Técnicas De Control

Las técnicas de control se refieren a los métodos y herramientas utilizados por

las organizaciones para medir, evaluar y regular el desempeño de los
procesos, proyectos, empleados o sistemas con el fin de alcanzar los objetivos
establecidos.

Presupuesto
La técnica de control presupuestario implica la creación y el seguimiento de
un presupuesto para gestionar y controlar los recursos financieros de una
organización. Este proceso implica:
1. Establecimiento de presupuestos: Se definen los objetivos financieros
y se asignan recursos específicos a diferentes áreas o proyectos dentro
de la organización.
2. Monitoreo del gasto: Se realiza un seguimiento regular del gasto real
en comparación con el presupuesto establecido para evaluar el
rendimiento financiero.
3. Análisis de desviaciones: Se identifican y analizan las desviaciones
entre el gasto real y el presupuesto previsto, lo que permite tomar
medidas correctivas si es necesario.
4. Toma de decisiones: Con base en la información proporcionada por el
control presupuestario, se toman decisiones para optimizar el uso de los
recursos y garantizar que se alcancen los objetivos financieros de la
organización.
Ejemplo:
Imaginemos una empresa de fabricacion de muebles que utiliza la tecnica de
control presupuestario para gestionar sus recursos financieros.
1. Establecimiento de presupuestos: Al comienzo del ano, la empresa
establece un presupuesto detallado que incluye gastos de materiales,
mano de obra, gastos generales, marketing y otros costos asociados con
la produccion y venta de muebles. Por ejemplo, se asigna un
presupuesto de $50,000 para materiales, $30,000 para mano de obra y
$20,000 para gastos generales.
2. Monitoreo del gasto: Durante el primer trimestre del ano, el
departamento financiero realiza un seguimiento regular de los gastos
reales en cada una de las categorías presupuestarias. Por ejemplo, al
final del trimestre, se descubre que se han gastado $45,000 en
materiales, $28,000 en mano de obra y $18,000 en gastos generales.
3. Análisis de desviaciones: Se comparan los gastos reales con los
presupuestados para identificar cualquier desviacion. En este caso, se
observa que el gasto en materiales ha excedido el presupuesto en
$5,000, mientras que los gastos generales estan dentro del presupuesto
y el gasto en mano de obra es ligeramente inferior al presupuesto.
4. Toma de decisiones: Basandose en el analisis de las desviaciones, la
empresa puede tomar medidas correctivas. Por ejemplo, podrían buscar
formas de reducir los costos de materiales, como negociar mejores
precios con proveedores o buscar materiales alternativos mas
economicos. Tambien podrían reevaluar su plan de contratacion de
mano de obra para asegurarse de que esten utilizando eficientemente
sus recursos humanos.
Este proceso continua durante todo el ano,
con la empresa ajustando su gestion
financiera segun sea necesario para
mantenerse dentro del presupuesto y alcanzar
sus objetivos financieros.
Balance general
El control del balance general implica monitorear y evaluar la situacion
financiera de una empresa mediante la revision de su balance general, que es
un estado financiero que muestra los activos, pasivos y el patrimonio neto en
un momento específico. Este proceso incluye:
1. Análisis de activos y pasivos: Se examinan los activos y pasivos de la
empresa para determinar su liquidez, solvencia y eficiencia en la gestion
de recursos.
2. Evaluación del patrimonio neto: Se analiza el patrimonio neto de la
empresa para comprender su capacidad para generar valor a largo plazo
y su salud financiera general.
3. Identificación de tendencias: Se buscan cambios significativos en los
componentes del balance general a lo largo del tiempo para identificar
posibles problemas o areas de mejora.
4. Comparación con estándares y objetivos: Se compara el balance
general actual con estandares de la industria, pronosticos financieros o
metas establecidas para evaluar el rendimiento y tomar decisiones
estrategicas.
Ejemplo:
Supongamos que eres el director financiero de una empresa manufacturera y
estas utilizando la tecnica de control del balance general para evaluar la salud
financiera de la empresa.
1. Análisis de activos y pasivos: Revisas el balance general de la empresa
y notas que los activos totales son de $500,000, mientras que los pasivos
totales son de $300,000. Esto indica que la empresa tiene un patrimonio
neto de $200,000 ($500,000 - $300,000).
