Tipos de archivadores

El éxito laboral de una empresa va de la mano con la organización que se tenga

en la misma. Uno de los factores principales es el manejo de almacenamiento de

documentación. Implementar un sistema de gestión es clave para que esta labor

no resulte abrumadora; y para esto debemos conocer cuáles son los tipos de

archivadores que existen, como optimizar y maximizar el uso que se le da. A

continuación, encontrarás una lista detallada con sus características principales.

Archivadores de piso (Verticales y Horizontales)

Están clasificados por su tamaño, lo cual influye en la cantidad de documentación

que puede almacenar. Son ideales para archivar documentación de acceso rápido.

El método de archivo es por medio de carpetas colgantes; sin embargo, son

funcionales para almacenar otro tipo de artículos. Cuenta con un sistema de

seguridad tipo trampa la cual acciona con la llave, impidiendo la apertura de las

gavetas.

 
Archivadores Aéreos

Estos muebles optimizadores de espacios son usados comúnmente para

documentación de acceso inmediato. El método de archivo utilizado normalmente

es por medio de AZs. Un archivador aéreo cuenta con una chapa de seguridad

tipo yale y se instala en las paredes cerca a los escritorios.

Armarios Papeleros

Este mueble metálico cuenta con dos puertas abatibles las cuales permiten el

acceso a todo su interior. Cuenta internamente con unos parales tipo cremallera,

las cuales permiten graduar los entrepaños a la altura deseada. El sistema de

seguridad es de tres puntos (uno en la parte superior y otra en la inferior) las

cuales se accionan con la llave. Es apto para almacenar AZs, libros, cajas de

archivo entre otros artículos.

 
Folderamas

En la actualidad este mueble ha tenido mucha acogida, ya que optimizan el

espacio de las oficinas y tienen una gran capacidad interna para almacenamiento.

Sus puertas tipo persiana se esconden dentro de su propio cuerpo. Al igual que

los armarios cuentan con cremalleras internas las cuales permiten graduar la

altura de los entrepaños a la deseada.

Bibliotecas

Este mueble cuenta con una excelente ventaja debido a que sus puertas de vidrio

permiten la visibilidad interna. Esto facilita la búsqueda de archivos o libros. Sus

puertas son corredizas y su sistema de seguridad es por medio de chapa tipo

Yale. Puedes almacenar todo tipo de artículos debido a sus dimensiones.

Archivos rodantes

Este es el sistema de almacenamiento por excelencia para grandes empresas. Si

cuentas con poco espacio, pero el volumen de documentación es bastante alto un

archivo rodante es el mueble que debes obtener. Cuenta internamente con

estantería metálica ideal para archivar cajas, AZs, libros y todo tipo de artículos.

Se fabrican bajo medidas especificas y se instalan en el lugar. Cuenta con una

puerta que acciona el sistema de apertura y acceso a todo el mueble. Cuenta con

rieles en el piso para la movilidad de sus carros internos. Si deseas conocer mayo

información sobre este increíble mueble te invitamos a leer el siguiente artículo.

 
 HISTORIA DEL ARCHIVO

EL TERMINO ARCHIVO

El término archivo (latín archīvum). Es el conjunto de documentos fuera cual fuere

su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una

persona o entidad pública o privada, en el trascurso de su gestión, conservados

respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o

institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. No

obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere a:

·         El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por

una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.

·         El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental.

·         La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del

fondo.

La archivística es la ciencia que se ocupa de las técnicas aplicadas a los archivos.

También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión

administrativa, la información, la investigación y la cultura.

IMPORTANCIA

los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los

documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones

basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son

potencialmente, parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

Diferencias entre Archivo – Biblioteca – Centro de Documentación

 En un fondo de archivo hay un conjunto de documentos procedentes de la

actividad de una persona física o moral o de un organismo, cuya reunión es fruto

de un proceso natural en el que el productor genera y conserva esos fondos de

forma progresiva y constante.

 La colección de biblioteca es el resultado de resumir documentos creados

como fruto del saber y destinados a su difusión.

 La función primordial de las bibliotecas es poner medios de información a la

disposición de los usuarios.

 También lo es de los archivos, con una diferencia fundamental: los

documentos tienen un valor probatorio de carácter jurídico-administrativo en un

periodo determinado de su vida, durante el cual no son libremente accesibles.

 El expediente de un archivo es un conjunto de piezas que tratan de un

mismo asunto o materia, pero no lo elabora el archivo sino el servicio

correspondiente. Cada documento es indivisible, es un eslabón en una cadena

que está inserta en un contexto que le da un valor que no tendría el documento

aislado por sí mismo.

 El expediente de archivo comporta una noción funcional y probatoria, da fe.

Será transmitido desde la oficina al archivo directamente, sin alteración alguna

desde el exterior.

