c.

El aprendiz consulta 20 elementos y equipos que se requieren en el proceso de

gestión documental en una empresa. Esta actividad lo pueden realizar en Word o en

los cuadernos de apuntes y deben dar la definición y presentar una imagen.

RESPUESTA: 20 ELEMENTOS DE GESTION DOCUMENTAL

• Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un

proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados

respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que
los produce

y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

• También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa,
la

información, la investigación y la cultura.

• Archivo central: unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos
de gestión

y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su
consulta es

constante.

• Archivo de gestión: archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite,

sometida a

continua utilización y consulta administrativa.

• Archivo electrónico: conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los

principios

y procesos archivísticos.

• Archivo histórico: archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la

documentación que, por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse

permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este
tipo de

archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito
voluntario,
adquisición o expropiación.

• Ciclo vital del documento: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción

o recepción, hasta su disposición final.

• Clasificación documental: fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican

y

establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la

entidad

productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

• Conservación de documentos: conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para

asegurar

la integridad física y funcional de los documentos de archivo

• Depósito de archivo: local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la

conservación

de los documentos de archivo.

• Deterioro: alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un

material,

causada por envejecimiento natural u otros factores.

• Digitalización: técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada

de manera

analógica (soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede
leerse

o interpretarse por computador.

• Documento: información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

• Documento activo: aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.

• Fuente primaria de información: información original, no abreviada ni traducida. Se llama

también “fuente

de primera mano”.

• Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la

planificación,

manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su

origen hasta

su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

• Inventario documental: instrumento de recuperación de información que describe de manera
exacta y

precisa las series o asuntos de un fondo documental.

• Patrimonio documental: conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

• Retención documental: plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o
en el

archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

• Serie documental: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,

emanadas

de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas.

Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros

• Subserie: conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de
forma

separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

• Tabla de retención documental: listado de series, con sus correspondientes tipos documentales,
a las

cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

• Unidad de conservación: cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que
garantice su

preservación e identificación.

• Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros
o tomos.

• Unidad documental: unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización

documental.

Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la
constituyen

varios, formando un expediente.

• Valoración documental: labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y
secundarios de

los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
EQUIPOS DE GESTION DOCUMENTAL

ARCHIVADORES: archivador es la que archiva. registrar, guarda, encarpeta, conserva y custodia

los documentos, carpetas y demás elementos que se pueden guardar. Esta palabra es usado
como sustantivo. Es un mueble de oficina que se emplea para guardar los documentos, papeles
y fichas. carpeta en que se guarda para tales fines.

ARCHIVADOR HORIZONTAL O ESTANTERÍAS CON ANAQUELES FIJOS: son muebles que constan
de divisiones colocadas en forma horizontal, en algunos casos pueden ser abiertos y en otros
están provistos de puertas corredizas o plegables. Para estos muebles se utiliza un tipo especial
de carpetas.
ARCHIVADORES VERTICALES: son muebles que constan de gavetas colocadas una encima de
otra, para mantener en ellas carpetas en posición vertical, lo cual facilita la ubicación del
material archivado. Los títulos escritos en las pestañas de las carpetas pueden ser leídos
cómodamente, debido a la visibilidad horizontal que proporciona la ubicación de las carpetas.

LA ESTANTERÍA ABIERTA: significa libre acceso al usuario para llegar a los estantes, tomar,
comparar los contenidos de las unidades documentales y seleccionar los que más se apeguen a
sus necesidades de información.
CAJAS DE ARCHIVO:

Las cajas de archivo están diseñadas para el empaque, el transporte y el almacenamiento de

documentos, registros y archivos de oficina.

BANDEJA: Recipiente o soporte para colocar papel, como el de ciertas máquinas (impresoras,
fotocopiadoras, etc.) o el que se usa en una oficina.

CARPETAS:Utensilio para guardar o transportar papeles que consiste en una lámina de cartón o
plástico doblada por la mitad y generalmente con gomas para mantenerla plegada.
CARPETA DE ACORDEON: onsiste de una carpeta en forma de acordeón, con varias divisiones, lo
cual por lo general están clasificados en orden alfabético. El uso actual de este sistema, es para
el archivo personal. Los cobradores o funcionarios que deben llevar recibos, facturas o
documentos con fines de cobro o distribución.

CARPETA COLGANTE:es una carpetilla de carton que lleva unas varillas metalicas o de plastico
en sus extremos superiores que permite colgar en un armario, cajón, archivador, maleta o
dispositivo que lleva los dos railes donde se puede suspender la carpeta.

SEPARADORES:En la industria del embalaje, un separador es una plancha de cartón que se utiliza
como individualizador de producto dentro del embalaje o como base de las camadas de
producto colocadas sobre el palet. Así, lo encontramos en artículos que se transportan
agrupados tan solo por el film retráctil como paquetes de azúcar, paquetes de arroz, botellas de
agua, etc.
SOBRE DE MANILA: Los sobres, o clasificadores, de tipo Manila son soportes diseñados para
contener documentos y papeleo. ... Reciben el nombre “Manila” porque las carpetas originales
se construyeron a partir del cáñamo o abacá proveniente de esa ciudad. El cáñamo de Manila es
un tipo de fibra que previene de un familiar del bananero

MEMORIA USB: lápiz de memoria, dedo, pincho, lápiz USB, memoria externa, pen drive,
memocápsula, memorín o llave maya 1 es un tipo de dispositivo de almacenamiento de datos
que utiliza circuitos de estado sólido para guardar datos e información.

COMPUTADORA: es un dispositivo informático que es capaz de recibir, almacenar y procesar

información de una forma útil. Una computadora está programada para realizar operaciones
lógicas o aritméticas de forma automática.
IMPRESORA: Una impresora es un dispositivo periférico de salida, del ordenador que permite
producir una gama permanente de textos o gráficos de documentos almacenados en un formato
electrónico, imprimiéndolos en medios físicos, normalmente en papel, utilizando cartuchos de
tinta o tecnología láser (con tóner).

MICROFILMADORA: es una máquina transductora que se usa para crear fichas de microfilm.

SELLOS: GANCHOS :
GRAPADORA: BORRADORES:

CLIPS:

LAPICEROS: