Captulo 16.

Sistema de control burocrtico

Entendemos por Control proceso que dirige las actividades de los individuos hacia el logro de
las metas organizacionales.
Las tres grandes estrategias para lograr el control de la organizacin son los siguientes:
Control burocrtico es el uso de normas, reglamentos, y la autoridad formal para guiar el
rendimiento.
Control del mercado involucra el uso de los mecanismos de fijacin de precios para regular las
actividades de las organizaciones como si fueran las transacciones econmicas.
Control de clanes se basa en las normas, valores, metas compartidas, y la confianza entre los
miembros del grupo.

A. El ciclo de control consta de cuatro etapas principales:

Paso 1. Establecimiento de estndares de desempeo:
Un estndar es el comportamiento esperado ante un objetivo que establece un nivel deseado
de desempeo, lo motiva y sirve como parmetro de comparacin con el cual se evala el
desempeo real. (Aumentar 10% la participacin del mercado, reducir 20% los costos,
responder todas las quejas de los clientes en menos de 24 horas, etc.).
Es posible fijar estndares de desempeo respecto a:
(1) la cantidad
(2) la calidad
(3) el tiempo utilizado
(4) costo
Por ejemplo: las actividades de produccin comprenden el volumen de la produccin
(Cantidad) los defectos (calidad), la disponibilidad de los bienes terminados (uso del tiempo) y
los gastos para adquirir materias primas y mano de obra directa (costo)
Paso 2. La medicin del desempeo
El segundo paso del proceso de control es medir los niveles de desempeo. Por ejemplo los
contadores pueden contabilizar las unidades producidas, das de ausencia, documentos que se
archivaron, las muestras que se distribuyeron y el dinero que se gan. Por lo comn, los datos
relativos al desempeo se obtienen de tres fuentes distintas:
(1) informes escritos ( reportes realizados en computadora sobre resultados)
(2) informes orales ( presentar de forma verbal resultados con el supervisor)
(3) observacin personal ( Acudir al rea de trabajo y verificar desempeos)
Paso 3. Comparacin del desempeo con el estndar
Es la comparacin del desempeo con el estndar
Principio de excepcin administrativa: establece que el control aumenta cuando la atencin se
centra en las excepciones o desviaciones importantes, respecto del resultado o de la norma
esperada. Por ejemplo de un lote de produccin se detectan cinco piezas defectuosas de mil,

estas 5 piezas representan la excepcin y debe hacerse una investigacin ms a detalle de

ello.
.
Paso 4. Tomar medidas correctivas
Este paso consiste en tomar las medidas para corregir las desviaciones importantes. Este paso
garantiza que las operaciones se ajusten donde sea necesario a fin de alcanzar los resultados
inicialmente previstos.

B. Enfoques del control burocrtico

1. Control preliminar es el control de procesos utilizados antes de que comiencen las
operaciones, incluidas las polticas, procedimientos y normas destinadas a garantizar que las
actividades planificadas se realizan correctamente.
2. El control concurrente es el proceso de control que se utiliza durante la ejecucin de los
planes, incluye direccin, supervisin y actividades de ajuste fino a medida que se les lleva a
cabo.
3. Control de retroalimentacin es el control que se centra en el uso de la informacin acerca
de los resultados anteriores para corregir las desviaciones de la norma aceptable.

C. Las auditoras Administrativas

Evaluacin de la eficacia y la eficiencia de los diferentes sistemas dentro de una organizacin.
1. Las auditoras externas se producen cuando una organizacin evala otra organizacin.
2. Las auditoras internas: evaluar de forma peridica los procesos de planeacin, organizacin,
liderazgo y control propios de una compaa.:

D. Controles Presupuestales
Es el proceso de determinar qu se hace y comparar los resultados con los datos del
presupuesto correspondiente para verificar los logros o corregir las diferencias.
Generalmente se le llama presupuestacin.
El control presupuestal atraviesa distintas etapas:
a. El establecimiento de las expectativas.
b. Comparando los resultados con las expectativas.
c. Tomar acciones correctivas cuando sea necesario.
Tipos de presupuestos:
a. Presupuesto de ventas por lo general se prepara por mes, por rea de ventas y por producto.
b. Presupuesto de produccin se expresa en unidades fsicas.
c. Presupuesto de costos de produccin se comparan los costos de produccin con el precio de
venta.
d. Presupuesto de efectivo: se prepara al terminar los otros presupuestos, cantidad de capital
de trabajo disponible, periodos y cantidades de efectivo disponible, etc.
e. Presupuesto maestro incluye todas las actividades principales del negocio. Se le conoce
tambin como presupuesto de presupuestos.
(1) auditoras contables son los procedimientos utilizados para verificar los informes y los
estados contables.
Costeo basado en la actividad ( Costeo ABC por sus siglas en ingls):