 El dossier de documentación, tiende a reunir todas las informaciones

posibles procedentes de fuentes más diversas, sobre una cuestión determinada.

Su finalidad consiste en poder responder rápida y eficazmente a las demandas

informativas al igual que el del archivo, pero no aporta pruebas.

LAS ETAPAS DEL ARCHIVO

Un fondo documental atraviesa diversas etapas, establecidas en función del ciclo

de vida de los documentos: 

Archivo de gestión: Los documentos en fase de tramitación, así como los que

son de uso frecuente para la gestión de los asuntos corrientes, están bajo la

responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas, es más

conocido como archivo de oficina. La documentación permanece en esta fase de 2

a 5 años aunque a veces es muy amplio este plazo, porque los plazos de utilidad

son cada vez más cortos y porque cada vez es mayor la documentación que se

acumula en las oficinas.

Archivo administrativo o intermedio: Archivo Administrativo Sólo las grandes

organizaciones administrativas tienen locales acondicionados como archivo

administrativo, en la mayoría de los casos es el propio archivo quien acoge esta y

las demás etapas. Las oficinas remiten la documentación al archivo. Pueden

regresar a la fase anterior si se requieren. A partir de esta fase la documentación

está bajo responsabilidad del archivero. Tras cin años de antigüedad los

documentos pasan a la siguiente fase.

En el Archivo Intermedio La documentación ha perdido prácticamente la utilidad

por la cual había sido creada: la gestión. Hasta los treinta años de antigüedad

permanecen en el archivo, aquí se procede a la valoración, selección y expurgo, a

fin de conservar lo pertinente.

Archivo histórico: A partir de este momento, la documentación seleccionada por

su valor informativo, histórico y cultural, se conserva a perpetuidad, en condiciones

que garanticen su integridad y transmisión a las generaciones futuras, por cuanto

constituye parte del patrimonio histórico de las naciones y, por ende, de la

humanidad.

FUNCIONES DEL ARCHIVO

 Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa,

durante ese periodo de máxima utilidad para la gestión administrativa de las

oficinas y para la toma de decisiones.

 Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que ya no

son de uso corriente por parte de las oficinas.

 Aplicar los principios y técnicas modernos de valoración para, transcurrido

un tiempo, seleccionar los documentos que por su valor van a ser conservados

indefinidamente y destruir el resto.

 Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en diferentes

etapas, de acuerdo con los principios de la archivística.

 Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información,

mediante los distintos instrumentos de descripción documental y valiéndose de las

ventajas ofrecidas por las nuevas tecnologías.

 Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento

que garantice la conservación integra en el tiempo.

 Asegurar que estas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo,

queden firmemente establecidas y garantizadas mediante un reglamento de

servicio.

 Todo ello orientado a que el archivo sea un recurso básico de información,

al servicio de:
·         La administración que emite los documentos.

·         Los ciudadanos.

·         La investigación y la difusión cultural.

LOS ARCHIVO DESDE SUS INICIOS

El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización

social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la

escritura. Los primeros archivos aparecen con los primeros imperios. Eran una

herramienta de control de la población y de la riqueza.

Fuente: El Autor

Desde las monarquías surgidas en el Asia anterior hasta el Bajo Imperio Romano,

pasando por la civilización egipcia y griega, se tiene constancia de la existencia de

activos y de fondos organizados.

Los primeros documentos son: documentación legal (leyes), documentación de

control de las personas (padrones), documentación de hacienda (censos,

catastros, títulos de propiedad). También hay mucha documentación militar

(registros de soldados, quintas) y mucha documentación privada.

Las excavaciones de Tell Hariri, Ras-Shamra o Nipur han dejado muestras de la

existencia de archivos en la antigüedad: archivos reales, de los temples e incluso

bancarios. Las excavaciones de ugarit son las únicas que han dejado constancia

de la organización de los fondos.

En total se han excavado cerca de 40.000 tablillas de arcilla. Los sumerios, los

Arcadios y los Babilonios escribían sobre ellas. Eran tablas rectangulares con

esquinas redondeadas y se escribía estando blandas. Escribía con un punzón

metálico. Se usaba la escritura cuneiforme. A veces se escribía sobre madera,

marfil y pieles.
Los archivos y documentos estaban a cargo de los Escribas. Pertenecían a la

clase dirigente que al servicio a los templos. En Ur, el archivero era además

inspector de canales.

Se crean depósitos especiales para los archivos. Se buscaba que tuvieran una

climatización adecuada. Las tablillas se colocaban en las paredes sobre

estanterías de obra recubiertas de asfalto.

También se colocaban en nichos independientes. Se guardaban en cajas de

madera, cestas de paja, jarras de arcilla.

Los documentos normalmente eran de acceso restringido. Solamente podían

utilizarlos sus productores y los oficiales de la administración con autorización

previa.