COMO ARCHIVAR

Archivar un término general para el conjunto de prácticas y

decisiones que apoyen la conservación a largo plazo, el uso y
la accesibilidad de los contenidos con valor duradero.

Es la acción o actividad de guardar documentos, textos o

cualquier otro tipo de información en un archivo, o en su
defecto en un archivador.
Puede ser el conjunto organizado de documentos que recibe
y produce una persona u organización, entidad, como
resultado de la actividad que realice; el lugar físico donde se
guardan y maneja la información, también se le conoce como
archivo.

El archivo es un elemento muy extendido a la hora de

organizar los documentos y por ello es que lo usan desde los
individuos, para ordenar sus papeles, tales como facturas de
compras, facturas de pago de servicios, entre otras, hasta
organismos públicos que en él almacenan todo cuanto
documento expiden y reciben.
Los países normalmente disponen de una entidad conocida
como Archivo general de la Nación que conservan numerosas
colecciones de textos, documentos, obras y otros materiales
audiovisuales que en muchos casos comenzaron a ser
recolectados y allí reunidos desde varios siglos atrás.

La archivística o archivología, es la disciplina que se ocupa

especialmente de abordar los procedimientos y los problemas
que surgen del almacenamiento de documentos, con el fin
que estos puedan ser sencillamente ubicados a futuro
cuando sea necesario.

Históricamente esta actividad se centró en mejorar las

alternativas de almacenamiento, conservación y restauración,
en tanto, con el advenimiento de las nuevas tecnologías,
también se ha ocupado de desarrollar vías opcionales para
gestionar y guardar los documentos.
Muchas universidades, especialmente aquellas carreras
vinculadas a la información, la comunicación y la historia,
disponen de esta materia en sus programas.

Por otra parte, la palabra archivar se emplea para dar cuenta

de algo que ya se encuentra terminado o que ya no dispone
de la atención y el tratamiento que debería. En conclusión
archivar es la acción de documentar información de una
forma ordenestética

FORMAS ANTIGUAS
El hombre de la antigüedad sintió la imperiosa necesidad de
adoptar un sistema
Gancho o Espigón: Se usa de la siguiente manera los
papeles se insertan el gancho o clavo a medida que se
reciben las desventajas que ofrece esta forma de archivo son:

1. Los papeles no se protegen contra el polvo o algún otro

deterioro.
2. Solamente se ordenan los documentos de acuerdo como
llegan, sin considerar el alfabeto u otro orden que ayude a la
localización de los documentos.
3. Para localizar un documento hay que sacar todos los
papeles lo que ocasiona pérdida de tiempo.
4. Se necesita perforado cuando se coloca y esta perforación
puede quedar sobre una palabra de importancia en el
documento.
Casilleros o nido de paloma: Otro método antiguo en el
documento que consiste en un mueble de madera con
distintas divisiones pequeñas y con suficiente capacidad para
guardar papeles del tamaño carta o de documentos más
pequeños en estas divisiones se guardan las cartas de
acuerdo con el orden de recibo y a cada división se le asigna
una letra del alfabeto.

Tabla de Shannon: forma antigua de archivar que consiste en

una tabla de madera con gancho de presión para sostener los
documentos. Generalmente se cuelga en la pared y los
documentos se archivan de acuerdo con el orden de recibo.
Hoy día se usa en las oficinas del registro civil, las notarías
tribunales de justicia, hospitales también la usan los
empleados que prestan servicios al aire libre.

Archivos de Caja: El sistema de caja fue el primero que

introdujo el uso de la guía para ordenar alfabéticamente este
sistema consiste en una caja pequeña de madera plástica o
de metal; dentro de está se usa un juego de guías y se
ordena alfabéticamente colocando cada carta o tarjeta detrás
de la letra que le corresponde por el apellido.

Carpeta Fuelle o de expansión: se le denomina de fuelle por

que se asemeja a un acordeón; consiste en una carpeta de
cartón sólido con varias divisiones, cada una de las cuáles
tiene una letra en orden alfabético.

Archivo Horizontal: El archivo horizontal introdujo el uso de

las gavetas y las carpetas, consiste en un mueble con
distintas gavetas donde se guardan todos los documentos
convocándolos uno encima del otro este sistema, desde
luego, resulta incómodo porque no se pueden localizar con
facilidad los documentos ya que es necesario buscar los
papeles.
 FORMAS MODERNAS

Archivo Vertical: El archivo vertical es la forma más usada en

las oficinas ya que su característica principal es la de que
todos los documentos se guardan juntos en posición vertical
lo que hace que sean más fácilmente localizados. Además,
se presta para tener más exactitud al buscar en ellos. Pueden
ser:

1 Carpetas colgantes: El archivo vertical ha sufrido una

evolución en cuanto a las carpetas que se usan actualmente
se usa la carpeta colgante; esta forma de carpeta tiene unas
varillas que cuelgan de un bastidor o armazón estos
bastidores tienen unos largueros con varias ranuras para
ajustarlos fácilmente al tamaño que tenga la gaveta del
archivador.

Carpetas colgantes de bordillo: aun la forma vertical que

utiliza carpetas colgantes ha sufrido un cambio o
mejoramiento ya que han aparecido proveedores de equipo
para el archivo con las carpetas colgantes de borsillo.

El cambio sufrido consiste en que la carpeta tiene una barra

de metal aproximadamente de ¼ de pulgada de ancho.

Archivo Kardex: También se conoce como archivo de bandeja

o archivos visible consiste en que todas las tarjetas quedan
en forma instantánea expuestas a la vista, lo que permite que
la información deseada se localice con rapidez y eficiencia
también hay modelos de archivadores Kardex.

Archivo Lateral: en el mundo moderno se está buscando

constantemente ahorrar espacio y esfuerzo, por ejemplo, el
archivo lateral permite que el archivero pueda estar de lado
mientras maneja el archivo, evitando así darle la espalda al
público o a los que llegan a la oficina; las gavetas tienen un
espacio hacia el fondo más corto, mientras que son más
espaciosas a lo ancho

Archivos de plano: Con la constante construcción de edificios,

que puede apreciarse en nuestro medio, se hace necesario
archivar los planos que preparan los arquitectos e ingenieros.
Esta necesidad hace que una secretaria o un oficinista
domine también el arte de manejar ese documento.

Archivo giratorio o Rotatorio: esta forma se usa para el

archivo de tarjetas rotatorias de cualquier tamaño y
actualmente hay modelos manuales, la industria y a las
finanzas.

Microfilme: se conoce también como el nombre de micro

película o micro fotografía desde que se inicio la
comunicación y siempre ha sido motivo de preocupación
buscar un medio que le permita conservar todos los datos
relacionados con la humanidad. No solo ofrece la ventajas de
la reducción de espacio al 98% con la disminución de errores,
sino que ahorra tiempo porque el empleado con solo apretar
el botón necesario obtiene en 30 segundos la información
deseada de entre cuatro millones de datos; además ofrece la
ventaja de que con solo apretar otro botón inmediatamente se
obtiene una copia seca del documento.

En todos los campos comerciales y administrativos se

necesita la micro filmación más de 200 clase de industrias
están valiéndose de la micro filmación. Este archivo ha
recibido gran aceptación, tanto empresas particulares, como
bancos y del gobierno cuentan con este novedoso y valioso
servicio.
Archivo contable: Lo constituye el conjunto de la
documentación original consiste en libro de contabilidad,
registros contables, libros y registros sociales, documento de
contabilización o defecto contable, justificativos y
comprobatorio del ingreso y gastos públicos y en su caso, los
autorizados por la secretaria de hacienda y créditos público.