavanderías, tiendas pequeñas, oficinas pequeñas, almacenes, pero en forma
temporal ya que lo pasan a un archivo permanente.
Ventajas
 Ágil
 No necesita mucho espacio físico
 Es barato
 El fácil de transportar
Desventajas
 Perfora el documento
 Lo expone a factores ambientales
 La capacidad del clavo es limitada
 Puede extraviarse los documentos
Casilleros o Nido de Paloma
Consiste en un mueble de madera con distintas divisiones pequeñas y con suficiente capacidad para
guardar papeles del tamaño carta o de documentos más pequeños. Es usualmente en los correos y hoteles
para guardar la correspondencia.
Ventajas
 Fácil acceso a los documentos
 Permite mantener un orden Alfabético - Numérico
Desventajas
 Los documentos pueden extraviarse
 Capacidad limitada
Tabla de Shannon
Consiste en una tabla de madera con ganchos de presión para sostener los documentos. Se cuelga en la
pared y los documentos se archivan por orden de recibo. Se utilizan en oficinas de registro civil, las
notarias, tribunales de justicia, hospitales.
Ventajas
 Fácil transporte
 Barata
 Acceso fácil a los documentos
Desventajas
 Capacidad Limitada
 La prensa daña a los documentos
Archivo de Caja
Fue el primer sistema utilizado consiste en una caja pequeña de madera, plástico
o metal dentro de esta se usa un juego de guías y se ordenan alfabéticamente
colocando cada carta o tarjeta detrás de la letra que le corresponde por el
apellido. Es utilizado comúnmente por las amas de casa para recetas de cocina y
otros documentos personales.
Archivo de Acordeón
Consiste en una carpeta de manila o cartón sólido con varias divisiones, con letras en orden alfabético. Es
utilizado en las oficinas para la clasificación de facturas y formularios para facilitar los cobros de cuentas a
clientes morosos; además se utiliza para almacenar los vencimientos de letras de cambio.
Ventajas
 Fácil transporte
 Barata
 Fácil manejo
Desventajas
 Capacidad Limitada
 Por su capacidad limita el tamaño del documento
Archivo Horizontal
Consiste en un mueble con distintas gavetas donde se guardan todos los

documentos colocándose uno encima de otro. Se usa en negocios de
oficinas pequeñas que manejan reducido número de documentos de varios
tamaños.
FORMAS MODERNAS DE ARCHIVO
Archivo Vertical
Consiste en guardar todos los documentos juntos en posición vertical, siendo más
fácilmente localizables; además economiza espacio y mayor visibilidad. Utiliza
archivadores con gavetas. Se utiliza en oficinas y universidades. Dentro de sus
ventajas podemos indicar que tienen Capacidad ilimitada, los documentos se
mantiene en una posición vertical, permite localizar los documentos con facilidad,
seguro porque se puede mantener bajo llave y los documentos están protegidos de
los factores ambientales
Carpetas Colgantes
Consiste en unas varillas que cuelgan de un bastidor o armazón. Estos

bastidores tienen unos largueros con varias ranuras para ajustarse fácilmente.
La gaveta queda suspendida en el vacío y no en el fondo. Para clasificarlos se
utiliza los títulos impresos por la rotuladora.
Carpetas Colgantes de Bolsillo
Consiste en una barra de metal aproximadamente de ¼ de pulgada de ancho. En

esta barra se encuentran colocados en forma horizontal dentro de un marbete de
plástico.
Archivo Kardex
Es conocido como archivo de bandeja o archivo invisible. Consiste en que

todas las tarjetas quedan expuestas a la vista. Existen archivos Kardex que
son portátiles que son utilizados en conferencias y parlamentos o
presentaciones..
Archivos de Planos y mapas
Es un mueble semejante a un archivador, también lo es el portaplanos y

las carpetas colgantes que utilizan los ingenieros civiles, arquitectos y
topógrafos para guardar planos y mapas de diversos tamaños, también
se les puede llamar mapotecas.
Archivo Giratorio o Rotatorio
En este tipo de archivador existen manuales, eléctricos o automáticos que prestan

servicio al comercio, la industria y las finanzas. Ocupan muy poco espacio son
muy utilizados por secretarias, recepcionistas, telefonistas para tener a mano los
nombres con sus respectivas direcciones y números de teléfono. Existen a su vez
este tipo de archivador de tamaño grande para otro tipo de documentos como
tarjetas de cuentas por cobrar, registros de créditos, costos o precios, índice de
cliente, etc.
El microfilme
Se conoce también por el nombre de micropelícula o microfotografía. El uso

de cámaras fotográficas ha permitido reducir los escritorios con mucha
información a la cabeza de un alfiler.
Fundas o bolsas
Sirven para guardar documentos gráficos como fotografías, croquis, gráficos.
Casetes, disquetes, CD, DVD y los USB
Constituye el soporte de la información audiovisual y grafica que se utiliza en las oficinas dependiendo de
las actividades que se lleven a cabo.
Archivadores de Vídeos, casetes y disquetes, CD
Se utiliza en las radioemisoras, televisores, casas disqueras o en

instituciones donde cuentan con unidades de video.
Archivadores de palanca
Es un archivador con palanca es un portafolio utilizado para guardar documentos o papeles. Existen de
diferentes tamaños: legal, carta y más pequeños para facturas y otros documentos
Cajas de cartón Libres de ácido
Se utilizan para guardar los documentos que no están en constante uso y para
trasladarlos al archivo central.
Archivo Electrónico
Esta es la forma más moderna de archivar documentos que acumula y ordena documentos en grandes
velocidades. La información es introducida por medio de tarjetas, cintas perforadas, o tambores
magnéticos. Este tipo de archivador está compuesto por diferentes máquinas, un grupo de máquinas:
unidad central, que es la que realiza el procesamiento de datos, unidades periféricas, transforman los
datos para ser alimentados en una unidad central y la de transformar los datos que salen de la unidad
central.
CONCEPTOS BÁSICOS DE ARCHIVO
Archivonomía o Archivística Disciplina que estudia los principios teóricos y prácticos del
funcionamiento de los archivos y del tratamiento de sus fondos.
Archivo Colección de documentos arreglados y ordenados de acuerdo con

un sistema predeterminado
Archivar Acción de guardar documentos.
Gestión Documental Conjunto de trámites que se llevan a cabo para resolver un asunto.
Documento Cualquier cosa que sirve para probar algo.
Administración Empresarial Ordenación, organización de bienes.
Proveedores Persona o empresa que abastece de algunos artículos necesarios.
Complejo Difícil entendimiento o resolución.
IMPORTANCIA DE LA ARCHIVITICA EN COSTA RICA
En Costa Rica, a partir de 1822, se manifiesta la inquietud de las diferentes instituciones por custodiar sus
propios documentos. Por ejemplo una vez reunidos los documentos surgió la preocupación porque
existiera una persona que se hiciera cargo de ellos, tal es el caso de:
 La Asamblea Constituyente quien en 1824 señala que un Oficial Mayor tendría a su cargo el
Archivo Administrativo.
 En 1825 la misma Asamblea autoriza a los diputados a consultar las leyes y decretos que se
custodian en este archivo administrativo.
IMPORTANCIA DE ARCHIVAR
La importancia de archivar es que prueban el pasado y proveen información para el futuro. Los
documentos preservan la historia para las futuras generaciones. Cuando la información archivada se
pierde o se destruye, gran parte de ella no se recobra nunca, por eso deben estar disponibles rápidamente
por medio de procedimientos sistemáticos de archivo.
OBJETO, FIN Y MÉTODO DE LA ARCHIVÍSTICA
A. El objeto de la archivística está constituido por los archivos, entendidos como conjunto de
documentos, sin olvidar los edificios y las instalaciones que lo conservan.
B. La finalidad de los archivos es el servicio a la sociedad mediante el ofrecimiento de información,
ya sea a las instituciones que la producen o reciben, a los ciudadanos o a los estudiantes.
C. El método lo constituyen todos los procedimientos llevados a cabo por el archivero o archivista
para conseguir el fin que se pretende, siguiendo los procesos de reunir, conservar, clasificar,
ordenar, describir, seleccionar, transferir, administrar y facilitar la información.
FASES DEL CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO
Los documentos cuyo soporte es en papel cumplen el proceso que se describe a continuación
Creación y Archivo y Remisión o

Utilización
Recibido Protección Transferencia Eliminación
Creación y Recibido
La empresa recibe diariamente una cantidad de documentos, estos pueden ser carta, Cheques,
comprobantes de recibos, etc. O bien la empresa puede redactar, digitar y enviar en papel o medios
electrónicos a otras empresas.
Archivo y Protección
Cuando se decide conservar los documentos se deben tomar medidas necesaria para guardarlos y
protegerlos durante el tiempo de su vida; debe ser archivado adecuadamente; para cuando se necesite,
poder localizarlo con rapidez.
Utilización
Los documentos se guardan por un motivo principal: para ser consultados. Sólo aquellos documentos que
se van a necesitar para referencia futura justifican el tiempo empleado para guardarlos. Para saber que
documentos de pueden guardar y que no, se debe conocer la organización.
Remisión o Transferencia
Los archivos de documentación transferida guardan el orden y disposición de los archivos regulares,
excepto que los recipientes utilizados para conservarlos son generalmente en cajas de cartón libre de
ácidos que se colocan en anaqueles ubicados en sitios menos accesibles.
Eliminación
Es la regla general que todos los documentos que dejan de ser útiles deben ser destruidos.
MATERIAL
Materiales
Son tiras de cartulina o cintas de papel engomado que

Marbete: se
adhieren a las pestañas para titular las carpetas
Cinta Es una cinta de color blanco utilizada para

para reparar documentos, se llama filmoplast. Tiene
Reparar una parte engomada y otra parecida al papel.
documen
Son dos hojas de cartulina o Manila, cartón prensado
o fibra, con pliegues adicionales o dobleces marcados,
que permiten ampliar su capacidad.
Carpeta La parte de la carpeta que sobresale se llama pestaña y
se presenta en diferentes tamaños y posiciones. El
mercado ofrece el tamaño carta y el oficio en diversidad
de colores. Capacidad máxima de 100 folios
Es la parte que sobresale en una carpeta, bolsa,

Pestaña
funda, sobre, tarjeta o ficha
Pieza de metal o plástico utilizado para prensar

Prensa
los documentos en las carpetas.
Se puede definir como una especie de cartapacio
Carpet
utilizado para guardar o depositar las carpetas. Existen
as
en tamaño carta y oficio.
colgan
tes
Son de material plástico utilizado para rotular el

Cejilla contenido de la carpeta colgante. Se colocan en las
s
ranuras que contienen esas carpetas en el borde
superior.
Es utilizada para medir el fondo documental y los

Cinta Métrica tipos documentales, cuando se deben transferir del
archivo de gestión al central.
Algunos otros materiales podemos encontrar; sellos (el

Otros recibido y el envío de documentos), almohadilla,
materia engrapadora, tinta para sellos, las grapas, sacagrapas,
les los clips, perforadora y dispensador de cinta.
Éstas son de cartón o fibra, lo suficiente mente rígidas

como para sostener documentos y lo bastante flexibles
Guías para resistir y evitar que se rompan o se quiebren. Son
la clave para que una gaveta los documentos se
puedan organizar.
GAVETAS
Con el fin de identificar rápidamente su contenido, cada gaveta estará adecuadamente rotulada. En la
parte delantera del archivador hay un portarótulo llamado marbete, destinado para este fin. El título del
marbete indica las limitaciones alfabéticas o numéricas de los documentos guardados allí.
Título Simple
Solo una letra, por ejemplo “D” está indicando el contenido de la correspondencia de esa gaveta. Significa
que los expedientes empiezan con esa letra, por ejemplo el apellido Dávila y termina con Dueñas.
Título doble
Las letras “D” y “F” indican el inicio y terminación de la correspondencia de esa gaveta, por ejemplo esa
gaveta empieza con el apellido Dávila y termina con el apellido Funes.
TÍTULO O ENCABEZAMIENTO DE LAS GUÍAS
Se les llaman así por qué sirven para identificar los expedientes archivados detrás de las guías. Algunas
pestañas de guías tienen los encabezamientos impresos directamente sobre ellas. A otras, llamadas de
soporte se pueden introducir pequeñas tiras de cartulina sobre las que se imprime el título o
encabezamiento.
Sencillos
Es aquel que indica con qué letra o combinación de letras se

empieza a archivar detrás de la guía, pero no indica las letras
con que termina.
Doble
Es aquel que indica la letra o combinaciones de letras con las cuales empieza
y aquellas con las que termina la división.
EQUIPO
Computadora
La computadora “Es una máquina que computa y calcula. Ordenador” (Diccionario Enciclopédico Larousse
1994, p. 149)
Impresoras
En la actualidad, existen los siguientes tipos de impresoras:
Impresora Se debe utilizar cinta para este tipo de máquina. No se

matriz
recomienda imprimir los documentos que permanecerán
de puntos
durante muchos años en los archivos con este tipo de
impresoras, porque la tinta no es de buena calidad, pues
con el tiempo lo escrito con ella tiende a desaparecer.
Impresora de Para la impresora de inyección de tinta se usan

inyección de cartuchos de tinta. En este caso la tinta penetra un poco
tinta más en el papel, pero puede borrarse con agua.
Impresora La tinta utilizada para la impresora láser es llamada

láser
toner, es la mejor, porque el papel la absorbe y es difícil
que se borre con el agua.
Scanner
Es un dispositivo que lee imágenes, ya sea texto o figuras y las digitaliza.
Máquina de escribir
La máquina de escribir es un dispositivo mecánico, electromecánico o electrónico, con

un conjunto de teclas que, al ser presionadas, imprimen caracteres en un documento,
normalmente papel.
Teléfono
El teléfono es un dispositivo de telecomunicación diseñado para transmitir señales

acústicas por medio de señales eléctricas a distancia.
Facsímil
Fax (abreviación de facsímil), a veces llamado telecopia, es la transmisión telefónica de material

escaneado impreso (tanto texto como imágenes), normalmente a un número de teléfono conectado a
una impresora o a otro dispositivo de salida.
Trituradora
La trituradora es una máquina que corta papel en tiritas y es utilizada para eliminar documentos.
Guillotina
Máquina en la cual se realizan cortes laterales aptos para el proceso de

impresión, a pliegos de cartón y papel, utiliza una cuchilla para efectuar los
cortes requeridos.
Encuadernadora
Se utilizan para ordenar y presentar adecuadamente los documentos, clasificándolos e incorporándoles

portadas. La clasificación más común de encuadernadoras distingue las siguientes:
1. Las que taladran el papel: van provistas de unos punzones que
hacen unos orificios en los que posteriormente se insertan unos
canutillos o espirales que mantienen unidas las hojas.
2. Termo en cuadernadoras: incorporan al borde del papel una
sustancia que calienta la misma máquina, y que al enfriarse deja
unidas las hojas.
3. Encuadernadoras que, antes de aplicar la sustancia, fresan el papel
para que el adhesivo caliente penetre en los cortes y mantenga mejor la unión.
Duplicadora o Fotocopiadora
La fotocopiadora es una máquina capaz de obtener una copia exacta de un

documento original mediante un proceso electrostático. A la vez, puede ampliar o
reducir el documento, copiar por las dos caras y clasificar, encuadernar o grapar
las copias.
Deshumificador
La humedad, que hay en el ambiente, puede recogerse con la ayuda de una

máquina denominada deshumificador.
EL ARCHIVO NACIONAL
Reseña Histórica
El celo de las autoridades españolas dentro del naciente imperio motiva, des de los inicios de la conquista,
a la adopción de medidas reguladoras en todos los órdenes, las cuales fueron compiladas en diversas
ocasiones, constituyendo las Leyes de los Reinos de las Indias.
Entre ellas se encuentran disposiciones tendientes a regular la conservación de la documentación,
particularmente la oficial, tales como cédulas y provisiones a favor de ciudades y entidades
administrativas.
Entre 1530 y 1548, se establecen normas para que las ciudades y villas guarden los papeles más
importantes en un archivo o arca de tres llaves, en las manos de tres sujetos diferentes y relevantes de la
comunidad, para asegurar debidamente su conservación. Esto último no siempre es posible, básicamente
por las vicisitudes de las ciudades, por la calidad del papel o la tinta, la humedad de los locales y otros
factores que afectan negativamente los documentos.
En realidad, el Archivo Nacional conserva pocos documentos del siglo XVI, lo que es de lamentar. Sin
embargo, mucha de nuestra historia se conoce gracias a que en los archivos de España conservan
numerosas cartas de nuestros descubridores y conquistadores. Buena parte de las obras documentales de
don León Fernández Bonilla y don Manuel María Peraza tienen esa procedencia.
Las huellas más remotas de un interés auténtico por el rescate y conservación de los documentos
existentes en la provincia de Costa Rica, datan de 1660. En esa fecha, el Alférez Juan López Ortega
promueve, ante el Cabildo de Cartago, la búsqueda de los principales documentos tocantes al Cabildo y
Provincia, y manda bajo pena de severos castigos, que los particulares que los tengan los devuelvan de
inmediato.
Ya en el siglo XVIII algunos gobernantes de la provincia de Costa Rica tienen la oportunidad de hurgar en
los archivos de Cartago, con el propósito de conocer mejor nuestro pasado. En el momento de la
Independencia y al plantearse la necesidad de un ajuste al nuevo sistema político adoptado, se mantiene
el interés por la conservación del patrimonio documental. Prueba de ello es el hecho de que tales
documentos ha llegado hasta nuestros días en forma bastante completa.
Así mismo dan testimonio de ello diversas leyes que se dictan para asegurar la conservación de los
documentos de índole administrativa, en particular los judiciales.
La incorporación de Costa Rica a la economía internacional, a través del comercio cafetalero, trae consigo
la necesidad de fortalecer nuestras relaciones internacionales.
Al decretarse en 1848 la fundación de la República, el Estado costarricense asume su soberanía plena.