2. Evaluación del patrimonio neto: Analizas mas detenidamente el
patrimonio neto y descubres que ha aumentado en un 10% en
comparacion con el ano anterior. Esto sugiere un crecimiento positivo en
la inversion de la empresa y una solida base financiera.
3. Identificación de tendencias: Observas que los activos de la empresa
han aumentado en un 15% en el ultimo ano, principalmente debido a
inversiones en maquinaria y equipo. Sin embargo, tambien notas que los
pasivos han aumentado en un 20%, principalmente debido a prestamos
para financiar la expansion. Esto indica que la empresa puede estar
asumiendo mas riesgos financieros.
4. Comparación con estándares y objetivos: Comparas los ratios de
endeudamiento y liquidez de la empresa con los estandares de la
industria y los objetivos financieros establecidos por la direccion.
Descubres que, aunque la empresa esta ligeramente mas endeudada que
el promedio de la industria, su liquidez es adecuada y cumple con los
objetivos establecidos.
Estado de perdidas y ganancias
El control del estado de perdidas y ganancias implica monitorear y evaluar el
desempeno financiero de una empresa a traves del analisis de sus ingresos,
costos y utilidades durante un período específico.
1. Análisis de ingresos: Se revisan detalladamente los ingresos generados
por la empresa a traves de la venta de productos o servicios, así como
otras fuentes de ingresos, como intereses o inversiones.
2. Evaluación de costos: Se analizan los costos operativos, incluyendo los
costos de produccion, mano de obra, marketing y gastos generales, para
determinar su impacto en la rentabilidad de la empresa.
3. Cálculo de utilidades: Se calcula la diferencia entre los ingresos totales
y los costos totales para determinar la utilidad neta o la perdida neta de
la empresa durante el período analizado.
4. Identificación de tendencias: Se buscan patrones o cambios
significativos en los ingresos, costos y utilidades a lo largo del tiempo
para identificar areas de mejora o preocupacion.
5. Comparación con objetivos y estándares: Se compara el desempeno
financiero actual con los objetivos establecidos por la empresa y los
estandares de la industria para evaluar la eficiencia y efectividad de las
operaciones.
En resumen, el control del estado de perdidas y ganancias es fundamental
para evaluar el rendimiento financiero de una empresa, identificar areas de
oportunidad y tomar decisiones estrategicas para mejorar la rentabilidad y el
crecimiento a largo plazo.
Ejemplo:
Supongamos que eres el director financiero de una cadena de restaurantes y
estas evaluando el desempeno financiero de la empresa durante el ultimo ano
utilizando el estado de perdidas y ganancias.
1. Análisis de ingresos: Revisas el estado de perdidas y ganancias y
observas que la cadena de restaurantes genero $2,000,000 en ingresos
por ventas de alimentos y bebidas durante el ultimo ano.
2. Evaluación de costos: Analizas los costos asociados con la operacion de
los restaurantes, incluyendo costos de alimentos y bebidas, mano de
obra, alquiler, suministros y gastos generales. Descubres que los costos
totales ascendieron a $1,400,000 durante el ano.
3. Cálculo de utilidades: Restas los costos totales de los ingresos totales
para calcular la utilidad neta. En este caso, la empresa registro una
utilidad neta de $600,000 ($2,000,000 - $1,400,000) durante el ano.
4. Identificación de tendencias: Observas que las ventas de alimentos y
bebidas aumentaron en un 8% en comparacion con el ano anterior, lo
que contribuyo al aumento de la utilidad neta. Sin embargo, tambien
notas un aumento en los costos de mano de obra debido a los
incrementos salariales y beneficios para los empleados.
5. Comparación con objetivos y estándares: Comparas la utilidad neta
actual con los objetivos financieros establecidos por la empresa y los
margenes de ganancia típicos en la industria de restaurantes. Descubres
que la empresa ha superado sus objetivos de rentabilidad para el ano y
esta en línea con los estandares de la industria.
Basandote en este analisis del estado de perdidas y ganancias, puedes
recomendar estrategias para mantener el crecimiento de las ventas, optimizar
la gestion de costos y mejorar la
rentabilidad de la empresa en el futuro.
