ESCUELA NACIONAL DE CIENCIAS COMERCIALES

JORNADA MATUTINA

NOMBRE: Debora Amarilis Cal Jalal

GRADO: 5.to Perito Contador

SECCION: “B”

MATERIA: Catalogación y Archivo

DOCENTE: Edin Otoniel Chocooj

TEMA: Mobiliario y útiles necesarios para el buen funcionamiento de un archivo

FECHA: 06/09/2022

MES: Julio

NO. CRITERIOS A CONSIDERAR PUNTEO

1 Orden y Limpieza /20
2 Cada una de las actividades debe ser completas /20
3 Presenta los aspectos requeridos /20
4 Presentación y estética /20
5 Puntualidad /20
TOTAL /100
 PRESENTACION:

Mantener un archivo organizado se traduce en menos tiempo perdido buscando lo

que quieres. El objetivo de esta entrada es simplemente ayudarlo a hacerlo de
manera consistente para que pueda usar su tiempo de forma óptima en la oficina.
Una ventaja adicional (que, en muchos aspectos, es igual de importante) son los
sentimientos de calma y control que se ganan con su decisión de aprender a
organizar los archivos de la oficina

El principio de procedencia: Consiste en mantener agrupados los documentos de

cualquier naturaleza recibidos y/o generados por una unidad responsable, área u
oficina o de una persona moral o física determinados, sin mezclarlos con otros. La
procedencia proporciona la base para la recuperación de información contenida en
los archivos.

El principio de orden original: Se refiere al orden en el cual los documentos fueron

creados, organizados y mantenidos por la oficina de origen.
 OBJETIVO GENERAL:

El archivo es la memoria de una empresa, representada en la conservación de los

Documentos.
Constituir un centro de información disponible en todo momento. La documentación
de una empresa frecuentemente es consultada como base de nuevas
transacciones; por esto debe guardarse en un lugar determinado, con el fin de
proporcionar oportunamente cualquier información que se requiera.
 OBJETIVOS ESPECIFICOS:

 Satisfacer eficazmente las exigencias de consulta e información. Si los

documentos están bien archivados, no se pierde tiempo al buscar el
documento solicitado, y se proporcionan los datos en forma oportuna .

 Mantener en reserva, bajo seguridades especiales los documentos

legales como contratos, escrituras, etc. Y los de constitución y
funcionamiento de la empresa.

 Asegurar una perfecta conservación de los documentos.

 LOS DISTINTOS TIPOS DE ARCHIVOS
UTILIZADOS EN LA Oficina

Almacenan una gran cantidad de documentos, clasificadores, discos duros, etc.

Incluso sirven para guardar carpetas o cualquier material bajo llave. Ayudan a ordenar el
ambiente y clasificar los proyectos

ARCHIVEROS VERTICALES

El archivo vertical constituye una herramienta

importante para proporcionar un servicio de
información completo, siempre y cuando cuente
con el material adecuada.

ARCHIVEROS HORIZONTALES

Archivador metálico utilizado para el

almacenamiento de carpetas, documentos o
ciertos artículos de oficina que requieran ser
guardado bajo llave.
ARCHIVADORES LATERALES
Un archivador es una pieza de mobiliario de
oficina que contiene cajones para almacenar
papeles, documentos y archivos.

COMPUTADORA

En la actualidad las computadoras son

utilizadas para almacenar la información, por
medio de software informáticos que permiten
que con ciertos programas se pueda guardar y
clasificar la información entre otras funciones.

FICHEROS
Un fichero es un sistema de archivos físicos
contenidos en cajas y en otros elementos de
almacenamiento que forman parte de un
conjunto mayor como una biblioteca o archivo
público o privado.
DISPOSITIVOS DE ALMACENAMIENTO
Estos son los medios en los cuales se guarda
la información de manera virtual para luego ser
procesados en la computadora. Estos
dispositivos suelen ser electrónicos como las
memorias y ópticos como los discos compactos
CD.