Para entonces, están planteados serios problemas limítrofes, en particular con Colombia, lo que
demandaba la necesidad de escudriñar mejor los fundamentos de nuestros derechos territoriales
amenazados.
Fue así como muestro primer representante en Europa, don Felipe Molina Bedoya (1812-1855) obtiene en
España el permiso correspondiente para investigar la documentación que se cuestiona en Sevilla.
Casualmente nuestro archivo conserva algunas de las copias elaboradas por don José María Gutiérrez y
Hurtado, quien trabajaba allí, a nombre del señor Molina, para el Gobierno de Costa Rica.
No obstante, el siglo XIX es el período más determinante para el conocimiento de nuestra historia, así
como para el recate y conservación de toda la documentación histórica.
Costa Rica empieza a alcanzar para entonces la madurez suficiente en el ámbito cultural, lo que permite el
estudio de toda su trayectoria histórica para comprender más profundamente la idiosincrasia del
costarricense.
Su creación
El Lic. León Fernández Bonilla (1840-1887), en el prólogo de su famosa Colección de Documentos para la
Historia de Costa Rica (1881), alude a sus búsquedas bibliográficas y documentales durante la realización
en Guatemala de sus estudios como abogado.
Esta circunstancia le lleva no sólo a la compilación del primer volumen de documentos, sino a la
convicción de la imperiosa necesidad de crear los Archivos Nacionales. Sus estrechos vínculos
con el Gobierno del General Tomás Guardia Gutiérrez, quien era su cuñado, facilitan en gran
medida la realización de lo que, no sólo era su mayor aspiración, sino una sentida necesidad en
el país. A don Salvador Lara, quien estaba al mando del Poder Ejecutivo en ese momento, corresponde
dictar el Decreto Nº XXV del 23 de Julio de 1881 que crea los Archivos Nacionales.
El decreto lleva además la firma del Secretario de Estado en el despacho de Gobernación, don Saturnino
Lizano.
Es innegable que este acto fundamental viene precedido por muchos otros hechos que estimulan la
creación de los Archivos Nacionales. Algunas personalidades relevantes del país, como don Francisco María
Oreamuno (1801- 1856) estudian entre los años 1847 -1848 la documentación colonial existente en
nuestros archivos y de ello ha quedado testimonio en la prensa de la época. Don Felipe Valentini (1824-
1899) publica en 1868 algunos avances de un trabajo mayor en el siglo XVI; el Dr. Eusebio Figueroa
(1827-1883) obtiene en España nueva documentación sobre el país, como base para sus propósitos de
exploración geográfica.
La creación de los Archivos Nacionales significa un gran esfuerzo, tanto de centralización como de
organización documental. La enorme tarea puesta en manos del jurisconsulto guatemalteco Dr. Rafael
Machado Jáuregui, precedido por el cubano naturalizado costarricense, Pedro Acosta Mena, quien trabaja
apenas seis semanas en la naciente institución. El Dr. Machado dura en sus funciones un breve lapso, pues
muy pronto asume de nuevo estas tareas el Lic. León Fernández Bonilla, el verdadero motor de la naciente
institución.
La primera sede de los Archivos Nacionales se ubica en una casa particular, la cual es alquilada. En 1883
ocupa una oficina en el Palacio Nacional, hasta 1889, cuando se instala en el Edificio de la Universidad de
Santo Tomás, de donde no saldría sino hasta el año de 1857, cuando se traslada al edificio ubicado en
calle 7, avenidas 4 y 7, en San José. En este lugar permanece la institución hasta 1993, fecha a partir de
la cual ocupa su nueva y definitiva sede, contigua al Registro Nacional, localizada en el distrito de Zapote,
provincia de San José.
Muchos años se emplean en poner en orden todo el material documental que se reúne, no sólo del archivo
de Cartago, quizás en el más importante de la época, sino de todas las poblaciones del país. De este
modo, se asegura la debida conservación de tan valiosos documentos que, en caso contrario, se habrían
perdido irremediablemente.
LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA COSTARRICENSE Y LEYES CONEXAS
En Costa Rica, a partir de 1822, se manifiesta la inquietud de las diferentes instituciones por custodiar sus
propios documentos. Por ejemplo, la Junta Gubernativa atendió a solicitud de las principales poblaciones
del país para que le fueran entregados los archivos de documentos que les pertenecían. Una vez reunidos
surgió la preocupación porque existiera una persona que se hiciera cargo de ellos. Tal es el caso de:
 La Asamblea constituyente quien en 1824 señala que un Oficial Mayor tendría a su cargo el
Archivo Administrativo.
 En 1825 la misma Asamblea autoriza a los Diputados a consultar las leyes y decretos que se
custodiaban en ese Archivo Administrativos.
De estas fechas en adelante surgen diferentes leyes sobre el quehacer archivístico nacional:
Códigos
 Código de Normas y Procedimientos Tributarios #4755, del 03 de Mayo de 1971, artículo 117. Se
refiere a la confiabilidad de la información a partir de las facultades y deberes de la administración.
 Código de Comercio #3284, del 30 de abril de 1964, artículo 431 referido a documentos públicos como
requisitos en obligaciones mercantiles.
 Código de la Niñez #7739, del 06 de enero de 1998, artículo 20, se refiere al derecho de acceso a la
información.
 Código Penal #4573, del 04 de mayo de 1970, artículos 357 a 363 sobre los delitos de falsificación de
documentos en general.
 Código Procesal Penal #7594, del 10 de abril de 1996, artículo 225 sobre el secuestro de
documentación probatoria.
 Código Procesal Civil #7130, del 16 de agosto de 1989, artículos 368 al 400, se refiere a las clases,
cotejo y falsedad de documentos y la custodia de los expedientes.
Constituciones
Constitución Política 07 de noviembre de 1949 y sus reformas, artículos 24, 27, 30 y 39.
Convenios
Convenio para la Protección del Patrimonio Cultural y Natural #5980, sobre la protección del archivo como
fuente.
Dictámenes
 Dictamen y opinión jurídica de la Procuraduría General de la República C-283-98 del 24 de diciembre de

1998, establece que el documento electrónico constituye un documento para nuestro ordenamiento
jurídico. Sin embargo, la Junta Administrativa del Archivo Nacional determinará los lineamientos para
su gestión y Conservación.
 Dictamen para la organización de archivos manuales y electrónicos #613 del 12 de Agosto de 1997, se
refiere a la Resolución del Sistema de Áreas de Conservación.
 Directriz de la Junta Administrativa del Archivo Nacional del 01 de abril de 2004, que se refiere al uso
del papel y tintas en la producción de documentos con valor científico cultural.
 Directriz de la Junta Administrativa del Archivo Nacional del 11 de noviembre de 2004, publicada en la
Gaceta Nº221, con las relaciones técnicas sobre administración de los documentos producidos por
medios automáticos.
Leyes
 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República #7428, del 07 de setiembre de 1994, artículo
13, se refiere a la garantía de acceso y disposición de la información.
 Ley General de la Administración Pública #6227, del 02 de mayo de 1978, artículos 272 a 274, se
refiere al acceso a los expedientes y sus piezas en un procedimiento administrativo.
 Ley General de Aduanas #7557, del 20 de noviembre de 1995, artículo 115, se refiere a la custodia de
los documentos aduaneros.
 Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos #8131, del 18 de setiembre

2001, artículo 11 se refiere al delito informático.
 Ley del Sistema Nacional de Archivos #7202, del 24 de octubre de 1990.
 Ley de Catastro Nacional #6545, del 5 de marzo de 1981, artículo 32, del acceso a la información
contenida en los archivos del Catastro Nacional.
 Ley Protección al Trabajador #7983, del 16 de febrero de 200, artículo 67, de la confidencialidad de la
información relativa a los fondos pertenecientes a los trabajadores.
 Ley sobre la Microfilmación de Documentos #4278, del 11 de diciembre de 1968, artículos del 1 al 7,
de la autorización de la microfilmación de los documentos.
 Ley de Protección al Ciudadano. “Del exceso de requisitos y trámites Administrativos 8220”, del 04 de
marzo de 2002.
 Ley General de Control Interno #8292, 31 de julio de 2002, artículo 16 relacionado con los sistemas de
información.
Manuales
Manual de Normas Gerenciales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las
Entidades y Órganos sujetos a su Fiscalización, del 30 de mayo de 2002, capítulo V.
Reglamentos
 Reglamento de la Ley #7202 del Sistema Nacional de Archivos, #24023-C del 30 de enero de 1995.
 Reglamento del Registro Público #26771-J, artículos 12 y 70 sobre digitación y microfilmación de