Auditoría financiera
El control de auditoría financiera implica examinar y evaluar los estados
financieros de una empresa para asegurar su precision, integridad y
conformidad con los principios contables y regulaciones aplicables. Este
proceso incluye:
1. Planificación de la auditoría: Se planifica la auditoría financiera
determinando los objetivos, alcance y cronograma, así como
identificando los riesgos y areas clave a examinar.
2. Recopilación de evidencia: Se recopilan y analizan pruebas y
documentacion financiera, como estados financieros, transacciones,
registros contables y políticas internas.
3. Evaluación de controles internos: Se evaluan los controles internos de
la empresa para determinar su eficacia en la prevencion y deteccion de
errores o fraudes.
4. Pruebas sustantivas: Se realizan pruebas detalladas en transacciones y
saldos para verificar la exactitud y validez de la informacion financiera
presentada.
5. Informe de auditoría: Se emite un informe de auditoría que resume los
hallazgos, conclusiones y recomendaciones derivadas del proceso de
auditoría.
Ejemplo:
Imaginemos que eres un auditor financiero contratado por una empresa de
fabricacion para llevar a cabo una auditoría financiera anual.
1. Planificación de la auditoría: Te reunes con la direccion de la empresa
para discutir los objetivos de la auditoría, el alcance del trabajo y el
cronograma. Determinas que la auditoría se centrara en los estados
financieros del ultimo ano y en areas específicas de riesgo, como
inventarios y cuentas por cobrar.
2. Recopilación de evidencia: Recibes los estados financieros, registros
contables, políticas internas y otra documentacion relevante de la
empresa. Tambien llevas a cabo entrevistas con el personal clave y
revisas los procedimientos operativos.
3. Evaluación de controles internos: Analizas los controles internos de la
empresa relacionados con la contabilidad, como el proceso de
autorizacion de transacciones y la segregacion de funciones. Realizas
pruebas para evaluar la efectividad de estos controles en la prevencion y
deteccion de errores o fraudes.
4. Pruebas sustantivas: Realizas pruebas detalladas en transacciones y
saldos, como reconciliaciones bancarias, verificacion de inventarios
físicos y analisis de cuentas por cobrar. Verificas la exactitud y validez de
la informacion financiera presentada en los estados financieros.
5. Informe de auditoría: Preparas un informe de auditoría que resume
tus hallazgos, conclusiones y recomendaciones. Identificas areas de
mejora en los controles internos y procesos contables, así como
cualquier problema significativo encontrado durante la auditoría.
Al finalizar la auditoría, presentas el informe a la direccion de la empresa y
discutes cualquier hallazgo importante. Esto permite a la empresa tomar
medidas correctivas segun sea necesario y mejorar sus practicas contables y
financieras para garantizar la integridad y precision de sus informes
financieros.
Auditoria administrativa
El control de auditoría administrativa implica examinar y evaluar los procesos,
políticas, estructuras organizativas y practicas de gestion de una empresa para
identificar areas de mejora y optimizacion en terminos de eficiencia,
efectividad y cumplimiento de objetivos.
1. Planificación de la auditoría: Se establecen los objetivos, alcance y
metodología de la auditoría administrativa, así como se determinan las
areas específicas a examinar, como recursos humanos, operaciones,
marketing, finanzas, entre otras.
2. Recopilación de información: Se recopila informacion relevante sobre
los procesos, políticas y practicas de gestion de la empresa a traves de
entrevistas, revisiones de documentos y observacion directa.
3. Análisis de procesos: Se analizan los procesos organizativos y
operativos de la empresa para identificar posibles ineficiencias, cuellos
de botella o areas de mejora en terminos de productividad, calidad y
costos.
4. Evaluación de recursos humanos: Se evaluan las políticas de
reclutamiento, capacitacion, evaluacion del desempeno y desarrollo de
personal para garantizar la adecuada gestion y utilizacion de los
recursos humanos.
5. Identificación de oportunidades de mejora: Se identifican
oportunidades para optimizar la eficiencia, mejorar la productividad y
fortalecer la competitividad de la empresa en el mercado.