CARPETAS
Vienen cubiertas y están fabricadas en diferentes
tipos de materiales como el catón y la cartulina. Se
utiliza para resguardar los documentos y
correspondencia que se relacionan con una
empresa, individuo o institución

CARPETA FUELLE
A este tipo de archiveros se le denomina carpetas
de fuelle, porque se asemeja a un acordeón.
Consiste en una carpeta de manila o de cartón
sólido con varias divisiones, cada una de las
cuales contiene unas letras en orden alfabético.
CARPETAS MISCELANIAS
Aquellos individuos con los cuales no es
frecuente una comunicación. Esta carpeta
contiene los papeles de varios corresponsales,
ya que es donde es colocada la correspondencia
inactiva, hasta considerarla importante para
abrirle una carpeta individual.

CARPETAS INDIVIDUALES
Son las carpetas que se asignan a los
corresponsales activos o personas con las
cuales se mantiene una comunicación
constante y a la cual se le hace necesario
referirse frecuentemente. Se suelen ordenar
alfabéticamente detrás de cada guía primaria.

ARCHIVADORES DE CARTON

También existen archivadores elaborados

con cartones forrados y, además, poseen
colores lisos o estampados. Algunos
archivadores de cartón vienen plastificados
para reforzar su durabilidad.
ARCHIVADORES DE PVC
Estos tipos de archivadores, al igual que los de
cartón, son altamente utilizados en las oficinas.
Su característica es que vienen forrados en PVC,
un material plástico altamente resistente. Su
variedad de colores

ESTANTERÍAS CON ANAQUELES FIJOS

Es un mueble donde se guardan carpetas en
posición vertical en anaqueles abiertos. Este
sistema es usado para archivar registros de
hospitales, casa de seguros, oficinas de abogados.

CARPETAS COLGANTES
Tiene un doble soporte de plástico ubicado en la
parte superior, que permitir su colocación sobre
las guías de un soporte para su ordenación y/o
movilidad
LOS ARCHIVADORES Y CARPETAS DE ANILLAS

Archivadores y carpetas con anillas son

dos clasificadores de documentos que están
presentes en casi cualquier oficina

CAJAS Y CARPETAS DE PROYECTOS

Otra solución efectiva para el almacenamiento

de la información es la caja o carpeta de
proyectos. Una caja de proyectos está
fabricada a partir de una única pieza de cartón
o cartulina que se pliega sucesivamente.

FOLDERAMA
Los Folderamas son archivadores similares a
los armarios papeleros elaborados en lámina
cold rolled con terminación en pintura
electrostática.
ARCHIVADOR GIRATORIA

Un archivo rodante es un mueble metálico

diseñado para almacenar grandes volúmenes de
documentación, valores u objetos, priorizando el
acceso y la facilidad dentro de la oficina

ARCHIVADOR MECANICO

El archivo rodante mecánico se acciona mediante

accionamiento mecánico con una relación de
cadenas y piñones sobre ruedas en acero con
rodamientos sellados

ARCHIVADOR ELECTRICO
El archivo electrónico permite almacenar por medios
electrónicos todos los documentos utilizados en las
actuaciones administrativas
ESTANTES
La acepción más habitual del
término estante refiere a las tablas que, ya sea en
una pared o en un mueble, se disponen de
manera horizontal para que sea posible ubicar
diferentes elementos sobre ellas

ARCHIVADOR RODANTE

Un archivo rodante es un mueble metálico

diseñado para almacenar grandes volúmenes de
documentación, valores u objetos, priorizando el
acceso y la facilidad dentro de la oficina.

PLANOTECA
Las planotecas son elementos esenciales para
guardar y mantener en perfecto estado los
planos de una construcción.
BIBLIOTECA

La biblioteca es un espacio donde se preserva y

se mantiene un registro cultural del pasado y del
presente

FOTOTECAS

Archivo en el que se guardan fotografías.

MAPOTECA

Entendemos por mapoteca a aquel lugar en el

cual se conservan todo tipo de mapas y
planisferios con el objetivo final de que se
puedan observar,
 CUESTIONARIO NO.3

1. El archivo más usado:

Las carpetas

2. Son de cartón o plásticos sirven para localizar los documentos:

Guías

3. Detrás de una línea puede colocarse:

5-10
------------------------------------------------------------------------------------------carpetas

4. En una gaveta de archivo se pueden guardar:

400-5000
----------------------------------------------------------------------------------------papeles

5. Indican el nombre de una carpeta o guía:

Las pestañas

6. Se recomienda usarlas de color. Sirven para indicar que se prestó un

documento:
Guías de salida

7. El corte de una pestaña puede ser:

Un corte, medio corte, un tercio y un quinto

8. Las carpetas misceláneas guardan:

Papeles de varias personas e instituciones

9. 100-199 es un rotulo:

Rotulo doble o cerrado

10. Llevan la pestaña en cuarta o quinta posición, contienen papeles de una

empresa o persona importante, se llaman:

Guías especiales

11. Identifican las divisiones de una letra o un asunto, se llaman:

Título, simples, sencillos o abiertos

12. Son carpetas como un acordeón, se llaman:

Carpetas expandibles

13. Carpetas que se colocan antes de la carpeta miscelánea:

Carpetas individuales

14. Las carpetas y las guías se encuentran en tamaño:

Carta oficio
---------------------------------------------Y------------------------------------------------------

15. Un rotulo que dice: NICARAGUA se llama:

Rotulo geográfico

16. Cuando en una carpeta se acumulan papeles de un mismo asunto o

persona se llama:

Carpeta expediente
17. Para colocar un título en las carpetas o guías encontramos:

Etiquetas continuas, plásticos, escritas a maquina

18. En una gaveta de archivo se colocan los papeles:

De adelante hacia atrás

19. En un archivador se usan las gavetas de:

De la carpeta de arriba hacia abajo

20. Varios archivos se colocan:

Izquierda hacia derecha

 CONCLUSION:

A manera de conclusión para organizar un archivo o documento hay que

tener en cuenta aspectos como el orden alfabético en el cual se va a
organizar, su clasificación. El archivo es uno de los servicios más visibles
por parte del usuario ya que provee una visión lógica de la información
almacenada. El usuario quiere acceso rápido, garantía de no corrupción de
la información en los archivos, seguridad en los accesos a los archivos y
formas de acceder o recuperar la información desde los archivos.
 ESCUELA NACIONAL DE CIENCIAS COMERCIALES
JORNADA MATUTINA

NOMBRE: Debora Amarilis Cal Jalal

GRADO: 5.to Perito Contador

SECCION: “B”

MATERIA: Catalogación y Archivo

DOCENTE: Edin Otoniel Chocooj

TEMA: Mobiliario y útiles necesarios para el buen funcionamiento de un archivo

FECHA: 06/09/2022

MES: Agosto

NO. CRITERIOS A CONSIDERAR PUNTEO

1 Orden y Limpieza /20
2 Cada una de las actividades debe ser completas /20
3 Presenta los aspectos requeridos /20
4 Presentación y estética /20
5 Puntualidad /20
TOTAL /100
 PRESENTACION:

El ordenamiento de todo archivo es muy importante, para un mejor orden y que

cuando se necesite sea fácil y rápido de encontrarlos, también ser protegidos de
pérdidas y deterioros. Las bases y procedimientos son técnicas que permiten
ordenar adecuadamente un documento así mismo la clasificación sea
correctamente y al momento de buscar el archivo sea de mucha facilidad
Entenderemos como archivo o fichero a un conjunto de informaciones sobre un
mismo tema tratado como una unidad de almacenamiento y organizado de forma
estructurada para la búsqueda de un dato individual. Por tanto, un archivo no es
más que una agrupación de datos, cuya estructura interna es la que el usuario,
programador o sistema operativo le haya conferido implícitamente, pues la
organización del archivo no es intrínseca a la existencia del mismo.
 OBJETIVO GENERAL:

Un archivo, desde una concepción clásica, está formado por registros, que
son las unidades elementales que componen el archivo.

Existen diferentes formas de estructurar u organizar los registros que

componen un archivo sobre un soporte de información. La eficiencia en la
utilización del archivo depende de la organización del mismo; por ello se debe
optar por una u otra organización atendiendo a la forma en que se va a usar
el archivo.
 OBJETIVOS ESPECIFICOS:

 Conocer las bases y procedimientos para archivar,

Así mismo nos ayude a ordenar adecuadamente los
Documentos.

 Analizar cada procedimiento y base para que al momento

De poner lo aprendido en práctica sea de mucha facilidad.