documentos.
LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
Capítulo 1 - Disposiciones generales
Artículo 1º
Créase el Sistema Nacional de Archivos que estará compuesto por el conjunto de los archivos públicos de
Costa Rica y por los privados y particulares que se integren a él.
Artículo 2º
La presente Ley y su reglamento regularán el funcionamiento de los órganos del Sistema Nacional de
archivos, y de los archivos de los poderes Legislativos, Judicial, y Ejecutivo y los demás entes públicos,
cada uno con personalidad jurídica y capacidad de derecho público y privado, así como de los archivos
privados y particulares que deseen someterse a estas regulaciones.
Artículo 3º
Todos los documentos con valor científico cultural son bienes muebles y forman parte del patrimonio
científico-cultural de Costa Rica. La determinación del valor científico –cultural del documento
corresponderá a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Se consideran de valor
científico-cultural aquellos documentos textuales, manuscritos o impresos, gráficos, audiovisuales y
legibles por máquina que por su contenido, sirvan como costarricense, tales como: actas, acuerdos,
cartas, decretos, informes, leyes, resoluciones, mapas, planos, carteles, fotografías, filme, grabaciones,
cintas magnéticas, diskettes, y los demás que se señalan en el reglamento de esta Ley.
Artículo 4º
Los documentos que se consideran de valor científico-cultural deben ser cuidados en los diversos archivos
administrativos públicos del país, una vez cumplidos los plazos de remisión, serán transferidos a la
Dirección General de Archivos Nacional.
Artículo 5º
Los documentos de valor científico-cultural son de interés público y no podrán salir del territorio nacional
sin la previa publicación de un decreto que lo autorice. Quienes infrinjan, serán penados con una multa de
diez a cincuenta mil colones, si el hecho no configurare un delito sancionado con pena mayor. Lo
recaudado por concepto de estas multas pasará a engrosar los fondos de la Junta Administrativa del
Archivo Nacional
Artículo 6º
El Ministerio de Hacienda concederá exoneración de impuestos para la introducción en el país de
documentos con valor científico-cultural, previo pronunciamiento de la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos en que se declaren con ese valor.
Artículo 7º
Los actos jurídicos de transferencia de documentos que pasen a ser propiedad del Estado, estarán exento
del pago de impuestos, tasas, timbres o cualquier tipo de gravamen.
Artículo 8º
Los documentos producidos en las instituciones a las que se refiere el artículo 2 de la presente Ley, como
producto de su gestión, cualquiera que se su soporte, papel, película, cintas, disketes, serán propiedad de
esas instituciones durante sus gestión y su permanencia en los respectivos archivos centrales, salvo lo
dispuesto en el artículo 53 de esta ley. Ninguna persona funcionario o no podrá apropiarse de ellos
posteriormente formarán parte del fondo documental que custodia la Dirección General de Archivo
Nacional
Artículo 9º
Si algún funcionario público o cualquier particular, transgredier las disposiciones del artículo anterior, será
sancionado de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 208 y 209 del Código Penal. Se le obligará a
devolver los documentos
Artículo 10º
Se garantiza el libre acceso a todos los documentos que produzcan o custodian las instituciones a las que
se refiere el artículo 2º de esta ley. Cuando se trate de documentos declarados secreto de Estado o de
acceso restringido, perderán esa condición después de treinta años, de haber sido producidos y podrán
facilitarse para investigaciones de carácter científico –cultural
Capítulo II – De la Junta Administrativa del Archivo Nacional
Artículo 11º
La Junta Administrativa del Archivo Nacional, creada por ley Nº 5574 del 6 de setiembre de 1974, será la
máxima autoridad del Sistema Nacional de Archivos, actuará como órgano rector de dicho sistema y
tendrá como objetivos principales dotar de un edificio funcional a al Dirección General del Archivo
Nacional. Funciones:
a. Velar por el mantenimiento del edificio mencionado
b. Financiar la compra del equipo técnico, el mobiliario y el material necesarios para el óptimo
funcionamiento de la Dirección General del Archivo Nacional
c. Dictar los presupuestos acordar los gastos, promover y aprobar licitaciones públicas y así como las
contrataciones directas. Todo ello con sujeción a lo dispuesto en la Ley de Administración Finaciera
de la República Nº 1279 DEL 2 DE MAYO DE 1951 y sus reformas
d. Promover y colaborar económicamente en la realización de actividades de tipo cultural y educativo
que lleve a cabo de dirección General del Archivo Nacional.
e. Contratar al personal administrativo, técnico y profesional que la Dirección General de Archivo
Nacional necesite
f. Establecer las políticas archivísticas del país y recomendar estrategias para un adecuado desarrollo
del Sistema Nacional de Archivos
g. Formular recomendaciones técnicas sobre la producción y la gestión de documentos
h. Velar por la óptima organización de los archivos públicos de Costa Rica
i. Formular recomendaciones técnicas sobre la administración de documentos producidos por medios
automáticos
j. Asesorar al Consejo Superior de Educación sobre los planes de estudio relacionado con las técnicas
archivísticas que se imparten en las escuelas privadas y en los colegios técnicos profesionales del
país.
k. Coordinar con los centros de educación superior la información profesional en el campo de la
archivística
l. Organizar congresos, seminarios, jornadas o actividades similares en los que participen archivísta
nacionales e internacionales y otros especialistas o técnicos en ciencias afines con la archivística.
m. Toda las demás funciones que se le asignen en otras leyes y reglamentos
Artículo 12º
La junta Administrativa del Archivo Nacional estará integrada por los siguientes miembros: EL Ministró de
Cultura Juventud y Deportes o su representante, el Ministro de Planificación Nacional y Políticas
Económicas o su representante. En caso de que se hagan representar cada ministro deberá escoger a un
personal de reconocida experiencia y preparación relacionadas con archivñistica, la historia o la
administración pública, para el caso.. Un académico representante de la Academia de Geografía e historia
de Costa Rica, escogida por esta. Un profesional en archivística y un profesional en historia. Ambos
representarán a las escuelas de eses ciencias.
 Existentes en los centros de educación superior estatal y serán nombrados por el Consejo Nacional
de Rectores
 Un archivista representante de los archivos de las instituciones a las que se refiere el Artículo 2º
de la presente Ley, que será designado por el Ministro de Cultura, Juventud y Deportes, de una
terna que se escogerá en Asamblea de Archivista convocada por la Junta Administrativa del
Archivo Nacional. Por lo menos uno de los integrantes de esta terna será miembro de la Asociación
Costarricense de Archivista y los tres deberán ser graduados en archivística en un centro de
Educación superior.
 Una persona de reconocida capacidad y experiencia en lo atinente a las funciones propias de la
Dirección General del Archivo Nacional, escogida por la Junta Administrativa de esta de una terna
enviada por el Director General. Los últimos cinco miembros fungirán por un período de dos años y
podrán ser reelectos.
Artículo 13º
Los miembros de la Junta Administrativa del Archivo Nacional devengará una dieta por cada sesión a la
que asistan, No podrán celebrarse más de seis sesiones al mes.
En el mes de junio de cada año deberán presentar un informe de su labor ante la persona o entidad a la
que representen con copia para la Junta Administrativa del Archivo Nacional
Artículo 14º
Una vez instalada, la Junta Administrativa del Archivo Nacional integrará su directorio y acordará el día , la
hora y el lugar para sesionar. El directorio estará compuesto por: un presidente que será el Ministro de
Cultura, Juventud y Deportes o su representante, un vicepresidente, un secretario, un tesorero, un fiscal y
un vocal. La elección se hará por mayoría absoluta en votación de los directores
La ausencia del presidente será suplida por el vicepresidente y, en su efecto por los otros directores, de
preferencia por el vocal. El quórum para todas las sesiones será de cuatro directores, las resoluciones
serán tomadas por mayoría absoluta de los votos presentes y en caso de empate decidirá quien preside.
Artículo 15º
El presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional ejercerá su representante judicial y
extrajudicial
Artículo 16º
Para el cumplimiento de los fines de la Junta Administrativa y de la Dirección General del Archivo Nacional,
aquella nombrará al personal administrativo, técnico profesional necesario, que dependerá directamente
del Director General del Archivo Nacional. El salario de este personal será fijado de acuerdo con la Ley
General de Salarios de la Administración Pública.
Artículo 17º
El Director General del Archivo Nacional deberá asistir a las sesiones en las que tendrá voz pero no voto,
y ejecutar todos los acuerdos.
Artículo 18º
Se autoriza a las instituciones y corporaciones descentralizadas y municipalidades para que le concedan
empréstitos a la Junta Administrativa del Archivo Nacional
Artículo 19º
La Junta Administrativa del Archivo Nacional someterá a la aprobación de la Contraloría General de la
República, que fiscalizará sus operaciones los presupuestos ordinarios y extraordinarios, así como sus
modificaciones
Artículo 20º
Se autoriza a la Junta Administrativa del Archivo Nacional para que abra y mantenga en el Sistema
Bancario Nacional las cuentas corrientes que considere oportunas.
Artículo 21º
La Junta Administrativa del Archivo Nacional se financiará de acuerdo con los dispuesto en la Ley de
Creación de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, Nº5574 del 6 de setiembre de 1974 y en otras
leyes vigentes sobre la materia.
Capítulo II – De la Dirección General del Archivo Nacional
Artículo 22º : La Dirección General del Archivo Nacional será una entidad de servicio público que
funcionará como un órgano desconcentrado del Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes.
Artículo 23º
La Dirección General tendrá entre otras las siguientes funciones:
a. Ejecutar las políticas que emanen de la Junta Administrativa del Sistema Nacional de Archivos
b. Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar los documentos
textuales, gráficos audiovisuales y legibles por máquina, pertenecientes a la Nación que
constituyan el patrimonio documental nacional así como la documentación privada y particular que
le fuere entregada para su custodia.
c. Preparar y editar la revista del archivo nacional anualmente y otras publicaciones con temas sobre
archivística y ciencia afines
d. Obtener originales, copias o reproducciones de documentos conservados en otros archivos del país
o del extranjero en cuanto sean de interés científico cultural
e. Entregar a otras instituciones si le fuere solicitado y posible, copia o reproducciones de los fondos
que conservan la Dirección General del Archivo Nacional
f. Despachar todo tipo de certificaciones y constancia con base en los fondos documentales de la
institución, si éstos no fueren de acceso restringidos
g. Expedir los testimonios de instrumentos públicos insertos de los protocolos notariales depositados
en la Dirección General del Archivo Nacional
h. Establece y ejecutar disposiciones concernientes a la selección y eliminación de documentos
i. Suministrar al usuario la información solicitada, excepto cuando el documentos sea de acceso
restringido.
j. Inspeccionar y asesorar en archivística a los archivos administrativos públicos y a los privados y
particulares, cuando éstos lo soliciten
k. Valorar los documentos de los archivos para efectos de selección
l. Adiestrar en archivística y en materiales afines a los funcionarios de los archivos
m. ll. Solicitar de instituciones privadas y de los particulares información acerca de los documentos de
valor científico-cultural en su poder, a fin de llevar inventarios, índices, registros, censos o
micropelículas de esos documentos.
n. Cualquier otra función relacionada con el quehacer archivítico.
Artículo 24º
La Dirección General del Archivo Nacional actuará según las disposiciones contenidas en la legislación
notarial concernientes a la institución,
Artículo 25º
La Dirección General del Archivo Nacional tendrá una biblioteca especializada en el campo archivistito y en
las ciencias afines al servicio de los usuarios.
Artículo 26º: Los investigadores que utilicen los fondos documentales de la Dirección General del Archivo
Nacional entregarán a la biblioteca de ésta dos ejemplares del resultado de su estudio.
Artículo 27º
La Dirección General del Archivo Nacional tendrá un jefe con la denominación de director general. En
ausencia de éste lo suplirá el subdirector con sus mismas atribuciones
Artículo 28º
El Director General del Archivo Nacional será responsable de la buena marcha de la Dirección General del
Archivo Nacional y sin perjuicio de las que sean necesarias para el desempeño de su cargo tendrá las
siguientes atribuciones.
a. Planificar, organizar, dirigir, coordinar, evaluar y controlar la gestión institucional de la entidad a
su cargo
b. Representar, judicial y extrajudicialmente a la Dirección General del Archivo Nacional
c. Representar en los actos de competencia al poder Ejecutivo
d. ch. Proponer al Poder Ejecutivo la declaratoria de utilidad pública de aquellos documentos que a
juicio de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos tuvieren valor científica-
cultural
e. ejercer la función ejecutiva de la Junta Administrativa del Archivo Nacional
f. e.. Autorizar por escrito la salida de documentos de la Dirección General del Archivo Nacional,
dentro del país, para cualquier efecto
Artículo 29º
Para acatar lo dispuesto en el artículo 28, inciso ch de la presente ley, el director general del Archivo
Nacional solicitará la publicación del respectivo decreto en el que se enumerarán los efectos de la
declaratoria.
Artículo 30º
La Dirección General del Archivo Nacional es un archivo final.
Capítulo IV - De la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos

Artículo 31º
Créase la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, como el órgano de la Dirección
General del Archivo Nacional encargado de dictar las normas sobre selección y eliminación de
documentos, de acuerdo con su valor científico-cultural, y de resolver las consultas sobre eliminación de
documentos de los entes productores a los que se refiere el artículo 2º de esta Ley.
Artículo 32º
La Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos estará integrado por los siguientes cinco
miembros: el presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, o su representante, quien la
presidirá el jefe del Departamento Documental de la Dirección General del Archivo Nacional, un técnico de
ese departamento nombrado pr el Director General del Archivo Nacional, el jefe o encargado del archivo
de la entidad productora de la documentación, y un reconocido historiador nombrado por la Junta
Administrativa del Archivo Nacional
El director general del Archivo Nacional será el director ejecutivo de la institución, quien asistirá a las
sesiones con voz pero sin voto.
Artículo 33º
Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2º de la presente ley integrara un comité
institucional de selección y eliminación, formado por el encargado del archivo, el asesor legal y el superior
administrativo de la entidad productora de la documentación. El comité tendrá las siguientes funciones:
a. Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus documentos.
b. Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuanto deba eliminar
documentos que hayan finalizado su trámite administrativo.
Artículo 34º
La resolución sobre la consulta para eliminar documentos que carezcan de valor científico-cultural, se
tomará por mayoría de los votos presente. En caso de empate decidirá el presidente con su doble voto.
Los documentos que deban ser eliminados serán transformados en material no legible.
Artículo 35º
Todas las instituciones a que se refiere el artículo 2º de la presente ley, incluida la Dirección General del
Archivo Nacional, estarán obligadas a solicitar el criterio de la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos, cada vez que necesiten eliminar algún tipo documental también deberán
considerar las que serán comunicadas por escrito, po medio del director general del Archivo Nacional.
Artículo 36º
erá penado con seis meses a tres años de prisión, el funcionario que autorice o lleve a cabo la eliminación
de documentos con trasgresión de los que dispone el artículo anterior, salvo que el hecho configuren un
delito sancionado con una pena mayor.
Artículo 37º
Los miembros de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos trabajarán en forma ad
honores. Se reunirán cada vez que sea necesario, previa convocatoria de su presidente o del director
general del archivo nacional.
Artículo 38º
La Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos dictaminará en los casos en que se incite
llevarlos fuera del país, los documentos a que se refiere el artículo 5º de la presente ley
Capitulo V - De los Archivos Administrativos Públicos
Artículo 39º
Son archivos administrativos públicos los archivos de gestión y los archivos centrales. Los de gestión son
los archivos de las divisiones, departamentos y secciones de los diferentes entes a que se refiere el
artículo 2º de la presente ley encargados de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar,
administrar y facilitar la documentación producida por su unidad que forma su prearchivalía y que debe
mantenerse técnicamente organizada.
Los archivos centrales son unidades que igualmente cumplirán las funciones antes descritas en la
archivaría que organicen en la que centralizarán la documentación de todo ente.
Artículo 40º
La prearchivalía consistirá en la documentación que se encuentre en gestión en las diferentes unidades o
secretarías de las instituciones productores..
La archivaría es aquella documentación que ha finalizado su trámite administrativo y es conservada,
organizada facilitada en los archivos centrales de las instituciones y en el archivo intermedio, a estos llega
por transferencia de los archivos de gestión y de los archivos centrales respectivamente y por lo general
comprende documentación con menos de treinta años de haberse originado.
Artículo 41º
Todas las instituciones deberán contar con un archivo central y con los archivos de gestión necesarios
para la debida conservación y organización de sus documentos lo que deberá hacer salvo normativa
especial de acuerdo con las disposiciones de esta ley su reglamento y las normas de la Junta
Administrativa del Archivo Nacional de la Comisión Nacional de Selección y eliminación de Documentos y
de la Dirección General de Archivo Nacional
Artículo 42º
Los archivos centrales tendrán entre otras las siguientes funciones:
a. Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de las instituciones de acuerdo con
los plazos de remisión de documentos
b. Coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional la ejecución de las políticas archivistitas de la
institución respectiva
ARTÍCULO 43º
Cada archivo central tendrá dentro de su personal cuando menos a un técnico profesional en archivistica y
a los técnicos necesarios de la misma especialidad.
Artículo 44º
Todos aquellos archivos públicos elaborarán de acuerdo con el reglamento de esta ley los instrumentos de
descripción y los auxiliares necesarios para hacer los documentos fácilmente accesibles al usuario.
Artículo 45º
Para microfilmar los documentos de los archivos, o parte de ellos deberá consultarse a la dirección General
del Archivo Nacional sobre la planificación y la realización del proceso
Artículo 46º
Cada institución pública transferirá a la Dirección General del Archivo Nacional, la archivaría existente en
su archivo central, de acuerdo con los requisitos que se fijen en el reglamento de la presente ley y según
las disposiciones de la Dirección General del Archivo Nacional. El plazo de envío no será mayor de veinte
años contados a partir de la fecha en que se originó el documento.
Artículo 47º
La institución no podrá transferir archivaría a la Dirección General del Archivo Nacional sin la previa
autorización de ésta.
Artículo 48º
Se decretara apremio corporal en materia civil a solicitud del Director General del Archivo Nacional contra
el representante de cualquiera de las instituciones citadas en el artículo 2º de la presente ley que no
transfiera su documentación en los plazos reglamentarios una vez requerido por escrito por el Director
General del Archivo Nacional.
Artículo 49º
La institución que se haga cargo de la documentación de otra institución pública o privada, deberá
mantener estos documentos con respeto del principio de procedencia.
Artículo 50º
Si una entidad desapareciera, entregara sus documentos y los respectivos instrumentos descriptivos
directamente a la Dirección General de Archivo Nacional
Artículo 51º
La Dirección General del Archivo Nacional designará a funcionarios que periódicamente inspeccionará la
situación archivística de cada una de las instituciones a las que se refiere el artículo 2 de la presente ley
quienes rendirán un informe de la Junta Administrativa del Archivo Nacional por medio del Director
General.
Artículo 52º
Las dependencias a las que se refiere el artículo 2º de la presente ley están obligados a conservar
clasificada, ordenadas y descritas, las fotografías, los negativos, las películas, las grabaciones y cualquier
otro material audiovisual que obtuvieren de ceremonias públicas o privadas, edificios, visitas de
personalidades y otros actos de interés científico-cultural.
Artículo 53º
La presidencia de la República y los ministros de estado, al terminar sus funciones entregarán a la
Dirección General del Archivo Nacional los documentos de sus despachos que hayan concluido su trámite
de gestión igualmente, entregarán las actas del consejo de gobierno dicha referencia deberá realizarse a
más tardar durante la semana anterior al traspaso de poderes. Estos documentos no permanecerán en los
archivos centrales de las dependencias citadas sino que pasarán directamente al archivo intermedio de la
Dirección General del Archivo Nacional.
Artículo 54º
Las dependencias a la que se refiere el artículo 2º podrán solicitar a la Dirección General del Archivo
Nacional el préstamo temporal de documentos producidos por ellas y custodiados por esta dirección de
acuerdo con los plazos que se estipulen en reglamento de la presente ley.
Capítulo VI - De los Privados y Particulares
Artículo 55º
Son archivos privados los que custodian documentos producidos por organizaciones de carácter privado,
archivos particulares son aquellos que conservan documentos producidos o recibidos por una persona o
familia. En ambos casos los documentos son propiedad privada de quien lo conservan.
Artículo 56º
Las instituciones privadas y los particulares podrán organizar sus archivos con el nombramiento de la
Dirección General del Archivo Nacional y o desean esos archivos formarán parte del sistema Nacional de
Archivos.
Artículo 57º
Si un archivo privado o particular formara parte del Sistema Nacional de Archivos , tendrá derechos y
deberes similares a los de las instituciones a las que se refiere el artículo 2º de la presente ley.
Artículo 58º:
Las instituciones privadas y particulares podrán transferir a la Dirección General del Archivo Nacional los
documentos que tengan en su poder para que formen parte del patrimonio documental del Estado que
custodia esta entidad.
Artículo 59º
Los documentos donados a la Dirección General del Archivo Nacional serán conservados con indicación del
donante o de quien él indicare salvo manifestación contraria del propietario
Artículo 60º
Las instituciones privadas y los particulares formen parte o no del Sistema Nacional de Archivos, podrá
pedir asesoría en materia archivística a la Dirección General del Archivo Nacional
Artículo 61º
Los particulares y las instituciones privadas deberán informar a la Dirección General del Archivo Nacional
de la existencia de documentos de reconocido valor científico-cultural
Artículo 62º
Quienes se propusieren ceder o comerciar con los documentos a que se refiere el artículo anterior y los
que participaren en las respectivas transacciones, notificarán a la Dirección General del Archivo Nacional el
nombre y el domicilio del futuro tenedor o propietario y dentro de los treinta días siguientes de efectuando
el contrato si es que se realiza lo harán de conocimiento de la misma Dirección General de Archivo
Nacional.
Artículo 63º
Las instituciones privadas y los particulares podrán entregar a la Dirección General del Archivo Nacional
copia de los documentos y de los instrumentos descriptivos de su fondo o bien facilitarlos para su
reproducción
Apartado
Artículo 2º
Reformase el artículo 106º de del 14 de octubre de 1982 y sus reformas, para que diga de la siguiente
manera:
Artículo 106º
Toda persona física o jurídica, pública o privada, responsable de la producción o reproducción de otra, por
medios impresos, magnéticos, electrónicos, electromagnéticos, o cualquier otro deberá inscribirla en el
Registro Nacional de Derechos de Autor y Derechos Conexos y depositar dentro de los ocho días siguientes
a su publicación un ejemplar de la reproducción en cada una de las siguientes instituciones : Biblioteca de
Universidad de Costa Rica, Biblioteca de la Universidad Nacional, Biblioteca de la Asamblea Legislativa,
Biblioteca Nacional, Biblioteca del Ministerio de Justicia y Gracia, Dirección General del Archivo Nacional y
Registro precitado. El ejemplar para el Registro deberá acompañarse de los documentos de recibo de las
otras instituciones.
El incumplimiento de cualquiera de estas obligaciones se sancionará con el secuestro de toda la producción
de las obras.
Artículo 3º
Deróganse los artículos 2º y 8º y reformarse los artículos 1º,3º,6º y 7º de la Ley de la creación del timbre
de Archivos, Nº 43 del 21 de diciembre de 1934 y sus reformas, para que en lo sucesivo digan de la
siguiente manera.
Artículo 1º
Procédase por medio del Poder Ejecutivo a dotar de fondos a la Juntas Administrativa del Archivo Nacional
para la construcción de un edificio destinado al archivo Nacional, que sea sólido seguro contra el fuego y
los temblores y con capacidad suficiente para el objeto que se destina. Con ese propósito se ocupará el
terreno que para ese fin adquirió la Junta Administrativa del Archivo Nacional
Artículo 3º
Para el objeto determinado en el artículo anterior se establece el Timbre de Archivos. El Banco Central de
Costa Rica emitirá timbres especiales de los siguientes valores: cinco, diez, veinte, cien y doscientos
colones. El producto de la venta de estos timbres deducidos los costos, lo acreditará en la cuenta
corriente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.
Artículo 6º
Por los testimonios y certificaciones de escrituras públicas que expida el Archivo Nacional, por orden de
una autoridad o a solicitud del interesado, sepagarán en timbres de archivos: ø10.00 cuando el valor de la
operación a que el testimonio o certificación se refiera sea menos r ø10.000.00, 20.00 si el valor de la
operación fuera de ø10.000.00 hasta ø49.999.99, timbres por ø50.00 si fuere de ø50.000.00 a ø99.999.99
y timbres de archivos por ø100.00 cuando ese valor fuere de ø100.000.00 o más por las escrituras de
cuantía inestimable se pagará un timbre de ø20.00
Por todas las certificaciones que emite el Archivo Nacional acerca de sus fondos documentales, excepto las
notariales, se pagará un timbre de archivos de ø20.00 por los tomos de protocolos notariales que sean
entregados para su custodia definitiva deberá pagarse un timbre de archivos de ø20.00.
Por los índices notariales que se presenten cada quincena se pagará un timbre de ø20.00 po cada fórmula.
Los documentos que se presenten para ser inscritos en cualquiera de los registros que conforman el
Registro Nacional, deberá pagarse un timbre de archivos de ø10.00, si su cuantía fuere menor a los
ø100.000.00.
Si el valor de la operación fuere de ø100.000.00 o más o si su cuantía fuere inestimable se pagará un