6. Informe de auditoría: Se presenta un informe detallado que resume los
hallazgos, conclusiones y recomendaciones derivadas del proceso de
auditoría administrativa, así como se proporcionan sugerencias para
implementar cambios y mejoras.
Ejemplo:
Imagina que eres un consultor externo contratado por una empresa de
servicios de consultoría para llevar a cabo una auditoría administrativa.
1. Planificación de la auditoría: Te reunes con la alta direccion de la
empresa de consultoría para discutir los objetivos de la auditoría
administrativa. Deciden que el enfoque estara en evaluar la eficiencia de
los procesos de entrega de servicios, la gestion de recursos humanos y la
efectividad de las estrategias de marketing.
2. Recopilación de información: Recolectas informacion sobre los
procesos operativos de la empresa, políticas de recursos humanos,
estrategias de marketing, estructura organizativa y otros documentos
relevantes. Tambien entrevistas a empleados clave en diferentes niveles
de la organizacion.
3. Análisis de procesos: Analizas los procesos de entrega de servicios
desde la adquisicion de clientes hasta la finalizacion del proyecto.
Identificas areas donde se pueden optimizar los flujos de trabajo, como
la simplificacion de los procesos de aprobacion de proyectos y la mejora
de la comunicacion entre equipos.
4. Evaluación de recursos humanos: Revisas las políticas de
reclutamiento, capacitacion y desarrollo de personal de la empresa.
Encuestas a los empleados para evaluar el clima laboral y la satisfaccion
en el trabajo. Descubres que hay una alta rotacion de personal en ciertos
departamentos, lo que puede afectar negativamente la calidad del
servicio.
5. Identificación de oportunidades de mejora: Identificas
oportunidades para mejorar la eficiencia de los procesos, reducir costos
operativos y mejorar la satisfaccion del cliente. Sugieres implementar un
sistema de gestion de proyectos mas eficiente, establecer programas de
capacitacion para mejorar las habilidades del personal y revisar las
estrategias de marketing para alcanzar un publico objetivo mas amplio.
 6. Informe de auditoría: Preparas un informe detallado que resume tus
hallazgos, conclusiones y recomendaciones. Presentas el informe a la
alta direccion de la empresa, discutes los resultados y colaboras en la
implementacion de las recomendaciones.
En este ejemplo, la auditoría administrativa ayudo a la empresa de servicios
de consultoría a identificar areas de mejora en sus procesos operativos,
gestion de recursos humanos y estrategias de marketing, lo que le permitira
mejorar su eficiencia y competitividad en el mercado.
reportes-informes
El control de reportes-informes implica la revision y evaluacion de los
informes y reportes generados por una organizacion para garantizar su
precision, relevancia y utilidad en la toma de decisiones.
1. Definición de requisitos: Se establecen los requisitos y estandares
para la creacion de informes, incluyendo el formato, contenido,
frecuencia y destinatarios.
2. Generación de informes: Se recopilan datos relevantes de diversas
fuentes y se elaboran informes segun los requisitos establecidos,
utilizando herramientas y sistemas de informacion adecuados.
3. Revisión de informes: Se lleva a cabo una revision exhaustiva de los
informes para verificar su exactitud, integridad y consistencia, así como
su relevancia para los destinatarios previstos.
4. Análisis de informes: Se analizan los informes para extraer
informacion clave, identificar tendencias, patrones o anomalías, y tomar
decisiones informadas basadas en los datos presentados.
5. Distribución y presentación: Los informes revisados y analizados se
distribuyen a los destinatarios pertinentes de manera oportuna y se
presentan de manera clara y comprensible para facilitar su
interpretacion y accion.
6. Seguimiento y retroalimentación: Se realiza un seguimiento de las
acciones tomadas como resultado de los informes y se recopila
retroalimentacion para mejorar continuamente el proceso de
generacion y uso de informes en la organizacion.
Ejemplo:
maginemos que eres el gerente de operaciones de una cadena de tiendas
minoristas y estas utilizando la tecnica de control de reportes-informes para
evaluar el desempeno de tus tiendas.
1. Definición de requisitos: Estableces que necesitas informes semanales
que cubran las ventas, inventario, y satisfaccion del cliente para cada
una de tus tiendas. Los informes deben presentarse en un formato claro
y conciso, y deben ser entregados a tu correo electronico todos los
viernes por la manana.
