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SENA

CENTRO METALMECNICO GENERAR HBITOS SALUDABLES

PROYECTO ARCHIVADOR DIGITAL INTELIGENTE

PRESENTADO A: ALVARO JIMENEZ

PRESENTADO POR: JHON DAZ MAURICIO MIRANDA JEFFERSON CALENTURA WESLEY FABIAN ANGULO ARIZA

TEGNLOGO MANTENIMIENTO MECNICO INDUSTRIAL GRUPO: 324868 JORNADA DIURNA

BOGOTA, JUNIO 18 2012.

ARCHIVADOR DIGITAL INTELIGENTE

MISIN Dar a conocer un producto el cual solucione los inconvenientes ocurridos con el orden y aseo del archivo en las organizaciones. VISIN En el 2015 estar posicionados a nivel nacional como los mejores en soluciones para la gestin de archivo. OBJETIVO GENERAL Crear un artculo el cual solucione las complicaciones que se presentan con el orden y aseo y seguridad del archivo.

OBJETIVOS ESPECFICOS Suplir las necesidades de las compaas en cuanto a correcta organizacin del archivo. Tener seguridad de los archivos. tener un listado maestro de toda la informacin que se maneja en la compaa.

JUSTIFICACION A travs de este proyecto se busca crear un archivador digital inteligente el cual supla las necesidades de las compaas colombianas; donde el archivo es muy importante debido a la magnitud de informacin que se maneja, lo que implica perder o aumentar alguna o algunas de sus pginas. En muchas ocasiones en las compaas colombianas se ha visto la prdida de su archivo o la alteracin del mismo, sin tener conocimiento de quien o quienes fueron las ltimas personas que tuvieron acceso a este, por tal razn se pretende crear un archivador que mantenga la seguridad del archivo y registre quien (es) manipularon el archivo.

MARCO TERICO CONCEPTO: El proceso de decepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en un lugar determinado a fin de localizarnos fcil y rpidamente y protegerlos de perdidas y deterioros, etc. Los documentos son colocados en mismo orden debidamente clasificado, toda la correspondencia, papeles y otros documentos relacionados con el individuo o firma y a la vez facilitar su localizacin y manejo. Es un sistema que nos va a permitir clasificar y buscar rpidamente los documentos. IMPORTANCIA Representa la memoria de un negocio o conservacin de los documentos. Solo se guarda los documentos importantes. FINALIDAD DE LAS REGLAS DE CLASIFICACION DE ARCHIVO Un archivo no tiene mayor valor cuando los documentos que contienen no pueden ser localizados con prontitud. Si cada persona inventara sus propias reglas para decidir donde guardar un documento, solo esa persona podra encontrarlo. Por lo tanto es necesario observar reglas fijas que permitan seleccionar y ordenar los ttulos y de esta manera poder archivar todos los documentos adecuadamente. CONSERVACION Archivo Inactivo: Guardado por varios aos. Archivo Central: Stano, guardado de documentos de aos atrs. Archivo Activo: Documentos actuales. CLASES DE ARCHIVADORES Gancho o Espign: Los papeles se insertan en el gancho o clavo a medida que se reciben. Este sistema lo utilizan las abarroteras pequeas, lavanderas, tiendas pequeas, oficinas pequeas, almacenes, pero en forma temporal ya que lo pasan a un archivo permanente.