timbre de archivos de ø20.00
Por todas las certificaciones que se emitan en las oficinas públicas del poder central, las instituciones
descentralizadas y las municipalidades, se pagará un timbre de archivos de ø5.00
Artículo 7º
Los pedimentos de desalmacenaje de mercaderías deberán llevar en el ejemplar destinado al
administrador de la aduana o al jefe del Departamento de Paquetes Postales un timbre de archivos de
ø20.00 que cancelarán dichos funcionarios con sellos y fecha. Sin ese requisito no se atenderá la solicitud.
Artículo 4º
Esta ley deroga la Ley del Archivo Nacional Nº 3661 del 10 de enero de 1968.
Artículo 5º
Rige a partir de su publicación.
UNIDAD DE ESTUDIO
SISTEMAS PARA EL MANEJO DE DOCUMENTOS
CONCEPTOS
Reglas
Según la Real Academia Española lo define como: “Aquello que ha de cumplirse por estar así convenido
por una colectividad”.
Indizar
Significa invertir el nombre de la persona, es decir, escribir el primer apellido, luego el segundo y por
último, el (los) nombres de pila. Cuando se indiza el nombre de una persona siempre se debe escribir una
coma después del segundo apellido, para que separe los apellidos del nombre de pila.
Ejemplo:
Nombre Nombre Indizado
Andrea Mora Mora Obando,
Los nombres de instituciones o empresas no se indizan, se dejan tal y como son.
Nombre de instituciones
Banco Nacional Banco
Alfabetizar
Es ordenar el nombre de una persona o institución por orden alfabético. Para alfabetizar se divide el
nombre de una persona o empresa por unidades. (Flora Espinoza, 2001, pag.97)
Unidad de archivo
Es cada letra, inicial, abreviatura, palabra o número del nombre de una persona o institución. En el nombre
de una persona se considera unidad de archivo, el (los) nombre (s) de pila, el primer y el segundo apellido;
cada uno por separado, corresponde a una unidad.
En el nombre de una empresa cada una de las palabras que la conforman se considera unidades de
archivo. Cuando hay iniciales, números y abreviaturas, cada uno es una unidad de archive.
Ejemplo para nombre de personas o instituciones
Universida Nacional = 2 Unidade

d s
1 2
Lu Ma. Chac Leó = 4 Unidade

z ón n s
1 2 3 4
Raíz
“Es la parte de una palabra que lleva el significado principal (Diccionario Enciclopédico Larousse, 1994,
pág. 541), por lo tanto, es el elemento de una palabra a partir del cual se derivan todos los demás
términos de una misma familia.
Ejemplo:
Eduardo Mata Fonseca
Juan Rafael Matamoros Barrantes
Pablo Matarrita Hidalgo
Los nombres quedan ordenados correctamente de la siguiente manera.
I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD IV UNIDAD TOTAL DE

UNIDADES
Mata Fonseca, Eduardo 3
Matamoros Barrantes, Juan Rafael 4
Matarrita Hidalgo, Pablo 3
En el caso del ejemplo anterior la palabra Mata, corresponde a la raíz.
Ejemplo, Nombre de Instituciones

I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD TOTAL DE
UNIDADES
Consorcio Multidisciplinari Internacional 3
o
Consultores Elca 2
Consultorio Médico 2
En el caso del ejemplo anterior la palabra Cons, corresponde a la raíz.
Unidad clave
Se le llama unidad clave o principal a la primera unidad del nombre de la persona o empresa, por que
indica el orden como se debe archivar. Para determinar cuál es la primera unidad se debe indizar el
nombre.
Para saber cuál es el nombre que define el orden en que se tiene que archivar se deben seguir los
siguientes pasos:
1. Dividir el nombre de la persona o institución en unidades.

Ejemplo:
UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD
Sonia Arguedas Ramírez
Humberto Fabián Chacón Badilla
Nataly Castro Obando
Librería Sagitario
Banco Metropolitano
Banco Nacional (de) Costa Rica
2. Invertir el nombre de las personas físicas para indizarlos. Los nombres de las instituciones quedan
iguales.

UNIDADES
Arguedas Ramírez, Sonia 3
Chacón Badilla, Fabián Humberto 4

Castro Obando, Nataly 3
Librería Sagitario 2
Banco Metropolitano 2
Banco Nacional (de) Costa Rica 4
3. Al comparar y ordenar nombres de personas e instituciones, la primera unidad o unidad clave es la

que define el orden.

UNIDADES
Arguedas Ramírez, Sonia

3
U
C
Castro Obando, Nataly

3
U
C
Chacón Badilla, Fabián Humberto

4
U
C

UNIDADES
Banco Metropolitano
2
U
C
Banco Nacional (de) Costa Rica

4
U
C
Librería Sagitario
2
U
C
4. Al comparar y ordenar los nombres (apellidos) de personas e instituciones que inicien o contengan
las mismas letras (Raíz), el orden lo decide la primera lera diferente que aparezca inmediatamente
después de la raíz.
REGLAS PARA ORDENAR ALFABÉTICAMENTE NOMBRES DE INDIVIDUOS
En Costa Rica, el nombre completo de toda personas física consta de dos apellidos y el (los) nombre (s) de
pila; por lo tanto, se deben escribir completos en cualquier documento, pero por costumbre y rapidez,
algunas veces, el apellido materno se indica únicamente con la primera inicial
Orden alfabético por unidades
Por efectos de archivo, el nombre de toda persona física se debe invertir o indizar. El primer apellido se
coloca primero, luego el segundo y, por último, el (los) nombre (s) de pila. El (los) apellidos (s) se separan
siempre del nombre de pila con una coma.
Ejemplo:
Juanita Anchía Hernández
Diego Antonio González Jiménez
Rafael Alberto Campos Cordero
Esteban Espinoza Fallas

UNIDADES
Anchía Hernández, Juanita 3
Campos Cordero, Rafael Alberto 4
Espinoza Fallas, Esteban 3
González Jiménez, Diego Antonio 4
Individuos con nombres idénticos
Cuando todas las unidades que forman los nombres de los personas son idénticas, entonces, se usará el
número de cédula o la dirección para establecer el orden en que deben aparecer. Los números de cédulas
y las direcciones no se consideran unidades de archivo.
Número de cedula:
Al considerar el número de cédula como elemento para determinar el orden de ubicación de un nombre, se
recomienda establecer la clasificación en forma ascendente a partir del primer número de cédula.
Ejemplo:
Vargas González, Carlos Cedula 9-128-315
I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD NÚMERO DE CÉDULA TOTAL DE UNIDADES

Vargas González, Carlos 1-987-420 3
Dirección:
Cuando se debe ordenar a partir de la dirección de una persona, el nombre geográfico ordenado
alfabéticamente determina el orden, partiendo de lo General a lo particular.
1. Nombre del país.
2. Nombre de la Provincia
3. Nombre del Cantón.
4. Nombre del Distrito.
5. Nombre del Pueblo.
6. Nombre del Barrio.
7. Calle o Avenida
Ejemplo:
Víctor Manuel Mora Godínez, Costa Rica, Heredia, San Rafael
Víctor Manuel Mora Godínez, Costa Rica, Guanacaste,
Filadelfia Víctor Manuel Mora Godínez, Costa Rica,
Guanacaste, Santa Cruz
I II III IV DIRECCIÓN TOTAL DE UNIDADES
UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD

Mora Godínez, Víctor Manuel Costa Rica, Guanacaste, Filadelfia 4
Mora Godínez, Víctor Manuel Costa Rica, Guanacaste, Santa 4
Cruz
Mora Godínez, Víctor Manuel Costa Rica, Heredia, San Rafael 4
Títulos de identificación
Los títulos profesionales y religiosos se les llaman elementos de identificación, y no se consideran

unidades de archivo, por eso, se colocan al final del nombre de pila (entre paréntesis y abreviados) una
vez indizado.
Títulos Profesionales Abreviad Títulos Abreviad

o Religiosos o
Doctor en Filosofía Ph. D Arzobispo Arz.
Doctor (a) Dr. / Dra. Obispo Obp.
Máster en Ciencias M. Sc. Presbítero Pbro.
Máster en Administración de Negocios MBA Sor Sor
Máster en Administración Empresarial MAE
Master en Lingüística ML.
Especialista Esp. Nota:
Abogado (a) Abog. Es importante Señalar que en
Licenciado (a) Lic. Costa Rica se suprimieron los
Médico Méd. grados militares.
Ingeniero (a) Ing.
Arquitecto (a) Arq. También hay otros elementos de
Bachiller Br. / identificación que involucran las

Bach. relaciones familiares como:
Profesor (a) Prof.
Diplomado (a) Dipl. padre, hijo, madre, hija, sobrino,
Técnico Ten. sobrina, etc.
Ejemplos:
M.SC. Diego Durán
Fuentes. Lic. Cecilia Rojas
Quiros.
Ten. Melvin Eduardo A. Corrales.
ML. Miguel Quiros Corrales.
Pbro. Juan Carlos Espinoza Castrillo.
Ing. Ligia M. Espinoza Bolaños.
Prof. Gerardo Dávila Cordero.
I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD IV UNIDAD TOTAL DE UNIDADES

A. Corales, Melvin Eduardo (Ten.) 4
Dávila Cordero, Gerardo (Prof.) 3
Durán Fuentes, Diego M.Sc. 3
Espinoza Castrillo, Juan Carlos (Pbro.) 4
Espinoza Bolaños, Ligia M. (Ing.) 4
Quiros Corrales, Miguel (ML.) 3
Rojas Quiros, Cecilia (Lic) 3
Apellidos compuestos con preposiciones y artículos
Los artículos y las preposiciones en el apellido de una persona no se consideran unidades de archivo,
porque son parte del apellido. Por ser nombres propios deben escribirse con mayúsculas.
El Artículo, según el Diccionario Enciclopédico Larousse indica que: “es parte de la oración que se
antepone al nombre para determinarlo” (1994, pág. 53), en español los artículos son: el, la, las, lo, los,
un, una, unas y unos.
Preposición, su definición la podemos decir que: “Es la parte invariable de la oración que indica la relación
entre dos o más términos” (1994, pág. 519),. En español las preposiciones son: a, con, contra, de, desde,
entre, hasta, hacia, para, por, según, sin, sobre y tras. Las preposiciones ante, cabe, bajo y so,
actualmente están en desuso.
Ejemplos:
Juan Carlos Mora De La Peña
Ana De La Cruz Campos
Olga Lépiz De La O
Faustino De La Vega Chamorro

De La Cruz Campos Ana 3
De La Vega Chamorro, Faustino 3
Lépiz De La O, Olga 3
Mora De La Peña, Juan Carlos 4
Apellidos precedidos por la preposición “De”
Los apellidos precedidos por la preposición “De”, tanto la preposición como el apellido se considera una
sola unidad.
Ejemplo
Luis De Mendiola Pochet
Alejandra De Simone Castellón
Lucila De Pazos Fernández
Ángela Mª De Miguel Espinoza

De Mendiola Pochet, Luis 3
De Miguel Espinoza, Ángela Mª 4
De Pazos Fernández, Lucila 3
De Simone Castellón, Alejandra 3
Nombres y apellidos con apóstrofo
Los nombres y apellidos con apóstrofo se consideran parte del nombre o apellido, por lo tanto, no
constituye unidades de archivo.
Ejemplo
Aníbal D’Alolio Arce
Rocío D’Acosta Agüero
D’Alma Bolaños Venegas
Olivier O’Neill
I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD TOTAL DE UNIDADES

Bolaños Venegas, D’Alma 3
D’Acosta Agüero, Rocío 3
D’Alolio Arce, Aníbal 3
O’Neill Oliver, 2
Apellidos formados por prefijos como San, Del, Di
Tanto el prefijo como el apellido se consideran una sola unidad. El prefijo debe escribirse con mayúscula
por ser nombre propio.
Prefijo, “Partícula antepuesta a ciertas palabras para modificar su sentido añadiendo una idea secundaria”
(Diccionario Enciclopédico Larousse, 1994, pág. 516)
Ejemplo
Fabio Di Blasio
Enrique San Gil Caballero
Lorena San Román
María Elena Del Vecchio Ugalde

Del Vecchio Ugalde, María Elena 4
Di Blasio, Fabio 2
San Gil Caballero, Enrique 3
San Román, Lorena 2
Nombre legal de la mujer casada
En Costa Rica, el nombre de las mujeres casadas consta del nombre de pila, los apellidos maternos y
paternos, pero algunas veces se utiliza la preposición de (entre paréntesis) y se escribe el primer apellido
del esposo, el cual sustituye al materno.
Ejemplos:
Rosario Camacho de Gómez
Gabriela Mejías de Zeledón
Alicia Rodríguez de Sibaja
Yolanda Urpí de Carranza

