¿Qué es archivo?

El concepto de archivo proviene del latín archivum, y se refiere al conjunto de documentos

producidos por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en ejercicio de su actividad.
Esta definición es la propuesta por el Consejo Internacional de Archivos, y contrasta con la de
Elsevier (que se detiene en la conservación del documento), y con la de la Ley de Patrimonio
Histórico Español (que se refiere a la utilización del archivo).

Los documentos pueden ser libros, fotos, recortes de diarios, y resultan de suma importancia
cuando se emprende una actividad de investigación histórica. Las bibliotecas son los
reservorios de archivos por excelencia, y deben tener una buena clasificación y distribución
para un uso eficiente.

El local: El espacio destinado al archivo deberá ser funcional, amplio con una iluminación y
ventilación adecuada para evitar el deterioro de los documentos.

MOBILIARIO Y EQUIPO

Los muebles más importantes son el archivero, el tarjetero y el estante10, (Fig. 1.4).

El archivero es un mueble seccional, vertical, de 1 a 6 gavetas o cajones, constan de charolas

ajustables al volumen de documentos que se almacenan.

El tarjetero es un mueble para tarjetas de catálogos, horizontal o vertical; es más reducida que
el archivero, provisto de una charola interior movible que permite la consulta sin interrumpir
el orden de las tarjetas.

El estante es un mueble de estructura metálica, de longitud y altura variable de conformidad

con el local, consta de una serie de entrepaños y ángulos. El estante se divide en una serie de
anaqueles o entrepaños y debe considerarse para documentación concluida en su tramitación
o para contener cajas archivadoras.

Se agregan las vitrinas para exhibición, las escaleras para estantes o archiveros de gran
volumen, mesas, sillas, aparatos de costura, prensas y cajas archivadoras.

1.4.3 DOCUMENTACIÓN

Es el elemento más importante entre los que integran los archivos11, que se origina

por correspondencia o por multiplicidad de documentos muy diversos que se general en las
oficinas, todos constituyen el acervo de los archivos, (Fig. 1.5)

1.4.4 PERSONAL

La Archivonomía hace referencia al personal indispensable que forma un archivo, con un

técnico en la materia, capaz de tener dominio referente a la clasificación, catalogación,
formación de expedientes, manejo, conservación y control11. (Fig.1.6)

Además de considerar un área para atención al público es necesario contar con personal
capacitado para realizar estas funciones. Al igual se requiere reproducir o digitalizar la
información se requiere de un técnico capacitado en esta área.
Un archivo vertical es una colección de diversos documentos que por su índole y
características no se consideran libros, tales como:

 Recortes de publicaciones periódicas

 Fotocopias de artículos de revistas, periódicos o libros
 Fotografías o láminas
 Folletos, trípticos e instructivos actualizados
 Cuadros sinópticos
 Gráficas
 Informes

Generalmente, son documentos de menos de 52 páginas y contienen información efímera o

de literatura gris generada por diferentes entidades de carácter público o privado.

El archivo vertical de la Biblioteca Octavio Arizmendi Posada, se encuentra ubicado en el

primer piso. Allí podemos solicitar documentos tan relevantes para los programas académicos
como: el PEI actualizado, reglamento estudiantil, informes institucionales y gubernamentales,
éstos tienen una antigüedad no mayor a tres años, publicaciones sobre el Opus Dei, temáticas
de ingeniería, literatura, medicina, pedagogía, administración de empresas, entre otros.

Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en
carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo es válido en el caso de tener que archivar
pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas.

ARCHIVO. MATERIALES.

Generalidades. Un sistema de archivo está conformado por todos los elementos y materiales
necesarios para conservar, retirar y usar la información que se necesite, así se tiene:

Carpetas: Cartulinas dobladas en dos, con pestaña en la hoja de atrás. En la pestaña se

escribe el rótulo, que indica el contenido de la carpeta. Las carpetas son utilizadas para
colocar documentos relacionados con una persona, firma o institución o referidos a un mismo
asunto. Por lo general se utilizan dos tipos de carpetas: Carpetas individuales y carpetas
misceláneas. Se decide el tipo de carpeta a usar, dependiendo del volúmen de
correspondencia que se recibe en el período de archivo, que puedes ser de seis meses a un
año.

Carpetas individuales: Son las que se asignan a corresponsales activos o personas con las
cuales se mantiene comunicación constante y a la cual se hace necesario referirse
frecuentemente. se ordena alfabéticamente detrás de cada guía primaria. Dentro de la
carpeta los papeles se ordenan cronológicamente hacia arriba, por orden de fecha, la más
reciente al frente. Para abrir carpeta individual, el corresponsal debe tener por lo menos cinco
documentos.

Carpetas misceláneas: Usadas para archivar documentos de aquellos corresponsales con los
cuales no es frecuente la comunicación. Esta carpeta contiene papeles de varios
corresponsales, puesto que es donde se coloca la correspondencia inactiva, hasta considerarla
de importancia para abrirle carpeta individual. Es el hogar "temporal"de toda
correspondencia.
Guías: Tarjetas indicadoras hechas de carton fuerte y resistente, provistas de una pestaña en la
parte superior donde aparece el título, nombre o asunto. Se usan para dividir las gavetas en
secciones e indicar donde deben archivarse o localizarse los documentos.

ARCHIVOS INDEPENDIENTES

Todo documento de InCopy que no esté asociado con un documento de InDesign se denomina
documento independiente. Puede definir y modificar el área de texto, el tamaño de página y la
orientación de los documentos independientes. No obstante, si más tarde el artículo se vincula
a un documento de InDesign, la configuración de InDesign anula la utilizada en InCopy.

Ventajas:

 Ahorro de espacio, material y recursos

El archivo digital puede remplazar por completo al archivo físico. Esto significa que, incluso
aquellos documentos que tengamos la obligación legal de conservar durante años, podemos
conservarlos en formato digital con plena validez legal gracias a la digitalización certificada,
destruyendo el papel.

A partir de aquí, se produce un ahorro de espacio en oficinas (cuyo coste por m2 suele ser
elevado) por la eliminación de archivos y estanterías.

 Ahorro de tiempo, incremento de eficiencia

Las búsquedas de papeles pueden llevar mucho tiempo, incluso en un archivo bien organizado.
Cuando un papel no está exactamente en su sitio, ¿cómo podemos saber si realmente no lo
tenemos, si alguien se lo ha llevado o si hay que seguir buscando en otras posibles
ubicaciones? Después de invertir nuestro tiempo, puede que ni siquiera lleguemos a encontrar
lo que buscamos.

 Eliminación de riesgos legales

Como hemos visto, la certeza de tener el archivo bajo control y gestionado a través de una
base de datos elimina la posibilidad de perder documentos. El archivo digital, del que se
pueden mantener varias copias incluso en diferentes ubicaciones físicas, elimina incluso el
riesgo frente a accidentes o catástrofes (como un incendio y un terremoto).

 Acceso inmediato y concurrente a la documentación

Cuando mantenemos un archivo físico de documentos, existe la posibilidad de que varias

personas necesiten acceder al mismo papel en el mismo momento. En el mejor de los casos,
tendremos que turnarnos (perder tiempo) o hacer copias (más papel), pero también puede
pasar que alguien se olvide de devolver un documento al archivo y no sepamos quién es. El
soporte físico es único y sólo puede estar en un lugar.

Desventajas:
 Falta de espacio de almacenamiento

Los documentos en papel pueden ocupar una cantidad significativa de espacio, y la cantidad de
papel aumentará día a día. Además, los documentos generalmente deberán almacenarse a
mano para que se pueda acceder rápida y fácilmente.
  Menor seguridad

Independientemente del tamaño, para cualquier organización es importante proteger sus

datos y otros activos valiosos. Uno de los mayores riesgos de seguridad de la información para
las empresas es el papel porque los documentos impresos se pueden perder, manejar o dañar
fácilmente, mientras que los datos digitales se pueden encriptar y guardar de forma segura en
discos duros o dispositivos electrónicos.

 Propenso a daños

Los documentos manuales se pueden dañar, perder, extraviar o robar fácilmente. Un incendio
o desastre natural podría significar la pérdida de información esencial. Si no tienes ninguna
copia, una vez que los archivos hayan desaparecido, no hay forma de recuperar la información.