Casilleros o Nido de Paloma: Consiste en un mueble de madera con distintas divisiones pequeas y con suficiente capacidad para guardar papeles del tamao carta o de documentos ms pequeos. Es usualmente en los correos y hoteles para guardar la correspondencia. Tabla de Shannon: Consiste en una tabla de madera con ganchos de presin para sostener los documentos. Se cuelga en la pared y los documentos se archivan por orden de recibo. Se utilizan en oficinas de registro civil, las notarias, tribunales de justicia, hospitales. Archivo de Caja: Fue el primer sistema utilizado consiste en una caja pequea de madera, plstico o metal dentro de esta se usa un juego de guas y se ordenan alfabticamente colocando cada carta o tarjeta detrs de la letra que le corresponde por el apellido. Es utilizado comnmente por las amas de casa para recetas de cocina y otros documentos personales. Carpeta de Fuelle: Consiste en una carpeta de manila o cartn slido con varias divisiones, con letras en orden alfabtico. Es utilizado en las oficinas para la clasificacin de facturas y formularios para facilitar los cobros de cuentas a clientes morosos; adems se utiliza para almacenar los vencimientos de letras de cambio. Archivo Horizontal: Consiste en un mueble con distintas gavetas donde se guardan todos los documentos colocndose uno encima de otro. Se usa en negocios de oficinas pequeas que manejan reducido nmero de documentos de varios tamaos. DESCRIPCION DEL PROBLEMA Se puede observar en diferentes medios de comunicacin que han alterado la gestin documental, favoreciendo a ciertas clases de personas para beneficio propio, sin tener evidencia de quien o quienes son los culpables de la modificacin de los mismos a razn de esto nace la necesidad de crear un archivador digital inteligente que supla las necesidades de este mercado.

METODOLOGA El archivador digital inteligente tiene de un sistema operativo el cual consta de una pantalla touch en la que se registra y se almacena la cantidad de archivos que tiene una organizacin (incluyendo paginas), en este archivador se maneja la seguridad de los archivos, debido a que se maneja un software el cual ciertos miembros de la organizacin tendrn los permisos para borrar y actualizar la informacin por medio de huella digital, este sistema deja un registro de la ltima persona que tuvo acceso a la informacin ejemplo registra la huella selecciona el tipo de archivo que necesita el cual est organizado de forma alfa numrico, da enter dar nicamente apertura al archivador que selecciono y el documento, atreves de poleas las cuales ejercen presin en los archivos no seleccionados los cuales no se podrn tener acceso nicamente al documento necesitado y autorizado. Estas poleas estn en la parte lateral de archivador cumpliendo la funcin mecnica de comprimir los archivos al dar apertura al archivador. Con este sistema deja evidencia de la trazabilidad de los registros utilizados hora y fecha de la salida e ingreso del documento cantidad de tiempo utilizado y modificaciones del archivo y persona que lo utilizo. MERCADO OBJETIVO Nuestro producto estar enfocado inicialmente a universidades, juzgados, colegios y empresas las cuales su gestin documental representen un alto grado de valor privativo. COSTOS
CANT 1 4 1 TOTAL CANT 1 1 20 10 5 15 RECURSO HUMANO PERSONAL INGENIERO ELECTRNICO TECNLOGO MECNICO ASISTENTE ADMINISTRATIVO COSTOS ARCHIVADOR PERSONAL PANEL DE CONTROL TOUCH ARCHIVADOR POLEAS CORREAS MOTORES SEPARADORES SUBTOTAL TOTAL SALARIO 3.500.000 6.000.000 1.200.000 10.700.000 SALARIO 100.000 200.000 80.000 100.000 100.000 30.000 610.000 793000

VALOR UNITARIO ARCHIVADOR DIGITAL INTELIGENTE CON 5 CAJONES

1.149.667

Nuestro producto lo realizaremos en vivienda propia no utilizaremos arriendo y contamos con equipos propios. IMPACTO LABORAL: Ayudara a facilitar la bsqueda de los documentos. Reduccin de costos. Este proyecto tendr un impacto ambiental optimizando los diversos artculos que se pueden reutilizar para uso en la ludoteca creando una conciencia en la comunidad y en los nios sobre la importancia del reciclaje.

ESTRATEGIAS DE COMUNICACIN Nos daremos a conocer por: Volantes Redes sociales Pancartas Avisos publicitarios

Nos pueden encontrar en la Localidad de Bosa en el Barrio Porvenir.

CIVERGRAFIA

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