Camacho (de) Gómez, Sonia 3
Mejía (de) Zeledón, Gabriela 3
Rodríguez (de) Sibaja, Alicia 3
Urpí (de) Yolanda 3
Carranza,
REGLAS PARA ORDENAR ALFABÉTICAMENTE NOMBRES DE FIRMAS COMERCIALES,

INSTITUCIONES Y AGENCIAS GUBERNAMENTALES
Ordenación de las unidades de archivo en nombres de firmas comerciales e instituciones
Los documentos correspondientes a instituciones públicas, privadas, autónomas, semiautónomas,

educativas, eclesiásticas y de servicios se ordenan tal y como aparece el nombre escrito de cada una, es
decir, no se indizan; cada una de las palabras se considerará una unidad de archivo excepto las
conjunciones, los artículos, los adverbios y las preposiciones.
Ejemplo:
FIRESTONE
Hotel Fiesta Farmacia FischelCondominios Margarita Banco Interfín Universidad Nacional Escuela Braulio Morales
Los nombres quedan ordenados de la siguiente forma:

Banco Interfín 2
Condominios Margarita 2
Escuela Braulio Morales 3
FIRESTONE 1
Hotel Fiesta 2
Universidad Nacional 2
Artículos al inicio del nombre de una institución
Los artículos al inicio del nombre de una institución se consideran unidades de archivo.
Ejemplo:
La Nación Periódico
La Prensa Libre Periódico La
República Periódico
El cometa Ferretería

El Cometa 2
La Nación Periódico 3
La Prensa Periódico 3
La República Periódico 3
Artículos dentro del nombre de una institución
Los artículos escritos con letra mayúscula o minúscula que aparecen incluidos en el nombre de una institución,
no se consideran unidades de archivo. Se encierran entre paréntesis y se incluyen como parte de la unidad
anterior.
Ejemplo:
Almacén El Favorito
Hotel Las Cabañitas Resort
Servicio Catering La Exquisita
Clínica Médica La Inmaculada
Almacén (El) Favorito 2

Clínica Médica (La) Inmaculada 3
Hotel (Las) Cabañitas Resort 3
Servicio Catering (La) Exquisita 3
Preposiciones, conjunciones y adverbios en el nombre de una institución
Las preposiciones, las conjunciones y los adverbios que aparecen incluidos en el nombre de una institución, no
se consideran unidades de archivo, se encierran entre paréntesis y se dejan en el mismo lugar.
Conjunción: El Diccionario Enciclopédico Larousse consigna la siguiente definición de conjunción: “Parte

invariable que enlaza dos vocablos o dos oraciones”
Entre las conjunciones están las siguientes palabras: y, ni, que, o, porque, sino, aunque, sin embargo, no
obstante, además, asimismo, por lo tanto, entre otras.
Adverbio: Es la parte invariable de la oración que modifica la significación del verbo, del adjetivo o de otro
adverbio
Ejemplo:
Dimacoto y Asociados Quirós y
Compañía Almacén El Gallo más
Gallo Universidad de Costa Rica
Ministerio de Agricultura y Ganadería
Supermercados Más X Menos
I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD TOTAL DE

Almacén (El) Gallo (más) Gallo UNIDADES
3
Dimacoto (y) Asociados 2
Ministerio (de) Agricultura (y) Ganadería 3
Quirós (y) Compañía 2
Supermercados Más (X) Menos 3
Universidad Costa Rica 3
(de)
Abreviaturas en el nombre de una institución
Cada abreviatura del nombre de una institución se considera una unidad de archivo y se trata como si la
palabra estuviera escrita completamente. Para efectos de archivo, las palabras abreviadas se pueden escribir
tal y como aparecen abreviadas.
Abreviatura: El Diccionario Enciclopédico Larousse consigna la siguiente definición como: “Representación
abreviada de una palabra. Palabra representada de ese modo”. (1994, pág. 3).
Hnos = Hermano
. s
Ltda. = Limitada
Cía. = Compañía
Co. = Compañía
Ejemplo:
Almacén Camacho y Co.
Servicio Nacional de Helicópteros Ltda.
Almacenes Quirós y Hnos.

Almacén Camacho (y) Co. 3
Almacenes Quiros (y) Hnos. 3
Servicio Nacional (de) Helicópteros Ltd 4
a.
Abreviaturas en el nombre de una institución
Sigla: “Letra inicial o grupo de letras iniciales que se emplean para abreviar” (Diccionario Enciclopédico
Larousse 1994, pág. 605).
Inicial: “Primera letra de una palabra o nombre” (Diccionario Enciclopédico Larousse 1994, pág. 332). Cuando
los nombres de instituciones se escriben con siglas o iniciales, cuyo significado se conoce, se deben considerar
para efectos de archivo como palabras completas y cada una constituye una unidad de archivo. Generalmente,
en el membrete del documento vienen las siglas y el nombre completo de la institución.
1. En el caso de las iniciales S.A. (Sociedad Anónima) y R.l. (Responsabilidad Limitada) se acostumbra
dejarlas como están escritas en el membrete, porque el nombre de la institución aparece escrito antes
de estas iniciales.
Ejemplo: ICE
OEA ONU
UCR
Malteados de Costa Rica S.A.
Cooperativa Montecillos R.L.
I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD IV TOTAL DE

UNIDADES
UNIDAD
L. 4
Cooperativa Montecillos R.
Instituto Costarricense (de) Electricidad 3
Organización (de) Estados Americanos 3
Organización (de las) Naciones Unidas 3
Universidad (de) Costa Rica 3
2. En el caso de los nombres de instituciones constituidos por iniciales o letras aisladas separadas o
no por un punto, cuyo significado no se conoce, se considera a cada una de ellas como una unidad
de archivo. Son unidades de archivo porque cada letra puede significar un nombre, un apellido u
otro.
Ejemplo:
Mueblería y Colchonería H.B.
Computadores IPL
CSPN Internacional
Equipos de Protección Eléctrica UPS
WWP Continental de Costa Rica
RF Comunicaciones S.A.
I UNIDAD II III UNIDAD IV V UNIDAD VI TOTAL DE UNIDADES

UNIDAD UNIDAD
N INTERNACIONA UNIDAD 5
C S P
L
Computadore L 4
I P
s
Equipos (de) Protecció Eléctrica U. P. S. 6
n B. 4
Mueblería (y) Colchone H.
ría S. A. 5
R F Comunicacione
s Costa Ri 5
W P P.
c
Nombres de instituciones con adjetivos
Cuando el nombre de una institución está formado por un adjetivo ubicado antes o después del sustantivo
se debe considerar unidad de archivo, porque en la mayoría de los casos define el orden.
Adjetivo: El Diccionario Enciclopédico Larousse consigna la siguiente definición como: “Palabra que se
agrega al sustantivo para designar un actualidad o determinar o limitar su extensión”. (1994, pág. 10).
Ejemplo:
Beneficios San Gabriel
San Anthony School
Supermercado Santo Tomás
Restaurante El Gran Papá
Financiera El Nuevo Mundo
Tienda Talla Grande
I UNIDAD II UNIDAD III TOTAL DE UNIDADES

UNIDAD
Beneficio San Gabriel 3
Financiera (El) Nuevo Mundo 3
Restaurante ( El) Gran Papá 3
San Anthony School 3
Supermercado Santo Tomás 3
Tienda Talla Grande 3
Nombres de instituciones formados por palabras separadas por guiones
Cuando una parte del nombre de una institución está formado por palabras separadas por un guión,
ambas se consideran una sola unidad, porque separadas no tienen significado.
Ejemplo:
Radio-Servicio de Localización al Instante
Bicicletas Super.Pro
Loco-Motoras S.A.
Mega-Bloks S.A.
Cpmcre-Tec S.A.
Granja Roble-Alto S.A.
I UNIDAD II UNIDAD III IV TOTAL DE

UNIDAD UNIDAD UNIDADES
Bicicletas Super-Pro 2
Concre-Tec S. A. 3
Granja Roble-Alto S. A. 4
Loco-Motoras S. A. 3
Mega-Bloks S. A. 3
Nombres de instituciones con números arábicos y romanos
Los números en el nombre de una institución se consideran unidades de archivo y se mantienen en el

mismo lugar deonde aparecen. Se consideran como si estuvieran escritos en letras.
Ejemplo:
Boutique 500 Jeans Shop
Siglo XXI Librería
Escuela 15 de Setiembre
2 X 1 Pizza
Disco Móvil 2001 S.A.
I UNIDAD II UNIDAD III IV V TOTAL DE UNIDADES

UNIDAD UNIDAD UNIDAD
Boutique 500 Jeans Shop 4
Disco Movil 2001 S. A. 5
2 (X) 1 Pizza 3
Escuela 15 (de) Setiembre 3
Siglo XXI Librería 3
Nombres iguales de empresas
Cuando todas las unidades que forma el nombre de una institución son idénticas, entonces, se usará el
número de cédula Jurídica o la dirección para establecer el orden en que deben aparecer. Los números de
la cédula jurídica y las direcciones no se consideran unidades de archivo.
Número de cedula jurídica:

Al considerar el número de cédula como elemento para determinar el orden de ubicación de un nombre, se
recomienda establecer la clasificación en forma ascendente a partir del primer número de cédula.
Ejemplo:
Boutique 500 Jeans Shop, Cedula Jurídica 3-101-339842
NÚMERO DE TOTAL
I UNIDAD II III IV
CÉDULA DE
UNIDAD UNIDAD UNIDAD
Boutique 500 Jeans Shop JURIDICA
3-101-234798 UNIDAD
4
Boutique 500 Jeans Shop 3-101-339842 4
Boutique 500 Jeans Shop 3-101-789364 4
Dirección:
Cuando se debe ordenar a partir de la dirección de una Institución, el nombre geográfico ordenado
alfabéticamente determina el orden, partiendo de lo General a lo particular.
1. Nombre del país.
2. Nombre de la Provincia
3. Nombre del Cantón.
4. Nombre del Distrito.
5. Nombre del Pueblo.
6. Nombre del Barrio.
7. Calle o Avenida
Ejemplo:
2 X 1 Pizza, Panamá, Cuidad de Panamá, San Miguel
2 X 1 Pizza, México, Sonora, Hermosillo
2 X 1 Pizza, Costa Rica, Guanacaste, Santa Cruz
I II III DIRECCIÓN TOTAL DE

UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDADES
2 (X) 1 Pizza Costa Rica, Guanacaste, Santa Cruz 3
2 (X) 1 Pizza México, Sonora, Hermosillo 3
2 (X) 1 Pizza Panamá, Cuidad de Panamá, San 3
Miguel
SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN
Para establecer un sistema de clasificación en un oficina se requiere tiempo, estudios, conocer los
objetivos de la institución y lo de la oficina donde se quiere implantar, hacer un análisis de la estructura
orgánica de la institución y de la oficina, de las funciones o actividades que se llevan a cabo y de las
actividades que se generan en los diferentes puestos de trabajo, así como asuntos producto del quehacer
del centro de trabajo, además determinar aproximadamente la cantidad de documentos del fondo.
Documental y los medios con se cuenta para archivarlos. También hay que determinar qué tipos
documentales se producen qué se recibe y de dónde, con el fin de escoger el mejor sistema de
clasificación para la oficina que responda a las necesidades y naturaleza de cada entidad.
La personas a cargo de implantar un sistema de clasificación deben tener conocimientos sobre la materia y
tener experiencia porque es una tarea que requiere `pensamiento para hacerla en forma responsable.
El reglamento de la Ley Nº7202 establece la Clasificación orgánica, la Clasificación por funciones y la

clasificación por asuntos o materias. A este sistema de clasificación documental se la ORFUAS que
significa:
OR Clasificación Orgánica
FU Clasificación Funcional
AS Clasificación por Asuntos
El sistema de clasificación ORFUAS permite a los funcionarios de cualquiera oficina del sector público,
privado de servicios y a particulares clasificar y posteriormente ordenar los documentos de manera que
facilite la búsqueda y recuperación de modo práctico y rápido.
El artículo 80 del reglamento de la Ley Nº 7202 establece los siguientes sistemas de clasificación:
Clasificación orgánica
Consiste en la utilización de la estructura orgánica de la institución (organigrama) para clasificar los

documentos. (1995p.59) La clasificación orgánica es la más utilizada en la actualidad porque refleja la
estructura formal de cualquier institución con todos sus departamentos, secciones, unidades, oficinas.
ORGANIGRAMA DE UNA INSTITUCIÓN
Gerencia Sub-Gerencia
Financiero Mercadeo Recursos Humanos Vigilancia Información

Depto. (de) Depto. (de) Depto. (de) Depto. (de) Depto. (de)
Oficina al Cliente Quejas

Oficina (de) Oficina (de)
En el siguiente ejemplo se puede apreciar como quedan distribuidos los diferentes niveles jerárquicos
en una gaveta de archivo.
Clasificación por funciones
Consiste en la clasificación de documentos de acuerdo con las funciones y actividades de la institución. La

clasificación documental por funciones está relacionada con la clasificación orgánica, porque como su
nombre lo indica, permite clasificar los documentos con base en las funciones de cada puesto de trabajo
indicado en el organigrama. Para clasificar los documentos por funciones se requiere tener una visión clara
de las funciones y actividades de la entidad y además hay que saber separar los documentos de cada una
de las actividades.
Se tomó como ejemplo las dos carreras que imparte la Escuela de Secretariado Profesional, Administración
de Oficinas y Educación Comercial, para explicar la clasificación por funciones.
Clasificación por asuntos o materias
Consiste en la clasificación de los documentos basada en los asuntos o materias.

Ver siguiente ejemplo.
MÉTODOS DE ORDENACIÓN
El artículo 83 del reglamento de la Ley Nº7202 establece los siguientes tres métodos de ordenación de
documentos:
-
A. Alfabético
Sus elementos son los nombres de personas, cosas, acontecimientos y lugares. Se subdivide a la vez en
ordenación onomástica que corresponde a los nombres de personas, la ordenación toponímica que
corresponde a los nombres de lugares y la ordenación por asuntos y materias.
Ordenación Onomástica
Una forma de ordenar onomásticamente puede ser la siguiente:
 En el lado izquierdo de la gaveta se colocan las guías con las letras del alfabeto en primera posición.
 Luego en la segunda posición, se colocan las guías con los nombres de las personas ordenados
alfabéticamente.
 Por último, se colocan las guías con los nombres de los tipos documentales.
Ordenación Toponímica
Nombres de lugares nacionales ordenados alfabéticamente, nombres de lugares internacionales ordenados
alfabéticamente.
En la ilustración de la derecha aparece una gaveta de archivo con un ejemplo de ordenamiento toponímico
de lugares nacionales.
Ordenación por asunto

Si fuera necesario, se inicia con las guías de las letras del alfabeto (primera posición) y luego el nombre
del país o cuidad (segunda posición), el nombre de la institución (tercera posición), si fuera necesario el
nombre de la instancia (cuarta posición) y, por último, los tipos documentales (quinta posición)
Ordenación Toponímica Ordenación por asunto

B. Ordenación cronológico
Los elementos que componen este método de ordenación
con el año, el mes y el día del documento.
C. Ordenación Numérico
Consiste en la asignación de números a los documentos
para colocarlos en el espacio físico correspondiente en
forma sucesiva, los números asignados representan el
lugar donde se localizan los documentos.
UNIDAD DE ESTUDIO
CULTURA DE LA
CALIDAD
CONCEPTO DE CALIDAD
Es un producto o servicio que llena las expectativas deseadas.
CARACTERÍSTICAS DE LA CALIDAD
Dentro de las características tenemos dos tipos:

1. Objetivas: Son las que responden a las característica propias del producto; por ejemplo si se
conoce los beneficios del producto sin importar la marca.
2. Subjetivas: Corresponden a criterios personales del producto; por ejemplo si está de moda un
producto o servicios.
IMPORTANCIA DE LA CALIDAD
Es importante porque ayuda al crecimiento de la empresa; ya que promueve y garantiza el desarrollo, los
conocimientos y los avances tecnológicos. También es importante porque protege y conserva los recursos
naturales del planeta, promueve la educación; además, una persona satisfecha transmite a sus conocidos
su preferencia por determinado producto o servicio.
BENEFICIOS DE LA CALIDAD
La humanidad se beneficia con la calidad. Dentro de los beneficios podemos encontrar:

 Mejoramiento de la imagen empresarial
 Refuerzo de la confianza entre los actuales y potenciales clientes
 Apertura de nuevos mercados
 Mejoramiento de la posición competitiva
 Aumento de la productividad
 Mejoramiento de la organización interna
 Incremento de la rentabilidad
 Orientación hacia la mejora continua
Todo individuo, comunidad, nación, región debe esforzarse para el desempeño dentro de los cánones de la
calidad.
DEFINICIÓN DE CLIENTE
Es la razón de ser de toda empresa, es la persona que adquiere un producto o servicio.