2. Generación de informes: Tu equipo de analistas recopila datos de
ventas, inventario y encuestas de satisfaccion del cliente de todas las
tiendas y genera informes utilizando software especializado. Estos
informes son revisados y verificados por el equipo de control de calidad
antes de su distribucion.
3. Revisión de informes: Tu revisas los informes para asegurarte de que
los datos sean precisos y relevantes. Identificas cualquier anomalía o
tendencia preocupante que pueda requerir accion inmediata.
4. Análisis de informes: Analizas los informes para identificar las tiendas
con ventas mas altas, los productos mas vendidos, los niveles de
inventario bajos y cualquier problema recurrente de satisfaccion del
cliente. Utilizas esta informacion para tomar decisiones informadas
sobre la gestion de operaciones y estrategias de ventas.
5. Distribución y presentación: Los informes revisados se distribuyen a
los gerentes de tienda y otros miembros del equipo relevante. Organizas
reuniones semanales para presentar los hallazgos clave y discutir las
acciones necesarias para abordar los problemas identificados.
 6. Seguimiento y retroalimentación: Realizas un seguimiento de las
acciones tomadas como resultado de los informes y recopilas
retroalimentacion de los gerentes de tienda sobre la efectividad de las
medidas implementadas. Esta retroalimentacion se utiliza para mejorar
el proceso de generacion y uso de informes en el futuro.
En este ejemplo, el control de reportes-informes te permite monitorear y
gestionar eficazmente el desempeno de tus tiendas minoristas, identificar
areas de mejora y tomar decisiones informadas para optimizar la operacion y
maximizar las ventas.
De análisis estadístico:

Grafica de Punto de Equilibrio

La grafica de punto de equilibrio es una tecnica de analisis financiero que
utiliza herramientas estadísticas para determinar el nivel de ventas necesario
para cubrir los costos totales y alcanzar el punto de equilibrio, donde los
ingresos totales igualan a los costos totales. Aunque no es una tecnica
estadística per se, implica el uso de analisis numerico para representar
graficamente la relacion entre los ingresos, los costos y el nivel de actividad.
La grafica de punto de equilibrio se construye representando los ingresos
totales, los costos variables, los costos fijos y el punto de equilibrio en un
sistema de coordenadas. La interseccion de la línea de ingresos totales y la
línea de costos totales define el punto de equilibrio, donde no hay ganancias ni
perdidas.
Esta tecnica permite a las empresas visualizar facilmente el impacto de
cambios en los costos variables, los precios de venta o el volumen de ventas en
la rentabilidad de la empresa. Tambien ayuda a establecer metas de ventas
realistas y a tomar decisiones estrategicas sobre precios, costos y niveles de
produccion.
Ejemplo:
Supongamos que tienes una empresa que fabrica y vende productos de
jardinería. Quieres utilizar la grafica de punto de equilibrio para determinar
cuantos productos debes vender para cubrir tus costos y alcanzar el punto de
equilibrio.
1. Identificación de costos: Primero, identificas tus costos fijos y
variables. Tus costos fijos mensuales son de $10,000, que incluyen el
alquiler de la fabrica y los salarios del personal administrativo. El costo
variable por unidad es de $5, que incluye materiales y mano de obra
directa.
2. Cálculo del precio de venta: Determinas el precio de venta de tus
productos. Digamos que decides vender cada producto a $15.
3. Construcción de la gráfica de punto de equilibrio: Para construir la
grafica, trazas dos líneas: una que representa los ingresos totales y otra
que representa los costos totales. Los ingresos totales se calculan
multiplicando el precio de venta por la cantidad de productos vendidos.
Los costos totales se calculan sumando los costos fijos y los costos
variables.
Por ejemplo, si vendes 1,000 productos, tus ingresos totales serían de $15,000
(1,000 productos * $15 por producto). Tus costos variables serían de $5,000
(1,000 productos * $5 por producto), y tus costos fijos serían de $10,000. Por
lo tanto, tus costos totales serían de $15,000 ($5,000 + $10,000). En este
punto, tus ingresos totales y costos totales serían iguales, y estarías en el
punto de equilibrio.