 Archivar propiamente Es colocar las cartas en los respectivos

fólderes, carpetas o archivadores de palanca.
 Realice un comentario y diferencia de los tipos de archivos
Centralizados
Comentarios:
Archivo centralizado: Se
define como el control de la
documentación de la entidad
en cabeza de una sola
dependencia.
La centralización, cuando se
habla de documentos, surge
en el momento en el que
la gestión documental tiene
como objetivo la necesidad
de asegurar su custodia y
clasificarla adecuadamente
en un sistema accesible por
todos.
Diferencia:
Cuenta con personal
especializado puede
controlar la duplicación de
documentos son aquellos
que se encuentran
distribuidos física y
funcionalmente
Descentralizados
Comentarios:
Archivo descentralizado: Se
define como la no existencia de
un espacio único donde la
documentación
del Archivo Central, quedando
almacenadas por separado en
consulta y unidades donde se
administrativas que administran
sus archivo con recursos
propios.
Diferencia:
No facilita la aplicación
unificada de criterios técnicos
actualizados, aspecto
importante para la
organización, manejo y
conservación de los
documentos. Se corre el riesgo
que la información se maneje
con criterios personales eso es
la diferencia de ese archivo.
Parcialmente Centralizados
Comentarios:
Es aquella que se divide por
secciones, Es aquella que
tiene secciones por
unidades, departamentos,
oficinas donde cada
departamentos y otras
actividades están de acuerdo
a realiza sus actividades.
Diferencia:
Una oficina parcialmente
centralizada se considera un
espacio en donde se trabaja
forma conjunta o sea las
actividades que se ejecutan
en un sola unidad toda la
información se ahorran
diversos costos al centralizar
todos los recursos
provenientes del mismo
 CUESTIONARIO NO.4
1. Las bases de nuestros archivo para que funcionen son:
Debe ser lógico, Debe ser preciso, Debe ser eficaz.

2. Cuando cada sección guarda sus documentos, nuestro archivo se llama:

Especializado
ARCHIVO.---------------------------------------------------------------------------------------

3. cuando los documentos de toda la empresa se guardan en solo archivo es

un archivo:
Central

4. mencione las ventajas del primer tipo de archivo:

Economiza espacio y equipo el procedimiento es uniforme, existen más
Control.

5. mencione las desventajas de ese mismo tipo de archivo:

Requiere de personal especializado, Mayor tiempo para obtener un
Documento, servicio riguroso de préstamo.

6. mencione las ventajas del tipo de archivo al que se refiere la pregunta

número tres:
Las normas se establecen para toda la empresa, tiene un acceso rápido

7. mencione las desventajas del tipo de archivo al que se refiere la pregunta

número tres:
Exige coordinación de todas las partes, las normas no son siempre
Acatadas por los jefes y secretarias.

8. existe un tercer tipo de archivo se llama:

Descentralizado

9. mencione una ventaja y una desventaja del archivo anterior:

Más facilidad para obtener un documento. Puede faltar información para
otras personas.
10. cuando la carta está lista para ser archivada tiene:
Inspeccionar Clasificar
-------------------------------------y este paso se llama-------------------------------------
11. cuando es una copia archivamos por:
Destinatario

12. cuando es un original archivamos por:

Membrete

13. cuando subrayamos e indicamos los datos para archivar se llama:

Referencia

14. El aparato que nos ayuda a clasificar la correspondencia se llama:

Distribución

15. si tengo en la letra “A” muchos papeles, indique como la subdivido en tres
partes, así:
A, Ae, Ai.

16. el último paso de procedimiento es:

Si es geográfico: Alta Verapaz, Cobán, Guastatoya y etc.

17. durante este último paso debemos cuidar en la carpeta:

Y archivaremos de adelante hacia atrás

18. si hice bien la clasificación de los documentos como se notara:

Que todos los documentos llevan el membrete hacia la izquierda.

19. si mi archivo es numérico el número se le pondré al documento en:

Que le corresponda al documento
20. si mi archivo es geográfico anotare el lugar en:
Subrayaremos el lugar que aparece abajo del membrete cuando es original.
 CONCLUSION:

Para concluir nuestro trabajo podemos decir que un archivo, que este bien
organizado es fundamental para el desarrollo de información en cualquier oficina,
ya que sin esta organización en una empresa, su funcionamiento no sería factible y
existiría una gran pérdida de información
La palabra, sin embargo, ha extendido su uso y los lugares que se
encuentran preparados para albergar y custodiar grandes cantidades de es
conocido información y son conocidos como archivos.