Departamento de Secretariado
Docente: Bach. Nathalie Obando Medrano
CLASIFICACIÓN DEL CLIENTE
Durante muchos años se pensó que el cliente era únicamente el comprador de los bienes o servicios que
las diferentes organizaciones ofrecían, esto provocó serios descuidos e ineficiencias.
 Clientes externos: aquellas entidades que están fuera de la empresa o institución, pero que
adquieren sus productos o servicios.
 Clientes internos: aquellas personas o departamentos de toda institución, empresa o familia que
reciben los productos o servicios dentro del proceso.
Un ejemplo muy claro de los tipos de clientes es el siguiente: Karla trabaja en un banco, ella tiene clientes
internos y externos. Los externos son todos los clientes a quienes les ofrece los servicios bancarios y
recurren a ella para pedir créditos, estados de cuenta o realizar algún depósito. Y los clientes internos son
las personas que trabajan con Karla, y que ellos necesitan de Karla para realizar algún trámite bancario.
CONSECUENCIAS DE NO SATISFACER AL CLIENTE
Un cliente insatisfecho provoca dificultades a la organización desde un punto de vista cuantitativo y

cualitativo.
 Cuantitativo: La empresa no recibe los beneficios económicos. Por ejemplo: María compra un
champú anticaspa, pero no observa los resultados deseados, por lo tanto maría no va seguir
comprando ese champú.
 Cualitativo: Corresponde a la pérdida de prestigio en su entorno. Por ejemplo: María al no
comprar más el champú anticaspa, le dirá a todos sus conocidos que ese producto no sirve; y
por lo tanto, sus compañeros se van a llevar una mala impresión del producto.
CICLO DEL SERVICIO
Es la secuencia completa de contactos que experimenta un cliente para satisfacer las necesidades
demandadas.
Se inicia cuando el cliente necesita un producto y el proveedor está dispuesto a plasmar en un pedido u
oferta las características de ese producto. Esta interrelación humana entre cliente-proveedor se
fundamenta en cuatro etapas básicas conceptuales con sus instantes generales de Contacto:
1. Preparación: s dónde el Cliente estudia y define sus necesidades plasmándolas en una solicitud de
pedido y el proveedor identifica cuáles son las preocupaciones del cliente y cómo se le podrán
satisfacer de manera fácil.
2. Escucha y Negociación: es dónde el proveedor está dispuesto a satisfacer la demanda del cliente;
el proveedor identifica que tiene que hacer para poder elaborar propuestas de promesa
“realizables”, “confiables” y “atractivas”.
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3. Ejecución: a partir del acuerdo entre el cliente y el proveedor, y con las promesas definidas, se da
inicio a la prestación del servicio.
4. Aceptación: es cuando a partir de la declaración de cumplimiento de lo prometido el cliente recibe

el producto y lo evalúa contra la promesa para afirmar su aceptación y declarar cumplidas o no las
condiciones de satisfacción del servicio.
En esta etapa es importante que el proveedor se retroalimente según la declaración de satisfacción del
cliente, para mejorar su tecnología o sus procesos y lograr o superar la satisfacción del cliente en un
próximo ciclo.
FIN INICIO
ACEPTACIÓN PREPARACIÓN
Declaración de Pedido u
satisfacción Oferta
CICLO DEL
SERVICIO
EJECUCIÓN ESCUCHA Y
NEGOCIACIÓN
Declaración del
cumplimiento 2 Propuestas
mutuas
¿DE QUIÉN ES LA OBLIGACIÓN?
Servir a los clientes en forma eficiente, es un objetivo que debe regir en toda la organización. La
responsabilidad es de cada miembro.
LO QUE ESPERA EL CLIENTE
 Ser atendido con rapidez

 Tener disponibilidad del producto o servicio
 Recibir información precisa y veraz
 Obtener un servicio personalizado
 Ser tratado con respeto, cortesía y honestidad
 Recibir una respuesta adecuada.
DIFERENCIA ENTRE GRUPO Y EQUIPO
Grupo: Es el conjunto de individuos que interactúan unos con otro, para alcanzar objetivos comunes. Por
ejemplo un grupo de Danza Folclórica.
Equipo: Es un grupo de personas en el cual cada miembro hace uno de sus fuerzas, habilidades y
conocimiento para alcanzar las metas comunes. Por ejemplo un equipo de Futbol.
IMPORTANCIA DEL TRABAJO EN EQUIPO
Porque las diferentes experiencias, características, perspectivas, personalidad y sensibilidad de cada uno
de los integrantes del equipo, permite sobrellevar cualquier situación si se realiza de forma individual.
ÁREAS QUE INFLUYEN EN EL TRABAJO EN EQUIPO
Humano -
Social
Técnica Administrativa
Área Humana – Social: Intervienen elementos como:

 El individuo: En donde se ponen en juego sus habilidades, valores, experiencias, destrezas, etc.
 La comunicación: Es un factor importante ya que por medio de ella podemos conocer las ideas y
valores de los demás. Sin la comunicación no existe la cooperación en el trabajo.
 La retroalimentación: Es brindar a otras personas sobre sus conductas negativas o positivas.
 La motivación: Es el impulso que hace que un individuo actúe para que logre su trabajo.
 La colaboración y el apoyo: Es donde la persona aporta sus conocimientos, experiencias y
habilidades, reconoce el esfuerzo y respaldo de otras personas.
 El consenso: Es cuando los integrantes del equipo llegan a un acuerdo determinado.
Área Administrativa: Se refiere a la creación de condiciones físicas, organizacionales y documentales para

el logro de los mejores resultados, sin desperdiciar los recursos.
Área Técnica: Son los métodos (Serie de pasos para alcanzar resultados) y herramientas (instrumentos
que permiten extraer y organizar la información para poder modificarla) necesarios para realizar el trabajo
con eficiencia (hacer las cosas bien).
SOBRE GANSOS Y EQUIPOS

(Reflexión basada en estudios científicos)
Cuando vea los gansos volar en formación de “V” se preguntará cuáles son las razones por las que ellos
escogen volar de esta manera. A continuación algunos descubrimientos hechos por los científicos.
Primer hecho: A medida que cada ave bate sus alas, genera un sustento para el ave siguiente. Volando en
formación de “V” el grupo entero consigue volar un 71% más que si lo hiciera aisladamente.
Realidad: Las personas que comparten una dirección común y un sentido de equipo, llegan a destino más
fácilmente porque se apoyan en la confianza de unas u otras.
Segundo hecho: Cuando un ganso se aparta de la formación, siente repentinamente la resistencia de volar
solo y de inmediato vuelve al grupo para tomar ventaja del ave que está delante.
Realidad: Existe fuerza, poder y seguridad en un grupo, cuando se viaja en la misma dirección con
personas que comparten un objetivo común.
Tercer hecho: Cuando el ganso líder se cansa, cambia su posición, va hacia atrás y otro ganso toma la
punta.
Realidad: Es ventajoso cambiar de roles cuando se necesita realizar un trabajo arduo.
Cuarto hecho: Los gansos de atrás dan graznidos para alentar a los de adelante a mantener el ritmo y la
velocidad.
Realidad: Todos necesitan ser fortalecidos con el apoyo activo y el aliento de los compañeros.
Quinto hecho: Cuando un ganso se enferma o se hiere y deja el grupo, es seguido por otros dos gansos
que lo ayudan y protegen.
Lo acompañan hasta que solucione su problema; entonces los tres reinician la jornada uniéndose a otra
formación hasta encontrar a su grupo original.
Realidad: La solidaridad en las dificultades es imprescindible en cualquier situación.
UNIDAD DE ESTUDIO
DOCUMENTOS Y FORMULARIOS EMPRESARIALES
DOCUMENTACIÓN COMERCIAL
La documentación comercial es toda constancia escrita de una transacción mercantil o bien de cierto
aspecto de ella, la cual se puede utilizar para determinados fines.
A. Certificar las anotaciones de la contabilidad
Todo documento auténtico que sirve de prueba evidente para justificar una operación comercial es
un elemento de juicio para contabilizar. Cualquier papel por simple y sin valor que sea, al ser
convertido en documento oficial, y llevar los requisitos indispensables en cada caso, tales como:
fecha de emisión, nombre, cantidad, concepto, plazo, tipo de interés, descuentos, entre otros, es
un elemento de prueba.
B. Probar un hecho desde el punto de vista legal
Todo acto mercantil se apoya en la necesaria documentación, por lo tanto, se evitarán

desacuerdos posteriores entre las partes o se conseguirán pronunciamientos legales favorables, si
la desavenencia se llevara hasta los tribunales de justicia.
Clasificación
De acuerdo con sus características de uso y redacción, se pueden clasificar en dos grupos: documentos
sencillos y complejos.
DOCUMENTOS SENCILLOS
Vale
Es un documento que se emplea en algunas oficinas con el

propósito de adelantar sumas de dinero a sus funcionarios, los
cuales deben firmar el recibo de éste. En algunas instituciones
se acostumbra usar el recibo en lugar de vale. El vale es una
promesa futura de pago.
Recibo
El recibo es el documento que se entrega a cambio de cierta cantidad de dinero que se recibe, en pago de
una obligación. El recibo se emplea cuando se recibe dinero por cualquier concepto: pago de intereses,
abono a cuentas, servicios, alquileres, entre otros.
Factura
La factura es uno de los documentos comerciales más

conocidos. Es un documento legal y contable que se emite a
raíz de un contrato de compra - venta, siendo título ejecutivo
contra el comprador por la suma en descubierto.
Los principales requisitos de la factura son:

a. Nombre de casa comercial.
b. Lugar y fecha.
c. Nombre y dirección del comprador.
d. Nombre y dirección del vendedor.
e. DEBE (como constancia de que el comprador DEBE).
f. Columna o columnas donde se especificará la o las
cantidades con el signo de medida o peso, en el
Sistema Internacional.
g. Espacio central ancho, en donde se especificará todo el
concepto, con la clase de mercadería: modelo, calidad,
serie y cualquier otro detalle necesario.
En la mayoría de las empresas usan generalmente dos tipos de

facturas: la de contado y la de crédito. La primera puede ser de dos tantos (original para el cliente y copia
para la contabilidad). La segunda puede ser de cuatro tantos (original firmada para el cobro, copia para el
cliente, copia para la contabilidad y copia para el archivo).
Columnas finales, a la derecha, para colocar el precio unitario y precio total. Se registrará el descuento y
el impuesto de venta, si los hay.
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Planilla
Es uno de los formularios de mayor tamaño, registra en forma individual y total, los salarios pagados y las
deducciones obligatorias y personales de los empleados, en un determinado período, ya sea en forma:
diaria, semanal, quincenal o mensualmente.
El formulario de la planilla consta de las siguientes secciones:
a. Nombre de la empresa.
b. Tiempo del período de la planilla (día, semana, quincena o mes)
c. Columnas para el nombre del empleado y ocupación.
d. El monto del salario ordinario que gana cada empleado.
e. El número de las horas extras trabajadas por el asalariado.
f. Monto o valor de las horas extras trabajadas.
g. Comisiones especiales o incentivos pagados.
h. Monto total (bruto) que corresponde a cada empleado. Deducciones: son rebajas que hay que
efectuarle al trabajador de su salario bruto, una son por ley y otras personales; las de ley son las
de la C.C.S.S. y el Banco Popular.
i. Rebajas por adelanto sobre sueldos, también puede ser por vale o préstamo a empleados.
j. Rebaja del 1 % sobre el total del salario, para ahorro en el Banco Popular (ley).
k. Impuesto sobre la renta: esta deducción se le hará al empleado, siempre y cuando al llevar la
fórmula de manifestación para retenciones, le de un resultado líquido de renta imponible
estimada.
l. Caja Costarricense del Seguro Social (C.C.S.S.): Enfermedad y Maternidad (5.50%); Invalidez,
Vejez y Muerte (2,50%).
m. Embargos: esta rebaja se le hará al empleado por notificación judicial y de acuerdo con el cálculo
de ley.
n. Pólizas de seguros: deducción si la hay, de la cuota correspondiente de seguro de vida personal. El
INS envía mensualmente a las empresas la nómina completa de los trabajadores a quienes hay
que practicarles la deducción.
o. Neto: Monto del sueldo neto a favor del trabajador (lo que queda de sobrante, después de
haber rebajado las deducciones), se le cancela al empleado según norma de la empresa: en
efectivo, dentro de sobres de pago o con cheque.
p. La última columna se destina para que el empleado firme.

Orden de pedido
Es también llamada nota de pedido, recibe ese nombre por se de carácter externo, en otras palabras, para
uso de la importación de mercadería. En este documento debe constar todos los detalles acordados con el
cliente, con respecto al tipo de mercancía y precio, fecha de entrega, vía de embarque, condiciones de
pago, etc.
Los precios de la orden de pedido estarán especificados en moneda del exterior y bajo el cumplimiento del
comprador y el vendedor, en cuanto a las condiciones establecidas en ella. Sobre los pedidos al exterior se
presenta variedad de cotizaciones:
 Precio FOB ( Libre a bordo)
 Precio CIF ( Costo, seguro y flete)
 Precios FAS ( Libre puesta a la orilla)
Orden de compra
Se emplea cuando se solicita mercancías o

servicios internos. Este documento debe
contener:
 Cantidad y descripción del artículo
 Precio de cada uno si es posible
 Nombre del proveedor
 Fecha
 Firma autorizada
 Sello de la compañía.
Nota de crédito
Es sencillamente una constancia donde se informa al

cliente que, por una u otra causa, se ha recibido dinero
o su equivalente; por lo que se procede a abonar a su
cuenta. Este documento se usa cuando:
 El cliente encuentra que hace falta mercadería
 Embarque dañado, el que es rechazado
 Descuento por pronto pago
 Mala facturación
Nota de debito
Es una constancia en la que se detallan los valores que se cargan a

los clientes. Cargos originados normalmente, por errores u
omisiones en los precios de la mercadería o del servicio
suministrado o en los cálculos correspondientes; debido a la falta
de observación y cuidado en los empleados, de control y revisión, lo
que va en contra de los intereses de la compañía para la cual
labora.
DOCUMENTOS COMPLEJOS
Pagaré
Es un documento de crédito mediante el cual la persona que lo

suscribe promete incondicionalmente pagar a otra una cierta
cantidad de dinero dentro de un determinado plazo.
Las personas que intervienen en un pagaré son:

 Deudor: Es el responsable del documento, el cual debe pagarlo
 Acreedor: A favor de quien está el documento
 Fiador o aval: Persona que voluntariamente adquiere el compromiso de pagar el documento, si el
deudor no lo hace.
1. Requisitos del pagaré

 La mención de ser PAGARE, inserta en el testo del documento
 La promesa, pura y simple, de pagar una cantidad de dinero determinada
 Indicación del vencimiento
 Lugar donde ha de efectuarse el pago
 Nombre de la persona a quien ha de hacerse el pago
 Lugar y fecha en que se ha firmado el pagaré
 Los nombres y la firma de quien ha emitido el título y del fiador, cuando lo hubiese
En caso de que el vencimiento no esté indicado en el documento, se considerará pagadero a la

vista. Debe ser auténtico, para que tenga fuerza ejecutiva y legal, el pagaré es emitido a la orden
y por lo tanto puede ser endosado.
Todos los pagarés o hipotecas deberán anotarse en el Departamento de Anotaciones de la

Tributación Directa, en las oficinas regionales o en las delegaciones cantorales. El interesado
presentará el documento original y una copia.
2. El fiador o Aval
Si el acreedor así
lo requiere, y está
de acuerdo el
deudor, deberá
solicitar de una o
más personas que
actúen como
fiadores los que
servirán de
garantía solidaria
a favor del
beneficiario, en
caso de que el
deudor no pague
3. La fuerza ejecutiva
del pagaré
El pagaré produce
acción ejecutiva.
Esto quiere decir,
que ante una
demanda, si éste
contienen todos
los requisitos
legales y la firmas
son aceptadas
como legítimas,
tendrá preferencia
y rapidez en su
trámite legal con la
justicia.
El pagaré prescribirá a los cuatros años, contados desde su vencimiento.

Letra de cambio
La letra de cambio es el documento mercantil por excelencia y es universalmente usado como documento
de crédito tanto para las relaciones nacionales como internacionales
La letra de cambio es un documento en el que intervienen tres personas, en cuyo acto se compensan en
sus deudas dos de ellas, para ser cobradas por un beneficiario o sea una tercera persona
1. Requisitos
Está regulada por el Código de Comercio y para su validez legal tiene que tener los siguientes
requisitos:
 Lugar y fecha de emisión de la letra

 Cantidad, en número y en letras
 Tiempo y condiciones de vencimiento
 A favor de quién se emite ( beneficiario)
 Denominación de letra de cambio
 Nombre y dirección completa del que pagará la letra ( librado)
 Firma del que emite la letra ( librador)
 Lugar, fecha y firma del que acepta la letra, o sea el que la pagará
La letra de cambio no puede tener tachaduras, borraduras o enmiendas ya que contribuyen a su

invalidez.
2. Personas que intervienen

a. El tomador o beneficiario: es a favor de quien está librada una letra, por lo tanto, será el
cobrador de la misma.
b. El librador o girador: es quien emite la letra y firma al pie, a la derecha del frente de la
misma. En resumen, el librador dejará de cobrarle al aceptante y al mismo tiempo dejará de
pagarle al beneficiario, ya que al librar la letra ha transferido su derecho sobre el librado a
favor del beneficiario. El librador o girado es conocido con el nombre de aceptante, por razón
de que es quien tiene que pagar la letra y su compromiso se registra a través del proceso que
se llama Aceptación.
La aceptación de la letra en Costa Rica, se acostumbra realizar al dorso de la misma, pero en

otros países se hace en el frente, a la izquierda.
Ninguna letra tendrá validez alguna mientras el aceptante no haya mostrado su conformidad,
a través de la aceptación. La aceptación se considerará correcta y completa cuando contenga
lugar y fecha, firma del aceptante y cantidad que pagará
3. Distintos tipos de vencimientos
Las letras de cambio disponen de una sección para expresar su vencimiento, de la siguiente
manera:
a. A fecha fija: Será pagada el día que se señala la letra
b. A día fecha: Vencerá los días naturales que señale, a partir de la fecha de la emisión de la
letra.
c. A la vista: Se pagará por el deudor a su presentación y es emitida cuando, previamente ha
habido acuerdo para emitir una letra pagadera en el momento de ser presentada.
d. A días vista: El vencimiento de este tipo de letra se realizará determinando los días naturales
a partir de la fecha en que ha sido aceptada y que figura en la aceptación de la letra.
4. Endoso
Las letras de cambio se endosan bajo las mismas normas que hemos fijado, cuando tratamos los
cheques, y cuyos endosos principales son los endoso en blanco, a la orden y nominativos.
La persona que cobra la letra firmará al dorso de la misma expresando Recibí.
Cuando la letra es entregada al banco para que se encargue de las gestiones de cobro, éste lo
expresará mediante un sello de hule que se coloca antes de la firma y en la que autoriza esta
diligencia.
5. Letras de dos personas

La letra de cambio puede ser emitida por el librador, quien a su vez será el tomador o beneficiario.
Estos casos son muy frecuentes en los negocios de venta al crédito y a plazos donde el vendedor
es el que cobrará las letras.
6. Protesto
Cuando las letras no son pagadas a su vencimiento, el beneficiario tiene el recurso de concurrir
ante un notario o al poder judicial para levantar una acta de Protesto, en la cual deja constancia
que no ha sido pagada en la fecha y forma que la misma indica. Debe protestarse dentro de los
ochos días siguientes a su vencimiento.
7. Cálculo para determinar el vencimiento ( se utiliza el tiempo exacto (365 – 366)

Los días se considerarán naturales al fijar el vencimiento de una letra y los cálculos se determinan
de la siguiente forma:
Ejemplo: Una letra con vencimiento a 90 días fecha, emitida el 25 de diciembre vencerá el 25 de
marzo, los cálculos se toman en cuenta así:
3 Días de Diciembre
-1 Transcurridos
256
31 De Enero
+2 De Febrero
8
65 Días hasta el 28 de febrero
- Días, tiempo de
Vencer 9
25 vencimiento
De marzo
Tarjeta de crédito
Se proporciona a personas físicas y jurídicas, evita que tenga dinero en

efectivo y pueda comprar en miles de establecimientos afiliados.
Tarjeta de débito
Las proporcionan a sus clientes que tienen sumas de dinero depositadas en una
cuenta de ahorro; o que su giro quincenal o mensual le sea depositado por el
patrono en dichas cuentas.
Depósito de Dinero
Tiene como propósito fundamental servir como

comprobante de los ingresos monetarios y constancia
de pago efectuado por un cliente. También se conoce
como comprobante de ingreso.
Retiro de Dinero
Es el respaldo o constancia de cada pago realizado por la

empresa.
Cheque
Mandato de pago a favor de una tercera persona y con cargo a los fondos disponibles que el girador posee
en el banco. Orden incondicional de pago girada contra un banco y pagadera a la vista.
1. Datos que debe contener todo cheque

 Nombre y lugar del banco donde se encuentran los fondos.
 Ciudad y fecha donde se emite.
 Nombre de la persona o entidad a quien se gira: beneficiario
 Cantidad en letras, y expresando los céntimos en forma de fracción. Ejemplo 40; 40/100; 40
 Tipo de moneda
 Cantidad en números
 Firma habitual o igual a la registrada por el girador del cheque.
2. Quienes pueden cobrarlo
 Emitidos a favor de la caja pueden ser cobrados por el portador, lo mismo el que está emitido a
favor de una persona o entidad.
 Para cobrarlo el banco exige la identificación correspondiente.
3. Causas para NO ser pagados

 Carecer de fondos
 Firma ilegible e incompleta
 Estar girado contra un banco que no es al que se presenta para su cobro.
4. Endoso
Acto mediante el cual un documento puede ser transferido a otra persona. Los endosos son los
cheques que se expresan al dorso y en forma vertical de manera que quepan la mayor cantidad de
ellos.
La expresión representada en números se puede escribir así: 50,40; 50 40; 50 40/100; 50 40
Si hay discrepancia entre las dos cantidades escritas en el cheque, la suma que exprese la menor será la
obligatoria para el girado (artículo 813 Código de Comercio)
Para equivocaciones en cheques, el banco se reserva el derecho para hacerlo efectivo.
Certificado de prenda
El contrato de Prenda o certificado de prenda es un documento que se emite para hacer constar el
gravamen sobre un objeto o bien mueble, que no ha sido pagado en su totalidad; por lo tanto, queda
afectado en su disponibilidad por el deudor hasta tanto lo cancele al acreedor. El Estado vende modelos
originales de certificado de prenda. El papel de tres colones es útil para toda cuantía.
1. Este documento debe contener la siguiente información:

 Nombre completo y dirección del deudor, así como sus cualidades e identificaciones
 Nombre completo del acreedor con sus referencias correspondientes
 Montante de la deuda
 Base para pagar o condiciones
 Lugar donde debe hacerse el pago
 Descripción completa del objeto gravado o dado en prenda
 Lugar donde se encontrará los bienes
 Grado o prelación de la prenda
El contrato de prenda es conocido también como contrato de Reserva de Dominio. Todo aquel que posee
o disfrute un objeto gravado mediante certificado de prenda no podrá venderlo, gravarlo, enajenarlo, ni
comprometerlo, tampoco trasladarlo sin la anuencia del acreedor.
2. Bienes muebles que pueden darse en prenda

Pueden ser materia de contrato de prenda toda clase de bienes muebles ( excepto aquellos
inembargables o de persecución judicial) especialmente:
 Máquinas usadas para la industria y medios de transporte
 Mobiliario de hoteles, de espectáculos públicos y de toda clase de establecimientos
industriales y comerciales, mobiliario de oficina o de uso privado
 Animales y frutos
 Mercadería y materia primas, productos de fábrica o industrias
 Las acciones de sociedades, títulos valores del Estado, cédulas hipotecarias y toda clase de
créditos. Pero, para que el contrato tenga validez se deben entregar los títulos al acreedor sin
que éste tenga derecho a exigir retribución por el depósito
3. Personas que intervienen en el Contrato de Prenda

La prenda deberá constituirse en las fórmulas oficiales del contrato o en documento público o
privado, debe ser firmado por el deudor, y debe ser autenticado por un abogado, y a falta de la
autenticación de éste deberán firmar dos testigos. No es indispensable que firme el acreedor.
El deudor conservará en nombre del acreedor, la posesión de la cosa empeñada, asumirá las
obligaciones y responsabilidades y responderá por los daños que sufran las cosas.
4. Registro de Prenda
El Registro de Prendas es un organismo creado por el Estado, pertenece al ministerio de
Gobernación, para inscribir los contratos garantizados con prendas y ofrecer a la ciudadanía un
departamento oficial que represente y controle los contratos en vigor. El Registro de Prendas
cobra una pequeña suma por este servicio.
Mientras un objeto se encuentre registrado en el Registro de Prendas, se evita una nueva posible
inscripción prendaría, dando el objeto como garantía y al mismo tiempo, si alguna vez se deseare
por un comprador adquirir un equipo, puede investigar o comprobar es este Registro si tiene
gravamen alguno a nombre del vendedor o si tiene éste por liquidar parte de su compra .
5. Requisitos para inscribir el Contrato de Prenda
Deberá inscribirse en el Registro únicamente en los casos en que la prenda esté en poder del
deudor. El contrato deberá contener:
 Nombre y Apellidos, calidades
 Domicilio del acreedor si se trata de una persona física
 Razón social o denominación si se tratase de una persona jurídica
Deberá consignar una descripción exacta de los bienes dados en garantía, su responsabilidad,
estimación para el remate, en quien quedan depositados, seguros si lo hubiera, lugar del pago del
capital si lo hubiere, fecha del vencimiento y todos los datos indispensables para identificar los
bienes dados en garantía y su responsabilidad.
El documento, en sí, lo mismo que su inscripción, deberán escribirse en letras, sin números o
abreviaturas, salvo cuando éstos formen parte de una marca o distintivo, los errores u omisiones
deberán ser salvados por nota y los espacios en blanco cubiertos con una línea. Lo escrito al dorso
deberá estar respaldado por la firma de las personas que los suscriben. Es requisito para la
inscripción de la prenda, que se acompañe una copia literal del contrato, firmado por el deudor.
6. Extinción de la prenda
El deudor de la prenda podrá liberar en cualquier momento el gravamen constituido sobre los
bienes afectados por el contrato, mediante el pago al acreedor en el lugar que corresponda
legalmente, del importe total de la deuda, interese estipulados y cualesquiera accesorios que en el
contrato se consignen. La prenda prescribe a los cuatro años, a partir del vencimiento de la
obligación.
7. Endoso de un Contrato de Prenda

El título en que conste la prenda debidamente inscrita es transmisible, por endosos nominativos o
cesión. El endoso debe ser notificado al deudor e inscrito en el Registro de Prenda
Contrato de trabajo
Es todo aquel en que una persona se obliga a prestar a otra sus servicios o ejecutarle una obra, bajo la
dependencia permanente y dirección inmediata o delegada en esta, y por una remuneración de cualquier
clase o forma se presume la existencia de ese contrato entre trabajador que presta sus servicios y la
persona que los recibe.
Conciliaciones Bancarias
En las empresas, los ingresos de dinero siempre deben entrar en caja; luego se consignan en las cuentas
corrientes bancarias, para atender los posteriores desembolsos requeridos por la actividad empresarial
mediante el giro de cheques. El movimiento de una cuenta corriente puede activarse mediante
consignaciones, giro de cheques, notas de débito y crédito.
Carta- Venta
Es un formulario impreso que se vende en las librerías y en el se hace constar la venta de un ojeto
mueble.
La carta de venta comúnmente usada en las transacciones de compra-venta de automóviles, para los que
hay un modelo especial, que sirve para informar a la Dirección del Tránsito el cambio de dueño de una
placa allí registrada.
En este documento
se haya una sección
para testigos y para
la autenticación
notarial. Todas las
características del
objeto en venta
tienen epígrafe para
ser inscritos.
Carta de crédito
Este tipo de carta la exigen algunas empresas financieras o bancos aún cuando haya una fórmula de
trámite para hacer la solicitud. La finalidad es conocer detalles referentes a la persona ( si es personal) o
la empresa ( si es empresarial).
Títulos-valores
Son documentos de naturaleza mercantil, constituidos según determinados requisitos formales, que
obedecen a una particular ley de circulación y que contiene, incorporado, el derecho del legítimo poseedor
a una prestación en dinero o en mercancías, que en ellos mismos se indica. Los títulos-valores se dividen
en Títulos Cambiarios (letras de cambio, pagaré, cheque, cheque de viajero, cartas de crédito etc.) y
Títulos en Serie o de Participación (acciones y obligaciones emitidos por sociedades anónimas, títulos de la
deuda pública o bonos. ) Se caracterizan los títulos –valores por su carácter formal y por estar regidos por
cuatro principios: Incorporación, autonomía, literalidad y legitimidad. Esto sirve para distinguirlo de otros
títulos de naturaleza mercantil, pero no son valores como: la factura, el certificado de prenda, los
certificados de depósito a plazo.
Los título-valores pueden ser al portador, a la orden o nominativos; cada uno de ellos tienen su propia Ley
de circulación: los primeros se transmiten por la simple entrega del título ( artículo 712 del Código de
Comercio), los segundos por endoso nominativo o en blanco, y los últimos por contrato de cesión ( artículo
695 y696 y art. 688 y 689 respectivamente) sin embargo, los títulos a la orden pueden transmitirse
también por cesión ( art. 694).
Los títulos que se cotizan más frecuentes en la Bolsa son:
1. Acciones
Son títulos mediante los cuales se acredita y transmite la calidad de socio en una sociedad
anónima, y por lo tanto, representan una parte alícuota del capital social. Se diferencia de otros
títulos representativos de derechos en que su posesión resulta indispensable para ejercitarlos. Las
acciones comunes, también llamadas ordinarias, confieren idénticos derechos, como mínimo los
siguientes:
 Participación de los tenedores en el reparto de la ganancias y al patrimonio resultante de la
liquidación de la sociedad
 Derecho preferente de suscripción en la emisión de nuevos acciones
 Votación en las Asambleas Generales de Accionistas
Las acciones representan partes iguales del capital social, son por valor nominal igual y son
nominativas. En Costa Rica están prohibidas las acciones al portador.
Requisitos de las acciones para su trámite en la Bolsa.

