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Formas de archivar

FORMAS ANTIGUAS
El hombre de la antigedad sinti la imperiosa necesidad de adoptar un sistema.

Gancho o Espigon: Se usa de la siguiente manera los papeles se insertan el gancho o clavo a medida que se reciben
las desventajas que ofrece esta forma de archivo son:
1. Los papeles no se protegen contra el polvo o algn otro deterioro.
2. Solamente se ordenan los documentos de acuerdo como llegan, sin considerar el alfabeto u otro orden que
ayude a la localizacin de los documentos.
3. Para localizar un documento hay que sacar todos los papeles lo que ocasiona perdida de tiempo.
4. Se necesita perforado cuando se coloca y esta perforacin puede quedar sobre una palabra de importancia en el
documento.

Casilleros o nido de paloma: Otro mtodo antiguo en el documento que consiste en un mueble de madera con distintas
divisiones pequeas y con suficiente capacidad para guardar papeles del tamao carta o de documentos ms pequeos
en estas divisiones se guardan las cartas de acuerdo con el orden de recibo y a cada divisin se le asigna una letra del
alfabeto.

Tabla de Shannon: forma antigua de archivar que consiste en una tabla de madera con gancho de presin para sostener
los documentos. Generalmente se cuelga en la pared y los documentos se archivan de acuerdo con el orden de recibo.
Hoy da se usa en las oficinas del registro civil, las notarias tribunales de justicia, hospitales tambin la usan los
empleados que prestan servicios al aire libre.

Archivos de Caja: El sistema de caja fue el primero que introdujo el uso de la gua para ordenar alfabticamente este
sistema consiste en una caja pequea de madera plstica o de metal; dentro de est se usa un juego de guas y se
ordena alfabticamente colocando cada carta o tarjeta detrs de la letra que le corresponde por el apellido.

Carpeta Fuelle o de expansin: se le denomina de fuelle por que se asemeja a un acorden; consiste en una carpeta
de Manila o cartn slido con varias divisiones, cada una de las cules tiene una letra en orden alfabtico.

Archivo Horizontal: El archivo horizontal introdujo el uso de las gavetas y las carpetas, consiste en un mueble con
distintas gavetas donde se guardan todos los documentos colocndolos uno encima del otro este sistema, desde luego,
resulta incmodo porque no se pueden localizar con facilidad los documentos ya que es necesario buscar los papeles.

FORMAS MODERNAS
A medida de la evolucin la empresas ha ido sintindose.

Archivo Vertical: El archivo vertical es la forma ms usada en las oficinas ya que su caracterstica principal es la de que
todos los documentos se guardan juntos en posicin vertical lo que hace que sean ms fcilmente localizados. Adems
se presta para tener ms exactitud al buscar en ellos. Pueden ser:
1. Carpetas colgantes: El archivo vertical ha sufrido una evolucin en cuanto a las carpetas que se usan
actualmente se usa la carpeta colgante; esta forma de carpeta tiene unas varillas que cuelgan de un bastidor o armazn
estos bastidores tienen unos largueros con varias ranuras para ajustarlos fcilmente al tamao que tenga la gaveta del
archivador.
2. Carpetas colgantes de boldillo: aun la forma vertical que utiliza carpetas colgantes ha sufrido un cambio o
mejoramiento ya que han aparecido proveedores de equipo para el archivo con las carpetas colgantes de bolsillo.
El cambio sufrido consiste en que la carpeta tiene una barra de metal aproximadamente de de pulgada de ancho.

Archivo Kardex: Tambin se conoce como archivo de bandeja o archivos visible consiste en que todas las tarjetas
quedan en forma instantnea expuestas a la vista, lo que permite que la informacin deseada se localice con rapidez y
eficiencia tambin hay modelos de archivadores Kardex.

Archivo Lateral: en el mundo moderno se est buscando constantemente ahorrar espacio y esfuerzo por ejemplo, el
archivo lateral permite que el archivero pueda estar de lado mientras maneja el archivo, evitando as darle la espalda al
publico o a los que llegan a la oficina; las gavetas tienen un espacio hacia el fondo ms corto, mientras que son ms
espaciosas a lo ancho.

Archivo para estados de cuentas de contabilidad: el mundo financiero de una empresa acumula un sin nmero de
documentos uno de los pasos finales en las transacciones comerciales, se reduce a la recopilacin de los datos sobre el
estado de cuenta de los clientes, por eso encontramos que en casi todas las empresas comerciales se usarn
archivadores para guardar estos estados.

Archivos de plano: Con la constante construccin de edificios, que puede apreciarse en nuestro medio, se hace
necesario archivar los planos que preparan los arquitectos e ingenieros. Esta necesidad hace que una secretaria o un
oficinista domine tambin el arte de manejar ese documento.

Archivo giratorio o Rotatorio: esta forma se usa para el archivo de tarjetas rotatorias de cualquier tamao y
actualmente hay modelos manuales, la industria y a las finanzas.

Microfilme: se conoce tambin como el nombre de micropelcula o microfotografa desde que se inicio la comunicacin y
siempre ha sido motivo de preocupacin buscar un medio que le permita conservar todos los datos relacionados con la
humanidad. No solo ofrece la ventajas de la reduccin de espacio al 98% con la disminucin de errores, sino que ahorra
tiempo porque el empleado con solo apretar el botn necesario obtiene en 30 segundos la informacin deseada de entre
cuatro millones de datos; adems ofrece la ventaja de que con solo apretar otro botn inmediatamente se obtiene una
copia seca del documento.
En todos los campos comerciales y administrativos se necesita la microfilmacin ms de 200 clase de industrias estn
valindose de la microfilmacin. Hoy da en Panam, el archivo microfilme ha recibido gran aceptacin y hoy da ms de
noventa empresa locales cuentan con este valioso y moderno servicio tales como los bancos, empresa particulares y del
gobierno.

Archivos segn su funcin

SEGN SU FUNCION.
Se define por:
a.- Archivos Permanentes:
Son aquellos cuyo registros sufren pocas o ninguna variacin a lo largo del tiempo, se dividen en:
Constantes: Estn formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de variacin en el tiempo.
De Situacin: Son los que en cada momento contienen informacin actualizada.
Histricos: Contienen informacin acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han sufridos procesos de actualizacin o bien
acumulan datos de variacin peridica en el tiempo.
b.- Archivos de Movimiento
Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algn campo comn en sus registros con
aquellos, para el procesamiento de las modificaciones experimentados por los mismos.
c.- Archivo de Maniobra o Transitorio
Son los archivos creados auxiliares creados durante la ejecucin del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo.

Unidad Documental:
Es entendida como una unin de documentos en pro de generar una accin administrativa para que en su
posterior trmite realice la funcin con motivo de su creacin.
Una unidad documental puede ser simple o compuesta dependiendo de los documentos que hagan parte
de esta unin. Cabe destacar que para la aclaracin de estas definiciones hay que hablar primero de
Tipologia documental.

QU ES UN ARCHIVO HISTORICO?

DEFINICIN

Segn el Diccionario de Archivstica se puede definir como:

Conjunto de documentos, sea cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o
recibidos por toda persona fsica o moral, y por todo servicio u organismo pblico o privado, en el
ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus
propias necesidades, ya transmitidos a la institucin de archivos competente en razn de su valor
archivstico.

Institucin responsable de la acogida, tratamiento, inventario, conservacin y servicio de los


documentos.

Edificio o parte del edificio donde los documentos son conservados y servidos.

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