1. Análisis del punto de equilibrio: Al analizar la grafica de punto de
equilibrio, puedes determinar que necesitas vender al menos 1,000
productos para cubrir tus costos y alcanzar el punto de equilibrio.
Cualquier venta adicional generaría ganancias para tu empresa.
Utilizando este analisis, puedes tomar decisiones informadas sobre estrategias
de precios, niveles de produccion y gestion de costos para optimizar la
rentabilidad de tu negocio.
Pert (Tecnica de Revision y Evaluacion de Programas)
La tecnica de Revision y Evaluacion de Programas (PERT, por sus siglas en
ingles) es una herramienta de gestion de proyectos que se utiliza para
planificar, programar y controlar actividades en proyectos grandes y
complejos.
1. stimación de tiempos: En PERT, se solicita a los expertos que estimen
tres tiempos para cada actividad del proyecto: el tiempo mas optimista
(O), el tiempo mas probable (M) y el tiempo mas pesimista (P). Estas
estimaciones se utilizan para calcular el tiempo esperado (TE) para cada
actividad utilizando la formula TE = (O + 4M + P) / 6.
2. Camino crítico: PERT utiliza el concepto de camino crítico para
identificar las secuencias de actividades que determinan la duracion
total del proyecto. El camino crítico es la secuencia de actividades que
tiene la duracion total mas larga a traves del proyecto. El tiempo total
del proyecto se determina sumando los tiempos esperados de las
actividades en el camino crítico.
3. Análisis de holguras: PERT calcula la holgura de una actividad, que es
la cantidad de tiempo que una actividad puede retrasarse sin afectar la
duracion total del proyecto. Las actividades en el camino crítico tienen
una holgura de cero, mientras que las actividades fuera del camino
crítico tienen holguras positivas.
4. Control de desviaciones: Durante la ejecucion del proyecto, se
comparan los tiempos reales con los tiempos estimados para identificar
desviaciones. Si una actividad esta tomando mas tiempo del esperado, se
pueden tomar medidas correctivas para minimizar el impacto en la
duracion total del proyecto.
5. Análisis de riesgos: PERT tambien permite analizar los riesgos
asociados con las estimaciones de tiempo. Al considerar los tiempos mas
optimistas y pesimistas, así como la distribucion de probabilidad, se
pueden evaluar y gestionar los riesgos relacionados con la duracion del
proyecto.
En resumen, PERT ofrece herramientas y tecnicas de control y analisis
estadístico para ayudar a los gerentes de proyectos a planificar, monitorear y
controlar proyectos grandes y complejos de manera mas efectiva.

Ejemplo:
Imaginemos que estas gestionando el desarrollo de un nuevo software y has
aplicado la tecnica PERT para planificar y controlar el proyecto. Aquí tienes un
ejemplo con algunas actividades y sus estimaciones de tiempo:
1. Actividad A: Diseño de la interfaz de usuario
• Tiempo mas optimista (O): 10 días
• Tiempo mas probable (M): 15 días
• Tiempo mas pesimista (P): 20 días
2. Actividad B: Desarrollo del backend
• O: 20 días
• M: 25 días
• P: 30 días
3. Actividad C: Pruebas de integración
• O: 15 días
• M: 20 días
• P: 25 días
Utilizando las estimaciones anteriores, podemos calcular el tiempo esperado
(TE) para cada actividad:
• Para la actividad A: TE = (10 + 4*15 + 20) / 6 = 15 días
• Para la actividad B: TE = (20 + 4*25 + 30) / 6 = 25 días
• Para la actividad C: TE = (15 + 4*20 + 25) / 6 = 20 días
Despues de calcular los tiempos esperados, podemos determinar el camino
crítico del proyecto, que es la secuencia de actividades con la duracion total
mas larga. Supongamos que el camino crítico en este caso es A -> B -> C, con
una duracion total de 15 + 25 + 20 = 60 días.
Durante la ejecucion del proyecto, si la actividad B, "Desarrollo del backend",
toma mas tiempo del esperado y necesita 35 días en lugar de los 25 días
estimados, podemos identificar esta desviacion y tomar medidas correctivas,
como asignar mas recursos o replanificar las actividades siguientes para
minimizar el impacto en la duracion total del proyecto.