Mtodo de contabilidad de costos diseado para identificar las actividades diarias de

produccin, para despus distribuir los costos a travs de procesos particulares de negocios
de acuerdo con la cantidad de tiempo que los empleados dedican a actividades particulares.

E. Los controles financieros

Consiste en dos estados financieros que ayudan a controlar el rendimiento global de la
organizacin son los siguientes:
1. Hoja de resultados- que es un informe que muestra la situacin financiera de una empresa
en un momento dado y detalla los activos, pasivos y capital de los accionistas. Este informe
enumera tres elementos:
a. Activos - los valores de los diversos temas de la corporacin es duea.
b. Pasivos - la cantidad que una empresa debe a diversos acreedores.
c. Capital de los accionistas - la cantidad que se acumula para los propietarios de la
corporacin.
2. Estado de prdidas y ganancias - una declaracin detallada financiera de los ingresos y
gastos de las operaciones de una empresa.
3. Razones financieras:
a. Razn de liquidez: indican la capacidad de la empresa para pagar deudas a corto plazo.
b. Razn de apalancamiento: muestran la cantidad relativa de fondos en el negocio
suministrada por los acreedores y accionistas.
c. Razones de rendimiento: indica la capacidad de la direccin para generar un retorno
financiero sobre las ventas o inversin. El rendimiento sobre la inversin (ROI) es una relacin
de ganancia de capital usado, o una tasa de rendimiento del capital.
4. Uso de las razones financieras
Miopa administrativa - los administradores se centran en ganancias a corto plazo y beneficios
a expensas de las obligaciones estratgicas a largo plazo.

F. Diseo de sistemas de control efectivos.

1. Establecer estndares de desempeo vlidos.
2. Suministro de informacin adecuada
3. Aseguramiento de la aceptacin de los empleados.
4. Utilizacin de enfoques mltiples

Los otros controles: Mercados y Clanes

A. Control de Mercado consiste en el uso de las fuerzas econmicas y los mecanismos de
fijacin de precios que los acompaan - para regular la actuacin.
1. Controles de mercado a nivel corporativo se utilizan para regular las unidades de negocios
independientes.
2. Controles de mercado a nivel unidad de negocio de regular los intercambios entre los
departamentos y funciones.

3. Controles de mercado a nivel individual proporcionan un incentivo natural para que los
empleados mejoren sus habilidades y les ofrecen a las empresas potenciales.
B. Control de clanes: el papel del empowerment y la cultura.
Consiste en crear relaciones fundamentadas en el respeto mutuo y alentar a los individuos a
tomar responsabilidad sobre sus acciones.
1. Trabajos de los empleados han cambiado
2. la naturaleza del trabajo est evolucionando.
3. La naturaleza de las prcticas administrativas ha cambiado.
3. La relacin de trabajo ha cambiado
Cultura: conjunto de suposiciones importantes acerca de la organizacin, sus metas y prcticas
que comparten los miembros de la organizacin.
Existen cuatro tipos de culturas organizacionales:
(1) Cultura de grupo - orientacin interna y flexible ( valores y normas que se relacionan con la
afiliacin).
(2) la cultura jerrquica - orientacin interna, pero ms centrado en el control y la estabilidad.
Impone valores y normas que se relacionan con la burocracia.
(3) la cultura racional - orientadas hacia el exterior y se centr en el control. la motivacin de los
miembros se centra en el desempeo que conduce a los objetivos deseados de la organizacin
obtendr una recompensa.
(4) Adhocracia - orientadas hacia el exterior y flexible. Se centra en el crecimiento, adquisicin
de recursos y a la innovacin. Los lderes tienen espritu emprendedor y son tomadores de
riesgos