 Transporte de documentos

El transporte de documentos en un sistema basado en papel es bastante complicado, lento e

ineficiente. Con un sistema de gestión de documentos digitales, simplemente puede agregar
archivos adjuntos a un correo electrónico y enviar información al instante.

 Problemas de edición

Si deseas realizar cambios en un documento en papel, deberás volver a escribir todo el

contenido. Esto deberá repetirse cada vez que desees hacer más correcciones. Idealmente,
debes guardar una copia del documento original para distinguir todas las enmiendas que se
han realizado.

 Altos precios

Uno de los mayores inconvenientes de los sistemas de gestión de documentos en papel son los
costos asociados. Además de una gran cantidad de papel, necesitarás más impresoras,
fotocopiadoras, papelería y otros suministros de oficina. Estos costos se suman y pueden
convertirse en un gasto significativo en muchas organizaciones.

 Limite la comunicación y la colaboración

Cuando se trabaja con documentos en papel, la colaboración es extremadamente difícil. Si

varios jefes de departamento necesitan crear un documento común, deben tener varias copias
impresas, hacer todas las enmiendas necesarias por separado y luego compartir las distintas
versiones antes de comenzar a trabajar en la definitiva. Los sistemas de gestión de
documentos digitales permiten a los usuarios colaborar de una manera fácil y rápida. También
pueden rastrear todos los cambios realizados.
  Daño ambiental

Usar más papel es malo para el medio ambiente y no ayudará mucho a impulsar las
credenciales ecológicas de tu empresa. Muchos de los empleados de hoy quieren trabajar para
empresas que priorizan la sostenibilidad y muchos consumidores también prefieren
alternativas amigables con el medio ambiente de manera que es necesario que hagas tu mejor
esfuerzo para atraer y retener a ambos

 Las cajas para archivo

están creadas específicamente para el almacenamiento, el empaque y el transporte de

documentos, archivos y distintos registros que se realizan en una oficina o empresa. Y es que a
pesar de que los archivadores, carpetas o escritorios pueden ser de gran utilidad, llega un
momento determinado en que estos objetos no son suficientes para almacenar este tipo de
información, ni sirven para obtener de una forma eficaz cada uno de los papeles o expedientes
que se necesitan.

Para la importante tarea que tienen las organizaciones de almacenar y guardar información
valiosa, las cajas para archivo son el mejor aliado, puesto que estas brindan protección y
seguridad, mientras que facilitan el acceso a cada uno de los archivos. Asimismo, este tipo de
cajas pueden ser utilizadas en múltiples sectores; en el comercial, industrial, textil, y hasta
pueden ser empleadas dentro del hogar.

La gran mayoría de cajas para archivo, están hechas a base de cartón; y son diseñadas
específicamente para las labores de empaque, almacenamiento y transporte de archivos y
documentos que se generan sobre todo en las áreas de oficina.

conclusion
La manera en el que las empresas conservan y protegen los documentos es en un archivo. Tú
ahora sabes que gracias al archivo se encuentran y utilizan los documentos más fácil y rápido.
Hay muchos beneficios para las empresas que tienen sus documentos en archivo, por ejemplo,
se evitan repeticiones, se centraliza la información y se conservan fuentes históricas.

A lo largo de los temas, aprendiste que los tipos de archivos se pueden clasificar por su uso,
organización y propósito. Además, aprendiste que para archivar es necesario seguir los cinco
pasos. Pero para tener un archivo, las empresas necesitan tener un sistema; existen dos
sistemas de archivo el manual y el electrónico. La diferencia entre el sistema manual y el
electrónico, es que el manual es el procedimiento para manejar documentos en papel y el
electrónico maneja documento de la computadora. Recuerda que es muy importante que seas
mesurado con información de la empresa, de compañeros y personal. Debes ser prudente en
cualquier situación, saber cómo expresarte y cuándo. Siempre ten en cuenta las
recomendaciones para que seas una persona mesurada y puedas mejorar el ambiente que te
rodea.
Introducción