 Denominación, domicilio y duración de la sociedad.
 Fecha de la escritura, el nombre del notario que la autorizó y los datos de la inscripción en
el Registro Público.
 Nombre del socio.
 Importe del capital autorizado o pagado y el número total y el valor nominal de las
acciones.
 Serie, número y clase de la acción o del certificado, con indicación del número total de
acciones que ampara.
 Firma de los administradores que, de acuerdo con la escritura social deben suscribir el
documento.
Al efectuar la entrega de un certificado de acciones a la Bolsa, de parte de un puesto que lo haya

negociado, es importante que este contenga lo siguiente:
 Número de acción que indica la Boleta de Operación, es el mismo que debe indicarse en el
certificado de la acción.
 Título endosado, con el respectivo número de cédula del endosante.
 Algunas compañías requieren además del simple endoso, un traspaso autenticado por un
abogado y firmado por el dueño delas acciones para que sean traspasadas al nuevo
tenedor. Este es el caso de las acciones de LACSA y del Banco de Comercio.
2. Bonos
Son títulos valores emitidos en serie y al portador, creados por la sola declaración de voluntad del
emitente y contiene la obligación de pagar alguna suma de dinero en un plazo determinado y a
una tasa de intereses fija. Forman parte de los llamados títulos de renta fija, debido a que el
inversionista recibe un rédito determinado, cualquiera que sea la situación financiera del emitente.
En Costa Rica el principal emisor de bonos es el Estado. Por lo general son títulos a 20 años plazo
y una tasa de interés del 8% y con denominaciones de ¢1.000,00; ¢10.000,00 ¢25.000,00;
¢50.000,00 y ¢100.000,00. los intereses se pagan trimestralmente en las oficinas del Banco
Central, por medio de la presentación de cupones; los bonos se amortizan mediante sorteos
trimestrales y están exentos de toda clase de impuestos.
Requisitos de los bonos para su trámite en la Bolsa

 Nombre de la clase del bono
 Número de título
 Monto (en números y letras)
 Cupones numerados, de acuerdo con la clase de bono; y sus intereses se pagan por
trimestre.
 A veces se acompaña con un “Comprobante de Venta de Bonos”, modificando plazos y tipo
de interés, lo cual se denomina BONOS RESELLADOS.
Hipoteca
La hipoteca es el derecho real que se constituye sobre un inmueble para garantizar el cumplimiento de
una obligación propia o ajena. Por bienes inmuebles entendemos aquellos que están adheridos a la tierra,
como fincas, terrenos, edificios, casa. La duración de una hipoteca siempre es a largo plazo. El importe
del préstamo está relacionado con el valor menos la depreciación, según su antigüedad o años de
construida.
1. Gastos e intereses
Al constituir la hipoteca se incurren en una serie de gastos como peritaje, tasaciones, emisión de
escritura pública e inscripción en el correspondiente Registro de Propiedad, etc. Siendo todo ello de
cuenta y cargo del hipotecario
2. Primera y segunda hipoteca

Toda propiedad inmueble tiene que estar inscrita en el Registro de la Propiedad, en donde se hace
constar lugar y medida exacta del inmueble, calidad del mismo y propietario. También si existe
algún gravamen o hipoteca se hace constar al margen de folio del libro donde consta su inscripción
en el Registro. A la primera inscripción o gravamen de una propiedad inmueble se le llama
PRIMERA HIPOTECA, mientras que a cualquier otra subsiguiente, siempre que esté en vigencia la
primera se le llamará SEGUNADA HIPOTECA
3. Diferencia entre pignorar e hipotecar

Las pignoraciones se refieren a gravar bienes muebles como mercancías, objetos y también
valores como bonos y acciones. La hipoteca, como decíamos antes, grava bienes inmuebles y se
requiere la constitución de una escritura pública e inscripción en el Registro de la Propiedad
4. Opción
El derecho por un tiempo señalado que se puede obtener, mediante el anticipo de una
determinada suma. Se llama opción.
5. Prescripción
La prescripción de la hipoteca opera a los diez años. Ella produce también cancelación del
gravamen inscrito en el Registro de Hipotecas
UNIDAD DE ESTUDIO
PREVENCIÓN
LABORAL
SALUD OCUPACIONAL
OMS define: “Tratar de promover y mantener el mayor grado de bienestar físico y social de los
trabajadores de todas las profesiones”.
RIESGOS DE TRABAJO
Es una amenaza potencial a la salud del trabajador proveniente de una desarmonía entre el trabajador,
actividad y condiciones inmediatas de trabajo. Se clasifican en: Accidente de trabajo y Enfermedades del
trabajo.
ACCIDENTES DE TRABAJO
Es todo accidente que le sucede al trabajador como causa de la labor que ejecuta o como consecuencia de
esta, durante el tiempo que permanece bajo la dirección y dependencia del patrono.
ENFERMEDADES DEL TRABAJO
Se clasifican en: Enfermedad Ocupacional y Enfermedad Profesional.
Enfermedad Ocupacional
Se produce indirectamente con la profesión u oficio y su causa puede encontrarse en cualquier lugar del
ambiente de trabajo, afectando a cualquier trabajador independiente del oficio que realice.
Enfermedad Profesional
Se produce directa y específicamente en una determinada profesión u oficio, la padecen gran número de
trabajadores que realizan las mismas labores.
PÓLIZA DE RIESGOS DEL TRABAJO
Todos los trabajadores del país están asegurados obligatoriamente bajo el Seguro de Riesgos del Trabajo.
Este seguro le permite al patrono, por el pago de una suma relativamente pequeña, protegerse del
desembolso de altas sumas, que están bajo su responsabilidad, por la eventual ocurrencia de accidentes y
enfermedades laborales a que están expuestos sus trabajadores en el desempeño de su trabajo.
El Seguro brinda asistencia médico- quirúrgica, hospitalaria, farmacéutica y de rehabilitación. También se

conceden indemnizaciones por muerte y por incapacidad temporal y permanente.
Dentro del Régimen de Riesgos del Trabajo, el INS impulsa el Modelo de Riesgos del Trabajo y Salud
Ocupacional, que tiene como objetivo básico promover, desarrollar y fortalecer la prevención de riesgos
laborales y por ende la salud ocupacional desde una perspectiva integral.
Busca generar un nuevo concepto de cultura preventiva, mediante la incorporación de la misma dentro del
proceso de gestión que se realiza en cualquier empresa o centro de trabajo.
LA CARGA DE TRABAJO
El trabajo humano puede ser considerado como una actividad que responde a las exigencias de una tarea
para cuya realización se requieren determinadas cualidades y cantidad de energía. Así podemos definir la
Carga de Trabajo como el conjunto de requerimientos psicofísicos a los que se ve sometido el trabajador
a lo largo de su jornada laboral.
FACTORES DE RIESGOS FÍSICOS EN EL TRABAJO
Son aquellos que pueden afectar la salud de los trabajadores gracias a la energía física que poseen.
Ruido
El ruido se puede definir como todo sonido no deseado y molesto.

El recinto donde los empleados estén expuestos a ruido intenso, interno y externo, pueden presentarse
problemas de fatiga, tensión y dificultad de concentración. Para evitar ruidos interiores es preciso:
 Mantener equipos e instalaciones en buen estados

 Amortiguar el ruido de las máquinas de escribir e impresoras, empleando bases de fieltro o
acetato. Pisos alfombrados o entopetados.
 Colocar las máquinas sobre soportes fijos evitará vibraciones
 Reducir la intensidad del timbre del teléfono.
 Utilizar paredes con revestimiento especial o aislamiento de ventanas e instalaciones de aire
acondicionado.
 Evitar la ubicación de oficinas en zonas cercanas al área de producción.
Iluminación inadecuada
La iluminación deficiente causa dolor de cabeza, fatiga, errores y cansancio que se traducen en
disminución de la producción. Una buena iluminación debe satisfacer los siguientes requisitos:
91
 Intensidad suficiente: para trabajos de oficina se recomienda una intensidad de 500 pux, esto
equivale a dos lámparas fluorescentes de dos tubos de 40 vatios cada una en un recinto de 10 m2
 Evitar el deslumbramiento: los escritorios y puestos de trabajo debe ser mates y evitar el uso de
vidrios en ellos ya que reflejan los rayos de las lámparas
 Dirección de la Luz: la dirección más favorable es la emitida de izquierda a derecha y algo
inclinada hacia delante
 Evitar intermitencias: debe presentarse especial atención al buen funcionamiento de todas las
lámparas.
 Luz blanca: es aconsejable el uso de esta clase de luz.
 Uniformidad de la luz: la luz debe estar uniformemente repartida de tal manera que en cualquier
sitio del recinto la iluminación sea igual.
Ventilación
Consiste en producir corrientes de aire que permitan eliminar contaminantes de la atmósfera en la que se
desenvuelve un trabajador, para evitar que se introduzcan a su organismo y le causen una enfermedad.
Calor
EL cuerpo humano produce constantemente calor, el cual proviene del consumo de los alimentos, ejercicio
y del medio que proporciona calor (fogones, motores, maquinaria, etc.), pero el cuerpo no puede
almacenar calor, tiene que mantener un temperatura constante cerca de 37 ºC.
Vibraciones
Las vibraciones se definen como los movimientos oscilatorios de un cuerpo alrededor de un punto de
referencia y se pueden producir por efecto del propio funcionamiento de una máquina o un equipo.
FACTORES DE RIESGOS QUÍMICOS EN EL TRABAJO
Se define a los compuestos, sustancias que se usan en el trabajo o que resultan como consecuencia de un
proceso determinado, que puede contaminar el ambiente laboral y a la comunidad en general.
Polvo
Son creados cuando los materiales se quiebran y se convierten en finas partículas que flotan en el aire
antes de caer por gravedad.
Neblina
Se crean cuando los líquidos son atomizados o rociados, entre más pequeñas sean las gotitas, durarán
más tiempo suspendidas en el aire.
Líquidos
Muchos productos químicos líquidos desprenden vapores que se pueden inhalar y ser sumamente tóxicos,
según la sustancia de la que se trate. La piel puede absorber las sustancias químicas líquidas. Algunos
productos pueden dañar inmediatamente la piel y otros pasan directamente a través de la piel a la
corriente sanguínea por lo que pueden trasladarse a distintas partes del organismo. Las humedades y los
vapores son a menudo invisibles.
Gases
Es fácil detectar la presencia de gases por su color o por su olor, pero hay otros gases que no se pueden
ver ni oler en lo absoluto y sólo se pueden detectar con un equipo especial. Algunos gases producen
efectos irritantes inmediatamente y otros pueden advertirse únicamente cuando la salud está gravemente
dañada. Los gases pueden ser inflamables o explosivos.
Vapores
Muchas sustancias químicas líquidas se evaporan a temperatura ambiente, lo que significa que forman un
vapor y permanecen en el aire. Los vapores de algunos productos químicos pueden irritar los ojos y la piel
y su inhalación puede tener consecuencias graves en la salud. Los vapores pueden ser inflamables o
explosivos.
FACTORES DE RIESGOS FÍSICOS EN EL TRABAJO
Son organismos tanto animales como vegetales que son causantes de serias enfermedades en el ser
humano.
Están:
 Tuberculosis: (alteraciones en la humedad y temperatura)
 Leptospirosis :(aguas contaminadas)
 Brucelosis: (ganado, lecheros, veterinario)
 Tétano: (heridas profundas que no se limpian)
 Carbunco: (vacas, ovejas)
 SIDA: (punzadas por aguja, contactos)
 Hepatitis B
 Enfermedades parasitarias
 Paludismo (picadura mosquito anófeles)
MANEJO DE HERRAMIENTAS.
Son instrumentos de trabajo que facilitan una actividad y que requieren para su uso la fuerza humana.
La diferencia entre las herramientas, máquinas y equipos, es que las herramientas dependen de la fuerza
humana para su funcionamiento.
También se incluyen las herramientas de manos eléctricas, neumáticas, de carga explosiva o combustión
Riesgos al usar herramientas.
1. Utilización incorrecta o insegura.

i. Golpes, cortaduras, heridas.
ii. Lesiones oculares por la herramienta o proyecciones.
iii. Lesiones músculo esquelético, movimientos, sobre-esfuerzos.
iv. Contactos eléctricos indirectos.
2. El abuso con las herramientas.
3. Herramientas en mal estado.
4. Uso incorrecto de las herramientas.
5. Ubicación inadecuada.
6. Transporte inadecuado (bolsillos, manos-escaleras)
7. Uso de las herramientas cerca de riesgos eléctricos.
Medidas de seguridad para el uso adecuado de las herramientas.
 Calidad; alta resistencia y durabilidad.

 Características ergonómicas, tales como:
a. Cumplir con el propósito para el que se creó.
b. Adaptable a las manos y dedos.
c. Reducir el sobre esfuerzo por su utilización.
d. Evitar posturas incomodas de la mano.
Herramientas básicas
 Martillos (Herramienta de mano para clavar, enderezar y remachar.

 De bola/de uña/neumáticos
 Martillos especiales ( anti-chispa) (bronce, madera y plástico)
 Defectos más frecuentes (Mango flojo, astillas, cabeza en mal estado, con rebabas, mango mal
alineado).

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ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS EMPRESARIALES

ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL ARCHIVO

Casilleros o Nido de Paloma

Consiste en un mueble con distintas gavetas donde se guardan todos los

FORMAS MODERNAS DE ARCHIVO

Consiste en unas varillas que cuelgan de un bastidor o armazón. Estos

Carpetas Colgantes de Bolsillo

Consiste en una barra de metal aproximadamente de ¼ de pulgada de ancho. En

Es conocido como archivo de bandeja o archivo invisible. Consiste en que

Es un mueble semejante a un archivador, también lo es el portaplanos y

Archivo Giratorio o Rotatorio

En este tipo de archivador existen manuales, eléctricos o automáticos que prestan

Se conoce también por el nombre de micropelícula o microfotografía. El uso

Sirven para guardar documentos gráficos como fotografías, croquis, gráficos.

Casetes, disquetes, CD, DVD y los USB

Archivadores de Vídeos, casetes y disquetes, CD

Se utiliza en las radioemisoras, televisores, casas disqueras o en

Cajas de cartón Libres de ácido

Archivo Colección de documentos arreglados y ordenados de acuerdo con

Archivar Acción de guardar documentos.

Documento Cualquier cosa que sirve para probar algo.

Administración Empresarial Ordenación, organización de bienes.

Proveedores Persona o empresa que abastece de algunos artículos necesarios.

Complejo Difícil entendimiento o resolución.

IMPORTANCIA DE LA ARCHIVITICA EN COSTA RICA

FASES DEL CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO

Creación y Archivo y Remisión o

Son tiras de cartulina o cintas de papel engomado que

Cinta Es una cinta de color blanco utilizada para

Es la parte que sobresale en una carpeta, bolsa,

Pieza de metal o plástico utilizado para prensar

Son de material plástico utilizado para rotular el

Es utilizada para medir el fondo documental y los

Algunos otros materiales podemos encontrar; sellos (el

Éstas son de cartón o fibra, lo suficiente mente rígidas

TÍTULO O ENCABEZAMIENTO DE LAS GUÍAS

Es aquel que indica con qué letra o combinación de letras se

En la actualidad, existen los siguientes tipos de impresoras:

Impresora Se debe utilizar cinta para este tipo de máquina. No se

Impresora de Para la impresora de inyección de tinta se usan

Impresora La tinta utilizada para la impresora láser es llamada

Es un dispositivo que lee imágenes, ya sea texto o figuras y las digitaliza.

La máquina de escribir es un dispositivo mecánico, electromecánico o electrónico, con

El teléfono es un dispositivo de telecomunicación diseñado para transmitir señales

Fax (abreviación de facsímil), a veces llamado telecopia, es la transmisión telefónica de material

Máquina en la cual se realizan cortes laterales aptos para el proceso de

Se utilizan para ordenar y presentar adecuadamente los documentos, clasificándolos e incorporándoles

La fotocopiadora es una máquina capaz de obtener una copia exacta de un

La humedad, que hay en el ambiente, puede recogerse con la ayuda de una

Al decretarse en 1848 la fundación de la República, el Estado costarricense asume su soberanía plena.

LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA COSTARRICENSE Y LEYES CONEXAS

 Dictamen y opinión jurídica de la Procuraduría General de la República C-283-98 del 24 de diciembre de

 Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos #8131, del 18 de setiembre

 Ley del Sistema Nacional de Archivos #7202, del 24 de octubre de 1990.

 Reglamento del Registro Público #26771-J, artículos 12 y 70 sobre digitación y microfilmación de

Capítulo 1 - Disposiciones generales

Capítulo II – De la Junta Administrativa del Archivo Nacional

Capítulo II – De la Dirección General del Archivo Nacional

Capítulo IV - De la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos

Capitulo V - De los Archivos Administrativos Públicos

Capítulo VI - De los Privados y Particulares

Si el valor de la operación fuere de ø100.000.00 o más o si su cuantía fuere inestimable se pagará un